Главная › Отказ от услуг › Справочно-аналитические документы - порядок составления и оформления. Справочно-аналитические документы Понятие назначение информационно аналитических документов

Справочно-аналитические документы - порядок составления и оформления. Справочно-аналитические документы Понятие назначение информационно аналитических документов

Информационно-аналитические документы содержат информацию, которая является основанием для принятия определенных решений, т.е. инициируют управленческие решения, позволяют выбрать тот или иной способ управленческого воздействия. Документы данной системы имеют вспомогательный характер по отношению к организационно-правовых и распорядительных документов. Цель их создания - передача информации от одного адресата к другому или фиксация (анализ) каких-то информационных сведений. В отличие от распорядительных документов, эти документы не содержат поручений, не обязывают выполнять поручения, однако могут быть основанием для принятия распорядительного документа.

Особенностью этих документов является то, что они движутся по схеме: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю учреждения, от подведомственного учреждения в учреждения высшего уровня. Поэтому в общем документооборота учреждения они составляют восходящий поток документов. Большинство информационно-аналитических документов является основным средством реализации внутренних коммуникативных связей учреждения.

До видового состава информационно-аналитических документов относятся акты, докладные записки, объяснительные записки, справки, представления, заключения, отзывы, сводки, протоколы, все виды служебных писем, телеграммы, телефонограммы и т.д.

АКТ - это документ, составленный группой лиц (преимущественно комиссией), подтверждающий установленные ими факты или события. Акты документируют деятельность как постоянно действующих, так и специально созданных комиссий. В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо - при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверки наличия товаров, в случае порчи груза, нарушение правил транспортировки и т.п. В других случаях в акте отражают лишь факты, выявленные во время работы комиссии. Самым распространенным в делопроизводстве является акт приема-передачи дел (документов) (см. приложение 31).

Работу комиссии организуют таким образом. Сначала изучается суть вопроса, подлежащего отражению в акте, а потом - законодательные и нормативно-правовые акты, которыми оно регулируется. Только после этого комиссия начинает непосредственную работу. Главная задача комиссии установить фактическое состояние дел, следует объективно осветить в документе. Результатом работы комиссии является акт, в котором отражаются только факты, точно установлены лицами, подписывающими документ. При этом целесообразно предварительно вести черновые записи, чтобы зафиксировать количественные данные, а затем составить текст документа.

Реквизиты заглавной части акта

Независимо от вида акта этот документ оформляют по определенной схеме. Как правило, его составляют на общем бланке учреждения с воспроизведением таких обязательных реквизитов бланк:

o название учреждения;

o название структурного подразделения;

o название вида документа (АКТ);

o регистрационный индекс (номер);

o место составления.

Кроме того, при составлении акта обычно используют следующие реквизиты:

o заголовок к тексту;

o основание для издания акта;

o отметки о наличии приложений;

o подписи;

o гриф утверждения;

o указания количества экземпляров и их местонахождение. Жение? акта является дата события. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом, например: 25.12.2008 или 25 декабря 2008г.

Регистрационный индекс акта состоит из порядкового номера документа, который (при необходимости) может дополняться номером по номенклатуре дел, например: № 15 или № 15/04-07.

Место составления должно соответствовать месту заактованої события.

Реквизиты содержательной части акта

Заголовок должен воспроизводить сжатое содержание текста или вопрос, с которого проводились проверка или обследование. Заголовок обычно составляют так, чтобы он грамматически сочетался с названием документа с помощью предлога "о" и отглагольного существительного и отвечал на вопрос "что?". Например:

Акт приемки-передачи дел

Акт о повреждении бланков трудовых книжек

Акт об аттестации рабочих мест Акт об уничтожении печатей и штампов

Иногда заголовок соотносится с названием вида документа в родительном падеже, например:

Акт ревизионной комиссии

Акт комиссии по проверке работы общежития Акт санитарно-эпидемиологической комиссии

Текст акта имеет сложную структуру и делится на несколько частей: вводную, констатирующую и итоговую.

вводной части следует сделать ссылку на документ, ставший основанием для проведения проверки (работы комиссии). Это могут быть приказ, договор, поручение органу высшего уровня и т.д. Оформляется вводная часть так: через 2-3 интервала после заголовка, с абзаца печатают слово "Основание" и ставят двоеточие, а далее в именительном падеже указывают название документа, его дату, номер, заголовок. Например:

Основание: приказ генерального директора ЗАО "Восток" от 20.01.2008 №14 "О проведении проверки наличия и состояния личных дел в отделе кадров".

С новой строки без отступа перечисляют состав комиссии, например: Составлен комиссией:

Председатель - должность, фамилия, инициалы

Члены комиссии: 1. должность, фамилия, инициалы

2. должность фамилия, инициалы

3. должность фамилия, инициалы

Если к работе комиссии привлекали других должностных лиц, то это оформляется так:

Присутствуют: должность фамилия, инициалы должность фамилия, инициалы

Фамилии членов комиссии и присутствующих располагаются по алфавиту. К названиям должностей входят и названия учреждений.

констатирующей части акта подают сведения о периоде работы комиссии, ее цели, задачи, сущность установленных фактов, методы проведения проверки, ее результаты. Текст констатирующей части начинается с абзаца, при необходимости он может делиться на пункты или оформляться в виде таблицы, что дает возможность при незначительном объеме обеспечить высокую степень информативности.

итоговой части акта излагаются выводы или даются рекомендации. Итоговая часть оформляется с абзаца и также может делиться на пункты.

Итоговая часть текста акта не является обязательным. Акт может заканчиваться констатацией фактов.

В конце текста с новой строки без абзаца приводят данные о количестве экземпляров акта и их местонахождение адресатов, которым направлен акт, например:

Составлен в двух экземплярах:

1-й экз., направлено в службу экологического контроля; 2-й экз, подшиты к делу № 06-04.

Количество экземпляров акта определяется практической потребностью (если в нормативных документах не предусмотрено другого). Эта часть акта также не является обязательным.

В случае наличия приложений на них делают ссылки.

Текст акта завершают подписи. Акт подписывают председатель и все члены комиссии в той же последовательности, в которой представлены фамилии в вводной части, но без указания должностей, например:

Председатель подпись В. А. Боярчук

Члены комиссии: подпись Же. И. Антоненко

подпись С. П. Василенко

Если кто-либо из членов комиссии не согласен с содержанием акта, его особое мнение оформляется в виде приложения. При этом подпись следует дополнить оговоркой, что содержит ссылку на приложение.

Некоторые виды актов требуют утверждения. Например, акт о ликвидации учреждения утверждает руководитель учреждения высшего уровня, акт об изъятии для уничтожения дел (документов), не подлежащих хранению, - руководитель учреждения.

В отдельных актах (из материальных и финансовых вопросов) гриф утверждения заверяется печатью учреждения.

Все лица, упомянутые в акте, особенно те, к работе которых есть замечания, должны быть ознакомлены с его содержанием под расписку, например.

Всю информационную документацию, на основе которой принимаются управленческие решения, условно разделяют на справочно-информационную и справочно-аналитическую. К справочно-аналитическим документам относят акты, справки, сводки, заключение, отзыв, список, перечень и др.

Акт – понятие, структура, оформление

Акт – это документ, составленный несколькими лицами (комиссией) с целью подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Акты составляются как постоянно действующими комиссиями, так и назначаемыми распорядительным документом (приказом) по указанию вышестоящей организации или руководителя. В отдельных случаях акты могут составляться одним или несколькими должностными лицами.

По своему назначению и содержанию акты отличаются большим разнообразием, например, акт приема-передачи материальных ценностей, акт обследования, акт испытаний, акт ревизии, акт нарушения установленных правил и др.

В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ. Первоначально ведутся черновые записи, фиксирующие ход работы и количественные данные. Чистовик акта оформляется на общем бланке организации. Для значительного количества повторяющихся ситуаций создаются унифицированные трафаретные формы.

Обязательными реквизитами акта являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения.

Текст акта состоит из трех частей :

· Введение . Здесь указывается распорядительный документ, на основании которого актируется факт, событие или действие, его номер и дата. При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалы. Если акт составлен комиссией, то первым указывается председатель комиссии далее фамилии членов комиссии в алфавитном порядке.
В необходимых случаях приводятся сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса.

· Констатирующая часть , в которой излагаются установленные факты.

Все части акта оформляются абзацами, выводы могут быть выделены соответствующим заголовком. Ряд актов требуют утверждения, после утверждения акта «Выводы» приобретают силу приказа и становится обязательными для исполнения соответствующими должностными лицами.

В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Справка – назначение, виды, содержание, оформление

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности предприятия или подтверждения фактов биографического или служебного характера

Справки по производственным вопросам могут составляться по запросам руководства, по запросам другой организации или в связи с внутрифирменными правилами оформления конкретных сторон деятельности предприятия. Такие справки могут быть внутренними и внешними.

Внешние справки - для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию - оформляются на общем бланке организации (или бланке справки). Внутренние справки - для представления руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа - оформляются на стандартном листе бумаги аналогично докладной записке с теми же реквизитами.

Текст справки, как правило, состоит из двух частей: в первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса.

Текст справки может состоять только из одной части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, ее текст оформляется в виде таблицы. Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из нескольких разделов.

Внешние справки подписывают руководитель организации или его заместитель. Справку, содержащую сведения финансового характера, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер и заверяют печатью. Внутренние справки подписываются руководителем структурного подразделения или специалистом-составителем.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера , подписываются двумя лицами: руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, – и заверяются печатью. Для таких справок в организациях используются унифицированные бланки с трафаретным текстом, и они могут составляться на бланках формата А5.

Текст справки личного характера следует начинать с фамилии, имени и отчества работника (в именительном падеже), которому она выдана. Кроме того, в справке личного характера указывают:

· указание, в удостоверении каких сведений выдана справка;

· для каких целей или в какую организацию выдана справка;

· подпись и указание должности лица, выдавшего справку;

· дату составления и оттиск печати.

Составляются справки в двух экземплярах, один направляется адресату, другой – подшивается в дело.

Обязательными реквизитами справки являются : наименование организации (для внутренней – наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления (для внешней справки), адресат, заголовок к тексту (для справки, оформленной на формате А4), подпись, оттиск печати (для справки биографического и финансового характера).

Сводка, заключение, перечень и другие справочно-аналитические документы

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний, сводка требований).

Сводки могут быть внешними и внутренними. Внешние сводки составляются для представления в другую (как правило, вышестоящую) организацию, внутренние сводки представляются руководству организации или на рассмотрение коллегиального органа. Внешние сводки оформляются на общем бланке организации, внутренние – на стандартном листе бумаги.

Сводка оформляется по тем же правилам, что и справка. Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу. Заключения составляют на проекты положений, постановлений, инструкций. Кроме того заключения составляют на научные работы (отчеты, статьи, диссертации, дипломные проекты) и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено, и текст, состоящий из двух частей. В первой части даются краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса.

Во второй части должны излагаться конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа (может состоять из нескольких пунктов, которые нумеруются арабскими цифрами). При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: «С проектом... согласны» или «По рассматриваемому вопросу замечаний нет».

Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если оно подписывается руководителем организации или его заместителями) или на стандартных листах бумаги (если заключение подписывается специалистом организации или группой специалистов организации). Если заключение составлено не на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации.

Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста оп поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.Подготовка и оформление отзыва производится аналогично подготовке и оформлению заключения.

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов, документов или работ, составленный в целях распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется перечень на общем бланке организации. Составляют перечни в табличной форме или в виде текста, содержащего разделы. Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Конкретные разновидности перечней требуют утверждения.

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке.

Список является сопутствующим, пояснительным документом к протоколам, распорядительным документам, отчетам, справкам и др. Список приглашенных, список на рассылку и др. требуют утверждения.

Оформляется списки на общем бланке организации или стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами сводки, заключения, отзыва, списка, перечня являются : наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления, заголовок к тексту, подпись, печать (при составлении на стандартном листе бумаги).

Деловые документы личного характера. Личное заявление – особенности составления и оформления

Как известно, все многообразие документов разделяется, в первую очередь, на официальные и документы личного характера. Документы личного характера включают в свой состав :

· собственно личные - документы, создаваемые человеком вне сферы его служебной деятельности или выполнения общественных обязанностей (самая немногочисленная система документов, включает личную переписку, дневники, мемуары, воспоминания и т.д.);

· деловые документы личного характера - документы, создаваемые человеком в связи с его профессиональной деятельностью и относящиеся к ее осуществлению (автобиография, резюме, анкета, личное заявление, характеристика, рекомендация, доверенность личного характера, расписка и др.)

· Умение правильно составлять и оформлять деловые документы личного характера, связанные с профессиональной деятельностью не менее важно, чем правильное составление и оформление официальных деловых документов.

· Личное заявление: понятие, реквизиты, образцы оформления

· Заявление – документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Отсутствие указания в обращении на нарушения прав и интересов обратившихся является основным критерием отличия заявления от жалобы.

· В настоящее время не существует требований ГОСТ, регламентирующих правила оформления заявлений. Эти документы, по форме, являются условно-произвольными. Тем не менее, существует несколько разновидностей личных заявлений по расположению реквизитов: в соответствии с существующими типами делопроизводства – угловые и продольные.

· Личное заявление выполняется от руки или с помощью технических средств. Личные заявления также могут выполняться на бланке с трафаретным текстом. Как правило, в крупных организациях формы личных заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнении, о предоставлении очередного отпуска.

Заявление о приеме на работу – вид обращения гражданина об устройстве на работу в ту или иную организацию (на предприятие). И хотя законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданином такого заявления, на практике оно используется довольно часто. Необходимость такого заявления объясняется сложившейся практикой и некоторыми нормативными актами.

Так, в Указе Президента Российской Федерации от 30.05.2005 № 609 «Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела» при перечислении документов, входящих в личное дело, первым документом указано заявление.

Правильно составленное заявление должно содержать следующие реквизиты :

· адресат (при обращении к должностному лицу указывают его должность, фамилию в дательном падеже и инициалы);

· наименование вида документа – ЗАЯВЛЕНИЕ (слово «заявление» может быть написано полностью прописными буквами или иметь только первую букву прописной без точки в конце; допускается, но считается устаревающим способ записи строчными буквами с точкой в конце);

· текст (в заявлении о приеме на работу необходимо указать должность и название структурного подразделения, куда поступает работник; если оговаривались какие-либо особые условия: по совместительству, на определенный срок, на выполнение конкретной работы, на неполный рабочий день и т.п., - это также пишется в тексте заявления);

· подпись;

· дата (указывается в верхней заголовочной части листа ниже реквизита «название вида документа» или после текста заявления от границы левого поля).

· Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.). В таком случае все приложения, нумеруя, указывают в заявлении.

· Заявление подписывается автором и передается (направляется) для принятия решения, которое выражается резолюцией. Заявление с резолюцией является основанием к изданию приказа или другого документа , например, приказа о приеме на работу, приказа о проведении проверки, письма автору о принятии решения, справки о состоянии затронутого автором вопроса.

Классификация продуктов ИАД.

Виды документов ИАД.

Отличительные черты документации ИАД.

Одной из характерных черт современности стала информатизация, в условиях которой общество разрабатывает новые способы создания и распространения информации, что неминуемо влечет за собой возрастающую потребность в обработке все большего ее количества. В этой ситуации очень важно оперативно отследить и проанализировать бесконечные информационные потоки.

Решение данной проблемы связано с грамотной организацией информационно-аналитической деятельности (далее - ИАД), которая представляет собой вид деятельности, призванной обеспечить информационные потребности общества с помощью аналитических технологий за счет переработки исходной информации и получения качественно нового знания . Сегодня информационно-аналитическая (далее - ИА) поддержка становится незаменимой частью процесса принятия решения в самых различных организациях: от органов государственного управления, крупных предприятий и холдингов, кредитных и финансовых учреждений до небольших банков и частных компаний, так как обоснованные прогнозы необходимы для ведения успешной деятельности.

Региональные органы государственной власти осуществляют управление субъектами РФ, а значит, в силу специфики их деятельности в них ежедневно принимаются управленческие решения, которые должны соответствовать множеству факторов развития региона и носить стратегический характер. Естественно, что речь при этом идет о необходимости сбора и анализа больших объемов информации, поэтому на сегодняшний день наличие ИА структур в органах регионального управления (далее - ОРУ) становится не просто желательным, а необходимым условием работы.

Основная цель деятельности ИА подразделений в ОРУ - обеспечить лицо, принимающее решение (далее - ЛПР), информационными продуктами, необходимыми для осуществления его деятельности. Информационный продукт - документированная информация, подготовленная в соответствии с потребностями пользователей . В ОРУ продукты ИАД являются информационным базисом для разработки и принятия управленческих решений, воплощаемых в организационно-правовых, плановых и распорядительных документах. В большинстве случаев именно документы, являющиеся продуктами ИАД, сосредотачивают основной объем сведений о фактическом положении дел, возникающих проблемах, тенденциях в системе управления органа власти.

Существует ряд различных наименований продуктов ИАД: дайджест, доклад, записка, обзор, отчет, сводка, справка, статья. Теоретически можно выделить характерные особенности каждого из них, однако на практике зачастую увидеть и объяснить различия между справкой, запиской, отчетом, обзором и другими вышеперечисленными продуктами ИАД бывает непросто.

С точки зрения рассмотрения продуктов ИАД как информационного базиса для принятия управленческих решений можно обратиться к следующей классификации, предлагаемой в работе Н. А. Гайдамакина :

Документы информационного характера - информируют о предмете, то есть по характеру являются первичными (без глубокого анализа) документами, поэтому должны составляться максимально лаконично и точно, позволять быстро получить адекватную информацию, дающую возможность принять предварительное решение. При информировании о типичном, в общем плане известном предмете сначала дается общая характеристика, а затем в порядке убывания важности наиболее существенные параметры. Если предмет изложения нетипичный, новый, то информирование лучше вести от частного к общему. Такие документы обычно представлены в виде справок, сводок.

Документы аналитического характера . Их особенностью является исследовательско-проблемный характер. От информационных сообщений их отличает комплексная цель: описать, разъяснить, выработать решение, обосновать, убедить. Такие документы обычно представлены в виде справок, статей, обзоров, отчетов об исследовании.

Обратимся к конкретным видам продуктов ИАД с целью выявления их особенностей.
Справка - это документ, содержащий анализ значений показателей информационного поля (то есть массива информации, складывающегося вокруг объекта мониторинга) с точки зрения поставленной проблемы.
Информационно-аналитическая записка - термин подразумевает четкое и краткое описание проблемы или проделанной работы. Таким образом, не ясно, какими специфическими чертами записка отличается от справки в контексте ИА документов.
Аналитический обзор предназначен для быстрого ознакомления и комплексного изучения сложных предметов. Помимо «обзорности» и «сжатости», эти документы обладают еще и аналитическим аспектом, связанным с анализом, сопоставлением различных точек зрения и формированием обоснованных оценок. Таким образом, аналитические обзоры (в отличие от справок и статей) имеют комплексный и емкий характер.
Доклад - это документ, содержащий изложение определенных вопросов, выводов, предложений и предназначенный для устного прочтения. ИА доклад предполагает не только перечисление параметров проблемы и формулировку связывающих их выводов, но и внесение предложений по решению вопроса.
Информационная сводка по событиям, происшествиям, обстановкепредставляет сведенную воедино за определенный временной период в отношении определенного объекта (территории, структуры, сферы) информацию о произошедших событиях, особенностях обстановки, положении дел.
Аналитический отчет - это аналитический продукт, в котором описана совокупность показателей, по которым оценивается информационное поле объекта мониторинга. Он состоит из диаграмм, графиков и таблиц, сопровождающихся краткими или развернутыми аналитическими справками. Заключение отчета обычно содержит основные выводы и рекомендации.
Аналитическая статья - это статья, в которой содержится анализ деятельности объекта мониторинга. Данный документ содержит большое количество анализируемых фактов и определяет их взаимосвязи. Статья, с одной стороны, должна быть доступна для понимания широкому кругу читателей, а с другой - интересна для специалиста в исследуемой сфере.
Дайджест - информационный продукт, который содержит краткие аннотации и выходные данные статей. Такой формат удобен для ежедневного предоставления - например, для ознакомления с основными новостями отрасли.
В связи с обращением к проблеме документирования ИАД, необходимо выделить характерные параметры представления информации и структуру различных информационных продуктов, проанализировать их предназначение и особенности составления. Обобщив эти данные, можно сформулировать (как с точки зрения информационного содержания, так и с позиции документирования) общие черты документов, выделяющие их в массиве всей управленческой документации, и особенности.
Можно выделить следующие черты, присущие продуктам ИАД в ОРУ и отличающие их как комплекс документов:

Цель создания: обеспечить руководителей информацией, необходимой для осуществления их деятельности (принятия решений). То есть данные продукты в большинстве случаев не предназначены для презентации широкому кругу лиц.

Данные документы не содержат обязательных для исполнения поручений, не предписывают действовать строго определенным образом, а представляют сведения, побуждающие к принятию решений.

Для продуктов ИАД характерны такие параметры, как строгая форма описания, наглядность, логичность, структурированность текста, краткость, ясность и соответствие целям и задачам исследования.

Высокая степень информативности.

Использование статистики и обобщенных данных.

Низкая степень эмоционального окраса. Стремление к исключению субъективных мнений (особенно для документов информационного характера).

Таким образом, можно сказать, что все ИА документы обладают высокой информативностью, однако не все из них предусматривают обобщение и анализ материала, формулировку выводов и выработку предложений по решению проблемы или задачи (см. Таблицу 1).

Таблица 1

Наименование продукта	Анализ, выводы	Предложения по решению проблемы
Аналитические справки, записки	Нет	Нет
Аналитический обзор	Да	Нет
Доклад	Да	Да
Информационная сводка	Нет	Нет
Аналитический отчет	Да	Да
Аналитическая статья	Да	Да
Дайджест	Нет	Нет

*Здесь и далее таблицы составлены на основе анализа продуктов ИАД.
Предложения по решению проблемы, основанные на глубоком анализе информации, как правило, содержатся в документах аналитического характера, тогда как документы информационного характера предоставляют отобранные, обобщенные, но не рассмотренные с точки зрения выявления взаимосвязей, тенденций и возможностей прогнозирования данные.
С точки зрения документирования ИАД можно выделить присущие большинству продуктов основные структурные элементы текста:

Общий заголовок (название документа, формулировка темы и указание на временной период). Например: Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года .

Заголовки разделов (структуризация документа, формулировка ключевых тем). Например:

1. Состояние окружающей природной среды.
2. Мероприятия, направленные на выявление нарушений природоохранного законодательства .

Текстовый блок (основная информационная нагрузка).

Перечень-список (выделение пунктов для упрощения восприятия). Например:

Работа в комиссиях :
а) комиссия по выбору площадок для строительства;
б) комиссия по обследованию зеленых насаждений .

Графические элементы: диаграммы, графики (обобщение материала, упрощение восприятие, выделение тенденций).

Таблицы (обобщение материала, упрощение восприятия).

Первые четыре элемента текста (общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список), как правило, присутствуют во всех ИА документах, в отличие от графических элементов и таблиц (см. Таблицу 2).

Таблица 2
Наличие графических элементов и таблиц в документах, являющихся продуктами ИАД
Наименование продукта	Графические элементы	Таблицы
Аналитические справки, Записки	Могут встречаться, но для большинства нехарактерны	Да
Аналитический обзор	Да	Да
Доклад	Да	Да
Информационная сводка	Нет	Да
Аналитический отчет	Да	Да
Аналитическая статья	Да	Да
Дайджест	Нет	Нет

Для большинства продуктов ИАД характерны таблицы, являющиеся наиболее доступной и привычной для восприятия формой систематизации материала. Однако графические элементы (графики и диаграммы), не просто упрощающие восприятие информации, но отражающие определенные тенденции развития и закономерности изменения показателей, присутствуют в документах с наиболее ярко выраженной аналитической составляющей.
Таким образом, рассмотрев и проанализировав различные документы, являющиеся продуктами ИАД, можно выделить некоторые основные структурные элементы текста, присущие большинству данных документов: общий заголовок, заголовки разделов, текстовый блок, перечень-список, таблицы, графические элементы. Кроме того, существует ряд особенностей, объединяющих их как комплекс документов и отличающих данный комплекс от других видов документов, участвующих в процессе управления: общая цель создания, строгая форма описания данных, краткость, высокая информативность и низкая эмоциональность, использование статистики и обобщенных данных.

Анализ ИА документов, разрабатываемых в российских ОРУ, показал, что на практике не существует четких общепринятых параметров их составления. Наиболее распространенными продуктами деятельности ИА подразделений в ОРУ являются записки, справки, доклады, отчеты, обзоры, сводки, дайджесты. При этом необходимо сказать, что записки и справки по структуре и содержанию значительных отличий не имеют, поэтому могут в данном случае отождествляться. Обзоры зачастую принимают форму дайджеста или же продукты, теоретически относящиеся к дайджестам, именуются обзорами. Термины «информационный» и «информационно-аналитический» во многих случаях отождествляются. То есть на сегодняшний день в ИА подразделениях ОРУ РФ нет единой системы классификации ИА продуктов и общих правил документирования ИАД. Каждое подразделение само определяет параметры разрабатываемых им документов, ориентируясь на предпочтения непосредственных потребителей продуктов деятельности подразделений.

См. Кривобокова А. Интернет-бизнес-аналитика - информационная технология нового века // Прогноз финансовых рисков. URL:(дата обращения 20.04.2010).

См. Глоссарий. Информационные продукты // Web-and-Press. URL: (дата обращения 25.04.2010).

См. Гайдамакин Н. А. Служебные и аналитические документы: язык, логика, структура, оформление, движение. - Екатеринбург: Изд-во Уральского института экономики, управления и права, 2008. - С. 7.

См. Информационно-аналитическая справка об экологической обстановке в Северске и на подконтрольных территориях за июль 2008 года // СЕВЕРСК сайт администрации ЗАТО Северск. URL: (дата обращения 12.04.2009).

Носит вспомогательный характер и является основанием для создания распорядительных и организационно-правовых документов.

С помощью этой документации осуществляется вертикальные горизонтальные коммуникации.

Условно выделяют справочно-информационную документацию (протоколы, докладные и служебные записки, объяснительные записки, предложения, заявления, представления, переписка (письма, телефонограммы, факсограммы, телеграммы, электронные сообщения)).

К справочно-аналитической документации относят акты, справки, сводки, отзывы, списки, перечни.

Протокол

Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протоколы оформляются на заседаниях, как постоянно действующих, так и временных коллегиальных органах.

Оформляются на основе черновых записей хода заседания, а также на основе стенограммы, звукозаписи и т.д.

В зависимости от вида заседания выделяют протоколы:

· краткие (оформленные по сокращенной схеме и в них фиксируются рассмотренные вопросы и принятые решения)

Оформляются не позднее 5 дней со дня заседания. Ответственность возлагается на секретаря коллегиального органа.

Протокол печатается на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка. Дата и номер соответствуют дате и номеру совещания.

В заголовке указывается наименование коллегиального органа и вида его деятельности. Заголовок должен соответствовать виду документа (грамматически согласовываться).

Текст состоит из 2-х частей: вводной и основной.

В вводной фиксируется указание на председателя, секретаря, присутствующих (если менее 15 человек – указывается фамилия, инициалы; более 15 человек – составляется список приглашенных (указываются фамилия, инициалы, должность, место работы)). Вводная часть заканчивается повесткой дня. Повестка дня оформляется прописными буквами, вопросы о повестке дня располагаются по степени сложности и порядку обсуждения.

К каждому вопросу указываются фамилия и должность заказчика.

Основная часть оформляется по каждому вопросу повестки дня, строится по схеме: слушали – выступили - постановили.

В разделе СЛУШАЛИ фиксируется текст доклада по вопросу, если доклад прилагается к протоколу, то он должен быть оформлен в установленном порядке.

В разделе ВЫСТУПИЛИ указываются фамилии выступивших и краткий текст выступления. Он излагается в виде диалога.

В разделе ПОСТАНОВИЛИ записывается принятое решение, которое должно формулироваться кратко, срочно.

Каждый пункт должен содержать принятое решение, срок исполнения, ответственный исполнитель.

По каждому вопросу повестке дня записывать результаты голосования.

Участник собрания или заседания, высказывавшийся против принятого решения может представить особое мнение в письменной форме, председателю заседания.

Протоколы подписываются председателем и секретарем при наличии президиума, подписывается всеми членами президиума.

Протокол вместе со всеми материалами по подготовке заседания или собрания подшивается в дело.

К протоколу прикрепляется:

1. план работы по подготовке

2. повестка дня

3. извещение

4. список присутствующих и приглашенных

5. тексты докладов, выступлений и проекты решений по каждому вопросу

6. протокол редакционной и счетной комиссии

7. особое мнение участников заседания

Протоколы заседания формируются отдельно от протоколов собрания.

Докладная записка (служебная)

Докладная записка – документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя. Она информирует руководство о фактах, событиях, явлениях, требующих принятие решения.

Цель докладной: побудить к действию руководство.

Виды докладной:

1) Внутренняя записка (представляется руководителю организации, либо подразделения, создается по инициативе работника с целью повышения эффективности деятельности организации; Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка; Текст докладной должен содержать вводную часть, причину содержания документа и основную, в которой указываются факты, события, явления и предложения. Подписывается составителем).

2) Внешняя записка (представляется руководителю вышестоящей организации; Составляется на общем бланке организации, текст строится по схеме: первая часть – факты, события, цели создания; вторая часть – излагает анализ сложившейся организации; третья часть – излагает возможные последствия и результаты. Подписывается руководителем организации).

Предложение

Предложение – документ, представляющий разновидность докладной записки и содержащий перечень конкретных предложений по определенным вопросам.

Составляется по заданию руководителя. Текст не содержит аналитической части, только вводную, в которой излагается обоснование и заключительную, в которой излагаются сами предложения. Подписывается составителем.

Объяснительная записка

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составленный работником организации и представленный вышестоящему должностному лицу. Оформляется на стандартном листе бумаги.

Текст состоит из 2 частей: в первой излагаются факты, послужившие поводом ее написания; во второй излагаются причины, объясняющие сложившуюся ситуацию. Подписывается составителем. (Может быть написана от руки).

Заявление

Заявление – документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Чаще всего составляется по кадровым вопросам. Адресуется руководителю организации. Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением обязательных реквизитов (вид документа, дата, адресат, автор, текст). Текст начинается с изложения вопроса, затем излагаются детали этого вопроса. К заявлению прилагается приложение. Подписывается заявителем.

Представление

Представление –документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника организации.

Оформляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов (наименование подразделения, вид документа, дата, номер, адресат, заголовок, текст). Текст должен содержать информацию: ФИО, дата рождения, образование, занимаемая должность, место работы, стаж работы в данной области, общий стаж, оценка служебной должности, мотивы назначения, должность и подразделение, куда предлагают назначить ил перевести работника.

Подписывается руководителем подразделения, адресуется руководителю организации.

Письма

Служебные или деловые письма – это обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста по почте.

Виды писем:

1. инструктивные

2. гарантийные (подписываются руководителем и главным бухгалтером по финансовым вопросам)

7. письма-приглашения

8. поздравления

9. сопроводительные

Письма подготавливаются в определенной последовательности:

1. изучение вопроса, излагаемого в письме

2. сбор сведений информации

3. подготовка проекта письма

4. согласование и визирование

5. внесение дополнений, изменений в проект и окончательное оформление

6. подписание

7. регистрация

8. отправка (либо как простое письмо, либо заказное, либо ценное)

Оформляется на бланке письма. Текст должен быть лаконичным, корректным, не должен превышать 1-2стр. (в исключительных случаях до 5стр). Текст состоит из 2-3 частей. Первая часть – вводная, где указываются причины составления письма, вторая часть - основная, где излагается существо вопросов, третья часть – заключительная, в которой формулируется основная цель письма. Обязательные реквизиты: адресат, текст, дата, номер, подпись. Визируется заинтересованными лицами на втором экземпляре письма, остающимся в деле

Претензионные письма

Претензия – документ о нарушении конкретных обязательств и требований о возмещении убытков стороной, нарушившей эти обязательства. Предъявляется в отношении качества товара, услуг, объемов, сроков, поставки, упаковки, маркировки, платежа и других условий контракта, содержит основу для предъявления претензий и доказательств.

Кроме основных реквизитов письма, в претензии указываются:

1) основания для предъявления претензии со ссылкой на нормативные акты.

2) требование заявителя, сумма претензии и ее расчет

3) банковские реквизиты заявителя

4) перечень прилагаемых документов к претензии

Претензии предъявляются в определенные сроки (2 месяца); подписываются руководителем организации; заверяется печатью.

Ответ на претензию

Ответ на претензию должен содержать следующие вопросы:

1. о принятии претензий к рассмотрению

2. об удовлетворении претензии полностью или частично (дата, номер платедного получения при оплате)

3. о неудовлетворении претензии

Ответ подписывается руководителем, заверяется печатью, оформляется в соответствии с АПК (арбитражный процессуальный кодекс)

Объем не должен превышать двух страниц. Оформляется заказным корреспондентом с уведомлением.

Оформление считается досудебным или претензионным порядком урегулирования разногласий между сторонами

Исковое заявление

Исковое заявление - письменное требование к суду вынести решение о признании субъективного права заявителя (истца) и о присуждении ответчика к совершению определенных действий.

Форма заявления определяется АПКРФ. В заявлении указываются:

· наименование арбитражного суда,

· вид документа,

· заголовок к тексту

· наименование лиц, участвовавших в деле

· текст с указанием обстоятельств, на которых основано исковое заявление

· доказательства

· цена иска и ее расчет

· требование истца

· сведения о соблюдении досудебного урегулирования споров

· приложения

Кассационная жалоба

Кассационная жалоба – письменное требование к суду об изменении решения, противоречащего признанию субъективного права заявителю.

Оформляется в соответствии с АПКРФ. Реквизиты:

· наименование адресата

· наименование адресанта

· вид документа

· заголовок

· текст (указывается требование лица, подавшего жалобу, формулируется указание на то, в чем заключается нарушение норм материального права, номер дела, дата принятия решения, предмет спора в суде)

· отметка о приложении

Подписывается доверенным лицом.

Телеграмма

Телеграмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста.

Составляется при необходимости срочного решения вопроса, подразделяется на виды и категории.

По сроку прохождения к простым относят обычные телеграммы, доставляемые адресату в течение 6 часов. К срочным относят телеграммы, доставляемые в течение 3 часов.

Оформляется на бланке телеграммы, лиюо на стандартном листе бумаги, форматом А5 по установленной форме.

Обязательные реквизиты:

2) вид документа

3) телеграфный адрес получателя

4) текст (оформляется кратко, лаконично, без союзов и предлогов, если они не искажают содержание предмета, знаки пишутся сокращенно, цифры словами, после текста ставится точка (тчк)

5) дата, номер телеграммы

6) подпись (отдельной строкой, в расшифровке не указывать инициалы)

7) после подписи проводится черта, под ней пишется адрес отправителя, дата составления (прописными буквами, четко, без помарок на одной стороне листа).

Факсограмма

Факсограмма – обобщенное название различных документов, передаваемые по каналам факсимильной связи и получаемое на бумажном носителе копия документа.

Оформляется в соответствии с требованиями конкретных видов документов. При передаче не допускается волнистость, деформация, пятна, изгибы и т.д.

При соблюдении определенных процедур Факсограмма обладает юридической силой.

Телефонограмма

Телефонограмма используется для оперативной передачи информации информативного характера.

Оформляется на стандартном листе бумаги, либо записывается в журнале. Обязательные реквизиты:

2. затем указывается наименование документа, дата и номер документа

3. текст (краткий, четкий, без труднопроизносимых слов), не более 50 слов. Подписывается руководителем.

4. при передаче текста записываются сведения о получателе телефонограммы (наименование, должность)

5. кто принял

6. дата приема и время окончания приема

Электронное сообщение

Электронное сообщение – документ, передаваемый электронной почтой по системе связи между ЭВМ, полученной в виде видеограммы на экране монитора или бумажной копией, отпечатанной на принтере.

Оформление справочно-аналитической документации

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий, явлений.

Виды актов:

1. ревизии

2. приема и передачи

3. обследования

4. инвентаризации

5. расследований аварий и несчастных случаев

6. ликвидации помещения

7. приема сдачи

8. о выделении к уничтожению документов и дел

9. коммерческие

Все акты составляются коллегиально. Утверждаются распорядительными документами, реже руководителем. Оформляется на основании черновых записей, содержащих фактические сведения, количественные показатели и т.д., выявленные проверяющими.

После тщательного изучения акт оформляется не позднее 5 дней после проверки на общем бланке организации. Вил документа пишется прописными буквами, далее дата и номер акта. Заголовок должен грамматически согласовываться со словом «АКТ». Текст состоит из 2 частей: вводной и основной. В водной части указывается основание для составления акта и кем составлен. В основной части излагаются фактические данные, выявленные комиссией, методы и сроки проделанной работы. При необходимости фиксируется вывод и заключение. Содержание основной части можно разделить на пункты или представить в виде таблицы. При необходимости в заключительной части акта предлагаются решения, выводы, заключение проверяющих.

В конце текста указывают количество составленных экземпляров текста и адресат каждого экземпляра. При наличии приложения оно оформляется в виде отметки о наличии.

Подписывается председателем и всеми членами комиссии.

Справка (по основной деятельности)

Справка – документ, составленный с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки по основной деятельности могут быть внешними и внутренними. Внешние составляются для представления людей в организации. Оформляется на общем бланке организации, подписывается руководителем.

Внутренние оформляются на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов: наименование акта структурного подразделения, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, место издания.

Текст состоит из 2 частей: в первой указывается причина составления документа. Во второй излагаются конкретные сведения (вторая часть оформляется в виде таблицы, или связанного текста). Внутренние справки подписываются составителем.

Адресат справки оформляется по основной форме.

Справка составлена для подтверждения сведений. Оформляется на бланке формата А5. Указывается автор, справочные данные об организации, вид документа (СПРАВКА), дата, номер, заголовок, адресат, текст.

Подписывается руководителем и главным бухгалтером, либо начальником службы персонала. Заверяется печатью.

Сводка

Сводка – документ, содержащий обобщенные сведения по какому-либо одному вопросу. В ней излагается информация, полученная из разных источников по заранее установленным параметрам и связанные одной темой, в сводке можно приводить сведения об источнике информации.

Оформляется как справка, текст может быть в табличной форме.

Внутренняя сводка подписывается составителем, внешняя – руководителем.

Заключение

Заключение – документ, содержащий выводы, мнения комиссии или отдельных специалистов по конкретному документу или отдельному вопросу.

Составляется на проекты предложений, постановлений, научные работы и т.д.В заголовке указываются названия документа и вопрос, на который заключение подготовлено. Текст состоит из 2 частей. В первой излагается существо вопроса, его анализ, общая оценка документа или вопроса. Во второй даются конкретные замечания по документу или вопросу, а также излагаются выводы и предложения.

При направлении заключения в другие организации составляется сопроводительное письмо.

Отзыв

Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

Оформляется аналогично заключению.

Перечень

Перечень – документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный с целью распространения на них определенных норм или требований.

Оформляется на общем бланке организации, текст в виде таблицы. Подписывается составителем. Утверждается руководителем или вышестоящим органом.

Порядок составления и формы перечня регламентируются инструкциями и методическими документами.

Список

Список – документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определенном порядке. Составляется в целях регистрации или информирования. Порядок составления и оформления аналогичен перечню.

Отчетная документация

Отчетная документация – документация, содержащая сведения о результатах деятельности организации за определенный период времени.

Она выполняет обратную функцию, позволяющую руководству сопоставить полученные результаты с плановыми.

Анализ отчетной документации дает возможность корректировать деятельность организации, совершенствовать ее структуру, кадровый состав, обеспеченность ресурсами и т.д.

1. государственная статистическая отчетность

2. ведомственная отчетность

3. внутри учрежденческая отчетность

Отчет

Отчет – документ, содержащий сведения о результатах деятельности за определенный период времени, а также сведений о выполнении мероприятий, сведений, заданий.

Представляется руководителем структурного подразделения. Государственная и ведомственная отчетность составляется на основе унифицированных форм.

Внутриучрежденческая отчетность составляется по свободной форме и оформляется как другие управленческие документы.

Составляется на стандартном листе бумаги с нанесением реквизитов общего бланка, в заголовке указывается наименование органа или должностного лица, о котором сообщается в документе. В отчете дается описание и заключение работы.

Отчет о работе структурного подразделения подписывается руководителем подразделения. Утверждается руководителем или вышестоящей организации.

К отчету прилагается пояснительная записка и другие справочные материалы. Срок хранения 5 лет или постоянное хранение.

Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже

Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.

Размещено на http://www.allbest.ru/

Система справочно-информационной и справочно-аналитической документации

1. Составление и оформление справочно-информационных документов

протокол объяснительная телефонограмма деловой

1.1 Протокол

Протокол - документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Протокол отражает деятельность по совместному принятию решения коллегиальным органом или группой работников. От протоколов заседаний, создаваемых в управленческой деятельности организаций, следует отличать протоколы следственных, некоторых административных органов и органов охраны общественного порядка, (например, протокол санитарного инспектора, протокол дорожно-транспортного происшествия и др.), а также протоколы договорного типа - протоколы разногласий, протоколы согласования разногласий, протоколы согласования цены и др.

Обязательному протоколированию подлежат заседания постоянно действующих и временных коллегиальных органов (коллегии республиканских органов исполнительной власти, собрания трудовых коллективов, собрания акционеров, заседания советов директоров и др.).

Протоколы оформляются на основании черновых записей хода заседаний, стенограммы заседания или звукозаписи, а также материалов, подготовленных к заседанию (текстов докладов, выступлений, справок, проектов решений, повестки дня, списков приглашенных и др.). Если заседание стенографировалось, после заседания стенограмма расшифровывается, оформляется и прилагается к протоколу (в этом случае допустимо вести краткую форму протокола). Если ход заседания записывался на магнитофонную ленту, после составления и оформления протокола звукозапись хранится в соответствии с Основными правилами работы государственных архивов с кинофотофонодокументами (М.,1980).

Ответственность за подготовку протокола лежит на секретаре (ответственном секретаре) коллегиального органа или секретаре руководителя. Секретарь несет ответственность за правильность записей в протоколе.

Существует два вида протоколов: полные и краткие. Полный протокол содержит запись всех выступлений на заседании, краткий - только фамилии выступивших и краткую запись о теме выступления. Решение о том, какую форму протокола вести на заседании, принимает руководитель коллегиального органа или руководитель организации.

Протокол оформляется на общем бланке организации с указанием наименования вида документа - "Протокол" или на специальном бланке протокола. Обязательными реквизитами протокола являются: наименование организации, название вида документа, дата и номер протокола, заголовок к тексту, подписи.

В заголовке к протоколу указывается название коллегиального органа или заседания, заголовок грамматически согласуется с названием вида документа, например: Протокол общего собрания акционеров; Протокол заседания правления.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть оформляется идентично в полной и в краткой формах протокола. В ней указываются: фамилии председателя и секретаря заседания, фамилии или общее количество участников заседания и приглашенных лиц (если участников много, рядом с указанием их количества делается отметка - "Список участников прилагается"), повестка дня.

Фамилии присутствующих записываются в протокол, если их не более 15, в алфавитном порядке с указанием места работы и должности, если их больше, составляется отдельный список. В протоколах постоянно действующих совещаний и комиссий должности присутствующих не указываются.

Вводная часть заканчивается повесткой дня. Вопросы в повестке дня располагаются по степени их сложности, важности и в порядке обсуждения. Вопросы формулируются в именительном падеже без предлогов "о", "об". Наряду с вопросом указывается фамилия докладчика с указанием его должности.

Основная часть текста протокола по каждому вопросу повестки дня строится по схеме:

СЛУШАЛИ... ВЫСТУПИЛИ... ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

В разделе "СЛУШАЛИ" в кратких протоколах дается фамилия выступавшего (докладчика) и тема его выступления. В полной форме протокола приводятся: фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается).

В разделе "ВЫСТУПИЛИ" в кратких протоколах указываются только фамилии лиц, выступивших в обсуждении, дискуссии по вопросу и принятому решению, в полных протоколах фиксируются также их выступления, включая вопросы к докладчику. При необходимости после фамилии выступившего указывается его должность.

В разделе "ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)" записывается принятое решение. Решение формулируется кратко, точно, лаконично, так, чтобы не возникало двоякого толкования. Наряду с решением указывается количество голосов, поданных "за", "против", "воздержавшихся", а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Постановляющая часть может делиться на пункты.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению; оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. Содержание особого мнения записывается в протокол после записи соответствующего решения

Протокол заседания подписывается председателем и секретарем (ответственным секретариата). В особо важных случаях выступавший должен завизировать протокол, виза проставляется на левом поле документа, на уровне записи выступления.

Датой протокола является дата протоколируемого события. Если оно продолжается несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, собрания, конференции.

1.2 Докладная записка

Докладная записка - документ, адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Обычно докладной запиской информируют руководство об имевших место событиях, фактах, явлениях, сложившейся ситуации, как правило, требующих принятия решения. Докладная записка может быть внешней или внутренней. Внешняя докладная записка представляется руководителю вышестоящей организации, внутренняя - руководителю подразделения или организации. Внутренние докладные записки создаются по инициативе работника или по заданию его непосредственного руководителя и преследуют цель повышения эффективности деятельности организации.

Внешние докладные записки составляются на общем бланке организации, внутренние - на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами докладной записки являются: наименование организации (для внутренней -- наименование структурного подразделения), наименование вида документа, дата и номер, место составления (для внешней докладной записки), заголовок к тексту, подпись.

Текст докладной записки состоит из двух или трех смысловых частей. В первой части излагаются факты и события, причины, послужившие поводом для ее написания. Во второй части -- анализ сложившейся ситуации, возможные варианты развития событий или выхода из сложившейся ситуации, в третьей части -- выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо предпринять руководителю в связи с изложенными фактами. Вторая, аналитическая часть, может отсутствовать, в этом случае текст докладной записки состоит только из вводной и заключительной частей.

Внутренняя докладная записка подписывается составителем, если она представляется руководителю подразделения, и руководителем подразделения, если она представляется руководителю организации. Внешняя докладная записка подписывается руководителем организации.

Датой докладной записки является дата ее составления и подписания. Образец докладной записки:

Предложение - документ, представляющий собой разновидность докладной записки, содержащей перечень конкретных предложений по определенному вопросу. Составляются предложения аналогично докладным запискам, но, как правило, по заданию руководства. Текст предложения не содержит аналитической части, а только вводную (обоснование) и заключительную (перечень предложений).

1.3 Объяснительная записка

Объяснительная записка -- документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником организации и представляемый вышестоящему должностному лицу.

Объяснительная записка оформляется на стандартном листе бумаги и адресуется конкретному должностному лицу. Обязательными реквизитами объяснительной записки являются: наименование структурного подразделения, дата, номер, заголовок к тексту, адресат, подпись.

Текст объяснительной записки состоит из двух частей: первая часть содержит факты, послужившие поводом к ее написанию, вторая -- причины, объясняющие сложившуюся ситуацию.

Объяснительная записка подписывается составителем. Датой объяснительной записки является дата ее подписания составителем.

1.4 Заявление

Заявление - документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Работниками организации заявления, как правило, составляются по кадровым вопросам: о принятии на работу, об увольнении, о предоставлении отпуска и т.п.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю (в крупных организациях -- руководителю самостоятельного структурного подразделения). Заявление оформляется на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами заявления являются: наименование подразделения, название документа, дата, номер документа, адресат, инициалы, фамилия и должность заявителя, подпись.

Текст заявления начинается с изложения непосредственного существа вопроса ("Прошу перевести"... "Прошу предоставить"... и др.), затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения (например, к заявлению о приеме на работу прилагаются подлинники или копии документов об образовании, анкета, автобиография и др.).

1.5 Представление

Представление - документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении работника учреждения.

Представления оформляются на стандартном листе бумаги. Обязательными реквизитами представления являются: наименование подразделения, название вида документа, дата, номер, адресат, заголовок, подпись.

Текст представления содержит следующую информацию: фамилия, имя, отчество; дата рождения; образование; занимаемая должность; структурное подразделение; стаж работы (общий; в данном подразделении; в данной должности); оценка служебной деятельности; повышение профессионального уровня; оценка деловых и моральных качеств; участие в общественной работе; мотивы назначения, перемещения или поощрения; должность и структурное подразделение, на которую предлагается назначить или переместить работника. Представление подписывается руководителем подразделения и адресуется руководителю организации.

2. Деловая переписка

2.1 Служебное (деловое) письмо

Служебное (деловое) письмо - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста - пересылкой по почте.

Письмо составляется на специальном бланке формата А4 или A5 в зависимости от размера текста письма. Обязательными реквизитами письма являются: наименование организации-автора, почтовые реквизиты организации-автора, дата, номер документа, ссылка на дату и номер входящего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах - отметка о наличии приложений.

Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события должны излагаться объективно, лаконично, ясно. Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст письма может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение.

Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная часть должна быть убедительной, чтобы не возникало сомнений в правильности и обоснованности предлагаемых решений.

В заключении формулируется основная цель письма.

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, применяются и другие схемы; построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть другим.

Текст письма излагается от первого лица множественного числа (просим, направляем).

Для упрощения операций по обработке писем и ускорения их исполнения не рекомендуется в одном письме рассматривать два и более различных вопросов, письмо должно быть однопредметным по содержанию. Объем письма не должен превышать двух страниц; в исключительных случаях допускаются письма до пяти страниц машинописного текста.

Письмо, оформленное на бланке формата А4, должна иметь заголовок к тексту, построенный по схеме "О чем?", например:

"О нарушении договорных обязательств"

Если письмо является ответным, то в бланке письма указываются номер и дата письма, на который дается ответ.

Если письмо адресуется более чем в четыре адреса, то исполнителем составляется список рассылки.

Письма визируются руководителем подразделения, подготовившего письмо, при необходимости -- руководителями заинтересованных структурных подразделений" а также заместителем руководителя организации - куратором соответствующего направления, если письмо будет подписываться руководителем организации. Визируются письма на втором экземпляре, остающемся в архиве организации на хранение.

Письма подписываются руководителем организации, его заместителями в рамках предоставленной им компетенции, а также руководителями самостоятельных структурных подразделений, если им предоставлено это право.

Письмо должно иметь отметку об исполнителе, которая проставляется в нижней части листа, под подписью руководителя.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные письма не разрешается. Датой письма является дата его подписания.

Образец письма:

Гарантийные письма удостоверяются печатью организации.

2.2 Некоторые виды служебных писем

Письма-просьбы. Количество ситуаций, дающих повод для изложения просьб от имени предприятий, организаций, учреждений практически беспредельно. Излагая просьбу, необходимо подчеркнуть заинтересованность предприятия в ее исполнении. Простейший и наиболее распространенный вариант письма-просьбы совпадает с формой личного или коллективного заявления.

Письмо-просьба может излагаться от первого лица единственного числа ("Прошу..."), от первого лица множественного числа ("Просим..."), от третьего лица единственного числа (в этом случае употребляются существительные с собирательным значением: "Дирекция просит.,.", "Администрация просит...", и т.п.), от третьего лица множественного числа, если употребляется несколько существительных с coбирательным значением.

Вариант текста письма-просьбы могут быть следующими:

Общество с ограниченной ответственностью... просит предоставить имеющуюся на Вашем предприятии модель профессионального телефакса. Гарантируем возврат в месячный срок с момента доставки. Благодарим за башу готовность оказать нам поддержку в этом деле.

Письма-ответы (отказы). Логическая схема письма-ответа (отказа) следующая:

1) повторение просьбы, на которую составляется ответ;

2.) обоснование причины-отказа (если письмо отказ);

3) констатация отказа.

Вариант текста письма-отказа:

В письмах-отказах часто встречаются следующие словосочетания: "Ваше предложение отклонено по следующим причинам..." "Считаем нужным сообщить вам, что…"

Сопроводительные письма. Сопроводительное письмо составляется при отправке адресату каких-либо документов или материальных ценностей. Оно оправдывает себя лишь в тех случаях, когда содержит какие-либо дополнительные разъяснения к приложенным к нему документам или если предлагаемые документы, включают несколько листов. Во всех других случаях сопроводительное письмо становится излишним, а адрес, дату и индексы письма можно указать прямо в самом документе. Поскольку уменьшение количества таких писем упрощает делопроизводство, нужно добиваться, чтобы предприятия обращались к сопроводительным письмам лишь тогда, когда это действительно необходимо.

Сопроводительное письмо обычно оформляют на бланке формата А5. Варианты сопроводительных писем могут быть следующими:

Высылаем наложенным платежом...

Возвращаем проект... на... стр. со следующими замечаниями...

В соответствии с нашей договоренностью (Вашей просьбой) направляем (высылаем, посылаем)...

Договорные письма. Разновидностью сопроводительного письма является договорное письмо, которое подтверждает факт отправки договора. Приведем образец текста договорного письма:

Направляем подписанный с нашей стороны договор №... от... Справка о финансировании будет выслана...

Приложение: договор о... №... на 3 л. в 3 экз.

Письмо-напоминание. Письмо-напоминание следует направлять тогда, когда не удается с помощью телефонных переговоров или личного контакта получить необходимый ответ. Письмо-напоминание, как правило, состоит из двух логических элементов: напоминания о выполнении действий и мерах, которые будут приняты в случае их невыполнения. Ключевыми словами в письме-напоминании являются формы глагола "напоминать".

Пометка "вторично", помещаемая на поле письма, уже подчеркивает факт напоминания. Такая пометка ставится в тех случаях, когда отправитель допускает возможность, что адресат еще не получил письма, адресованного ранее, по не зависящим от него причинам. В этих случаях дословно повторяется текст предыдущего письма.

В одном и том же письме часто выражается не только напоминание, но и требование выполнить те или иные обязательства. Например:

Письмо-запрос. Цель такого письма заключается в получении от другого предприятия необходимой информации. Вариант текста письма-запроса:

Организация просит сообщить о номенклатуре выпускаемых Вами изделий с целью заключения в дальнейшем договора поставки.

Письма-приглашения. Письма-приглашения могут адресоваться конкретному лицу либо нескольким лицам или массовому адресату. При официальном приглашении большого количества людей в настоящее время используются как полностью готовые, напечатанные типографским способом тексты-приглашения, так и трафареты.

Письма-предложения. Письмо-предложение может представлять собой, например, заявление предприятия-продавца о желании заключить сделку с указанием конкретных условий. Либо это может быть ответ той или иной организации на ее запрос. Например:

Гарантийное письмо. Существует отдельный вид писем, в которых содержится гарантия оплаты какой либо продукции, либо гарантия её поставки в установленные сроки. Гарантийные письма подписывает как директор, так и главный бухгалтер предприятия. Их подписи заверяются печатью.

Письма-подтверждения. Письмо-подтверждение содержит сообщение о получении какого-либо отправления (письма, телеграммы; перевода, бандероли, товаров, ценностей и т.п.), либо о том, что ранее составленный документ (например, договор, инструкция и т.п.) остается в силе. Письмо может подтверждать какой-либо факт, действие, телефонный разговор.

Например:

2.3 Факсограмма

Факсограмма (телефакс, факс) -- получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), переданного по каналам факсимильной связи (при помощи факсимильной аппаратуры).

По скорости передачи информации факсимильная связь стоит на одном уровне с телексной связью, но обладает очевидным преимуществом: она позволяет отправлять и получать графическую информацию на бумажном носителе, что невозможно телеграфом или телексной связью,

Факсограмма при соблюдении установленных процедур обладает юридической силой, в этом ее основное отличие от ксерокопии, нуждающейся в специальном заверении.

Не существует каких-либо специальных требований оформления документов, передаваемых по факсу; они должны оформляться в соответствии с требованиями, предъявляемыми к соответствующему виду документа: печататься четким, контрастным шрифтом.

Не допускается волнистость или деформация материального носителя отправляемого документа. На лицевой стороне подлинника не должно быть морщин, пятен, изгибов и рельефов от надписей на оборотной стороне.

2.4 Телефонограмма

Телефонограмма - обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи с особым способом передачи текста: передается устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

Телефонограммы используются для оперативной передачи информационных сообщений служебного характера (извещения, приглашения, экстренные сообщения и т.п.).

Обязательными реквизитами телефонограммы являются: исходящий регистрационный номер отправляемой телефонограммы; наименование должности, фамилия, имя, отчество лица, отправившего телефонограмму; подпись лица, принявшего телефонограмму, входящий регистрационный номер полученной телефонограммы.

В тексте телефонограммы не должно быть более 50 слов, при этом следует избегать труднопроизносимых слов и сложных оборотов.

Телефонограмма составляется в одном экземпляре и подписывается руководителем или ответственным исполнителем. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций и предприятий, которым ее направляют, и номера телефонов, по которым она должна быть передана. Для записи телефонограмм используются специальные бланки:

Если специальные бланки отсутствуют, телефонограмма записывается в журнал по следующей форме:

Принимаемая телефонограмма может быть сначала записана от руки, застенографирована или записана с помощью звукозаписывающей аппаратуры, а затем расшифрована и отпечатана. Следует проверять правильность записи повторным чтением телефонограммы в конце ее передачи.

Поступившая телефонограмма должна иметь те же реквизиты, что и отправляемая, за исключением подписи.

2.5 Электронное сообщение

Электронное сообщение - документ, переданный "электронной почтой" по системе связи между ЭВМ, получаемый в виде видеограммы на экране монитора (телетекст) или в виде бумажной копии, отпечатанной на принтере (машинограмма).

Электронная почта используется как для передачи сообщений внутри одного учреждения, так и между различными организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

Адресат электронной почты получает изображение полученного документа (электронного сообщения) на экране монитора или в виде копии на бумажном носителе, отпечатанной на принтере.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный "почтовый ящик" (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя. Обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

Электронное сообщение состоит из адреса (или нескольких адресов получателей); заголовка, содержащего служебную информацию, и текста. Адрес в системе электронной почты состоит из имени электронного почтового ящика (которое обычно совпадает с регистрационным именем пользователя) и домена, который описывает место (компьютер или локальную систему), где этот электронный ящик находится. Имя и домен разделяются знаком "@". Домен, в свою очередь, состоит из нескольких поддоменов, разделенных точками. Последний поддомен - это код страны из двух букв (например, ru - Россия, by - Беларусь, ua - Украина).

3. Составление и оформление справочно-аналитических документов

Акт - документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий.

Существует множество разновидностей актов с точки зрения их содержания и назначения: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности); испытаний (образцов, систем, технологий); приёма-передачи (материальных ценностей, документов); приёма-передачи (дел); ревизии, инвентаризации; расследования аварий, несчастных случаев; ликвидации организации и т.д.

Акты проверок, обследований, ревизий и другие не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

Главное при составлений акта - установление фактического состояния дел и правильное отражение их в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. После тщательного изучения вопроса приступают к составлению акта.

Акт оформляется на общем бланке организации или на специальном бланке акта, который может содержать и унифицированную форму текста (для актов с постоянно повторяющейся информацией).

Обязательными реквизитами акта являются: название вида документа (АКТ), дата и номер документа, место составления, заголовок к тексту, отметка о наличии приложений, подписи, гриф утверждения.

Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например: Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института, Акт ликвидации торгово-закупочного кооператива "Феникс", Акт списания материальных ценностей.

Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.).

Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей). Во вводной части акта указывается основание для его составления (договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием его номера и даты), а также, кем составлен акт (председатель, члены комиссии).

В основной части излагается сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, содержать материал, представленный в виде таблицы.

При необходимости допускается включать в акт заключительную часть, которая должна содержать решения, выводы или заключения комиссии, составившей его.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами. После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении. Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

В необходимых случаях, если этого требуют нормативные документы, акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, за вершившиеся составлением акта.

3.2 Справка

Справка - документ, составляемый с целью описания фактов основной деятельности организации или подтверждения сведений биографического или служебного характера.

Справки, отражающие основную (производственную) деятельность организации, могут быть внешними и внутренними. Внешние справки составляются для представления в другую, как правило, вышестоящую организацию, справки внутренние составляются для представления руководству организации или на рассмотрение в коллегиальный орган.

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, внутренние справки - на стандартном листе бумаги с нанесением всех необходимых реквизитов. Основные реквизиты справки: название организации или структурного подразделения (для внутренней справки), название вида документа, дата и номер документа, заголовок к тексту, адресат, отметка о наличии приложений, подпись.

Заголовок к тексту справки строится по схеме "0 чем?" и включает указание периода времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например:

"Справка о комплектовании книжных фондов в первом полугодии 2007 г."

Текст справки, как правило, состоит из двух частей. В первой излагаются факты, послужившие основанием или поводом для ее составления, во второй - приводятся конкретные сведения, отражающие существо вопроса. При необходимости текст справки может состоять только из второй части. Если справка содержит однородную систематизированную информацию, допускается текст оформлять в виде таблицы.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, ее текст может состоять из разделов.

Внешние справки подписываются руководителем организации или его заместителем, а если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем организации и главным бухгалтером и заверяется печатью. Внутренние справки подписываются составителем или руководителем структурного подразделения.

Справки, составляемые для подтверждения сведений биографического или служебного характера, составляются на бланках формата A3, подписываются двумя лицами - руководителем и главным бухгалтером или руководителем и заведующим отделом кадров, заверяются печатью.

Образец оформления справки:

3.3 Сводка

Сводка - документ, содержащий обобщённые сведения по какому-либо вопросу.

В сводке концентрируется информация из различных источников по заранее установленным параметрам, связанных одной темой (сводка отзывов, сводка предложений, сводка замечаний и т.п.).

В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.

В целом, сводка оформляется по тем же правилам, что и справка.

Текст сводки допускается оформлять в виде таблицы.

Сводка подписывается составителем, а при её направлении в другую организацию - руководителем.

3.4 Заключение

Заключение - документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому-либо документу или вопросу.

Заключение составляется на проекты предложений, постановлений, инструкций, на научные работы (статьи, отчёты, диссертации, дипломные проекты), на проекты стандартов и др.

Заключение должно иметь заголовок с указанием названия документа или вопроса, на который оно подготовлено.

Текст заключения состоит из двух частей: в первой части дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений и общая оценка документа или вопроса. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.

При отсутствии замечаний и предложений по рассматриваемому вопросу или документу в заключении указывается: "С проектом...согласны" или "По проекту …замечаний нет"

Заключение оформляется на стандартном листе бумаги и подписывается специалистом или группой специалистов - его составителей. При направлении заключения в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.

Отзыв - документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой-либо работы, поступившей на рассмотрение.

В целом, порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и составления заключения.

3.6 Перечень

Перечень - документ, содержащий систематизированное перечисление предметов, лиц, объектов или работ, составленный в целях распространения на них определённых норм и требований.

Оформляется на общем бланке организации. Текст перечня оформляется в виде таблицы.

Перечни подписываются должностными лицами, составившими их. Отдельные разновидности перечней требуют утверждения руководителем организации или вышестоящим органом.

Порядок составления и форма конкретных разновидностей перечней регламентируется соответствующими инструкциями, указаниями, методическими документами.

3.7 Список

Список - документ, содержащий перечисление лиц, предметов, объектов в определённом порядке.

Списки, как правило, составляются в целях регистрации или информирования. Списки составляются и оформляются по тем же правилам, что и перечни.

Текст списка, как правило, излагается в табличной форме. Список подписывается должностным лицом, составившим его, при необходимости - руководителем организации.

Размещено на Allbest.ru

...

Подобные документы

Характеристика группы справочно-информационных документов (определение, виды документов, правила оформления). Отличия в оформлении общего бланка и бланка для письма. Требования к текстам организационно-распорядительных документов, порядок их оформления.

контрольная работа , добавлен 26.10.2010

Порядок набора письма, акта и справки на листе формата А4 с угловым расположением реквизитов штампа, правила оформления данных документов и их юридическая сила. Порядок составления докладной записки, приказа по личному составу, протокола, телефонограммы.

контрольная работа , добавлен 18.02.2011

Понятие и сущность специализированных справочных систем. Современные сервисные возможности программного комплекса "Кодекс". Общая характеристика коммерческих и государственных справочно-правовых систем. Обзор информационно-правовой системы "Закон".

реферат , добавлен 19.05.2010

Деятельность библиотеки и ее подразделений. Особенности информационного и справочно-библиографического обслуживания по художественной литературе и общественно-политическому комплексу. Классификация справок, выполнение их в автоматизированном режиме.

курсовая работа , добавлен 12.05.2014

Оформление бланка предприятия угловым и продольным способом согласно ГОСТ Р6.30-2003. Особенности написания делового письма и ответа на него, докладной и служебной записок. Пример оформления справок, акта, протокола, резюме и объяснительной записки.

контрольная работа , добавлен 09.05.2013

Акт как справочно-информационный документ. Протокол – документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений. Письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Справка как документ, подтверждающий факты.

реферат , добавлен 26.02.2009

Состав и признаки деловых документов, их содержание, реквизиты и правила оформления. Основания классификации деловых документов. Особенности составления документов коллегиального органа, информационных, распорядительных и организационных документов.

реферат , добавлен 18.05.2011

Оформление реквизитов документов, заполняемые реквизиты бланка, согласование служебных документов. Виды бланков документов и оформление отдельных видов документов; образцы документов: приказ, указание, протокол, акт, докладная записка, служебная записка.

контрольная работа , добавлен 17.12.2009

Классификация информационно-справочных документов (письма, докладные и объяснительные записки) и правила их заполнения. Практическое применение знаний делопроизводства на примере составления доверенности, заявления на отпуск, подтверждающей справки.

контрольная работа , добавлен 10.07.2010

Особенности оформления деловой корреспонденции. Особенности оформления организационно-распорядительных документов финансового характера. Оформление заявления о приеме на работу, приказа по личному составу и журнала регистрации внутренней документации.