Форма 43 внутренняя опись документов. Правила формирования личного дела на сотрудника. Смысл внутренней описи

Личное дело работника представляет собой папку, в которой собрана информация, касающаяся работника и его трудовой деятельности. В личном деле можно храниться множество различных документов, для того чтобы в них не потеряться оформляют внутреннюю опись документов.

Грубо говоря, опись представляет собой перечень всех документов личного дела работника. Каждый лист каждого документа в деле имеет свой номер, зная этот номер, можно легко найти нужный документ в папке. В опись документов личного дела как раз включают перечень всех документов с указанием номеров листов, где они расположены в папке.

В данной статье приведен в качестве примера образец оформления внутренней описи личного дела работника. Бланк для скачивания расположен внизу в формате word.

Заводится на работника при приеме его на работу. Организация сама решает, на каких именно сотрудников необходимо заводить личные дела. Если вопрос касается госучреждения, то личные дела заводятся абсолютно на каждого сотрудника.

Документы в личное дело включаются по мере их оформления, то есть в хронологическом порядке.

Как правильно оформить?

При формировании личного дела он получает свой индивидуальный номер, который проставляется на его обложке. В описи к этому делу следует указать этот номер для того чтобы четко знать, к чему именно относится данный перечень документов. Данная нумерация разрабатывается организацией самостоятельно, обычно нумерация формируется таким образом, чтобы было понятно, для этого могут использоваться как цифры, так и буквы.

Внутренняя опись может содержать таблицу, в которую и вносятся сведения о каждом документе личного дела работника. Для каждого документа следует указать его основные идентификационные данные — наименование, номер, дата оформления, номера листов в личном деле.

Если оформляется несколько листов описи (по причине большого состава личного дела), то в конце описи нужно указать количество оформленных листов, это не позволит ни одному листу потеряться.

В делопроизводстве опись документов, образец которой можно найти ниже, используется в тех случаях, когда нужно составить полный перечень для того или иного комплекта. Её составление всегда имеет смысл, поскольку это основное подтверждение передачи документов адресату в определенном количестве.

Скачать образец бланков можно в конце статьи.

Всегда составляется в тех случаях, когда происходит передвижение документа как за пределы фирмы, так и внутри нее. При этом под термином следует понимать не только список определенного количества бумаг, но и одного документа. Важно понимать, что по сути любое перемещение предполагает составление описи, которая выполняет сразу несколько функций:

1. Прежде всего – это основной документ, который утверждает факт отправления и передачи 1 или нескольких документов от конкретного отправителя конкретному адресату.
2. Позволяет быстро отследить актуальный документооборот и обнаружить передвижение той или иной бумаги.
3. Наконец, благодаря ей можно сделать выводы о внутренней логистике – т.е. как именно идет документооборот, в каких направлениях, по каким дням, и в какие точки. Благодаря этому можно оптимизировать процессы доставки в пределах компании, что позволит сэкономить ощутимое количество ресурсов.

Опись документов образец 2019

Составление остается на усмотрение фирмы. Обычно она разрабатывается в учетной политике фирмы, и ее образец утверждается для всех случаев передачи документов.

Стандартно шаблон формы включает в себя следующие разделы:

1. Наименование адресата – т.е. фирма, представитель государственного органа или частное лицо, в адрес которого передается комплект документов.
2. Наименование организации, которая передает документы.
3. Дата составления.
4. Таблица с самой описью, в которой указываются:

• номер по порядку;
• полное название документа;
• количество экземпляров;
• количество листов.

1. Далее обычно пишется строка о том, сколько всего листов документов было передано.
2. Далее следует подпись ответственного за передачу лица, а также отметка о принятии документов с указанием ФИО, должности принявшего сотрудника и даты принятия.

При необходимости можно также дополнительно написать, в каком виде передаются документы, – оригинал или копия (заверенная или не заверенная).

Составляется документ в 2 экземплярах – один остается у отправителя, а другой передается адресату. При необходимости можно составить еще 1 экземпляр, который будет передан на ответственное хранение администрации, бухгалтерии и прочим заинтересованным сотрудникам.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Количество листов в таблице указывается сразу для всех экземпляров документов – т.е. общее для каждого документа. Все строки, которые остались в таблице пустыми, перечеркиваются ручкой.

Вариант составления в специализированной программе показан на видео:

Основные разновидности

В разных компаниях существуют собственные бланки и утвержденные образцы описей документов, которые составляются по единым правилам. В зависимости от назначения документов выделяют несколько их групп:

1. Внутренние – для передачи комплекта бумаг в пределах одного предприятия, отдела, филиала или между разными филиалами, структурными подразделениями крупной компании.
2. Описи для передачи документов сторонним компаниям – эти шаблоны могут разрабатываться с учетом других соображений, в зависимости от того, какую дополнительную информацию следует предоставить контрагентам, представителям налоговой, прочих государственных ведомств.

Самая обширная классификация связана с тем, какие именно документы описываются для передачи в другую фирму или для внутреннего использования. Например:

1. Опись по аттестационному делу.
2. Опись документов первичной бухгалтерской отчетности.
3. Личных дел сотрудников и многие другие.

Как правильно составить

Опись дел – это одна из наиболее распространенных разновидностей. Составляют ее по определенным правилам. Указываются следующие пункты:

1. Порядковый номер документа – имеется в виду, что в личном деле или прочей папке, группирующей файлы, каждый документ всегда нумеруется с присвоением уникальной цифровой или цифробуквенной комбинации.
2. Индекс – в некоторых случаях документу также приписывается свой уникальный индекс. Это особенно актуально, когда одно дело содержит очень большое количество бумаг, поэтому наряду с номером прописывается буквенная комбинация, которая позволяет быстро найти его в общем списке. Если индекса нет, ставится пометка «без индекса» или «б/н».
3. Дата – здесь имеется в виду не дата составления документа, а дата его регистрации. Иногда эти показатели не совпадают, поэтому их следует проверять заранее, чтобы впоследствии не было расхождений.
4. Заголовок документа всегда составляется таким образом, чтобы по его названию можно было легко определить не только суть, но и принадлежность к определенной категории дел или разделу делопроизводства.
5. Номера листов – обычно проставляются сверху и по центру, но всегда остаются на усмотрение организации. Для удобства в учетной политике компании всегда принимается исходное решение, согласно которому оформляются все документы, в том числе и их страницы.
6. Примечания – необязательный, но довольно распространенный в применении раздел, где ответственное лицо может добавить свои комментарии, касающиеся движения документации или папок с делами. Например, дело ушло в архив или документ был изъят для передачи контрагенту (или, наоборот, возвращен) и т.п.
7. Итоговая отметка – это запись, в которой отражается общее количество документов, страниц, экземпляров, видов (оригиналы, заверенные и незаверенные копии). Приводится для удобства, чтобы нужные бумаги можно было найти сразу.

Если документы утратили свою актуальность, а срок их хранения в официальном документообороте истек, они сдаются в архив. При этом всегда составляется передаточная опись, даже если документ сдается в количестве 1 единица.

В образце такой описи документов сохраняется основная форма табличного представления информации. Однако вводится дополнительная графа «Крайние даты», под которой понимаются крайние даты окончания срока хранения документа. Как правило, эти даты определяются в соответствии с нормативными документами (например, маршрутные листы минимально хранятся 5 лет).

Среди архивных документов большую группу составляют те бумаги, которые предполагается хранить постоянно. При составлении описей таких документов нужно учесть несколько особенностей:

1. Графа «Срок хранения» отсутствует, поскольку предполагается постоянное хранение.
2. Вся нумерация производится в простом хронологическом порядке, поскольку новые документы учитываются в порядке их поступления.
3. Нередко составляется предисловие или пояснительная записка, в которой указывается назначение документов, принципы их классификации, объединения в данную группу и т.п.
4. В данном случае описи составляются в количестве 4 экземпляров, если речь идет об организации, поставляющей документы в государственный или муниципальный архив\ В случае частных компаний решение принимается уполномоченными лицами.

Пример приводится ниже.

Скачать образцы бланков:

(word) — для передачи в другую организацию

— для сдачи в архив

Внутренняя опись документов составляется только для тех дел, которые подлежат полному оформлению, а также для дел по личному составу независимо от сроков их хранения. По своей сути опись представляет собой оглавление каждого тома. Это означает, что если, например, приказы по основной деятельности составили три тома, то придется делать три описи. Готовая опись располагается в начале тома и сшивается в обложку вместе с документами.

Вспомним, какие дела подлежат полному оформлению (отдельная статья про находится по ссылке). Это:

• дела со сроком хранение более 10 лет;
• дела по личному составу, и неважно, сколько лет их нужно хранить, 5 или 50.

Внутренняя опись: общая информация

В составлении описи нет ничего сложного, но делается она иногда довольно долго, потому что внести в нее нужно каждый документ, подшитый в том.

Форма описи документов приведена в (Приложение №27). Скачать ее можно ниже. Эта форма является обязательной. При желании в нее можно что-то добавить, но вот убирать из нее информацию нельзя.

Готовится опись на обычном листе бумаги, не нужно использовать для нее никаких бланков, надписывать наименование организации и т.д. Вся справочная информация содержится на титульном листе дела.

В целом таблица не сложная:

(картинки кликабельны)

• № п/п – порядковый номер записи (=документа, который мы описываем);
• регистрационный индекс документа – ,
• дата есть дата;
• заголовок – вспоминаем реквизит «Заголовок к тексту документа»: отвечает на вопрос «О чем?», представляет собой краткое содержание документа;
• номера листов дела – ссылка на то, какие листы дела занимает этот документ: 5, 30 – 34 или 1 – 250;
• примечание – прочая информация, например, то, что этот документ в деле – электронный или представлен в виде копии.

Под таблицей указывается общее количество документов в деле. Обратите внимание: не листов, не страниц, а именно документов. Если весь том занимает один многостраничный документ, то так и пишем:

Особенности оформления внутренней описи

В зависимости от того, как скомпонованы документы в деле, их номера во второй графе описи могут идти последовательно или нет. Приказы по основной деятельности, например, пойдут последовательно:

А вот трудовые договоры уволенных работников компонуются по алфавиту. Тогда их регистрационные номера вносятся во внутреннюю опись в том порядке, в каком договоры сшиты в томе. Фамилии же можно перечислить в графе «Заголовок документа», предварительно изменив ее название, потому что заголовков у трудовых договоров нет:

А если сшиваются договоры длительного хранения, каждый из которых имеет собственный заголовок, но при этом дела сформированы в томе по алфавиту контрагентов, то для них можно ввести дополнительную графу: это не запрещено.

Пользоваться графой «Примечание» для этой информации нельзя.

Внутренняя опись документов составляется к некоторым категориям дел, например таких, учет которых вызван спецификой данной документации (с грифом ограниченного доступа, личные и судебные дела, о присуждении ученых степеней и званий и т.п.). Составлять внутреннюю опись рекомендуется также на дела, заголовки которых недостаточно раскрывают содержание документов, что в дальнейшем облегчает пользование ими, поиск необходимой информации. Необходимость составления внутренней описи документов некоторых дел определяется инструкцией по делопроизводству. Например, составление внутренних описей к делам, содержащих приказы по личному составу, становится полезной при пользовании ими.

Внутренняя опись (см. приложение 64) составляется на отдельном листе по форме, которая содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, датах, заголовки и номера листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи составляется итоговая запись, в которой указываются цифрами и прописью количество документов, включенных в опись, и количество листов внутренней описи. Внутренняя опись подписывает его составитель. Если дело предварительно были оправлены или подшито без внутренней описи, то его бланк подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Составление заверительной надписи дела

Заверительную надпись дела (см. приложение 65) составляется с целью учета количества листов в деле и фиксации особенностей их нумерации. Его составляют на отдельном листе, что помещается в конце дела, в печатных экземплярах дел (учетные журналы, отчеты и т.п.) - на оборотной стороне последнего чистого листа. Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа не разрешается.

В удостоверяющем надписи указываются цифрами и прописью количество листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), количество листов внутренней описи, если он есть.

В удостоверяющем надписи должны оговариваться следующие особенности нумерации документов дела: наличие литерных и пропущенных номеров листов; номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками и т.п.; номера крупноформатных листов; номера конвертов с укладеннями и количество листов заключений.

заверительную надпись Подписывает лицо, которое его составило.

При наличии большого количества перенумерованих листов в конце дела составляется новый заверительную надпись. При этом старый заверительную надпись перечеркивается и постоянно хранится в деле.

Переплет

Документы дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу подшиваются на четыре прокола суровой нитью и берутся в твердую обложку. Для обложек дел постоянного хранения используется бескислотный картон.

Во время брошюровка документов не разрешается зашивать их текст. Если текст документа напечатан слишком близко к левому краю, нужно нарастить корешки документа.

Оформление обложек дел

Обложки дел постоянного, длительного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме (см. приложение 66).

Заголовок дела переносится на ее обложку из номенклатуры. В то же время он требует обязательных проверок и уточнения путем поаркушного пересмотра дела. Заголовок должен точно, кратко, в обобщенной форме отражать основное содержание документов. В случае необходимости в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (уточняется название учреждения или структурного подразделения в случае изменения в течение года, проставляются номера приказов, протоколов, указываются виды и формы отчетности, копійність документов и т.д.), которые повышают его информативность.

Например:

Приказы №№ 1-45 директора ОАО "Энергия" за 2005 год; Статистические отчеты по труду за 2002 год (ф. № 1-Т);

Протоколы №№ 1-6 заседаний научно-методической комиссии Института за 2006 год (копии).

Оригинальность документов дела специально не оговаривается.

Если в делопроизводстве приказы по основной деятельности велись вместе с приказами по личному составу, их формируют в разные дела. При этом в заголовке номера приказов не отмечают, поскольку порядок приказов возбуждено. Эта особенность должна быть отражена в предисловии к описи.

На обложках дел проставляют даты документов, помещенных в них. Дата дела может не указываться только на обложках дел, содержащих годовые планы и отчеты, так как их дать отражено в заголовках дел.

Если дело состоит из нескольких томов (частей), то на каждом из них проставляются крайние даты документов, т.е. даты регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

Если делом является журнал регистрации приказов по основной деятельности, то ее датой будут точные календарные даты первой и последней записей в журнале. Крайними датами дела, содержащего протоколы заседаний, являются даты утверждения (для документов, которые утверждаются) или составления первого и последнего протоколов, помещенных в дела. Крайними датами личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое заведено дело.

В случае указания точных календарных дат указываются число, месяц и год. Число и год обозначаются арабскими цифрами, название месяца пишут словами.

При наличии в деле документов (приложений, справок, обзоров и т.п.), дата которых не совпадает с крайними датами дела, ниже эти даты с новой строки делается запись: "В деле имеются документы за _ год".

Обязательным реквизитом обложки дела являются количество листов в деле, которое проставляется на основании заверительной надписи дела, и срока хранения дела (на делах постоянного хранения пишется: "постоянно").

На обложке дела проставляется ее номер по описи и, по согласованию с архивом учреждения, номера описи и архивного фонда.

Надписи на обложках дел должны быть четкими, их наносят светостойкими черными чернилами или пастой.

В случае заключения к делу титульного листа, изготовленного типографским способом, на обложке дела указываются только номера архивного фонда, описи и дела. Наклеивать титульный лист на обложку дела запрещается.

Под описью в делопроизводстве понимается учетный документ, в котором отражается перечень документов дела с фиксацией в нем порядкового номера документа, индекса, даты создания, заголовка и обязательной нумерации.

Внутренняя опись документов составляется только после окончательного формирования дела, но до проведения переплетных работ. Она требуется в случае подготовки документации на архивное хранение, а также для более оперативного нахождения информации в делах и ее эффективного учета.

Опись документов осуществляется на основании Основных правил работы архивов организаций, одобренными решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 . Те организации, которые выступают в роли источника комплектования государственного/муниципального архива, обязаны руководствоваться данными правилами в своей работе. Для остальных организаций Основные правила выступают как справочное пособие.

Правила составления описи документов

Составление внутренней описи документов дела производится на унифицированном бланке на отдельном листе, на котором в обязательном порядке указывается наименование организации. В заголовке отражается информация, которая определяет принадлежность документов к той либо иной сфере дел (например, Опись документов по аттестационному делу», «Опись личных дел сотрудников» и пр.).

Составление описи дела подразумевает отсутствие одинаковых заголовков. Для первого дела необходимо, чтобы заголовок был написан полностью, затем же повторяющуюся часть заменяют на фразу «То же». Следует обратить внимание, что когда начинается новый лист описи, то заголовок уже указывается полностью.

Опись документов дела обычно оформляется до переплета либо брошюровки папки, поэтому она вкладывается внутрь дела в качестве первого листа. Если же дело уже подшито, тогда требуется опись подклеить на лицевой обложке дела с внутренней стороны. Для нумерации листов описи дела используются арабские цифры.

Если опись кадровых документов либо иной документации составляет свыше одного листа, то ее нумерация осуществляется отдельно от документов, которые включены в дело. Это обусловлено тем, что она не входит в число документов личного дела.

Последовательность составления внутренней описи дел

1. Порядковый номер. Указание номера каждого документа производится на основании порядка его расположения в деле.
2. Индекс документа. В роли индекса документа в описи выступает регистрационный номер документа. Отсутствие регистрационного номера фиксируется в описи как «б/н».
3. Дата документа. Для зарегистрированного документа следует указать точную дату его регистрации. В случае отсутствия регистрации принимается во внимание дата подписания документа должностным лицом.
4. Заголовок документа представляет собой своего рода краткую аннотацию содержащейся в деле информации.
5. Номера листов.
6. Примечание. Раздел предназначен для указания состояния документа, к примеру, его изъятия либо включения в дела, замены оригинала на копию и пр. Обязательным требованием является проставление ссылки на соответствующий акт.
7. Итоговая запись , содержащая в себе указание количества документов (используются цифры и пропись), а также число листов внутренней описи. Следует зафиксировать первый и последний номера дел, в случае наличия литерных и пропущенных номере - и их.

На завершающем этапе опись документов для архива подписывается заполнившем ее специалистом и фиксируется дата ее составления. Печать организации на бланке не требуется.

Нюансы оформления сдаточной описи для архивного хранения

Опись передачи документов в архив должна быть составлена в двух экземплярах, один из которых остается в организации, а другой передается архивному учреждению.

Все дела, отобранные для архивного хранения, заносятся в сдаточную опись согласно собственному порядковому номеру, который, чаще всего, соответствует номенклатуре дел. Если передается несколько томов либо частей, то каждый том указывается под самостоятельным номеров (обязательно заносится фактическое число листов и крайние даты каждого тома).

Подписание сдаточной описи в архив осуществляется ее составителем, передающим дела (в его роли может выступать и составитель), а также принимающим дела, причем с указанием должности. Начальником структурного подразделения производится утверждение документа.

Порядок составления сдаточной описи дел структурного подразделения:

• Указание порядкового номера дела.
• Индекс дела согласно номенклатуре.
• Заголовок дела, по котором можно понять основное содержимое дела.
• Крайние даты дела.
• Число листов в деле.
• Срок хранения.

Скачать бланк сдаточной описи

Скачать бланк сдаточной описи
Скачать пример заполнения сдаточной описи

Особенности описи дел постоянного хранения

В опись архивных документов, предназначенных для постоянного хранения на протяжении срока документации могут включаться новые дела, для чего используют порядок валовой нумерации. Дела в описи нумеруются на протяжении нескольких лет.

Порядок составления описи дел постоянного хранения такой же, как для описей структурного подразделения. Однако есть одна отличительная черта - отсутствие графы «Срок хранения».

Зачастую составляется предисловие, задачей которого является описание основных функций и структуры организации в момент создания данных документов, ключевых категорий дел в описи, особенностей ее формирования и пр. Предисловие подписывается составителем и ответственным за архив.

Для организаций-источников комплектования государственных/муниципальных архивов обязательно следует составить четыре экземпляра описи дел постоянного хранения. Для остальных организаций данный вопрос отдается на самостоятельное решение.

Утверждение осуществляется на основании подписей составителя и ответственного сотрудника за архив, после чего документ отправляется на заседание экспертной комиссии организации, в ЭПК архивного органа (если речь идет об организации-источнике комплектования). На завершающем этапе опись постоянного хранения заверяется руководителем организации.

Скачать бланк описи дел постоянного хранения

Требования к составлению описи документов личного дела

Опись документов личного дела формируется аналогично описям дел постоянного хранения. Отличительной чертой является ее подписание составителем и визирование начальником службы кадров. Для организаций-источников комплектования следует распечатать по три экземпляра описи.