Внутренняя опись документов дела в архив. Образец заполнения описи документов в личном деле работника. Опись дел по личному составу: образец заполнения
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Внутренняя опись документов дела
внутренняя опись документов дела nо. +-+ nо. индекс документа дата заголовок номер примечание п/п документа листов дела ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности. Форма № инв-16 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
Ств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности nо. +-+ коды +- форма nо. инв-16 по окуд 0309015 +- ор...
Документы делопроизводства предприятия → Инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (Унифицированная форма N ИНВ-16)
документ "инвентаризационная опись ценных бумаг и бланков документов строгой отчетности (унифицированная форма n инв-16)" в формате excel вы можете получить...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Жалоба на отказ органа внутренних дел в выдаче лицензии на частную детективную (охранную) деятельность
Униципальный (районный) суд г. заявитель: (ф.и.о.) адрес: орган, действия которого обжалуются: (орган внутренних дел , отказавший в выдаче лицензии) жалоба на отказ органа внутренних дел в выдаче лицензии на частную детектив...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Форма № инв-16 инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности
инвентаризационная опись ценностей и бланков документов строгой отчетности форма nо. инв-16 форма no. инв-16 утверждена постановлением...
Документы делопроизводства предприятия → Образец. Акт о выделении к уничтожению документов и дел
Ентов и дел ния документов статей дел /групповые или и дел по индивидуальные/ перечню индекс дел по номенклатуре, описи +-+-+-+-+-+- +-+ всего дел (цифрами и прописью) председатель эк члены эк докум...
Завещания, документы наследования → Образец. Акт описи
Акт описи 10 января 1994 года в 10 час. 40 мин. мною, ивановой анной николаевной, нотариусом нотариальной конторы, на основа...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Иск об исключении имущества из описи
Иск об исключении имущества из описи в железнодорожный районный суд г. приморска истец: иванова анна ивановна 666095, г. приморск, ул. морская, д. 11, к...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Опись высылаемых денежных билетов на экспертизу (инструкция ЦБ РФ от 04.10.93 № 18 (ред. От 26.02.96))
...) банка россии знаки на экспертизу или в центральное хранилище банка россии 103006, г. москва, настасьинский пер., 3 опись nо. высылаемых со счета nо. 9960 денежных билетов на экспертизу +-+ наименование достоинство серия, характер заключе...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключения из описи
Инспекция района г. области адрес: исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи приговором райнарсуда г. (области) от "" 20 г. мой(я) (сын, дочь, муж, др.) осужден к. приговором также по...
Исковые заявления, жалобы, ходатайства, претензии → Образец. Исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи
Ик: (фамилия, имя, отчество) (адрес) исковое заявление об освобождении имущества от ареста и исключении из описи решением межмуниципального народного суда г. от "" 20 года по делу nо. было установлено взыскать с моего мужа (фа...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись основных средств. Форма № инв-1 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
опись основных средств nо. +-+ коды +- форма nо. инв-1 по окуд 0309001 +- организация по окпо +- структурная...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение. Форма № инв-5 (приказ Минфина РФ от 13.06.95 № 49)
Льств, утвержденным приказом министерства финансов российской федерации от 13 июня 1995 г. nо. 49 инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей, принятых (сданных) на ответственное хранение nо. +-+ коды +- форма nо. инв-5 ...
Бухгалтерская отчётность, бухгалтерский учёт → Образец. Ведомость-опись обязательств-поручений (обязательств) оформленных покупателями за проданные товары в кредит. Специализированная форма № 9-ткр
6 no.201 +-+ код по окуд 0903158 +-+ (наименование торговой организации) no. магазина (секции) . ведомость-опись no.. обязательств-поручений (обязательств) оформленных покупателями за проданные товары в кредит за "" 20 г. - n...
Опись личного дела сотрудника представляет собой естественный компонент самого личного дела. Такая папка имеет обыкновение разрастаться, включая массу бумаг различного характера. В итоге в них быстро становится не разобраться.
Опись лично дела рассчитана именно на то, чтобы навести в этом документе порядок.
Зачем нужен документ
Опись требуется, так как личное дело любого сотрудника включает массу бумаг, часть из них обязательная, часть нет. Каждая фирма составляет свой список документов, которые требуются для личного дела сотрудников.
В итоге количество этих бумаг становится настолько значительным, что без описи становится невозможно их отслеживать . Помимо этого именно по описи можно восстановить их хронологию , определить, в каком порядке они поступали в это собрание.
Также при возникновении такой потребности руководитель либо может ознакомиться с биографией сотрудника в данной организации с наименьшими усилиями, то же относится и к самому сотруднику, поскольку он имеет право получить дело на руки по требованию
, кроме того предусматривается возможность ежегодного ознакомления персонала с собственными делами.
Помимо этого опись используют, когда дело переносят в архив. Во время данной процедуры информация, которая содержится в описи, переходит из данного документа в лист заверитель, который помещают в архив наряду с самим делом.
Обязательно ли вставлять опись в личное дело
Составление описи не является обязательным в общем случае . Эти инструменты помогают в управлении персоналом, в то же время законодательным образом такая обязанность для работодателя не предусмотрена. Исключение составляют лишь государственные и муниципальные учреждения, для которых подобная обязанность установлена.
В итоге как личное дело, так и опись бумаг, которые в него включены, получили такое распространение не из-за требований закона, а по той причине, что во многих случаях это действительно очень эффективные методы сбора сведений о персонале - в случае личного дела и их систематизации - в случае описи. В то же время в других случаях эти решения не оправдывают себя, к примеру, в крупных организациях с существенной текучкой кадров заводить личные дела нерационально. Напротив, в небольших компаниях для этого отсутствует экономическая возможность, в них не имеет смысла составлять столько бумаг на немногих сотрудников и хранить их. Отсутствие обязанности вести дело с описью имеет своим обоснованием помимо прочего и эти причины.
Указывается, что если в организации принято решение завести личные дела на сотрудников, то его следует оформить локальным нормативным актом
, в частности, распоряжением или приказом. Именно с его помощью осуществляется правовое регулирование данного документа. Такой локальный акт должен содержать нормы, относящиеся к ведению личного дела и в общем случае описи.
При этом в принципе допускается ведение описей в произвольной форме для различных дел. Однако в реальности это неудобно, поэтому настоятельно рекомендуется прописать в нормативном акте порядок специально для этого документа и впоследствии руководствоваться именно этим порядком.
При этом существуют два частных случая, когда к папке с таким делом опись необходима:
- когда заголовок папки гласит просто «личное дело», из чего невозможно заключить, что за документы в нём находятся и каково их число;
- если папку в дальнейщем предполагается отправить в архив компании на долговременно хранение (более 10 лет) либо же постоянное, бессрочное хранение.
Порядок составления документа
Опись личного дела может быть выполнена вручную с использованием карандаша и линейки, а также распечатана на компьютерном устройстве . Последний вариант считается предпочтительным, поскольку в таком случае можно составить сколько угодно экземпляров. Бумажной основной в данном случае может служить как фирменный бланк предприятия, так и обычный лист А4.
В личном деле работника в общем случае опись располагается в самом начале данного документа. Существуют два варианта её расположения:
- её приклеивают на титульный лист папки, к которой помещается дело на обратную сторону;
- её подшивают сверху прочих бумаг внутри самой папки, прежде всего, если она состоит из множества страниц.
Она сама может включать несколько страниц, которые в подобном случае нумеруются отдельно от собственно личного дела.
Листы описи разделены на графы, строгого предписания относительно требуемых граф нет. Один из возможных вариантов заполнения описи предусматривает наличие следующих колонок:
- порядковый номер бумаги;
- числовой индекс, присвоенный бумаге данного типа в этой организации;
- дата, когда документ был составлен, она прописывается арабскими цифрами;
- его название, в частности, трудовой договор, приказ, заявление и пр;
- номера листов дела, которые занимает данный документ;
- примечание, в этой графе может быть указано, оригинал ли документа помещён в папку или копия, а также день, когда он был изъят из папки и когда возвращён.
Также в документ может включаться графа, в которой будет прописываться требуемый срок хранения для различных видов документов . Устанавливается, что документы с недлинным сроком хранения помещать в дело не стоит вследствие их несущественности.
Пример оформления описи
Внизу листа в отдельных строчках под самой таблицей прописью указывается итоговое количество документов и итоговое количество листов в описи.
В общем случае опись пишется в одном экземпляре, однако если сотрудник, к чьему делу она относится, затребует себе копию, то организация обязана предоставить ему такой дубликат.
Безусловно, опись следует составлять, избегая случайных ошибок. При умышленном же занесении в документ информации, не соответствующей действительности, её составитель несёт дисциплинарную ответственность.
Опись обычно подписывает сотрудник, который её составляет. В общем случае этот работник тот же, кто занимается ведением самого дела. Он обязан также расшифровать название своего места работы и прописать фамилию, имя и отчество. Также он проставляет день составления, в который в дело был внесён последний документ.
Чаще всего данное дело поручается специалисту по кадрам. В то же время допускается и составление описи наряду заполнением личного дела в целом руководителем организации, её секретарём или иным сотрудникам. Такой порядок может быть принят на малом предприятии, в котором не нанимают кадровика, поскольку подобная компания не может себя такого позволить. Базовое требование - способность сотрудника составить опись в соответствии с требованиями, разработанными для подобного документа на данном предприятии.
После того, как завершающая бумага была внесена в опись, в частности, по причине прекращения трудовых отношений с данным сотрудником, все пустующие строчки под той, где описывается данная бумага, перечёркиваются большой Z.
Таким образом, становится невозможно прибавить в опись, а значит и в саму папку дополнительный документ или документы. При этом, поскольку дело сотруднику, который покинул предприятие, дело не выдаётся, опись в его составе отправляется в архив.
Таким образом, обязательность ведения описи для негосударственных компаний отсутствует . Если же опись личного дела на предприятии признаётся необходимой, то и при этом возможно как вести все подобные документы по единой форме, принятой локальным нормативным актом, так и составлять их совершенно по-разному .
В общем случае опись кладут в папку перед всеми документами. Сама по себе она представляет лист формата А4, разделённый на колонки, при этом их количество и содержание строго не регулируются, хотя существуют распространённые наборы граф.
Отвечать за ведение в общем случае обязан специалист по кадрам, но в частности таким сотрудником может быть и главное лицо (на небольшом предприятии), и секретарь.
Иначе говоря, нормы оформления описи существуют, но они нестрогие и диктуются целесообразностью. Именно следуя целесообразности рекомендуется не слишком отклоняться от общепринятых правил составления этих бумаг, хотя санкции по закону за такие отклонения не грозят.
В данном видео подробная и корректная информация о том, как вести и оформлять личные дела сотрудников.
Внутренняя опись документов личного дела – образец можно скачать по ссылке, которая содержится в статье. Кроме того, в публикации представлена информация о том, каким образом составляется опись, и как сделать это правильно.
Внутренняя опись личного дела работника: общая информация
Каждый служащий организации осуществляет деятельность на основании трудового договора. Кроме того, назначение на должность производится приказом. Эти два документа формируются в первый же трудовой день работника. Далее, в процессе деятельности трудящегося, оформляется огромное количество иных документов, и все их необходимо как-то структурировать. В связи с этим, заводятся личные дела на каждого служащего, которые включат всю документацию, которая их касается.
Личные дела могут содержать огромное количество бумаг. В их число могут входить:
- трудовой договор;
- автобиография;
- приказ о приеме на работу;
- копии документов, в частности: паспорта, дипломов, ИНН, свидетельства о браке, и т.д.;
- приказы о повышении квалификации;
- характеристики;
- документы, связанные с аттестацией;
- иные.
Чтобы структурировать информацию в личном деле, необходимо описать каждый документ, содержащийся в нем, создать своего рода содержание. Оно называется «внутренняя опись документов личного дела». Опись позволяет ориентироваться в кипе бумаг, быстро находить необходимые сведения, а также определить ответственного за их сохранность.
Важно! Опись подшивается или иным образом прикрепляется к личному делу. О каждом новом документе в ней делается отметка. Кроме того, в примечаниях, указывается, какие документы из личного дела изъяты, кем и когда.
Личные дела хранятся систематизировано, располагаются в алфавитном порядке, что позволяет создать простую и удобную систему кадрового делопроизводства.
Сведения, которые должны содержаться в описи
Законом не определен перечень сведений, которые обязательны для включения в опись. В то же время, исходя из сложившейся кадровой практики, в нее необходимо вносить следующую информацию:
- Порядковый номер документа.
- Дата его принятия.
- Номер.
- Название.
- Номера страниц дела, где находится тот или иной документ.
- Примечание, в котором указываются сведения о том, кто и когда забрал документ из дела, и когда возвратил.
- Количество документов, содержащихся в деле.
- Сведения о количестве листов описи.
- Должность и данные о составителе, его подпись.
- Дата, когда опись составлялась.
Скачать бланк и образец заполнения внутренней описи личного дела
Для удобства и понимания, каким образом заполнять документ, ниже представлен образец внутренней описи личного дела.
Внутренняя опись личного дела № 1
работника ООО «Вихрь» Авдеева Романа Петровича
| № п.п. | Дата документа | Номер документа | Наименование документа | Номера листов дела | Примечание |
| 1 | 11.05.2015 | 1-ТД | Трудовой договор | 1-5 | |
| 2 | 11.05.2015 | 1-П | Приказ о приеме на работу | 6-7 | Документ предоставлен работнику 17.03.2016 на основании заявления, с целью снятия копии.
Никифоров А.Г. Документ возвращен в личное дело работником по минованию надобности, 17.03.2016 Никифоров А.Г. |
| 3 | 17.10.2015 | 2-О | Приказ о предоставлении отпуска | 8 | |
| 4 | 17.02.2016 | 1-ПК | Приказ о прохождении повышения квалификации | 9 | |
| 5 | и т. д. |
Итого 4 документа
Количество листов внутренней описи 1
Опись составил заместитель начальника отдела кадров Никифоров А.Г.
Никифоров
Таким образом, опись документов личного дела составляется для удобства ведения кадрового документооборота. Бланк внутренней описи документов личного дела и образец его заполнения можно скачать по ссылкам, представленным в начале статьи.
Внутренние описи
В конце дела подшивается специальный бланк или чистый лист формата А4 для заверительной записи, а в начале дела – перед собственно документами, листы внутренней описи документов дела, если она для данного дела необходима.
Внутренние описи необходимы в том случае, если заголовки дел не раскрывают конкретное содержание документов, например: "Приказы по основной деятельности ". А также для специфичной документации – личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий и т.д.
Внутренняя опись должна содержать сведения о порядковых номерах документов в данной единице хранения (описываемом деле), их делопроизводственных индексах, датах создания, заголовках и номерах листов по внутренней нумерации дела, на которых расположен каждый документ.
К внутренней описи, имеющей форму таблицы, составляется итоговая запись об общем количестве включенных в нее документов и количестве листов самой внутренней описи. Если дело уже переплетено или подшито, то заверенная составителем внутренняя опись подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела. При внесении изменений в состав дела (изъятие документов, копирование, замена оригинала на копию) эти изменения отражаются в последней резервной графе "Приложения" со ссылкой на соответствующий акт.
При добавлении документов в дело, внутренняя опись пересоставляется или дополняется с пересоставлением итоговой записи. По тому же принципу оформляются и внутренние описи для документов на других видах носителей информации, например, архивного CD-диска (рис. 18.4).
Рис. 18.4.
Нумерация листов в деле
В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов внутренней описи и заверительной записи, нумеруются в развернутом виде арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным карандашом. Фотографии, диаграммы и другие иллюстрированные документы, представляющие самостоятельный лист, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, билетами, фотографиями и другими включениями) нумеруется как один лист. При нумерации конвертов с вложениями, сначала нумеруется конверт, а затем очередными номерами каждое вложение в конверт.
Чистые листы не нумеруются, так как не несут информации. Листы внутренней описи имеют самостоятельную нумерацию и не включаются в общее количество листов в деле, а указываются через плюс.
Заверительная запись
На любую пронумерованную единицу хранения составляется итоговый лист-заверитель (заверительная запись, рис. 18.5). В книгах, журналах их заверение может быть оформлено на обороте последнего чистого листа, в картотеках – на чистой карточке, помещаемой последней. Если в дело уже подшит лист с заверительной записью, то его приклеивают за верхнюю часть к внутренней стороне обложки. Запрещается составлять заверительную запись на обороте документов и на самой обложке. При хранении документов без подшивки лист с заверительной записью вкладывается в упаковку.
Рис. 18.5.
В листе-заверителе дела должны отмечаться следующие особенности нумерации дела:
- – литерные (25а, 256) и пропущенные номера листов;
- – номера листов с наклеенными документами;
- – номера листов с конвертами и вложений в них;
- – номера крупноформатных листов, карт, рисунков, планов и т.д. в том случае, если это исключения из общего состава документов дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов копиями, включение новых документов) отражаются в заверительной записи со ссылкой на соответствующий акт выдачи подлинника.
В лист-заверитель отдельной строкой вносятся все последующие проверки наличия и состояния дела, которые проводятся регулярно, а также при каждой выдаче дела для использования, поэтому лист-заверитель дела следует оформлять на формате А4.
При полном переформировании дела оно перенумеруется. При перенумерации старые номера зачеркиваются, а нс стираются, а заверительная запись пересоставляется.
Опись – это список документации, которая собрана в общее дело, либо перечень дел, которые объединены общим признаком (опись дел с ведомостями, опись дел по личному составу и т.д.). Этот вид описи обычно оформляется при отправке дел на хранение в архивы.
Что такое личное дело сотрудника
Личное дело – это совокупность всей документации, касающейся определенного человека. Как правило, эти бумаги скрепляются в отдельное дело, либо собираются в папке. Перечень бумаг, которые в него входят, не регламентирован (за исключением государственных учреждений), поэтому компания вправе самостоятельно его определять и устанавливать. Также список документов, зависит от специфики работы либо категории сотрудника.
Личное дело состоит из следующих бумаг, оригиналов либо копий:
- копии основных документов (паспорт, ИНН, СНИЛС, диплом и т.д.);
- документы, с помощью которых оформляется прием на должность (заявление о приеме, копии приказов по личному составу, трудовой договор и т.д.);
- документы, образующиеся в ходе трудовой деятельности (приказы о наказании, поощрении, повышение квалификации и т.д.);
- прочие бумаги (медкомиссии, удостоверения, дающие право на льготы и т.д.)
- документы, которыми оформляется расторжение трудовых отношений (заявление, копия приказа, служебное расследование и т.д.).
Важно! Трудовую книжку нельзя держать вместе с прочими бумагами личного дела, так как правила и место ее хранения определено на законодательном уровне.
Обязательна ли внутренняя опись личного дела
В законодательных актах и нормах нет упоминания об обязанности вести описи документов, входящих в личные дела.
Она упоминается лишь в Правилах работы архивов организаций. В этой части (оформление документов) они обязательны для исполнения лишь для государственных организаций, для всех остальных работодателей это только рекомендации.
Поэтому предприятия самостоятельно решают, вести ли им описи документов. Это закрепляется в учетной политике или другом локально-нормативном акте.
Ведение описи для каждого личного позволяет контролировать состав документации, находящейся в них, и защищать ее от несанкционированного изъятия. Опись можно начинать формировать при заполнении личного дела, либо составить ее непосредственно перед отправкой бумаг в архив.
Внутренняя опись личного дела и опись личных дел сотрудников: отличия
Помимо описи документации, содержащейся в личном деле в делопроизводстве можно встретить также понятие – опись личных дел.
Если первый вид содержит перечень бумаг, которые находятся внутри одного личного дела, то вторая является списком самих дел.
Например, может быть опись личных дел работников экономического отдела или опись личных дел, сданных на архивное хранение в 2017 году.
Список бумаг личного дела находится непосредственно в самом деле. Перечень личных дел подшивают отдельно, ее хранят у сотрудника, который отвечает за эти дела, либо они поступили к нему на хранение.
Опись документов в личном деле работника: бланк
Поскольку законодательные акты не обязывают работодателей вести такой документ, как опись в личное дело, бланк может быть разработан ими самостоятельно. Либо можно использовать бланк, который находится в Приложении 10 к Правилам работы архивов.
В нее записывается следующая информация:
- Номер по порядку;
- Индекс документа, его можно взять в номенклатуре дел. Данный реквизит не обязателен для бумаг обычных организаций, поэтому в самостоятельно разработанном образце данная колонка может отсутствовать;
- Дата документа, указывают ту дату, когда он попал в личное дело;
- Название документа;
- Номера листов. Здесь указывается, какой лист занимает та или иная бумага в деле. Например, копия диплома - лист 1, копия паспорта - листы 2-4, копия приказа о расторжении договора - лист 5 и т.д.
- Примечание. В этой колонке ставятся пометки об особенностях документа (срок медкомиссии истекает в 2018 году) или о его передвижениях (личная карточка Т-2 изъята для проверки).
- В конце указывается общее количество бумаг (по их наименованиям) и сколько листов находится в деле.
Законченная опись заверяется подписью составившего его сотрудника, в отдельных случаях, также проставляется гриф утверждения руководства.
Опись документов личного дела образец
Скачать бланк, одобренный решением Коллегии Росархива от 06.02.2002, можно ниже.
Опись дел по личному составу: образец заполнения
Как и опись документов в личном деле работника, образец описи для личных дел присутствует в Правилах работы архивов (Приложение 3) (скачать утвержденный образец можно ниже). Либо можно составить этот документ самостоятельно.
- название организации, которая сдает документы в архив;
- гриф утверждения руководителя;
- номер по порядку;
- индекс дела;
- наименование дела;
- даты документа. Проставляется дата, когда дело было заведено и дата его окончания;
- количество листов в каждом из дел. Например, личное дело Никитенкова А.Н. – 25 листов; личное дело Александровой В.В. – 31 лист;
- примечание. Сюда вносят особенности дела. Например, отсутствует 5 лист, задвоена нумерация листов и т.д.;
- в конце указывают количество дел, внесенных в опись, первый и последний номера, перечисленные в документе. Также вносят сведения об отсутствующих листах и нарушенной нумерации.
