Внутреннее и внешнее согласование. Внутреннее согласование документов. Гриф и виза согласования документа

12 ноября 2010 г. 17:16

Иритикова В.С. , заведующий отделом документоведения ВНИИДАД, член Гильдии Управляющих Документацией

Управленческий аспект согласования

Лучшие практики современных организаций свидетельствуют, что реальная цель согласования - повысить качество не столько документов, сколько реальных управленческих процессов и решений, которые стоят за этими документами. Согласование документов становится важнейшей административной процедурой и организационным инструментом, с помощью которого обеспечивается управляемость.

Согласование - не только способ предварительного рассмотрения и оценки проекта документа, суть согласования - совокупность действий, направленных на обеспечение разработки, правильного оформления и исполнения управленческих решений, принимаемых по наиболее важным направлениям деятельности. В процессе согласования необходимо обеспечить комплексный анализ юридических, экономических и финансовых факторов, влияющих на принятие решения, минимизировать возможные риски и обеспечить обязательность исполнения решения.

Обычно считают, что согласование документов - прежде всего часть делопроизводства, а основная характеристика согласования - время и маршрут движения документов, т.е. один из признаков документооборота. При всей справедливости этого принципа попытки ускорить согласование только за счет внедрения систем электронного документооборота, в которых в качестве типовых решений предлагаются настройки маршрутов движения документов, признаны недостаточными. Службам делопроизводства необходимо строить процедуру согласования как систему. Регламентация процессов согласования решений и взаимодействия подразделений, а также наличие специального регламента согласования в международной практике управления оцениваются как элемент и признак качества управления, его полноценности. А это важно для тех организаций, которые желают сертифицироваться по стандартам системы менеджмента качества.

Участвуя в процедуре согласования, сотрудник организации лучше осознает свой личный вклад в достижение общих целей, в выполнение плана мероприятий, разработку нового продукта, подготовку важной сделки и т.п. А подразделениям организации участие в процедуре согласования не позволяет замыкаться исключительно на собственных задачах и планах, принимать локальные решения без учета общей экономической и управленческой ситуации, конфликтовать из-за ресурсов или скрывать информацию от подразделений или организаций-смежников. В процессе согласования проекты решений лучше прорабатываются, а, следовательно, управляемость повышается за счет усиления внутренних связей и формирования интеграционных решений.

Согласование способствует развитию командности, духа сотрудничества и товарищеского взаимодействия, т.к. в регламентированной процедуре на первый план выступают отношения и роли (функции подразделений) в рамках общего трудового процесса, создаются доброжелательная рабочая среда и позитивный стиль общения. Эта процедура помогает также формировать обязательность и уважение интересов друг друга, честность в принятии решений (правило «честной игры»). Отметим еще один важный этический аспект процедуры согласования, отражающий влияние личности первого руководителя на процесс управления. Управленческие решения, оформляемые в документах, которые подписывает руководитель, всегда «работают» на формирование его личного стиля управления, его «образа» как руководителя и лидера, показывают ценность его вклада в достижение стратегических целей организации. Поэтому решения должны быть точны, понятны, исполнимы, а приказы и распоряжения - безупречно изложены и оформлены.

Система согласования документов в значительной степени формирует и исполнительскую дисциплину, т.к. главное в реализации управленческих решений - не контроль исполнения, который представляет собой «последующий» контроль, а планирование исполнения, т.е. всесторонняя подготовка качественного проекта решения, в котором выделяются и распределяются ресурсы, устанавливаются оптимальные сроки и минимизируются риски.

Три «золотых» правила согласования

Обратим внимание на правила организационного поведения, которые составляют основу для разработки процедуры согласования документов и в делопроизводственном (технологическом), и в управленческом аспектах. Изучение лучших практик современных организаций показывает, что именно эти правила можно назвать собственно «правилами согласования».

Правило первое. На согласование должен быть направлен полностью подготовленный и оформленный в соответствии с установленными в организации правилами проект документа. Инициатор проекта документа (подразделение, исполнитель) подготавливает проект в соответствии с требованиями действующей Инструкции по делопроизводству, внутренними стандартами и иными внутренними нормативными документами организации, закрепляющими правила подготовки, составления и оформления конкретных видов документов. В Инструкцию по делопроизводству или специальный регламент согласования документов рекомендуем ввести строгую норму: запрещается использовать процедуру согласования в качестве способа подготовки (разработки) документа .

Второе. За реализацию процесса согласования проекта конкретного вида или разновидности документа (контроль за соблюдением процедуры и общих сроков согласования, учет замечаний согласовывающих подразделений и их отражение в тексте проекта) несет ответственность инициатор документа (подразделение-инициатор, исполнитель), который разработал управленческое решение.

Правило третье. Подразделение, участвующее в процедуре согласования, оценивая проект документа, делает замечания и вносит предложения в рамках своей предметной области и закрепленных зон ответственности, которые установлены в положении о подразделении. Эти замечания и предложения, а значит, и соответствующие экспертные заключения по проекту, являются обязательными.

Пример 1

Но подразделения - участники процедуры согласования рассматривают проект документа в целом и имеют право формулировать замечания и предложения, не относящиеся к их прямой или смежным закрепленным зонам ответственности. Инициатор должен обратить внимание на данные замечания и предложения, поскольку все риски решений, оформленных в проекте документа, ложатся на должностное лицо, подписывающее документ, но в системе согласования эти замечания будут факультативными, дополнительными.

Пример 2

Эти правила согласования должны соблюдаться на всех уровнях управления организацией и в процедурах согласования всех видов проектов решений и видов документов. Должны действовать единые правила и единые сроки согласования в процессе подготовки проектов решений вышестоящих органов управления, в центральном аппарате и в территориальных органах, в рамках подготовки проектов решений коллегиальных органов и издания приказов и распоряжений на основе единоначалия.

Роли подразделений

Любое подразделение организации может разрабатывать проект документа (а значит, и проект управленческого решения) в инициативном порядке или по поручению вышестоящего органа управления. В системе согласования такое подразделение является подразделением-инициатором .

Подразделение организации может и должно участвовать в согласовании проектов решений и документов, если оно выполняет свои задачи и функции в рамках какого-либо общего бизнес-процесса по единой технологии, а общий результат зависит также и от его усилий. Это - подразделение-участник процесса согласования и одновременно контролер рисков по закрепленным за ним функциям .

Подразделение в структуре организации может выполнять специальные контрольные функции в рамках общей системы контроля и ориентироваться на повышение эффективности совершаемых операций и соответствие деятельности требованиям действующего законодательства и иных нормативных правовых актов. Таким подразделением-контролером является, например, служба внутреннего контроля в открытых акционерных обществах.

Есть подразделения, которые на предприятии отвечают за выполнение общих, так называемых «штабных» функций, или централизованно выполняющие функции административной поддержки и материально-технического обеспечения. К их числу обычно относят не дирекцию и аппарат помощников, а службы: делопроизводства, кадровую, юридическую, безопасности, информационно-технологического обеспечения, главного бухгалтера, планово-экономическую и т.п. В системе согласования такие подразделения являются «системообразующими», т.е. подразделениями обязательного согласования , т.к. в зоне их ответственности находятся основные юридические, финансовые, налоговые и операционные риски организации в целом.

Зоны ответственности подразделений

Анализ процедуры согласования показывает, что главное в ней - не организационная и структурная иерархия участвующих подразделений, а их функции и роли в системе управления организацией и в системе принятия решений. В связи с этим такие функциональные подразделения, как финансовая служба, служба главного бухгалтера, юридическая служба, служба делопроизводства, служба информационных технологий, служба безопасности, контрольная служба и т.п., могут и должны рассматриваться в статусе подразделений/инстанций обязательного согласования проектов документов, особенно в процедурах внутреннего согласования . Этот статус означает, что практически каждый проект решения/проект документа в маршруте своего согласования должен пройти анализ в данном функциональном подразделении, и без визы, полученной в инстанции обязательного согласования, никакой проект документа не может быть представлен на подписание или утверждение.

Для разработки процедур и маршрутов согласования очень важно выявить и регламентировать зоны ответственности подразделений. Например:

Пример 3

А иные подразделения , участвующие в процедуре согласования (по специальным видам деятельности организации), а также заместители первого руководителя организации, «курирующие» деятельность этих подразделений по системе делегирования полномочий, отвечают за выявление и оценку рисков по закрепленному за ними виду деятельности, направлению бизнеса и т.п., за контроль соответствия проектов решений требованиям специального (отраслевого) законодательства и контролирующих / регулирующих органов, за соблюдение внутренних нормативных документов организации, регламентирующих соответствующие виды деятельности.

Условия успешной реализации процедуры согласования

В процессе разработки общей процедуры согласования, а также конкретных маршрутов и схем рекомендуем обратить внимание на некоторые особенности и условия, также относящиеся к культуре организационного поведения, которую необходимо формировать в процессе внедрения инструкции по делопроизводству и иных внутренних нормативных документов организации.

Необходимым условием начала процедуры согласования является наличие «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора (т.е. не только исполнители, но и руководители должны изучить и принять правила согласования документов).

Визу от имени подразделения организации имеет право проставлять его руководитель или должностные лица, уполномоченные им. От согласовывающего подразделения проставляется только одна виза.

Отсутствие визы подразделения, участвующего в процедуре согласования, не позволяет считать документ согласованным «по умолчанию» (даже при нарушении типовых сроков согласования). К сожалению, это условие не всегда соблюдается даже на уровне федеральных органов исполнительной власти, о чем свидетельствуют факты несогласованных действий государственных органов. Надеемся, что минимизировать риски подобной несогласованности поможет система межведомственного электронного документооборота, положение о которой в конце 2009 года утверждено постановлением Правительства РФ.

Еще одним условием является установление перечня подразделений, с которыми согласование проектов документов Корпорации является обязательным, и закрепление их зон ответственности в процедуре согласования (возможный вариант подобного перечня мы привели в Примере 3).

В должностные регламенты и должностные инструкции руководителей структурных подразделений, с которыми производится согласование, необходимо внести уточнения относительно их прав и обязанностей в процедуре согласования документов.

Пример 4

В рамках процедуры согласования могут быть предоставлены следующие права: ● потребовать от инициатора проекта дополнительно согласовать проект документа с подразделениями, участвующими в разработке управленческого решения, бизнес-схем, выполнении операций или подразделениями, контролирующими их выполнение; ● не согласовывать (отклонить) проект документа с обоснованием причин (в листе согласования или специальной служебной записке); ● продлить установленный срок согласования в зависимости от объема и содержания документа, но не более чем на конкретный регламентированный срок, например, пять дней; ● не принимать на рассмотрение документы, согласование которых в этом подразделении не предусмотрено утвержденной схемой или маршрутом (проект документа в данном случае визируется, но с комментарием, что согласование документа с подразделением не предусмотрено); ● не принимать от подразделений замечания без обоснования причин, если замечания не относятся к предметной области и зоне ответственности представившего замечания согласовывающего подразделения; ● направить документ на согласование по процедуре, отличающейся от установленной в организации, если она санкционирована первым руководителем организации или его заместителем и вызвана срочностью и важностью решения вопроса.

Ответственность за содержание и качество оформления подготовленного проекта документа, учет, полноту и своевременность внесения замечаний и предложений подразделений, участвующих в процедуре согласования, возлагается на вышестоящего руководителя подразделения-инициатора, проставившего «выпускающую» визу.

Соблюдение установленной процедуры согласования документов в организации с развитой организационной и корпоративной культурой является одним из показателей оценки деятельности руководства и линейных руководителей подразделений.

Алгоритм и способы согласования

Анализ показывает, что независимо от степени автоматизации документооборота маршрут движения проекта документа в процессе согласования как правило, следующий:

1 этап.

Получение подписи руководителя подразделения-инициатора и согласование с вышестоящим руководителем подразделения-инициатора (получение «выпускающей» визы «курирующего» заместителя первого руководителя).

2 этап.

Согласование с подразделениями, участвующими в выполнении операций, которые затрагиваются проектом разрабатываемого документа, а также с подразделениями обязательного согласования, с подразделениями, контролирующими риски, с подразделениями, обязательность согласования с которыми устанавливается для данного вида документа централизованно в регламенте согласования или самим инициатором. Маршрут проекта документа в процессе согласования определяется видом и содержанием документа. Но даже при утвержденной схеме обязательного согласования проекта документа данного вида / разновидности в зависимости от значимости вопроса и подготовленного проекта управленческого решения выбор маршрута зависит от инициатора процедуры согласования.

Процедура согласования осуществляется одним из способов - параллельным, последовательным или комбинированным. При применении каждого из способов маршруты и сроки согласования должны соблюдаться в обязательном порядке.

При параллельном способе согласования проект документа направляется на рассмотрение одновременно всем подразделениям / должностным лицам, включая вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Этот способ согласования наилучшим образом реализуется в системах электронного документооборота / корпоративных информационных системах, которые имеют соответствующий модуль электронного согласования.

При последовательном способе проект документа направляется для согласования в три-четыре этапа в последовательности, которая установливается регламентом согласования, т.е. рассмотрение документа подразделениями, участвующими в процедуре, реализуется последовательно.

Комбинированный способ согласования (на практике - самый распространенный) предполагает сочетание маршрутов направления проекта документа. Например, в начале процедуры инициатор получает визу подразделения-соисполнителя, а затем - параллельно направляет проект подразделениям-контролерам соответствующих рисков. Этот способ является основным в маршруте, когда условием начала процесса согласования является «выпускающая» виза вышестоящего руководителя подразделения-инициатора. Все знают, что «курирующие» вышестоящие руководители подразделений изучают подготовленные проекты документов и вносят свои изменения в представленные на их рассмотрение первоначальные проекты решений.

Исполнитель или подразделение-инициатор согласования могут выбрать любой из способов согласования проекта документа, но при этом необходимо учесть, что фактической датой начала согласования проекта документа в подразделениях на конкретном этапе последовательного согласования считается фактическая дата завершения согласования проекта документа в подразделениях на предыдущем этапе. Каждое из подразделений, участвующих в согласовании, при последовательном способе согласования вправе не принимать к рассмотрению проект документа до тех пор, пока не завершен предыдущий этап согласования, что существенно удлиняет общий срок согласования документа.

Порядок и процедуры согласования отдельных видов документов могут и должны уточняться и регламентироваться в конкретных инструкциях, правилах и других внутренних нормативных актах предприятия при условии обязательного соблюдения установленных инструкцией по делопроизводству общих правил согласования.

Сроки согласования

Практика показывает, что общий срок согласования одного проекта документа одним подразделением, как правило, составляет 5 дней и исчисляется с даты проставления на листе согласования «выпускающей» визы вышестоящего руководителя подразделения-инициатора .

В конкретных инструкциях по делопроизводству сроки согласования документов рекомендуем уточнять в зависимости от вида / разновидности документа и его содержания, например, «пять рабочих дней», «пять календарных дней, не считая даты получения документа» и т.п. Кроме того, рекомендуем более тщательно разрабатывать и регламентировать сроки при проведении процедуры внешнего согласования, если организация не направляет проекты документов на согласование в сторонние заинтересованные или контролирующие органы, а сама является участником процесса согласования.

Для рассмотрения и согласования проектов документов конкретных видов могут устанавливаться очень оперативные сроки, например: «в течение дня получения», «не позднее следующего дня с даты получения» и т.п.

При установлении конкретных сроков согласования рекомендуем эти сроки соотносить также с утвержденными (типовыми) сроками исполнения конкретных видов и разновидностей документов и поручений в зависимости от содержащихся в них вопросов, т.е. возможно в работу исполнителей с документами внедрять те же контрольные 3, 5, 10 и не более 30 дней. Оптимальным является срок согласования проекта документа от 2-3 и до 5 дней , соблюдение которого обеспечивают параллельный или комбинированный способы согласования, реализованные в системе электронного документооборота.

Схемы и маршруты согласования

Маршруты движения документов в процессе согласования и сроки согласования нуждаются в мониторинге и постоянном внимании со стороны службы делопроизводства. В рамках реального управления документами и документооборотом организации перед этой службой встает задача не только регламентировать процессы согласования проектов документов в тексте Инструкции по делопроизводству, но и разрабатывать и поддерживать в актуальном состоянии перечни подразделений, участвующих в обязательном согласовании, типовые сроки согласования документов, типовые маршруты согласования и т.п. Подобные справочники не только помогут исполнителям качественно выполнить поручение, подготовить проект документа и согласовать его в оптимальные сроки, но в рамках управления всей организацией помогут самой службе делопроизводства представить руководителям схемы, по которым реально осуществляется документированное взаимодействие подразделений. Кроме того, утвержденные примерные или типовые схемы (маршруты) с установленными сроками согласования очень удобно использовать в качестве справочников для настройки модуля электронного согласования документов в системах электронного документооборота.

Пример 5

В процессе организации процедуры согласования следует помнить также, что к проекту документа, направляемого на согласование, почти всегда требуется прилагать иные документы, являющиеся основаниями для его подготовки / создания, а иногда и документы, на которые делаются ссылки в тексте проекта, т.е. весь комплект необходимых приложений, образцов и т.п. Сопроводительная документация может включать:

● обоснование необходимости разработки (подписания, утверждения) нового документа, заключения договора или внесения изменений в действующие документы;

● обоснование финансовых параметров или изменений финансовых условий договоров по сравнению с действующими;

● договоры и соглашения, являющиеся основными или первичными по отношению к направляемым на согласование документам;

● пояснения к «схемам» договоров и сделок;

● материалы проведенных тендеров / конкурсов;

● выписки из протоколов заседаний коллегиальных органов управления, во исполнение которых был подготовлен проект документа;

К проектам договоров, направляемых на согласование, прилагается и обоснование выбора контрагента, копии учредительных документов и доверенностей должностных лиц контрагентов для проверки их полномочий. Поэтому в инструкции по делопроизводству рекомендуем четко устанавливать состав всего комплекта документов, направляемых на согласование, и указывать не только проект основного документа, но и обязательный состав сопроводительных документов к нему.

Оформление результатов согласования

Исполнитель или подразделение-инициатор направляют подготовленный проект документа в подразделения, участвующие в согласовании в соответствии с определенным маршрутом, который удобно фиксировать в листе согласования (образец оформления листа согласования приводим в Примере 5). Направление на согласование осуществляется централизованно через службу делопроизводства (в соответствии с Правилами делопроизводства) или через систему электронного документооборота. Следует отметить, что на этапе подготовки документа, разработки управленческого решения и до направления проекта на процедуру согласования все организационные, технологические, финансовые и другие вопросы уже должны быть спланированы и урегулированы с подразделениями, участвующими в исполнении, осуществляющими управление рисками, контрольные функции, реализацию подготовленных мероприятий и т.п.

Должностные лица подразделений, участвующих в согласовании, или уполномоченные ими сотрудники рассматривают проект документа самостоятельно либо поручают согласование проекта документа конкретным исполнителям. Результаты согласования оформляются визой на проекте документа или визой, проставленной в листе согласования.

При наличии замечаний (дополнений) к проекту должностные лица формулируют свои замечания и представляют их исполнителю. Проект документа в данном случае визируется с оговоркой о наличии замечаний, которые могут быть сделаны в тексте документа (выделены шрифтом, цветом или оформлены в режиме редактирования).

В случае несогласия одного из согласовывающих подразделений может быть проставлена виза «Не согласовано» с обязательным письменным объяснением причин отказа в согласовании. Инициатор согласования в этом случае должен подготовить новую редакцию проекта документа и направить ее на повторное согласование в подразделение, которое проставило визу «Не согласовано», а также в подразделения, чьи интересы были затронуты при внесении изменений в проект документа по результатам согласования.

Все противоречия, возникающие на этапе согласования, должны регулироваться в порядке конструктивного взаимодействия подразделений и сотрудников. В спорных случаях оформляется протокол разногласий , рассмотрение которых осуществляется на уровне «курирующих» вышестоящих руководителей подразделений или коллегиальных органов.

При проведении процедуры внешнего согласования ее результаты оформляются соответствующей перепиской (письмами о согласовании).

После получения виз от всех подразделений, причем даже в процессе внутреннего согласования возможно проставление виз по форме: «СОГЛАСОВАНО» («СОГЛАСОВАНО с замечаниями»), исполнитель:

● оформляет окончательную редакцию проекта документа, к которой прикладывает экземпляр полностью согласованного проекта с визами и замечаниями («визовой» экземпляр) или лист согласования и

● проставляет отметку об учете замечаний, которая является документальным подтверждением процедуры доработки проекта документа. Отметка об учете замечаний к окончательной редакции документа, оформленная на «визовом» экземпляре проекта или листе согласования, должна быть датирована и заверена подписью руководителя подразделения-инициатора;

● после завершения согласования проект документа направляется руководителю или уполномоченному им должностному лицу для утверждения или подписания централизованно через службу делопроизводства. Направление на подписание возможно осуществить в бумажном или электронном виде.

Рекомендуем также обратить внимание, что Методические рекомендации при оформлении виз и грифа согласования как реквизитов документа вводят некоторые новации . Интересно, что «допускается полистное визирование документа и его приложений», что предполагает возможность использования не всех элементов визы как реквизита, состоящего из наименования должности, личной подписи, расшифровки подписи и даты визирования, а только одного его элемента - личной подписи (парафа), который широко применяется в нотариальном делопроизводстве и при оформлении гражданско-правовых документов для обеспечения их целостности. А если согласование проекта документа проводится с использованием листа согласования, то на документе под реквизитом «подпись» ближе к нижнему полю Методические рекомендации допускают вместо грифов согласования (на площади, предусмотренной для них на листе бумаги) оформление специальной отметки «Лист согласования прилагается».

Контроль согласования

Контроль за соблюдением установленной процедуры согласования документов является одной из функций службы делопроизводства. Контроль согласования включает:

● сопровождение процедуры согласования документов, обеспечение эффективного взаимодействия подразделений, контроль сроков согласования проектов документов в подразделениях (с помощью традиционных журнальных учетных форм или в системе электронного документооборота);

● информирование подразделений, участвующих в согласовании о приближении или наступлении сроков согласования документов (в системе электронного документооборота - за счет настройки автоматической рассылки уведомлений и предупреждений);

● анализ хода и результатов согласования документов, информирование руководителей о соблюдении процедур согласования и качестве взаимодействия подразделений (в рамках реализации информационно-аналитической функции службы делопроизводства).

Лучшие практики организаций свидетельствуют, что общий контроль за качеством проектов документов, подготовленных подразделением-инициатором, должен осуществляться вышестоящим руководителем подразделения инициатора, который проставляет «выпускающую» визу. Регламентированная процедура согласования в целом должна утверждаться и вводиться в действие распорядительным документом первого руководителя организации в составе Инструкции по делопроизводству или в статусе самостоятельного нормативного документа.

В заключение приведем пример оформления листа согласования документа. Эта форма удобна и для электронного заполнения, и для применения в бумажном виде.

Порядок согласования и визирование проекта документа.

Работодатель определяет случаи и порядок согласования документов на локальном уровне. Работа с документами, как правило, регламентируется комплексом документов по делопроизводству, прилагаемых к Инструкции по делопроизводству. Движение потоков документов - от создания или получения до исполнения или отправки - обычно закрепляется в разделе «Организация документооборота» Инструкции. Материалы данного раздела являются основой для разработки Графика документооборота, где отражаются все действия, осуществляемые в процессе работы с документом, в частности согласование.

Визирование проводится перед подписанием документа теми должностными лицами, в чью компетенцию входит оценка документа в целом или его отдельных положений. Виза - это реквизит, выражающий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа.

При визировании проекта документа заинтересованными считаются структурные подразделения в следующих случаях:

• в документах содержатся вопросы по направлению деятельности этих подразделений;
• в их адрес имеются поручения;
• из числа должностных лиц этих подразделений создаются комиссии или рабочие группы.

Должности лиц, визирующих проект документа, всегда ниже должностного ранга руководителя, подписывающего (утверждающего) документ. При визировании проект документа последовательно перемещается с более низкого уровня управления на более высокий.

Следует обратить внимание, что конкретный круг должностных лиц организации, визирующих проект документа, устанавливается самой организацией. Типовая инструкция по делопроизводству предусматривает, что перечень согласующих инстанций определяет составитель документа, исходя из его содержания. Вместе с тем порядок визирования типовых документов организации (т. е. документов, отражающих однотипные, повторяющиеся управленческие ситуации) можно закрепить в соответствующих организационных документах, например в Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др.

Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

• составитель документа;
• руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
• руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
• руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Обратите внимание!

В случае когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки

При установлении порядка согласования документов на локальном уровне работодатель может предусмотреть, что при подготовке, например, приказа по личному составу проект документа в обязательном порядке должен быть завизирован юридической службой (юрисконсультом) организации, а также руководителем того структурного подразделения, где трудится работник, на которого распространяется действие приказа, начальником (инспектором) отдела кадров, главным бухгалтером. При необходимости проект приказа может визироваться и другими должностными лицами, например начальником отдела труда и заработной платы, начальником планово-экономического отдела.

При переводе сотрудника из одного структурного подразделения в другое проект приказа целесообразно согласовать с руководителями обоих подразделений. При подготовке распорядительного документа, содержащего поручения структурным подразделениям, его следует согласовать с руководителями этих подразделений.

Согласование - это предварительное рассмотрение проекта под­готовленного документа. Согласование проводится с целью про­верки соответствия содержания текста действующему законодатель­ству, нормативным актам данной отрасли деятельности, проверки правильности оформления документа, оценки качества решения поставленных в нем вопросов.

Каждое из указанных направлений проверяют (или оценивают) соответствующие организации или должностные лица в зависимо­сти от их компетенции. Согласование документа может быть с другими организациями (внешнее согласование), а также с долж­ностными лицами, возглавляющими службы и подразделения внут­ри организации (внутреннее согласование).

Реквизит «Гриф согласования» применяется для внешнего согласования документа и выражает согласие с содержанием документа. Реквизит состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласовывается до­кумент (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласова­ния, например:

СОГЛАСОВАНО

Директор МГТС

Подпись М.А. Карпов

Согласование документа осуществляется с организациями, интересы которых в нем затрагиваются. При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования ука­зывают наименование документа в именительном падеже, его дату и номер. Например:

СОГЛАСОВАНО

протокол заседания профкома

от 10.01.2004 № 3

Если согласование документа осуществляется посредством из­дания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и номер. Например:

СОГЛАСОВАНО

письмо Госстандарта РФ

от 06.01.2001 № 7/05-09

Гриф согласования располагается ниже реквизита «Подпись» в левом нижнем углу документа. Грифы согласования могут распола­гаться на отдельном «листе согласования», если содержание доку­мента затрагивает интересы нескольких организаций. В этом случае на документе делается отметка: «лист согласования прилагается». Реквизит «Визы согласования документа» используется для внутреннего согласования документов и ознакомления с ними. В реквизит входит подпись визирующего, расшифровка подпи­си (инициалы, фамилия) и дата; при необходимости указывает­ся должность визирующего, например:

Начальник отдела кадров

Подпись И.Н. Сидоров

Документ визируется исполнителем, должностными лицами, заинтересованными в документе, ответственными лицами финан­совых и экономических служб, юристами, заместителем руково­дителя организации до подписания документа руководителями. При наличии замечаний по документу визу оформляют сле­дующим образом:

Замечания прилагаются

Подпись А.С. Попов

При наличии у визирующего возражений, виза не проставляется. Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны после­днего листа подлинника документа.

Для документа, подлинник которого отправляется из органи­зации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.

Допускается оформлять визы на отдельном листе согласова­ния с указанием, к какому документу этот лист относится: наи­менование документа, его автор, дата и номер.

Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования.
Визирование проекта документа проводится при необходимости оценки обоснованности документа, соответствия его правовым актам и ранее принятым решениям.
Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (отв. исполнителем) и руководителем подразделения, где готовился проект документа. Документы, содержащие поручения работникам федерального органа исполнительной власти, ими должны быть завизированы.
Визы включают в себя личную подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Виза проставляется в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника распорядительного правового акта. На проекте законодательного акта, на внутреннем документе и на копии отправляемого документа визы проставляются на лицевой стороне документа.
Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе.
Замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Согласование проекта документа проводится с органами управления и организациями, интересы которых в нем затрагиваются, - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Согласование документа в зависимости от его содержания осуществляется в следующей последовательности:
с должностными лицами федерального органа исполнительной власти;
с руководителями подчиненных организаций, интересы которых затрагиваются в документе;
с федеральными органами государственной власти, интересы которых затрагивает содержание документа;
при необходимости с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области (экологический, пожарный и т.п.), с общественными организациями;
с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с согласия этих органов.

• 
  Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования .


• 
  Как оформляется согласование документа ? Согласование документа оформляется визой на документе или грифом согласования . Визирование проекта д.


• 
  Как оформляется согласование документа ?
  Какой порядок оформления реквизитов «подпись» и «отметка о заверении копии». Реквизит № 23 «Подпись» Написание – обязательный реквизит служебного документа .


• 
  Как оформляется согласование документа ?
  Состав и виды кадровой документации . Документация по личному составу (кадрам, персоналу) - совокупность документов , в которых зафиксирова... подробнее ».


• 
  При необходимости внешнего согласования на проекте документа оформляется «Гриф согласования ».
  Подготовленный и оформленный по установленной форме проект документа вместе со всеми материалами, послужившими основанием для его составления, передается на...


• 
  Работа с внутренними документами начинается с составления и оформления проекта документа , то есть с изучения вопроса, составления черновика, доработки черновика по замечаниям, оформления
  В необходимых случаях проводится внешнее согласование .


• 
  Какой порядок оформления приложений к документу ? Реквизит № 22 «Отметка о приложении» Написание – приложения дополняют, объясняют
  Дополнения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые для конкретного вида документа реквизиты.


• 
  Какими способами оформляется утверждение документа ? На документах , подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа . Гриф утверждения оформляется следующим образом...


• 
  Назвать виды организационных документов и указать особенности их составления и оформления .
  номер (10); - место составления или издания документа (12); - заголовок (17)1; - текст (19); - отметка о наличии приложения (20)2; - подпись (21); - гриф согласования (22) или...


• 
  - сбор и обработку информации; - подготовку проекта документа ; - оформление ; - согласование ; - представление на подписание (утверждение) руководством предприятия или руководителями структурных подразделений

Найдено похожих страниц:10

3.1. Ответственное структурное подразделение направляет с сопроводительным письмом подготовленный проект на рассмотрение в структурные подразделения, в компетенцию которых входят вопросы, относящиеся к сфере регулирования проекта, а также в Юридический департамент (далее при совместном упоминании - заинтересованные структурные подразделения).

К проекту прилагается пояснительная записка, подготовленная с использованием примерной структуры пояснительной записки к проекту (приложение 1 к настоящему Положению).

Пояснительная записка к проекту может не прилагаться в случае, если указанные в приложении 1 к настоящему Положению сведения содержатся в сопроводительном письме к проекту.

Представление на рассмотрение неполного, ненадлежащим образом сформированного (оформленного) комплекта документов и (или) текста проекта частями является основанием для возвращения проекта без рассмотрения. Возвращение проекта по указанным основаниям осуществляется в срок, не превышающий пяти рабочих дней после дня его поступления в заинтересованное структурное подразделение на рассмотрение.

3.2. Рассмотрение проекта заинтересованным структурным подразделением осуществляется в пределах своей компетенции и включает в себя анализ проекта и передачу в ответственное структурное подразделение обоснованных замечаний и предложений по проекту либо информации об отсутствии замечаний и предложений по проекту (далее - заключение по проекту).

Заключение по проекту должно быть подготовлено и передано в ответственное структурное подразделение в срок, не превышающий 22 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением на рассмотрение.

В исключительных случаях срок подготовки заключений по проекту может быть сокращен по решению Председателя Банка России, первого заместителя Председателя Банка России или Совета директоров Банка России (далее - Совет директоров).

В случае если заинтересованное структурное подразделение не представило заключение по проекту в срок, установленный абзацем вторым настоящего пункта, и до направления ответственным структурным подразделением проекта на повторное рассмотрение (согласование), Председателем Банка России, а также первым заместителем Председателя Банка России, заместителем Председателя Банка России (далее - заместитель Председателя Банка России, за исключением прямого указания на конкретное должностное лицо), главным аудитором Банка России, главным бухгалтером Банка России - директором Департамента бухгалтерского учета и отчетности, координирующим и контролирующим работу ответственного структурного подразделения (далее - курирующее должностное лицо Банка России), на основании служебной записки ответственного структурного подразделения может быть принято решение об осуществлении дальнейшего рассмотрения и согласования проекта без участия указанного заинтересованного структурного подразделения.

3.3. Ответственное структурное подразделение обобщает поступившие от заинтересованных структурных подразделений заключения по проекту и составляет таблицу замечаний и предложений по проекту в соответствии с приложением 2 к настоящему Положению (далее - таблица замечаний и предложений). Таблица замечаний и предложений должна содержать все замечания и предложения по проекту, поступившие в письменной форме от заинтересованных структурных подразделений, участвовавших в рассмотрении проекта.

При доработке проекта ответственное структурное подразделение вправе не учитывать замечания и предложения по проекту, поступившие от заинтересованных структурных подразделений, при условии указания в таблице замечаний и предложений аргументированных обоснований причин, не позволивших учесть эти замечания и предложения.

3.4. Доработанный проект ответственное структурное подразделение направляет на повторное рассмотрение в заинтересованные структурные подразделения, за исключением тех структурных подразделений, которые сообщили об отсутствии замечаний по проекту.

К проекту, направляемому на повторное рассмотрение, в обязательном порядке прилагается таблица замечаний и предложений. Непредставление таблицы замечаний и предложений является основанием для возвращения проекта без рассмотрения. Возврат проекта по указанному основанию осуществляется в срок, установленный пунктом 3.1 настоящего Положения.

Повторное рассмотрение проекта осуществляется в порядке, установленном в пункте 3.2 настоящего Положения, в срок, не превышающий 15 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением.

В случае если заинтересованное структурное подразделение в поступившем на повторное рассмотрение проекте выявило существенное изменение текста проекта по итогам его рассмотрения заинтересованными структурными подразделениями (например, изменение концепции, в том числе предмета, цели регулирования, значительное увеличение объема текста и тому подобное) и (или) обнаружило, что замечания и предложения, изложенные в его заключении по проекту, не учтены без указания в таблице замечаний и предложений причин, не позволивших их учесть, указанное подразделение вправе осуществить повторное рассмотрение данного проекта в срок, установленный пунктом 3.2 настоящего Положения.

3.5. При сохранении разногласий по проекту ответственное структурное подразделение должно обеспечить обсуждение проекта в целях согласования его окончательной редакции.

Обсуждение проекта может быть осуществлено посредством его повторного направления заинтересованным структурным подразделениям, имеющим разногласия по проекту, или в форме согласительного совещания с участием представителей заинтересованных структурных подразделений.

Согласительное совещание проводится либо по предложению ответственного структурного подразделения Председателем Банка России или курирующим должностным лицом Банка России, либо ответственным структурным подразделением самостоятельно.

Решение, принятое по результатам обсуждения проекта на согласительном совещании, отражается в протоколе согласительного совещания.

В случае принятия на согласительном совещании решения о доработке проекта указанный проект, доработанный по результатам его обсуждения на согласительном совещании, подлежит повторному согласованию с заинтересованными структурными подразделениями в срок, определенный на этом совещании.

На согласительном совещании, проведенном Председателем Банка России или курирующим должностным лицом Банка России, может быть принято решение о том, что проект, доработанный по результатам его обсуждения на согласительном совещании, не нуждается в повторном согласовании с заинтересованными структурными подразделениями, ранее согласовавшими проект.

В случае если на согласительном совещании принято решение о том, что проект не требует доработки, он подлежит согласованию только с заинтересованными структурными подразделениями, ранее не согласовавшими проект.

Если по результатам проведенного ответственным структурным подразделением обсуждения проекта не была выработана единая позиция по проекту, руководитель ответственного структурного подразделения и (или) руководитель заинтересованного структурного подразделения, чьи замечания и предложения по проекту не были учтены, вправе направить Председателю Банка России или курирующему должностному лицу Банка России (при его наличии) докладную записку с обоснованием имеющихся замечаний и предложений по проекту для принятия по ним решения. К докладной записке прикладывается протокол согласительного совещания (в случае его проведения), иные необходимые, по мнению соответствующего структурного подразделения, материалы.

3.6. Юридический департамент при рассмотрении проекта вправе рекомендовать ответственному структурному подразделению дополнительно направить проект на рассмотрение в структурные подразделения, которым данный проект ранее не направлялся на рассмотрение.

3.7. Ответственное структурное подразделение вправе направить доработанный проект на согласование в случае, если поступившие от заинтересованных структурных подразделений замечания и предложения по проекту учтены или в таблице замечаний и предложений указаны аргументированные обоснования причин, не позволивших их учесть, а также при поступлении от заинтересованных структурных подразделений несущественных и (или) незначительных замечаний и предложений по проекту либо информации об отсутствии замечаний и предложений по проекту. Вместе с проектом, направляемым на согласование, представляется таблица замечаний и предложений.

Представление на согласование проекта, ранее не направлявшегося на рассмотрение в заинтересованные структурные подразделения, является недопустимым.

3.8. Проект должен быть согласован в следующей последовательности:

руководитель (уполномоченное должностное лицо) ответственного структурного подразделения;

руководители (уполномоченные должностные лица) заинтересованных структурных подразделений, за исключением проектов, указанных в главе 11 настоящего Положения;

руководитель Юридического департамента (лицо, исполняющее его обязанности), за исключением проектов, указанных в главе 11 настоящего Положения;

курирующее должностное лицо Банка России (при его наличии).

3.9. Согласование проекта может производиться заинтересованными структурными подразделениями как в форме визирования проекта на бумажном носителе, так и в форме электронного визирования с использованием САДД ЦА.

Виза располагается на последней странице визового экземпляра проекта на бумажном носителе ниже реквизита "подпись" и состоит из подписи должностного лица, осуществляющего согласование проекта, его фамилии, инициалов и даты визирования. При этом не допускается визирование экземпляра проекта на бумажном носителе, не являющегося визовым, с последующим прикреплением к регистрационной карточке проекта в САДД ЦА сканированной последней страницы проекта с визой должностного лица.

При электронном визировании проекта виза представляет собой специальную отметку с информацией о дате визирования и визирующем должностном лице, проставляемую собственноручно визирующим должностным лицом в регистрационной карточке проекта в САДД ЦА. По итогам электронного визирования исполнитель ответственного структурного подразделения распечатывает и подписывает лист визирования, автоматически формируемый в САДД ЦА (далее - лист визирования).

3.10. Проект может быть согласован с замечаниями и (или) дополнениями по вопросам, относящимся к компетенции того заинтересованного структурного подразделения, руководитель (уполномоченное должностное лицо) которого визирует проект. При этом на последней странице визового экземпляра проекта на бумажном носителе около подписи должностного лица, осуществляющего согласование проекта, должна быть сделана запись "с замечаниями".

Каждое замечание и (или) дополнение, вносимое в текст проекта при визировании, должно сопровождаться дополнительной визой должностного лица, осуществляющего согласование проекта.

Замечания и (или) дополнения к проекту могут быть расположены на прилагаемом к проекту отдельном листе, завизированном должностным лицом, осуществляющим согласование проекта.

При электронном визировании замечания и (или) дополнения к проекту вносятся в регистрационную карточку проекта в САДД ЦА (в том числе путем прикрепления файла, содержащего замечания и (или) дополнения).

3.11. Срок согласования проекта не должен превышать 10 рабочих дней после дня получения проекта заинтересованным структурным подразделением.

При согласовании проекта Юридическим департаментом в установленный настоящим пунктом срок не включается время, необходимое для проведения лингвистической экспертизы проекта.

3.12. Хронологический интервал между самой ранней и самой поздней датами визирования проекта не должен превышать трех месяцев. Указанный хронологический интервал может быть увеличен на срок не более трех месяцев по решению курирующего должностного лица Банка России. В случае несоблюдения хронологического интервала, установленного настоящим абзацем, требуется повторное согласование проекта с теми заинтересованными структурными подразделениями, чье согласование по дате отстоит более чем на три месяца от последней даты визирования проекта.

Хронологический интервал между последней датой визирования проекта и датой его представления на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, Национальному финансовому совету (далее - НФС) не должен превышать двух месяцев. В указанный интервал не включается срок, необходимый для согласования проекта с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями). Хронологический интервал, установленный настоящим абзацем, может быть изменен по решению Комитета банковского надзора (далее - КБН), Комитета финансового надзора (далее - КФН).

В срок проведения лингвистической экспертизы не включается время, необходимое ответственному структурному подразделению для осуществления доработки проекта в соответствии с замечаниями редактора нормативных актов. В случае существенной доработки проекта, осуществленной ответственным структурным подразделением по итогам лингвистической экспертизы, проверка корректности учета редакционной правки проводится редактором нормативных актов с учетом положений абзаца четвертого настоящего пункта.

Лингвистическая экспертиза проекта считается завершенной при проставлении редактором нормативных актов визы и даты визирования. При визировании проекта на бумажном носителе виза редактора нормативных актов и дата визирования проставляются на оборотной стороне каждого листа визового экземпляра проекта в левом нижнем углу, включая приложения (при их наличии). В случае согласования проекта в форме электронного визирования редактор нормативных актов делает отметку о проведении лингвистической экспертизы в соответствующем поле регистрационной карточки проекта в САДД ЦА.

3.14. Проекты по вопросам, отнесенным законодательством Российской Федерации к компетенции КБН, КФН, подлежат обязательному представлению на рассмотрение КБН, КФН в порядке, установленном положениями об этих органах.

Проект, возвращенный КБН, КФН с замечаниями, передается ответственному структурному подразделению для внесения изменений. Внесение в проект необходимых изменений осуществляется в порядке, предусмотренном пунктом 6.3 настоящего Положения.

Проект, возвращенный КБН, КФН на доработку, после внесения в него ответственным структурным подразделением необходимых изменений подлежит рассмотрению Юридическим департаментом, согласованию с ним и представлению на рассмотрение Председателю Банка России, Совету директоров, НФС в порядке, предусмотренном настоящим Положением. Представление указанного проекта на рассмотрение (согласование) иным структурным подразделениям не требуется, за исключением случаев, определенных в решении КБН, КФН.

3.15. Если в соответствии с законодательством Российской Федерации издается нормативный акт Банка России по согласованию с федеральными органами исполнительной власти, иными органами (организациями), ответственное структурное подразделение организует направление проекта, согласованного в порядке, предусмотренном пунктом 3.8 настоящего Положения, на рассмотрение (согласование) в соответствующие федеральные органы исполнительной власти, иные органы (организации).

В случаях, предусмотренных федеральными законами, проект подлежит представлению на рассмотрение (экспертизу) иным заинтересованным органам, организациям, рабочим группам и другим объединениям в порядке, определенном руководством Банка России.