Срок архивного хранения бумаги. Справочная информация: "Сроки хранения документов организаций" (Материал подготовлен специалистами КонсультантПлюс). Хранение бухгалтерских документов

Законодательная база

Хранение материалов в архивах обуславливается следующими документами:

• Закон «Об архивном деле», который был принят в 2004 году;
• Одобренные правила Российского архива, начиная с 2002 года;
• Указание №558, которое имеет силу с 2010 года;
• Приказ Министерства финансов №105.

Мероприятия по организации хранения архивных данных

В архиве могут храниться государственные, бухгалтерские, и другие виды документов. Данные могут храниться в архивах определенный период времени. Для того чтобы узнать, сколько может храниться в архиве тот или иной документ, необходимо посетить сервис, который называется «Архивист Online». Здесь документы ищутся на основе трех основных параметров. Стоит отметить, что документы можно хранить не только в рукописном виде, но и в виде электронного файла.

Как правило, любой документ в архиве храниться не более пяти лет. Но бывают такие документы, которые хранятся вечно, то есть не подлежат утилизации. Это могут быть документы, в которых указана информация о людях, которые работали на том или ином месте несколько лет назад. На бухгалтерские документы распространяется отельное правило: хранение таких бумаг может превышать десять лет.

Когда предприятие ликвидируется, то владелец обязан передать все данные о компании в частный или государственный архив. Это обязательное условие, без которого невозможно ликвидировать предприятие. Дело в том, что окончательную ликвидацию предприятия фиксирует акт. Но он не будет подписан, если данные не передадут в архив. Никто не имеет права забрать у хозяина предприятия документы до тех пор, пока оно работает. Однако если наблюдается распад организации, то государство берет на себя обязанность сохранности документации.

Когда организовывают архив?

Запрещается обустраивать архивы в зданиях, которые не соответствуют пожарной безопасности. Это деревянные постройки. В помещении должна быть соответствующая атмосфера: не должно быть влаги, печного отопления. Все это может стать причиной порчи данных.

Чаще всего архивные здания стоят отдельно от других помещений. Нельзя обустраивать рядом с архивом места общественного питания. Кроме того, нельзя размещать рядом предметы и приборы, которые могут стать причиной пожара.

При выборе помещений для архивов нужно иметь в виду, что все хранилища делятся на:

• архивы временного хранения данных;
• архивы с документами, которые используются очень часто;
• архивы долгого хранения документов;
• помещения, где работают архивные сотрудники.

Функции архивов

Каждый архив обладает определенными функциями. Итак, перечислим их.

1. Создание списков сотрудником архива. В списке отмечается, к какому структурному подразделению относится организация.
2. Прием документов от любых организаций.
3. Постоянное ведение отчетности о сохранности данных, которые хранятся.
4. Своевременное оповещение лиц, передавших документы на сохранение, о сохранности данных.
5. Ведение отчетности, которая показывает, для каких целей использовался тот или иной документ.
6. Постоянный контроль по заполнению документов.
7. Постоянное повышение квалификации архивных сотрудников.

Сколько хранятся документы в архиве?

Существуют определенные нормативные акты и законодательство, согласно которому тот или иной документ имеет свой срок хранения в архиве. К примеру, документы, которые несут в себе информацию о финансовых отсчетах, могут храниться в архивах более десяти лет.

Существует целый ряд документов, которые могут храниться более 10 лет:

• отчетность бухгалтера о работе предприятия за год;
• декларации о налогах;
• книги учетов техники безопасности на предприятии каждого сотрудника;
• статистика, которая формируется на предприятии в течение года.

Существуют документы, срок хранения которых не превышает пяти лет. Это:

• отсчеты предприятия по деятельности за квартал;
• планы счетов предприятия;
• книги, в которых записаны все покупки, совершаемые компанией;
• первичные документы;
• журнал о выдаче заработной плате сотрудникам;
• документы о дебиторской задолженности;
• данные об инвентаризации предприятия;
• прочая документация, которая каким-либо образом связана с работой предприятия и его сотрудниками.

В архивах могут храниться документы, которые запрещается уничтожать до 75 лет.

Учет и хранение документов в архиве

Существует ряд законов и нормативных актов, которые гарантируют сохранность документов в архиве.

1. Закон «Об архивном деле».
2. Закон, подтверждающий ведение бухгалтерского учета.
3. Законы, которые регламентирую сроки хранения тех или иных документов в архиве.
4. Закон об организациях с ограниченной ответственностью.

Документы обязательно должны храниться в архиве, о деятельности которого уведомляется предприятие.

Правила хранения документов в архиве

Разработаны специальные правила, по которым документы принимаются и хранятся в архивах. Итак, вот некоторые из правил.

1. Специальный световой режим. Он указывает на то, что в архиве должно быть выполнено специальное освещение. Так, документы не должны храниться на прямых солнечных лучах. Поэтому чаще всего файлы располагают в северной части помещения. Используются искусственные лампы накаливания. В архив не должен проникать дневной свет.
2. Температурный режим. Температура и влажность - это основные показатели в архивных помещениях. Резкие перемены этих данных приведут к быстрой порче данных, которые хранятся в архиве. С помощью особых приборов два раза в неделю проверяются показатели влаги и температуры. Для поддержания нужного микроклимата можно установить кондиционер.
3. Санитарный режим архива. В помещении, где хранится большое количество важных документов, постоянно должна быть чистота. Нужно внимательно следить, чтобы не образовывалась плесень, и не заводились мыши или крысы. Для этого важно обеспечить герметичность архива. С полок убирается пыль раз в год. Периодически выполняется влажная уборка и проветривание.
4. Надлежащий уровень охраны. Для того, чтобы архивную документацию не украли злоумышленники, нужно обеспечить надежную охрану круглосуточно.

Как передают документы в архив на сохранение?

В архив документы передаются от предприятий в порядке общей очереди. Для этого сотрудники хранилища разрабатывают графики приема документов. На их основе представитель предприятия согласовывает дату сдачи документов в архив.

Обязательно должен присутствовать человек, который отвечает за передачу данных в архив. При передаче документации на хранение определяют сроки хранения. Как уже упоминалось, они могут варьироваться от одного года до 75 лет.

Как подготовить документы для сдачи в архив на хранение?

Для каждого предприятия имеется свой срок для передачи документов в архив. Стоит отметить, что подготовку документов перед сдачей в архив выполняет специально созванная комиссия. Она должна состоять из трех - пяти человек. Разработаны некоторые этапы подготовки документов перед сдачей на хранение в архив:

• оформление соответствующего акта;
• проведение экспертизы, которая определит ценность передаваемых на хранение документов;
• подготовка акта, в котором будет указано, какие бумаги нужно уничтожить;
• создание описания каждого дела.

Экспертиза проводится на основании документов, которые утверждают сроки хранения той или иной информации. Необходимо внимательно анализировать каждый документ.

В комиссию входят лица, которые составляют совещательный орган. Решение комиссии выдается в виде акта. Руководитель комиссии ставит на нем свою подпись. Заседание комиссии проводится не чаще, чем два раза в год.

После того, как комиссия завершит описание каждого документа, можно приступать к отбору бумаг, которые подлежат утилизации. Все уничтоженные документы вносятся в акт, под которым ставятся подписи участников комиссии. В конце руководитель организации ставит свою подпись.

Архивные документы и их классификация

Все документы, которые будут отправлены в архив, нуждаются в классификации. Так, документы можно разделить на две группы.

1. Документы временного хранения.
2. Документы, которые передаются на постоянное хранение.

Временные документы хранятся не более 10 лет, а те, которые принято сдавать на постоянное хранение - примерно 75 лет.

Прежде чем передать в архив документы постоянного хранения, их нужно обработать.

Документы временного хранения:

• отпускные приказы;
• командировочные;
• договоры, подписанные юридическими лицами;
• бухгалтерские учеты;
• путевые листы;
• прочее.

На длительное хранение в архив передаются такие документы:

• журнал, в котором зарегистрированы все приказы начальства предприятия;
• расписание работы сотрудников;
• акты, подтверждающие уничтожение документов или причину их утраты;
• смета за год/квартал;
• тарифы на выпускаемую продукцию;
• книга учетов акций предприятия;
• прочая документация.

Для того чтобы доверенное лицо могло взять на временное пользование документ из архива, руководитель предприятия должен выдать доверенность. В том случае, если документ подкреплен в общее дело, то отдельно его не получится взять из архива.

Вывод один: абсолютно все документы предприятия передаются на хранение в архив. Это необходимо для того, чтобы в любой момент можно было узнать информацию о том, каковой была деятельность компании 10, а может и 30 лет назад. Все документы должны храниться на основании перечисленных законодательных норм.

«Слушай, давай все это выкинем», - сказал мне директор, указывая на стеллаж, заставленный коробками с документами 7-ми летней давности. А я ему в ответ: «Не так все просто, иногда сроки хранения документов в организации составляют несколько десятков лет». Директор мне поверил, и наша родная макулатура продолжила пылиться на полках архива. До следующего раза - когда встанет вопрос о приобретении нового стеллажа, вот тогда мы все переберем и оставим только те документы, чей срок хранения в организации еще действительно не истек.

Сколько должна храниться документация?

Необходимость хранения документов обозначена Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации". Кроме этого, существует три перечня, которые утверждают сроки хранения документов в архиве для государственных и частных юридических лиц в различных сферах деятельности. Документация акционерных обществ должна храниться согласно Положению о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.

Конкретные периоды для хранения документации

Самый недолгий срок хранения - 1 год, максимальный - 75 лет. Я не буду поименно указывать их для каждого документа, которых очень много. Кроме сроков, установленных для распространенных документов, таких как кадровые, финансовые, бухгалтерские, налоговые и электронный документооборот, свои сроки хранения документов в организации имеют бумаги специализированного назначения различных сфер промышленности, медицины, безопасности. Рассмотрим периоды, в течение которых должны храниться самые распространенные бумаги, существующие в любой организации.

Сроки хранения общераспространенных документов

Указанные ниже сроки хранения документов на предприятии начинаются с окончания отчетного года, или года, в котором бумаги были оформлены. Учредительные документы, лицензии, патенты, паспорта сделок не подлежат уничтожению и должны храниться постоянно.

Кадровые документы:

• штатные расписания - постоянно;
• подтверждающие происшествие несчастного случая - 45 лет;
• подтверждающие возникновение профессионального заболевания - 75 лет;
• личное дело работника - 75 лет;
• все документы, касающиеся деятельности сотрудника при особых условиях труда - 75 лет.

Финансовые документы:

• имеющие информацию об исчислении и уплате налогов - 4 года;
• подтверждающие расходы, понесенные в связи с обучением сотрудника - в течение всего срока обучения плюс еще 1 год, и не менее четырех лет;
• подтверждающие объем перенесенных на будущее убытков - в течение всего срока, пока налоговая база уменьшается на перенесенный убыток;
• подтверждающие расчеты по страховым взносам во внебюджетные фонды - 6 лет;
• сертификаты ЭЦП нужно сохранять еще 5 лет после завершения года, в котором закончился срок действия сертификата ;
• принятый в ФСС по каналам электронной связи расчет, выполненный в форме 4-ФСС, и квитанция о его получении - 5 лет;
• бухгалтерские документы, раскрывающие учет и отчетность - 5 лет;
• кассовые чеки, журналы кассира-операциониста, накопители фискальной памяти, электронные контрольные ленты, другие формы, подтверждающие расчеты наличными денежными средствами - 5 лет;
• паспорт версии ККТ - в течение всего срока, пока паспорт действителен.

Как разгребать бумажные завалы?

Со временем в организации скапливается огромное количество различной документации. Для того чтобы не погрязнуть в бумагах, необходимо создать комиссию (обычно в составе трех человек), которая бы провела экспертизу на предмет ценности и разобрала бумаги на следующие категории в зависимости от того, какие сроки хранения документов в организации для них предусмотрены:

• подлежащие постоянному хранению в архивах государственного субъекта;
• документы, которые необходимо хранить более 10 лет в архиве юридического лица;
• которые необходимо временно хранить не более 10 лет в архиве подразделения;
• бумаги, разрешенные к уничтожению по истечении срока хранения.

Процедура уничтожения документов

При уничтожении документов составляется акт. Унифицированной формы для такого рода актов не существует, он составляется в свободной форме, закрепленной приказом руководителя. В нем должны быть обозначены не только наименование и все реквизиты организации, но также, обычно в виде таблицы, указываются наименования документов (дел), период, когда они был созданы, количество листов или, если объем дела под одним наименованием велик, то количество томов. В этом же акте можно добавить графы накладной на передачу-прием документов для уничтожения.

В статье расскажем, как определить длительность хранения деловых бумаг в компании. Скачайте таблицу, по которой определите сроки хранения основных бухгалтерских, финансовых и кадровых документов.

★

Какими нормативными документами регулируют сроки хранения документов в организации

То, как долго нужно хранить документ, зависит от его типа и вида. Порядок и сроки хранения на государственном уровне установлены:

• законом «О бухгалтерском учете»;
• законом «Об архивном деле»;
• Налоговым кодексом РФ;
• иными законодательными нормативными актами.

Сроки хранения документов в делопроизводстве, в том числе кадровом, устанавливают в соответствии с «Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденным Приказом Минкультуры РФ от 25 августа 2010 года № 558 . Актуальные корректировки в этот документ вносили в 2016 году.

В 2017 году внесли изменения в Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ. Закон дополнили статьей, которая скорректировала сроки хранения документов по личному составу. Теперь бумаги, которые закрыли до 1 января 2003 года нужно хранить 75 лет, а остальные - 50 лет.

Коммерческие предприятия могут следовать «Основным правилам работы архивов и организаций », одобренными решением Росархива от 06.02.2002.

Компания может изменять установленные на федеральном уровне сроки хранения документов, но только в сторону увеличения. Такая потребность может возникнуть, если документ имеет особую важность. Поэтому работодатели могут сами решить, как долго хранить документы. Локальные нормы нужно закрепить отдельным актом - Положением или Инструкцией по делопроизводству.

Учитывайте организационно-правовую форму компании, когда определяете порядок и срок хранения деловых бумаг. Срок хранения документов ООО устанавливают в соответствии с перечисленными выше регламентами. Для акционерных обществ, деятельность которых связана с ценными бумагами, установлены отдельные требования. Их регламентирует Постановление ФКЦБ №03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках документов акционерных обществ».

Памятка: сроки хранения архивных документов

От чего зависят сроки хранения документов

Сроки хранения документов устанавливают с учетом их важности, независимо от регламентов. Например, если локальный нормативный акт, штатное расписание или должностную инструкцию разработали в самой компании, сроки их хранения устанавливают как постоянные. Документы, которые разработали на другом предприятии, хранят только три года. Это касается и личных дел. Так личное дело руководителя компания обязана хранить постоянно, а личные дела работников - 75 лет.

Еще один пример - . В общем случае сроки хранения типовых документов устанавливаются 5 лет. Но на производствах с тяжелыми, вредными или опасными условиями труда, табели и журналы, в которых ведут учет рабочего времени, хранят 75 лет.

Сроки хранения документов в организации зависят от того, на каком этапе обработки находятся документы. Их нужно оставить на текущем хранении в подразделениях, если эти документы еще используют в справочно-информационном обслуживании исполнителей и руководства. Сроки текущего хранения ограничены. После того, как работу с документом полностью завершат, его передадут на архивное хранение.

Шпаргалка от экспертов «Системы Кадры»: сроки хранения кадровых документов в компании

Сроки хранения документов в подразделениях организации

Организация вправе сама устанавливать сроки хранения документов, нормативный документы, которым оно регламентируется - Инструкция или . Как правило, срок текущего хранения ограничивается одним годом, с учетом, что передают бумаги в архив раз в год. За это время основная часть документов теряет актуальность и справочно-информативную ценность, поэтому с ними перестают работать.

Когда календарный год заканчивается, документы, которые находятся на текущем хранении в подразделениях, формируют и подшивают в дела, согласно с утвержденной на предприятии номенклатурой. Каждое дело - это папка, в которой хранятся документы одного типа или относящиеся к одному вопросу, направлению деятельности компании. Каждая такая папка содержит опись дела - перечень документов, подшитых в нее.

Группы дел по срокам хранения и что с ними делать: подсказка от экспертов журнала «Справочник секретаря»

Дела формируют и с учетом сроков хранения документов. В отдельные папки подшивают бумаги кратковременного срока хранения, до пяти лет, и те, которые хранят долго и постоянно.

Текущее хранение осуществляется до того момента, пока дело не будет завершено производством. В некоторых случаях оно может находиться на исполнении в подразделении дольше, чем это установлено инструкцией. Например, когда бумаги касаются длительной судебной тяжбы, которую ведет компания. Если хранение документов, сроки хранения дел нарушены по причине не завершения, их передают в архив в следующих раз, в соответствии с установленным графиком.

Сроки хранения архивных документов в организации

Завершенные дела, которые находятся на текущем хранении, передают в архив в соответствии с графиком. Как правило, это делают один раз в начале календарного года. Сроки хранения документов в архиве указывают в номенклатуре дел и определяют в соответствии с архивным законодательством и Положением о делопроизводстве предприятия. Срок хранения документов в архиве организации относится к обязательным реквизитам, которые указывают на обложке каждого дела.

Образец от экспертов журнала «Справочник секретаря»: обложка дела, переданного на архивное хранение

Коммерческие предприятия обязаны до момента ликвидации держать в архивах документы с постоянным сроком хранения. Те бумаги, в отношении которых установлен конечный срок хранения, утилизируют по после того, как специальная комиссия проведет экспертизу их ценности.

Жизнедеятельность ни одной организации, фирмы, предприятия, и даже государства невозможна без налаженного документооборота. Документы, как и необходимость их перемещения, создания или получения до возврата, окончания срока действия или прикрепления к делу, прочно вошли в жизнь человека с момента появления письменности. Сохранившиеся еще с древнейших времен, они подтверждают документирование разных сфер жизни отдельных личностей или государственных дел.

История делопроизводства в России

Первыми документами, которые фиксировали жизнь древнерусского государства, были летописи. Они повествовали о договорах, которые заключались между Русью и Византией, отражали исторические события. Также дипломатические отношения отмечались в грамотах. Помимо этого в них же говорилось о разных соглашениях, преимущественно между купцами. Грамоты в зависимости от цели могли быть судными и указными.

Все документы писались на пергаменте, который в то время считался очень дорогим материалом. Вплоть до окончания периода феодальной раздробленности Руси о понятии делопроизводства как системе было рано говорить.

История делопроизводства в Российском государстве состоит из периодов: дореволюционного, советского и постсоветского.

Дореволюционное

Дореволюционное делопроизводство сложилось в XVI — начале XX веков. Данный этап в свою очередь разделяется на несколько периодов:

1. Приказное делопроизводство начало складываться после формирования централизованного Русского государства. Оно велось в избах (приказной, губной, земской) дьяками. Сама система же сложилась в приказах — центральных учреждениях. Отсюда и идет название периода. Отличительной особенностью приказного делопроизводства считается появление отдельного “штата” людей, которые занимались подготовкой проектов, наведением справок, организацией хранения бумаг, переписыванием черновиков набело.
2. Коллежское делопроизводство сложилось после реформы центрального управления. В коллегиях стали применять регистрационные книги и организованные архивы. Хранение документов в установленном порядке впервые было организовано именно в период коллежского делопроизводства.
3. Исполнительное (в XIX — начале XX в.) получило развитие во времена реформ. В основу новой административной системы легли принципы единоначалия — точное исполнения приказов руководящих лиц, а также иерархии — строгое распределение обязанностей между чиновниками различных рангов и должностей.

Советское делопроизводство начало складываться с октября 1917 и продолжалось до 1991 г. В этот период власти стремились сделать эту систему как можно более рациональной. Были предприняты попытки внедрения норм в работе с официальными документами. Сформирован перечень типовых документов по управлению на предприятии, который устанавливал сроки хранения подобной документации. В семидесятые была специально создана единая госсистема делопроизводства, которая устанавливала единые формы и методы работы с документами.

Делопроизводство постсоветского периода сложилось, начиная с 1991 года, и развивается по настоящее время. В 90-х годах ХХ века в Российской Федерации начала совершенствоваться законодательно-нормативная правовая основа, устанавливающая требования к документации.

Хранение документов на предприятии

В процессе деятельности фирм, учреждений, предприятий проходит огромный поток документов, бумаги получают и создают. Когда нужда их использования в ежедневной деятельности для разрешения текущих проблем и вопросов пропадает, возникает необходимость в накоплении и сохранении информации. Кроме того, предельно важно обеспечить легкий и быстрый доступ к необходимым данным в любое время, даже по прошествии нескольких дней, месяцев или лет после выхода бумаги из оборота. При неправильной организации архивов и несоблюдении сроков в дальнейшем могут возникнуть проблемы с поиском нужной бумаги. Быстрый поиск и применение документов по назначению возможно лишь при четком их распределении по группам, сегрегации, например, в дела.

Специальным систематизирующим справочником, который определяет порядок распределения бумаг в дела, служит номенклатура дел.

Понятия “номенклатура дел” и “дело”

Номенклатурой дел называют самый простой классификатор наименований дел, который позволяет быстро рассортировать бумаги для быстрого их поиска в случае необходимости, с указанием сроков хранения в установленной форме. Такой классификатор отличается большой значимостью в организации бесперебойной работы компании или муниципального учреждения.

Дело — это помещенные под одну обложку документ или их совокупность, которые относятся к определенному вопросу или виду деятельности. В делах запрещается дублирование черновых вариантов бумаг, повторяющихся или утративших важность, с закончившимся нормативным сроком хранения.

Номенклатура дел — документ многоцелевой, который:

• Является основой для размещения документов по папкам, поиска необходимых бумаг.
• Указывает индексацию документов и дел.
• Определяет сроки хранения документов.
• Является своеобразным пособием по первому этапу экспертизы.
• Является документом, который учитывает дела временного (до десяти лет) хранения.
• Является основой для формирования описей документов, которые будут храниться постоянно и временно.
• Является местом хранения актов на уничтожение дел предприятия с окончившимися сроками хранения (уничтожение бумаг).

Виды номенклатур на предприятиях

Выделяют три вида номенклатур. Типовой номенклатурой называют нормативный документ, устанавливающий состав дел, которые заводятся в делопроизводстве организаций одного типа.

Отдельная номенклатура дел определенного предприятия формируется сотрудниками документационного обеспечения и документооборота организации. В процесс привлекаются руководители структурных подразделений, так как те имеют представление о планируемом развитии предприятия, что позволяет эффективно предусмотреть виды бумаг, которые могут в ближайшем будущем появиться в организации.

Основные нормы хранения документации

Огромное количество бумаг, различных по представляемой ценности и значимости, образуется в процессе деятельности любого предприятия. Виды бумаг, для которых должно быть организовано хранение документов в организации, порядок и сроки хранения отражены в различных нормативно-правовых актах, которые могут относиться, как к корпоративному законодательству отдельной организации, к законодательству об архивном деле, так и к законам о бухгалтерском учете. Законы о бухгалтерском учете и архивном деле имеют равную силу с нормативными актами, выпущенными учредительным советом или руководством конкретной организации.

Базовым законодательным актом в этой сфере является закон "Об архивном деле в РФ", вступившим в силу с момента опубликования - 25 октября 2004 г. Именно этим законодательным актом регулируются различного рода отношения в сфере управления архивным делом в интересах гражданского населения страны, социума и государственной власти, а также отношения в вопросах организации хранения бумаг, вне зависимости от форм собственности предприятий.

На основании ч. 1 ст. 17 Закона № 125-ФЗ, предприниматели, частные и государственные организации обязаны беречь архивные документы в течение сроков их хранения, в том числе бумаги по личному составу. В зависимости от статуса коммерческого предприятия установлен порядок исполнения обязанности по хранению бумаг, и срок хранения документов в организации. Коммерческие учреждения имеют право прекратить хранение документов по истечению сроков.

Бухгалтерские документы

В статье 17 Закона № 129-ФЗ установлены общие сроки хранения документов, бумаг бухгалтерского учета и бухгалтерских отчетов. Согласно акту, предприятие обязано обеспечить хранение бухгалтерских документов в течение не менее пяти календарных лет с первого января года, последующего тому, которым датируется бумага.

Для определения сроков для конкретных видов документов нужно обратиться к такому акту, как типовой перечень сроков хранения документов, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года. Что важно, сроки, указанные в перечне, отсчитывают не от даты составления чистового варианта бумаги или официальной публикации документа, а с первого января последующего календарного года. Однако если руководитель компании оформил распоряжение с учетом специфики деятельности, то срок хранения бумаг по сравнению с тем периодом, который устанавливает перечень, может быть увеличен.

Налоговые декларации и другие бумаги для расчета налогов

Временной период, в течение которого предприятие или муниципальное учреждение обязано сохранять отчетность по налоговым отчислениям, устанавливаются в пункте 170 упомянутого перечня. Так, срок хранения документов в организации, если речь идет о налоговых декларациях за последний календарный год, составляет не менее десятилетия, поквартальные хранят не менее пяти последующих календарных лет, месячные подлежат хранению не менее одного календарного года - такую информацию указывает перечень сроков хранения документов. При отсутствии отчетности за календарный год, другие виды деклараций хранят не менее десяти лет. Так, другие виды отчетности следует беречь не менее пяти календарных лет. Отчеты за календарный месяц при отсутствии квартальных, хранятся по тем же принципам.

Документы, благодаря которым исчисляются налоги и сборы, в законе не определены. Однако в подпункте восьмого пункта первой статьи 23 Налогового кодекса РФ стоит указание на то, что в течение четырех лет налогоплательщикам необходимо хранить документы: бухгалтерского и налогового учета, любые другие, доказывающие получение прибыли, осуществление трат, уплату и удержание налоговых и других сборов. То же самое устанавливает перечень документов с указанием сроков хранения. Он размещается на официальных сайтах правительства РФ и Росархива.

Сроки хранения документации на предприятии

Срок хранения документов - это временные рамки, определенные законодательством РФ и отобранные экспертизой ценности, в течение которых они должны храниться до своего уничтожения.

В результате деятельности предприятия и учреждения создаются бумаги, имеющие разное значение. Типовой перечень хранения документов разрешает уничтожать ту документацию, которая уже выполнила поставленную задачу. А есть такие, которые не теряют свою важность в течение ряда лет. И третий вид, это содержащие научно или практически значимую информацию. Подобный тип имеет постоянный срок хранения.

Итак, типовые сроки хранения документов могут быть:

• временными до десяти лет;
• временными свыше десяти лет;
• постоянными.

В подразделениях, которые занимаются справочной работой, дела остаются в течение двух лет, вне зависимости от статуса, который имеет дело: постоянного и временного (свыше десяти лет) хранения. В архив организации они сдаются по прошествии этого времени.

Вне зависимости от формы, в которой выполнена документация (бумажной или электронной), сроки хранения документов не меняются. Определяющее значение длительности использования их зависит от заключенной в них информации. Этим вопросом занимается экспертиза ценности.

Экспертиза ценности документов - это установление значимости, от которой зависит определение периода их сбережения. Для определения того, какие конкретно бумаги наилучшим образом могут обеспечить государство, социум, науку и отдельных лиц необходимыми данными, проводится экспертиза. Для документов, которые были отобраны на временное хранение, следует определить, в течение какого периода в будущем они могут понадобиться. Важной задачей экспертизы бумаг считается также определение периода хранения документации.

Таким образом, выделились следующие задачи экспертизы ценности:

• Передача на постоянное хранение в госархивы РФ документации, имеющей важное значение для политики, экономики, хозяйства, науки, культуры страны, предварительный отбор для этого.
• Документы, сохраняющие практическое значение, но не представляющие научно-исторической ценности отбирают на временное хранение.
• Утратившие значение и не имеющие научной ценности отбирают для уничтожения.
• Установление сроков хранения документов, изменение их.

Во время экспертизы проверяются также качество организации номенклатуры дел, архивов и установления сроков хранения документов.

Способы организации хранения бумаг на предприятии

С появлением электронных технологий отпадает необходимость под архив использовать целое здание, достаточно будет и нескольких комнат, если речь идет о большой организации с десятилетней историей. Но в любом случае возникает необходимость организовать хранение документов в организации.

Можно выделить несколько вариантов того, как можно организовать электронный архив:

1. Локальный — доступный способ хранения, заключающийся в сборе документов в одной папке на компьютере или, при наличии у компании локальной сети, создании специальной сетевой папки и настройки прав доступа к ней. Недостатками подобного метода хранения являются отсутствие гарантии безопасности, необходимость самостоятельно контролировать время хранения, обеспечивать средства просмотра (речь идет о программах просмотра документов, изображений, видео, чертежей и других бумаг) и проверки электронной подписи.
2. Специальный электронный архив - специализированные системы документооборота в электронном виде или электронные архивы. Такие системы хранения информации не повторяют упомянутые выше минусы локального архива. То есть, СЭД обеспечивает просмотр, контролирует сроки сохранения бумаг, позволяет получить информацию об электронной подписи. Минус - услуга платная.
3. В облаке - перспективный способ хранения документов, они могут храниться прямо в онлайн-сервисе и не занимать места на компьютерах организации. Сотрудники всегда имеют возможность обратиться к необходимой документации, сервис обеспечит просмотр соответствующими инструментами и предоставит данные о сертификате безопасности - был бы только доступ в сеть.

Законодательство не регламентирует, какой способ хранения должен быть использован, Перечень документов с указанием сроков говорит лишь о нормативных временных рамках. Важно лишь соблюдение регламента передачи документов, правильная форма исполнения и сертификат для подписи.

1. Трудовой кодекс РФ, статьи , 230.1
2. , который обязывает сохранять определенную документацию в течение сроков, установленных в нормативных актах.
3. (далее — Перечень), определяющий обязательства для всех организаций по срокам хранения документации, включая бухгалтерскую, налоговую и кадровую.
4. «Основные Правила работы архивов организаций», одобренные решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 (носят методический и информативный характер).

Не стоит забывать, о том, что нормативные акты носят рекомендательный характер.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2016 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации - в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок - 50 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем. Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет. По мнению других - новые сроки распространяются на весь архив.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной .

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

• наименование организации (в полном виде)
• наименование структурного подразделения (в полном виде)
• номер дела (в соответствии с номенклатурой)
• заголовок дела
• срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

• только оформленные и исполненные документы
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
• изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения

Периоды сохранения документации приведены в таблице.

Более подробные направления деятельности организаций приведены в Перечне, состоящем из 12 разделов. Непосредственно к кадровой службе относятся следующие: 1.2, 7.1, 7.2, 7.3, 8.1, 8.2, 8.3, 8.4.

Ниже рассмотрим таблицу с приведением примерного перечня кадровых документов.

Документы с постоянным сроком хранятся в коммерческих организациях до их ликвидации. А вот в государственных и муниципальных организациях документацию комплектуют в установленном порядке для передачи в архив.

Необходимо учесть особую роль экспертной комиссии при установлении сроков хранения дел в кадровой службе. В схеме 1 можно увидеть задачи, решаемые вышеуказанным органом.

Положение о работе такой комиссии, как правило, разрабатывается на основе приказа Росархива от 19 января 1995 года № 2 «Об утверждении примерного положения о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия».

При установлении сроков в графе 4 номенклатуры дел ставится отметка:

• по данным протокола (ЭК), если таковой не имеется - приказ руководителя организации;
• «до минования надобности» или «до замены новыми», т.е. срок хранения устанавливается организацией самостоятельно (не менее 1 года).

Срок хранения документов по номенклатуре дел начинается с 1 января следующего календарного года. Дела с истекшими сроками хранения готовятся к уничтожению.

Уменьшать сроки хранения, заявленные в перечнях или нормативных актах, недопустимо. Если два нормативных акта устанавливают разный срок хранения для одного и того же типа информации, выбор лучше сделать в пользу большего срока.

Административная ответственность

В ст. 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАПП РФ предусмотрена различная административная и гражданско-правовая ответственность за нарушения, связанные с хранением документации - в виде предупреждения, наложения штрафа, дисквалификации.

Судебная практика

Дела об административных правонарушениях в области архивного законодательства рассматриваются в гражданском судопроизводстве. По большей части в настоящее время контроль направлен на выявление существующих нарушений. Проверяющие ориентируются на Правила организации хранения Минкультуры РФ 2007 года: несмотря на то, что нормативный акт является несколько устаревшим, новый не разработан.

В настоящее время используются минимальные штрафы в соответствии со ст. 13.20, но не стоит этому радоваться, так как они применяются в основном к государственным и муниципальным архивам. А вот по отношению к коммерческим организациям задействована ст. 13.25, в которой штрафы на порядок выше и достигают размеров до 300 000 рублей.