Перечень реквизитов и их краткая характеристика. Оформление служебных документов в Банке России. Состав реквизитов документов 30 реквизитов по доу описание каждого кратко
Общие требования к оформлению документов.
Требования к оформлению документов , подготовленных в Банке России, устанавливаются в соответствии с требованиями государственных стандартов.
При оформлении документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую силу документа, способствующие оперативному исполнению и последующему использованию документов, возможность обработки документов с помощью средств вычислительной техники. Каждый вид документа должен иметь строго определенный набор реквизитов (составных частей) и стабильный порядок их расположения.
Служебные документы учреждений оформляются на бланках, установленного образца. Для документов установлено два формата бланков - А4 (210x297 мм) и А5 (148x210 мм) по ГОСТ 9327. Наименования учреждений системы Банка России, расположенных в субъектах Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, печатают на двух языках - русском и национальном..
На чистых листах (не на бланках) печатаются:
Документы, подготовленные совместно с другими организациями;
Документы, предназначенные для использования внутри аппарата учреждения.
2.2 Состав реквизитов документа.
Формуляром – образцом установлено 30 реквизитов, которые используются при подготовке и оформлении организационно- распорядительных документов. В их состав входят:
1 - Государственный герб Российской Федерации;
2 - Герб субъекта Российской Федерации;
3 - Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
4 - Код организации;
5 - Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)
юридического лица;
6 - Идентификационный номер налогоплательщика / код причины
постановки на учет (ИНН/КПП);
7 - Код формы документа;
8 - Наименование организации;
9 - Справочные данные об организации;
10 - Наименование вида документа;
11 - Дата документа;
12 - Регистрационный номер документа;
14 - Место составления или издания документа;
15 - Адресат;
16 - Гриф утверждения документа;
17 - Резолюция;
18 -Заголовок к тексту;
19 - Отметка о контроле;
20- Текст документа;
21 - Отметка о наличии приложения;
22- Подпись;
23- Гриф согласования документа;
24 - Визы согласования документа;
25- Оттиск печати;
26- Отметка о заверении копии;
27- Отметка об исполнителе;
28 - Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29- Отметка о поступлении документа в организацию;
30- Идентификатор электронной копии документа.
Реквизиты, используемые при оформлении ОРД, бывают постоянными и переменными.
К постоянным можно отнести такие реквизиты, которые постоянно присутствуют на документе в неизменном значении и которые, следовательно, можно заранее нанести на бланк организации. Это такие реквизиты, как Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации (если организация имеет право изображать герб на своем бланке), эмблема организации (если она есть у организации), наименование организации, справочные данные об организации, код организации, код формы документа (например, служебного письма), другие коды (ОГРН, ИНН/КПП).
К переменным можно отнести такие реквизиты, которые зависят от конкретных обстоятельств, например реквизит 11 «Дата документа» зависит от того, когда создается документ, реквизит 20 «Текст документа» - от того, о чем будет сказано в документе, т. е. от содержания вопроса, освещаемого в документе.
Таким образом, значение переменных реквизитов всегда будет разным, в зависимости от обстоятельств подготовки и вида документа, но неизменным все-таки остаются место их расположения на документе и правила их оформления.
Реквизиты можно разделить на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают юридическую силу документа, и они присутствуют всегда на любом виде ОРД.
К обязательным относятся следующие реквизиты: наименование организации, т.е. автора документа, дата, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст документа, подпись и др.
Дополнительные реквизиты бывают не на всех видах документов (например, эмблема, отметка о контроле). Дополнительные реквизиты могут характеризовать этапы обработки документа (например, 29 «Отметка о поступлении документа в организацию», 30 «Идентификатор электронной копии документа»), но отсутствие дополнительного реквизита на документе не может повлиять на юридическую силу документа.
Формуляр-образец предусматривает два варианта оформления реквизитов: угловой и продольный.
При угловом варианте заголовочная часть бланка документа располагается в левом верхнем углу листа формата А4 или А5.
При продольном варианте заголовочная часть бланка продлевается до границы правого поля.
Существует два способа оформления реквизитов: флаговый и центрированный.
При флаговом способе расположения реквизитов начало реквизита расположено всегда от левой границы зоны расположения реквизита.
При центрированном способе расположения реквизитов начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
Таким образом, формуляр-образец устанавливает основные принципиальные моменты, на основе которых выработаны единые правила оформления реквизитов, употребляемые при оформлении организационно-распорядительных документов.
Расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов регламентируется государственными стандартами.
ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает определённые требования к оформлению каждого из реквизитов организационно- распорядительных документов.
Государственный герб Российской Федерации. (реквизит 01)
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с действующими законодательными и нормативными актами Российской Федерации.
На основании Федерального Конституционного Закона Российской Федерации «О Государственном гербе Российской Федерации» от 25.12.2000 № 2-ФКЗ на бланках документов Государственный герб воспроизводится в одноцветном варианте с геральдическим щитом.
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02)
Реквизит помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства - Российская Федерация.
На бланках документов могут дополнительно воспроизводиться также утвержденные в установленном порядке изображения (гербы) территорий или населенных пунктов (требования к их оформлению не оговариваются ГОСТ Р 6.30-2003).
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) (реквизит 03)
Эмблема организации - это символическое графическое изображение. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, может включать в себя буквенное обозначение. Ряд федеральных ведомств имеет свои геральдические знаки - эмблемы.
Эмблему организации помещают на бланках организации в соответствии с уставом (положением об организации). Размеры эмблемы не ограничены, но ГОСТ Р 6.30-2003 зону расположения эмблемы обозначает как верхнее поле документа. Часто эмблему размещают на левом поле документа на уровне наименования организации, однако эмблемой не разрешено заменять наименование организации.
Эмблема не может воспроизводиться на бланке, если на нем уже воспроизведены Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. №3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров». Товарный знак - это обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Зона я правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.
Код организации (реквизит 04)
Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москве должна быть зарегистрирована в органах Государственной налоговой инспекции, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код но ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума -0509876 5. Каждая цифра в коде несет определенную информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определенной отрасли, к определенному уровню в данной отрасли, виду деятельности и т. д.
Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита 08 «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита 09 «Справочные данные об организации» (на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации - автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05)
В соответствии с Федеральным законом от 8 августа 200! г. № 129-ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц» налоговыми органами ведется Единый государственный реестр юридических лиц. ОГРН - это регистрационный номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице (для юридических лиц, зарегистрированных до 1 июля 2002 г.) Внесение записи в Единый государственный реестр юридических лиц подтверждается свидетельством, выдаваемым юридическому лицу. ОГРН представляет собой 13-значный цифровой код, который помещается в составе справочных данных об организации и только в бланках писем, так же как реквизиты 04 и 06 - «Код организации» по ОКПО и «Идентификационный номер налогоплателыцика / код причины постановки на учет» (ИНН/КПП).
Идентификационный номер налогоплателыцика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06)
Данный реквизит проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН) - это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика - юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. ИНН формируется как цифровой код, состав которого по количеству знаков может быть различным для перечисленных выше лиц, так, для организации - это 10-значный цифровой код, для физического лица- 12-значный цифровой код.
В связи с особенностями учета организаций, определенных положениями Налогового кодекса (ст. 83), в дополнение к ИНН вводится код причины постановки на учет (КПП), который состоит из девяти знаков.
ИНН / КПП проставляется также только на бланках писем в составе справочных данных об организации после кода по ОГРН.
Код формы документа (реквизит 07)
Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора. Так, код унифицированной формы служебного письма в ОКУД в разделе («Унифицированная система организационно-распорядительной документации» - 0200200. Данный код может быть заранее нанесен на ***бланк служебного письма. Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.
Наименование организации. (реквизит 08)
Реквизит 08 «Наименование организации», т.е. автора документа, является обязательным реквизитом и поэтому должен указываться на всех документах организации - внутренних, исходящих, составленных как на бланках документов, так и на чистом листе бумаги (в случае подготовки совместных документов с другими организациями).
Отсутствие этого реквизита может явиться основанием признания документа незаконным.
Например:
Над наименованием учреждения системы Банка России указывают полное наименование вышестоящей организации.
Наименование Центрального банка Российской Федерации указывается в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О Центральном банке Российской Федерации (Банке России)», а именно: Центральный банк Российской Федерации (полное наименование), Банк России (сокращенное наименование). Сокращенное наименование (в скобках) помещают на бланке ниже полного. Затем помещают наименование территориального учреждения, включающего слова «Главное управление по...» далее следуют (в дательном падеже) наименование региона, в котором действует территориальное учреждение либо слова «Национальный банк...» далее -наименование субъекта Российской Федерации, в котором действует данное учреждение.
Например: Центральный банк Российской Федерации
(Банк России)
Главное управление по Красноярскому краю или
Центральный банк Российской Федерации
(Банк России)
Главное управление по Красноярскому краю
Расчетно-кассовый центр г.Енисейска
На бланках структурных подразделений (для документов, выпускаемых за подписью их руководителей) наименование структурных подразделений указывается в соответствии с утвержденными положениями и располагается ниже наименования учреждения.
Документы за подписью руководства учреждения не должны оформляться на бланках структурных подразделений.
Справочные данные об организации (реквизит 09)
Данный реквизит включает в себя:
почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства РФ от 26 сентября 2000 г. № 725. Почтовый адрес указывается в следующей последовательности:
наименование улицы, номер дома, название города, области, края или автономного округа, название страны, почтовый адрес Российская Федерация переходит на международную систему написания адреса;
номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факса, телекса, номер счета в банке. Может быть указан адрес электронной почты и др.).
Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку.
Счет в банке указывается только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счете в банке занимает значительный объем и, как правило, не помещается в бланк с угловым вариантом.
Наименование вида документа (реквизит 10)
Реквизит употребляется только на бланках конкретного вида документа, его наименование регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД - приказ, устав, положение, инструкция и др.
В письме наименование вида документа не указывают.
В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации - автора документа. Наименование вида указывается на каждом документе (кроме письма) и должно соответствовать компетенции учреждения системы Банка России, структурного подразделения, содержанию документируемого действия.
Дата документа (реквизит II)
Дата документа, указываемая в бланке на месте реквизита ] 1, является датой подписания (например, служебного письма), датой заседания (в протоколе), датой события (в акте). Существуют также: дата утверждения (в реквизите 16 «Гриф утверждения документа»), даты согласования в реквизите 23 «Гриф согласования документа» и в реквизите 24 «Визы согласования документа».
Существует два способа оформления даты: цифровой и словесно-цифровой.
Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита II, под реквизитом 09 или 10 в зависимости от вида бланка. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляются двумя парами арабских цифр, разделенных точкой; год - четырьмя арабскими цифрами, например: 01.09.2000.
Разрешается оформление даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2000.09.01.
Всегда необходимо писать 0, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.
Словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 15 сентября 2000 г.
Дата документа, оформленного не на бланке и не подлежащего регистрации, проставляется ниже текста рядом с подписью.
Все отметки на документе, связанные с его прохождением и исполнением, датируются и подписываются.
Регистрационный номер документа. (реквизит I2)
На документе проставляется регистрационный номер, присвоенный организацией, создавшей документ.
Регистрационный номер документов учреждений Банка России присваивается в соответствии с требованиями внутренней Инструкции по делопроизводству .
В письмах, являющихся ответами на запросы, указываются номер и дата документов, на который дается ответ. Эти данные проставляются в установленном месте бланка или перед заголовком документа, оформленного не на бланке.
Место составления или издания документа (реквизит 14)
Реквизит употребляется только в общем бланке и бланке конкретнго вида документа. Место составления или издания документа указывают только в том случае, когда затруднено его определение по реквизиту 08 «Наименование организации».
Место составления или издания указывают в соответствии с принятым в стране административно-территориальным делением, употребляя при этом общепринятые сокращения: г. - город, пос. - поселок, дер. - деревня и т. д.
Реквизит указывается под датой и регистрационным номером документа.
Адресат (реквизит 15)
Данный реквизит чаще всего используется в служебных письмах, а также в указаниях и распоряжениях. Реквизит сложный, состоит из нескольких составных частей, отделяемых одна от другой 1,5-2,0 межстрочными интервалами. Внутри себя каждая составная часть печатается через один интервал. Первая строка реквизита печатается от 4-го положения табулятора в правом верхнем углу первого листа документа на уровне первой строки реквизита 08 «Наименование организации».
Максимальное число составных частей реквизита «Адресат » включает в себя:
наименование организации;
наименование структурного подразделения;
должность, инициалы и фамилию;
почтовый адрес.
Элементы почтового адреса на документах и конвертах указываются в последовательности, установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи», утвержденными постановлением Правительства РФ
наименование адресата (организация или фамилия, имя, отчество);
название улицы, № дома, № квартиры;
название области, края, республики;
страна (для международных писем);
почтовый индекс.
Например:
Комитет социальной защиты населения Москвы
Начальнику Управления
профессиональной реабилитации
В.А. Коняевой
ул. Новая Басманная, д. 10 Москва, 110252
При отправке служебного письма по факсу вместо почтового адреса может указываться номер факса.
При адресовании документа физическому лицу сначала указывают почтовый адрес, затем инициалы и фамилию получателя.
При направлении документа конкретному должностному лицу указывается наименование учреждения в именительном падеже, должность и фамилия - в дательном.
Например:
Центральный банк Российской Федерации Директору Административного департамента Инициалы Фамилия
При адресовании документа в несколько однородных организаций или несколько структурных подразделений одной организации их наименования следует указывать обобщенно.
Например:
Расчетно-кассовым центрам Главного управления Банка России по Смоленской области
Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «копия» перед обозначением второго, третьего и четвертого адресата не указывается.
При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, на документе указывается обобщенное наименование адресата или на каждом экземпляре проставляется только один адресат. В этом случае адресатам направляются копии подписанного и зарегистрированного документа.
В адрес органов власти и Банка России направляются только подлинные экземпляры писем.
Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам..
Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в высшие органы государственной власти и управления, подведомственным организациям (как постоянным корреспондентам); в этих случаях могут применяться конверты с заранее напечатанными адресами.
Гриф утверждения документа. (реквизит 16)
Утверждение документа - особый способ введения документа в действие.
Утверждению подлежат, как правило, акты, задания, отчеты, программы, расценки на производство работ, сметы, планы, балансы, должностные инструкции работников и др.
Утверждение документов, подготовленных учреждением системы Банка России, производится его руководителем, заместителями руководителя в соответствии с их компетенцией, а также решением, протоколом коллегиального органа посредством проставления грифа утверждения.
Гриф утверждения (если документ утверждается конкретным должностным лицом) состоит из следующих элементов: слово УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименование должности, подпись, инициалы и фамилия лица, утвердившего документ, дата утверждения.
Например:
УТВЕРЖДАЮ
Начальник Главного управления Банка России по Тульской области
(подпись) Инициалы Фамилия 12.09.2005
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения включает в себя:
слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера..
Например:
УТВЕРЖДЕН
Приказом Главного управления Банка России по Вологодской области от 21.10.2005 №ОДТ-49
УТВЕРЖДЕНО
Решением Общего собрания акционеров от 15.И.2005 №8
Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа.
При утверждении документа руководителями двух организаций, структурных подразделений грифы утверждения располагаются на одном уровне. Например:
УТВЕРЖДАЮ УТВЕРЖДАЮ
Наименование должности Наименование должности
руководителя организации руководителя организации
(подпись) Инициалы Фамилия (подпись) Инициалы Фамилия
12.10.2005 12.10.2005
В утвержденные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, утвердившего документ.
Резолюция (реквизит 17)
Резолюция наносится на документ рукописным способом должностным лицом или должностными лицами, в компетенцию которых входит рассмотрение данного документа и принятие решения об организации его исполнения.
Резолюция помещается всегда на первом листе документа на любом свободном месте, кроме полей. Если такого свободного места на первом листе нет или документ предварительно рассматривается уполномоченными лицами (помощниками руководителя, начальником секретариата, референтом), в обязанности которых входит подготовка проекта резолюции для руководителя, то резолюция может быть оформлена на отдельном листе формата А6, который подкалывается к документу.
Резолюция включает в себя:
фамилии исполнителей с их инициалами (кому?);
срок исполнения (когда?);
личную подпись должностного лица (без расшифровки Ф. И. О.);
дату резолюции (дату фактического рассмотрения документа).
Например:
Чадаевой А. П.
Петровой Е. Н.
Колобуховой М.В.
Прошу подготовить проект
документак 01.08.2003
личная подпись
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение документа является лицо, указанное первым. Первый исполнитель отвечает за организацию и качество исполнения, остальные привлекаются как соисполнители и выполняют порученные им виды работ. Ответственный исполнитель сводит весь материал, отвечает за оформление и согласование документа.
На документе бывает несколько резолюций в тех случаях, когда документ рассматривает руководитель организации и в своей резолюции указывает фамилии заместителя руководителя организации или руководителя структурного подразделения (или руководителей структурных подразделений), которые после рассмотрения документа определяют конкретного исполнителя.
Заголовок к тексту (реквизит 18)
Заголовок к тексту документа включает в себя краткое содержание документа и оформляется перед текстом документа, но под реквизитом 13 «Ссылка на регистрационный номер и дату документа» на бланках служебных писем или под реквизитом 14 «Место составления или издания документа» на всех остальных видах бланков.
Как правило, заголовок печатают от границы левого поля (нулевое положение табулятора) до границы зоны, отведенной для углового расположения реквизитов на бланках (73 мм), соблюдая один межстрочный интервал между строками реквизита.
Если заголовок превышает 5 строк текста через один межстрочный интервал в угловом варианте и его нельзя сократить, то разрешается продлевать его до границы правого поля, соблюдая тот же межстрочный интервал и не превышая 5 строк. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: приказ (о чем?) о ликвидации управления; карточка (чего?) учета движения основных средств.
Заголовок является обязательным элементом оформления документов. Заголовок не проставляется на телеграммах, извещениях, а также других документах, текст которых печатается на бланке формата А5. Заголовок также не проставляется на письмах, докладных записках, объяснительных записках, объем текста которых составляет не более одного абзаца.
Отметка о контроле . (реквизит 19)
Отметка о контроле проставляется на документе, исполнение которого подлежит контролю, и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль» с проставлением контрольного срока.
Текст документа. (реквизит 20)
Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, обеспечивать ее точное и однозначное восприятие, быть кратким. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.
Например: приказ Банка России от 03.10.2005 № ОД-371.
При составлении текста документа следует использовать прямой порядок слов, устойчивые, соответствующие нормам русского языка словосочетания.
Не допускается произвольное сокращение, кроме общепринятых, наименований учреждений и организаций, отдельных слов. В частности, не допускается использование сокращения «РФ», вместо «Российская Федерация» или «Россия», «ЦБ», «ЦБ РФ» или «Центробанк» вместо «Центральный банк Российской Федерации» или «Банк России».
Тексты документов пишутся только на русском языке при направлении их:
В федеральные органы государственной власти, органы государственной власти других субъектов Российской Федерации;
Предприятиям, организациям и объединениям, не находящимся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенным на территории других субъектов Российской Федерации.
Графы таблицы должны быть пронумерованы, если она занимает более одной страницы.
Отметка о наличии приложения к документу. (реквизит 21)
Если документ имеет ***приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется перед подписью по следующей форме: Приложение: на 14 л. в 2 экз.
Если приложения в тексте не названы, то необходимо перечислить их наименования, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 2 экз. 2. Смета расходов... на 5 л. в 3 экз.
Если к документу прилагается другой документ, имеющий приложения, то отметка о наличии приложения оформляется следующим образом:
Приложение: письмо Минюста России от 11.07.2000 № 2-14/Н и приложение к нему, всего на 12л.
Если приложение сброшюровано, количество листов не указывается. Например:
Приложение: в 2 экз.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом: Приложение: на 3 л. в 5 экз. в первый адрес.
В распорядительных документах (приказах, распоряжениях) сведения о наличии приложений указываются в тексте. Например: «Разработать график отпусков по форме, указанной в приложении 1».
На приложениях к распорядительным документам в правом верхнем углу первого листа делается отметка с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера. Например:
Приложение
к приказу Главного управления Банка России по Псковской области от 12.09.2000 №ОДТ-11
При наличии нескольких приложений к документу на них проставляются порядковые номера (без знака «№»): приложение 1, приложение 2 и т.д.
Приложения к письмам должны иметь все необходимые для документа реквизиты (наименование организации - автора документа, наименование вида документа, заголовок, дату, индекс, подпись автора документа и т.д.).
Приложения подписываются (визируются) ответственными исполнителями или руководителем структурного подразделения, подготовившего приложения. Допускается выражение «Приложение» печатать прописными буквами и центрировать относительно самой длинной строки.
3.1.20. Допускается центрировать по отношению к самой длинной строке реквизиты «Адресат», «Гриф утверждения», «Подпись документа».
Подпись (реквизит 22)
Подпись - обязательный реквизит каждого документа.
В состав реквизита «Подпись» входят:
наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке);
личная подпись;
расшифровка подписи (инициалы, фамилия, без кавычек и скобок).
При оформлении документа на бланке должностного лица Банка России должность этого лица в подписи не указывают.
***Руководителем учреждения или (при его отсутствии) лицом, временно исполняющим его обязанности, подписываются:
Распорядительные документы (приказы, распоряжения);
Документы, издаваемые в связи с постановлениями и распоряжениями органов государственной власти субъектов Российской Федерации;
Документы, направляемые в органы государственной власти субъектов Российской Федерации, руководству Банка России;
Другие документы, подписание которых руководителем учреждения системы Банка России вызывается служебной необходимостью.
При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, реквизит "подпись" должен содержать слова:
И. о. начальника управления -
зам. начальника подпись Инициалы Фамилия
Заместители руководителя учреждения подписывают распорядительные и другие документы в пределах делегированных руководителем учреждения полномочий (утвержденного распределения обязанностей).
Документы, направляемые вышестоящим организациям, другим учреждениям и организациям от имени учреждения подписываются руководителем или его заместителями.
Руководители структурных подразделений учреждения подписывают документы только от имени своих подразделений, в пределах их компетенции и предоставленных прав.
В состав реквизита «Подпись» документов, оформленных на бланке учреждения (независимо от количества листов документа), входит: сокращенное наименование должности лица, подписывающего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы, фамилия).
Например:
Заместитель начальника (подпись) Инициалы Фамилия
В документах, оформляемых не на бланках, в реквизит «Подпись документа» включается наименование структурного подразделения. Например: Начальник
(название структурного подразделения)
Национального банка
Республики Алтай (подпись) Инициалы Фамилия
В документах, создаваемых комиссиями или иными коллегиальными органами, в реквизите «Подпись документа» должны быть указаны обязанности должностных лиц в составе комиссии (коллегиального органа). Например:
Председатель комиссии (подпись) Инициалы Фамилия
Члены комиссии (подпись) Инициалы Фамилия
(подпись) Инициалы Фамилия
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа, отсутствует, то документ подписывает заместитель или лицо, исполняющее обязанности отсутствующего. При этом готовится новый первый экземпляр с указанием должности лица, подписывающего документ. На его визовом экземпляре делается отметка о наименовании должности и фамилии лица, фактически подписавшего документ. Недопустимо подписывать документ с предлогом «За» или проставлением косой черты перед наименованием должности.
В подписанные документы запрещается вносить какие-либо исправления и добавления без разрешения лица, подписавшего документ.
Гриф согласования документа. (реквизит 23)
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом, выражающим согласие другой организации или подразделения, коллегиального органа (не автора документа) с содержанием данного документа.
Гриф согласования включает следующие элементы: слово СОГЛАСОВАНО (без кавычек), наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку (инициалы и фамилию), дату. Гриф согласования располагается на лицевой стороне документа ниже реквизита «подпись» или на отдельном листе. В этом случае на документе делается отметка: «Лист согласования прилагается».
Например:
СОГЛАСОВАНО
Первый заместитель начальника
Главного управления Банка России
по Вологодской области
(подпись) Инициалы Фамилия
Визы согласования документа. (реквизит 24)
Визирование документа (внутреннее согласование проекта документа) необходимо для оценки целесообразности создания документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству.
Виза содержит:
Наименование должности визирующего:
личную подпись,
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату визирования.
Например:
Начальник (наименование подразделения)
Личная подпись Расшифровка подписи. Инициалы Фамилия
Должностные лица не имеют права отказываться от визирования, выражая таким образом несогласие с проектом документа. При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела
Личная подпись Инициалы Фамилия 22.05.2000
Замечания излагаются, как правило, на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.
Документы визируются исполнителем, должностными лицами, ответственными за их подготовку, должностными лицами структурных подразделений, вопросы деятельности которых затронуты в документе.
На визирование документы представляют исполнители (должностные лица структурных подразделений).
На документе, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии (2-го экземпляра документа).
При необходимости допускается полистное визирование документа и приложения к нему.
После визирования проекта внесение изменений в его текст запрещается. Новая редакция проекта документа согласовывается вновь.
Лица, завизировавшие документ, несут ответственность за текст каждый в пределах
Исполнитель, подготовивший проект документа, несет ответственность за соблюдение установленного порядка его согласования (визирования).
Оттиск печати (реквизит 25)
Оттиск печати проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных видах документов, например, на документах, связанных с получением денег и материальных ценностей: гарантийном письме, доверенности, банковском чеке или поручении; на документах, удостоверяющих личность, трудовой стаж и квалификацию: в паспорте, удостоверении личности, трудовой книжке, дипломе, свидетельстве, аттестационном листе и др.
Перечень таких документов, на которых необходимо проставление печати, оговаривается специальными нормативными актами, а порядок использования печатей в организации оговаривается в инструкции по делопроизводству, регламентах, распорядительных документах.
Печати бывают двух видов:
гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях);
простая печать.
Гербовая печать имеет в центре изображение Государственного герба Российской Федерации или субъекта Российской Федерации.
***Порядок воспроизведения на печатях Государственного герба Российской Федерации регламентируется Положением о Государственном гербе Российской Федерации (утверждено Указом Президента Российской Федерации от 30 ноября ] 993 г, № 2050) и постановлением Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
***Требования к общему виду печати регламентированы. Так, например, требования к печати акционерных обществ описаны в и. 6 ст. 2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное наименование на русском языке и указание на место его нахождения. В печати может быть указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации».
Простые печати не имеют изображения герба, вместо него воспроизводится название организации или структурной организации (управление делами, канцелярия и др.).
Иногда в простой печати указывают то, для чего предназначена печать (например, «для телеграмм»).
Простые печати бывают различной формы: круглой, квадратной, прямоугольной, треугольной.
Организация может иметь несколько простых печатей, использовать их для удостоверения подписей на пропусках, на справках, для изготовления больших тиражей копий официальных документов, при опечатывании пакетов, бандеролей и др.
Печать должна быть хорошо читаема и на организационно-распорядительных документах должна захватывать часть наименования должности лица, подписывающего документ. Печать не ставится на личную подпись. В отдельных видах документов, не входящих в УСОРД, печать ставится в строго определенном месте, например в платежном поручении.
Отметка о заверении копии (реквизит 26)
Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы.
Учреждение системы Банка России выдает и заверяет копии только тех документов, которые находились в делопроизводстве данного учреждения.
При заверении второго (визового) экземпляра исходящего документа, оставляемого в деле, вносятся все исправления, сделанные на подлиннике документа при его подписании, проставляются дата и регистрационный номер.
Второй (визовой) экземпляр заверяют проставлением ниже реквизита «подпись» заверительной надписи «Верно», наименования должности сотрудника, заверившего соответствие копии подлиннику, подписи, ее расшифровки и даты заверения. Например:
Выписки из приказов и протоколов заверяются аналогичным образом.
При направлении копии документа в другие организации или выдаче ее на руки представителю другой организации или частному лицу заверительная надпись на копии скрепляется печатью службы ДОУ или структурного подразделения, осуществляющего хранение документа.
Запрещается направлять (выдавать на руки) в другие организации или частным лицам копии документов с воспроизведением автографов виз, замечаний и пометок лиц, визировавших документ.
Отметка об исполнителе (реквизит 27)
Если возникает необходимость уточнения затронутых в документе вопросов, не принято обращаться к тому, кто подписал документ, т. е. к руководителю. Иногда это просто затруднительно осуществлять, поэтому обращаются к тому, кто работал над проектом документа, - к исполнителю. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или обратной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют фамилию (или фамилию, имя, отчество) и номер его телефона, например:
Чадаева 400 00 74
Чадаева Алла Петровна 400 00 74
ГОСТ Р 6.30-2003 включает в состав этого реквизита только указанную информацию, но в организациях может добавляться информация о количестве экземпляров и их распределении, если документ требует особого учета, например:
Савина Наталья Евгеньевна 406 50 28
экз. 1 - в адресат
экз. 2-вдело 03-15
экз. 3 - в Управление персоналом.
Для распорядительных документов эта информация вносится в САДД ТУ без отметки на подлиннике документа.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело свидетельствует о том., что работа над документом завершена.
Документ считается исполненным, если изложенный в нем вопрос разрешен полностью и переписка по нему закончена.
Документы, поставленные на контроль, считаются исполненными после предоставления лицу, осуществляющему контроль, сведений о результатах исполнения по установленной в учреждении форме (в том числе с использованием САДД ТУ).
Для входящих и внутренних документов отметка об исполнении и направлении в дело ставится на нижнем поле первого листа документа и должна состоять из следующих данных: слов «В дело», номера дела, в котором должен храниться документ, даты направления документа в дело, подписи лица, направившего документ в дело. Информация о номере дела вносится в САДД ТУ.
Отметку о направлении в дело исполненных документов, подлежащих возврату в службу ДОУ, ставит руководитель службы ДОУ либо его заместитель.
Решение о направлении в дело исполненных документов, не имеющих резолюции руководителя учреждения или его заместителей, принимает руководитель структурного подразделения, давший поручение по исполнению документов.
Документы, не имеющие отметок об исполнении, считаются неисполненными и в дело не подшиваются.
Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29)
При поступлении документа в организацию важно знать дату, а иногда время поступления
Данный реквизит содержит следующие данные:
порядковый номер и дату поступления (а при необходимости - часы и минуты). Данный реквизит проставляется автоматически или вручную. Иногда в этот реквизит включают сокращенное название организации или структурного подразделения, если в организации осуществляется децентрализованная регистрация. Данный реквизит помешается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16x30 мм, например:
Если документ получен по факсу или компьютерной почтой, дата и время его поступления фиксируются автоматически.
Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30)
Если документ создан на компьютере или введен в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Требования, установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечение юридической силы этих документов. Но, как уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ определенного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенный в определенной последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организации в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определенные виды организационно-распорядительных документов.
Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определенного вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.
Дата публикования: 2014-10-29 ; Прочитано: 1570 | Нарушение авторского права страницы | Заказать написание работы
сайт - Студопедия.Орг - 2014-2020 год. Студопедия не является автором материалов, которые размещены. Но предоставляет возможность бесплатного использования (0.052 с) ...Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30).
Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:
- - имя файла;
- - код оператора;
- - другие поисковые данные.
Например:
DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC
158 20 12 2000
DEPARTAMENT – каталог;
PRIKAZ – подкаталог;
IVANOV.DOC – имя файла.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.
Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.
Министерство образования
Московской области
МОСКОВСКИЙ ОБЛОСТНОЙ
ПРОМЫШЛЕННО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ
КОЛЛЕДЖ
КУРСОВАЯ РАБОТА
По дисциплине «Делопроизводства»
Тема «Правила оформления реквизитов документа по ГОСТУ Р 6.30-2003»
Выполнила
группы Р-1
Конова Елена
Руководитель Горюнова А.О
1. Введение.............................................................................................. 3
2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления... 5
2.1. Правила оформления реквизитов заголовочной части............... 8
2.2. Правила оформления реквизитов основной части...................... 26
2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части.............. 29
3. Заключение.......................................................................................... 41
4. Список используемой литературы..................................................... 43
5.Приложение......................................................................................... 44
1. Введение
С 1 июля 2003 года введён ГОСТ Р 6.30-2003 – «Унифицированные системы документации Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Выход стандарта имеет большое значение, прежде всего для унификации оформления документов, что должно облегчить автоматизированный обмен информацией и документацией. Применение стандарта не только повысит общую культуру оформления документов, но и обеспечит их юридическую силу, так как стандарт называет обязательные реквизиты и определяет порядок их написания.
В новом стандарте унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) является системой документации, применяемой в любой организации, учреждении, предприятии.
Применение УСОРД регламентируется ГОСТ Р 6.30 – 20031 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
ГОСТ распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные УСОРД (далее – документы), - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности:
Федеральных органов государственной власти субъекта Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;
предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы вида деятельности.
Настоящий стандарт устанавливает:
состав реквизитов;
требования к оформлению реквизитов;
требования к изготовлению, учету, использованию и хранению бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации, гербов субъектов Российской Федерации.
В приложениях к указанному ГОСТу приведены схемы расположения реквизитов организационно-распорядительного документа, т.е. формуляр-образец ОРД с разными вариантами расположения реквизитов, образцы бланков документов.
2. Реквизиты управленческих документов и правила их оформления
Государственный стандарт Р6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает состав реквизитов документов, требования к оформлению управленческих документов, которыми фиксируются решения административных и организационных вопросов, вопросов управления органов государственной власти, предприятий, организаций, их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.
При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:
01 – Государственный герб Российской Федерации;
02 – герб субъекта Российской Федерации;
03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
04 – код организации;
05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
06 – идентификационный номер налогоплательщика/код причина постановки на учет (ИНН/КПП);
07 – код формы документа;
08 – наименование организации;
09 – справочные данные об организации;
10 – наименование вида документа;
11 – дата документа;
12 – регистрационный номер документа;
14 – место составления или издания документа;
15 – адресат;
16 – гриф утверждения документа;
17 – резолюция;
18 – заголовок к тексту;
19 – отметка о контроле;
20 – текс документа;
21 – отметка о наличии приложения;
22 – подпись;
23 – гриф согласования документа;
24 – визы согласования документа;
25 – оттиск печати;
26 – отметка о заверении копии;
27 – отметка об исполнителе;
28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
29 – отметка о поступлении документа в организацию;
30 – идентификатор электронной копии документа.
Некоторые виды документов разрешается оформлять рукописным способом (заявления, объяснительные записки и др.), но обычно служебные документы изготавливают с помощью различных печатных устройств.
Оформляя документы, на бланках или на листах бумаги устанавливают следующие размеры полей (не менее):
– левое и верхнее – 20 мм;
– правое и нижнее – 10 мм.
При расположении реквизитов документа используют восемь положений табулятора , восемь контрольных точек, после которых начинают оформлять реквизиты документа. Счет при этом ведётся от границы левого поля листа.
. ..... .......... ....... ....... ....... ....... .......
5уд 16уд 24уд 32уд 40 уд 48уд 56уд
0-е положение табулятора (граница левого поля)
– наименование организации;
– справочные данные об организации;
– наименование вида документа;
– место составления или издания документа;
– заголовок к тексту;
– текст (кроме начала абзацев);
– отметка о наличии приложения;
– наименование должности в реквизите «подпись»;
– гриф согласования (кроме расшифровки подписи);
– отметка о заверении копии (кроме расшифровки подписи);
– отметка об исполнителе;
– второй гриф утверждения (кроме расшифровки подписи).
1-е положение табулятора (5 ударов от границы левого поля)
– начало абзацев в тексте (в том числе и нумерованных).
2-е положение табулятора (16 ударов от границы левого поля)
– регистрационный номер документа;
3-е положение табулятора (24 удара от границы левого поля)
– используют при составлении таблиц.
4-е положение табулятора (32 удара от границы левого поля)
– адресат (каждый элемент реквизита печатают на отдельной строке).
5-е положение табулятора (40 ударов от границы левого поля)
– гриф утверждения (кроме расшифровки подписи);
– гриф ограничения доступа к документу;
– второй гриф согласования (кроме расшифровки подписи).
6-е положение табулятора (48 ударов от границы левого поля)
– расшифровка подписи в реквизите «подпись»;
– расшифровка подписи в грифе утверждения;
– расшифровка подписи во втором грифе согласования.
7-е положение табулятора (56 ударов от границы левого поля)
– нумерационные заголовки в таблице;
– слово «копия» при снятии копий с документов;
– код организаций;
– код формы документа.
2.1. Правила оформления реквизитов с заголовочной части
При подготовке документов необходимо учитывать требования, предъявляемые стандартам к составу и оформлению каждого реквизита документа.
Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01).
Этот реквизит изображается на верхнем поле документа, отступая от края листа 3мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03:
при угловом варианте расположения реквизитов в центре зоны, равной 15ммХ73мм;
при продольном расположении реквизитов – в центре зоны, равной 15ммХ165мм.
Воспроизводимое изображение Государственного герба Российской Федерации должно в точности соответствовать изображению, установленному действующим законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации.
К таким организациям и учреждениям относятся: Федеральное Собрание, Правительство Российской Федерации, Конституционный суд Российской Федерации, Высший Арбитражный суд Российской Федерации, центральные органы федеральной исполнительной власти, федеральных судов, Прокуратуры Российской Федерации, Центральный Банк Российской Федерации, Уполномоченный по правам человека, Счетная палата, Межведомственная комиссия по защите государственной тайны, а также дипломатические представительства, консульские учреждения и иные официальные представительства Российской Федерации за границей, органы государственной власти.
Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, №52, часть I, ст.5021).
Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02).
Герб изображается на бланках учреждений и организаций только в случаях, предусмотренных законодательством. Государственный герб Российской Федерации помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определённых Указом Президента Российской Федерации и в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации. Герб субъектов Российской Федерации помещается на бланках государственных организаций в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. Это бланки министерств и ведомств, а также учреждений, входящих в их силу, независимо от местоположения. Воспроизводимое изображение должно строго соответствовать изображению, установленному действующим законодательством.
Изображение герба при продольном расположении реквизитов будет находиться в центре верхнего поля, а при угловом расположении реквизитов – в левой части верхнего поля над серединой строки с наименованием организации-автора. Бланки с изображением государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфические продукцией, подлежащей учёту.
Порядку изготовления, учёта, использования и хранения бланков с воспроизведением государственного герба Российской Федерации и гербов субъекта Российской Федерации посвящён специальный пятый раздел стандарта.
Заказывая бланки с изображением герба Российской Федерации, надо помнить, что Правительством Российской Федерации издано Постановление «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации», в котором установлено, что «изготовление … бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации осуществляют только полиграфические … предприятия, имеющие выданные Комитетом Российской Федерации по печати лицензии на существующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне».
Эмблема организации или товарный знак (реквизит 03).
В бланке, особенно коммерческих организаций, помещается эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) в соответствии с уставом (Положением об организации). Это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятия или фирмы. Чаще всего в качестве эмблемы используется зарегистрированный товарный знак (торговая марка фирмы). Может состоять из графически оформленных начальных букв названия фирмы, либо из рисунка, отражающего главное направление её деятельности. Размеры эмблемы не ограничены.
Эмблема не может помещаться на бланке, если на нем уже воспроизведен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.
Эмблема облегчает поиск документа, позволяет сразу определить, от кого получен документ (если это постоянный корреспондент), улучшает эстетический вид бланка. Однако эмблемой нельзя заменить наименование организации. У нас в стороне эмблема располагается на верхнем поле бланка над серединой наименования организации-автора, или на левом поле бланка на уровне названия организации.
Товарный знак, знак обслуживания изображаются на бланке с соблюдением требований Закона Российской Федерации. Товарный знак – это обозначение, способное отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц.
Товарный знак может быть зарегистрирован на имя юридического лица, а также физического лица, осуществляющего предпринимательскую деятельность. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объёмные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветном сочетании. Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и др. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если на это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца. Зона и правила расположения товарного знака на бланках те же, что и у эмблемы.
Код организации (реквизит 04).
Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организации (ОКПО). Код по ОКПО имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографическим способом.
Каждая организация (юридическое лицо) должна быть зарегистрирована, иметь свой код по Общероссийскому классификатору организаций и предприятий (ОКПО). Так, например, любая организация (юридическое лицо) в г. Москва должна быть зарегистрирована в Московской регистрационной палате, иметь свидетельство о том, что она внесена в реестр, после чего Московский городской комитет по статистике присваивает организации код по ОКПО. Код представляет собой восьмизначное число, последняя цифра которого печатается через пробел, например код Московского политехникума – 0509876 5. каждая цифра в коде несёт определённую информационную нагрузку, указывает на принадлежность организации к определённой отрасли, к определённому уровню в данной отрасли, виду деятельности и т.д.
Код организации, так же, как код формы документа, помещается на бланках документов после реквизита «Наименование организации» (на общих бланках) или после реквизита «Справочные данные об организации» на бланках служебных писем). Код организации является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа. Код необходим также при внедрении компьютерных технологий обработки информации.
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05).
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (реквизит 06).
Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Код формы документа (реквизит 07).
Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). Он должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в определенном разделе классификатора.
Код по ОКУД используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в общероссийский классификатор управленческой документации, например:
· 0222152 – штатное расписание;
· 0276030 – график отпусков;
· 0221052 – должностная инструкция.
Код по ОКУД проставляется справа от кода организации. На общем бланке код формы документа впечатывается при составлении конкретного вида документа.
Наименование организации (реквизит 08).
В документе мы находим, прежде всего, автора документа, т.е. название организации или структурного подразделения, подготовившего документ. Автором документа может выступить и должностное лицо, имеющее должностной бланк. Бланки структурных подразделений или должностного лица проектируются только в том случае, если руководитель подразделения или должностное лицо имеют право подписи. Чаще всего в бланке указывается только наименование организации-автора, но, кроме того, над ним более мелкими буквами может указываться ещё и вышестоящая инстанция (наименование министерства или ведомства, в коммерческих организациях – наименование консорциума или промышленно-финансовой группы), в систему которой входит данная организация.
Вышестоящая инстанция указывается лишь в бланках тех предприятий или организаций, которые имеют прямое или административное подчинение.
Например:
Министерство общего
и профессионального
образования
Российский государственный
Гуманитарный университет
Наименование организации-автора (предприятия, фирмы, комиссии и т.п.), должно всегда соответствовать установленными требованиям законодательства, нормативных и учредительных документов, т.е. даваться с указанием организационно-правовой формы в соответствии с наименованием, установленным правовыми актами (уставом, положением, учредительным договором).
Сокращенное наименование приводится только в том случае, если оно закреплено в учредительном документе. Помещаются сокращенное наименование организации ниже полного.
Если в учредительном документе название организации было повторено на иностранном языке, оно воспроизводится на бланке под наименованием на русском языке.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа и располагают ниже наименования организации».
Субъекты Российской Федерации, имеющие в качестве государственного наряду с русским национальный язык, печатают название своей организации (а также адрес или место составления документа в общем бланке) на двух языках – национальном и русском на одном уровне продольного бланка.
Название структурной части чаще всего указывают на внутренних документах, при изготовлении которых реквизиты бланка оформляются машинописным способом. Например, в протоколах, докладных или объяснительных записках.
Справочные данные об организации (реквизит 09).
Чем полнее заполнен этот реквизит, тем меньше вопросов возникнет у адресата при общении с данной организацией.
Почтовый и телеграфный адрес указывается в соответствии с требованиями, изложенными в Почтовых правилах Министерства связи.
Данный реквизит включает в себя:
Почтовый адрес, элементы которого указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утверждёнными Постановлением Правительства РФ. По международным правилам почтовый адрес указывается в следующей последовательности: сначала номер дома, наименование улицы, затем название города, штата или округа, почтовый индекс и название страны. Российская Федерация также переходит на международную систему написания адреса;
Номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера телефонов, телексов, факсов, адрес электронной почты и www – страницы (если они есть), номера счетов в банке).
Данный реквизит указывается только на бланках служебного письма, так как письмо предполагает переписку и в бланке для письма помещается адрес организации-автора.
Счета в банке указываются только в том случае, если применяется бланк с продольным вариантом расположения реквизитов, так как информация о счёте в банке занимает значительный объём и, как правило, не помещается на бланке с угловым вариантом.
При составлении письма на бланке без указания счёта в банке в случае необходимости его указания сведения о нём приводятся в конце текста, например: «Оплату гарантируем. Наш счёт № 40603810900071733211 в КБ «Мост-Банк» к/с 30101810700000000705 БИК 044583705 ИНН 7701113887» . При необходимости указывают почтовый адрес бланка.
Наименование вида документа (реквизит 10).
Наименование вида документа должно соответствовать компетенции организации и содержанию управленческого действия.
Наименование вида документа не указывают в служебном письме.
Этот реквизит располагают на бланке документа за реквизитом, указывающим наименование организации (от 0-го положения табулятора). Оформляют реквизит прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА, ПРИКАЗ, ДОГОВОР и др.). Разрешается название А К Т печатать прописными буквами вразрядку.
Регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным УСОРД. В письме «наименование вида документа» не указывается.
В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации – автора документа.
Дата документа (реквизит 11).
Дата – обязательный реквизит любого документа. Дата на документе всего несколько, но они имеют различное назначение и фиксируют стадии работы с документом.
Основной датой считается дата подписания документа, утверждения или дата события, зафиксированного в нем. Для внутренних документов – приказов, распоряжений, справок, докладных записок и т.д. датой в бланке является дата подписи. Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Дата протокола или акта является датой события, зафиксированного этими документами. Для утверждаемых документов, например, инструкций, планов датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа.
Цифровой способ оформления даты должен применяться в том случае, если дата проставляется в бланке на месте, обозначенном линией для реквизита 11, под реквизитами 09 или 10 в зависимости от вида бланка.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляется двумя парами арабских цифр, разделёнными точкой; год – четырьмя арабскими цифрами.
Разрешается оформлять даты по международным правилам, предусматривающим обратную последовательность цифр: 2003.06.05.
Всегда необходимо писать о, если цифра в месяце или дне меньше 10. Дата, оформленная цифровым способом, удобна для автоматизированной обработки информации, содержащейся в документе. Таким же образом дата проставляется и в других реквизитах.
Допускается словесно-цифровой способ оформления даты чаще всего применяется в тексте нормативных и финансовых документов, например 05 июня 2003г. Для ряда официальных документов существует также дата их опубликования и дата вступления документа в силу.
Дата должна проставляться лицом, подписывающим или утверждающим документ. Если авторами документа выступают несколько организаций (две или более), то датой документа считается дата наиболее позднего (последнего) подписания.
Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам можно установить, где произошла задержка в работе с документами. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, виза согласования.
Регистрационный номер документа (реквизит 12).
Регистрационный номер документа – это его условное цифровое (иногда буквенно-цифровое) обозначение, проставляемое при регистрации. Для него отведено место в бланке документа рядом с датой. Регистрацию проводят децентрализовано по группам документов – обычно в структурных подразделениях, где они создаются и оформляются. Например, бухгалтерские документы регистрируются в бухгалтерии, приказы по основной деятельности – в канцелярии, по кадрам – в отделе кадров. Обязательным элементам реквизита «Регистрационный номер документа» является его порядковый номер в течении года (с января по декабрь). Лишь в учебных заведениях нумерация внутренних документов может вестись по учебным годам.
Регистрационный номер входящих и исходящих документов кроме порядкового номера чаще всего дополняется условным обозначением (индексом) структурного подразделения или исполнителя, составившего документ, корреспондента, классификатора вопросов деятельности, места хранения документа и номера дела по номенклатуре, куда подшит документ (или копия отправленного документа). Например: 02 – 15/79 , где 02 – индекс структурного подразделения (например, бухгалтерии), 15 – номер дела по номенклатуре, 79 – порядковый номер отправляемого документа.
При регистрации обращений граждан порядковый регистрационный номер дополняется первой буквой фамилии, например К-15, Г-45.
На документах, составленных совместно несколькими организациями, проставляются порядковые регистрационные номера, присвоенные документу каждым автором. Их проставляют в порядке указания авторов в документе (слева направо) через косую черту, например: 21/16/34.
При угловом расположении реквизитов регистрационный номер располагается от второго положения табулятора в одной строке с датой документа.
Важным реквизитом является ссылка на номер и дату документа, на который даётся ответ. Данный реквизит полностью переписывается из бланка инициативного документа, на который пишется ответ и включает его исходящий регистрационный номер и дату.
Получив ответный документ, по этому реквизиту надо подобрать копию инициативного документа, на который пишется ответ, подложить его к полученному ответу и только вместе пускать в работу. В этом случае сразу будет полная информация: как и что писали, и полностью ли учтена просьба или предложение.
В служебном письме может не быть заголовка к тексту, если автор делает ссылку на номер и дату поступившего документа.
До 1972 г. эти сведения указывались в первых строках текста ответного документа, сейчас эти сведения в краткой форме указывают на месте реквизита 13.
Место составления или издания документа (реквизит 14).
В общем бланке, на том месте, где в бланке для письма проставляется ссылка на номер и дату входящего документа, указывается место составления документа. (Часто напечатано заранее). Оформляется этот реквизит в соответствии с административно-территориальным делением России. Однако этот реквизит не указывает, если географическое местонахождение вошло в название организации. Например, АО Пермские авиамоторы не указывает в названии г.Пермь, а АО Шарикоподшипник должен указать – Москва. Следует помнить, что перед указанием городов Москва и Санкт-Петербург буква г. (город) не ставится. Перед остальными населенными пунктами проставляется сокращенное обозначение посёлка, города и т.д. Например, г.Орёл, пос.Железнодорожный и т.д.
При угловом расположении реквизитов отметка о месте составления или издания документа располагается от 0-го положения табулятора вслед за номером и датой документа.
Адресат (реквизит 15).
Не менее важным является знание порядка адресования документа. Адресование, т.е. указание получателя, кому предназначается документная информация, производится на документах, отправляемых в другие организации или частным лицам, представляемых руководству (заявления, докладные и объяснительные записки) и передаваемых в структурные подразделения (распоряжения, указания).
Реквизит «адресат» максимально может состоять из следующих составных частей:
Ø наименование учреждения, организации (в именительном падеже);
Ø наименование структурного подразделения (в именительном падеже);
Ø указание должности получателя (в дательном падеже);
Ø фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например: Степанскому А.Д. );
Ø почтовый адрес.
Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания – точки и запятые – не ставятся.
Состав реквизита «адресат» меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа. Так для внутренних документов указывается лишь название структурного подразделения или руководитель, которому подаётся документ. В этом случае название организации или структурного подразделения входит в название должности. Например:
Директору базы
Соколовой В.Н.
Адресуя докладную записку руководителю структурного подразделения, укажем:
Начальнику отдела маркетинга
Феоктистову П.С.
Должность получателя и его фамилия указываются только в том случае, если известно, кто конкретно занимается данным вопросом. Это повышает оперативность доведения документа до исполнителя. При адресовании документов лицам, имеющим звания (военным или учёным) эти звания указываются перед фамилией. Например:
Российский государственный
гуманитарный университет
Историко-архивный институт
Зав. кафедрой
проф. Логунову А.П.
В ответах на обращения частных лиц, на жалобы и заявления граждан обязательно указывается почтовый адрес. Например:
113556, Москва, ул. Цветочная
д.45, кв. 35
Фиалковой А.В.
Полный почтовый адрес указывается составителем документа в случае его направления разовому корреспонденту, что облегчает работу экспедиции учреждения или секретаря по обработке и отправке корреспонденции. Например:
Ответственному редактору
журнала «Деньги»
103863, ГСП, Москва, ул. Полянка, д.8/1
При направлении документа группе однородных организаций адресат указывается обобщенно. Чаще всего это документы в адрес подведомственных организаций. Например:
Директорам школ
При направлении документа вышестоящим органам власти и управления и постоянным корреспондентам почтовый адрес не указывается.
Допускается центрировать каждую строку реквизита «Адресат» по отношению к самой длинной строке. Например:
На одном документе рекомендуется помещать не более 4-х адресатов. Если их больше, составляется список на рассылку и на каждом документе указывается только один конкретный адрес. Список на рассылку составляет тот, кто готовил документ. Слово «копия» перед вторым, третьим и четвертым адресатом не проставляется. Указание на документе несколько адресатов преследует цель информировать каждого получателя об учреждениях и лицах, которым одновременно направлен данный документ.
Реквизит располагается в правом верхнем углу документа (от 4-го положения табулятора).
Составные части реквизита «Адресат» печатают на отдельных строках через 2 интервала.
Если составная часть реквизита не уменьшается на строке, то она печатается через один интервал.
Гриф утверждения документа (реквизит 16).
Гриф утверждения – особый способ введения документа в действие. Он проставляется на некоторых видах актов, договоров, инструкциях и др. документах.
Документы утверждаются руководителем организации или издания распорядительного документа, что имеет одинаковую юридическую силу.
При утверждении документа должностным лицом гриф должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), должности лица (включая наименование организации), утверждающего документ, личной подписи, расшифровки подписи и даты утверждения. Например:
УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор АО «Реал»
И.С.Виноградов
25.12.03
Если документ утверждается распорядительным документом (решением, приказом, протоколом), то гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименование утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера. Например:
УТВЕРЖДЕНО
Протокол общего собрания
акционеров
от 15.01.03 №1
Допускается в реквизите «Гриф утверждения документа» центрировать элементы относительно самой длинной строки, например:
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЁН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:
УТВЕРЖДЁН
решением общего собрания
акционеров от 05.04.2003 № 14
УТВЕРЖДЕНО
Приказом ВНИИДАД
от 05.04.2003 № 82
Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа от 5-го положения табулятора (расшифровка фамилии в грифе оформляется от 6-го положения табулятора). При утверждении документа несколькими должностными лицами грифы располагаются на одном уровне (от нулевого и пятого положения табулятора).
Утверждение санкционирует содержание документа или распространяет его действие на определённый круг лиц и организаций.
Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер.
Резолюция (реквизит 17).
Резолюция – «надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение». Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. От конкретности и чёткости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: чёткость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается – фамилия и инициалы исполнителя, что поручается – характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:
Филимоновой П.С.
Свяжитесь с транспортным отделом
и подготовьте график поставки к 05.08.03
Личная подпись 28.07.03
Фамилия исполнителя в дательном падеже выносится в начало текста, поручение формулируется неопределенной формой глагола с прямым дополнением, даты в резолюции оформляются цифровым способом.
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).
В оформление реквизита «Резолюция» новым стандартам внесено принципиально дополнение – «Допускается оформление резолюции на отдельном листе». К сожалению, стандарт не оговаривает случаи, когда резолюция в виде поручения пишется на отдельном листе бумаги. Вероятно, это можно рекомендовать, когда на документе нет свободного места или резолюция выливается в отдельный распорядительный документ.
На документе резолюцию обычно размещают между реквизитом «Адресата» и текстом документа.
Резолюция переносится секретарём в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берётся из резолюции.
Заголовок к тексту (реквизит 18).
Закончив составлять текст документа, к нему формулируют заголовок, являющийся обязательным элементов любых документов, выполняемых на формате А4, независимо от вида, содержания и назначения документа. Заголовок грамматически согласуется с наименованием вида. В нём кратко, чётко и ясно отражается основное содержание документа. Заголовок чаще всего отвечает на вопрос «о чём?», «о ком?» и формулируется с помощью отглагольного существительного. Например: Письмо – Об открытии фирмы ; Договор – О поставке тары ; Положение – О бухгалтерии и т.п.
Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, правила заголовков отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция – секретаря-референта; протокол – заседания правления; акт – приёма помещения; правила – трудового распорядка и др.
Заголовок составляется тем, кто готовил документ. Он размещается в левом верхнем углу документа над текстом и значительно облегчает обработку документа и работу с ним, так как не читая всего текста, можно получить представление о содержании и направить документ на исполнение. Без заголовка разрешается составлять короткие документы, выполненные на формате А5 (148х210): извещение, телеграммы.
Заголовок располагается после реквизитов «Дата» и «Регистрационный номер», перед текстом документа (от 0-го положения табулятора). Длина строки заголовка не превышает 28 знаков. Длинные заголовки располагают на нескольких строчках (через 1 интервал). Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок с двух сторон отделяется 3-мя интервалами.
На бланках организаций место для заголовка обычно обозначено ограничительными для границы зоны реквизита
Отметка о контроле (реквизит 19).
Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо делопроизводственными работниками, осуществляющими контроль исполнения документов.
Если документ требует исполнения и берётся на контроль, на нём проставляется отметка о контроле в виде буквы «К» (контроль) или слова «Контроль» на левом поле документа на уровне заголовка. Данный реквизит необходимо видеть, пока идёт исполнение документа, но в нём нет необходимости, когда закончена работа над документом, он подшит в дело и информацию, помещённую на левом поле, нельзя прочитать. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зелёным карандашом.
Её цель – напоминание исполнителю, что документ контролируется.
2.2. Правила оформления реквизитов основной части
Текс документа (реквизит 20).
Текст документа составляют на государственном языке Российской Федерации или на государственных языках субъектов Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.
При составление текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованием признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовок, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы – распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления – просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации – автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.
Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.
В документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоличия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа («приказываю», «предполагаю», «прошу»).
В документах коллегиальных органов текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).
Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).
В документах устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводов (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).
В письмах используют следующие формы изложения:
От первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»);
От первого лица единственного числа («считают необходимым», «прошу выделить»);
От третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).
Отметка о наличии приложения (реквизит 21).
Отметка о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим образом:
Приложение: на 5 л. в 2 экз
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:
Приложение: 1. Приложение об Управлении регионального кредитования на
5 л. в 1 экз.
2. Правила подготовки и оформления документов Управления
Регионального кредитования на 7 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают.
Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
Приложение: письмо Росархива от 05.06.2003 № 02-6/172 и приложение к нему, всего на 3 л.
Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:
Приложение: на 3 л. в 5 экз. только в первый адрес.
В приложении к распорядительному документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем углу пишут «Приложении №» с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение № 2
к приказу Росархива
от 05.06.2003 № 319
допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
|
ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу Минздрава России от 05.06.2003 № 251 |
2.3. Правила оформления реквизитов оформляющей части
Подпись (реквизит 22).
Это один из обязательных реквизитов, обеспечивающих состав удостоверения документа.
В состав реквизита «Подпись» входят:
– наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке). Наименование должности печатается от границы левого поля (нулевое положение табулятора);
– личная подпись;
– расшифровка подписи (инициалы, фамилия. Пробел между ними не делают, его заменяют точки). Расшифровка даётся без кавычек и скобок, от 6-го положения табулятора, всегда на уровне последней строки наименования должности. Например:
Вице-президент Ассоциации
Региональных предприятий Личная подпись А.А.Борисов
или на бланке
Вице-президент Личная подпись А.А.Борисов
Допускается в реквизите «Подпись» центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки. Например:
Исполнительный директор
ЗАО «Партнер» Личная подпись Н.А.Федоров
При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывают.
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:
Директор института Личная подпись М.В.Лари
Главный бухгалтер личная подпись З.В.Марьяш
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне, например:
Заместитель директора Заместитель директора
по научной работе по научной работе
Личная подпись Ю.Г.Демидов Личная подпись К.И.Игнатьев
При подписании совместного документа первый лист оформляют не на бланке.
В документах, составленных комиссией, например акты, подписывают все члены комиссии. При этом указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением. Первой всегда идёт подпись председателя комиссии, а затем подписи всех членов комиссии в алфавитном порядке, например:
Председатель комитета Личная подпись В.Д.Банасюкевич
Члены комиссии Личная подпись А.Н.Сокова
Личная подпись А.С.Красавин
Личная подпись О.И.Рысков
Как правило, подписывается только первый экземпляр документа. Два или несколько экземпляров подписывают, если это совместный документ (договор, контракт). Необходимое количество (от двух и более экземпляров) подписывают, если документ представляет особый акт проверки, ревизии и т.д. – по количеству лиц или организаций, которым необходимо предоставить данный акт.
Все экземпляры документа, на которых проставлены подлинные подписи, имеют равную юридическую силу.
Документ должен быть подписан тем же должностным лицом, чья расшифровка фамилии проставлена. Документ теряет юридическую силу, если подписывается другим должностным лицом с проставлением косой черты или приписыванием ручкой буквы «и.о.», «за» и т.д. перед должностью.
В случае отсутствия руководителя (отпуск, болезнь) должен быть приказом назначен исполняющий обязанности (и.о.) руководителя и подпись в документе в таких случаях оформляют с указанием его фактической должности и фамилии, например:
И.о. директора института личная подпись А.К.Аверкин
В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись. Особенности её применения также регламентируются действующим законодательством, в частности Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации».
Гриф согласования документа (реквизит 23).
Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводится с целью проверки соответствия содержания текста действующему законодательству, нормативным актам данной отросли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.
Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимости от их компетенции. Так, согласование документа с юридической службой (юристом) организации имеет целью проверку соответствия действующему законодательству и нормативным актам, согласование со службой документационного обеспечения – проверку правильности оформления документа. Если в проекте документа затронуты денежно-финансовые вопросы, то проект должен быть согласован либо с вышестоящей организацией, либо с финансовым подразделением и т.д. Кроме того, проект документа должен быть согласован с теми органами, должностными лицами, которым предстоит выполнение указанных в проекте документа вопросов.
Как уже было отмечено, согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с должностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внутри организации (внутреннее согласование). Для внешнего согласования применяется гриф согласования документа, для внутреннего – виза согласования документа.
Внешнее согласование может проводиться двумя способами:
– согласование с конкретным должностным лицом;
– согласование, осуществляемое с помощью другого документа (письма, протокола и др.).
В состав грифа согласования в первом случае входят:
– слова СОГЛАСОВАНО, напечатанное прописными буквами, без кавычек;
– должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации);
– личной подписи;
– расшифровки подписи (инициалов, фамилии);
– даты согласования.
Например:
СОГЛАСОВАНО
Ректор Финансовой академии
при Правительстве Российской Федерации
Личная подпись А.Г.Грязнов
Дата
Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют следующим образом:
СОГЛАСОВАНО
Письмо Российской академии
медицинских наук
от 05.06.2003 № 430-162
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания Правления
Российской государственной
страховой компании «Росгосстрах»
от 05.06.2003 № 10
Гриф согласования располагают ниже подписи от левого поля (нулевое положение табулятора). Если два грифа согласования, то второй гриф оформляется справа от первого, но от 5-го положения табулятора. В случае необходимости оформления большего количества грифов согласования целесообразно составлять отдельный лист согласования, на котором должно быть указано, что это лист согласования, приведено наименование вида документа, дан его заголовок. Грифы согласования на таком листе располагают в два ряда.
Визы согласования документа (реквизит 24).
Согласование документа оформляют визой согласования документа (далее – виза), включающие в себя подпись и должность визирующего документа, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Например:
Личная подпись А.С.Орлов
Дата
При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим оброзом:
Замечания прилагаются
Руководитель юридического отдела
Личная подпись А.С.Орлов
Дата
Замечания излагают на отдельном листе, подписывают и прилагают к документу.
Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.
Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования.
Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.
Проекты подготовленных документов перед подписанием в ряде случаев согласовываются с заинтересованными учреждениями, структурными подразделениями, отдельными должностными лицами.
Это делается для проверки целесообразным и нормативным актам, является, по существу, оценкой проекта.
Согласование проводиться внутри учреждения и вне его.
Внешнее согласование в зависимости от содержания документа может проводиться с подчиненными и неподчиненными органами, если содержание документа затрагивает их интересы, с научно-исследовательскими организациями, общественными организациями, органами государственного и ведомственного контроля, вышестоящими органами.
Внешнее согласование документа может быть оформлено протоколом согласования или обсуждения проекта документа, справкой, но чаще всего грифом согласования документа .
В случае несогласия с документом, наличия замечаний и дополнений к проекту они излагают на отдельном листе. В этом случае виза оформляется так:
Замечания прилагаются.
Личная Расшифровка
подпись подписи
Дата
Место визы – ниже подписи или на левом поле документа на последнем листе того экземпляра, который будет оставлен в учреждении. Для внутренних документов это первый экземпляр, для отправляемых из учреждения – второй.
Проекты распорядительных документов: приказов, указаний, постановлений коллегиальных органов, если предполагается их тиражирование, обычно визируются на оборотной стороне последнего листа первого экземпляра документа.
В учреждении должен быть перечень важнейших документов с указанием лиц, визы которых необходимо при их оформлении. Такой перечень целесообразно дать в приложении к инструкции по делопроизводству.
При наличии компьютерной сети согласование текста документа можно провести одновременно с несколькими специальными без его распечатка на бумаге.
Оттиск печати (реквизит 25).
Для заверения подлинности на подпись ответственного лица проставляется печать. В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческих организациях) и несколько простых. Гербовая печать круглая, в центре дается изображение Герба, а по окружности указывается полное название учреждения. Требования к печати акционерных обществ в описании в п.6ст.2 Федерального закона «Об акционерных обществах»: «Общество должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на месте его нахождения. В печати может быть также указано фирменное наименование общества на любом иностранном языке или языке народов Российской Федерации». Гербовая печать или приравненная к ней в государственных учреждениях проставляется на подлинниках документов, требующих особого удостоверения: договорах, документах, связанных с получением денег и материальных ценностей (доверенности, чеки, банковские поручения и т.п.), удостоверяющих личность, трудовой стаж, квалификацию (паспорт, трудовая книжка, диплом и т.д.).
Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи.
Документ заверяют печатью организации.
Отметка о заверении копии (реквизит 26).
Копии документов часто используются в управленческой деятельности. Как правило, подписывается первый экземпляр документа, а остальные не имеют личной подписи в реквизите «Подпись». Копии, необходимые для ознакомления с документом в других структурных подразделениях организации, подчинённых организацией, копии исходящих документов (служебных писем, например) должны остаться в деле организации; копии могут выдаваться на руки гражданам для защиты своих прав и интересов (например, копия приказа об увольнении). Даже в том случае, если копия сделана путём факсимильного копирования, должно быть заверение её соответствия подлиннику. Определённые виды документов имеют право заверять только нотариус. Но те копии организационно-распорядительных документов, которые создают организации, должны быть заверены путём проставления ниже реквизита «Подпись»:
Завершительную надпись «Верно» (без кавычек) от нулевого положения табулятора;
Наименование должности лица, заверившего копию, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию). Эти сведения указывают на следующей строке под словом «Верно» также от нулевого положения табулятора;
Дату заверения, проставляется под наименованием должности.
Например:
Верно
Инспектор службы кадров Личная подпись Т.С.Левченко
Дата
Допускается копия документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. Так, например, если копия пересылается в подведомственные организации, она заверяется простой (канцелярской печатью); если выдаётся на руки гражданину для защиты его интересов в суде – заверяется гербовой печатью.
Порядок выдачи копий и правила их оформления в организации должны быть оговорены в инструкции по делопроизводству организации.
Отметка об исполнителе (реквизит 27).
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет, в случае необходимости, быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вам информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле, как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например:
Туровская
Ольга Николаевнр
422 00 00
Однако, ГОСТ Р 6.30-2003 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчестве, например:
Михалев
157 98 06
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придётся делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учёта, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:
Бабушкина
Елена Михайловна
933 00 00
экз. № 1 – в адрес
экз. № 2 – в отдел № 3
экз. № 3 – в дело 13
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28).
Завершающая отметка на документе – это отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа.
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело. Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа, краткие сведения об исполнении, слово «В дело», номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит всегда помещается на первом листе нижнем поле в левой его части. Согласно схеме, приведённой в ГОСТ Р 6.30-2003,реквизит должен быть помещён над нижнем полем в зоне, равной 16х94мм. Однако в практике часто бывает, что эта зона занята напечатана текстом, поэтому отметку об исполнении помещают на нижнем поле документа. Например:
Вопрос решен по телефону О.А. Павловой 15.07.03.
В дело 02-15.
С.Иванов. 16.07.03
Ответ направлен
13.05.03 № 03-12/113
В дело 12-04
С.Иванов 14.05.03
Решено на заседании правления.
Протокол правления от 14.11.03 № 15
В дело 01-10
С.Иванов 15.11.03
Отметка о поступлении документа в организацию (реквизит 29).
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации. По ГОСТ Р 6.30-2003 она состоит из даты получения и входящего порядкового номера. Если отметка делается специальными штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем, она может содержать и сокращенное название организации, куда поступил документ.
Дата получения
является важным поисковым признаком и началом отсчёта срока исполнения
поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и
учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учётный номер может
служить для поиска документа в делопроизводстве и, кроме того, он используется
для учёта количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять
отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их
поступления фиксируются автоматически.
Данный реквизит помещается в нижней части первого листа документа справа от реквизита 28 в зоне, равной 16х30мм.
Идентификатор электронной копии документа (реквизит 30).
Если документ создан на компьютере или введён в базу данных организации (в память ПК), то часто возникает необходимость быстро его найти для использования в дальнейшем в работе. Данный реквизит установлен с целью облегчения поиска документа и содержит следующую информацию:
Имя файла;
Код оператора;
Другие поисковые данные.
Например:
DEPARTAMENT/PRIKAZ/IVANOV.DOC
158 20 12 2000
DEPARTAMENT – каталог;
PRIKAZ – подкаталог;
IVANOV . DOC – имя файла.
ГОСТ Р 6.30-2003 определяет местоположение реквизита в правом нижнем углу документа в зоне, равной 16х51 мм, но не указывает, на каком листе документа. Для употребления в работе и контроля за вводом информации в память ПК эту отметку обычно помещают на каждом листе документа.
Требования установленные ГОСТ Р 6.30-2003 к оформлению реквизитов, направлены не только на применение современных технологий создания и обработки организационно-распорядительных документов, но и на обеспечении юридической силы этих документов. Но кА уже было отмечено, все 30 реквизитов не используются одновременно на одном документе. Официальный документ отдельного вида имеет установленный набор реквизитов, расположенных в определённой последовательности, так называемый формуляр документа. Кроме того, организация в зависимости от их уровня и компетенции имеют право издавать определённые виды организационно-распорядительных документов. Таким образом, чтобы обеспечить юридическую силу документов, необходимо знать не только общие требования к оформлению реквизитов, но и цели создания определённого вида документа, набор реквизитов, характерных для него, особенности построения текста, особенности согласования, подписания и утверждения документа, порядок вступления его в действие, продолжительность его действия, порядок его изменения, дополнения или отмены.
3 . Заключение
Действующая Типовая инструкция предназначена для
федеральных органов исполнительной власти и не отражает специфики акционерных
обществ и обществ с ограниченной ответственностью. Инструкция должна закрепить
принципиальные положения в области ведения делопроизводства, помочь практикам
правильно решать такие важные задачи, как:
предварительное
рассмотрение поступающих документов, их регистрация и дальнейший поиск с
применением современных информационных технологий;
организация
исполнения документов и методическая помощь исполнителям при подготовке
ответов;
оперативное
хранение документации на бумажных и электронных носителях.
Особенно остро стоит вопрос о подготовке организационно-распорядительных
документов и придании им юридической силы.
Принятый в этом году государственный стандарт на ОРД (ГОСТ Р 6.30–2003) имеет
теперь рекомендательный характер и этим вызывает много вопросов: как применять
этот документ; до какой степени придерживаться его указаний; насколько
серьезными могут быть юридические последствия отклонений от требований ГОСТа,
особенно в сложных, спорных и конфликтных ситуациях; можно ли оформлять
документы без соблюдения положений стандарта и т. п.
Эти вопросы постоянно задают секретари, приходящие на семинары и консультации
по практике ведения делопроизводства в организациях и на предприятиях.
Правила оформления реквизитов документов требуют более глубокой проработки в
следующих вопросах:
пояснение их
юридического значения;
порядок
утверждения и согласования документов;
использование
различных видов печатей и правильная простановка их оттисков
на документах;
применение
факсимильных подписей, замена подписи отсутствующего
руководителя подписью другого должностного лица;
требования к
текстам документов;
использование
оборотной стороны документа для простановки реквизитов.
Список используемой литературы
1. «Практика работы с документами в организации» Т.В. Печникова, А.В. Печникова
2. «Составление и оформление служебных документов» под ред. проф. Т.В. Кузнецовой
3. «Государственный стандарт Российской Федерации»
4. «Делопроизводство» Л.А.Румынина
5. «Делопроизводство» В.М.Мандрица, М.В.Семенов
Приложение 1
МОСКОВСЕИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
УНИВЕРСИТЕТ
08.11.2004 № 215о/к
По личному составу
ЛЕБЕДЕВУ Галину Васильевну на должность зав. по учебно-воспитательной работе с 09.11.2004 с окладом согласно штатному расписанию.
Основание: заявление Лебедевой Г.В., трудовой договор № 65 от 08.11.2004.
ПРЕДОСТАВИТЬ:
ДОЦЕНКО Марине Александровне, учителю английского языка, очередной отпуск с 15.11.2004 на 24 рабочих дня.
Основание: заявление Доценко М.А., график отпусков на 2004 год.
ОСВОБОДИТЬ:
МАЛАХОВУ Светлану Владимировну, учителя философии, от занимаемой должности с 15.11.2004 по собственному желанию в соответствии со статьёй 31 ТК РФ.
Основание: заявление Малаховой С.В.
Зам. директора К.В.Рябов
университета
Приложение 2
Министерство образования Российской Федерации
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
23.12.2001 № 124
Об обеспечении студентов
учебной литературой
В соответствии с приказом министра от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заведующей библиотекой Сталяровой Г.Н. организовать проверку составления фондов учебной литературы и составить справку о наличии учебников, учебных пособий, методических разработок по всем дисциплинам, читаемым в университете, к 28.12.2001.
2. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов почитаемым кафедрой дисциплинам, к 05.01.2002.
3. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (ответственный гл. бухгалтер Павлов В.Г.).
4. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника учебного отдела И.П.Горюнова.
Ректор университета Ю.А.Афанасьев
С приказом ознакомлены:
Приложение 3
Министерство образования
Российской Федерации
РОССИЙСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ
ГУМАНИТАРНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
23.12.2001 № 124
Об обеспечение студентов
учебной литературой
В соответствии с приказом министерства от 18.12.2001 № 214 «Об обеспечении студентов учебной литературой»
ПРИКАЗЫВАЮ:
1. Заведующим кафедрами представить заведующей библиотекой списки учебной литературы (с указанием количества экземпляров), которые необходимо закупить для обеспечения студентов по читаемым кафедрой дисциплинам к 05.01.2002.
2. В бухгалтерии университета выделить библиотеке средства необходимые для закупки учебной литературы (отв. гл. бухгалтер Павлов В.Г.).
Ректор Ю.Н.Афанасьев
университета
Секретарь А.О.Горюнова
До этого ГОСТа был ГОСТ Р 6.30-97
Табулятор – устройство, позволяющее останавливать пишущую машинку в заданных положениях
Реквизит – это отдельный элемент служебного документа
Закон Российской Федерации от 25 октября 1991 г. № 1807-1 «О языках народов Российской Федерации»
Перечень документов, на которые ставится гербовая печать, дан в приложении к ГСДОУ.
Для того чтобы повысить эффективность использования технических средств, устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также процессов работы с документами. Если в каждой организации приказы, договоры, справки будут составляться по-разному, то работа с документами существенно осложнится. Поэтому, чтобы сократить количество применяемых форм, разработаны унифицированные формы документов (УФД). Они представляют собой набор расположенных в определенном порядке реквизитов.
Порядок расположения реквизитов в документе, определяется задачами, для решения которых этот документ создается. Существуют единые требования и правила оформления документов управления независимо от того государственное предприятие или коммерческое; каким видом деятельности занимается предприятие; ведется делопроизводство с помощью компьютерных технологий или традиционным способом. Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает: юридическую силу документов; качественное и своевременное составление и исполнение документов; организацию оперативного поиска документов
Любой документ состоит из ряда элементов, например, даты, текста, подписи. В делопроизводстве эти элементы называются реквизитами. Каждый вид документа (приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов. Стандарт устанавливает максимальный набор реквизитов, используемых в документах управления. При составлении конкретного документа не обязательно использовать все реквизиты. Как уже говорилось, количество и порядок расположения реквизитов зависит от задач, для решения которых данный документ предназначен.
Перечень реквизитов:
Постоянные (с 1 по 8) переменные реквизиты (с 9 по 30):
01. Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
02. Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
03. Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом. Эмблему не воспроизводят, если на бланке уже имеется герб РУз или герб субъекта РУз.
04. Код организации проставляют но Общереспубликанскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО). Обычно ОКПО проставляют на официальных бланках предоставляемых в государственные организации.
05. Основной государственный регистрационный номер предприятия проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
06. Идентификационный номер налогоплательщика (ИНН/СТИР) проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами;
07. Код формы документа проставляется в соответствии с классификатором управленческой документации;
Над наименованием организации указывают сокращенное наименование вышестоящей организации (если она имеется), а при отсутствии сокращенного наименования - полное наименование вышестоящей организации.
Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного в скобках. На документах акционерных обществ указывается вид акционирования - закрытое или открытое акционерное общество. Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе, и располагают его ниже наименования на государственном языке.
Переменные реквизиты
09. Справочные данные об организации - это: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по решению организации {номера факсов, счетов в банке, адрес электронной почты и т.п.).
10. Наименование вида документа - важный реквизит. Он пишется заглавными буквами и проставляется на всех документах, кроме писем (исключение ГАРАНТИЙНОЕ ПИСЬМО).
11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата проведения заседания или принятия решения, для акта - дата события.
Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год (28.05.2014)
Допускается и такое оформление даты: год, месяц, день (2014.08.27)
В нормативных и финансовых документах допускается словесно-цифровой способ оформления даты, кавычки при этом не ставятся.
Например :
12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера (например, приказ № 45), который по усмотрению организации можно дополнять индексами:
дела по номенклатуре; структурных подразделений; должностных лиц; наименований видов документов и т. п.
Например :
3 - номер структурного подразделения;
С - секретариат;
2 - номер дела по номенклатуре;
45 - порядковый номер документа.
45 - порядковый номер документа;
БГ-Борис Громов;
2 - номер дела по номенклатуре.
На документах, совместно составленных несколькими организациями, регистрационные номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов документа (слева направо).
Этот реквизит заполняется при составлении письма-ответа.
14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации».
15. Адресат указывается в письмах. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа в организацию ее название и название структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже.
Максимальный набор реквизита «Адресат» состоит из следующих частей: наименование организации; структурное подразделение; должность, фамилия и инициалы; Реквизит «Адресат» печатается в правой верхней части листа документа. Нa одном документе указывается не более четырех адресатов. Если адресатов больше, составляется список рассылки.
16. Гриф утверждения документа проставляется в правом верхнем углу документа.
При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, личной подписи, ее расшифровки и даты утверждения.
При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО, названия документа в именительном падеже, его даты и номера.
17. Резолюция пишется руководителем непосредственно на документе и включает:
Фамилию исполнителя (кому поручается исполнение);
Срок исполнения;
Подпись руководителя и дату подписания.
18. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок может отвечать на вопросы:
О чем (о ком)? (пишется с прописной буквы)
Например :
О сроках поставки продукции
Об академическом отделе
Чего? (кого?) (пишется со строчной буквы)
Например :
АКТ приемки продукции
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ офис-менеджера
19. Отметка о контроле ставится должностным лицом или подразделением, осуществляющим контроль исполнения документов. Отметку о контроле обозначают на поле документа рядом с заголовком буквой «К», словом или штампом «КОНТРОЛЬ».
20. Текст документа является основным элементом документа.
Обычно текст состоит из двух частей:
В первой части указываются причины, основания, цели составления документа.
Во второй части указываются выводы, предложения, распоряжения и т.п.
21. Отметка о наличии приложения, о котором говорится в тексте, оформляется так:
Приложение: на 7л. в 2 экз.
Если документ имеет приложение, но в тексте оно не упоминается, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:
Приложение: 1. Прайс-лист на 14.05. 2000г. 2 я. В 1 экз.
22. Подпись включает наименование должности лица, подписавшего документ (с указанием организации, если документ оформлен не на бланке), личную подпись и ее расшифровку.
В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.
Например :
Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем управления Подпись Н.А.Иванов или Директор института Подпись Н.А.Иванов
При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.
Например :
Директор завода Подпись В.В.Петров
Главный бухгалтер Подпись В.М.Семенова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.
Например :
Заместитель министра связи РФ Заместитель министра транспорта РФ
Подпись А.А.Петров Подпись А.В.Смирнов
В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.
Например :
Председатель комиссии Подпись Н.В. Петров
Члены комиссии Подпись К.М. Смирнова
Подпись С.П. Матвеев
Подпись В.А. Филатов
23. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.
Например :
СОГЛАСОВАНО
Начальник областного управления
народного образования
Подпись Е.Я. Петров
24. Визы согласования документа.
Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату. При необходимости указывают должность визирующего.
Визы проставляют на последнем листе подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма). Возможно оформление виз распорядительного документа на отдельном листе. Виза располагается ниже реквизита «Подпись».
25. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факты проведения финансовых и хозяйственных операций, связанных с движением товарно-материальных и денежных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.
26. Отметка о заверении копии необходимо при заверении соответствия копии документа подлиннику.
Отметка содержит:
Заверительную надпись «Верно»;
Должность лица, заверившего копию;
Подпись;
Расшифровку подписи;
Дату заверения.
Для заверения наиболее важных документов проставляется печать. Отметка о заверении копии располагается ниже реквизита «Подпись».
27. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку располагают на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, номер дела, в котором будет храниться документ, подпись и дату.
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.
29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит порядковый номер и дату поступления документа.
Отметку проставляют у нижнего поля первого листа документа.
30. Идентификатор электронной копии документа включает имя файла, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.
Такая отметка полезна для исключения повторного ввода документа в ПК; быстрого поиска документа по имени файла; установления лица, осуществившего ввод документа в компьютер.
Отметка проставляется в левом нижнем углу (колонтитуле) каждого листа документа.
Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, отражающий его особенности и назначение в управленческом процессе. В то же время отдельные реквизиты являются абсолютно обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательнымдля всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись.
При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей, на которые можно условно разделить любой документ: заголовочная, содержательная, оформляющая.
Заголовочная часть — это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первич-ные данные о самом документе (реквизиты 01—16).
Оформляющая часть — совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений (реквизиты 21-24). В оформляющей части документа располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними (реквизиты 25-29).
Главной частью документа, безусловно, является содержательная, т.е. текст или таблица, анкета, отражающие смысл и цель документа, ради которых он был составлен.
Изучение практики работы современных организаций показывает, что далеко не каждый бумажный носитель с записанной на нем информацией можно назвать документом. И главной причиной этого, как правило, является отсутствие или неверное оформление отдельных реквизитов документа. В связи с этим каждый специалист, работающий со служебными документами, должен хорошо знать правила оформления всех предусмотренных ГОСТ Р 6.30-97 надписей на организационно-распорядительных документах, а также способы расположения реквизитов ОРД и размеры отведенных для них полей (см. схемы 1 и 2).
Схема 1. Угловое расположение реквизитов ОРД (ГОСТ Р 6.30-97, с. 11).
Схема 2. Продольное расположение реквизитов ОРД ( ГОСТ Р 6.30-97, с. 12).
Реквизиты документов наносятся, как правило, на лицевую сторону листа бумаги (одностороннее оформление), хотя ГОСТ Р 6.30-97 допускает печатание документов с использованием оборотной стороны листа.
Двустороннее оформление документов удобно при составлении документов с краткими (до 10 лет) сроками хранения. Документы, подлежащие длительному, многолетнему хранению лучше оформлять с одной стороны листа, обеспечивая тем самым большую степень сохранности бумажного носителя информации.
