Личный листок по учету кадров пример. Личный листок по учету кадров: образец заполнения

Этот вид документации относится к кадровой учетной политике организаций. Он содержит личную и биографическую информацию каждого из сотрудников по отдельности. Внешне лист учета сильно похож на анкету о приеме на работу. Только в отличие от последнего, составляется он после момента трудоустройства. Листки по учету кадров удобны в обращении и помогают сразу визуально сложить мнение о человеке.

Характеристика и предназначение личного листка по учету кадров

Листки кадрового учета являются базовыми документами. Они содержат информацию о каждом сотруднике предприятия в индивидуальном порядке. Общий вид этого документа очень похож на анкету.

Он включает:

• постоянные данные о работниках;
• переменная информация каждого из них.

Этот вид документации отражает основную информацию о человеке, которая должна быть в личном деле. Листок учета кадров содержит определенные данные. А также причину их изменений.

Оформляется такой лист, после официального трудоустройства работника на предприятие. Установленной формы у этого документа нет. Но практически все организации придерживаются определенной схемы их составления.

Предприятие или ИП, имеющие наемных работников, по закону обязаны вести личное дело на всех своих людей:

• руководителей;
• специалистов;
• научных работников;
• государственных служащих;
• других.

Личный лист по учету кадров используются как ведущий документ личного дела сотрудника. Он относится к первичной регистрации работников. Этот документ содержит личную информацию о человеке, и дает возможность составить общее впечатление о специалисте. Главным назначением листа учета кадров считается ведение первичного кадрового состава компании.

Это документ собирает основную информацию о специалисте. Он дает возможность работодателю:

• быстро ознакомиться с личными данными человека;
• сформировать общее представление о новом работнике;
• определить профессиональный уровень вновь принятого сотрудника.

То есть, лист кадрового учета помогает сразу определить: на сколько человек соответствует занимаемой должности. А также, с его помощью, можно определиться, существует ли возможность предоставить ему иную работу.

Кто и когда заполняет документ?

При начале деятельности на предприятии, руководитель может интересоваться, кто должен заниматься заполнением и ведением листков по учету кадров. Его оформляют:

• Принимаемый сотрудник, в момент трудоустройства. Он заполняется шариковой ручкой. Обычно организации используются уже напечатанные бланки. В них остается только внести свои данные.
• Специалист отдела кадров, основываясь на слова новоиспеченного сотрудника предприятия.

Заполняя лист учета кадров, следует учитывать, что напротив каждого пункта обязательно должна быть соответствующая информация. На все вопросы, должны стоять четкие ответы. Не допускаются ошибки и исправления в подобной документации. Практически все сведения, обозначенные в листке, подтверждаются документально. Они должны соответствовать личной информации, так как лист является одной из основных составляющих личного дела.

Процесс заполнения и нюансы оформления

Во многих негосударственных компаниях листок по учету кадров не обязательный документ. Но его можно отнести к категории востребованных бумаг. Он широко используется большими коммерческими структурами.

Такой лист не имеет утвержденной законом формы. Поэтому его структура и содержание в разных организациях могут отличаться друг от друга. Но есть пункты, которые используют абсолютно все предприятия:

• число, месяц и год рождения;
• адрес проживания;
• реквизиты паспорта;
• информация о семейном положении.

При заполнении листа учета пригодятся следующие документы:

• удостоверение личности;
• трудовая книжка;
• военный билет, если есть.

Кроме того, понадобятся корочки, свидетельствующие об уровне образования, наградах, изобретениях, ученых степенях и иных привилегиях.

Основная масса компаний обозначают здесь образование и опыт работы сотрудника. Лист всегда содержит фотографию владельца. Во всем остальном информация, содержащаяся в этом документе, может быть разной. Она зависит от требований организации.

Лист учета кадров всегда заполняется от руки в единственном экземпляре. Он остается у работодателя и сотрудникам не выдается.

Этот вид документации обязательно должен содержать подпись владельца листа, свидетельствующую о достоверности предоставленных данных. Каждый работодатель имеет право разработать свою форму листа учета кадров, которая будет удобна именно для него.

Примерная схема заполнения документа

Для удобства восприятия информации, ее лучше распределить следующим образом:

• Сверху листа наклеивается фотография сотрудника, размера 3 *4. Неважно справа или лева. Но правый верхний угол легче воспринимается человеком.
• Заполняется личная информация. К ней относится фамилия, имя, отчество, национальность, дата и место появления на свет.
• Обязательным считается обозначение места прописки и фактического места проживания. А также паспортные данные и номер телефона.
• Наличие военной обязанности.
• В отдельной графе проставляется семейное положение.
• Документ обязательно содержит информацию о родственниках. Если человек не желает ее заполнять, графа может остаться пустой.
• Ниже обычно выделяют две табличные формы. Они содержат сведения об образовании и местах труда.
• Наименования организаций следует обозначать, начиная с последнего места работы. Пункт о трудоустройстве в прошлом периоде имеет особое значение. Он заполняется на основании трудовой книжки.
• Если трудовой стаж прерывался, требуется подробно описать причины. К примеру, заболевание, учеба и тому подобное.
• Что касается образования, здесь следует указать высшее достигнутое место обучения. То есть, если человек после училища окончил институт, он должен поставить последнее учреждение в листе учета. Редко, но случается, что после института человек получает дополнительное образование в училище. И в этом случае, графа образования будет содержать наименование института.
• Информация в графе о дополнительных знаниях должна быть подтверждена документально. К примеру, курсы английского языка или что-то подобное.
• Завершающим этапом заполнения листа учета кадров обычно является пункт с обозначение различных наград. Если их нет, то графа останется пустой.

Ближе к концу листа обязательно ставится: дата заполнения и подпись лица, на которое заполнялся документ. Виза сотрудника свидетельствует о подтверждении достоверности предоставленных данных.

Достаточно часто у людей происходят жизненные изменения. К примеру, он женится, у него родился малыш либо получено высшее образование. Соответственно данные листа утрачивают свою актуальность. Тогда человеку требуется обратиться в отдел кадров для внесения изменений. Для этого в организациях используют специальное дополнение к листу учета. Оно содержит ту же форму, что и основной документ.

Сделать это нужно обязательно, так как это информация может оказаться важной не только для листа учета, но также для иной кадровой и бухгалтерской документации.

Место расположения и хранения документа

Правильно оформленный листок, со всеми документами специалиста складывается в отдельное дело. Там он хранится весь период его работы на предприятии. Когда он увольняется, полностью его личное дело передается архиву на хранение.

Конечно, этот вид документации не обязателен по закону. Человек вправе отказаться его заполнять. Но он должен понимать, что в таком случае, его, скорее всего, возьмут на карандаш.

Государственные организации имеют обязательство вести листок учета кадров, поэтому при отказе, его действия воспримут как отказ от труда.

Так как лист учета является частью кадровой документации, забрать его нельзя, даже после увольнения. Иногда, допускается написать заявление на имя руководителя с просьбой выдать его копию.

Личный листок по учету кадров не обязательный документ в негосударственных организациях. Он содержит сведения о принимаемом на место труда сотруднике. Информация в нем позволяет сложить общее представление о человека. Хранится лист учета в личном деле сотрудника до момента его увольнения. После чего, он передается в архив совместно с личным делом.

Вконтакте

Личный листок по учету кадров – документ, относящийся к кадровой учетной политике предприятия. В него включаются краткие сведения о личной и профессиональной биографии работника, военной службе, наградах, поездках и т.д. По структуре, содержанию и форме он относится к типу анкетных документов.

Кто заполняет личный листок по учету кадров

Заполнением занимается лично сотрудник, на которого он оформляется, непосредственно при трудоустройстве. Заполненный листок прикрепляется к его личному делу, где и хранится на протяжении всего периода работы. После увольнения данный документ совместно с другими кадровыми бумагами, утратившими свою актуальность, передается в архив организации.

ФАЙЛЫ Открыть эти файлы онлайн 2 файла

Зачем нужен документ

Листок, в котором собраны основные данные о сотруднике, позволяет работодателю в короткое время ознакомиться с ними и составить о «новобранце» собственное представление, или, иначе говоря, получить «профессиональный портрет» работника. Это в свою очередь дает возможность определить, насколько сотрудник будет соответствовать той или иной должности, а также принять решение о том, можно ли поручать этому специалисту какую-либо особо ответственную и важную работу.

Какие документы требуются для оформления листка

Почти все сведения, вносимые в листок, должны быть подтверждены документально. Как правило, сюда вносится информация из паспорта, аттестата, диплома или свидетельства об образовании, трудовой книжки, а также сведения, взятые из справок о наличии наград, изобретений, льгот и т.д.

Правила составления личного листка

На сегодняшний день личный листок по учету кадров не является строго обязательным документом для юридических лиц и индивидуальных предпринимателей–работодателей. Тем не менее, он относится к категории востребованных документов, и в основном используется при приеме на работу в крупные коммерческие структуры.

Что касается государственных учреждений, то для них наличие этого документа является строго обязательным.

Личный листок не имеет унифицированного общеприменимого образца, поэтому может иметь различную содержание и структуру. Однако есть разделы, которые всегда включаются в стандартную форму документа. В частности, это касается информации о личных данных работника:

• дате его рождения,
• адреса местожительства,
• серии и номера паспорта,
• сведений о семейном положении.

Также практически всегда в личном листке требуется указать образование и опыт работы. Все остальные параграфы могут изменяться в зависимости от потребностей и представления работодателя об этом документе.

Еще один важный аспект – при заполнении личного листка, сотрудник должен приложить к нему свою фотографию, которая потом в него вклеивается.

Личный листок по учету кадров оформляется строго в письменном виде от руки, в единственном экземпляре и заверяется подписью сотрудника, который таким образом свидетельствует о том, что внес в него правдивые данные о себе.

Что делать, если изменения, внесенные в личный листок, устарели

Такие ситуации отнюдь не редкость – в жизни каждого человека время от времени происходят перемены. Если какие-либо сведения, внесенные в документ, утратили свою актуальность, сотруднику необходимо обратиться к специалисту, занимающемуся ведением личных дел работников (обычно это кадровик) и передать ему новую информацию.

Пример заполнения личного листка по учёту кадров

Вначале на документ, справа или слева (это не имеет значения) вклеивается фотография сотрудника. Затем вписываются его личные данные: фамилия, имя, отчество (полностью), дата рождения, национальность (при желании можно не указывать) и место рождения. Потом сюда же вносится домашний адрес официальный и фактический (если они отличаются), телефон и сведения из паспорта (серия, номер, когда и кем выдан). Чуть ниже нужно указать свой семейный статус.

Во вторую часть документа вносится информация о ближайших родственниках.

Если из каких-либо соображений работник не желает заполнять эту часть листка, ее можно оставить пустой, а вот следующую строку о военной обязанности заполнить необходимо.

Далее стоят две таблицы об образовании и опыте работы. Если речь идет об образовании, сюда нужно вносить информацию о максимально достигнутом его уровне. То есть, если это школа, то указать сведения о ней, если есть среднее специальное или высшее образование, то школу указывать уже не нужно, достаточно привести информацию о последнем законченном образовательном учреждении.

Что касается предыдущего опыта, то сюда данные нужно вносить, начиная с последнего места работы и по убывающей.

Следующая часть относится к дополнительным знаниям, а также профессиональным достижениям. Сюда нужно вписывать только те сведения, которые имеют под собой документальные доказательства. Что касается пребывания за границей – этот раздел не является обязательным и может оставаться незаполненным.

В заключение следует перечислить награды, которые были получены ранее на ниве профессиональной деятельности. Если таковые отсутствуют, строку можно оставить пустой и перейти к завершающему этапу: указанию даты заполнения личного листка и подписи.

Можно ли отказаться от заполнения листка по учету кадров

Отказаться от заполнения этого документа сотрудник негосударственных предприятий и организаций имеет полное право и никто не может принудить его к этой процедуре. Но, принимая решение об отказе, следует помнить о том, что такие действия могут привести к нежелательным последствиям, например, работника с первого дня «возьмут на карандаш».

Если же речь идет об организации, которые обязаны использовать в учетной кадровой политике листки по учету кадров, то там отказ заполнить документ может быть приравнен к отказу приступать к должностным обязанностям.

Можно ли забрать личный листок после увольнения

Данный документ является частью кадровой документации предприятия, поэтому изъять его по собственному желанию, даже при увольнении, работник не вправе. Однако, если по каким-либо причинам это чрезвычайно важно, можно написать письменное заявление на имя руководителя фирмы и попросить предоставить копию документа.

Трудовое законодательство Российской Федерации строго регламентирует любые вопросы, связанные с документооборотом в кадровом производстве. Личные листки по учёту кадров не входят в число обязательных спутников компаний. Но они помогают оптимизировать работу персонала, сделать её более эффективной.

Личный листок по учёту кадров – документ, где отражается вся информация о сотруднике, как личного, так и биографического характера. Это те сведения, которые так же входят в личное дело.

Фактически, для заполнения листка сведения просто переписываются из одного места в другое.

О бланках и формах для личного листка

Чёткие требования к структуре данного документа в законодательстве РФ отсутствуют. Значит, компания имеет право на самостоятельную разработку формы, которая кажется наиболее подходящей для личного учёта. Главное – не нарушать права, которыми наделён сам сотрудник.

Работники в отделах кадров стараются применять на практике стандартные формы, внося лишь некоторые изменения со своей стороны.

Часто бывает так, что информация и вопросы в карточках повторяют то же, что указано в форме Т2.

Она может стать ориентиром для тех, кто сомневается, какие именно должны присутствовать данные.

Как быть с дополнениями?

Дополнения к личным листкам нужны, чтобы отразить изменения, которые произошли уже после заполнения первичного документа. По отношению к листкам такие дополнения имеют вторичный характер.

Вы столкнулись с проблемой ведения бухгалтерии? Прочтите статью и вы решите все свои вопросы.

Какая информация должна быть в дополнении? Не обойтись без ФИО сотрудника вместе с двумя разделами, представленными в форме таблицы.

Первый раздел в случае необходимости отражает перемещения по службе. Здесь надо написать, когда человек занял должность, когда освободил её. Во втором разделе указывают на сами изменения, касающиеся той или иной учётной информации.

Важное требование – наличие документального подтверждения для любых изменений, связанных с информацией в личном листке.

Дополнительные правила по заполнению

Образование, указанное в листке, может быть: высшим или средним специальным, профессионально-техническим, общим средним. А вот ссылок на базовое образование в инструкции по заполнению документа нет и не предусмотрено.

Что можно сделать при задержке заработной платы? Ответ найдете

Что касается полученной специальности после высшего учебного заведения, то её описывают так же, как она стоит в дипломе.

Главное – не перепутать специальность с присвоенной квалификацией.

Место расположения и хранения документа

К формированию личного листка сотрудника переходят сразу после того, как был заключен трудовой договор. И после издания приказа, подтверждающего назначение на должность.

Хранят документ только в личном деле на каждого из сотрудников. Перед ним находится внутренняя опись вместе с дополнением, если оно имеется и заполняется.

Какие ещё есть правила оформления?

Список научных трудов вместе с изобретениями можно составить на отдельном листке, если личного листка учёта не хватает для решения этого вопроса. И сделать соответствующую запись о том, что в одном из приложений содержится полный перечень.

Узнайте об ответственности бухгалтера с 2016 года в статье.

По трудовой деятельности указываются не только её периоды. Надо написать вообще всё, что связано с обучением, даже с прохождением Военной службы. Можно просто написать, какое время работник находился в той или иной должности, если они все занимались на одном и том же предприятии.

Документы отправляются в личное дело по мере того, как они появляются, официально выпускаются. Наличие внутренней описи становится обязательным требованием, ведь в личных листках содержится важная информация.

Можно использовать общее личное дело для хранения листков, если за год их накопилось не так много. Но такой вариант далеко не всегда признают удобным.

Сами личные дела хранятся на протяжении максимум 75 лет, хотя у самого листка подобные крайние сроки отсутствуют. И они никак не влияют на определение крайних дат для других документов, входящих в личное дело.

Обычно такие документы заполняются только в ручную, с использованием чернил. Но допускаются и ситуации, когда листок заполняется в электронной форме. Это удобное решение для оптимизации общего документооборота на предприятии.

Важно при приёме на работу присвоить табельный номер конкретному сотруднику. Тогда легче будет разобраться, какое дело и на кого заведено.

Личный листок обязательно заполняется на тех, кто занимает руководящие должности. Этот документ обязателен даже для тех, кто приходит на временную работу. Либо занимает должность, имеющую сезонный характер.

Регистрация подобных документов проводится всего один раз. Поступающие оформляются в день, когда они заполняются. Для создаваемых датой регистрации будет день утверждения или проставления подписи. Не требуется повторных регистраций, даже если документ переходит от одного подразделения к другому.

Статья расскажет вам все об алиментах и о том, как правильно их рассчитать от заработка работника.

В пределах каждой регистрационной группы документу присваивают тот или иной номер. Благодаря дублированию информации сразу в нескольких документах облегчается поиск необходимых сведений, сам процесс хранения.

Только благодаря грамотному учёту даже личные листки обладают юридической силой. Главное – учитывать организацию труда на том или ином конкретном предприятии.

Более подробно о личном листке вы узнаете в этом видео:

При трудоустройстве работника нередко просят заполнить анкету, которая содержит данные о соискателе: информацию об образовании, личные данные, данные о месте работы близких родственников и т.д.

Если работник принят в штат, ему предложат заполнить личный листок по учету кадров. По своей сути личный листок очень похож на анкету , которую заполняют соискатели. Если при прохождении собеседований работник уже заполнял анкету, личный листок по учету кадров (образец будет приведен далее) может не заполняться – в личное дело работника может быть включена анкета. Порядок ведения личных дел работодателем определяется в локальных нормативных актах. Нужно предусмотреть, какой именно из документов (листок по учету кадров, анкета, оба документа) войдет в состав личного дела работника – этот вопрос остается на усмотрение работодателя.

Личный листок по учету кадров (образец заполнения)

Поскольку личный листок не имеет утвержденной формы, работодатель разрабатывает его самостоятельно и включает в документ те пункты и разделы, которые считает нужным. Личный листок по учету кадров (скачать документ вы сможете в конце статьи) обязательно содержит личные данные работника (ФИО, адрес, семейное положение и др.), остальные разделы работодатель добавляет на свое усмотрение. Чтобы упростить себе задачу по составлению документа, можно скачать образец личного листка по учету кадров и на его примере разработать свой бланк.

Что из себя представляет листок по учету кадров? Документ содержит следующую информацию:

• ФИО работника;
• Дата, место рождения;
• Гражданство;
• Образование (название учебного заведения, факультет, специализация, номер диплома, год поступления и окончания);
• Информацию о владении иностранными языками, уровень владения;
• Бланк личного листка по учету кадров может включать информацию о научных трудах, полученных ученых степенях;
• Подробную информацию о трудовой деятельности (месяц и год поступления на каждую работу и увольнения с нее, наименование компании, занимаемая должность, местоположение);
• Листок по учету кадров (бланк документа мы приведем в конце статьи) может включать информацию об участии в выборных (законодательных/ представительных) органах (местонахождение выборного органа, название, в качестве кого избирался работник, даты избрания и выбытия);
• Информацию о наличии наград и званий;
• Отношение к воинской службе и звание, в случае если работник служил;
• Личный листок обычно включает в себя информацию о семейном положении работника и информацию о членах семьи (количество детей, их даты рождения, сведения о супруге и т.д.);
• Место жительства, контактные данные, данные документа, удостоверяющего личность (номер, кем и когда выдан и т.д.).

Образец заполнения личного листка по учету кадров мы приведем ниже. Работник должен указать дату заполнения, подписать документ. Дополнительно прилагается фотография работника (обычно стандартного размера 3х4 см), которая вклеивается в листок в специально отведенное место.

Как заполнять личный листок по учету кадров? Информация, предоставленная работником при заполнении, должна быть полной и достоверной. Работник может отказаться заполнять некоторые разделы документа и работодатель не может заставить его это сделать. Нельзя включать в личный листок пункты, касающиеся состояния здоровья, религиозных, политических убеждений человека и т.п. (ст. 86 ТК РФ).

Дополнение к личному листку по учету кадров

Позднее, когда личный листок уже заполнен, в учетных данных работника могут произойти изменения. Кадровику нужно составить дополнение к листку, включив его в личное дело работника.

Какие изменения может понадобиться внести в личный листок по учету кадров, какую информацию целесообразно указать в дополнении?

• Данные о работе после заполнения листка (должность, дата назначения и ухода, документ о переводе, увольнении и т.д.);
• Информация о награждениях работника, присвоении знаний (дата, когда сотрудник был награжден, название награды, основание записи);
• Сведения о повышении квалификации (дата, решение комиссии, основание записи);
• Информация об изменении иных учетных сведений (например, смена места жительства и т.д.);
• Информация о наложении и снятии взысканий с работника (дата наложения, кем взыскания было наложено, за что, вид взыскания, основание записи, дата снятия, основание снятия).

Заполнение личного листка по учету кадров (дополнения к нему) происходит на основании документов, которые подтверждают сведения, внесенные в листок – аттестаты, дипломы, справки, приказы и т.д. После внесения всех сведений проставляется дата заполнения документа, ФИО и подпись кадрового работника.

Персональный листок по учету кадров — неотъемлемая часть личного дела работника. Это «визитная карточка» которая содержит актуальную информацию: биографические и персональные данные сотрудника.

Отличительная черта от анкеты состоит в том, что анкету заполняет соискатель еще до приема на работу, а персональный бланк по учету кадров — после оформления на работу.

Для бюджетных организаций обязательность применения подтверждается различными локально-нормативными актами, в зависимости от сферы деятельности. Например, письмо N 03-51/64, от 20 декабря 2000 года «О Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях» указывает на то, что такая бумага обязательно должен быть у работников общеобразовательных учреждений.

Форма личного листка

Унифицированной формы законодательством не предусмотрено. Работодатель сам разрабатывает и утверждает персональный бланк.

Скачать бланк личного листка по учету кадров

Правила заполнения

Работник при оформлении на работу собственноручно заполняет бланк в единственном экземпляре. Сведения вносятся в строгом соответствии с персональными документами (паспортом, дипломом, трудовой книжки и т.п.). Исправления и сокращения в документе не допускаются.

Бумага содержит такие сведения, как:

1. Фото 4х6 см.
2. Фамилия Имя Отчество, пол работника.
3. Дата, место рождения.
4. Национальность.
5. Адрес проживания, контактный телефон.
6. Информация об образование, повышение квалификации, ученых степенях, наградах и т.п.
7. Данные о предыдущих местах работы (должность, период работы, наименование и адрес организации).
8. Пребывание за границей.
9. Сведение о составе семьи.

После оформления бланка, работник проставляет свою подпись и дату заполнения документа.

Скачать образец заполнения

Как вносить изменения

В случае изменения информации, работник представляет необходимые документы в отдел персонала. На их основании новые учетные данные вносятся вдополнение к личному листку по учету кадров. Поправки могут быть различного характера: изменение фамилии, в связи с регистрацией брака; смена паспорта, изменение места жительства, повышение квалификации, получение ученой степени и т.п.

Для того чтобы сотрудники не забывали своевременно сообщать в отдел персонала обо всех изменениях, необходимо добавить фразу: «Обязуюсь своевременно извещать обо всех изменениях данных, включенных в личный листок по учету кадров».

Где и сколько храниться

Хранится документ в персональном деле работника. Если дело сформировано до 1 января 2003 года, срок хранения — 75 лет. Если до 1 января 2003 года, срок хранения — 50 лет. Персональные дела руководителей хранятся постоянно.