Презентация на тему «Классификация документов. Презентация на тему "понятие, свойства и классификация документов" Область распространения и состав еспд

1 слайд

2 слайд

3 слайд

Документооборот это движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки адресату или сдачи на хранение цель - обеспечение движения комплексов документов в процессе документационного обеспечения управления (ДОУ) задача совершенствования документооборота - организация такого движения, которое наилучшим образом обеспечивало бы достижение целей системного ДОУ

4 слайд

качественные и количественные показатели оценки и анализа документооборота Качественные показатели: используемая система информационного обеспечения (автоматизированная, традиционная или смешанная); организация документооборота в пространстве (маршруты движения документов, этапы и инструкции по их прохождению, стадии документооборота); особенности пополнения системы информацией (состав и содержание документов, включаемых в документооборот, направление движения документов, периодичность документопотока). Количественные показатели: объем документооборота, который равен количеству входящих, исходящих и внутренних документов организации за конкретный период времени (год, квартал, месяц, день); удельный вес каждой группы документов или документопотоков в общем документообороте; плотность документопотока - объем документов, проходящих через подразделение за единицу времени; физический объем конкретного документа - размер его текста; продолжительность документооборота - скорость прохождения отдельных документов в процессе документооборота. Определяется как время, затрачиваемое на прохождение маршрута документа

5 слайд

6 слайд

7 слайд

8 слайд

9 слайд

Регистрация документов фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах: единая регистрационно-контрольная карточка журнальная форма регистрации документов

10 слайд

11 слайд

12 слайд

13 слайд

14 слайд

15 слайд

Внутренние документы документы, которые создаются организацией и остаются в ней. на стадии подготовки они проходят путь исходящих документов, а на стадии исполнения - входящих. распорядительные документы и протоколы всегда регистрируются отдельно по видам: к порядковым номерам приказов по личному составу через дефис добавляются литеры «к» или «л»; порядковые номера приказов по административно-хозяйственной деятельности должны содержать соответствующие обозначения - «ад» или «ахд» и т.д.

16 слайд

17 слайд

Унификация документов - выбор рациональных структур построения документов, приведение их к единообразию на основе установления рационального количества форм и типизации построения Стандартизация - процесс установления и применения стандартов, под которыми понимается образец, эталон, модель, принимаемые за исходные для сопоставления с ними других подобных объектов

18 слайд

19 слайд

Унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД) - рационально организованный комплекс взаимосвязанных унифицированных форм документов, рекомендуемых для применения в органах государственного управления, учреждениях, организациях и на предприятиях государственной и негосударственной форм собственности

20 слайд

Состав УСОРД: Государственный стандарт Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Методические указания по практическому применению Государственного стандарта Республики Беларусь 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»; Классификатор унифицированных форм организационно-распорядительных документов и пояснительная записка по его применению; Альбом унифицированных форм ОРД.

21 слайд

Альбом унифицированных форм документов это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации. Унифицированная форма документа это бланк с реквизитами, обязательными для конкретной разновидности документа, и унифицированным текстом. Табель унифицированных форм документов перечень разрешенных к применению форм документов. Табель утверждает руководитель организации.

22 слайд

Альбом унифицированных форм документов Унифицированные формы систематизированы по следующим подсистемам: документация по созданию организации; документация по реорганизации организации; документация по ликвидации организации; документация по приватизации государственных организаций; документация по распорядительной деятельности организации; документация по организационно-нормативному регулированию деятельности организации; документация по оперативно-информационному регулированию деятельности организации; документация по приему на работу документация по оформлению изменений трудовых отношений; документация по увольнению с работы; документация по предоставлению отпусков и отзыву из отпуска; документация по оформлению поощрений; документация по оформлению дисциплинарных взысканий; документация по оформлению командировок.

23 слайд

Номенклатура дел это систематизированный перечень наименований дел, создающихся в процессе деятельности организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке является классификационным справочником, обязательным для составления во всех государственных организациях, и должна содержать полный перечень дел, заводимых всеми структурными подразделениями

Узелковое письмо – уникальное явление в человеческой культуре. Являясь одним из самых ярких видов предписьма, оно было достаточно объемным и сложным. Составлять узелковые послания и тем более читать их могли лишь избранные – так древние знания оберегались от чужеземцев или недоброжелателей. В зачаточном виде узелковое письмо присутствовало у многих народов мира. Но достигло своего совершенства оно во времена инкской цивилизации. Кроме того, в довольно широких масштабах узелковая письменность использовалась в Китае эпохи Шан, а также древними славянами. Кстати, память об этом присутствует и в современном языке – довольно часто в разговоре можно услышать нечто вроде «связал мысль», «завязка сюжета» или «узел проблем». Возникновение узелкового письма связывают с изобретением нити, которое датируется приблизительно на V тысячелетие до н.э. Вначале письмена, созданные с помощью различным образом завязанных узелков, носили скорее ритуальный и в некоторых случаях счетный характер. Так, славянские воины перед походом «навязывали» оружие, вследствие чего их не брали вражеские мечи и стрелы. Археологам известны и такие предметы, как обереги – наузы – которые одевались под платье невесты или носили на шее «на счастье». Но по большому счету узелковое письмо все-таки было предназначено для передачи определенной информации. С помощью такого послания человек мог рассказать практически обо всем, начиная от количества воинов в дружине князя и заканчивая описаниями какой-либо местности или периода.

ПРЕЗЕНТАЦИЯ по МДК 01.05 Делопроизводство и режим секретности на тему: « Распорядительные документы » Работу выполнила курсант 25 взвода Лисицына Кристина Юрьевна Преподаватель Ивлева Елена Владимировна Москва 2016 ДЕПАРТАМЕНТ ОБРАЗОВАНИЯ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ ГОРОДА МОСКВЫ «КОЛЛЕДЖ ПОЛИЦИИ»

– регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач. РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ Распорядительные документы содержат решения, идущие сверху вниз по системе управления: Управляющий орган Управляемый орган Руководитель организации Структурные подразделения Работники

ВИДЫ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

ПОСТАНОВЛЕНИЕ -правовой акт, принимаемый высшими и центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм, правил

РЕШЕНИЕ – это правовой акт, принимаемый коллегиальными и совещательными органами учреждений, организаций, предприятий в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.

ПРИКАЗ правой акт, издаваемый руководителем организации действующим на основании единоначалия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц, независимо от подчиненности. по основной деятельности по личному составу

РАСПОРЯЖЕНИЕ -правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом, коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций должностных лиц и граждан

УКАЗАНИЕ - правовой акт, издаваемый органом государственного управления, преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ ПОДРАЗДЕЛЯЮТСЯ

С УЧЕТОМ СФЕРЫ СВОЕГО ДЕЙСТВИЯ

С ТОЧКИ ЗРЕНИЯ ПОРЯДКА РЕШЕНИЯ ВОПРОСОВ

В условиях единоличного принятия решений – приказов, указаний, распоряжений – включает следующие стадии: ПРОЦЕДУРА ИЗДАНИЯ

ТЕКСТ СОСТОИТ ИЗ ДВУХ ЧАСТЕЙ Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса (причина распоряжения) - она может отсутствовать. Распорядительная часть, излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами «ПОСТАНОВЛЯЕТ» («ПОСТАНОВИЛ») – в постановлении: «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ») в решении: «ПРЕДЛАГАЮ» - в распоряжении; «ПРИКАЗЫВАЮ» - в приказе. Слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ, РЕШИЛ, ПРЕДЛАГАЮ, ПРИКАЗЫВЫАЮ и т.п. печатают прописными буквами или строчными вразрядку. Располагаются эти слова на отдельной строке прямо от полей. В постановлениях и решениях перед словами «постановляет» и «решает» указывается название коллегиального органа.

ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ В распорядительных документах (приказ, распоряжение) организаций, действующих на принципах единоначалия, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагаю от третьего лица единственного числе («постановляет, решил»). Затем с новой строки с абзаца следует текст распорядительной части. Если распорядительная часть предполагает различные по характеру действия и нескольких исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами. В каждом пункте указывается исполнитель, предписываемое действие и срок исполнения. Исполнитель указывается в дательном падеже.

Текст распорядительного документа должен иметь заголовок, в котором кратко сформулировано содержание документа. Заголовок начинается с предлога «О» («Об») и формулируется при помощи отглагольных существительных («О назначении…» ТРЕБОВАНИЯ К ТЕКСТУ Распорядительный документ оформляется на общем бланке, формат А4 Распорядительные документы вступаю в силу с момента подписания или доведения до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия акта указываю в самом документе.

ИСТОЧНИКИ ТЕКСТ: Центр компетенции по вопросам документационного обеспечения управления и архивного дела http://www.edou.ru/index.php ПРИМЕРЫ ДОКУМЕНТОВ: https://www.google.com/imghp?hl=ru

Что такое документ?Слово документ в переводе с латинского
означает «свидетельство», «способ
доказательства».
Это материальный объект с закрепленной
в нем информацией для передачи её во
времени и пространстве.
Это предмет труда управленческого
работника и его результат.

Распорядительные документы…

среди большого разнообразия видов деловых документов,
занимает особое место
это совокупность документов, издаваемых руководством
организации
содержат управленческие решения, направленные на
реализацию стоящих перед организацией текущих и
перспективных задач
наделены юридической силой
Юридическая сила документа – это свойство
официального документа, данное ему действующим
законодательством

Распорядительные документы

Основное назначение этих документов регулирование деятельности,
позволяющее органу управления
обеспечить реализацию поставленных
перед ним задач, получить
максимальный эффект от своей
деятельности

Распорядительные документы

с точки зрения порядка разрешения
вопросов (принятых решений) все
распорядительные документы делятся
на 2 группы:
документы, издаваемые
в условиях
коллегиальности
документы, издаваемые
в условиях единоличного
принятия решений

Распорядительные документы издаются:

по организационным вопросам
вопросам планирования,
производства, строительства,
материально-технического снабжения и
сбыта, финансов и кредита, труда и
заработной платы и т.п.

СХЕМА ПОДГОТОВКИ РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ ДОКУМЕНТОВ

всестороннее изучение вопроса,
подготовка проекта документа;
согласование текста, его подписание
(распоряжение, указание, приказ);
обсуждение и принятие документа на
заседании коллегиального органа
(постановление, решение).

Виды распорядительных документов:

ПОСТАНОВЛЕНИЯ
РЕШЕНИЯ
УКАЗАНИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЯ
ПРИКАЗЫ

Постановление – это…

правовой акт,
принимаемый
высшими
федеральными
органами
государственной
власти и иными
органами субъектов
РФ.

Решение – это…

правовой акт
коллегиального или
совещательного
органа министерств,
ведомств, комитетов,
общественных
организаций.

Указание – это…

распорядительный
документ органов
государственного
управления,
министерств,
ведомств и других
вышестоящих
организаций по
вопросам
объясняющего
характера.

Распоряжение – это…

одна из форм
распорядительного
документа, носящая
характер обязательного
поручения руководителя о
необходимости
совершения
подчиненными
определенных действий в
указанный срок.

Приказ – это…

правовой акт
руководителя
предприятия,
организации независимо
от формы
собственности и их
организационноправовой формы.

Требования к оформлению распорядительных документов

наименование организации
наименование вида документа
дата
место составления
заголовок
текст
подпись
отметка о согласовании

Распорядительные документы

ТЕКСТ
КОНСТАТИРУЮЩАЯ
ЧАСТЬ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЙ
ГЛАГОЛ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ
ЧАСТЬ

КОНСТАТИРУЮЩАЯ ЧАСТЬ

ЦЕЛИ
ЗАДАЧИ
ПРИЧИНЫ ИЗДАНИЯ

РАСПОРЯДИТЕЛЬНАЯ ЧАСТЬ

ФАМИЛИИ, ИНИЦИАЛОВ
ИСПОЛНИТЕЛЯ
КОНКРЕТНЫЕ ДЕЙСТВИЯ ПО
ИСПОЛНЕНИЮ
СРОК ИСПОЛНЕНИЯ

РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫЕ ГЛАГОЛЫ

Вид документа
ГЛАГОЛЫ
Постановление
ПОСТАНОВЛЯЕТ
Решение
РЕШИЛ
Указание
ПРЕДЛАГАЮ; ОБЯЗЫВАЮ
Распоряжение
Приказ
ПРЕДЛАГАЮ; ОБЯЗЫВАЮ; РЕКОМЕНДУЮ
ПРИКАЗЫВАЮ; ПРИНЯТЬ; ПЕРЕВЕСТИ;
УВОЛИТЬ; ПРЕДОСТАВИТЬ и тому подобное

МАКЕТ
РАСПОРЯДИТЕЛЬНОГО ДОКУМЕНТА

Наименование организации

НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
00.00.0000
№ _______
Место составления
Заголовок__________________
__________________________


ГЛАГОЛ:

___________________________________________________________________________________________
Наименование должности
Визы
(личная подпись)
ИН.Фамилия

Макет приказа по основной деятельности (угловое расположение)

Наименование министерства или ведомства
Наименование организации
Наименование структурного подразделения
НАИМЕНОВАНИЕ ВИДА ДОКУМЕНТА
№ _______
00.00.0000
Место составления
Заголовок__________________
__________________________
Текст констатирующей части приказа ______________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
ГЛАГОЛ:
Распорядительная часть текста_____________________________________________________________
___________________________________________________________________________________________
Наименование должности
Визы
(личная подпись)
ИН.Фамилия

ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА

Оформить на ПК макеты:
ПОСТАНОВЛЕНИЯ
РЕШЕНИЯ
УКАЗАНИЯ
РАСПОРЯЖЕНИЯ
ПРИКАЗЫ

Вид документа
Постановление
Решение
Указание
Распоряжение
Приказ
Назначение
Реквизиты
документа

ПРОВЕРКА СТЕПЕНИ УСВОЕНИЯ МАТЕРИАЛА

Перечислите виды распорядительных документов
Для чего они предназначены?
Какие из перечисленных документов относятся к
распорядительным: приказ, положение,
распоряжение, письмо, устав, правила,
инструкции, решение?
На какие 2 группы делятся распорядительные
документы по принципу создания?