Арифметические ошибки в первичных документах. Исправление в первичных документах. Порядок составления исправленного счета-фактуры
06 июля
Вопрос. При приемке сырья у продавца и покупателя возникает разница в весе в пределах естественной убыли, поэтому продавец не согласен с изменением веса в счете-фактуре. Это может быть как погрешность весов, так и другие причины (погрешность бывает как в сторону увеличения, так и в сторону занижения). Данная погрешность не относится к завесу тары. Как учесть покупателю весовую разницу в бухгалтерском и налоговом учете?
Ответ. В соответствии с Методическими рекомендациями по разработке норм естественной убыли, утв. Приказом Минэкономразвития России от 31.03.2003 № 95, под естественной убылью товарно-материальных ценностей (далее - ТМЦ) следует понимать потерю (уменьшение массы товара при сохранении его качества в пределах норм, устанавливаемых нормативными правовыми актами, являющуюся следствием естественного изменения биологических и (или) физико-химических свойств товаров.
Постановлением Правительства Российской Федерации от 12.11.2002 № 814 установлен порядок утверждения норм естественной убыли при хранении и транспортировке материально-производственных запасов (далее - Постановление).
Согласно пункту 1 Постановления нормы естественной убыли, применяемые для определения допустимой величины безвозвратных потерь от недостачи и (или) порчи материально-производственных запасов, разрабатываются с учетом технологических условий их хранения и транспортировки, климатического и сезонного факторов, влияющих на их естественную убыль, и подлежат пересмотру по мере необходимости, но не реже одного раза в 5 лет.
Пунктом 2 Постановления установлено, что разработка и утверждение норм естественной убыли по разным видам продукции осуществляются соответствующими Министерствами. Например, Приказом Минпромнауки РФ от 25.02.2004 № 55 утверждены нормы естественной убыли массы грузов в металлургической промышленнос-ти при перевозках железнодорожным транспортом, Приказом Минпромторга РФ от 01.10.2008 № 173 утверждены нормы естественной убыли при хранении древесины и продукции ее переработки и т.д. В большинстве случаев нормы естественной убыли зависят от дальности (км), продолжительности (сутки) перевозки, а также от периода, в который осуществляется перевозка (осенне-зимний, весенне-летний).
Также погрешность взвешивания массовых грузов не должна превышать пределов, установленных соответствующими ГОСТами «Нормы точности взвешивания». Например, погрешность взвешивания в размере 1,75% установлена в п. 2 ГОСТа 11762-87 «Угли бурые, каменные, антрациты, горючие сланцы, торф и брикеты. Нормы точности определения массы», или в «Правилах перевозок грузов» (утв. МПС СССР) (ред. от 29.12.2001) для руд цветных металлов обогащенных (концентратов) погрешность установлена ±0,5 % от массы груза по ГОСТам 12166-66 и 12502-67.
На основании вышеперечисленных документов погрешность при приемке грузов не должна превышать предельных значений норм естественной убыли при хранении и транспортировке, а также предельных значений погрешности весов при приемке. Как правило, эти нормы и погрешности оговариваются в договорах поставки между поставщиками и покупателями.
Если при приемке товара выявляются значительные отклонения, превышающие нормы, то при приемке товара покупателю необходимо составить акт и выставить претензию либо поставщику, либо перевозчику товара.
Итак, исходя из сути вопроса, между поставщиком и покупателем оговорены предельные нормы отклонений товара (к сожалению, в вопросе не указана его номенклатура), поэтому поставщик после перехода права собственности на товар не корректирует реализацию на недогруз или перегруз, образовавшийся вследствие хранения, транспортировки и погрешности весов при отгрузке и при приемке.
Бухгалтерский учет
В соответствии с Планом счетов и инструкцией по его применению, а также с п. 58 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. Приказом Минфина РФ от 28.12.2001 № 119н, сумма недостач в пределах норм естественной убыли определяется путем умножения количества недостающих материалов на договорную цену поставщика. Другие суммы, в том числе транспортные расходы и налог на добавленную стоимость, относящиеся к ним, не учитываются. Сумма недостач и порчи списывается с кредита счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». Одновременно недостающие материалы списываются со счета «Недостачи и потери от порчи ценностей» и относятся на транспортно-заготовительные расходы или на счета отклонений в стоимости материальных запасов. Отражение потерь материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли при транспортировке может осуществляться несколькими способами: на счетах 10 (в составе ТЗР), 16, 20 или 23.
Если количество полученного товара оказалось больше количества, указанного в документах, и поставщик не предъявил организации претензии, т.к. разница в весах образовалась в связи с установленной нормой погрешности, то безвозмездно полученные ТМЦ приходуются с кредита счета 91/1 «Прочие доходы» по рыночной стоимости, которой можно признать договорную цену поставщика.
В соответствии с Письмом Минфина России от 09.08.2012 № 03-07-08/244 суммы налога на добавленную стоимость, относящиеся к потерям при транспортировке товарно-материальных ценностей, принимаются к вычету в пределах норм естественной убыли.
По мнению Минфина России, в случае образования у организации убыли сверх установленных гл. 25 НК РФ норм, суммы предъявленного поставщиками НДС, относящегося к этой убыли, к вычету не принимаются аналогично суммам НДС по сверхнормативным расходам (абз. 2 п. 7 ст. 171 НК РФ, Письма Минфина России от 11.01.2008 № 03-07-11/02, от 15.08.2006 № 03-03-04/1/628, от 31.07.2006 № 03-04-11/132, от 05.11.2004 № 03-04-11/196).
Налог на прибыль
В соответствии с пп. 2 п. 7 ст. 254 НК РФ потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке материально-производственных запасов в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством Российской Федерации, приравниваются к материальным расходам.
Надо отметить, что нормы естественной убыли утверждены не для всех товаров.
Но ФНС РФ и Минфин РФ неоднократно давали разъяснения в Письмах Минфина России от 23.05.2014 № 03-03-РЗ/24762, от 21.06.2006 № 03-03-04/1/538, УФНС по г. Москве от 30.07.2010 № 16-15/080278@, от 17.11.2008 № 19-12/106707 о том, что налогоплательщик при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль не вправе отнести к материальным расходам потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке данных товарно-материальных ценностей, если нормы потерь по ним не установлены законодателем, так как в соответствии с п. 2 Постановления № 814 разрабатывать и утверждать нормы естественной убыли уполномочены соответствующие министерства.
Стоимость излишне оприходованного количества ТМЦ по п. 2 ст. 254 НК РФ определяется как сумма дохода, учтенного в порядке, предусмотренном пунктами 8, 13 и 20 части второй статьи 250 НК РФ.
Напомним, что с 1 января 2015 года безвозмездно полученное имущество признается при списании в расходах для целей налогообложения в полной сумме, признанной при оприходовании.
Обязательные реквизиты счетов-фактур перечислены в пунктах 5 и 5.1 статьи 169 НК РФ. А порядок заверения счетов-фактур подписями лиц в пункте 6 статьи 169 НК РФ.
Ранее в пункте 2 статьи 169 НК РФ говорилось, что если порядок оформления счетов-фактур, установленный пунктами 5, 5.1 и 6 статьи 169 НК РФ, нарушен, то это является основанием для отказа в вычете НДС. А если допущены иные неточности, вычет обоснован.
На деле же налоговики придирались к самым мелким оплошностям в оформлении счетов-фактур, считая их основанием для отказа в вычете НДС. Такой подход породил обширнейшую практику.
По мнению КС РФ (определения от 18.04.06 № 87-О и от 15.02.05 № 93-О), отказать в вычете не могут, если по счету-фактуре можно определить контрагентов сделки, их адреса, объект сделки, количество (объем) товаров (работ, услуг), их цену, сумму начисленного налога.
Затем появился Федеральный закон от 17.12.09 № 318-ФЗ, который закрепил судебные нормы в пункте 2 статьи 169 НК РФ.
А вот глава 25 НК РФ не конкретизирует дефекты в первичных документах, которые можно использовать для учета расходов в налоговом учете.
В первоначальном варианте Дорожной карты «Совершенствование налогового администрирования» предусматривалось, что в Налоговый кодекс внесут норму о несущественности ошибок в первичных документах по аналогии с требованиями к счетам-фактурам.
Однако к намеченному сроку проект поправок в Налоговый кодекс не был разработан. И сейчас законодатели возложили разработать поправки на
Какие ошибки в первичке допустимы для целей налогообложения прибыли
Вообще данные налогового учета подтверждают первичные документы (ст. 313 НК РФ). Если их нет, это является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения, за которое предусмотрены санкции по статье 120 НК РФ. На практике критичные ошибки в первичке приравниваются контролерами к отсутствию документов.
Отметим, что сам перечень первичных документов в главе 25 НК РФ не конкретизирован (письма Минфина России от 10.04.14 N 03-03-РЗ/16288, УФНС России по г. от 07.09.12 № 16-15/084482). При этом налоговики требуют, чтобы первичка, применяемая для целей налогообложения соответствовала требованиям законодательства о бухгалтерском учете.
Напомним, что обязательные реквизиты бухгалтерской первички перечислены в статье 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Главы 21 и 25 НК РФ не запрещают принимать к учету первичных документов с неточностями В этом случае нельзя говорить о том, что расходы документально не подтверждены (определения ВАС РФ от 25.03.09 № ВАС-2742/09, постановление ФАС Волго-Вятского округа от 27.12.12 № А43-10748/2012).
Важность того обстоятельства, что правильные первичные документы в первую очередь должны подтверждать достоверность операций, следует из письма от 24.05.11 № СА-4-9/8250.
Другое дело, если, сопоставляя первичку, связанную с одной и той же операцией, контролеры обнаружат противоречие в сведениях. Тогда есть основания подозревать в недобросовестности. Подобный пример, когда в первичном учетном документе на списание материалов в производство ошибочно указали дату позже даты реализации продукции, которая изготовлена с использованием данных материалов, приведен в письме ФНС России от 16.08.11 № АС-4-3/13346.
В письме от 12.02.15 № ГД-4-3/2104 ФНС России подчеркивает, что разработанные налогоплательщиком первичные документы могут содержать не только обязательные, но и дополнительные реквизиты.
Реализуя положения Дорожной карты, Минфин России разъясняет следующее. Ошибки в первичных документах, которые позволяют налоговикам продавца, покупателя, наименование товаров (работ, услуг), имущественных прав, их стоимость, должны приниматься.
Чуть более лаконичное, но аналогичное по смыслу разъяснение ранее прозвучало в письме Минфина России от 28.08.14 № 03-03-10/43034.
Как видим, формулировки официальных разъяснений чиновников по поводу ошибок в первичке аналогична положениям главы 21 НК РФ о неточностях в счетах-фактурах.
Можно ли получить вычет по ндс по первичке с ошибками
По общему правилу, чтобы признать вычет НДС, необходимы не только счета-фактуры, но и соответствующие первичные учетные документы (п. 1 ст. 172 НК РФ).
Погрешности в оформлении первичных документов, как повод для отказа в вычете НДС, мы видим в постановлениях ФАС Северо-Западного округа от 25.06.09 № А44-3595/2008, ФАС Западно-Сибирского округа от 06.11.09 № А27-1367/2009.
Хотя в других судебных актах недостатки в оформлении первичной документации признаются устранимыми (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 26.08.08 № Ф08-5040/2008).
ФАС Московского округа в постановлении от 30.11.07 № КА-А41/12524-07 указал, что некорректное оформление товарной накладной не является основанием для отказа в вычетах НДС. Данное обстоятельство может лишь свидетельствовать о нарушении правил ведения бухгалтерского учета.
Заметим, что в комплекте первичных документов, подтверждающих право налогоплательщика на вычет НДС, могут встречаться документы третьих лиц, оформленные с ошибками. Исправлять их самостоятельно налогоплательщик не может.
Но и в этом случае судьи могут решить, что техническая ошибка третьей стороны (например, перевозчика) при оформлении первички не может влиять на признание расходов и возмещение НДС (постановление ФАС Восточно-Сибирского округа от 14.11.06 № А19-12766/06-20-Ф02-5994/06-С1).
Данное судебное решение представляет интерес и для плательщиков налога на прибыль, поскольку, чтобы обосновать расходы по документам в ошибками, могут быть использованы чужие первичные учетные документы.
Как влияют ошибки в первичке на других налогов
Для подтверждения правильности по иным налогам, включая налоги, уплачиваемые при применении спецрежимов, тоже используются первичные документы.
Можно ли применять в этом случае нормы, высказанные в письме от 12.02.15 № ГД-4-3/2104?
Можно. При этом налогоплательщику следует документально подтвердить не только определенные сведения, важные для исчисления соответствующего налога, но и другие обстоятельства документируемого факта хозяйственной жизни, обуславливающие применение соответствующего порядка налогообложения.
Афанасий Утехин,
налоговый консультант
Т.И. Тарасова,
налоговый консультант
Кто не работает, тот не ошибается. Правда, каждый бухгалтер должен четко знать, какие его ошибки и недочеты могут сыграть роковую роль в деятельности учреждения, а какие нет, а также уметь грамотно и своевременно исправлять их.
Первичные учетные документы для налоговых расчетов
Требования о подтверждении налоговых расчетов первичными учетными документами встречаются, в частности, в главе 21 НК РФ (НДС) и в главе 25 НК РФ (налог на прибыль организаций).
О том, что в указанных случаях речь идет о бухгалтерских первичных учетных документах, говорится, к примеру, в статье 313 НК РФ: "подтверждением данных налогового учета являются первичные учетные документы (включая справку бухгалтера)". Одним из главных критериев для признания расходов в налоговом учете является их документальное подтверждение (п. 1 ст. 252 НК РФ). Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством РФ, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
Заметим, что сам перечень первичных учетных документов, обеспечивающих надлежащее документальное подтверждение расходов для целей налогообложения прибыли, главой 25 НК РФ не конкретизирован. Фискальные органы неоднократно подтверждали это в своих официальных разъяснениях (письма Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288 , УФНС России по г. Москве от 07.09.2012 № 16-15/084482@, от 02.07.2012 № 16-15/057945@). При этом налоговики требуют соответствия "первички", применяемой для целей налогообложения налогом на прибыль, требованиям законодательства о бухгалтерском учете.
В главе 21 НК РФ значимость первичных учетных документов для целей вычета НДС подчеркнута в п. 1 ст. 172 НК РФ. Вычетам подлежат, если иное не установлено настоящей статьей, только суммы НДС, предъявленные налогоплательщику при приобретении товаров (работ, услуг), имущественных прав на территории Российской Федерации, либо фактически уплаченные ими при ввозе товаров на территорию Российской Федерации и иные территории, находящиеся под ее юрисдикцией, после принятия на учет указанных товаров (работ, услуг), имущественных прав с учетом особенностей, предусмотренных настоящей статьей и при наличии соответствующих первичных документов.
Общие правила для оформления и исправления первичных учетных документов
В статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон № 402-ФЗ) перечислены обязательные реквизиты первичного учетного документа. При этом прежнее требование использовать непременно унифицированные формы таких документов (за редкими исключениями) из закона исключено. Теперь формы первичных учетных документов утверждает руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (п. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Исключение составляют только организации государственного сектора, для которых формы первичных учетных документов устанавливаются в соответствии с бюджетным законодательством РФ.
В небольших компаниях договоры, первичку и счета-фактуры зачастую оформляют менеджеры. Но для них главная задача продать товар, а потому документы, которые в итоге попадают в бухгалтерию, обычно далеки от идеала. Погрешности бывают совершенно разные - начиная от обычных опечаток и заканчивая арифметическими ошибками.
Что касается последствий, то для поставщика это может быть и просьба контрагента переделать документы, и отказ подписывать договор, и даже требование возместить ущерб, возникший из-за небрежности в оформлении бумаг. Для покупателя - отказ в вычетах и признании расходов. Статья подскажет, чем грозят компании частые ошибки менеджеров в оформлении документов и в каких случаях бумаги лучше переделать.
Ошибки в названии продавца или покупателя
Опечатку в названии самой компании или организации-контрагента можно обнаружить и в договоре, и в накладной, и в счете-фактуре. Менеджер может запросто забыть про дефис в наименовании, большие буквы заменить на маленькие, задвоить какую-то из них или вообще пропустить. Если в названии нет кавычек, добавлены лишние тире, вместо прописных букв стоят строчные или наоборот, то исправление ошибок в документах необязательно. Конечно, при условии, что в документах приведен верный ИНН. У покупателя в этом случае не должно возникнуть проблем с вычетами. Специалисты Минфина России давно подтвердили, что опечатки в названии компании не препятствуют вычету НДС (письмо от 2 мая 2012 г. № 03-07-11/130). Этого же мнения придерживаются в ФНС России. Сложностей со списанием расходов быть также не должно.
Другое дело, если в названии продавца какие-то буквы перепутаны местами, не хватает букв или стоят лишние. Например, в первичке и счете-фактуре менеджер написал ООО «Бизнес-экспресс», а на самом деле название компании «Бизнес-Эксперт». Такие ошибки безопаснее исправить. Ведь есть риск, что налоговики при проверке покупателя снимут вычет и расходы. Придирка проверяющих будет формальная: продавца (то есть вашу компанию) по документам невозможно идентифицировать. Покупателю понадобится в суде доказывать свое право на вычет и признание затрат (постановление ФАС Северо-Западного округа от 25 января 2012 г. № А05-2340/2011).
Арифметические ошибки в документах
Арифметические ошибки в документах однозначно надо исправлять, так как они приведут к негативным последствиям как для вашей компании, так и для покупателей.
Допустим, менеджеры отразили стоимость товаров без НДС - 100 000 руб., а сумму налога - 20 000 руб. (вместо 18 000 руб.). Инспекторы могут потребовать, чтобы компания-поставщик перечислила в бюджет 20 000 руб. Ведь продавец выставил налог покупателю именно в такой сумме.
Покупателю проверяющие откажут в вычете НДС. Причем такую претензию проблематично будет оспорить даже в суде. Ведь в законодательстве прямо сказано, что инспекторы вправе отказать в вычете, если ошибки в счете-фактуре мешают идентифицировать стоимость товаров и сумму НДС (п. 2 ст. 169 НК РФ).
Налоговики могут придраться к счету-фактуре, даже если речь идет не об арифметической ошибке, а о копеечном расхождении. Например, когда из-за округлений, которые делает бухгалтерская программа, стоимость без НДС плюс сумма налога не совпадают на несколько копеек с итогом, отраженным в счете-фактуре. Но суды в таких случаях встают на сторону компаний (постановление ФАС Северо-Западного округа от 19 января 2012 г. по делу № А56-17988/2011).
Разные названия одного и того же товара
Если одни и те же товары в договорах, первичных документах и счетах-фактурах называются по-разному, то продавцу такие недочеты ничем не грозят. Но исправление ошибок в документах необходимо, чтобы покупатель смог без спора получить вычеты и признать расходы. Налоговики при проверке компании-покупателя могут посчитать, что из-за расхождений в наименованиях товар невозможно идентифицировать. А значит, покупатель не вправе принять к вычету НДС (ст. 169 НК РФ). Отстоять вычеты в такой ситуации удается лишь в суде (постановление ФАС Поволжского округа от 13 апреля 2010 г. № А12-17733/2009). Кроме того, возможны претензии к расходам покупателя, так как налоговики могут посчитать, что в первичке отразили неверные названия товаров. Избежать таких ошибок поможет приказ руководителя о наименованиях, которые необходимо использовать, заполняя документы.
Часто бывает, что у поставщика приняты одни наименования, а у покупателя другие. Тогда во входящих и исходящих документах будут различные названия. В этом нет ничего страшного. Ведь компания может приобретать товары у разных поставщиков. А значит, в наименованиях возможны различия.
Неверные названия должностей работников
Для налоговиков неверная должность в документе - это всегда повод усомниться в реальности сделки. Но если в первичке стоит верная подпись, а также Ф. И.О. работников, уполномоченных подписывать документы, то спор маловероятен (п. 6 ст. 169 НК РФ, ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ).
А вот если должность работника, уполномоченного подписывать первичные документы, не указана, то такую ошибку безопаснее исправить. Иначе есть риск, что из-за этого дефекта в документах налоговики снимут расходы и доначислят налог на прибыль. Тогда за отменой доначислений понадобится обращаться в суд (постановление ФАС Центрального округа от 29 декабря 2011 г. по делу № А64-1900/2010).
Суммы, отраженные цифрами, не совпадают с расшифровками
Ошибку необходимо исправить. Ведь различия в сумме, обозначенной цифрами, и ее текстовой расшифровке могут запутать не только вашего контрагента, но и проверяющих из налоговой инспекции. В итоге контрагенты по ошибке заплатят за товары не ту сумму. А налоговики на проверке доначислят налог на прибыль и НДС продавцу с большей из двух сумм. А покупателю снимут вычеты по НДС, сославшись на то, что в счете-фактуре и накладной (акте) приведены разные суммы.
Работа сотрудников бухгалтерии неразрывно связана с анализом большого объема документов. Факт совершения любой хозяйственной операции должен быть подтвержден документально, таким образом можно утверждать, что первичная документация составляет основу ведения бухгалтерского учета.
Следует отметить, что с вступлением в силу Федерального закона от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» применение альбомов унифицированных форм, установленных постановлениями Госкомстата РФ, становится необязательным.
Соответственно, все формы первичных документов, применяемые экономическими субъектами с 1 января 2013 года, формально не считаются унифицированными. Поэтому в случае, когда организация предполагает и далее использовать формы, которые ранее были включены в соответствующие альбомы, целесообразно утвердить их приказом руководителя и привести в приложении к учетной политике.
Кроме того, Положением по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» ПБУ 1/2008, утвержденным Приказом Минфина РФ от 06.10.2008 года № 106н, установлена необходимость разработки графика документооборота. Наличие данного документа позволяет контролировать движение документации между исполнителями от момента составления до передачи в архив, что значительно облегчает работу сотрудников бухгалтерии.
ТИПИЧНЫЕ ОШИБКИ В ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТАХ
Обширная практика налоговых и аудиторских проверок свидетельствует о наличии систематических ошибок, которые допускаются бухгалтерами, заполняющими первичные документы.
Выявление подобных нарушений практически всегда влечет возникновение споров с контролирующими органами по поводу правильности формирования налоговой базы, достоверности бухгалтерской отчетности и иные неприятные для экономического субъекта последствия. Таким образом, любой оправдательный документ должен быть проверен бухгалтером по форме и содержанию.
Типовые замечания, предъявляемые при проверках, зачастую связаны со следующими обстоятельствами.
Отсутствие первичного документа
При установлении налоговым органом фактов отсутствия первичных учетных документов к организации могут быть применены санкции, установленные статьей 120 Налогового Кодекса РФ за грубое нарушение порядка ведения учета доходов и расходов, а также объектов налогообложения.
Действительно, отражение в учете расхода, не подтвержденного документально, является нарушением как бухгалтерского законодательства, так и требований ст. 252 НК РФ. Согласно указанной норме затраты должны учитываться при формировании налоговой базы по налогу на прибыль только тогда, когда первичные документы заполнены корректно. Организации могут отказать в праве на применение вычета по НДС, поскольку факт расхода документально не оформлен.
Кроме того, не представляется возможным подтвердить правомерность оприходования ценностей в бухгалтерском учете, а также отсутствуют основания для принятия их материально-ответственными лицами под материальную ответственность.
Отсутствие документов на получение выручки может свидетельствовать о занижении экономическим субъектом налогооблагаемого дохода, что также влечет штрафные санкции.
Поскольку контрагенты зачастую присылают документацию со значительным опозданием, и бухгалтерия вынуждена проводить операции по учету на основании переданных по электронной почте сканированных копий или ксерокопий документов, необходимо обеспечить надлежащий внутренний контроль учета первичной документации. Целесообразно проводить периодические проверки соответствия данных бухгалтерского учета фактическому документообороту.
Однако утеря первичной документации может быть обусловлена и объективными причинами, в частности, форс-мажорными обстоятельствами (пожар, наводнение и т.п.). В этом случае руководитель предприятия должен провести проверку и принять меры по восстановлению такой документации. При необходимости он может обратиться за помощью к службе безопасности офисного здания, пожарного надзора или следственным органам. Результаты проведенной проверки необходимо оформить актом.
Оформление первичного документа в электронном виде
Широко применяемые на практике бухгалтерские программы создают первичные документы в автоматическом режиме при формировании соответствующих проводок. Зачастую во избежание значительного документооборота бухгалтеры не распечатывают электронные документы.
Необходимо иметь в виду, что Федеральный закон «О бухгалтерском учете» предусматривает наличие подписей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции, в качестве обязательного реквизита первичного документа.
Действующее законодательство не исключает принятие к учету документации, оформленной с помощью компьютерной техники, в единственном случае - только при ее подписании с использованием квалифицированной электронной подписи с учетом требований Федерального закона от 06.04.2011 года № 64-ФЗ «Об электронной подписи». Такая подпись соответствует собственноручной.
Если электронная подпись экономическим субъектом не используется, хранение первичных документов только на машинных носителях может быть приравнено к их отсутствию.
Факсимильная подпись первичных документов
Как указывалось выше, Федеральный закон о бухгалтерском учете обязывает при оформлении документации обеспечить наличие подписей ответственных сотрудников. Кроме того, в Определении ВАС РФ от 26.08.2013 года № ВАС-10799/13 содержится вывод о том, что действующее российское законодательство не допускает оформления бухгалтерских и налоговых документов с использованием факсимильной подписи.
Порядок подписания счетов-фактур
Особое внимание следует обратить на порядок подписания счетов-фактур. Ведь на основании данного документа экономические субъекты реализуют право на возмещение НДС из бюджета.
Претензии со стороны налоговой могут быть связаны не только с наличием факсимильной подписи, но и с отсутствием расшифровок подписей руководителя и главного бухгалтера организации, одинаковой подписью при указании разных фамилий и иными факторами, которые могут вызвать сомнения в достоверности подписей должностных лиц.
Несмотря на большой перечень ограничений применение факсимильной подписи все же допустимо. Организации могут ее использовать при подписании договоров, а также приложений и дополнительных соглашений к ним в случаях и в порядке, предусмотренных российским законодательством или при условии согласования сторонами в тексте договора возможности такого способа его подписания.
Также аналогом собственноручной подписи можно оформлять документы, не влекущие финансовых последствий (письма, приглашения, поздравления).
Первичные документы и признаки их фальсификации
Несмотря на то, что достоверно установить факт подделки невозможно без проведения соответствующих экспертиз, существуют признаки, при наличии которых проверяющие могут усомниться (либо сделать вывод) в подлинности документа.
Подозрения о недостоверности документации могут возникнуть в следующих случаях:
При наличии орфографических и арифметических ошибок;
При очевидном механическом воздействии на документ (например: при искусственном состаривании, стирании части текста);
При дописывании текста документа;
При различии цвета и качества листов одного документа;
При наличии записей, написанных карандашом.
Безусловно, все вышеперечисленные признаки не могут свидетельствовать однозначно о фальсификации документа. Вполне возможно данный порядок заполнения был связан с объективными причинами.
Тем не менее, с высокой степенью вероятности налоговая инспекция обратит более пристальное внимание на подобные документы, посчитав их оформленными ненадлежащим образом. Как следствие, организации будет отказано в возмещении НДС и уменьшении налоговой базы по налогу на прибыль.
Исправление ошибок в первичных документах
По общему правилу, если бухгалтер обнаружит ошибку в первичном документе, он может ее исправить. Например, при установлении некорректно указанной суммы, она может быть отредактирована путем перечеркивания и указания верного показателя.
При этом не следует забывать о заверении исправления. Для этого нужно проставить в документе дату внесения исправительной записи, а также внести оговорку «Исправлено» и проставить подпись ответственного за корректировку сотрудника и ее расшифровку. Использование корректора, помарки и подчистки не допустимы.
Указанные правила не распространяются на кассовые документы. Исправление данной документации запрещено законодательством. При допущении ошибки в кассовом документе он уничтожается и оформляется новый.
В дополнение к замечаниям, предъявляемым к кассовым документам, следует отметить отсутствие даты получения денежных средств, подписи получателя, размера денежных средств, указанного прописью от руки в расходном кассовом ордере. В таком случае сумма считается недостачей и взыскивается с кассира.
Другие распространенные ошибки в первичном документе
Федеральный закон от 06.12.2011 года № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» прямо предусматривает состав обязательных реквизитов, которые должны быть указаны в любом первичном документе.
Выше мы рассматривали последствия отсутствия собственноручной подписи. Кроме этого привлечь внимание налоговых органов могут следующие распространенные ошибки:
- отсутствие даты составления документа;
- некорректное указание наименования организации;
- отсутствие расшифровки факта хозяйственной деятельности;
- применение нетиповой и неутвержденной приказом формы документа;
- подписание документа неуполномоченным лицом и другие.
ОФОРМЛЕНИЕ ПЕРВИЧНЫХ ДОКУМЕНТОВ: НАРУШЕНИЯ И ОТВЕТСТВЕННОСТЬ
Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. Так, согласно статье 120 НК РФ данное обстоятельство может повлечь за собой финансовые санкции в сумме от 10 000 до 30 000 рублей. Если инспектором будет доказано, что налоговая база была занижена, взыскивается штраф в размере 20% от суммы неуплаченного налога проверяемого периода, но не менее 40 000 рублей.
Изготовление и использование поддельных документов влечет административную и уголовную ответственность.
Компания, изготавливающая и распространяющая поддельные бланки, печати и штампы, подлежит привлечению к административной ответственности в виде штрафа от 30 000 до 40 000 рублей с конфискацией орудий совершения правонарушения на основании статьи 19.23 КоАП РФ.
