Главная › Проведение экспертиз › Акт приема передачи товара онлайн заполнение. Образец акта приема-передачи товара

Акт приема передачи товара онлайн заполнение. Образец акта приема-передачи товара

Приём товара по накладной подтверждает только тот факт, что поставка ТМЦ осуществлена по наименованиям в указанном количестве. Иногда для оптимальной приёмки-передачи ТМЦ реквизитов в накладной не достаточно. Складываются ситуации, требующие детальной констатации всех передаваемых активов. Рассмотрим, в каких случаях необходим акт приемки передачи товаров и какие особенности следует учитывать при его оформлении.

Акт приёма-передачи товара - свободная форма, в котором подробно описываются все характеристики активов, с указанием характеристик, дефектов, количества и стоимости.

В настоящее время действующее законодательство не содержит унифицированной формы акта приёма-передачи материальных ценностей. Но одновременно с этим, каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учётным документом, что определено ст.9 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте». Указанные обстоятельства дают организациям право самостоятельно разрабатывать формы первичных учётных документов, которые обязательно утверждаются в учётной политике.

Применение акта приёма-передачи

Рассмотрим подробнее случаи, когда составляется этот документ:

расхождение по количеству и по качеству материальных ценностей;
поступление товара без документов;
передача материальных ценностей на ответственное хранение;
передача активов по договору комиссии;
передача ценностей внутри организации между структурными подразделениями или материально ответственными лицами;
передача ценностей во временное пользование (на несколько часов или дней).

Приведённый ниже образец можно применять одновременно с актом приёма-передачи товарно-материальных ценностей на хранение (форма МХ-1) .

Форма акта-передачи МХ-1

Передача дел при смене ответственных лиц оформляется актом приёма-передачи дел, но в определённых ситуациях приведённый ниже образец акта приёмки-передачи ТМЦ может быть также применён. Например, для передачи ключей от сейфа, ценного оборудования и т.п.

Образец акта приёмки-передачи имущества между материально ответственными лицами

Обязательные реквизиты

Бланк должен содержать следующие обязательные реквизиты:

наименование документа;
место составления;
дата составления;
информация о продавце и покупателе (наименование организации, ФИО директора или ИП, данные паспортов, адреса и телефоны);
ссылка на предмет, номер и дату договора;
полное описание качественных характеристик товара с указанием дефектов;
подписи ответственных лиц;
печати организаций.

Одним из обязательных реквизитов является стоимость переданных запасов. Одновременно с этим продавец обязан указать сумму НДС или причину освобождения от уплаты налога. В этом случае у Покупателя не возникнет спорных ситуаций с возможность возмещения НДС или отнесения к расходам полной стоимости для целей налога на прибыль.

Так же в документе необходимо указать суммы денежных средств полученных на дату передачи материальных ценностей. Указание полученной предоплаты не является обязательным, но может облегчить дальнейшие проведение зачёта взаимных встречных обязательств, подписание акта сверки взаиморасчётов, а в случае перечисления оплаты за поставщика третьими лицами является обязательным, для подтверждения правильности расчётов.

Юридические тонкости

Акт приёма-передачи должен составляться минимум в двух экземплярах для каждой стороны в момент передачи товарно-материальных ценностей. Подписывать его могут только уполномоченные лица. В случае, если покупатель юридическое лицо, то полномочия представителя-физического лица должным быть подтверждены доверенностью.

Следует обратить внимание, что обязательство по передаче материальных ценностей с оформлением акта должно быть отражено в договоре. Саму форму документа желательно сделать как приложение к договору. В этом случае он имеет такую же юридическую силу, как и сам договор. При наличии простого образца акта приёма-передачи товара, можно заблаговременно ознакомиться с основными графами, которые в обязательном порядке подлежат заполнению.

Наличие акта передачи материальных ценностей может оказаться очень важным для урегулирования спорных вопросов в суде. В нем указываются факт приёмки-передачи активов надлежащего качества и соблюдение всей процедуры передачи и приёма товаров. Доказательством отсутствия нарушений в процессе приёма товаров являются следующие факты, отражённые в документе, а именно:

материальные ценности были осмотрены и приняты в присутствии уполномоченного представителя поставщика;
отсутствует расхождение по качеству и количеству;
доставка была осуществлена в установленные сроки и без нарушений условий поставки;
претензий к контрагенту (поставщику, покупателю, экспедитору, посреднику) не имеется.

Хранение первичных документов

Для целей налогового учета первичные документы необходимо хранить в течение 4 лет (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ ). Следует учесть, что если получен убыток, то документы, подтверждающие расходы, должны храниться 10 лет (п. 4 ст. 283 НК РФ ).

Для целей бухгалтерского учёта первичные документы нужно хранить в течение 5 лет (ст. 29 Закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учёте »).

При передаче материальных ценностей по договору аренды, купли-продажи, поступивших в компанию безвозмездно, важно зафиксировать факт передачи ценностей от одной стороны к другой. Акт передачи материальных ценностей является важным документом и выполняет несколько функций:

Является подтверждением передачи ценностей от одной стороны к другой;
Подписывая акт, принимающая сторона принимает на себя ответственность за передаваемый товар;
Содержит полный подробный перечень передаваемых ценностей.

Акт приема-передачи товара: обязательные реквизиты

Компании имеют право разработать собственные формы документов, которые они будут применять в деятельности. Однако законодательство содержит ряд требований, которые необходимо будет учесть при составлении документов. В частности, все используемые формы должны содержать обязательные реквизиты, перечисленные в ч. 2 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ от 6 декабря 2011 г.

Обязательные реквизиты, которые должен содержать акт приемки-передачи товара:

Название документа: «Акт приема-передачи ТМЦ»;
Дата заполнения документа;
Название компании, которая составила документ;
В документе должно быть отражена суть факта хозяйственной жизни – в случае, если это акт приема-передачи материальных ценностей (образец ниже), то информация о передаче товаров от одной стороны к другой;
Величина измерителя факта хозяйственной жизни в натуральном или денежном выражении (с указанием единиц, в которых она измеряется);
Должности лиц, которые подписали данный образец акта приемки-передачи товара и несут ответственность за оформление данного события или сделки;
Подписи ответственных лиц и расшифровка подписей (фамилии, инициалы) или иные реквизиты, которые помогут их идентифицировать.

Перечисленные выше реквизиты являются универсальными и обязательными для всех первичных документов. Кроме перечисленных реквизитов, образец акта приема-передачи ТМЦ должен содержать полный подробный перечень товаров, передача которых оформляется данным актом: перечисление наименований, количество товаров по каждой позиции, стоимость.

Документ составляется в 2 экземплярах – по одному экземпляру для передающей и принимающей ценности стороны. Перечень должностных лиц, которые имеют право подписи первичных учетных документов, определяет руководитель компании. Такие полномочия могут быть определены приказом руководителя, должностной инструкцией или иным внутренним документом организации.

В какой валюте необходимо составлять первичные документы?

Стоит обратить внимание, что одним из обязательных реквизитов, которые содержит акт приема - передачи товара, является величина денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения. Четкого указания о том, что первичные документы необходимо составлять только в рублях, в законодательстве не содержится. Однако при этом стоит учитывать, что объекты бухгалтерского учета (активы, доходы, расходы и прочее) нужно отражать в рублях. Бухгалтерская отчетность также оформляется в российских рублях. Таким образом, учитывая эти 2 факта, первичные документы, которые подтверждают факты хозяйственной жизни, нужно составлять в рублях.

Если вы работаете с иностранными контрагентами и использование иностранной валюты обусловлено необходимостью, можно поступить следующим образом: предусмотреть несколько граф для разных единиц измерения или составить дополнительный документ, который будет разъяснять содержание документа, составленного в валюте.

Для получения материальных ценностей от одной стороны договора другой обычно достаточно товарной накладной. Но иногда условия поставки требуют оформления отдельного передаточного документа, удостоверяющего как сам факт перемещения товара и его денежную стоимость, так и качественные характеристики отгруженных ценностей. В таких случаях составляют акт приёма-передачи товара, фиксирующий все значимые для сторон моменты.

В каких случаях необходим акт приёма-передачи

Приём товара только по накладной формы ТОРГ-12 предполагает, что перечисленная в ней продукция поставлена и соответствует указанному в документах количеству. Однако нередки ситуации, когда фактический объём товара отличается от заявленного, пришёл не тот груз, который требуется, или партия оказалась бракованной. Чтобы предъявить претензии поставщику, эти факты необходимо зафиксировать надлежащим образом, а именно, оформив акт приёма-передачи с констатацией всех обнаруженных несоответствий.

Некоторые виды продукции (например, оборудование) всегда передаются по акту, поскольку этого требует сам процесс их приёмки: осмотр, проверка работоспособности и т.д. Если товар отправляется на ответственное хранение, акт составляется с целью описать состояние сдаваемых ценностей, определить условия их содержания и назначить материально-ответственное лицо.

Заключая контракт на поставку, стороны могут сами включить в него пункт об обязательном подписании документа о приёмке товара в момент его передачи заказчику.

Как составить акт передачи товара

Акт приёма-передачи товара обычно прилагается к договору поставки как его неотъемлемая часть. Типовая форма акта содержит следующие данные:

название документа;
дата и место оформления;
информация о сторонах сделки с реквизитами, адресами и контактами;
ФИО ответственных лиц, их паспортные данные, на каком основании представляют стороны;
номер и дата договора, по которому осуществляется поставка;
перечень передаваемых ценностей с указанием ассортимента и количества;
качественные характеристики товара;
итоговая сумма по стоимости;
наличие/отсутствие дефектов продукции;
подробный список обнаруженных недостатков;
претензии по результатам процедуры приёмки.

По согласованию сторон в акте могут быть отражены и другие вопросы:

условия оплаты поставленной партии товара (полная или частичная предоплата, расчёты после получения груза);
сроки окончательных расчётов, номера и даты платёжных документов по авансам;
вынесение определённых товарных групп, конкретных позиций в отдельные акты.

Как правильно оформить акт приёма-передачи

Поскольку акт – документ двусторонний, на нём должны присутствовать подписи представителей и поставщика, и получателя груза. Прежде чем начинать приёмку товара, необходимо убедиться, что лица, присутствующие от каждой из сторон, имеют полномочия визировать передаточный акт. Подтверждением могут служить:

доверенность, выданная работнику фирмы руководителем;
приказ о назначении на должность с правом действовать от имени организации;
нотариально заверенное поручение для физического лица, представляющего сторону сделки.

Чтобы документально оформить факт получения продукции по договору, необходимо:

и привести его в соответствие с условиями поставки: убрать ненужную информацию, внести пункты, предусмотренные договором.
Как правило, приёмка товара происходит в складских условиях, поэтому подготовленный бланк для ручного заполнения лучше заранее распечатать в 2 экземплярах.
Провести необходимые мероприятия: внешний осмотр, пересчет, взвешивание, сверку позиций и т.д., в зависимости от вида продукции и особенностей установленной процедуры приёма-передачи.
Зафиксировать все обнаруженные дефекты в присутствии представителя поставщика, внести их перечень в акт.
Сформулировать суть претензий, если их нет – подтвердить это письменно: «претензий не имеем».
Согласовать содержание документа, проверить корректность его заполнения.
Скрепить акт подписями и печатями сторон.

Неточности, помарки и ошибки в передаточных документах недопустимы. Если в акте обнаружена ошибка, его нужно переделать до момента подписания.

Акт приёма-передачи, констатирующий, что товар доставлен с нарушениями, с нареканиями по качеству – основание для составления претензионного письма в адрес продавца с требованием замены партии, денежной компенсации. Отправка бракованной продукции поставщику осуществляется по акту возврата (форма ТОРГ-2) с указанием причины обратной отгрузки и детальным описанием всех изъянов.

Если груз был утерян или повреждён во время транспортировки, вопрос с возмещением убытков решается на основании контракта – предусмотрено ли в нем возмещение убытков в таких случаях.

Особенности оформления акта приёма-передачи в нетипичных случаях

Мы рассмотрели составление передаточного акта в случае прямой отгрузки от продавца покупателю на территории одной из сторон. Если в процессе доставки задействовано третье лицо, оно также становится заинтересованной стороной.

Документы на передачу товара, хранящегося на складе сторонней организации, заполняются в тройном экземпляре: для поставщика, заказчика и собственника складского помещения. Дополнительные копии актов могут потребоваться фирме-перевозчику, охранному предприятию, нанятому для сопровождения транспортировки, и т.д.

Отдельный вопрос – сдача продукции на ответственное хранение. В этом случае в качестве акта приёма-передачи товара оформляется документ на унифицированном бланке МХ-1, который подписывается двумя сторонами: собственником груза и принимающей организацией. Основанием для помещения товара на сторонний склад является договор ответственного хранения, определяющий количество и стоимость передаваемой продукции, число поставок и прочие условия.

Законодательство не предъявляет требований к наличию передаточного акта, если есть подписанная сторонами накладная на товар, однако этот документ при возникновении спорных ситуаций имеет юридическую силу в суде.

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Акт о приемке товаров применяется для оформления приемки товаров по качеству, количеству, массе и комплектности в соответствии с правилами приемки товаров и условиями договора. Акт составляется членами приемной комиссии, уполномоченными на это руководителем организации.

Унифицированная форма № ТОРГ-1 утверждена постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 года № 132.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Класс365)

Посмотреть образец заполнения: стр.1 стр.2 стр.3 стр.4

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как правильно заполнить акт ТОРГ-1

В строке «Основание для составления акта» указывается номер и дата приказа или распоряжения о создании приёмочной комиссии.

В строке «Место приемки товара» указывается склад, на который приходуются товары.

В строке «по сопроводительным документам» указывается номер и дата товарно-транспортной накладной, по которой товар поступил на склад.

Строка «Страховая компания» заполняется в том случае, если груз был затрахован.

В таблице «Дата, время, ч. мин.» указывают фактическое время прибытия товара и дату и время начала приёмки.

В таблице «Товар» при заполнении строки «Сертификат» указывается его номер, срок действия и наименование органа, выдавшего данный сертификат.

Графы 20-24 заполняются в том случае, если при приёмке были выявлены излишки или недостача по количеству, массе или стоимости товара.

На 4-й странице акта пишется заключение приемочной комиссии с указанием точных данных по количественному или качественному расхождению, а также общей суммы выявленных убытков.

Обратите внимание! Количество экземпляров зависит от конкретных ситауций. Печать на ТОРГ-1 не ставится.

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
Печатать документы с изображением подписи и печати
Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
Рассылать документы по email прямо из системы
Вести аналитический учет товаров

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. Программа для управления торговлей Класс365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Акт приема-передачи товара – это документ, подписываемый сторонами договора, в котором подробно расписывается качество передаваемого товара, подлежащего приему и передаче, и его количество, а также указывается цена этого товара. Образец такого акта может составить адвокат по гражданским делам , специализирующийся на договорном и предпринимательском праве, потому что только он сможет отразить в нем всю нужную информацию, чтобы этот документ в итоге был действительным и имел законную силу.

Обязательные реквизиты акта приема-передачи

Бланк акта приема-передачи товара должен иметь следующие реквизиты:

название документа,
место и дату его составления,
данные о сторонах договора (ФИО, паспортные данные, реквизиты ЮЛ, контакты),
данные о гражданско-правовом договоре,
полное описание качеств товара, который подлежит приемке и передаче (качество, количество и прочее),
информацию о дефектах товара,
соблюдение договорных сроков,
претензии к качеству товара у принимающей стороны,
подписи сторон договора или подписи лиц по доверенности и печати ЮЛ, предпринимателей.

Акт приема-передачи составляется в отношении единичного товара и в отношении целой группы товаров.

В акте в обязательном порядке должен быть раздел, посвященный претензиям к товару, касающимся его качества и количества. Если эти претензии должным образом отражены в акте приема-передачи, то в дальнейшем сторона, принявшая товар, может потребовать от продавца возмещения причиненного ей материального ущерба.

Помните, что в обычной накладной все эти условия указать невозможно, а акт приема-передачи станет надежным доказательством исполнения условий договора в случае возникновения спора между его сторонами. При этом не забывайте, что этот документ не может быть заменой договора, он лишь является подтверждением его исполнения в части или полностью.

Особенности акта приема-передачи товара

Этот документ регистрирует, удостоверяет факт приема и передачи товара от одной стороны договора другой стороной, то есть удостоверяет факт исполнения договорных условий.
В налоговом законодательстве России нет указаний об обязательном составлении акта приема-передачи товарных ценностей. Но использование этого документа поможет Вам, например, избежать проблемы при проверке деятельности предпринимательских структур органами контроля и надзора.

Помните, что подписание акта приема-передачи товара означает возникновение или прекращение прав и обязанностей сторон, предусмотренных договором.

Определенной законом формы акта приема-передачи товара нет, поэтому нет и определенного перечня данных, которые нужно обязательно отразить в этом документе. В каждом конкретном случае нужно составить определенный бланк к конкретному договору по конкретному товару.

Помните, если акт приема-передачи подписан не уполномоченными на то лицами, он незаконен. Полномочия могут быть подтверждены приказом руководителя предприятия, доверенностью, в том числе нотариально заверенной.

Зачем необходим бланк акта приема-передачи товара

Бланк акта приема-передачи товара, предлагаемый нами, может стать решающим документом при оформлении реального исполнения договорных отношений. В этом бланке Вы сможете увидеть все реквизиты, которые нужно заполнить в обязательном порядке. Здесь Вы увидите все графы, которые нужно заполнить при возникновении проблем при приеме-передаче товара, в том числе описание дефектов товара.

Наш бланк поможет Вам избежать ошибки при приеме-передаче товара и возможные проблемы, связанные с досудебным и судебным разбирательством по поводу исполнения договорных отношений.

У нас Вы сможете ознакомиться и скачать различные бланки актов приема-передачи товарных ценностей в зависимости от условий конкретных гражданско-правовых договоров.

Не пользуйтесь бланками, которые самодеятельно составлены на предприятиях или случайно скачаны в сети Интернет, потому что такая самодеятельность может дорого обойтись Вам в случае возникновения конфликтов между сторонами договоров. Используйте наши бланки актов приема-передачи товарных ценностей, составленные квалифицированными специалистами в области юриспруденции и экономических отношений.