V8: История изменения реквизитов. История данных Как настроить версионирование объектов

Начиная с версии 3.0.35 в программе 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 стало доступно версионирование объектов. Данный механизм позволяет отслеживать историю изменения справочников и документов. В отличие от журнала регистрации, который просто сохраняет данные об истории изменений, версионирование дает возможность пользователю с правами администратора посмотреть изменения, которые были внесены, увидеть любую версию объекта, сравнить версии между собой, сделать возврат к предыдущей версии.

Настройка версионирования объектов в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0

Для включения механизма версионирования объектов в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0 переходим на закладку «Администрирование», выбираем раздел «Поддержка и обслуживание» и в разделе «Версионирование объектов» устанавливаем флажок.

Можно установить следующие варианты:

Не версионировать - история версий объекта не ведется;

Версионировать при записи - новая запись заносится в историю версий в случае изменения или создания нового справочника или документа;

Версионировать при проведении – вариант может использоваться только для документов, которым разрешено проведение. Первоначальная версия документа будет записана в историю после первого проведения документа, затем версии документа будут сохраняться при каждой записи проведенного документа.

Версионировать при старте - этот вариант можно использовать только для бизнес-процессов. Первая версия бизнес-процесса будет записана только после его старта.

Срок хранения можно установить за последнюю неделю, месяц, три месяца, шесть месяцев, год и бессрочно.

Для каждого элемента справочника и вида документа можно установить свой вариант версионирования и срок хранения.

В нижней части, нажав на синюю гиперссылку можно посмотреть количество и объем хранимых версий объектов, а также настроить расписание для удаления устаревших версий. Для этого устанавливаем флажок «Автоматически удалять устаревшие версии» и по синей гиперссылке «Настроить расписание» создаем расписание.

Просмотр изменений объектов в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0

После того, как установлен флажок в разделе «Версионирование объектов» в документах и справочниках, для которых версионирование включено, можно увидеть пиктограмму «История изменений»

При нажатии на нее мы попадаем в список версий объекта. Здесь мы можем увидеть, кто изменил объект, когда это произошло, и что именно было изменено.

В верхней части доступны следующие кнопки:

• Открыть версию, с ее помощью можно просмотреть отчет о состоянии объекта на нужный момент времени;
• Сравнить версии, дает возможность просмотреть отчет по изменению состояния двух или более версий в списке, выделенных предварительно (в отчете будет указано, какие именно реквизиты отличаются);
• Перейти на версию, сделает возврат к одной из предыдущих версий объекта, которая должна быть предварительно выделена (изменения, которые внесены после сохранения этой версии, будут отменены).

Обратите внимание, что если объект был удален, его история также удаляется, поэтому в этом случае версионирование не поможет.

Так можно настраивать версионирование объектов в 1С Бухгалтерия 8 ред. 3.0. А вы уже используете эту функцию? Поделитесь, пожалуйста, в комментариях.

Стандартный механизм, реализованный в программных продуктах, поставляемых фирмой 1С, позволяет решить задачу отслеживания изменений в базах данных двумя способами:

1. С помощью журнала регистрации (очевидная возможность, автоматически включенная в большинстве типовых конфигураций);
2. С помощью механизма версионирования объектов (мене очевидный, но значительно более мощный функционал, который необходимо включать самостоятельно).

Сразу следует сделать небольшое замечание. В базах со значительным документооборотом и большими объемами вносимой информации версионирование объектов 1С может приводить к существенному увеличению объемов хранилища.

Что это за механизм и для чего он нужен

Журнал регистрации позволяет отследить историю изменения объекта, однако, у него есть один существенный недостаток – он не позволяет увидеть, какие именно изменения вносились в существующие данные.

Версионирование объектов позволяет:

1. Увидеть, что и когда изменялось в конкретном объекте;
2. Определить, кто именно внес те или иные изменения;
3. Просмотреть предыдущую версию объекта;
4. Сравнить между собой две сохраненные версии;
5. Произвести анализ, определив какая версия, была наиболее точной и правильной;
6. Вернуть объект в необходимое состояние.

Как уже было сказано выше, включать этот механизм следует обдуманно, заранее определив набор объектов хранения.

Чаще всего версионирование объектов 1С задействуют на этапе внедрения того или иного программного продукта:

• Во-первых, в это время происходит самое большое количество ошибок;
• Во-вторых, объемы вводимой информации в это время существенно ниже, чем в то время, когда программа уже функционирует на полную мощность.

Таким образом, с помощью этого механизма администратор и разработчики получают реальную возможность для анализа возникающих нестандартных ситуаций, систематизации ошибок и принятия решений относительно путей и способов устранения возникающих проблем.

В функционирующих на полную мощность системах, объемы версионирования можно ограничить наиболее важными направлениями и областями деятельности.

Включение системы версионирования

Рассмотрим последовательность действий для включения механизма версионирования объектов на примере конфигурации «Зарплата и управление персоналом», редакция 3.1.

В первую очередь зайдем в систему «Администрирование» -> «Общие настройки» -> «История изменения»(Рис.1).

Если его нет, зайдем в подменю «Все функции…» в ветку «Константы»-> «Использовать версионирование…» (Рис.2) и активируем галочку на этой форме

Рис.2

После активации флажка появится еще один элемент меню: «Настройки хранения» (Рис.3)

Рис.5

Настройка истории изменений

Давайте рассмотрим вышеприведенную форму:

1. Две верхние команды позволяют определить момент сохранения версий объектов и срок хранения;
2. В табличной части можно выполнить те же самые настройки, которые выполняются командами;
3. Список справочников и документов значительно меньше количества элементов метаданных в конфигураторе;
4. Под табличной частью существует ссылка, позволяющая настроить расписание удаления старой версии.

Новые версии объектов могут сохраняться:

• При непосредственной записи документа в базу;
• При проведении (повторном проведении) документа;
• При старте, этот пункт меню включается только тогда, когда в список добавлен хотя бы один бизнес процесс, и его активация указывает на то, что новая версия объекта будет создана только после запуска процесса в работу.

Сроки хранения версий можно ограничить периодами от одной недели до одного года, если ничего не выбирать в этой колонке, варианты объекта будут бессрочно храниться в базе.

В случае, если к существующему списку справочников и документов нам потребуется добавить собственный объект, мы должны:

1. Открыть программу в режиме конфигуратора;
2. Открыть конфигурацию для изменения;
3. Зайти в подменю «Общие»-> «Определяемые типы»-> «Версионируемые данные»;
4. В свойствах элемента необходимо изменить набор элементов параметра «Тип» (Рис.6);

Рис.6

После сохранения и обновления конфигурации наш добавленный элемент появится в отрывающейся форме настройки.

После активации и настройки расписания удаления объектов в системе появится соответствующее регламентное задание.

Здесь следует отметить, что вся информация о версиях объектов хранится в регистре сведений «Версии объектов», соответственно все действия, характерные для непериодических регистров сведений доступны и для этого регистра, в частности, полную его очистку можно выполнить с помощью кода, представленного на Рис.7

Как с этим механизмом работать

После включения возможности хранения вариантов объекта для какого либо элемента метаданных, на форме элемента (справочника, документа, бизнес-процесса) появится команда «История изменений». Активация этой команды вызовет соответствующую форму, в которой можно будет увидеть:

1. Автора новой версии (человека, который вносил изменения);
2. Дату изменения;
3. Добавить собственные комментарии к существующим вариантам объектов;
4. Сравнить версии между собой;
5. Вызвать отбор журнала регистрации по соответствующему событию;
6. Просмотреть версию;
7. Актуализировать предыдущую версию.

Еще раз обратим внимание на то, что этот мощный инструмент надо использовать обдумано и осмысленно, в противном случае он может значительно снизить эффективность работы с программой.

Версионирование представляет собой опцию, с помощью которой пользователь может легко установить, кто и когда изменил находящийся в базе документ, а также какие именно изменения имели место. Платформа 1С:Предприятие 8 имеет сходную опцию – журнал регистрации, однако эта опция не позволяет выяснить характер изменений, журнал регистраций позволяет только узнать, когда был изменен документ и какой пользователь внес изменения.

Полезность инструмента «версионирование» можно проиллюстрировать на следующем примере. Менеджер сформировал заказ покупателя, на основании которого должна быть проведена отгрузка и поместил заказ в общую базу. При формировании документа реализации выясняется, что данные в новом документе отличаются от тех данных, которые были в заказе. В этом случае заказчик может получить не тот товар, которого ожидал или могут возникнуть другие неприятные ситуации, ответственность за которые ложится на данного менеджера. Для того чтобы выяснить – какие были сделаны изменения, кто и когда их сделал и предназначена опция версионирования, включенная в конфигурацию 1С:Предприятие 8.

Механизм версионирования позволяет хранить не только даты и автора изменений, но и историю изменений документа, опция позволяет просматривать различные версии состояния одного и того же документа. Чтобы использовать данную опцию, необходимо предварительно провести настройку версионирования объектов. Как настройку, так и просмотр всех состояний документа может проводить администратор системы.

Как настроить версионирование объектов?

Есть перечень типовых конфигураций платформы 1С:Предприятие, в которых реализована опция версионирования:

• 1С:Предприятие 8. Управление производственным предприятием
• 1С:Предприятие 8. Управление торговлей 10.3

Выполнение настройки версионирования проводится в учетной записи Администратора, в которой открыты все права.

1. Для настройки необходимо открыть программу, на панели навигации перейти к пункту Операции/Константы:

2. В закладках нужно выбрать «Версионирование», установить галочку перед надписью «Использовать версионирование объектов»:

В параметрах настройки есть возможность указать значение всех типов документов, справочников:

• Не версионировать - параметр установлен для всех типов объектов по умолчанию;
• Версионировать - параметр применяется для настройки справочников и документов;
• Версионировать при проведении -используется только для документов.

В том случае, если для какого-либо типа документа или справочника выбран параметр Версионировать, в историю версий этого объекта будет выполняться запись при каждом изменении этого объекта.

Режим «Версионировать при проведении» предполагает выполнение первой записи только после того,как документ впервые был проведен. Все последующие версии этого документа будут записываться после каждого изменения. Рекомендуется применить эту настройку для всех используемых объектов, поскольку данный режим не позволяет создавать пустых или неполных документов, за счет чего экономится свободное пространство информационной базы.

Если версионирование будет применяться ко всем без исключения объектам, это приведет к накоплению большого количества версий в базе, поэтому желательно органичивать количество объектов, к которым применяется эта функция.

4. Для просмотра истории версий необходимо в панели навигации перейти к пункту Сервис/История. Эта опция доступна исключительно для использования из-под учетной записи Администратора. Просматривать можно лишь те объекты, к которым была применена настройка версионирования. После того, как форма откроется, следует выбрать объект, изменения которого необходимо отследить, затем нужно выделить несколько версий для сравнения и нажать «Сравнить версии».

Если Вас заинтересовало версионирование (история изменений) объектов в 1С:Предприятие 8, напишите нам на почту: [email protected]

Менеджер Иван заходит в кабинет руководителя отдела продаж. Разговор начинается на повышенных тонах:

— Мы потеряли клиента! — возмущается менеджер, — Я оформил заказ, зарезервировал товар специально под покупателя. Но кто-то снял мой заказ с резерва! Я потерял из-за этого значительную часть месячной премии, мы упустили крупную сделку! Кто-то исправил документ, уменьшив срок резерва. Как узнать, кто виноват ?

История 2: Это не я!

Менеджер Светлана заносила в базу данных контактную информацию клиента «Колокольчик», когда раздался телефонный звонок. Позвонил новый клиент, фирма «Одуванчик». Светлана приняла заказ и зарегистрировала клиента в системе. Вернувшись к старой работе, она обнаружила, что контрагент «Колокольчик» бесследно исчез. Светлана обратилась в отдел техподдержки с жалобой на «глюк» в программе: Что же это такое, когда бесследно исчезают данные? Программа никуда не годится!

История 3: Все пропало, шеф!

Бухгалтер Татьяна анализировала документы за прошедший месяц и проставляла в них признак того, что документы сверили. Для своей работы она использовала «Групповую обработку справочников и документов», которая позволяла ей отобрать документы по определенному признаку и не заходить в каждый документ для подтверждения. Татьяна была хорошим бухгалтером, но ошибки случаются у всех. Вместо того чтобы выбрать документы за первое апреля 2014 года, она перенесла все документы за апрель на первое число (поменять дату обработка тоже позволяет).

У Татьяны паника: определить потерянные даты документов невозможно, а значит, нельзя исправить ситуацию. Что делать ?

Это совершенно реальные истории из практики наших сотрудников. Заметим сразу, что во всех трех историях все закончилось хорошо. Как и благодаря чему — Вы узнаете из этой статьи.

Итак, «Кто виноват?» и «Что делать?». На эти вопросы, давным-давно заданные классиками, до сих пор находятся все новые и новые ответы. Секрет в их универсальности, какую сферу человеческой деятельности не рассматривай, всегда найдется виноватый, и всегда будут вопросы, что делать с последствиями. Не исключение и сфера автоматизации торговли.

При работе с системами учета, на любом предприятии, где в базе данных работает более одного человека, регулярно возникает множество историй сходных с приведенными выше.

Спорных ситуаций можно избежать, если в системе подробно регистрируется информация о том, кто, когда и какие изменения внес в систему.

В данной статье мы рассмотрим использование механизма версионирования объектов на примере конфигурации 1С: Предприятие Управление Торговлей (УТ) версии 11.1 . Данный механизм позволяет сохранить историю изменения документа или справочника, проанализировать, кто виноват в возникновении ошибки учета, а так же ответить на вопрос, что делать, чтобы вернуть «испорченному» документу (или справочнику) его первоначальный вид.

Как настроить версионирование в УТ 11.1?

Возможность сохранения истории объектов включается в разделе Администрирование — Общие настройки:

Рисунок 1. Включение версионирования объектов

Теперь, когда сама возможность версионирования включена, необходимо настроить, изменения каких именно документов и справочников будут сохраняться. Эта настройка важна, так как с одной стороны, включение лишних объектов в систему версионирования может излишне увеличить размеры баз данных, а с другой стороны, нам нужно сохранять изменения всех важных объектов, чтобы избежать спорных ситуаций в работе. Нажмем гиперссылку «Версионируемые объекты» (правее флага включения версионирования) и перейдем в окно настройки:

Рисунок 2. Настройка версионирования объектов

В левой колонке мы видим список объектов системы: справочников и документов. В правой колонке, дважды щелкнув по ячейке, мы можем указать вариант версионирования объекта:

• Не версионировать :
  История изменений сохраняться не будет
• Версионировать при записи :
  Изменения будут фиксироваться каждый раз при сохранении документа или справочника. Изменения документов, в которых предусмотрено проведение, будут сохраняться даже в непроведенных документах
• Версионировать при проведении :
  Изменения будут фиксироваться при сохранении справочников и документов. Для документов, в которых предусмотрено проведение, изменения будут сохраняться? только если документ проведен (при первом проведении и в дальнейшем при записи).

Укажем для Заказа покупателя вариант «Версионировать при записи». А для Заказа поставщику — «Версионировать при проведении».

Как посмотреть историю изменений объекта?

Историю изменений объекта можно увидеть, открыв объект и перейдя по гиперссылке «История изменений» на панели навигации:

Рисунок 3. Переход к истории изменений

Рисунок 4. Список сохраненных версий документа

Из этого окна мы можем:

Как вернуться к сохраненному варианту объекта?

Для того, чтобы отменить все сделанные в справочнике и документе изменения и вернуться к какой-либо из более ранних версий, зайдем в окно истории изменения документов, установим курсор на версии, к которой хотим вернуться (предварительно посмотрев ее и уточнив необходимость возврата) и нажмем на кнопку «Перейти на версию» на панели инструментов.

База сообщит, что переход на версию был выполнен успешно:

Рисунок 6. Возврат к старой версии

Если все же мы ошиблись, и более корректной является версия документа до перехода, то можно выполнить переход к предыдущему варианту документа (в нашем примере — к 4-й версии).

Итак, мы рассмотрели основной функционал системы Версионирования. Мы увидели, как можно избежать конфликтных ситуаций в работе с базой, если имеется возможность посмотреть историю изменения объектов, сравнить версии документа или справочника на разные даты (время) между собой и даже вернуться к любой сохраненной версии объекта

А что же герои историй, рассказанных в начале статьи?

Как уже говорилось, все закончилось хорошо.

Иван посмотрел историю изменений своего заказа и увидел, что в 9:25 утра его отредактировала менеджер Катя. Ей срочно нужно было выписать заказ на клиента, а свободного остатка товара не хватало. Она извинилась перед Иваном, и он, конечно, простил ее. Тем более что заказ Кати можно было перенести на более поздний срок, а покупателю Ивана отгрузили товар в тот же день.

Сотрудник отдела техподдержки, к которому обратилась Светлана, проверил историю изменения контрагента «Одуванчик» и выяснил, что вместо того, чтобы занести в базу новую карточку клиента, Светлана записала информацию в карточку контрагента «Колокольчик», удалив старые данные. Карточку фирмы «Колокольчик» вернули, репутация программы и отдела техподдержки была восстановлена, а Светлана стала внимательнее относиться к своей работе.

Что же касается бухгалтера Татьяны, то с помощью механизма версионирования, ей удалось не только узнать, какие даты были раньше у документов, но и вернуть им первоначальный вид.

Желаем Вам успехов в работе!

«Автоматизация бизнеса:История версий » – это комплекс дополнений к типовым конфигурациям на базе “1С:Предприятие 8”, предназначенный для хранения истории изменений справочников и документов, анализа изменений с точностью до значения реквизитов и возможностью для отката данных до выбранной версии объекта.

История предоставляет более детальную информацию, чем стандартный журнал регистрации, об изменениях документов и справочников. При этом список объектов (документов и справочников) требующих регистрации версий может быть настроен персонально.

История версий легко может быть интегрирована в любую конфигурацию на базе “1С:Предприятие 8.x”. При объединении не требуется вносить изменения в объекты исходной конфигурации.

Что дает система:

РУКОВОДИТЕЛЮ – ПОВЫШЕНИЕ КОНТРОЛЯ ЗА РАБОТОЙ ПОЛЬЗОВАТЕЛЕЙ:

простота и удобство мониторинга изменений вносимых в систему;

возможность просмотра, какие именно изменения были внесены в документы «задним числом»;

возможность отслеживать объем вносимой информации в систему каждым из пользователей;

ПОЛЬЗОВАТЕЛЯМ – ПОВЫШЕНИЕ УДОБСТВА РАБОТЫ С СИСТЕМОЙ:

возможность просмотра истории изменений по интересующему объекту;

возможность работы с предыдущими версиями объектов;

возможность восстановления («отката») объекта до выбранной версии;

Основные возможности:

хранение истории значений любого документа или справочника (реквизиты шапки, табличных частей, автор изменений, дата и время изменений);

наглядный просмотр изменений, каждой версии в графическом виде;

возможность отката до любой версии объекта;

возможность удаления ненужных версий объектов (ограничена правами доступа);

возможность просмотра изменений объектов с отборами: по автору, виду объекта, времени внесения изменений;

возможность настройки списка объектов требующих регистрации в системе без изменения конфигурации;

быстрый переход к просмотру истории изменений из любого объекта системы;

сервисные функции по работе с данными об изменениях: архивирование изменений за выбранный период и очистка изменений за выбранный период по указанным видам объектов;

Технические особенности:

возможность быстрой интеграции с любой конфигурацией на базе “1С:Предприятие 8.x” (до 8.3.6.x), без внесения изменений в объекты основной конфигурации; (интеграция занимает не более 5-ти минут)

при использовании «Автоматизация бизнеса:История версий» в базе данных хранится информация только об изменениях реквизитов объектов, что НЕ приводит к значительному росту базы данных и замедлению работы пользователей;

хранение изменений в системе производится в сжатом виде, что незначительно сказывается на времени формирования отчетов, но существенно сокращает требуемый объем памяти;

система поддерживает работу с распределенными базами данных;

Набор доступных отчетов и сервисных функций может быть ограничен на уровне прав доступа для каждого из пользователей системы. Программа может работать на управляемых формах.

«Автоматизация Бизнеса: История версий» является дополнением к любым типовым конфигурациям 8.x: «Управление торговлей ред. 10.3», «Управление торговлей ред. 11» и «Управление производственным предприятием ред. 1.3», и т.д. Данный продукт не содержит скрытых участков кода.

Системные требования:

Дополнительные сведения:

• Если программа не работает на вашем релизе типовой конфигарации, то мы ее доработаем для вас бесплатно.
• Для программы выпускаются регулярные бесплатные обновления.
• Код программы АБ:История версий открытый
• Модуль предоставляется под одну заявленную вами конфигурацию (платформу). Цена модуля от количества рабочих мест не зависит.
• При покупке программы предоставляется бесплатная техподдержка на 12 мес.
• Успановка программы производится либо самостоятельно пользователем, либо специалистами компании Автоматизация бизнеса за дополнительную плату. При покупке программы необходимо заполнить и отправить регистрационную анкету, которую пришлют с дистрибутивом программы.