Как написать письмо чтобы забрали трудовую книжку. Правильный образец уведомления о необходимости забрать трудовую книжку после увольнения. Образец приказа с отметкой об отказе от ознакомления
Трудовая книжка – документ для определения соответствия претендента имеющейся вакансии, отметок профессионального роста, причин увольнения, права на страховую пенсию. В период действия контракта находится на хранении работодателя. Нарушение правил хранения, заполнения ведет к административной ответственности, признания записей не действительными. В день увольнения она должна быть выдана владельцу на руки.
Трудовая книжка относится к документам строгой отчетности, что означает обязательное соблюдение всех предписанных инструкций, правил, нормативных актов. Учет трудовых книжек ведется в книге учета движения, ответственным лицом является работник отдела кадров. В ней регистрируются формуляры работающих сотрудников, номера и серии, выданных дубликатов и новых бланков. На каждого работника заводится личная карточка, в которую вносятся все сведения, включая трудовые.
Заполнение, ведение, хранение книги учета движения регламентируется Постановлением Правительства «О трудовых книжках» в совокупности с Правилами ведения (с изменениями от 25.03.2013). Порядок заполнения личной карточки по форме № T-2ГС (МС) утвержден Постановлением Госкомстата от 5 мая 2001 года №1.
Отсутствие документа возможно по трем причинам:
- первичное трудоустройство;
- порча;
- потеря.
Трудовая книжка при первом трудоустройстве оформляется в течение первых 7 рабочих дней в присутствии работника.
При утрате документа его владелец должен сообщить работодателю последнего места работы о случившемся без промедления. По его письменному заявлению в течение 15 дней должен быть выдан дубликат, в который переносятся все имеющиеся сведения. В таком же порядке происходит получение дубликата при порче книжки.
Наниматель делает отметку в трудовой книжке, если работник проработал не менее 5 дней . Все записи о должностных обязанностях, переводах дублируются в личной карточке под роспись лица, на которого оформлен документ.
Как надо оформлять увольнение в трудовой книжке
По окончании трудового соглашения все отметки, сделанные в формуляре, заверяются подписью ответственного лица, работодателя, печатью, подписью работника. В тех случаях, когда книжка велась на двух языках (русском и языке республики), заверяются оба варианта. Формулировки прекращения трудовых отношений должны соответствовать нормативным актам и иметь на них ссылку: положения ( , ), Федеральных законов.
Внимание! При увольнении работник расписывается в приказе, книге учета движения и в личной карточке.
Работник имеет право отказаться получать книжку при увольнении, если не согласен с формулировкой или обнаружил неточность. По его письменному заявлению работодатель обязан выдать новый формуляр, в котором продублированы все предыдущие записи. Период, в течение которого сотрудник не получил документ по вине работодателя, считается рабочим. Запись об увольнении фиксируется как недействительная. При выдаче документа делается новая запись на основании другого распоряжения. Промежуток времени между приказами оплачивается согласно окладу, тарифной сетке.
Работник в последний рабочий день может не расписаться в приказе об увольнении и получении книжки. Факт отказа актируется и подтверждается подписью трех свидетелей.
При невозможности выполнить процедуру увольнения из-за отсутствия сотрудника на рабочем месте делается отметка в табеле учета. Если в течение 3 дней уволенный работник не объявился, ему отправляют уведомление о необходимости получения трудовой книжки при увольнении.
Правила составления уведомления
В законодательных актах нет точных формулировок, как поставить в известность сотрудника после увольнения, если трудовая книжка осталась у работодателя. Обращение составляется на основании общего порядка разрешения конфликтных ситуаций.
Во избежание штрафных санкций для компании и лично для работодателя необходимо на следующий после увольнения день составить извещение о получении документа уволенному сотруднику.
Образец уведомления чтобы забрать трудовую книжку при увольнении должен включать:
- реквизиты компании ;
- личные данные уволенного ;
- причину обращения ;
- подпись работодателя .
Сообщение должно быть на фирменном бланке, иметь исходящий номер, где указана дата составления документа.
Личные данные обязаны соответствовать записи в трудовой книжке и в личной карточке. В причине письма необходимо указать:
- с какого числа прекращены трудовые отношения;
- почему (со ссылкой на нормативный акт);
- мотивацию необходимости забрать персональный документ.
Необходимо предложить дать письменное согласие на пересылку формуляра по почте. Здесь же сообщается, что работодатель с данного времени не несет ответственности за задержку выдачи документа.
Оповещение составляется в двух экземплярах: один отправляется бывшему сотруднику, другой остается в его личном деле.
Способы передачи уведомления
Уведомления о трудовой книжке при увольнении посылаются почтовым извещением в виде заказного письма с описью вложения. Квитанция и копия вложения хранятся вместе с экземпляром оповещения. Адрес, по которому направляется письмо, должен быть взят из личного дела. Если таких адресов несколько – заказные письма отправляются по каждому адресу. Квитанции и описи вложения присоединяются к личному делу.
Без письменного разрешения владельца книжки пересылать ее по почте запрещено законом. Возможна выдача на руки доверенному лицу, имеющему на руках оформленную соответствующим образом нотариальную доверенность. Близкие родственники, супруги не имеют права получить персональный документ без такой доверенности.
Доверенность принимается в случае срочного призыва, отбывания наказания по решению суда. Закон разрешает командиру воинской части и начальнику колонии заверять подобные документы. При уведомлении на получение трудовой книжки при увольнении осужденные и солдаты-срочники могут дать письменное согласие на почтовое отправление документа.
Выдача трудовой книжки при увольнении
Сотрудник, у которого истекло время действия контракта, в свой последний рабочий день должен обратиться в отдел кадров за трудовой книжкой. Он обязан расписаться в документе рядом с приказом об увольнении, в своей учетной карточке и журнале учета о получении формуляра на руки.
Исключение составляет смерть бывшего сотрудника: формуляр передается родственнику, предъявившему оригинал и копию свидетельства о смерти и свои паспортные данные под расписку. Если после смерти уволенного работника документ не был востребован, то на адреса из личной карточки отправляются заказные извещения. В образце уведомления о получении трудовой книжки при увольнении умершего обращаются к родственнику с предложением получить под расписку или дать письменное согласие на пересылку по почте.
При предоставлении доверенности, свидетельства о смерти разрешается поставить подпись в карточке учета и журнале посторонним лицам.
Что делать, если сотрудник не может получить трудовую книжку по той или иной причине
Обстоятельства, по которым важный документ не был выдан, могут быть различны:
- Объективные
, не зависящие от работодателя и работника:
– болезнь уволенного работника;
– смерть;
– отсутствие в месте нахождения предприятия (отпуск, призыв в армию, заключение под стражу);
– стихийные бедствия, техногенные катастрофы. - Субъективные : личное нежелание бывшего сотрудника из-за конфликтной ситуации с работодателем.
По закону в последний рабочий день должен быть издан приказ об увольнении, о чем делается отметка в книжке. Уволенный сотрудник обязан расписаться в карточке учета и журнале о выдаче ему документа. Расхождение с требованием закона происходит чаще всего при заключении срочных контрактов и при нарушениях корпоративной дисциплины постоянными сотрудниками.
- Наименование организации/компании в соответствии с государственной регистрацией.
- Фамилия, имя, отчество получателя.
- Адрес регистрации получателя.
- Регистрационный номер и дата исходящего документа.
- Обращение к получателю по имени, отчеству.
- Указание на обязанность работодателя выдать трудовую книжку при окончании соглашения со ссылкой на норму закона.
- Напоминание, что договор расторгнут на основании приказа (номер и дата).
- Просьба забрать документ в отделе кадров (адрес, часы и дни работы) или дать письменное согласие на пересылку почтовым отправлением.
- Сообщение, что со дня отправки уведомления по почте, предприятие не несет ответственности за несвоевременную выдачу формуляра.
- Личная подпись работодателя.
Внимание! Варианты оповещения могут иметь отличия в пункте 7, где указываются причины прекращения трудовых отношений. Остальные пункты остаются неизменными, обязательными для всех извещений.
Трудовая книжка – один из основных документов гражданина РФ. Законом предусмотрено наказание за задержку формуляра при расторжении трудовых отношений. На практике выдача может задерживаться по независящим от уволенного работника причинам или по его желанию.
Руководитель компании во избежание наложения денежного штрафа на себя и компанию по возмещению материального и морального ущерба должен своевременно проконтролировать отправку уведомления бывшему сотруднику. Извещение должно быть отправлено заказным письмом с описью вложения и уведомлением о вручении лично в руки. Второй экземпляр, квитанция и опись вложения сохраняются в личном деле. В случае неполучения документа он хранится в специальном сейфе на протяжении 75 лет .
Уведомление работнику о необходимости забрать трудовую книжку направляется в случае, когда в день расторжения трудовых отношений сотрудник этого не сделал. Ссылка на скачивание образца уведомления о трудовой книжке при увольнении содержится в статье.
В каких случаях требуется направить уволенному уведомление?
Каждый работодатель должен выдавать трудовые книжки сотрудникам на руки в день их увольнения (ст. 84.1 ТК РФ). Но что делать, если бывший сотрудник не является за книжкой?
По почте, без согласия уволенного, ее направить нельзя (до того, как от бывшего трудящегося не поступит разрешение на это). Поэтому в его адрес направляется уведомление о том, чтобы он забрал книжку, либо дал согласие на ее почтовую пересылку. Направление уведомления освобождает работодателя от ответственности за несвоевременную выдачу кадрового документа.
Порядок составления уведомления
Документ составляется в произвольной форме, поскольку его бланк на законодательном уровне не утвержден. Заверяется он подписью работодателя.
В нем отражаются следующие данные:
- Наименование организации.
- Ф.И.О. адресата.
- Название документа.
- Просьба забрать трудовую книжку, либо дать разрешение на ее направление почтовой связью.
- Подпись руководителя организации.
- Дата.
Таким образом, составить уведомление достаточно просто. Его образец можно скачать по ссылке в начале статьи.
Представляем вашему вниманию образцы самых распространенных уведомлений: об увольнении работника в связи с неудовлетворительными результатами испытания; об истечении срока трудового договора; о сокращении штата; о времени начала отпуска; о привлечении к сверхурочной работе, к работе в выходной день; о праве отказаться от командировки, о необходимости явиться за трудовой книжкой.
О времени начала отпуска
О времени начала отпуска работника надо уведомить под личную подпись не позднее, чем за две недели до его начала (ч. третья ст. 123 ТК РФ).
О привлечении к сверхурочной работе
Сверхурочной является работа, выполняемая работником по инициативе работодателя за пределами установленной для работника продолжительности рабочего времени (ч. первая ст. 99 ТК РФ). По общему правилу для привлечения сотрудника к сверхурочной работе необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения или устранения последствий аварий, катастроф, обстоятельств, ставящих под угрозу жизнь или нормальные жизненные условия людей (ч. третья ст. 99 ТК РФ).
О введении режима неполного рабочего времени
Неполное рабочее время может устанавливаться как при приеме на работу, так и впоследствии (ч. первая с. 93 ТК РФ). Устанавливается оно по соглашению между работником или работодателем, по инициативе работника (например, по просьбе беременной женщины), по инициативе работодателя (например, на срок до шести месяцев в случае изменения организационных или технологических условий труда в соответствии с ч. пятой ст. 74 ТК РФ). При этом работодатель обязан уведомить работника в письменной форме не менее чем за два месяца (ч. вторая ст. 74 ТК РФ).
О необходимости работы в выходной день
По общему правилу работа в выходные и нерабочие праздничные дни запрещена (ч. первая ст. 113 ТК РФ). Поэтому прежде чем привлечь сотрудника к работе в такой день, необходимо получить его письменное согласие. Без согласия можно привлечь сотрудника, например, для предотвращения катастрофы, производственной аварии, несчастных случаев (ч. третья ст. 113 ТК РФ).
О временном переводе на другую работу
Временный перевод работника возможен (ст. 72.2 ТК РФ):
- для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы, - до выхода этого работника на работу (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
- по соглашению сторон (ч. первая ст. 72.2 ТК РФ);
- по инициативе работодателя (ч. вторая и третья ст. 72.2 ТК РФ).
По инициативе работодателя работник может быть переведен на другую работу на срок не более одного месяца для устранения последствий (или предотвращения) таких обстоятельств, как производственная авария, катастрофа, несчастный случай на производстве и т.д.
О праве отказаться от служебной командировки
Трудовое законодательство запрещает направлять в командировку работников в период действия ученического договора, если командировка не связана с ученичеством (ст. 203 ТК РФ); беременных женщин (ст. 259 ТК РФ); несовершеннолетних в возрасте до 18 лет, за исключением творческих сотрудников (ст. 268 ТК РФ).
Но есть категория лиц, которых можно направить в командировку при соблюдении определенных условий, а именно - при ознакомлении их с правом отказаться от командировки, командировка не запрещена в соответствии с медицинским заключением, есть письменное согласие на командировку. Это:
- работники, осуществляющие уход за больными членами их семей в соответствии с медицинским заключением (ст. 259 ТК РФ);
- работники, имеющие детей-инвалидов или инвалидов с детства до 18 лет (ст. 259 и 264 ТК РФ);
- женщины, имеющие детей в возрасте до трех лет, и лица, воспитывающие таких детей без матери (ст. 259 и 264 ТК РФ).
О необходимости явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте
Прогул является одним из наиболее частых нарушений трудовой дисциплины. Но прежде чем применить к работнику дисциплинарное взыскание, необходимо затребовать от него письменное объяснение (ч. первая ст. 193 ТК РФ). Если же работник не объявляется на работе, ему направляют уведомление с требованием явиться на работу для представления объяснений отсутствия на рабочем месте. Но непредставление работником объяснения не является препятствием для применения дисциплинарного взыскания (ч. вторая ст. 193 ТК РФ).
О сокращении штата
О сокращении штата работника следует предупредить персонально под личную подпись не менее чем за два месяца до увольнения (ч. первая ст. 180 ТК РФ). При проведении процедуры по сокращению штата работодатель обязан предложить работнику вакантную должность (ч. первая ст. 180 ТК РФ), т.к. увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести сотрудника как на другую работу, соответствующей квалификации, так и на вакантную должность или нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ).
Об отсутствии вакантных должностей
Увольнение по сокращению штата допускается, когда невозможно перевести работника на другую работу как соответствующей квалификации, так и нижеоплачиваемую работу (ч. третья ст. 81 ТК РФ). Если у работодателя нет вакантных должностей, то он обязан уведомить об этом работника.
Об увольнении в связи с неудовлетворительным результатом испытания
В соответствии с ч. первой ст. 71 Трудового кодекса при неудовлетворительном результате испытания работодатель имеет право до истечения срока испытания расторгнуть трудовой договор с работником, предупредив его в письменной форме не позднее чем за три дня. При этом работодатель должен в обязательном порядке указать причины, послужившие основанием для признания этого работника не выдержавшим испытание. Здесь необходимо иметь в виду, что неправомерным будет увольнение работника в связи с неудовлетворительным результатом испытания, если в трудовой договор не было включено условие об испытании, т.к. его отсутствие в договоре означает, что работник принят на работу без испытания (письмо Роструда от 11.03.2010 г. №4\642-6-1).
Об увольнении в связи с истечением срока срочного трудового договора
В соответствии с частью первой статьи 79 Трудового кодекса о прекращении срочного трудового договора работника необходимо уведомить в письменной форме не менее чем за три календарных дня до увольнения. Исключение здесь составляет случай, когда трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника.
О необходимости получить трудовую книжку
Если в день прекращения трудового договора выдать работнику трудовую книжку невозможно (работник отсутствует в организации или отказывается от ее получения), то работодатель должен направить работнику уведомление о необходимости явиться на работу за трудовой книжкой или дать согласие на отправление ее по почте. Со дня направления уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи трудовой книжки (ч. шестая ст. 84.1 ТК РФ).
Иногда работник уклоняется от получения трудовой книжки в установленные по закону сроки, несмотря на многочисленные предупреждения со стороны работодателя. Когда следует отправить уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой, образец документа представлен в этом материале.
Сроки выдачи уведомления
Трудовая книжка предъявляется при устройстве на работу в . Ее предоставляют в Пенсионный фонд РФ для установления стажа работы и положенных .
Формуляр остается на ответственном хранении работодателя до момента оставления сотрудником своих обязательств.
Запись об увольнении фиксируется на основании приказа, подписанного руководителем с основанием прекращения трудового контракта.
При прекращении отношений со специалистом кадровый отдел возвращает формуляр сотруднику. Передать его необходимо лично в последний день исполнения должностных обязанностей. Если осуществляется перевод обязанности по выдаче документа не предусмотрено, достаточно внести запись на основании соответствующего приказа.
Ответственность за задержку и невыдачу трудовой книжки
Возврат трудовой книжки бывшему сотруднику подтверждается подписью в журнале учета документов строгой отчетности, а также личной карточке с указанием даты.
Читайте также: Как происходит оформление трудовой книжки: инструкция
Если компания не передает трудовую книжку в законный срок , это влечет привлечение к административной ответственности.
На основании ст.84.1 ТК РФ за каждый день просрочки начисляется в пользу работника сумма, которая подлежит оплате при сохранении среднего месячного заработка на предприятии.
Компенсация выплачивается до момента фактической передачи документа работнику.
Когда установлена вина в неполучении трудовой книжки со стороны работника, то переводить на другую должность или выплачивать компенсацию организация не обязана.
Что делать, если работник не пришел забрать трудовую книжку?
На практике вернуть трудовую книжку работнику иногда не представляется возможным в связи с его отсутствием в последний день работы. Также, как причина рассматривается умышленное уклонение сотрудником от получения формуляра.
При отказе в получении документа на руки в приказе об увольнении должна быть проставлена подпись кадрового работника или руководителя предприятия. Составляется акт об уклонении от получения трудовой книжки.
Уведомление о получении трудовой книжки составляется в свободной форме, как показывает образец на странице. Скачать его можно бесплатно.
Получение трудовой книжки сотрудником предприятия происходит при процедуре увольнения. Основанием для вручения уведомления о получении трудовой книжки служит прекращение действия контракта. Часто бывают ситуации, когда полное прекращение деятельности на предприятии служащим не влечет за собой ответственное отношение к документам и многие из них остаются у работодателя, в том числе и трудовая книжка. В обязанности отдела кадров организации не входит хранение документов сотрудников, поэтому составляется соответствующее уведомление о том, чтобы бывший работник осуществил получение трудовой книжки.
Сообщение составляется в свободной форме, как показывает образец на странице. В структуре письма важно указать информации о необходимости получения документации. Вместе с тем, обращение является официальным и должно отвечать всем правилам делопроизводства. Уведомление о получении трудовой книжки оформляется в двух экземплярах и передается физическому лицу лично в руки, с отметкой о вручении на втором экземпляре. В другом случае, допустимо воспользоваться услугами почты, отправив уведомление с описью вложения.
Обязательные пункты уведомления о получении трудовой книжки
:- Дата, название, исходящий номер присваиваемый каждой исходящей корреспонденции на фирменном бланке;
- ФИО адресата и его должность;
- Адрес и название компании, в которой необходимо произвести получение трудовой книжки;
- Режим работы организации, в течение которого можно забрать документы;
- В содержании обращения происходит краткое повествование о призыве совершить получение необходимых самому сотруднику материалов;
- Внизу традиционно ставится виза руководителя, печать и пометка об исполнителе.
