Главная › Взыскание ущерба › Северный отпуск: правила оплаты проезда. Компания компенсирует работникам расходы на проезд: налоги и взносы

Северный отпуск: правила оплаты проезда. Компания компенсирует работникам расходы на проезд: налоги и взносы

Вопрос:
Работодателем принято решение оплачивать проезд работникам от места проживания до места работы и обратно, при этом речь не идет об использовании работниками личного транспорта.
Как документально с точки зрения трудового законодательства оформить отношения между работником и работодателем по оплате работникам стоимости проезда от дома к работе и обратно?

Ответ:
Трудовым кодексом РФ не установлено обязанности работодателя компенсировать работникам стоимость проезда работников от места проживания до места работы и обратно. Однако такая компенсация может быть закреплена в трудовом договоре, коллективном договоре или локальном нормативном акте, действующем в организации. Условия договоров или нормы локальных нормативных актов, которыми установлена оплата проезда, несомненно, улучшают положение работников, следовательно, никоим образом не нарушают трудовое законодательство (часть вторая ст. 9, часть четвертая ст. 8 ТК РФ). Если выплата такой компенсации закреплена в указанных документах, в силу части второй ст. 22 ТК РФ оплата проезда работников от места проживания до места работы и обратно является обязанностью работодателя.
В соответствии с частью четвертой ст. 57 ТК РФ в трудовом договоре стороны могут оговорить дополнительные условия, то есть условия, не перечисленные в части второй этой статьи в качестве обязательных для включения в трудовой договор, при условии, что они не ухудшают положение работника по сравнению с установленными трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, локальными нормативными актами.
Руководствуясь этой нормой, работник и работодатель вправе включить в трудовой договор условие об обязанности работодателя компенсировать работнику расходы проезда от места проживания на работу и обратно. Стороны вправе определить вид транспорта, проезд на котором оплачивается работодателем, установить порядок определения размера компенсации расходов работников на проезд, а также определить ее максимальный размер, зафиксировать в трудовом договоре порядок выплаты компенсации расходов работников на проезд, а также другие условия.
В случае если условия об оплате проезда изначально не были предусмотрены в трудовых договорах с работниками, стороны могут заключить дополнительные соглашения о включении таких условий в трудовые договоры. Дополнительные соглашения заключаются в письменной форме с каждым работником организации в отдельности (ст. 72 ТК РФ).

В договорном порядке стороны трудовых отношений вправе урегулировать вопрос оплаты проезда работников от места проживания до места работы и обратно путем включения соответствующих условий в коллективный договор, действующий в организации. В ст. 41 ТК РФ указывается, что в коллективный договор могут включаться, в том числе, обязательства работников и работодателя по вопросам выплаты компенсаций, а также по другим вопросам, определенным сторонами. Согласно ст. 44 ТК РФ дополнение коллективного договора производится в порядке, установленном ТК РФ для его заключения, либо в порядке, установленном коллективным договором.
Согласно статьям 8 и 22 ТК РФ работодатель вправе регулировать трудовые отношения с работниками посредством издания локальных нормативных актов.
Согласно части третьей ст. 8 ТК РФ коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников. Порядок такого согласования установлен ст. 372 ТК РФ. Если в коллективном договоре соглашении, действующих в организации, предварительное согласование с представительным органом работников не предусмотрено, работодатель вправе самостоятельно разработать положения о компенсации расходов на проезд работников от места проживания до места работы и включить их в уже действующий в организации локальный нормативный акт, либо утвердить отдельный локальный нормативный акт, целиком посвященный вопросам компенсации работникам расходов на проезд. Локальный нормативный акт работодатель принимает или изменяет своим приказом (распоряжением).
С локальными нормативными актами работодатель обязан знакомить работников под роспись, в том случае, когда они непосредственно связаны с их трудовой деятельностью (часть вторая ст. 22 ТК РФ). Четкого критерия, по которому можно было бы отнести тот или иной локальный акт к непосредственно связанному с трудовой деятельностью работника, ТК РФ не содержит. По нашему мнению, к таким актам можно отнести любые локальные нормативные акты, которыми регулируются трудовые отношения с работниками. Так как вопрос компенсации расходов на проезд вытекает из самого факта существования трудовых отношений с данным работодателем, которые возникли между работниками и работодателем на основании трудовых договоров, мы считаем, что работодатель в данном случае обязан ознакомить в соответствии со ст. 22 ТК РФ с локальным нормативным актом, устанавливающим обязанность последнего по оплате расходов работников на проезд. Ознакомление работников должно производиться в обязательном порядке и в случае, когда уже существующий локальный нормативный акт дополняется положениями о компенсации работникам расходов на проезд.
Вновь принимаемого сотрудника работодатель обязан ознакомить под роспись с локальными нормативными актами, непосредственно связанными с его трудовой деятельностью, еще до подписания трудового договора (часть третья ст. 68 ТК РФ). Сроков ознакомления уже работающих сотрудников с принятыми работодателем локальными нормативными актами ТК РФ (с изменениями, внесенными в локальный нормативный акт) не устанавливает.
Отметим также, что работодатель сможет подтвердить факт ознакомления только в том случае, если у него будет иметься письменный документ с росписью работника в ознакомлении.

Материал подготовлен юристами Правового консалтинга ГАРАНТ

Как задать свой вопрос по трудовому праву, можно прочитать

За последние несколько лет, нормы льготного обеспечения военнослужащих претерпели ряд изменений. К счастью, данные изменения в большинстве случае направлены на улучшение положения армейских служащих.

Помимо денежного довольствия в виде окладов, а также возмещения командировочных расходов, существует также правило, в соответствии с которым военнослужащие имеют право на компенсацию затрат, понесенных в процессе следования к месту положенного отпуска. Порядок, и размеры этих компенсаций регламентируются федеральным законодательством, а также ведомственными нормативно-правовыми актами по линии Министерства Обороны РФ.

В данной статье мы подробно рассмотрим схему предоставления подобных компенсаций, а также подробно опишем алгоритм расчета сумм таких выплат в пользу армейского.

Право военнослужащего на ежегодный отпуск. Основные положения.

Если говорить о действии общих норм и положений трудового законодательства, то можно с уверенностью сказать, что таковые распространяются и на военнослужащих. Т.е. армейские, как и гражданские служащие, имеют право на получение законного отпуска. При этом, отпуск, предоставляемый военнослужащим, имеет несколько разновидностей, среди которых следующие:

Основной вид отпуска

Каникулярный вид отпуска

Дополнительный вид отпуска

Отпуск положенный по беременности и родам

Отпуск положенный по уходу за ребенком

Отпуск по прочим обстоятельствам

Если говорить об основном отпуске , то можно отметить, что право на таковой имеют военнослужащие, проходящие службу по контракту. Предоставляется он один раз в год, и его длительность напрямую зависит от продолжительности общего срока несения воинской службы. Проще говоря, от военного стажа или выслуги. Длительность подобного отпуска колеблется в диапазоне от 30 до 45 суток.

Каникулярный отпуск предоставляется армейским, обучающихся по очной форме в ведомственных учебных заведениях, и предоставляется два раза в год, зимой и летом (15 и 30 суток соответственно). При этом, летний отпуск в соответствии с федеральным законодательством приравнивается к основному.

Что касается дополнительного отпуска , то таковой обычно предоставляется служащим военнослужащим для прохождения каких-либо учебных мероприятий (сдача экзаменов, получение ученой степени, учебные сессии и т.д.), или же вследствие болезни. Во втором случае, претендовать на подобный вид отпуска имеют право и военнослужащие, проходящие службу по призыву. Для этого необходимо наличие заключения военно-врачебной комиссии, а продолжительность отпуска по болезни составляет 60 суток, с возможностью продления такового на этот же срок.

Отпуск по беременности и родам предоставляется армейским женского пола, а отпуск по уходу за ребенком при определенных обстоятельствах может распространяться также и на военных мужского пола.

В каких случаях полагается компенсация проезда в отпуск военнослужащим

ФЗ «О статусе военнослужащих» четко регламентирует данную процедуру, и в соответствии с его положениями военные имеют право на получение подобной компенсации далеко не во всех случаях.

В упомянутом нами федеральном законе сказано, что убытки на проезд к месту отпуска компенсируются лишь тогда, когда речь идет об основном отпуске, плюс еще в нескольких случаях.

Как нами уже было отмечено, основной отпуск предоставляется военнослужащему один раз в год, и его длительность зависит от выслуги и прочих обстоятельств. Проезд к месту проведения подобного вида отпуска компенсируется во всех без исключения случаях. Военнослужащему достаточно лишь предоставить сопутствующие бумаги, в подтверждение понесенных затрат. Тоже самое касается и направление в отпуск военнослужащего проходящего срочную службу. Проезд к месту отпуска компенсируется в полном объеме.

В число отпусков, приравненных к основным (т.е. когда можно говорить о компенсации проезда) входит также дополнительный отпуск по болезни. В таком случае, прибытие к месту прохождения стационарного лечения, а также обратная дорога, полностью оплачивается Министерством обороны РФ.

Во всех остальных случаях, таких как убытие военнослужащего для сдачи вступительных экзаменов, для получения ученой степени, либо по личным обстоятельствам, компенсация за проезд к необходимому месту не производится. Военнослужащий берет на себя подобные расходы. Проще говоря, платит из своего собственного кармана.

Порядок выплаты компенсаций за проезд к месту отпуска

С тем, когда именно военнослужащий может рассчитывать на возмещение мы вроде разобрались. Теперь стоит рассмотреть саму процедуру получения подобной компенсации. Ведь есть ряд обязательных требований, которые необходимо соблюсти для того, чтобы в последующем затраты были компенсированы. Поговорим о них более подробно.

Во-первых, основным требованием в данном случае является то, что место проведения основного отпуска должно в обязательном порядке быть на территории РФ. Т.е. если военнослужащий решит отдохнуть с семьей за границей, то рассчитывать на компенсацию он в дальнейшем не сможет. Данное правило действует абсолютно для всех, независимо от звания, должности и выслуги лет. При этом, данное правило распространяется и на тех, кто служит за пределами нашей страны.

Во-вторых, относительно транспорта также существуют некоторые ограничения . Военнослужащий может пользоваться любым видом воздушного, водного или наземного транспорта в установленных законом рамках. К примеру, касаемо наземного транспорта, расходы, понесенные за пользование услугами такси и подобных видов наземного транспорта не подлежат компенсации. Также, если военнослужащий решит использовать железнодорожное сообщение, то рассчитывать на возмещение затрат можно будет лишь в том случае, если было приобретено так называемое плацкартное место. Места СВ и подобные не подлежат компенсации. При воздушном и водном сообщении используются только варианты эконом класса. В противном случае, затраты не будут компенсированы.

Вместе с этим, существует и ряд так называемых поощрительных мер, в соответствии с которыми военнослужащий имеет право на получение компенсации за проезд к месту отпуска и за одного члена своей семьи , к числу которых, как правило, относятся следующие:

Несовершеннолетние дети

Совершеннолетние дети с установленной степенью инвалидности, при том условии, что степень инвалидности была назначена до наступления совершеннолетия

Дети в возрасте до 23 лет, проходящие обучение, по дневной очной форме

Лица, оформленные как иждивенцы

Как выплачивается компенсация за проезд в отпуск военнослужащего

Собственно выплачивается компенсация уже после прибытия военнослужащего из отпуска. Т.е. первоначальные расходы на приобретение проездных билетов и прочего, военный несет самостоятельно, уже после приезда в часть, все это подлежит возмещению. В таких случаях военнослужащий должен подать рапорт в адрес командира части (либо на имя лица, ответственного за данную процедуру) и приложить документы, подтверждающие понесенные убытки на проезд. При этом, к данному списку прикрепляется также и отпускной билет, в котором проставлена отметка о пребывании военнослужащего в месте проведения отпуска. Если вместе с военным, в отпуске был член его семьи, то проездные билеты такового также подаются с общим количеством бумаг.

Механизм реализации возмещения затрат понесенных военным при следовании на своем автомобиле к месту проведения отдыха и назад регулируется Руководством по оформлению, использованию, хранению и обращению с военными перевозочными документами в Вооруженных Силах Российской Федерации, введенный актом Минобороны РФ от 6 июня 2001 года, в силу п. 86 какового военным, проходящим воинскую службу по контракту в военных частях, которые находятся в областных частях Крайнего Севера и смежных с ними регионах один раз в два года компенсируются затраты на проезд в рамках границ Российской Федерации на своем автомобиле к месту использования отдыха и назад.

Вместе с этим затраты на проезд на своем автомобиле компенсируются на основании поданного рапорта военного при обязательном документальном подтверждении своего нахождения в месте проведения отпуска в сумме реально произведенных затрат на оплату стоимости потраченного бензина, подтвержденных чеками , полученных на заправочных станциях, но не более цены проезда, установленной на основе нормативов расхода бензина, установленных для данного автомобиля, и исходя из наиболее кратчайшего маршрута пути.

Согласно п. 85 упомянутого нами Руководства лицам, имеющим законное право на проезд за счет активов Министерства обороны Российской Федерации, не получившим или не использовавшим воинские перевозочные документы, затраты возмещаются по реально произведенным расходам. Поводом для возмещения затрат в указанных ситуациях являются рапорт военного, бумаги, подтверждающие законное право на проезд за счет активов Минобороны РФ (предписание, отпускной билет с обязательными отметками о нахождении в пункте использования отпуска), бумаги о произведенных затратах, неиспользованные воинские перевозочные бумаги или справки, выданные на квитке требования формы № 1, с указанием в ней, что положенная льгота по проезду не была использована.

Северный отпуск: правила оплаты проезда

Организации, расположенные в районах Крайнего Севера, должны оплачивать работнику проезд к месту отпуска и обратно. Статья 255 НК РФ разрешает включать эти затраты в состав расходов на оплату труда, но при условии, если данные затраты осуществлены в соответствии с положениями трудового законодательства.

Гарантийный минимум

Лица, работающие в организациях Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, имеют право на целый ряд льгот, гарантий и компенсаций. В том числе они имеют право на компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно.

Фактически порядок оплаты расходов зависит от того, занят работник в бюджетном учреждении или в организации, не относящейся к бюджетной сфере.

В частности, в федеральных бюджетных учреждениях данная компенсация выплачивается в порядке, установленном ст. 325 ТК РФ и ст. 33 Закона РФ от 19.02.1993 N 4520-1 "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях".

Более конкретный порядок выплаты компенсации в учреждениях, финансируемых из федерального бюджета, определен Правилами компенсации расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно для лиц, работающих в организациях, финансируемых из федерального бюджета, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях, и членов их семей, утвержденными Постановлением Правительства РФ от 12.06.2008 N 455 (далее - Правила).

Для региональных и местных бюджетных организаций размер, условия и порядок компенсации таких расходов определяют соответственно органы государственной власти и органы местного самоуправления. Коммерческие организации правила выплаты компенсации предусматривают в коллективных и (или) трудовых договорах.

По мнению автора, размеры, условия и порядок выплаты данной компенсации, установленные трудовым законодательством для федеральных бюджетных организаций, должны рассматриваться всеми без исключения работодателями как минимально гарантированные.

То есть фактически органы государственной власти субъектов РФ, органы местной власти, а также соответствующие работодатели могут закрепить такие же правила, что приняты на федеральном уровне, или же предусмотреть более льготный порядок осуществления компенсации. В противном случае работники вправе обжаловать принятые правила оплаты расходов в судебных органах.

Таким образом, положения Правил должны рассматриваться всеми без исключения работодателями в качестве основы для исчисления и выплаты компенсации.

Право на оплату расходов имеет не только сам работник

Право на компенсацию из средств работодателя расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту проведения отпуска и обратно имеют лица, работающие в организациях, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях (ст. 325 ТК РФ). При этом не имеет значения, работает сотрудник в бюджетном учреждении, коммерческой или некоммерческой организации. Компенсацию должны выплачивать все без исключения работодатели.

Право на компенсацию расходов имеют те лица, которые заключили трудовые договоры. Ведь гражданско-правовой договор не предполагает предоставления работнику оплачиваемого отпуска. Значит, и о компенсации на проезд к месту его проведения говорить не приходится.

В федеральных бюджетных учреждениях расходы на проезд возмещаются исключительно по основному месту работы (ст. 325 ТК РФ). Внешним совместителям компенсация таких затрат не производится. Внутренние совместители могут воспользоваться правом на компенсацию тоже только по основному месту работы. В других организациях на сей счет необходимо учитывать положения соответствующих нормативных правовых актов, коллективных договоров, локальных нормативных актов.

К сведению. Компенсацию расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа должны выплачивать не только организации, расположенные в районах Крайнего Севера и (или) приравненных к ним местностях. Данную компенсацию обязаны платить и предприятия, находящиеся в местностях, в которых установлена выплата районного коэффициента к заработной плате сотрудников, а также процентной надбавки к заработной плате. Это следует из п. 3 Постановления Верховного Совета РФ от 19.02.1993 N 4521-1 "О порядке введения в действие Закона Российской Федерации "О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях"".

Работодатель оплачивает провоз багажа и проезд в отпуск и обратно не только самого работника, но и членов его семьи. При этом к членам семьи работника, имеющим право на компенсацию расходов, относятся неработающие муж (жена), а также несовершеннолетние дети (в том числе усыновленные), фактически проживающие с работником.

Соответствующее родство и совместное проживание работник должен подтвердить документально. В частности, должны быть подтверждены следующие данные:

Факт, что другой супруг не работает. В качестве подтверждающих документов можно использовать копию трудовой книжки, справку с места жительства;

Возраст детей. Его удостоверит свидетельство о рождении. В соответствующих случаях потребуются документы, свидетельствующие об усыновлении;

Фактическое проживание другого супруга и детей с работником. Это подтвердит справка с места жительства.

Если другой супруг работает, он пользуется правом на оплату проезда по своему месту работы. В данном случае каждый из работодателей должен удостовериться, что члены семьи пользуются правом на оплату проезда только по одному из мест работы родителей. Для этого необходимо истребовать справку с места работы другого супруга о том, что проезд членов семьи в отпуск не был оплачен и (или) не будет оплачен соответствующим работодателем в течение определенного периода времени.

Нужно отметить, что работодатель должен оплачивать дорогу в отпуск неработающим членам семьи сотрудника только при выполнении определенных условий. С 1 января 2005 г. компенсация расходов членов семьи производилась при условии, что они следуют в отпуск вместе с работником или же направляются в отпуск в тот же населенный пункт и тогда, когда сам работник в нем уже находится.

Соответствующие разъяснения были даны в Письме Минздравсоцразвития России от 24.08.2006 N 1010-13. В частности, в этом Письме говорится, что работодатель должен оплатить расходы неработающих членов семьи работника при условии:

Разного времени прибытия к месту проведения отпуска или разного времени отъезда в обратном направлении;

Что отдых осуществляется в различных санаторно-курортных учреждениях, которые тем не менее расположены в одном административно-территориальном образовании.

Не производится оплата расходов, если:

Поездка осуществляется без участия работника (например, при направлении на отдых детей в детский оздоровительный лагерь, расположенный за пределами места нахождения бюджетного учреждения);

Члены семьи едут отдыхать в место, не совпадающее территориально с местом отдыха работника, и время пребывания в отпуске не совпадает.

Теперь этот порядок уточнен. В утвержденных в 2008 г. Правилах определено: оплата стоимости проезда и провоза багажа членам семьи работника организации производится при условии их выезда к месту использования отпуска работника (в один населенный пункт по существующему административно-территориальному делению) и возвращения (как вместе с работником, так и отдельно от него) в период нахождения работника в отпуске (п. 3 Правил).

Работодатель оплачивает дорогу один раз в два года

Компенсация расходов на оплату стоимости проезда и провоза багажа к месту использования отпуска и обратно, предусмотренная ст. 325 ТК РФ, является целевой выплатой. Это значит, что нельзя суммировать и (или) переносить право на использование отпуска на другой период, если в установленный срок работник и (или) члены его семьи своим правом на компенсацию стоимости проезда не воспользовались.

В федеральных бюджетных учреждениях компенсация расходов осуществляется один раз в два года. Предположим, человек устроился на работу. Через шесть месяцев он имеет право уйти в оплачиваемый отпуск. Одновременно он приобретает право на компенсацию расходов на проезд до места проведения отпуска и обратно, а также на провоз багажа. Если работник на этот раз не воспользуется своим правом на компенсацию проезда, он может это сделать до истечения второго года работы в этой же организации. Если же с момента трудоустройства пройдут два года, в течение которых работник не воспользуется своим правом на возмещение расходов, то данная сумма пропадает, но только в части первых двух лет работы.

Следовательно, в дальнейшем право на компенсацию расходов за третий и четвертый годы непрерывной работы в данной организации возникает начиная с третьего года работы, за пятый и шестой годы - начиная с пятого года работы и т.д. (п. 4 Правил).

Право на оплату стоимости проезда и провоза багажа в отношении членов семьи возникает одновременно с возникновением права на оплату соответствующих расходов у работника организации. Однако и в данном случае выплаты являются целевыми, а потому не суммируются, если работник и члены его семьи своевременно не воспользуются предоставленным им правом.

Состав возмещаемых расходов

Работодатель в рамках рассматриваемой компенсации должен оплатить проезд работника и членов его семьи в пределах территории Российской Федерации к месту использования отпуска и обратно любым видом транспорта (за исключением такси), в том числе личным, а также оплате подлежит стоимость провоза багажа весом до 30 кг.

Для федеральных бюджетных учреждений состав возмещаемых расходов конкретизирован в п. 5 Правил. В частности, компенсации подлежат следующие расходы.

Во-первых, это оплата стоимости проезда к месту использования отпуска работником организации и обратно к месту постоянного жительства. Эти затраты возмещаются в размере фактических расходов, подтвержденных проездными документами (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов, предоставление в поездах постельных принадлежностей), но не выше стоимости проезда:

Железнодорожным транспортом - в купейном вагоне скорого фирменного поезда;

Водным транспортом - в каюте V группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, в каюте II категории речного судна всех линий сообщения, в каюте I категории судна паромной переправы;

Воздушным транспортом - в салоне экономического класса;

Автомобильным транспортом - в автомобильном транспорте общего пользования (кроме такси), при его отсутствии - в автобусах с мягкими откидными сиденьями.

Обратите внимание! Если представленные работником документы подтверждают расходы на проезд по более высокой категории проезда, чем это предусмотрено установленными нормами, соответствующие расходы могут быть компенсированы ему только в соответствии с установленной категорией проезда (п. 6 Правил).

То есть если работник федерального бюджетного учреждения оплатит свой проезд и проезд членов семьи в спальном вагоне железнодорожного поезда, компенсация ему выплачивается в размере фактически произведенных расходов, но не выше стоимости проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда.

При этом фактические расходы определяются согласно представленным проездным документам, а нормативная стоимость оплаты проезда в купейном вагоне скорого фирменного поезда - на основании справки транспортной организации или ее уполномоченного агентства. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны маршрут следования, категория проезда и дата, на которую определена стоимость проезда. Расходы на получение указанной справки работодателем не возмещаются.

Во-вторых, организация оплачивает работнику стоимость проезда автомобильным транспортом общего пользования (кроме такси) к железнодорожной станции, пристани, аэропорту и автовокзалу при наличии документов (билетов), подтверждающих расходы.

В-третьих, компенсируется оплата стоимости провоза багажа весом не более 30 кг на работника и 30 кг на каждого члена семьи, независимо от количества багажа, разрешенного для бесплатного провоза по билету на тот вид транспорта, которым следуют работник и члены его семьи, в размере документально подтвержденных расходов.

Во всех случаях оплате подлежит проезд до места использования отпуска и обратно кратчайшим путем.

Если потеряны документы

Если проездные документы утрачены и (или) не могут быть представлены по иным причинам, за работником федерального бюджетного учреждения сохранено право на получение компенсации, но при условии документального подтверждения пребывания его и (или) членов семьи в месте использования отпуска (п. 7 Правил). В качестве подтверждающих документов могут рассматриваться:

Любые документы, подтверждающие пребывание в гостинице, санатории, доме отдыха, пансионате, кемпинге, на туристической базе и (или) в ином другом подобном учреждении;

Документы, удостоверяющие регистрацию по месту пребывания.

При этом расходы на проезд могут оплачиваться только в размере минимальной стоимости, определяемой исходя из следующих категорий проездных документов:

а) при наличии железнодорожного сообщения - по тарифу плацкартного вагона пассажирского поезда;

б) при наличии только воздушного сообщения - по тарифу на перевозку воздушным транспортом в салоне экономического класса;

в) при наличии только морского или речного сообщения - по тарифу каюты X группы морского судна регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров, каюты III категории речного судна всех линий сообщения;

г) при наличии только автомобильного сообщения - по тарифу автобуса общего типа.

При этом в расчет принимается проезд до места использования отпуска и обратно только кратчайшим путем.

Стоимость проезда в рассматриваемых случаях должна быть подтверждена справкой транспортной организации или ее уполномоченного агента. В такой справке в обязательном порядке должны быть указаны:

Дата, на которую представлены сведения о стоимости проезда; категория проезда, в соответствии с которой определена стоимость проезда;

Маршрут следования, который оценен в стоимостном выражении.

Расходы на получение справки работодателем не возмещаются.

Проезд на личном транспорте

Если работник отправился в отпуск на личном автомобиле, размер компенсации определяется исходя из фактически произведенных расходов на оплату стоимости израсходованного топлива, норм расхода топлива, установленных для соответствующего транспортного средства, и кратчайшего маршрута следования к месту использования отпуска и обратно.

Сумма компенсации расходов на бензин определяется на основании представленных работником чеков автозаправочных станций, которые по дате выдачи должны соответствовать датам следования работника и (или) членов его семьи в отпуск или обратно (п. 8 Правил).

Нормы расхода ГСМ должны определяться в соответствии с Методическими рекомендациями "Нормы расхода топлив и смазочных материалов на автомобильном транспорте", утвержденными Распоряжением Минтранса России от 14.03.2008 N АМ-23-р.

Расстояние, которое учитывается при расчете нормы расхода топлива, определяется по существующим маршрутам автомобильного движения. При этом в расчет принимается исключительно кратчайший маршрут следования.

Стоимость топлива при определении нормативной величины рекомендуется исчислять исходя из среднего арифметического значения стоимости 1 л бензина, определенного на основании представленных работником чеков АЗС.

Пример. Работник со своей семьей следовал к месту использования отпуска и обратно на личном автомобильном транспорте от города А до города Б, расстояние между которыми согласно существующему автомобильному движению составляет 1470 км. При этом маршрут следования работника пролегал через город В, находящийся вне маршрута следования от города А до города Б.

Всего работником по прибытии из отпуска представлены чеки АЗС количеством 290 л на сумму 7492 руб., в том числе 170 л по 26 руб. и 120 л по 25,6 руб. Норма расхода топлива для автомобиля работника составляет 8,6 л на 100 км пробега.

Определим нормативный расход топлива. Он составит 252,84 л ((1470 км x 2) : 100 л x 8,6 л).

Рассчитаем среднюю стоимость 1 л топлива согласно представленным работником чекам АЗС. Она составит 25,83 руб. ((170 л x 26 руб. + 120 л x 25,60 руб.) : 290 л).

Определим нормативную стоимость топлива. Она составит 6530,86 руб. (252,84 л x 25,83 руб.).

Сумма компенсации должна быть определена в размере фактически произведенных расходов на оплату ГСМ (7492 руб.), но не более нормативного значения (6530,86 руб.), определенного исходя из установленных норм расхода топлива. Следовательно, сумма компенсации составит 6530,86 руб.

Действующим законодательством не установлена необходимость осуществления расчетов исходя только лишь из определенной марки топлива. В связи с этим необходимо исходить из фактических расходов, произведенных работником.

В отпуск за границу

Свой отпуск работник может проводить и за границей. В данном случае размер выплачиваемой компенсации определяется исходя из проезда железнодорожным, воздушным, морским, речным, автомобильным транспортом до ближайших к месту пересечения границы РФ железнодорожной станции, аэропорта, морского (речного) порта, автостанции (п. 10 Правил).

Размер компенсации следует определять на основании данных из справки транспортной организации и (или) ее уполномоченного агента. Однако вместе с такой справкой работником должна быть представлена копия заграничного паспорта с отметкой органа пограничного контроля (пункта пропуска) о месте пересечения государственной границы РФ. Должностные лица организации должны сверить копию с оригиналом паспорта.

Соответствующих отметок в паспорте нет, если работник следовал в страны СНГ, с которыми при пересечении границы (в частности, с Белоруссией) их проставление не предусмотрено. В данном случае компенсация должна выплачиваться без представления заграничного паспорта.

Если в отпуск за границу работник и (или) члены его семьи следовали на самолете, стоимость перевозки по территории РФ также подтверждается справкой соответствующей транспортной организации.

В полной мере приведенные Правила касаются и случаев, когда семья следует в отпуск за границу по туристической путевке.

Обратите внимание! Если работник организации проводит отпуск в нескольких местах, то компенсируется стоимость проезда только к одному из этих мест по выбору работника. Следовательно, и стоимость обратного проезда будет оплачена от выбранного места к месту постоянного жительства (п. 9 Правил).

Компенсацию платят авансом

Исходя из положений ст. 325 ТК РФ, для федеральных бюджетных учреждений установлена обязательная выдача работникам аванса для оплаты предстоящих расходов по проезду к месту проведения отпуска и обратно, а также по провозу багажа.

Аванс выдается на основании письменного заявления работника, которое он должен представить не позднее чем за две недели до начала отпуска. В нем согласно п. 11 Правил указываются:

Фамилия, имя, отчество членов семьи работника, имеющих право на компенсацию расходов, с приложением копий документов, подтверждающих степень родства (свидетельства о заключении брака, о рождении, об усыновлении (удочерении), об установлении отцовства или о перемене фамилии), справки о совместном проживании, копии трудовой книжки неработающего члена семьи;

Даты рождения несовершеннолетних детей работника;

Место использования отпуска работника и членов его семьи;

Виды транспортных средств, которыми предполагается воспользоваться;

Маршрут следования;

Примерная стоимость проезда.

Сумма аванса определяется исходя из примерной стоимости проезда, указанной в заявлении работника. Работодатель должен выдать аванс не позднее чем за три рабочих дня до отъезда работника в отпуск (п. 12 Правил).

По прибытии из отпуска работник обязан в течение трех рабочих дней с даты выхода на работу представить отчет о произведенных расходах. К такому отчету прилагаются подлинники проездных и перевозочных документов (билеты, багажные квитанции, другие транспортные документы), соответствующие справки транспортных организаций, чеки автозаправочных станций и иные документы, подтверждающие произведенные расходы по проезду к месту использования отпуска и обратно, а также по провозу багажа (п. 12 Правил).

Если работник в установленный срок авансовый отчет не представит, работодатель вправе в течение месячного срока издать приказ (распоряжение) об удержании невозвращенных сумм из его заработной платы. Однако если работник не согласится с основанием и (или) размером удержания, работодателю придется обращаться в суд за принудительным взысканием задолженности. Таковы положения ст. 137 ТК РФ.

Можно полагать, что необходимость именно авансовой схемы расчетов по выплате компенсации должна использоваться не только федеральными бюджетными учреждениями, но и другими организациями. По мнению автора, именно такой порядок расчетов должны использовать и коммерческие, и иные организации.

Налогообложение: расходы признаются с учетом Правил

Бюджетные учреждения расходы на оплату проезда работников и (или) членов его семьи из районов Крайнего Севера и приравненных к ним местностей к месту отпуска и обратно, а также провоза багажа осуществляют за счет бюджетных ассигнований.

Иные организации при определении источника оплаты расходов должны учитывать положения п. 7 ст. 255 НК РФ. Согласно данной норме в составе расходов на оплату труда можно учесть также расходы на оплату проезда работников и лиц, находящихся у этих работников на иждивении, к месту использования отпуска на территории Российской Федерации и обратно, включая расходы на оплату провоза багажа работников организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях.

При этом соответствующие расходы признаются в целях налогообложения прибыли при условии осуществления их в порядке, установленном действующим трудовым законодательством.

Как указано в Письме Минфина России от 07.02.2006 N 03-03-04/1/95, иждивенцами согласно ст. 179 ТК РФ следует считать нетрудоспособных членов семьи, находящихся на полном содержании работника или получающих от него помощь, которая является для них постоянным и основным источником средств к существованию. Расходы же по оплате проезда в отпуск неработающим членам семьи, не отвечающим признакам, предусмотренным для иждивенцев, не принимаются в уменьшение налогооблагаемой базы по налогу на прибыль.

При оплате стоимости проезда в отпуск за границу в целях налогообложения могут быть приняты только расходы по проезду к месту использования отпуска в той их части, которая приходится на территорию России. При вылете самолетом в составе расходов на оплату труда могут быть приняты документально подтвержденные проездными документами расходы по проезду до аэропорта, в котором осуществляется вылет к месту отдыха, расположенному за пределами РФ (Письмо Минфина России от 19.08.2005 N 03-05-02-04/159).

Обратите внимание! Для того чтобы соответствующие компенсации уменьшали налоговую базу по налогу на прибыль, необходимо, чтобы размер, условия и порядок выплаты компенсации были предусмотрены коллективным договором, локальными нормативными актами и (или) непосредственно трудовыми договорами с работниками. Если соответствующие положения не определяются трудовыми договорами, в них в любом случае должны быть ссылки на положения коллективного договора и (или) локальных нормативных актов, регулирующих порядок выплаты компенсации.

Выплачиваемые в установленном порядке суммы компенсации не облагаются НДФЛ (п. 3 ст. 217 НК РФ), а также единым социальным налогом (пп. 9 п. 1 ст. 238 НК РФ).

Следовательно, суммы компенсации не включаются и в расчетную базу по страховым взносам на обязательное пенсионное страхование.

С.Савельева

Независимый эксперт

Для отдельных категорий работающих граждан трудовым законодательством предусмотрена оплата (компенсация) проезда на курорт или в другое место для отдых а. Эти средства выплачиваются из бюджета организации или предприятия, то есть, начисляются работнику его работодателями.

Возможность такой компенсации заложена в трудовые отношения 325-й статьёй федерального законодательства (закон номер 197, принятый в декабре 2001 года). Об этом же говорится в Законе РФ под номером 4520-1 от 31 декабря 2014 года (33-я статья).

Претендовать на оплату проезда в обе стороны (на отдых и обратно к месту постоянного жительства) имеют следующие категории работников:

Лица, осуществляющие трудовую деятельность в сложных климатических и приравненных к нему территорий, предприятия или организации которых финансируются за счёт государственной казны (325-я статья ТК). Кроме того, для этих граждан проезд не засчитывается в общее количество отпускных дней.
Лица, получающие среднее профессиональное образование и имеющие аккредитацию от государства (174-я статья ТК). Речь в этом нормативном документе идёт, прежде всего, о заочном обучении в техникумах.
Лица с государственной аккредитацией, получающие образование в высших учебных заведениях заочно (173-я статья ТК).
Лица, находящиеся на пенсии и имеющие стаж работника Севера. Им оплачивается отдых (проезд на курорт) раз в три года.
Действующие сотрудники Министерства внутренних дел и профессиональные , служащие по контракту.

Для всех перечисленных категорий кроме пенсионеров оплачиваются транспортные расходы в основные или ежегодные, а также дополнительные отпускные периоды, в которые работники решили отправиться на отдых.

Что касается студентов, обучающихся заочно, им вместо отпускного периода засчитывается период учёбы, то есть, время, проведённое в учебном заведении с конкретной целью (промежуточная аттестация, сдача экзаменов). Оплата за проезд осуществляется один раз в году. То же правило действует и для лиц, получающих среднее профессиональное образование, но оплата для них производится в половинном размере (компенсируется только 50% стоимости билетов).

Причём оплата для учащихся работников осуществляется по тем же нормативным актам, что и оплата периодов нахождения в служебных командировках. Порядок начисления компенсации должен отражаться в локальных документах, например, коллективных или трудовых договорах. Также работодатель может издать отдельный приказ, ссылаясь на статьи Трудового кодекса.

Для работников, трудящихся в условиях Крайнего Севера и других, сложных по климатическим условиям регионах, компенсация выплачивается раз в два года.

Правило касается бюджетных организаций и предприятий. Право на получение такой компенсации возникает у сотрудников уже в первый рабочий год. Кроме оплаты проезда для них предусмотрена компенсация за транспортировку багажа весом более 30 килограмм.

Следует отметить, что компенсация распространяется на членов семьи уезжающего в отпуск сотрудника. К ним относят неработающих детей, жён или мужей.

Основное условие для получения оплаты для них - это отсутствие постоянного места работы или несовершеннолетний возраст.

Кто не может претендовать на оплату?

Рассчитывать на компенсацию не могут:

Лица, решившие отдохнуть в двух разных местах. Для оплаты необходимо указать в заявлении на один конечный пункт дороги (например, Мурманск - Сочи).
Лица, решившие провести отдых за рубежом. Для них компенсируется только часть дороги до границ России. Например, невозможно получить компенсационные выплаты за передвижение по территории Египта.
Лица, работающие на государственных предприятиях или в бюджетных организациях, не могут претендовать на получение ежегодной компенсации. Она доступна только для сотрудников частных предприятий и коммерческих организаций, если такая возможность изначально заложена в коллективный договор или трудовой контракт.
Члены семьи, официально трудоустроенные или достигшие восемнадцати лет. При этом не имеет значения, едут ли они на отдых вместе со льготником.
Члены семьи, находящиеся на пенсии. В трудовом законодательстве не идёт речи об оплате проезда для мужа или жены льготника, уже находящейся на пенсии.

Документальное оформление

Большинства спорных моментов в отпускной сфере можно избежать благодаря правильному оформлению коллективных договоров или трудовых контрактов. Работодатель должен максимально точно и полно раскрыть в этом документе все вопросы, касающиеся оплаты за проезд на отдых.

Уходить в отпуск работник может согласно либо по собственному желанию. Основанием для издания соответствующего приказа служит составленное работником заявление. Это основной документ, к которому прилагается подтверждающая документация (например, квитанция по оплате путёвки).

Заявление не имеет единой (унифицированной) формы. Она не предусмотрена трудовым законодательством.

Поэтому документ составляется работником в свободной форме и содержит следующие пункты:

обращение к руководству (фамилия непосредственного руководителя, его имя и отчество, а также занимаемая им должность);
в самом документе излагается просьба предоставить отпускной период с компенсацией транспортных расходов за проезд (даётся отсылка на соответствующую статью, например, на 325-ю для работников Севера) и указывается размер компенсации (в цифрах и прописью);
ниже вписывается перечень всех прилагаемых документов, подтверждающих размеры транспортных расходов (посадочные талоны, билеты, квитанции за багаж, оплату путёвок и т. п.);
на документе ставится дата его составления и подпись сотрудника с расшифровкой.

В документе обязательно перечисляются виды транспорта, стоимость за проезд на них, и указывается конечный пункт – то есть, непосредственное место проведения отдыха.

К заявлению присовокупляются подтверждающие документы. Их перечень зависит от того, каким именно транспортом работник добирался до места отдыха.

Если речь идёт о личном автомобиле, необходимо приложить:

водительские права и технический паспорт (предъявляются ксерокопии);
чеки за оплаченное топливо;
документ, подтверждающий нахождение работника по месту, указанному в заявлении (обычно это справка).

При использовании поезда прилагается:

отчёт по стоимости, оплачиваемой авансом;
билеты (их оригиналы).

При перелёте на самолёте необходимо предоставить:

посадочный талон и билет;
любые платёжные документы, подтверждающие этот перелёт.

Если сотрудник отправляется за рубеж, он обязан приложить к заявлению:

подписанный с туристической фирмой договор;
составленную оператором справку, подтверждающую стоимость дороги;
посадочный талон и билет;
заграничный паспорт (его ксерокопию).

При этом необходимо понимать, что компенсацию работодатель выплатит только за переезд до (от) государственной границы.

На основании полученного и зарегистрированного в учётной книге заявления руководитель издаёт приказ, согласно которому производится начисление отпускных средств и компенсации, а также их выплата работнику.

Особенности выплаты

Выплата компенсации перед началом отпускного периода производится в приблизительном размере, так как работник не всегда может представить в бухгалтерию и кадровый отдел документы, подтверждающие его расходы.

Окончательная корректировка размеров выплаты происходит уже после возвращения сотрудника на рабочее место.

А основанием для перерасчёта являются все подтверждающие документы, которые работник предъявил работодателю.

Также в отдельных случаях коллективным договором предусмотрена оплата по факту, то есть, после возвращения с отдыха и предъявления всех необходимых документов. При этом компенсационные суммы не облагаются налогами, но отражаются в бухгалтерских документах в качестве расходов (в отчётности указывается дебет и кредит для начисленной компенсации).

Как было сказано выше, если работник уже воспользовался в текущем году своей льготой, компенсация ему не начисляется.

Работающие лица и студенты для получения компенсации обращаются к своему работодателю, а пенсионеры пишут заявление в Пенсионный фонд (для них поездка компенсируется из государственного бюджета).

Личный автотранспорт

Многих работников, относящихся к льготной категории и отправляющихся на отдых, интересует вопрос, как именно учитывается переезд на личном автомобиле при начислении компенсации.

Как правило, оплата, производится авансом. При этом учитывается кратчайший маршрут следования, а корректировка выплат производится уже после завершения отпускного периода и возвращения сотрудника на рабочее место.

В качестве подтверждения расходов водитель должен предоставить все чеки с автозаправочных станций. При их отсутствии на полную компенсацию рассчитывать нельзя.

При расчёте учитываются минимальные показатели расхода топлива для конкретной модели на каждые 100 километров. Аренда транспортного средства в сумму компенсации не включается! При передвижении на таком автомобиле работодателем будет компенсирована только стоимость топлива.

"Новая бухгалтерия", 2008, N 8

Северный отпуск: правила оплаты проезда