Как правильно скрепить документы печатью. Как правильно прошить и пронумеровать журнал — образец

Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

Рассмотрим основные принципы правильного сшивания различных документов.

Обложка

Перед самой прошивкой документов следует подумать о картонной обложке для каждой папки. Они бывают:

На обложке проставляются данные:

• Название организации.
• Наименование подразделения организации (например, отдел кадров).
• Индекс дела.
• Заголовок дела.
• Срок хранения.
• Номер тома.
• Количество листов в подшивке.
• Дата составления подшивки.

Опись

Каждый комплект документов снабжается описью. В ней содержится информация:

• Название документа.
• Дата подшивки.
• Срок хранения.
• Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
• Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
• Данные ответственного лица – составителя подшивки.

При нумерации опись не учитывается. Опись может быть подшита в общую папку, может быть вклеена в обложку или храниться отдельно. Но делопроизводители предпочитают ее все-таки прошивать: выше вероятность ее сохранности.

Нумерация листов

Нумерация проставляется арабскими цифрами (в редких случаях – римскими), по возрастанию. Обычно составление нумерации не вызывает сложностей, но необходимо учитывать ряд тонкостей:

Способы прошивки документов

Сшить документы можно несколькими способами:

• С помощью иглы и нитки. Подходит для документов небольшого объема. Сшивание производится в два прокола, на обороте концы нитки скрепляются. К нити крепится фрагмент бумаги с заверительной надписью и печатью.
• С помощью нитки и дырокола. Способ аналогичен предыдущему, но так можно за раз скрепить дело большего объема. Обложку при этом обычно не затрагивают.
• С помощью дрели или шуруповерта. Таким способом сшивают дела большого объема. В качестве нити может использоваться толстая веревка или шнур. Также такой способ применяют, если необходимо сшить дело вместе с обложкой.
• С помощью переплетного станка и автонумератора. Этот способ доступен только в типографиях.

Журналы учета трудовых книжек перед сшиванием необходимо опечатать с помощью пломбы.

Фото инструкция по прошивке документов нитками

Общая схема прошивки документов

Как прошить документы для архива

Документы необходимо сдавать в архив предприятия уже через год, после того как они завершены в делопроизводстве. После того, как они хранятся определенное время в организации, их необходимо передать в государственный, региональный или муниципальный архив. Сроки определены такие:

• 75 лет – для документов по персоналу, похозяйственных книг, записей нотариальных действий и ряда другие.
• 20 лет – для проектов капстроительства, технологической и конструкторской документации, патентов.
• 15 лет – для научной документации.
• 5 лет – для кинодокументов.
• 3 года – для видео- и фотодокументов.

Документы в архив сдают сотрудники службы документационного обеспечения управления. Если такого специфического подразделения в организации нет, то архивом ведает секретарь, специалист кадровой службы или заместитель руководителя, в редких случаях – бухгалтер.

Перед подготовкой документов в архив необходимо подыскать им подходящую обложку и внести в опись дополнительные сведения, такие как:

• Дата составления описи.
• Номер тома (если дело состоит из нескольких томов).
• Фамилию и должность составляющего опись.

Само оформление дела состоит из следующих стадий:

• Контроль группировки документов в деле.
• Подшивка.
• Нумерация листов.
• Крепление и составление заверительной надписи с печатью.
• Составление описи дела.

Видео: Как прошить документы для архива

Как прошить документы для налоговой

Прошивка документов для налоговой службы слегка отличается от прошивки документов для архива. Ее особенности таковы:

• Документы скрепляются в 3 прокола, расстояние между ними не менее 3 см.
• Дело можно сшить с помощью прошивочной иглы нитками, банковским шпагатом или капроновой нитью.
• Документы нужно опечатать, наклеив на узел бумагу 3х5 см. Концы нитей при этом должны оставаться свободными.
• На наклейке делается заверительная надпись с печатью.
• Бухгалтерские отчеты нужно сшить в 5 отверстий, узел обклеивается папиросной бумагой.

В июле 2013 года фискальная служба пояснила, что заявления и учредительные документы позволяется сдавать неподшитыми.

Видео: Как правильно прошить документы для налоговой

Заверительная надпись

Она делается после того, как все документы подшиты и пронумерованы. Представляет собой фрагмент бумаги 5х6 сантиметров. Надпись приклеивается на обороте последнего листа так, чтобы зафиксировать узел нити, которой скреплено дело.

В ней указывается:

• Количество листов в деле (цифрами и прописью).
• Особенности вложенных документов (например, если какие-то из них порваны).
• Фамилия, должность и подпись составителя подшивки.

На надпись ставится печать предприятия так, что ее оттиск находился и на наклейке (то есть на самой надписи), и на листе.

Как исправлять ошибки

Основное требование к подшитым документам – неприкосновенность. Если где-то допущена неточность – например, забыли приложить документ, то необходимо либо подшивать его в виде отдельного тома, либо разбирать все дело и перепрошивать по новой. В сброшюрованное дело не допускается никаких вложений и дополнений.

Если же ошибки возникли в нумерации, то допускается использование литерной нумерации. Это означает, что на пропущенный лист ставится та же цифра, но к ней добавляется буква, например: 15, 16, 16а, 16б, 17…

Если же нумерация нарушена более серьезно, то ее придется делать заново. Для этого необходимо аккуратно зачеркнуть неверно проставленные цифры и вписать новые.

Изменения нужно будет внести и в заверительную надпись: старые данные зачеркнуть, а рядом поставить новые.

В делопроизводстве заведено правило о том, что все документы, которые состоят более, чем из одного листа, подлежат сшиванию и заверению.

Несмотря на отсутствие утвержденного единого порядка данного процесса, зачастую на предприятиях, а также госорганах требуется сшивать все формируемые документы для архивов, подачи для рассмотрения в какие-либо инстанции (например, при регистрации юрлиц, ИП, для участия в тендерах) и т.п.

Поэтому любому делопроизводителю и человеку, сталкивающемуся в своей деятельности с большим количеством документации, важно знать, как правильно прошивать документы. Ведь это занятие довольно кропотливое и требует внимательности и аккуратности.

Для прошивания документов специалисту, который будет этим заниматься, понадобятся следующие предметы:

• иголка (шило, дырокол, дрель) – в зависимости от того, какой объем бумаг нужно сшить;
• нитки ЛШ-21 (либо банковский шпагат);
• обложка дела 229×324 мм (если нужно сформировать и прошить архивные дела);
• бумажная наклейка 4х8 см – лист-заверитель;
• ножницы;
• канцелярский клей.

Подготовительные работы

Во всех учреждениях прошиванием документов занимается специалист, которому такие полномочия были переданы на основании внутренних ведомственных актов, регламентирующих правила обращения с документами (приказ начальника, служебная инструкция).

Такой работник организации именуется делопроизводителем.

Как правило, если он получил специальное образование, он должен знать, как именно прошить те или иные документы.

Однако, зачастую, на данной должности может сидеть и человек, не вполне владеющий точными знаниями.

В этом случае он должен знать, что перед сшиванием документов необходимо следующее:

• Заранее подготовить все инструменты, которые пригодятся во время сшивания бумаг.
• Сложить все документы в соответствии с их датами и номерами, правильной стороной и в нужном порядке.
• Перед сшиванием следует убедиться, что на листах отсутствуют скрепки и скобы, а если таковые где-нибудь прикреплены, то необходимо их удалить. Подобные посторонние канцелярские принадлежности будут мешать в процессе сшивания, да и при последующем хранении документов они лишние.
• Затем пачку для сшивания нужно сложить ровно, чтобы каждый лист лежал одинаково со всеми остальными. Если за этим не проследить, то в результате скрепления пачка будет выглядеть неаккуратной, а края выбившихся листов замнутся. При слишком большом объеме сшиваемых листов для выравнивания применяется специальный инструмент.
• Подготовить нить длиной не менее 70 см.

Пошаговое руководство по прошивке

1. Еще раз следует проверить нумерацию и правильность сложенных в единую пачку документов.
2. Далее, вооружившись иглой, специальным шилом или другим инструментом для проделывания отверстий в бумаге (зависит от толщины пачки), необходимо сделать три сквозных отверстия по вертикали. Расстояние между ними не должно быть менее 3 см. по отношению к центру листа.
3. Взять заранее подготовленную нить, вдеть ее в иголку для сшивания документов.
4. Для удобства следует обозначит отверстия на документе сверху вниз, как: №1, №2 и №3. Специалист должен начать прошивание с продевания иглы в отверстие № 2, при этом конец нитки должен быть оставлен с тыльной стороны пачки бумаг. Во время всего процесса прошивания нужно следить за тем, чтобы эта часть нитки оставалась там.
5. Затем на лицевой стороне нужно пропустить иголку через отверстие № 1 и достать ее сзади.
6. С тыльной стороны продеть иголку опять в отверстие № 2. Теперь иголка опять оказывается с внешней стороны листа.
7. Далее следует продеть иголку с внешней стороны бумаги в отверстие № 3 и достать ее с тыльной стороны.
8. Взяв тот конец нитки, который остался изначально с тыльной стороны и тот, что появился из отверстия № 3, их необходимо сравнять, а лишнюю длину отрезать ножницами.
9. Концы двух нитей завязываются на узел 2 раза, как можно ближе к тыльной стороне документа. Чем крепче связан документ, тем удобнее его листать. К тому же, он не рассыплется на отдельные листы и будет долго храниться в скрепленном виде.
10. Завершающий этап прошивания – это наклеивание небольшого листа бумаги с сопроводительными надписями. Для этого нужно взять клей, лист бумаги размером 2*5 см., наклеить его на то самое место, где было завершено сшивание. Лист должен полностью закрывать узел и частично концы нити. А оставшиеся 1-2 см. нитей должны находиться вне наклейки.
11. На лист с сопроводительной надписью ставится печать организации, оттиск которой должен захватывать и его и часть тыльной стороны документа, который был скреплен наклейкой. Это позволит избежать возможности вскрытия сшитого документы и подмены листов.

Как правильно прошить документы нитками — фото

Если пачка документов не слишком толстая (до 5 листов), то отверстия в листах можно аккуратно проделывать и самой иголкой для прошивания. При этом важно сохранить документ в хорошем состоянии, без помятостей.

Сопроводительные надписи

Это текст, который пишется на листе бумаги, скрепляющем документ с тыльной стороны.

Как правило, в нем содержится:

• надпись «прошито, пронумеровано»;
• количество пронумерованных листов, цифрами и прописью;
• должность и Ф.И.О. ответственного лица;
• место для подписи и ее расшифровки.

Можно либо заранее напечатать расшифровку на компьютере, сформировать готовые наклейки и размножить их, либо написать весь текст сопроводительной надписи от руки. Ни то ни другое не будет являться ошибкой и документ от этого не утратит свою действительность.

Образец

Наиболее часто встречающиеся на практике бумаги, требующие сшивания – это документы, которые готовятся для подачи в налоговую для регистрации юрлиц, ИП, либо изменений в ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Для того, чтобы они были приняты и не было отказа в регистрации, описанным выше способом необходимо заверить следующие бумаги.

1. Устав (для организаций).
2. Официальная форма заявления.
3. Протоколы общего собрания.
4. Иные документы.

Некоторые документы сшивает и заверяет нотариус.

Прошитый журнал со штампом

Например, формы заявлений для налоговой инспекции. В этом случае нет необходимости самостоятельно сшивать бумаги, потому что всем процессом прошивания и заверки документов будет заниматься специалист нотариальной конторы.

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов. Прошивка - это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Ответственность

Некоторые документы имеют повышенную степень важности, поэтому требуют более пристального внимания к хранению и оформлению. Прошивка и нумерация документации - это совсем не прихоть, а защита от внесения незаконных изменений, путём вырывания/добавления страниц и прочих несанкционированных действий.

Нужно ли прошивать журналы в частной конторе? Ответ утвердительный. Совершенно не важно, какая форма собственности у организации, проверка может запросто явиться и к рядовому индивидуальному предпринимателю, ведь закон для всех один.

При приёме на работу секретаря или делопроизводителя лучше сразу уточнить, умеет ли кандидат прошивать книги и как делает это? Если с ответом на данный вопрос возникнут сложности, имейте в виду: надёжным партнёром этот соискатель не станет, ведь навык прошивки не менее важен, чем умение правильно писать письма либо быстро набирать на компьютере тексты «слепым десятипальцевым методом». И радует то, что знание это легко можно получить, однажды разобравшись с этим вопросом.

В некоторых структурах, например силовых, внутренняя проверяющая служба всегда проводит ревизию с особым пристрастием, и в первую очередь смотрит на то, оформлены ли журналы надлежащим образом, проверяют даже шнуровку конспектов личного состава!

Все кассовые журналы должны прошиваться в первую очередь, всё, что касается финансов, всегда в фокусе контрольных служб. Следует прошить и учёта приказов, и журналы для отметок о и прочего.

Некоторые журналы ведутся на предприятиях годами, в этих случаях бывает, что нить прошивки помогает книге просто не развалиться на составляющие части от старости.

Как прошить и пронумеровать журнал: пошаговая инструкция

На самом деле сложно прошивать только свой первый документ. Ведь ты не знаешь, с чего начать и как правильно прошить журнал, как к нему вообще подступиться. А вот работа с последующими документами будет обыкновенной рутинной манипуляцией и не больше.

Как прошить журнал? Образец можно посмотреть ниже на фото, наглядное пособие всегда работает лучше, чем написанные тысячи слов.

Нумерация

Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему. Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности.

Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, обычно ставятся в правом нижнем углу. Если при нумерации вручную была допущена ошибка, то можно исправить цифру ручкой и поставить рядом подпись должностного лица, например секретаря, который является ответственным за прошивку журналов на предприятии.

Современный рынок перенасыщен товарами, можно без труда купить уже сразу красиво пронумерованный журнал. Это, без сомнений, удобно, потому что прописывать цифры от одного до ста - не самое увлекательное занятие.

Нить для прошивки

Обыкновенная нитка, наподобие той, какой мы пришиваем пуговицы и пользуемся привычно в быту, для работы не подойдет. Если взять тонкий образец, то со временем нить может порваться, и тогда прошивать журнал придется заново, а это далеко не минутное дело.

Чаще всего у делопроизводителя в арсенале имеется которая настолько прочна, что голыми руками её порвать просто невозможно, она точно сохранит все листы вместе, даже если журнал нечаянно упадет.

Чем делать дырки?

В тонком журнале или тетради дырки можно проделать шилом, постепенно, шаг за шагом, страница за страницей проколоть все листы. А вот если дело иметь придётся с многостраничным экземпляром, то в помощь обычно берут дрель. Особенно увлекательно наблюдать за тем, как ловко умеет управляться с инструментом хрупкая девушка-бухгалтер. И всё-таки, прибегая к такой тяжелой артиллерии, лучше заручиться мужской поддержкой.

Для того чтобы ваш журнал выглядел опрятно, не прокалывайте обложку, даже если очень хочется. Дырки делать следует как можно ближе к корешку (переплету), тогда при открытии страниц ниток практически не будет видно, и они не займут полезную площадь граф.

Дырок обычно делается две, расстояние между ними составляет 6-10 сантиметров. Располагаются отверстия примерно посередине книги.

После того как дырки сделаны, нитка вставляется в большую иглу и протягивается сквозь отверстия. Оба хвостика нитки должны остаться сзади журнала (между последним листом и задней частью обложки).

Длина нити

Также необходимо сразу прикинуть, какой длины отрезать нить, оба ее «хвостика» должны будут остаться свободными примерно на 15 сантиметров, но лучше действовать с запасом, лишние миллиметры всегда можно обрезать. Концы нужны для того, чтобы сверху них можно было приклеить контрольный листок с количеством пронумерованных страниц.

Контрольный лист

Весь смысл прошивки журналов состоит в том, чтобы при помощи своеобразной самодельной «пломбы» навечно зафиксировать количество листов, которые должны присутствовать в данном документе при любых обстоятельствах.

Нам понадобится вырезанный кусочек листа, примерно 10*10 см, на нём необходимо написать вручную либо отпечатать на компьютере следующий текст: «В данном журнале пронумеровано и прошнуровано «….» страниц. Руководитель предприятия должен поставить на бумажном квадрате свою резолюцию, дополнительно ставится дата операции.

Нить связывается в узел, а концы остаются свободными, контрольный листок наклеивается при помощи ПВА, на сам узелок и часть нитей. После того как клей подсохнет, руководитель ставит на контрольный лист печать так, чтобы она вышла за его края и след присутствовал на самой обложке. Вот такая применяется элементарная схема для защиты от посягательства на целостность журналов.

1. Журналом может стать даже самая обыкновенная ученическая тетрадь.
2. Перелопатив информацию о том, как прошивать журнал, не всегда можно натолкнуться на следующий полезный совет. Следите за натяжением, прошивка должна быть выполнена достаточно свободно, в противном случае шнурок/нить будут врезаться в отверстия и рвать страницы, либо книгу невозможно будет открыть полностью. Туго сшитый журнал не позволяет вести записи в центре разворота.
3. А еще можно найти в интернете нужную форму установленного образца, распечатать, проколоть дыроколом, сшить, наклеить «контрольку».
4. Желательно крепить контрольный листок клеем-карандашом: ПВА долго сохнет, а влага часто размывает подпись и печать, поставленную руководителем в спешке.
5. Случаются ситуации, когда внести какие-нибудь изменения в журнал все же необходимо. Например, из-за досадной оплошности или безответственности должностного лица были внесены некорректные данные, либо вовсе регистрационная информация отсутствует, в этом случае порой приходится переписать журнал полностью.

Где купить журналы?

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

Инженеров по защите жизни и здоровья работников обычно интересует, как прошить журнал по охране труда, но особой премудрости здесь нет - все эти документы шнуруются по одному принципу. Кстати, журнал по охране труда - это один из тех, которые работодатель должен «холить и лелеять», ведь, случись что с сотрудником на производстве, первым делом контролирующие органы спросят про книгу, где эти самые сотрудники ознакомились под подпись с

Информация кадровику

А вот книга регистрации учёта трудовых книжек и вкладышей в них должна быть не просто прошита, а скреплена либо опломбирована. Стандартная схема, как прошивать журналдля внесения сведений о трудовых книжках, здесь не подойдёт.

Некоторые итоги

Повторим основные правила, озвученные выше:

• Перед работой внимательно изучить инструкцию о том, как прошивать журнал.
• Определиться с «колющим» инструментом.
• Не прокалывать обложку (только сами листы).
• Не делать отверстия далеко от обложки - журнал будет неудобно открывать.
• Нить должна быть прочной.
• Не просчитаться с длиной нити, дабы не переделывать всё заново.
• Журнал пронумеровать.
• Наклеить контрольный лист, где будет указано количество прошиваемых страниц, дата прошивки.
• Скрепить печатью.

Надеемся, что после прочтения статьи у вас не осталось вопросов по поводу того, как прошить журнал регистрации и тому подобные документы.

В каждой организации постепенно накапливаются материалы, которые по истечении срока, подлежат передаче в архивные фонды. Обычно, дело сдается архивариусу по прошествии года, после завершения делопроизводства.

С этой целью дело готовят по форме. В эту процедуру включается несколько обязательных моментов:

Дорогой читатель! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь в форму онлайн-консультанта справа или звоните по телефону.

• Проверяется, насколько правильно документы распределены по группе.
• Сшивают дело.
• Тщательно проверяют правильность нумерации листов.
• Делают сопроводительную надпись.
• Заполняют внутреннюю опись.
• При необходимости корректируют реквизиты, вынесенные на переплет.

Подшивкой документов должен заниматься человек, имеющий на это соответствующие полномочия.

Законодательство

На первый взгляд, процедура подшивки документов какой-либо сложности не представляет, но дело в том, что какой-то один общий для всех порядок подшивки отсутствует. Тем более интересно, что сотрудник налогового или архивного органа имеет право возвратить неверно, на его взгляд, подшитые бумаги, а ведь это обстоятельство только увеличивает сроки бумагооборота, хотя имеются утвержденные ГОСТы, регламентирующие данную процедуру.

1. Несмотря на то что какой-то один стандарт по подшивке и заверению документов отсутствует, существуют, например, “Методические рекомендации”, в которых разработана инструкция делопроизводства во властном федеральном исполнительном органе, регламентирующая определенные правила. Согласно их и следует заверять подшитые документы формата А4. Эти рекомендации прописаны в Приказе Российского архива под номером 76, подписанном 23 декабря 2009 года, и в ГОСТе Р 51141-98 (по архивному делу и делопроизводству).
2. При необходимости регистрации Общества с ограниченной ответственностью, оформлять документы следует руководствуясь соответствующими “Требованиями …” №110, утвержденными 26 февраля 2004 года для документации, используемой в случае госрегистрации юрлиц, а также физлиц, при регистрации индивидуальной предпринимательской деятельности и соответствующими “Методическими разъяснениями …” (ст.1, абз.3), растолковывающих в каком порядке заполняются формы документов, которые необходимо использовать при госрегистрации юрлица.
3. Конечно, когда вдруг закрадываются сомнения, что все делается правильно, наверняка есть смысл выяснить все тонкости процедуры в месте предстоящей сдачи документов. Где-то, в частности, требуется нумерация страниц и заверение каждого листа.

Как бы там ни было, общее правило следующее: если в документ входит два и больше листов, они должны быть прошиты.

Зачем документы подшиваются

В некоторых ситуациях неподшитые документы просто не принимаются.

Уметь сшить документы обязательно должны те, кто намерен:

• открыть свой бизнес;
• участвовать в проводимых мероприятиях по тендеру;
• сдавать материалы в судебные либо архивные органы;
• передавать на проверку бух.отчеты и т. п.;

Какие документы подшиваются

Чаще всего приходится заниматься подшивкой бухгалтерских, кассовых и некоторых других делопроизводительных бумаг, например:

• хоз.книг;
• налоговых и конструкторских документов;
• нотариальных дел;

Если какие-то важные документы нельзя передавать в оригинальном виде, подшиваются их заверенные копии.

Как правильно сшивать документы нитками

Для сшивания документа необходимо обзавестись:

• дыроколом;
• крепкой ниткой, лучше суровой;
• пергаментной или обычной бумажной наклейкой (можно калькой).

Процесс сшивания включает следующие этапы:

1. На заверяющей наклейке в тексте указывается количество нумерованных, скрепленных с помощью печати и подписи листов, наименование фирмы, должность уполномоченного лица, дата, его роспись и расшифровка.
2. Каждый лист аккуратно прикладывается друг к другу. Далее, дыроколом пробивается необходимое количество отверстий. Когда документ состоит из двух-трех листов, можно использовать шило или толстую иглу.
3. Если используется два отверстия, нитка продевается через них так, чтобы концы оказались сзади. Нитку надо продеть два раза для надежности.
4. Хвостики нити завязываются, оставляются длиной в 5–6 см, остальное срезается ножницами. Подготовленная наклейка должна прикрывать узел, но не прятать целиком. При сроке хранения свыше десятка лет, для наклейки применяется пергаментная бумага (калька).
5. Наклейка заранее подписывается, но иногда на нее ставят печать и подпись после высыхания клея.
6. Когда документ сшит, его заверяет на последнем листе с обратной стороны подписью уполномоченное лицо, отвечающее за сдачу подготовленного документа в налоговую или иную структуру. Иногда требуется расписаться на каждой странице.

Способы прошивания

Обычно существует три способа сшивания документа нитями: с использованием трех, четырех и пяти дырок.

1. В первом случае на листах с левого края трижды пробиваются отверстия на расстоянии друг от друга не больше, чем три сантиметра. Затем дело переворачивается и в среднюю дырочку пропускается нить, конец которой остается снаружи с обратной стороны документа. Далее, нитка пропускается через дырку сверху, оттуда - с другой стороны, через дырку снизу и вновь в среднюю. В результате два кончика нитки окажутся на оборотной стороне документа, где они завязываются узлом, на который наклеивается кусок пергаментной бумаги с печатью и подписью.
2. При четырех отверстиях (между ними примерно 1,5 см) дело переворачивается и нить просовывается в третью снизу дырку, далее ее пропускают через самую нижнюю дырку и ведут вверх змейкой: сквозь вторую нижнюю дырку проводят, снаружи дела, в третью снизу, дальше продевают в самую верхнюю и вновь пропускают в третью снизу дырку. С задней стороны дела образуются два конца, которые завязываются и заклеиваются пергаментом или калькой.
3. Допустимо прошивать документы и с использованием пяти дырок, сам механизм прошивки остается такой же.

Разные документы прошиваются различными способами:

• для бухгалтерских документов используется система из пяти дырок;
• для архивных и налоговых – из трех;
• у кассовых материалов зачастую скрепление осуществляется в левом верхнем углу;

Общими правилами, конечно, пользоваться можно, но следует помнить, что некоторые структуры добавляют в эту процедуру свои нюансы, которые обязательно следует учитывать.

Пошаговая инструкция оформления документов

1. Чтобы сохранность документов была лучше, сверху оформляется обложка, которая может быть обычной или специальной - для на длительный период.
2. В первом случае она состоит из тоненького картона или обычного листа , для длительного хранения берется твердый, довольно плотный картон. Документы, подлежащие хранению в государственных учреждениях, должны отдаваться с обложкой из бескислотного картона.
3. Если в сдаваемом деле использованы листы , четвертого формата (А4), применяют обложку габаритами – 22,9 на 32,4 сантиметра, то есть немного превышающую размеры листа.
4. Когда у подшитых в дело листов размеры нестандартные , то у обложки будет соответствующий размер, не имеющий припусков по сторонам.
5. Чтобы придать дополнительную прочность , к обложке впереди и сзади подшивают картонки в виде тонких полосок, сквозь которые проходит нитка.
6. Клеем можно пользоваться только канцелярским либо силикатным , другие виды (клейстер и тому подобное) недопустимы, так указано в существующих особых предписаниях.

Для того чтобы не было путаницы в листах, а также чтобы они не утерялись, необходимо документ пронумеровать. Это процедура является важнейшей при сшивании и отличается своими специфическими тонкостями и правилами:

1. До начала проставления цифр, следует освободить дело от всех чистых листов и вытащить бланк описи, так как нумеровать ее нет необходимости.
2. Далее, каждый вкладываемый лист отсортировывается по дате либо другому критерию (алфавиту и т. п.). Обычно исключение составляют тендеры, когда компания-организатор сама диктует порядок расположения документов.
3. Простым карандашом обычные листы пронумеровываются в верхних углах с правой стороны ; вшитые фото, карт-схемы, чертежи - наоборот, сверху в левых углах с обратной стороны.
4. У листов, имеющих большой формат, номер страницы указывается наверху с правой стороны. Если в карту входят несколько листов, которые склеены воедино, это будет считаться в документах за один и нумероваться одной цифрой. С обратной стороны карты в подобной ситуации делают надпись с указанием количества склеенных листов. Пример: “Лист 5, карта-склейка на восьми листах”.
5. Таким же образом нумеруются наклеенные фото, какие-нибудь вырезки либо схемы. Пример: “На лист № 8 приклеено 3 (три) вырезки, 2 (две) схемы и 4 (четыре) фотографии, смотри опись на обратной стороне”.
6. Когда такая вставка приклеена только одним уголком, она будет являться отдельным листом и нумеровать ее нужно отдельно.

Большие форматы прошиваются следующим образом:

• лист сворачивается так, чтобы формат его стал таким, как необходимо;
• далее, свернутый лист прикладывается к документам и становится видно, где должна пройти нитка;
• точно в этом месте делаются отверстия, через которые будет проходить нитка;

Если в деле имеется своя нумерация в каком-нибудь журнале или брошюре, она не меняется лишь тогда, когда совпадет с общей. Во всех других случаях должна производиться перенумерация и листы должны проходить по общему списку.

Если какие-либо материалы находятся в специальном конверте, они пронумеровываются индивидуально. Конверту (пакету) присваивается свой номер, что отмечается в описи. Все, что лежит в пакете, должно быть перечислено в отдельной описи вложения.

Когда в дело входит не одна часть или том, каждые из них нумеруется сами по себе.

В случае совершения описки при нумерации страниц, неверная цифра перечеркивается наискосок, а рядом ставится правильная и заверяется подписью.

Когда ошибки встречаются в очень большом количестве, следует перенумеровать полностью все листы, старая заверительная запись перечеркивается и составляется другая. В качестве исключения допустимо обозначать страницы с помощью букв: 4а, 4б и т. п.

Когда все листы пронумерованы, завершается все заверительной надписью, где указывается сколько всего листов подшито, каково состояние вшитых фотографий, карт, вырезок (возможно есть порванные, подпорченные), есть ли пропущенные листы и т. д. Затем проставляется подпись с расшифровкой фамилии и инициалов, подшивавшего дело лица. Запись заканчивалась указанием даты и формата листов.

Для контрольного сравнения подшитых страниц делается опись, которая не нумеруется и располагается в начале дела.

В ней указывается:

• фирма,
• название местонахождения;
• текущее число;
• должностное положение;
• фамилия, имя, отчество исполнителя;

Форма описи вложения бывает табличной, где обозначается:

• число, когда составлен вложенный документ;
• как он называется;
• на каких страницах дела располагается;
• в скольких листах;

В любом, подготовленном к сдаче документе, должно быть, присутствие обобщающей описи. Кроме этого, вложения, в виде конвертов, могут содержать отдельные описи.