Заголовки и их составление в номенклатуре дел. Оформление номенклатуры дел организации Закрываем номенклатуру дел

Заголовок дела – это краткое обозначение сведений о составе и содержании документов в деле .

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры дел, при этом он должен четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.п.), а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов. 2

Заголовок дела должен состоять из элементов, располагаемых в следующей последовательности :

· название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

· название организации или структурного подразделения (автор документа);

· название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· дата (период), к которой относятся документы дела.

Состав элементов заголовка дел определяется характером документов, помещенных в дело.

При наличии в деле документов нескольких названий они перечисляются в заголовке, например: "Отзывы и заключения на научные работы, присланные в +", "Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета+". 4

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть в деле. Пример: "Документы о проведении научных конференций и симпозиумов (планы, списки, доклады)". Термин "документы" применяется также в заголовках дел, содержащих документы – приложения к какому-либо документу. Пример: "Документы к протоколам заседания коллегии министерства".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется. При этом:

· в заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например: Переписка с архивными учреждениями о комплектовании Архивного фонда Российской Федерации научно-технической документацией";

· в заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например: "Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам документирования управленческой деятельности";

· в заголовке дел, содержащих переписку с одним корреспондентом, указывается конкретный корреспондент, например: "Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы". 6

При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее:

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты). Например: "Годовые отчеты ЗАО "ТЕРМИКА" о работе Управления производства и внедрения информационных систем".

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последовательностью разрешения одного вопроса, формулируются с использованием термина "дело", например: "Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управленческого персонала".

При составлении номенклатуры дел, необходимо иметь в виду, что заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Рассмотрим более подробно важнейшую информационную характеристику дела -заголовок.

Заголовки бывают 3-х типов: простые , обобщенные , сложные.

Простой заголовок складывается из расположенных в определенной последовательности элементов:

Указание вида дела, вида или разновидности документов (вид дела: дело, материалы, переписка и др.; вид документов: протоколы, планы и др.);

Корреспондент (указывает на те учреждения и лица, с которыми был связан в своей деятельности фондообразователь);

Предмет или вопрос (отражает содержание документов дела, имеет большое значение и его надо четко и ясно формулировать);

Территория (географический признак, который указывает на территорию, о которой говорится в документах, или на территорию, на которой были созданы документы, или на территорию, с учреждениями или лицами которой переписывался фондообразователь).

Время (событий или составления документов);

Формальные признаки (подлинность или копийность)

Элементы заголовка одновременно никогда не применяются. Их набор зависит от состава и содержания документов дела.

Если в делопроизводстве правильно были сформированы дела по признакам их заведения, то не представляет труда составить заголовок, с наибольшей полнотой отражающий состав и содержание документов этого дела.

Если дела были сформированы неправильно, они все равно в архиве не расшиваются. В таком случае надо попытаться максимально адекватно описать дело в том виде, в каком оно дошло до нас.

Здесь необходимо остановиться на диалектической взаимосвязи всех процессов работы с документами, которые основываются на природе самого документа.

Ни в документоведении, ни в архивоведении, ни в области информатики не создаются искусственные, формальные признаки (такой подход считается не научным) организации документов и информации из них, а применяется такие признаки, которые логически связаны с формуляром документа - его реквизитами.

Реквизиты документа	Признаки заведения дел	Элементы информации заголовка	Критерии экспертизы ценности	Признаки классификации дел внутри фонда
вид документа	номинальный	вид документа, вид дела	Вид документа	номинальный
	корреспондентский	Корреспондент	корреспондент	корреспондентский
заголовок	предметно-вопросный			предметно-вопросный
	географический	Территория	место события	географический
	хронологический		дата события	хронологический

Как видно из этой схемы, налицо даже терминологическое совпадение в названии отдельных признаков, характеризующих тот или иной этап работы с документами.

Наибольшее совпадение прослеживается между признаками заведения дел и характеристиками описания.

Состав реквизитов документа, критериев экспертизы и признаков классификации дел внутри архивного фонда несколько шире приведенных здесь признаков. Но и они будут основываться на анализе или формализации того или иного реквизита документа.

Так, если дела были сформированы с учетом признаков заведения дел, то на такие дела заголовки составить легко.

Помните : Понятие “материалы” применяется когда описывается комплекс, состоящий из документов разных видов и не связанных между собой последовательностью делопроизводства. Их, как правило, объединяет вопрос, содержание.

Понятие “дело” применяется при описании личных дел, когда указываются только фамилия, имя и отчество, а также при описании дел, в которых документы разных видов связаны единством вопроса и последовательностью делопроизводственного рассмотрения. Как правило, это судебные, следственные или по рассмотрению споров дела.

Понятие “переписка” применяется к комплексу документов, являющихся запросами и ответами, возникающими в процессе взаимодействия нескольких учреждений. В заголовке указывается лишь корреспондент и содержание.

После того, как определен характер дела, составляется заголовок из определенных элементов, вытекающих из признаков заведения дел.

ПРИМЕРНАЯ СХЕМА

РАСПОЛОЖЕНИЯ ЭЛЕМЕНТОВ ЗАГОЛОВКА

*) элемент заголовка возможный, но не обязательный.

Простые заголовки наиболее полно отражают порядок формирования документов в дела. Они являются основой составления обобщенных, сложных, и типовых заголовков.

10.3. Составление заголовков дел

Заголовок дела - важнейший элемент номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толкования. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая перепис­ка» и т.д. Заголовок дела формулируется на основе элементов, распола­гаемых в следующей последовательности:

название документа (приказы, протоколы и т.д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

корреспондент (название организации, которой адресуют и от которой получают документы);

вопрос или краткое содержание документов дела;

название местности (территории), с которой связано содержа­ние документов дела;

даты (период), к которым относятся документы дела;

указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером докумен­тов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единствен­ном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

«Журнал учета выдачи дипломов»

«Протоколы собраний акционеров предприятия»

«Сводки по контролю исполнения документов».

При наличии в деле документов нескольких названий они пере­числяются в заголовке, например:

«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...»

«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».

Если документы разных названий (более 2-3) относятся к одно­му вопросу и не связаны последовательностью делопроизводства, то при формулировании заголовка дела используется термин «докумен­ты». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляются на­звания документов, из которых будет формироваться дело, напри­мер:

«Документы, подготовленные по заданию органов государственно­го управления (справки, обзоры, аннотации, информация и др.)»

«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уго­ловным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, ха­рактеристики)».

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последователь­ностью разрешения одного вопроса, формулируются с использова­нием термина «дело»:

«Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управ­ленческого персонала».

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирую­щих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

«Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции». Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) указывается кратко или приводится его общее видовое название:

«Протоколы заседания Совета директоров».

При указании в заголовке корреспондента используется конкрет­ное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

«Переписка с Росархивом о...»

«Переписка с международными, организациями о научном сотруд­ничестве».

Если документы касаются переписки с разнородными корре­спондентами по одному вопросу, то корреспонденты не указыва­ются:

«Переписка по научно-организационным вопросам».

Если документы относятся к корреспонденции одной админис­тративно-территориальной единицы (населенного пункта), то в за­головке дела указывается ее (его) название:

«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».

«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о прове­дении научно-практической конференции».

В заголовке дела может указываться временной период, к кото­рому относится содержание документа:

«Приказы по основной деятельности за 1997 г.»

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документа­цию, указывается не только год, но и месяц, квартал:

«Бизнес-планы филиалов на 1998 г.»

«Сводный баланс доходов и расходов за 1996 г.».

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):

«Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1-ПС)».

В заголовках дела при необходимости дается указание на копий­ность документов:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного соста­ва студентов. Копии».

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составля­ется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.

10.4. Установление сроков хранения дел

Значение документов, откладывающихся в организации-фондо-образователе, неодинаково. Одни необходимы только для оператив­ной работы в течение определенного времени и их долговременное хранение нецелесообразно и неэффективно из-за ограниченных пло­щадей ведомственных архивов организации. Другие документы име­ют большой период практического использования, обладают науч­ным, историческим значением и должны храниться постоянно в го­сударственных архивах. Проставление сроков хранения проводится на основе специальных перечней типовых и ведомственных доку­ментов. Установленные ими сроки хранения документов являются обязательными. Сроки хранения документов, установленные типо­выми перечнями, сокращать не разрешается. В случаях, вызванных спецификой деятельности отдельных организаций, типовые сроки могут быть увеличены. При установлении сроков типовым перечнем следует пользоваться лишь при отсутствии ведомственного перечня, так как в ведомственном перечне состав и содержание документов организации отражены с большой полнотой и конкретизацией. Сро­ки хранения документов, не предусмотренных типовым или ведом­ственным перечнями, устанавливаются ЭПК соответствующего ар­хивного учреждения после представления необходимых материалов ведомственным архивом и ЦЭК (ЭК) организации.

Установление сроков хранения документов на основании типо­вых или ведомственных перечней осуществляется поэтапно.

Сначала определяется категория данной организации. Напри­мер, в ведомственном перечне все организации отрасли разделены на четыре категории, в соответствии с которыми организации, вхо­дящие в 1-3-ю категории, сдают документы на постоянное хранение в государственные архивы; от организаций, входящих в 4-ю катего­рию, документы на постоянное хранение в государственные архивы не принимаются. Затем в зависимости от категории данной органи­зации устанавливаются по перечню и сроки хранения документов. Например, по указанному перечню организации 1-3-й категорий в своих номенклатурах для дела с заголовком «Поручения (задания) правительственных и вышестоящих органов и документы по вы­полнению поручений» укажут срок хранения «Постоянно», а ор­ганизации 4-й категории для аналогичного дела укажут срок хра­нения - 10 лет.

При установлении сроков хранения надо также учитывать, что некоторые статьи перечней могут быть разбиты на пункты, имею­щие разные сроки, например:

«Планы финансирования и кредитования»

а) годовые - постоянно;

б) квартальные - 3 года;

в) месячные - 1 год.

Поэтому в номенклатуру организации из статьи перечня пере­носится тот пункт и срок хранения, к которому относится конкрет­ная категория документов.

В номенклатуру дел организации должны переноситься из пе­речней и специальные отметки, относящиеся к срокам хранения документов. Отметка в перечне «5 л. ЭПК» означает, что по истече­нии указанного срока вопрос о дальнейшем хранении документов решается ЭК организации в ЭПК архивного органа. В зависимости от принятого решения срок хранения этих дел может оставаться вре­менным без отметки «ЭПК» или заменяться на постоянный, если ЭК и ЭПК придут к выводу, что документы имеют научное и исто­рическое значение.

О сроках хранения отдельных категорий документов делаются следующие отметки. К документам распорядительного, нормативно­го, методического характера в организации, не являющейся автором, в номенклатуре проставляются отметки «До замены новыми», «До минования надобности». Отметка «Хранить до передачи в государст­венный архив, не принятые уничтожаются по миновании надобнос­ти», означает, что вопрос об окончательном сроке хранения данной категории дел решается по усмотрению государственного архива.

Правильное определение сроков хранения недостаточно прово­дить лишь на основании заголовков дел и их соотнесения со стать­ями перечня. Необходимо проводить и анализ фактического содер­жания имеющихся в делах документов. Если в деле содержатся доку­менты по одному вопросу, но различной значимости, с разными сро­ками хранения (например, 3 года, 5 лет, 10 лет), то время хранения устанавливается по документам, имеющим более длительный срок хранения (в приведенном случае - 10 лет).

Исчисление сроков хранения документов, законченных делопро­изводством в текущем году, начинается с 1 января следующего года.

10.5. Хранение документов в оперативной

деятельности и формирование дел

Оперативное хранение документов проводится в службах ДОУ, других структурных подразделениях организаций до сдачи их в ве­домственный архив. Оперативное хранение подразделяется на хранение документов в процессе их исполнения и хранение исполнен­ных документов.

Документы во время их исполнения должны храниться у испол­нителя в специальных папках с надписями «Срочно», «На исполне­ние», «На заседание», «На подпись», «На отправку» и т.п. На папках указываются также фамилия, инициалы, телефон исполнителя. Пап­ки хранятся в течение дня на столе исполнителя, после окончания работы убираются в ящик стола или шкаф.

Папки с неисполненными документами хранятся таким обра­зом, чтобы в случае болезни или командировки исполнителя их мож­но было сразу же передать на исполнение другому сотруднику.

Хранение исполненных документов осуществляется в специаль­ных папках. Папки типа «скоросшиватель» используются для доку­ментов кратковременных сроков хранения, так как в скоросшивате­лях документы располагаются в обратной хронологической последо­вательности: документ с более поздней датой оказывается первым (сверху), а с более ранней - в конце (снизу).

Для документов длительных и постоянных сроков хранения целесообразно использовать папки с мягкой системой крепления (со шнурками). Документы пробиваются дыроколом, через проби­тые отверстия пропускаются шнурки, которые завязываются сни­зу подшитых документов. Это дает возможность группировать документы в дело в прямой хронологической последовательности. Документы, хранящиеся в подобных папках, сдаются в ведомст­венный архив в том виде, как они сформировались в делопроиз­водстве.

Дела, остающиеся в оперативной деятельности, удобно хранить в механических картотеках элеваторного типа. Запрещается хранить законченные дела в столах сотрудников. Организация хранения дел должна обеспечивать их сохранность и удобство использования.

Исполненные документы группируются в дела по специальным правилам. Эта группировка документов носит название «формиро­вание дел».

10.5.1. Общие требования к формированию дел

Работа по формированию дел состоит из следующих операций:

распределение исполненных документов по делам в соответст­вии с номенклатурой дел;

расположение документов внутри дела в определенной последо­вательности;

оформление обложки дела.

Эти операции выполняются в течение года, что ускоряет и об­легчает работу с документами в службах ДОУ и других структурных подразделениях организаций, также и при последующем их хране­нии в ведомственном архиве.

В организациях формирование дел осуществляется централизо­ванно или децентрализованно. В первом случае дела формируются только службой ДОУ, во втором случае - всеми структурными под­разделениями организации. Формирование дел в структурных под­разделениях осуществляется с помощью ответственных за докумен­тацию либо исполнителей, ведущих определенный круг вопросов в своем структурном подразделении. Методическое руководство за правильностью формирования дел обеспечивает служба ДОУ и ве­домственный архив. Правильность формирования дел достигается соблюдением ряда правил, положений.

В дела группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих, судебных, личных дел, документов орга­нов представительной власти, других выборных органов, которые группируются за период их созыва; документов учебных заведений, формирующихся в дела за учебный год, и др. Формирование дел осу­ществляется с целью наиболее рациональной организации хранения документов, которая обеспечивает быстрый поиск необходимых до­кументов и информации.

Документы постоянного и временного сроков хранения группи­руются в дела отдельно. Например, следует хранить в делах отдельно оригиналы и копии документов, годовые и квартальные планы рабо­ты и так далее, поскольку эти документы имеют различные сроки хранения. В отдельных случаях допускается временная группировка в одном деле документов различных сроков хранения, если они от­носятся к одному вопросу. По окончании календарного года и реше­ния вопроса такие документы рекомендуется перегруппировать в самостоятельные дела.

В дело обычно включается только один экземпляр документа. Не включаются документы, подлежащие возврату, черновики, рабо­чие варианты (проекты) документов, размноженные копии. Исклю­чение составляют черновые и дублетные материалы особо ценных документов, копии, которые имеют резолюции, визы, пометки, яв­ляющиеся дополнением к основному документу.

Каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стан­дартов ГСДОУ и других нормативных документов. Группировка до­кументов в дела проводится согласно отметкам исполнителей на документах «в дело №..., дата и подпись исполнителя» в соответствии с номенклатурой дел. Недооформленные или неправильно оформленные документы возвращают исполнителям на доработку.

Не допускается разобщение в делах запросов и ответов, подшив­ка сопроводительных писем без приложений или без отметок об их местонахождении, подшивка в дела документов, подлежащих воз­врату корреспондентам.

Сформированное дело должно содержать не более 250 листов, что составляет 4 см в толщину. Ограничений по минимальному объ­ему дел не существует. При большом объеме документов, относя­щихся к одному делу, проводят деление комплекса на самостоятель­ные тома, части. Или создают новые дела, систематизируя докумен­ты по хронологии, вопросному принципу.

Внутри дела документы располагаются в определенной последова­тельности. От выбранной последовательности расположения докумен­тов в деле зависит оперативность поиска необходимых документов, а также раскрытия хода и полноты решения вопросов. Обычно докумен­ты внутри дела располагаются в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздни­ми датами. Документы могут быть расположены по порядковым номе­рам (приказы, распоряжения, протоколы, решения и др.), но и в этом случае сохраняется хронологическая последовательность решения во­просов. Это относится, например, к переписке, когда документ-ответ подшивается в дело не по дате регистрации, а вслед за инициативным документом, или к приложениям, которые, независимо от даты их ут­верждения или составления, присоединяются к соответствующим до­кументам. Если приложение составляет 25 листов и более, то из него, как правило, формируется отдельный том, а в документе делается об этом соответствующая отметка.

Документы могут размещаться и в алфавитной последователь­ности. В таком порядке, например, располагаются предложения, за­явления и жалобы граждан. В алфавитном порядке целесообразно группировать различные опросные анкеты, сводки, отчеты, поступа­ющие от подведомственных предприятий (в алфавитном порядке на­званий предприятий) и другие документы.

10.5.2. Группировка в дела отдельных категорий

документов

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям, (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, прика­зы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдель­ные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказа по административ­но-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядитель­ными документами как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении рас­порядительные документы не издавались, то эти документы форми­руются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их ис­полнению группируются в дела по направлениям деятельности орга­низации.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоко­лы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готови­лись (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти докумен­ты помещаются после протоколов в последовательности рассмотре­ния вопросов. При значительном объеме таких документов их фор­мируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последователь­ности решения вопросов.

Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдель­ные дела. .

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки груп­пируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени состав­ления, например: отчет за 1996 г., составленный в 1997 г., должен быть подшит вдело 1996 года, а не 1997 года; план на 1998 г., состав­ленный в 1997 г., - вдела 1998 года. Перспективные планы относят­ся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспектив­ного плана - к последнему году действия плана. Коррективы к пер­спективному плану развития относятся к тому году, на который они составлены. Документы в отчетах необходимо располагать в систе­матическом порядке. Так, документы отчета о финансовой деятель­ности предприятия, состоящего из баланса, объяснительной запис­ки и приложений к нему, располагаются в следующем порядке: вна­чале объяснительная записка к отчету, затем баланс и в конце - приложения. Последовательность приложений определяется после­довательностью статей баланса или соответствующими ссылками в объяснительной записке.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группи­руются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном по­рядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с дру­гими документами по данному вопросу. Например, к отчету пред­приятия по основной деятельности за 1996 г. прилагаются формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

Переписку рекомендуется группировать в дела в хронологичес­кой последовательности разрешения вопросов, начиная с более ран­них документов и кончая более поздними в пределах данного вопро­са. При возобновлении переписки по определенному вопросу, на­чавшейся в предыдущем году, документы группируются в дела теку­щего года с указанием индекса дела предыдущего года. В зависимо­сти от специфики организации переписка группируется в дела в те­чение календарного года, срока созыва и т.д.

Личные дела занимают значительное место среди документа­ции организации. В них группируются документы, относящиеся к кадровым вопросам всех работающих в организации. Исключение составляют копии приказов о поощрениях и взысканиях, справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и т.д., которые в личные дела не группируются, так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие кадровые документы. При необходимости указанные документы могут формироваться в дела временного хра­нения.

В личных делах документы группируются в следующей последо­вательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнении к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

При формировании дел по предложениям, заявлениям и жало­бам граждан следует иметь в виду, что раздельно группируются в самостоятельные дела предложения, заявления граждан по вопросам совершенствования и изменения работы организаций и их заявле­ния и жалобы поличным вопросам. Документы в деле группируются по алфавиту. Все документы, относящиеся к одному заявителю, со­ставляют самостоятельную группу. Повторные предложения, заявле­ния, жалобы граждан подшивают к данной группе документов. Вну­три документы располагаются по хронологии.

Документы подведомственных организаций (планы, отчеты, сводки, обзоры, справки, докладные записи и т.д.), поступающие в вышестоящие организации, группируются, как правило, в самосто­ятельные дела по каждой организации. Кроме того, может быть ис­пользована группировка в дела документов одного названия по всем подведомственным организациям. Например:

«Готовые отчеты филиалов о выполнении плана по реализации товаров».

Рационализаторские предложения, авторские свидетельства, патенты на изобретение, заявки о выдаче диплома на открытие, стан­дарты, нормативы в организациях, которые их разработали или ут­верждают, группируются в самостоятельные дела по каждому отдель­ному конкретному вопросу. Причем комплекс документов, группи­руемых в деле, и порядок их расположения определяется специаль­ными правилами. В организациях, пользующихся этими документа­ми, перечисленные документы могут группироваться в одном деле или по отдельным вопросам.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номен­клатуру дел.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл дан­ных.

В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответст­вовать внутренней структуре базы данных.

При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

10.5.3. Оформление обложки дела

Дело считается заведенным после включения в папку для хране­ния первого исполненного документа. Одновременно оформляется обложка заведенного дела.

На обложку каждого заведенного дела выносятся следующие сведения: название организации; название структурного подразделе­ния организации, где оформилось дело; количество листов в деле; срок хранения дела. Большинство элементов описания дела обозна­чается на обложке в начале заведения дела, за исключением обозна­чения количества листов, которое проставляется на обложке после завершения дела.

При обозначении названия организации может указываться ее ведомственная принадлежность. Название организации приводится полностью в именительном падеже, в скобках дается ее сокращен­ное название.

Название структурной части указывается по тем же правилам.

Индекс дела проставляется в соответствии с номенклатурой дел. Индекс является адресом хранения дела, который является и поис­ковым признаком.

Написание заголовков на обложках дел облегчается при нали­чии правильно составленных номенклатур дел. В этих случаях доста­точно, перенести заголовок из номенклатуры дел на обложку. При отсутствии номенклатуры дел заголовок составляется по общим пра­вилам для каждого дела.

Дата дела показывает, за какой период времени в деле сгруппи­рованы документы. При заведении дела на обложке указывается год его заведения. Если дело делится на тома, части, на их обложках указывается число, месяц, год заведения. Дата окончания тома, ча­сти проставляется после окончания группировки в них документов. Сроки хранения дел переносятся на обложку из номенклатуры дел.

Литература к главе 10

1. Положение об Архивном фонде Российской Федерации //Указ Президента РФ от 17.03.94 № 552 - М. - 10 с.

2. Положение о Государственной архивной службе России (там же) - 7 с.

3. Закон РСФСР «Об охране и использовании памятников истории и культуры//Постановление ВС РСФСР от 15.12.78. - М. - 14с.

4. ГОСТ 16487 - 83. Делопроизводство и архивное дело. Терми­ны и определения. - М.,1983. - 15 с.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД, 1991. - 76 с.

6. Основные правила работы ведомственных архивов. - М., Глав­архив СССР, 1988. - 173 с.

7. Отбор на государственное хранение, фондирование, описа­ние, учет документов источников комплектования выборочного при­ема. - М., Главархив СССР, ВНИИДАД,1990. - 29 с.

8. Отбор на государственное хранение документов на машинных носителях автоматизированных систем научно-технического и производственного назначения. Рекомендации. - М., Главархив СССР, 1991.-32 с.

Высшее Организация финансовой работы на предприятии, цели, задачи, основные... -во «Весь мир», 2003. – 720 с. – (Серия «Высшее образование» ). Организация деятельности коммерческого банка. Учебник (под...

Список приобретенной литературы за 2009 год 1 ефимова анализ современный инструментарий для принятия экономических решений учебник / -2-е изд стер - м издательство «омега-л» 2010 -350 с ил табл - (высшее образование) 2 веселовский

Список учебников

... Высшее образование ). 81.Бурмистрова Л.М. Финансы организаций (предприятий): Учеб. пособие.- М.: ИНФРА-М, 2009.- 240 с.- (Высшее образование ... - М. : ИНФРА-М, 2009. - 640 с. Серия : (Высшее образование ). 70. Треушников М.К. Гражданский процесс: теория...

Определившись со структурой номенклатуры, следует приступить к оформлению заголовков дел. Данный этап – один из наиболее ответственных, так как, по существу, предопределяет полезность номенклатуры при подготовке организацией отдельной номенклатуры дел.
Заголовок должен иметь краткую и чёткую формулировку, полностью отражать состав и содержание документов, входящих в дело. В заголовок также входят данные о наличии копий документов и информация, доказывающая их подлинность. В том случае, если в сроках хранения уже имеются данные о копийности документов, данная отметка в заголовок не вносится.
Не допускается использование в заголовках дела терминов «Общая переписка», «Материалы», «Разная переписка» и т.п. В некоторых случаях могут быть исключения, например, наличие в архивах исторической справки номенклатуры, наименование которой изменить нельзя.
Формулировка заголовков дел учитывает специфику документируемых участков и вопросы деятельности организации.
Для этого учитываются следующие признаки документов: авторский, хронологический, номинальный, предметно-вопросный, корреспондентский и географический.
Номинальный признак характеризует вид документов, включённых в дело. На основании отдельных реквизитов документов («наименование организации», «подпись») определяется их автор. При составлении заголовков дел с перепиской указывается название корреспондента, определяемого по реквизиту «Адресат».
Основным признаком, характеризующим содержание дела, является предметно-вопросный. Он обязательно учитывается при составлении заголовка.
Хронологический признак предусматривает систематизацию документов в хронологическом порядке. В дела, как правило, формируются бумаги одного года, кроме дел переходящих.
Географический признак предполагает систематизацию документов нескольких авторов (корреспондентов), объединённых отдельной административно-хозяйственной единицей.
Расположение элементов заголовка следует производить в логической последовательности. В начале заголовка указывается вид дела (журнал, переписка) или виды документов (приказы, акты, отчёты, протоколы и прочее). Затем, следуют указать реквизиты: автор документа, (ответственного лица); наименование корреспондента или адресата; краткое содержание; наименование территории, которая упоминается в содержании документов дела; период документов дела; количество копий бумаг. В некоторых случаях допустимо изменять логическую последовательность расположения элементов заголовка дела.
При составлении заголовка следственных, судебных, личных и других дел, имеющих последовательность делопроизводства в рамках одного конкретного вопроса, допустимо использовать термин «Дело».
При составлении номенклатуры заголовка дел с документами по одному вопросу, не имеющими последовательность делопроизводства, допускается использование термина «Документы» с указанием в скобках их наименования. Например: «Документы о реализации готовой продукции (отчёты, планы, переписка)». Применение термина «Документы» допустимо и в заголовке дела, содержащего документы, приложения к одному документу. Например: «Документы к годовому бухгалтерскому отчёту».
Заголовки дел, содержащие переписку, включают информацию, с кем и по каким вопросам она велась. Например: «Переписка с Главным управлением об участии в презентациях».
На дело, состоящее из нескольких томов, составляется общий заголовок, а при необходимости уточнения содержания заголовка составляется заголовок каждого тома.
При составлении заголовка группы дел можно использовать обобщённый термин. Например: «Подведомственные учреждения», определяющий, что данный вид документов формируется во всех организационных структурах системы и их филиалах. Например: "Документы ревизий вышестоящей организацией (письма, акты, протоколы и др.)".
Когда известно наименование конкретного должностного лица или органа, указываем его. Например: "Приказы управляющего ООО "Рускалий" по основной деятельности".
Один заголовок может предусматривать несколько заголовков в конкретной, к приеру, в примерной номенклатуре. Заголовки, имеющие одинаковые сроки хранения, могут быть объединены и в индивидуальной номенклатуре дел звучат как один заголовок.
Переходящие дела ежегодно вносятся в индивидуальную номенклатуру дел под одним и тем же индексом до разрешения вопроса и окончания по ним делопроизводства.

Заголовок дела является важнейшим элементом номенклатуры. Основные требования к его составлению - четко и в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Заголовок должен быть конкретным и исключать различные толко­вания. Необходимо избегать неконкретных формулировок - «разные документы», «общая переписка» и т.д. Заголовок дела формулиру­ется на основе элементов, располагаемых в следующей последова­тельности:

· название документа (приказы, протоколы и т. д.), наименование рода заводимого дела (переписка, документы, дело);

· корреспондент (название организации, которой адресуются и от которой получают документы);

· вопрос или краткое содержание документов дела; ,

· название местности (территории), с которой связано содержание документов дела;

· даты (период), к которым относятся документы дела;

· указание на копийность дела.

Состав элементов заголовка определяется характером докумен­тов, помещенных в деле.

Название документа в заголовке дела указывается в единствен­ном или множественном числе (при группировке в деле документов одного названия), например:

«Журнал учета выдачи дипломов»

«Протоколы собраний акционеров предприятия»

«Сводки по контролю исполнения документов».

При наличии в деле документов нескольких названий они пере­числяются в заголовке, например:

«Отзывы и заключения на научные работы, присланные в...»

«Протоколы и стенограммы заседаний Ученого совета...».

Если документы разных названий (более двух-трех) относятся к одному вопросу и не связаны последовательностью делопроизвод­ства, то при формулировании заголовка дела используется термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисля­ются названия документов, из которых будет формироваться дело, например:

«Документы, подготовленные по заданию органов государственного управления (справки, обзоры, аннотации, информации и др.)»

«Документы, представляемые в судебные органы и милицию по уго­ловным и гражданским делам (акты, докладные записки, справки, характеристики)».

Термин «документы» может использоваться также в заголовках дел, содержащих приложения к какому-либо документу.

Заголовки судебных, следственных, личных (персональных), арбитражных и других дел, связанных между собой последователь­ностью разрешения одного вопроса, формулируются с использова­нием термина «дело»:

«Личные дела учебно-вспомогательного и административно-управ­ленческого персонала».

Термин «переписка» используется в заголовках дел, формирую­щих корреспонденцию с одной или несколькими организациями:

«Переписка с заказчиками о сроках поставки продукции».

Для документов, создаваемых в организации, автор документа - название организации (структурного подразделения) - указывается кратко или приводится его общее видовое название:

«Протоколы заседания Совета директоров».

При указании в заголовке корреспондента используется конкрет­ное наименование организации или обобщенное видовое название без конкретного перечисления:

«Переписка с Росархивом о...»

«Переписка с международными организациями о научном сотруд­ничестве».

Если документы касаются переписки с разнородными корреспон­дентами по одному вопросу, то корреспонденты не указываются:

«Переписка по научно-организационным вопросам».

Если документы относятся к корреспонденции одной админис­тративно-территориальной единицы (населенного пункта), то в заголовке дела указывается ее (его) название:

«Переписка с производственным объединением «Алмаз» (г. Орел) о выполнении договора по поставкам продукции».

«Переписка с организациями Объединения архивов Москвы о про­ведении научно-практической конференции».

В заголовке дела может указываться временной период, к кото­рому относится содержание документа:

«Приказы по основной деятельности за 2003 г.».

В заголовке дел, содержащих плановую, отчетную документацию, указываются не только год, но и месяц, квартал:

«Бизнес-планы филиалов на 1998 г.»

«Сводный баланс доходов и расходов за 1 996 г.».

Если в деле группируются статистические формы, заполняемые в организации, то в заголовке указывается ее номер (шифр):

«Отчеты предприятий по поставкам госзаказа (формы 1 -ПС)».

В заголовках дела при необходимости дается указание на копийность документов:

«Приказы ректора по комплектованию и изменению личного соста­ва студентов. Копии.».

Если дело состоит из нескольких частей или томов, то составля­ется общий заголовок дела и при необходимости в заголовки томов могут вноситься уточнения.