Правовое обоснование и необходимость обработки персональных данных в организации. Принципы, условия и цели и обработки персональных данных

Любая информация, прямо или косвенно относящаяся к конкретному лицу, классифицируется как «персональные данные».

Обработка этой информации – любое действие или операция с личными данными субъекта: сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение.

Зачем собирать информацию о субъекте и давать согласие на ее анализ?

В ФЗ № 152 указано, что обработка персональных данных ограничивается конкретными законными целями. По этой причине нельзя объединять 2 базы с разными целями.

Цель обработки информации должна быть указана в Соглашении между клиентом или работником и компанией, а политика организации об обработке персональных данных предоставлена в открытом доступе.

В соглашении указывается исчерпывающий список целей, без «т.д. и т.п.»

Необходимо обозначить цели, указанные в учредительных документах, уставе и положениях компании, и также фактически осуществляемые оператором.

Для клиента/пациента

Сведения о состоянии здоровья гражданина относятся к специальной категории персональных данных. Согласно ч. 2 п. 4 ст. 10 ФЗ № 152 обработка таких сведений допускается без согласия субъекта при условии, что она осуществляется в целях:

• установления диагноза;
• профилактики заболевания;
• оказания медицинских и медико-социальных услуг.

Это правило справедливо для ситуаций, когда обработка осуществляется профессиональным врачом, обязанным хранить врачебную тайну в соответствии с законодательством РФ.

Исключение составляют те ситуации, когда получить согласие невозможно, но обработка необходима для защиты жизни или здоровья пациента.

Если человек пользуется какой-либо услугой – заключает договор, оформляет кредит – то есть является клиентом, личные сведения о нём также могут быть обработаны согласно ФЗ № 152 .

Данные клиента могут использованы для:

1. Оказание консультационных, информационных и посреднических услуг.
2. Заключение и исполнение договора с клиентом.
3. Ведение кадровой работы и бухгалтерских услуг.
4. Иные сделки, не запрещенные законодательством РФ.

Для сотрудника организации

Работодатель имеет право на обработку личных данных своих сотрудников, оно закреплено в ст. 22 ФЗ № 152 . Цели обработки персональных данных в организации:

• Оформление гражданско-правовых договоров с гражданами, предусмотренных Законодательством РФ и Уставом предприятия.
• Кадровый учёт, соблюдение законов и правовых актов, оформление обязательств по трудовым и гражданско-правовым договорам.
• Помощь в трудоустройстве, получении образования или продвижения по службе, оформлении и использовании льгот.
• Обеспечение личной безопасности работника и сохранность имущества.
• Выполнение требований налогового, а также пенсионного законодательства при начислении взносов на пенсионное страхование.
• Формирование статистики в соответствие с Трудовым, Налоговым Кодексами и федеральными законами.
• Контроль выполняемой сотрудником работы.

(Ст. 86 «Трудового Кодекса Российской Федерации» от 30.12.2001 г. № 197-ФЗ). Личные сведения о сотруднике, относящиеся к категории «специальные», не подлежат обработке работодателем.

Обязательно должны быть установлены сроки действия Согласия на обработку персональных данных, это может быть конкретная дата или событие, например, увольнение или отзыв сотрудником своего согласия.

Примеры

Банковская сфера

Банк «Финансовый». Цель обработки персональных данных клиента – осуществление банковских и других операций, в том числе:

1. Открытие и ведение банковских счетов.
2. Перевод денежных средств по банковским счетам.
3. Перевод денежных средств от лиц – физических и юридических без открытия банковского счёта.
4. Купля-продажа иностранной валюты.
5. Оказание услуг консультирования и информирования, в том числе посредством адреса электронной почты.

Медицинская организация

Медицинская организация «Здоровье». Цель обработки:

• Организация оказания медицинской помощи.
• Выписка льготных рецептов.
• Оплата счетов в системе ОМС и ДМС.
• Использования для статистики и при проведении научно-исследовательской работы.
• Информирование посредством смс-оповещения о результатах анализов, проводимых акциях и расписании работы специалистов.

Заключение

С персональными данными работника, клиента или пациента не всё так просто, как кажется на первый взгляд. Просто так, без согласия и предупреждения, они не могут быть переданы третьим лицам или использованы в тех целях, с которыми субъект не согласен. Если человек столкнулся с тем, что произошла утечка его личных данных, он всегда может обратиться в Роскомнадзор или в суд.

Есть заблуждение, что с персональными данными работают только мобильные операторы и банки. На самом деле это не так. Любая компания обрабатывает персональные данные как минимум своих работников, а еще контрагентов, клиентов, посетителей офисов и т.д. В статье мы рассказали, что такое персональные данные и как их правильно обрабатывать. Читайте и не нарушайте закон - с 1 июля штрафы для компаний вырастут в семь раз.

С персональными данными работает каждая компания, но не каждый юрист знает, что такое персональные данные и как их правильно обрабатывать. Если до 1 июля 2017 года это было еще не так страшно - штрафы за нарушения были невелики, то теперь ситуация изменилась. С этой даты вступают в силу поправки в КоАП РФ, которые увеличивают штрафы для компаний за нарушения при обработке персональных данных и вводят 7 новых составов правонарушений (Федеральный закон от 07.02.17 № 13-ФЗ). Штрафы будут платить не только компании, но и работники, которые нарушили закон - включая юристов. Мы решили помочь вам не нарушать закон и рассказали про азы обработки персональных данных, которые касаются каждой компании.

Какая информация относится к персональным данным

Персональные данные - это любая информация, которая прямо или косвенно относится к определенному или определяемому физическому лицу (п. 1 ст. 3 Федерального закона от 27.07.06 № 152-ФЗ «О персональных данных»; далее - Закон № 152-ФЗ). Более конкретно перечень такой информации определен в Указе Президента РФ от 06.03.97 № 188 «Об утверждении Перечня сведений конфиденциального характера»: это сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, которые позволяют идентифицировать его личность, за исключением сведений, подлежащих распространению в СМИ в случаях, установленных законом.

В работе юридических и кадровых служб компаний обрабатываемые персональные данные обычно включает в себя следующие сведения о лице:

• фамилия, имя, отчество;
• год, месяц, дата и место рождения;
• адрес;
• семейное, социальное, имущественное положение;
• образование, профессия, должность, доходы;
• биометрические персональные данные.

Судебная практика расширяет перечень персональных данных. Например, суды признавали персональными данными:

• сведения о смерти гражданина (постановление АС Поволжского округа от 25.09.14 по делу № А49-2005/2014);
• номер мобильного телефона (апелляционное определение Алтайского краевого суда от 01.10.13 по делу №33-9241/2015);
• фотографии гражданина (апелляционное определение Свердловского областного суда от 09.04.15 по делу № 33-5232/2015).

В последнее время есть явная тенденция - перечень сведений, которые составляют персональные данные, становится все шире. Так, Европейский суд справедливости в Решении от 19.10.16 по делу № 582/14 (Патрик Брейр против Германии) признал, что при определенных условиях даже IP-адрес интернет-пользователя может признаваться персональными данными.

Что такое обработка персональных данных

Обработка персональных данных - это любое действие с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление и уничтожение (п. 3 ст. 3 Закона № 152-ФЗ).

Например, компания обрабатывает персональные данные, если собирает анкеты клиентов (в бумажном виде или через сайт), ведет и хранит клиентскую базу, передает контакты клиентов в call-центр, фиксирует паспортные данные посетителей офиса на контрольно-пропускном пункте и т.д. Фактически персональные данные обрабатывает любая компания.

Nota bene!
Дополнительные условия для обработки персональных данных соискателей и работников установлены гл. 14 ТК РФ и разъяснениями Роскомнадзора от 14.12.12 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве».

Когда нужно уведомлять Роскомнадзор

Если компания обрабатывает персональные данные, она является оператором (п. 2 ст. 3 Закона № 152-ФЗ). Оператор до начала обработки персональных данных обязан уведомить Роскомнадзор о своем намерении (п. 1 ст. 22 Закона № 152-ФЗ).

Направлять уведомление не требуется (п. 2 ст. 22 Закона № 152-ФЗ), если компания-оператор обрабатывает персональные данные, в частности:

• только своих работников;
• для целей заключения и исполнения договоров (например, персональные данные контрагентов);
• для однократного пропуска лица на территорию компании;
• без использования средств автоматизации (персональные данные используют, уточняют, распространяют и уничтожают при непосредственном участии человека - см. Постановление Правительства РФ от 15.09.08 № 687).

Проверьте, подпадает ли компания под исключения, которые указаны в Законе № 152-ФЗ. Если нет - составьте уведомление по официальной форме (Приложение № 2 к административному регламенту, утв. Приказом Минкомсвязи России от 21.12.11 № 346). Затем направьте его в территориальный орган Роскомнадзора по месту регистрации компании. Отправить уведомление можно как на бумажном носителе, так и в форме электронного документа через портал «Госуслуги» (gosuslugi.ru) или официальный сайт Роскомнадзора (pd.rkn.gov.ru/).

Роскомнадзор внесет сведения о компании в реестр операторов в течение 30 дней с даты поступления уведомления. Проверить, включена ли компания в реестр, можно на официальном сайте ведомства (pd.rkn.gov.ru/).

Как правильно собирать персональные данные

По общему правилу, чтобы собирать персональные данные, нужно получить согласие их владельца - субъекта персональных данных (пп. 1 п. 1 ст. 6 Закона № 152-ФЗ). Согласие должно быть конкретным, информированным и сознательным (п. 1 ст. 9 Закон № 152-ФЗ). Это значит, что перечень оснований для обработки персональных данных должен быть указан как можно более конкретно, а также содержать срок обработки и порядок отзыва согласия (постановление АС Уральского округа от 29.09.14 по делу № А60-31459/2013, постановление Пятого ААС от 13.08.14 по делу № А59-48/2014).

Закон не устанавливает форму согласия на обработку персональных данных, за исключением особых сведений. Субъект может дать согласие в любой форме, которая позволит подтвердить факт его получения (п. 1 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). В частности, согласие может быть выражено в электронной форме путем заполнения анкеты на сайте (постановление ФАС Северо-Западного округа от 13.12.10 по делу № А56-73636/2009, апелляционное определение Омского областного суда от 07.08.13 по делу № 33-5139/2013).

СНОСКА
Письменное согласие субъекта нужно для обработки специальных категорий персональных данных - например, о национальной принадлежности и состоянии здоровья лица (ст. 10 Закона № 152-ФЗ). Согласие можно получить на бумажном носителе или в электронной форме с усиленной квалифицированной электронной подписью.

Получать согласие на обработку в типовой форме договора рискованно, если пункт о согласии просто включен в текст. Суд может признать такой способ ненадлежащим, если потребитель не может изменить это условие - например, сделать отметку о своем согласии или отказе (постановление АС Северо-Западного округа от 18.07.16 по делу № А44-9647/2015, постановление АС Уральского округа от 22.12.16 по делу № А76-5164/2016).

В случае проверки или судебного спора именно оператор обязан доказать, что получит согласие на обработку персональных данных (п. 3 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Поэтому заранее определите, какой тип персональных данных обрабатывает ваша компания. В зависимости от этого разработайте форму получения согласия на обработку. Важный момент - субъект вправе в любое время отозвать свое согласие (п. 2 ст. 9 Закона № 152-ФЗ). Если в компанию поступило такое обращение - она обязана прекратить обработку персональных данных.

Nota bene!
Согласие на обработку персональных данных не нужно, если субъект сам сделал их общедоступными. Например, при регистрации на форуме или в социальной сети. Если субъект потом отзовет согласие на обработку - его можно не учитывать (пп. 10 п. 1 ст. 6, пп. 2 п. 2 ст. 10 Закона).

Как получить согласие у работников

Работников надо ознакомить под роспись с документами компании, которые устанавливают порядок обработки персональных данных, а также их права и обязанности в этой сфере (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Такой порядок можно прописать в самом трудовом договоре, приложениях к нему, правилах внутреннего трудового распорядка или других локальных актах - например, политике компании об обработке персональных данных. Факт ознакомления работников с этими документами нужно отдельно фиксировать - например, в специальном журнале.

СНОСКА
За нарушения при обработке персональных данных работников компанию могут привлечь к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ (до 80 тыс рублей штрафа).

Согласие работника на обработку персональных данных не нужно в следующих случаях (см. разъяснения Роскомнадзора от 14.12.12 «Вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей…»):

• обработка персональных данных близких родственников работника в объеме, предусмотренном личной карточкой по форме Т-2;
• получение мотивированных запросов от прокуратуры, правоохранительных органов, органов безопасности, государственных инспекторов труда;
• обработка нужна для исполнения заключенного с работником договора или возложенных на работодателя обязанностей;
• обработка связана с выполнением работником его трудовых обязанностей, в том числе, при отправлении его в командировки.

Как обеспечить безопасность персональных данных

Персональные данные относятся к конфиденциальным сведениям (ст. 7 Закона № 152-ФЗ). Операторы и иные лица, получившие к ним доступ, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять персональные данные без согласия субъекта. Оператор обязан обеспечить безопасность персональных данных. Меры зависят от способа обработки данных - с использованием средств автоматизации или вручную.

Если компания ведет автоматизированную обработку персональных данных, на нее распространяются Требования к защите персональных данных при их обработке в информационных системах, утв. постановлением Правительства РФ от 01.11.12 № 1119 и Приказ ФСТЭК России от 18.02.13 № 21. Чтобы выполнить эти требования, нужно привлекать IT-специалистов.

Для защиты персональных данных без автоматизации предусмотрены рекомендательные меры (ст. 19 Закона № 152-ФЗ и п. 13-15 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 15.09.08 № 687). Одна из таких мер - определить во внутренних документах компании перечень лиц, которые обрабатывают персональные данные или имеют к ним доступ. Можно обеспечить безопасность данных, если раздельно хранить носители персональных данных, которые обрабатываются в различных целях (например, раздельно хранить данные работников, посетителей офисов и клиентов).

Что и кому грозит за нарушения в сфере персональных данных

За нарушения при обработке персональных данных компанию могут привлечь к гражданско-правовой и административной ответственности по ст. 13.11 КоАП РФ. До 1 июля 2017 года максимальным наказанием для должностного лица был штраф в 1 тысячу рублей, а для компании - до 10 тысяч рублей.

С 1 июля 2017 года вступают в силу поправки, которые усиливают административную ответственность (Федеральный закон от 07.02.17 № 13-ФЗ). Поправки вводят дополнительные составы правонарушений в ст. 13.11 КоАП РФ и увеличивают штрафы. В частности, закон вводит ответственность юридических лиц за следующие нарушения:

• обработку персональных данных в случаях, не предусмотренных законом (ч. 1 ст. 13.11 КоАП РФ) - штраф от 30 тыс до 50 тыс рублей;
• обработку персональных данных без согласия в письменной форме, когда закон требует получить такое согласие (ч. 2 ст. 13.11 КоАП РФ) - штраф от 15 до 70 тыс рублей;
• неопубликование оператором политики в отношении обработки персональных данных, когда такая обязанность предусмотрена законом (ч. 3 ст. 13.11 КоАП РФ) - штраф от 15 до 30 тысяч рублей.

Работника могут привлечь к административной ответственности, но не только. Дополнительно он несет материальную (п. 7 ст. 243 ТК РФ) дисциплинарную (пп. «в» п. 6 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) и даже уголовную ответственность (ч. 2 ст. 137 УК РФ).

К ответственности привлекут как работника-нарушителя (например, скопировавшего базу клиентов на свою флешку и передавшего ее конкуренту), так и работника, который несет ответственность за обработку персональных данных в компании.

С конца лета Закон о персональных данных действует в новой редакции. Изменились правила получения и защиты информации. Для работодателя это означает лишь одно - дополнительный документооборот. В статье расскажем о том, как составить положение о работе с персональными данными сотрудников и назначить ответственного за организацию работы с персональными данными.

Что такое персональные данные

Федеральный закон от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных" (далее - Закон N 152-ФЗ) определяет персональные данные как любую информацию, прямо или косвенно относящуюся к физическому лицу (субъекту персональных данных) . Об этом сказано в п. 1 ст. 3 Закона N 152-ФЗ.

Согласно ч. 1 ст. 85 Трудового кодекса под персональными данными сотрудника понимают информацию, касающуюся конкретного работника, которая необходима работодателю в связи с трудовыми отношениями. Речь идет о таких данных, как:

• фамилия, имя, отчество;
• дата и место рождения;
• адрес;
• семейное положение;
• должность (профессия);
• зарплата, другие доходы;
• владение недвижимым имуществом, денежные вклады и др.;
• образование, квалификация, профессиональная подготовка, сведения о повышении квалификации;
• привычки и увлечения, в том числе вредные (алкоголь, наркотики и др.);
• факты биографии и предыдущая трудовая деятельность (место работы, размер заработка, судимость, служба в армии, работа на выборных должностях, на государственной службе и др.);
• физиологические особенности, здоровье;
• деловые и иные личные качества;
• другие сведения.

Перечень кадровых документов, в которых содержатся персональные данные работников, приведен в табл. 1 на с. 76.

Таблица 1. Документы, в которых содержатся персональные данные работников

Оператор по обработке персональных данных

Согласно Закону N 152-ФЗ лицо (юридическое или физическое), которое организует и (или) осуществляет обработку персональных данных, определяет их состав, цели обработки, действия, совершаемые с персональными данными, называют оператором (п. 2 ст. 3 Закона N 152-ФЗ). В нашем случае это работодатель.

Обработка персональных данных - любое совершаемое с ними действие. Операции по обработке персональных данных:

• сбор;
• запись;
• систематизация;
• накопление;
• хранение;
• уточнение (обновление, изменение);
• извлечение;
• использование;
• передача (распространение, предоставление, доступ);
• обезличивание;
• блокирование;
• удаление;
• уничтожение персональных данных.

Положение о работе с персональными данными

Порядок выполнения обработки оператором персональных данных может быть установлен в Положении о работе с персональными данными сотрудников (далее - Положение). Унифицированной формы документа нет. Рассмотрим, как составить этот документ с учетом требований Закона N 152-ФЗ. Положение состоит из нескольких разделов. Они представлены в табл. 2. В ней же кратко указаны сведения, которые должны содержать разделы. Развернутая информация представлена во фрагменте Положения о персональных данных работников, которое приведено на с. 80.

Таблица 2. Структура Положения о персональных данных работников

Фрагмент Положения о персональных данных работников

Введение Положения в действие

Положение о персональных данных утверждается руководителем компании и вводится в действие приказом по организации (образец приведен на с. 90). Запись об утверждении Положения нужно сделать в журнале регистрации локальных нормативных актов.

Если есть профсоюз

Если в компании есть профсоюз, с ним нужно согласовать Положение. Для этого проект положения направляют в выборный орган профсоюза (ст. 372 ТК РФ). Тот должен выразить свое мнение (в письменной форме) не позднее пяти рабочих дней со дня получения проекта. Если профсоюз не согласен с проектом или имеет предложения по его совершенствованию, у администрации есть два выхода. Первый - согласиться. Второй - в течение трех дней после получения мотивированного мнения провести дополнительные консультации с профсоюзом в целях достижения взаимоприемлемого решения. Если и это не поможет, следует оформить протокол разногласий. После этого администрация имеет право принять Положение без учета требований профсоюза. Однако тот сможет обжаловать Положение или начать процедуру коллективного трудового спора в порядке, предусмотренном гл. 61 Трудового кодекса.

Ознакомление работников с Положением

Работники должны быть ознакомлены с Положением под роспись (п. 8 ст. 86 ТК РФ). Данный факт может фиксироваться:

• в тексте трудового договора каждого работника (перечисление локальных нормативных актов, с которыми работник ознакомлен до подписания договора);
• - листе ознакомления с Положением (образец на с. 91);
• - журнале ознакомления работников с локальными нормативными актами (образец на с. 91).

Образец листа ознакомления с локальными нормативными актами

Фрагмент журнала ознакомления с Положением о персональных данных

Примечание. Срок хранения персональных данных

Локальные нормативные акты (положения, инструкции) о персональных данных должны храниться постоянно. Что касается заявлений работников о согласии на обработку данных (о них будет рассказано в следующих номерах), других документов работника, то они хранятся 75 лет. Об этом говорится в Перечне, утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558.

Административная ответственность

Меры административной ответственности (в основном предусмотрены штрафы, дисквалификация в данном случае не применяется) для предприятия и его должностных лиц за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников приведены в табл. 3.

Таблица 3. Ответственность за нарушение порядка получения, обработки, хранения и защиты персональных данных сотрудников

Ответственный за организацию работы с персональными данными работников

Ответственного за сбор, обработку, хранение персональных данных работников назначает руководитель организации. Для этого следует издать приказ (образец которого приведен на с. 92).

Этим же приказом может быть установлен список лиц, имеющих доступ к персональным данным. Указанный список не возбраняется утвердить и отдельным приказом руководителя.

Как правило, ответственными за организацию работы с персональными данными работников (их получение, обработку, хранение, защиту и т.д.) назначают следующих работников:

• начальника отдела кадров;
• (старшего) инспектора по кадрам;
• директора по персоналу;
• заместителя начальника отдела (директора по персоналу);
• специалиста по работе с персоналом.

Может быть введена и новая должность.

В век новых технологий и интернета любая информация распространяется с огромной скоростью. Социальные сети здорово «помогают» процессу, делая общедоступными персональные данные гражданина . Чаще всего личную информацию предоставляют при устройстве на работу. Для этого существует закон об обработке персональных данных в организации. Этот закон и обсудим в статье.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Что значит обработка?

Любой человек может ознакомиться с информацией об ином гражданине, как при выполнении , так и при нерабочем общении, в ходе просмотра интернет – страниц, а также чтения газеты. Этот (специальный или неспециальный) сбор информации не имеет отношения к обработке персональных данных: ознакомился, прочитал и забыл, скорее всего.

Если же личные данные специально собираются, чтобы их использовать и хранить, то такое действие уже означает обработку персональных данных. Данный процесс происходит чаще всего в учебных учреждениях и больницах: необходимая информация регистрируется, фиксируется в базах, а также классифицируется, чтобы потом ее использовать в законных целях .

Относится ли заработная плата к персональным данным читайте в нашей статье .

Если сведения собирает писатель или журналист, то он вправе обрабатывать личные данные в творческих целях.

Личная информация обрабатывается двумя способами: автоматизировано и неавтоматизировано.

Неавтоматизированной считается та обработка, которую производят с личным участием гражданина.

Если личные данные проходят обработку без средств автоматизации, то их необходимо отделять от прочих сведений. Можно это сделать путем их отметки, к примеру, на полях бланков. Строго не разрешается помещать на единый носитель личные данные , если известно заранее, что цели их обработки несовместимы.

Если личная информация граждан относится к разным категориям, то необходимо для каждого вида применять индивидуальный носитель.

Два следующих пункта ведут к ответу на вопрос, какие системы можно считать автоматизированными, а которые таковыми не являются. Рассмотрим их подробно:

• Личные данные, которые содержатся в системе персональных данных, могут считаться обработанными с помощью неавтоматизированного процесса, если их использование уничтожение производятся при личном присутствии гражданина.
• Нельзя подтвердить тот факт, что данные были автоматизировано обработаны, основываясь только на том, что они существуют в информационной системе персональной информации.

Автоматизированная обработка личных сведений – это обработка персональной информации с применением вычислительных средств.

Такая обработка может включать в себя некоторые процессы, которые производятся с помощью автоматизированных средств : применение математических операций с этими показателями, а также их корректировка и избавление от них.

Обработкой личных данных называется любое действие, которое осуществляется с предоставленной информацией. Обработкой личных данных считаются следующие действия:

• сбор;
• фиксирование;
• использование;
• уничтожение.

Правила и порядок работы

Личные данные трудящегося , которые необходимы руководителю, состоят из нескольких пунктов:

• Информация об образовании.
• Информация о опыте, а также месте работы, где гражданин прежде трудился и какую должность занимал.
• Краткая информация о членах семьи и их рабочих местах.
• Информация об имеющихся заболеваниях и о здоровье в целом.

В ходе обработки данных трудящегося организации (получении, передачи, и прочем применении) работники кадрового отдела должны придерживаться определенных правил:

Зачем нужно согласие?

Согласие на обработку личной информации – это новшество законодательства, которое защищает персональные данные гражданина от нежелательного использования.

Данное согласие необходимо при устройстве на работу, оформления счета в банке, и прочих важных обстоятельствах. Конкретной формы согласия не существует. Его можно оформить в произвольной форме на бланке, который использует предприятие.

Срок, в течение которого согласие будет действительно, указывается непосредственно в самом документе.

Ответственный за персональные данные в организации

Сотрудника, который будет отвечать за получение, обработку и хранение личной информации назначает директор организации.

Также он может назначить определенных лиц, которые будут иметь доступ к персональным данным . Этот документ лучше всего оформить отдельным . Обычно, за всю работу от начала до конца с персональными данными (сбор, обработку и хранение) отвечают следующие лица:

Образец приказа об ответственных лицах за персональные данные в организации можете скачать .

1. Руководитель кадрового отдела.
2. Кадровый инспектор.
3. Руководитель по персоналу.
4. Заместитель руководителя по персоналу.
5. Специалист по работе с персоналом.
6. Либо допускается введение иной должности.

Учитывая законодательство (Закон №152) сотрудник, который собирает и обрабатывает личные сведения, считается оператором. В данном случае оператором считается руководитель.

Передача и хранение

Хранение важных бумаг, в которых содержатся личные сведения о сотрудниках, происходит в огнеупорных шкафах , т.е. сейфах. Ключи от сейфа должны находиться все время у директора кадрового отдела. Если директор в какой-то из дней отсутствует, то ключи должны быть у его заместителя.

Если необходимо передать личные данные трудящегося, то работник кадрового отдела обязан придерживаться определенных правил :

• Нельзя предоставлять третьему лицу личную информацию о трудящемся без его согласия в письменном виде.

Исключения могут быть в случае, когда информация нужна для предотвращения вреда для здоровья сотрудника и в случаях, которые закреплены законодательством. Кроме этого нельзя разглашать персональные данные сотрудника в коммерческих целях без его разрешения.

• Если приходится передавать личные сведения сотрудников, то нужно сообщить тем, для кого предназначается эта информация, что данные сведения можно применять только в тех целях, для которых давался запрос.
• Работник кадрового отдела имеет право доступа исключительно к той информации, которая нужна, чтобы выполнять рабочие обязанности.
• Работник кадрового отдела не имеет таких полномочий, чтобы выяснять информацию о состоянии здоровья сотрудника.

Исключением могут быть такие обстоятельства, которые имеют отношение к вопросу о выполнении трудящимся своих должностных обязанностей.

Если какие-либо работники будут уличены в нарушениях порядка сбора, обработки и выдачи личных данных работника организации, то данные лица понесут дисциплинарную и уголовную ответственность согласно Федеральному законодательству.

В статье 5 ФЗ говорится что, личные данные, которые собирают для их обработки принципами автоматизации, либо с использованием других средств, необходимо производить в таком виде, чтобы благодаря ему можно было вычислить субъекта этих данных.

При этом определение субъекта не должно быть продолжительнее, чем это нужно для обработки. И, если обработка была произведена, то уничтожению персональные данные не подлежат определенное время .

Руководитель должен знать об определенных сроках, которые требуются для сохранности некоторой информации. А персональные данные сотрудника необходимо хранить в течение 75 лет .

Узнайте общий порядок организации и перечень действий обработки персональных данных на предприятии из ролика: