Как сдать в архив документы ликвидированной организации. Что делать с документами при ликвидации организации. Рассмотрим ситуацию с ликвидацией организации
Хранение документов при ликвидации ООО – важный вопрос, которым стоит озаботиться, когда эта процедура завершена. Ликвидация – это полное прекращение деятельности компании в официальном порядке. Но так как дела ООО могло вести долго, то документы, связанные с ними, могут потребоваться и после закрытия.
Зачем нужно хранить документацию
Необходимость хранения документов в архиве государства или муниципалитета будет существовать всегда, вне зависимости от того, является ли предприятие государственным либо независимым. Иными словами, каждое ликвидируемое юридическое лицо должно передать почти все свои бумаги в государственный архив.
Значение такого архива довольно серьезное. После того, как компания ликвидирована, гражданам необходимы некоторые справки относительно работы. Получить их непросто, когда документация по личному составу фирмы не передана на хранение. Одна из самых частых причин, по которым иногда требуется обратиться к документам закрытой компании – это поднять дело сотрудника, чтобы найти важную информацию. Люди часто теряют трудовые книжки и другие удостоверения, которые подтверждают их опыт и квалификацию. Иногда необходимость в бумагах появляется у бывшего директора или владельца предприятия. Например, если к нему обращаются кредиторы или другие организации с требованиями урегулировать обязательства.
Существуют сроки хранения документации ликвидированной организации, которые закреплены законодательно. Вид деятельности ООО, количество лет, которые компания провела на рынке, на эти сроки не влияют. Хранить отчетность нужно даже «нулевым» предприятиям.
Что делать с документами при ликвидации
Когда ликвидация завершена, от лиц, ответственных за совершение процесса, требуется два действия:
- Закрыть расчетный счет. Опционально сюда может быть подключено закрытие кассы ККМ, уничтожение печати. Но их может и не быть, а счет есть всегда. Для закрытия счета нужно предоставить в банк заявление и выписку из реестра об исключении.
- Отправить документы в архив. Регулируется процесс передачи, а также список документов ФЗ 125. В одном из его положений описан список бумаг, которые надлежит передать в архив на хранение.
Закон регулирует, кто и где хранит документы. Ответственные лица за предоставление документации в архив:
- ликвидатор или ликвидационная комиссия;
- конкурсный управляющий;
- учредители компании.
Реорганизация – это тоже способ ликвидации. Но в этом случае, в отличие от вариантов, описанных в предыдущей части, у компании есть правопреемник. Именно на него ложится ответственность по хранению всех бумаг. В архив ничего не сдается.
Передача документов в архив
Чтобы бумаги отправились в архив, необходимо заключить договор. В договоре прописывается, кто будет заниматься подготовкой бумаг, а также понесет все расходы, связанные с этим процессом. Обычно всеми подготовительными работами занимается сама ликвидируемая компания.
В стандартном договоре описываются еще сроки хранения и условия, при которых после истечения этих сроков документы могут быть уничтожены. Обязательно оговаривают расходы, которые в связи с этим понесет архив. При приемке документов составляют акт.
По срокам хранения все документы делятся на три типа:
- Постоянного. Этот тип не предполагает ограничения срока хранения. Можно сдать в муниципальный или городской архивы.
- Длительного. Эти бумаги тоже примут муниципальный и городской архивы.
- Временного. Сюда относятся все остальные бумаги, которые было решено хранить. Государственные архивы не обязаны принимать их, поэтому обычно их передают в архивные компании.
Документы постоянного и длительного хранения не разрешается предавать в частные архивы.
Как подготовить документы к сдаче в архив
Подготовка к сдаче – это процесс довольно трудоемкий. Важно, насколько точно соблюдался порядок в бумагах при ведении деятельности ООО. Если компания существовала не один десяток лет, а документацией никто не занимался, то подготовить бумаги к сдаче в архив будет очень непросто. Обычно, чтобы избежать трудностей, передают подготовку самому архиву или компании, специализирующейся на этом.
Нужно провести следующие работы:
- Упорядочить все дела. Разложить все по группам. Каждая группа получает статус дела. В деле должны лежать бумаги с равным сроком хранения. Обычно дела сортируют по годам. Одно дело не может содержать больше 250 листов. Дублирование документов не допускается.
- После того, как все дела подготовлены, их нужно разложить в каком-либо порядке.
- Подшить все. Берут папки, удаляют из документов все скрепляющие элементы: скобки, скрепки. Затем с помощью дырокола делают отверстия и сшивают дела.
- После того, как дела подготовлены и прошиты, их нужно пронумеровать. Эта процедура подчиняется некоторым правилам.
- Составить опись. Она нужна не всегда, но если в архив сдают документы, которые нужно хранить более 10 лет, без описи не обойтись. Ее нужно составить на особом бланке.
- Сделать обложки для всех дел. На них нужно указать основные параметры документов, такие как дата, название, срок хранения док. Важно также знать, какие документы хранить после ликвидации.
Виды документов фирмы, подлежащих сохранению
В соответствии с действующим законодательством выделяют 3 вида документов, которые связаны с деятельностью компании и подлежат хранению:
- документация постоянного хранения. К ней относятся бумаги, которые содержат в себе сведения о полученной прибыли и коммерческой деятельности организации. Столь важные материалы принимаются на постоянное хранение;
- документация длительного хранения. В ней содержатся сведения о работниках ликвидируемой компании. Их нельзя уничтожать в течение 75 лет. Дела по кадровому составу необходимо сдавать в 3 экз. на бумажном носителе, один электронный вариант. Это различные приказы, связанные с приемом на работу, увольнением, переводом сотрудников, личные дела, трудовые договоры, сведения о зарплате, штатное расписание и другие кадровые моменты. Сохранению подлежит историческая справка, представляющая собой полную информацию об организации, ее истории и деятельности;
- документация временного хранения. Период ее хранения составляет не больше 10 лет. Такие бумаги передают в архив, если период их хранения еще не истек. В этом случае необходимо осуществить уничтожение документов. Сюда относят приказы об отпусках, административных работах, командировках и прочее; бумаги со сведениями о приобретении различных материалов для нужд компании, иные документы без значительной информации о хозяйственной и других видах деятельности предприятия.
Документы постоянного хранения
Существует список документов, которые нужно сдавать на постоянное хранение. Сюда относят бумаги, которые регистрируют получение прибыли ликвидированного предприятия и регистрируют ход бизнес-деятельности. В этой группе присутствуют следующие документы:
- учредительные документы: в частности, устав;
- приказы руководства и журнал их регистрации;
- акты уничтожения бумаг;
- отчеты и декларации для налоговой службы, внутренние бухгалтерские документы;
- договоры о сделках и услугах;
- документы, описывающие структуру компании и ее работу;
- документы о выставлении цен.
Если возникает необходимость получить справку о документах, которые хранятся в архивах, нужно обратиться к ним. Сотрудники обязаны выдать справку, составленную по правилам, регулирующим способ подачи информации в документе. Справка составляется так, чтобы не возникло разночтений при ее использовании.
Выданные справки считаются юридическими документами и могут быть использованы соответствующим образом. Можно затребовать копии документов: постановлений, положений и приказов.
Документы длительного хранения
Сколько лет нужно хранить эти бумаги? Все, что касается сотрудничества со служащими компании, нужно держать в архиве 75 лет:
- трудовые договоры, приказы об увольнении и переводе между отделами и подразделениями;
- личные дела сотрудников;
- журналы регистрации трудовых книжек;
- подлинники таких документов, как трудовые книжки и свидетельства об образовании, если работники не забрали их;
- документы о заработной плате, ведомости, переработках, расписании работы и подобные;
- акты по травматическим происшествиям и авариям.
Документация временного хранения
Сюда относится все, что не нужно хранить больше 10 лет. Государственные архивы обычно отказываются принимать такие бумаги. Поэтому следует передавать их в частные архивные центры. Если срок хранения документа истек, его можно уничтожить, но обязательно следует составить акт.
- акты приема выполненных работ;
- акты закупки материалов, расходников и комплектующих;
- приказы о сверхурочных, командировках, отпусках и подобные бумаги;
- все остальное, что не содержит полезных в долгосрочной перспективе сведений.
Уничтожение документов и печатей
При ликвидации предприятия уничтожению подлежат документы, срок хранения которых истек, а также печать. Важно, что утилизировать можно только те бумаги, которые уже прошли налоговую проверку. Если это отчетность, срок хранения которой миновал, но сверки с налоговыми и другими службами еще не было, уничтожать ее нельзя. Вообще, к уничтожению лучше приступать только после внесения записи о ликвидации в ЕГРЮЛ.
Уничтожение печати – одна из обязательных процедур. Составляется акт и делается отметка в регистрационно-учетных формах. В таком качестве может выступить журнал учета печатей и штампов.
Как уничтожать печати:
- Отнести в органы по учету печатей (это обязательно, если печать внесена в реестр).
- Разобраться с этим самостоятельно.
- Доверить дело мастерской печатей.
Последние два способа нуждаются в составлении акта. В нем указывается: где, как и кем была уничтожена печать, основание для этого. Существуют регламентированные методы для уничтожения. Акты нужно хранить вместе с другими документами, это нужно, если понадобится доказать подлинность или подделку документа с такой печатью.
Нужно ли уничтожать документы самостоятельно? Не обязательно, для уничтожения важных бумаг можно использовать один из следующих способов:
- Шредирование. Это измельчение бумаг с помощью шредера. Офисные шредеры способны избавить вас от бумаг, а промышленные смогут разрушить диски, пластиковые карты и другие прочные изделия.
- Сжигание. Обычно этот метод применяется для секретных документов или таких, информация на которых относится к конфиденциальной. Кажется, что это легко сделать и самостоятельно, но все зависит от количества документов и правильного выбора места для сжигания.
- Выездное уничтожение. Обычно большое количество бумаг доверяют специальным компаниям, которые работают на базе выездного шредера. Он располагается в грузовой машине, это мощное промышленное устройство. Уничтожение происходит прямо возле офиса, документы никуда не увозят. Уровень безопасности значительно выше, чем при уничтожении в офисе.
Какой бы метод ни был выбран, нужно составить акт об уничтожении. Если вы доверяете это сторонней организации, она должна обеспечить безопасность операции. Выбор метода во многом определяется требованиями к соблюдению конфиденциальности по отношению к информации на уничтожаемых документов.
Ответственность за неисполнение хранения и уничтожения документов
Сдача документов в архив предусмотрена законодательством, но многих волнует вопрос о том, что будет, если не хранить документы. Неисполнение этой процедуры приводит к административной ответственности. Штраф, который накладывается на юридическое лицо, может достигать двухсот или трехсот тысяч рублей. Исполнителем наказания является лицо, ответственное за хранение документов, а не само ООО, поэтому избежать штрафа при неисполнении непросто.
Если при ликвидации были скрыты какие-либо документы, к ответственности обычно привлекается ликвидатор или руководитель ликвидируемой организации. В зависимости от тяжести деяния, ответственность может быть даже уголовной. Лучше всего потратить определенные усилия и сдать документы: это позволит учредителям спокойно себя чувствовать.
Если уничтожить документы, которые по закону подлежат хранению, то это тоже является наказуемым. Существует закон, предусматривающий нарушения при комплектовании, хранении или учете документов.
В процессе процедуры ликвидации может накопиться большой объем документов. Документы после ликвидации ООО нельзя просто уничтожить или выбросить. Что с ними делать, расскажем в этой статье.
Какие документы могут остаться после ликвидации?
Перечень документов, которые остаются после прекращения деятельности общества, зависит от многих факторов: как долго существовала фирма, были ли у неё сотрудники, каким видом занималась компания и др.
Чаще всего все после ликвидации остаются:
- документы по личному составу;
- договоры с контрагентами;
- корреспонденция;
- отчётность перед госорганами (налоговая, статистическая);
- учредительные документы и др.
Законодательство возлагает ответственность за хранение документов после ликвидации ООО на ликвидационную комиссию (ликвидатора). Именно на них (него) возложена обязанность по подготовке всей документации и передаче её для хранения в надлежащую организацию (учреждение).
Чем руководствоваться?
Какие документы нужно хранить и как долго, можно узнать из следующих актов:
- Перечень документов для госорганов (утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558);
- Перечень документов в производственной и научно-технической деятельности организаций (утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 N 1182);
- Перечень документов для госструктур (утв. Главархивом СССР от 15.08.1988);
- для акционерных обществ сроки хранения определены в Положении , утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 N 03-33/пс.
Где хранятся документы после ликвидации организации?
Для начала нужно выяснить, был ли у общества, которое ликвидировано, договор с государственной архивной службой. Если такой договор был, то документы передаются в архив.
Если общество не заключало с госархивом договор, то архив обязан принять на хранение только те документы, которые касаются личного состава работников организации.
Председателем ликвидационной комиссии (ликвидатором) или, если ООО ликвидируется через банкротство, конкурсным управляющим должно быть определено место хранения документов.
Например, документы (которые не подлежат обязательной передаче в архив) можно передать на хранение по акту одному из участников общества.
Документы, сроки хранения которых не установлены, не переданные в архив, целесообразно хранить 3 года (так как такой период установлен для исковой давности). Другие документы, которые не содержат в себе какой-либо ценной информации и срок хранения которых подошёл к концу, могут быть по решению ликвидатора уничтожены.
Срок хранения документов после ликвидации ООО
Документы ООО можно разделить на категории в зависимости от установленного срока их хранения:
- постоянного хранения;
- длительного (более 50 лет);
- временного (менее 10 лет).
Вторая группа включает историческую справку ООО и документацию по личному составу.
К документам, срок сохранности которых варьируется от 1 до 10 лет, отнесены документы, не содержащие важной информации.
Сколько должен храниться конкретный документ, должен определить специалист. Например, можно создать комиссию, в состав которой можно привлечь работника из архива для определения точных сроков хранения оставшихся документов.
Сдача документов в архив при ликвидации предприятия
В соответствии с ч. 10 ст. 23 Закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ передаче в государственный архив в обязательном порядке подлежат документы:
- относящиеся к Архивному фонду РФ;
- период хранения которых ещё не истёк;
- по личному составу.
Перед сдачей документов в архив их нужно подготовить. Все документы нужно разделить по срокам хранения и разложить по папкам. При формировании папок рекомендуется использовать номенклатуру дел предприятия. Каждое дело не должно составлять больше 250 листов.
Документы подшиваются в дело в единственном экземпляре. Бумаги подшиваются в хронологическом порядке.
Итак, для того, чтобы сдать документы, они должны быть:
- структурированы (по сроку хранения и хронологии);
- подшиты;
- пронумерованы;
- с внутренней описью;
- с обложкой по установленной форме.
1.1. Настоящий документ определяет политику Общества с ограниченной ответственностью « » (далее – Компания) в отношении обработки персональных данных.
1.2 Настоящая Политика разработана в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации о персональных данных.
1.3 Действие настоящей Политики распространяется на все процессы по сбору, записи, систематизации, накоплению, хранению, уточнению, извлечению, использованию, передачи (распространению, предоставлению, доступу), обезличиванию, блокированию, удалению, уничтожению персональных данных, осуществляемых с использованием средств автоматизации и без использования таких средств.
1.4. Политика неукоснительно исполняется сотрудниками Компании.
- Определения
персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных);
оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными;
обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных;
автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники;
распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц;
предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц;
блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных);
уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных;
обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных;
информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
- Принципы и условия обработки персональных данных
3.1. Обработка персональных данных осуществляется на основе следующих принципов:
1) Обработка персональных данных осуществляется на законной и справедливой основе;
2) Обработка персональных данных ограничивается достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
3) Не допускается объединение баз данных, содержащих персональные данные, обработка которых осуществляется в целях, несовместных между собой;
4) Обработке подлежат только те персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
6) При обработке персональных данных обеспечивается точность персональных данных, их достаточность, а в необходимых случаях и актуальность по отношению к заявленным целям их обработки.
7) Хранение персональных данных осуществляется в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению, либо обезличиванию по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено федеральным законом.
8) Компания в своей деятельности исходит из того, что субъект персональных данных предоставляет точную и достоверную информацию во время взаимодействия с Компанией и извещает представителей Компании об изменении своих персональных данных.
3.2. Компания осуществляет обработку персональных данных только в следующих случаях:
- обработка персональных данных осуществляется с согласия субъекта персональных данных на обработку его персональных данных;
- обработка персональных данных осуществляется в связи с участием лица в конституционном, гражданском, административном, уголовном судопроизводстве, судопроизводстве в арбитражных судах;
- обработка персональных данных необходима для исполнения судебного акта, акта другого органа или должностного лица, подлежащих исполнению в соответствии с законодательством Российской Федерации об исполнительном производстве (далее - исполнение судебного акта);
- обработка персональных данных необходима для исполнения договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, а также для заключения договора по инициативе субъекта персональных данных или договора, по которому субъект персональных данных будет являться выгодоприобретателем или поручителем;
- обработка персональных данных необходима для защиты жизни, здоровья или иных жизненно важных интересов субъекта персональных данных, если получение согласия субъекта персональных данных невозможно;
3.4. Компания вправе поручить обработку персональных данных граждан третьим лицам, на основании заключаемого с этими лицами договора.
Лица, осуществляющие обработку персональных данных по поручению ООО Юридическая компания «Старт», обязуются соблюдать принципы и правила обработки и защиты персональных данных, предусмотренные Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных». Для каждого лица определены перечень действий (операций) с персональными данными, которые будут совершаться юридическим лицом, осуществляющим обработку персональных данных, цели обработки, установлена обязанность такого лица соблюдать конфиденциальность и обеспечивать безопасность персональных данных при их обработке, а также указаны требования к защите обрабатываемых персональных данных.
3.5. В случае если Компания поручает обработку персональных данных другому лицу, ответственность перед субъектом персональных данных за действия указанного лица несет Компания. Лицо, осуществляющее обработку персональных данных по поручению Компании, несет ответственность перед Компанией.
3.6. Принятие на основании исключительно автоматизированной обработки персональных данных решений, порождающих юридические последствия в отношении субъекта персональных данных или иным образом затрагивающих его права и законные интересы, Компанией не осуществляется.
3.7. Компания уничтожает либо обезличивает персональные данные по достижении целей обработки или в случае утраты необходимости достижения цели обработки.
- Субъекты персональных данных
4.1. Компания обрабатывает персональные данные следующих лиц:
- работников Компании, а также субъектов, с которыми заключены договоры гражданско-правового характера;
- кандидатов на замещение вакантных должностей в Компании;
- клиентов ООО Юридическая компания «Старт»;
- пользователей сайта ООО Юридическая компания «Старт»;
4.2. В некоторых случаях Компанией также может осуществляться обработка персональных данных уполномоченных на основании доверенности представителей вышеперечисленных субъектов персональных данных.
- Права субъектов персональных данных
5.1.Субъект персональных данных, данные которого обрабатываются Компанией вправе:
5.1.1. Получать от Компании в предусмотренные Законом сроки следующие сведения:
- подтверждение факта обработки персональных данных ООО Юридическая компания «Старт»;
- о правовых основаниях и целях обработки персональных данных;
- о применяемых Компанией способах обработки персональных данных;
- о наименовании и местонахождении Компании;
- о лицах, которые имеют доступ к персональным данным или которым могут быть раскрыты персональные данные на основании договора с ООО Юридическая компания «Старт» или на основании федерального закона;
- перечень обрабатываемых персональных данных, относящихся к гражданину, от которого поступил запрос и источник их получения, если иной порядок предоставления таких данных не предусмотрен федеральным законом;
- о сроках обработки персональных данных, в том числе о сроках их хранения;
- о порядке осуществления гражданином прав, предусмотренных Федеральным законом «О персональных данных» № 152-ФЗ;
- наименование и адрес лица, осуществляющего обработку персональных данных по поручению Компании;
- иные сведения, предусмотренные Федеральным законом «О персональных данных» № 152-ФЗ или другими федеральными законами.
5.1.2. Требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.
5.1.3. Отозвать свое согласие на обработку персональных данных.
5.1.4. Требовать устранения неправомерных действий Компании в отношении его персональных данных.
5.1.5. Обжаловать действия или бездействие Компании в Федеральную службу по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций или в судебном порядке в случае, если гражданин считает, что ООО Юридическая компания «Старт» осуществляет обработку его персональных данных с нарушением требований Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» или иным образом нарушает его права и свободы.
5.1.6. На защиту своих прав и законных интересов, в том числе на возмещение убытков и/или компенсацию морального вреда в судебном порядке.
- Обязанности Компании
6.1. В соответствии с требованиями Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» Компания обязана:
- Предоставлять субъекту персональных данных по его запросу информацию, касающуюся обработки его персональных данных, либо на законных основаниях предоставить мотивированный отказ, содержащий ссылку на положения Федерального закона.
- По требованию субъекта персональных данных уточнять обрабатываемые персональные данные, блокировать или удалять, если персональных данных являются неполными, устаревшими, неточными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки.
- Вести Журнал учета обращений субъектов персональных данных, в котором должны фиксироваться запросы субъектов персональных данных на получение персональных данных, а также факты предоставления персональных данных по этим запросам.
- Уведомлять субъекта персональных данных об обработке персональных данных в том случае, если персональные данные были получены не от субъекта персональных данных.
Исключение составляют следующие случаи:
Субъект персональных данных уведомлен об осуществлении обработки его персональных данных соответствующим оператором;
Персональные данные получены Компанией на основании федерального закона или в связи с исполнением договора, стороной которого либо выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект.
Персональные данные получены из общедоступного источника;
Предоставление субъекту персональных данных сведений, содержащихся в Уведомлении об обработке персональных данных нарушает права и законные интересы третьих лиц.
6.2. В случае достижения цели обработки персональных данных Компания обязана незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено договором, стороной которого, выгодоприобретателем или поручителем по которому является субъект персональных данных, иным соглашением между Компанией и субъектом персональных данных либо если Компания не вправе осуществлять обработку персональных данных без согласия субъекта персональных данных на основаниях, предусмотренных №152-ФЗ «О персональных данных» или другими федеральными законами.
6.3. В случае отзыва субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных Компания обязана прекратить обработку персональных данных и уничтожить персональные данные в срок, не превышающий тридцати дней с даты поступления указанного отзыва, если иное не предусмотрено соглашением между Компанией и субъектом персональных данных. Об уничтожении персональных данных Компания обязана уведомить субъекта персональных данных.
6.4. В случае поступления требования субъекта о прекращении обработки персональных данных в целях продвижения товаров, работ, услуг на рынке Компания обязана немедленно прекратить обработку персональных данных.
6.5. Компания обязана осуществлять обработку персональных данных только с согласия в письменной форме субъекта персональных данных, в случаях, предусмотренных Федеральным законом.
6.7. Компания обязана разъяснять субъекту персональных данных юридические последствия отказа предоставить его персональные данные, если предоставление персональных данных является обязательным в соответствии с Федеральным законом.
6.8. Уведомлять субъекта персональных данных или его представителя о всех изменениях, касающихся соответствующего субъекта персональных данных.
- Сведения о реализуемых мерах защиты персональных данных
7.1. При обработке персональных данных Компания принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения персональных данных, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных.
7.2. Обеспечение безопасности персональных данных достигается, в частности:
- определением угроз безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных;
- применением организационных и технических мер по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, необходимых для выполнения требований к защите персональных данных, исполнение которых обеспечивает установленные Правительством Российской Федерации уровни защищенности персональных данных;
- применением прошедших в установленном порядке процедуру оценки соответствия средств защиты информации;
- оценкой эффективности принимаемых мер по обеспечению безопасности персональных данных до ввода в эксплуатацию информационной системы персональных данных;
- учетом машинных носителей персональных данных;
- обнаружением фактов несанкционированного доступа к персональным данным и принятием мер;
- восстановлением персональных данных, модифицированных или уничтоженных вследствие несанкционированного доступа к ним;
- установлением правил доступа к персональным данным, обрабатываемым в информационной системе персональных данных, а также обеспечением регистрации и учета всех действий, совершаемых с персональными данными в информационной системе персональных данных;
- контролем за принимаемыми мерами по обеспечению безопасности персональных данных и уровня защищенности информационных систем персональных данных.
- оценкой вреда, который может быть причинен субъектам персональных данных в случае нарушения законодательства Российской Федерации в области персональных данных, соотношение указанного вреда и принимаемых мер, направленных на обеспечение выполнения законодательства Российской Федерации в области персональных данных.
По состоянию на: 10.12.2010
Журнал: Справочник кадровика
Год: 2011
Автор: Гущина Инна Александровна
Тема: Документы кадровой службы, Архив, По инициативе работодателя, Оформление прекращения трудового договора
Рубрика: Кадровое делопроизводство
- Шаблоны документов
- Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению Акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив Договор на оказание услуг архивными учреждениями
Нормативные документы
- Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (извлечение) Основные Правила работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002) (извлечение)
Справочные материалы
- Примерный договор между архивным учреждением и организацией
Что значит для кадровика ликвидация компании? Поиск нового места работы? В большинстве случаев. Три-четыре тяжелых месяца процедуры увольнения коллег, с которыми проработал не один день? К сожалению, да. А еще огромная работа с документами, которые были созданы в компании за столько лет.
Нет, рассуждения типа «все сжечь и дело с концом» мы даже не обсуждаем. Среди наших читателей подобного рода «кадровиков» нет. Мы в этом уверены.
И все же ликвидация компании – процедура, которую проходишь не каждый день, а от того, насколько грамотно будут подготовлены и переданы в архив документы кадровой службы, нередко зависит будущее человека, его пенсия. Как не ошибиться, какие документы необходимо сохранить и куда следует обращаться? Надеемся, этот материал вам поможет.
Документы по личному составу ликвидируемой организации должны поступать на хранение в соответствующий архив. А это значит, что основная цель работы с документами в процессе ликвидации - обеспечить их сохранность.
При этом документы должны сдаваться в архив в упорядоченном состоянии. И вот уже в процессе такой подготовки может возникнуть необходимость уничтожить документы, не подлежащие хранению.
Итак, с целями и задачами мы определились. Теперь перейдем к правилам передачи документов на архивное хранение.
СОХРАННОСТЬ ДОКУМЕНТОВ
Напомним, что после принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается конкурсная комиссия или назначается конкурсный управляющий.
Именно эти органы принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и документов по личному составу и отвечают за организацию процесса сбора и упорядочения документов, передачи их на хранение или уничтожение.
В состав ликвидационной комиссии в связи с этим может быть включен сотрудник архива , который и будет контролировать работы по подготовке и передаче документов на хранение.
В какой архив следует передавать кадровые документы при ликвидации организации?
Обратите внимание!
За все действия, совершаемые с документами ликвидируемой организации, отвечает ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий
НА № 2‘2005Согласно Федеральному закону от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» основные правила для ликвидируемых организаций, у которых отсутствует правопреемник, предлагают два алгоритма действий.
Вариант 1. Передача архива ликвидируемого предприятия в вышестоящую организацию.
Вариант 2. Передача архива ликвидируемого предприятия в соответствующий государственный (муниципальный) архив.
Если у организации нет вышестоящей организации, следует передать документы в один из специализированных архивов (центров) документов по личному составу. Такие центры созданы в некоторых субъектах РФ.
Цитируем документ
|
8. При ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу , а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. 10. При ликвидации негосударственных организаций, в том числе в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу , а также |
архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в том числе организации, ликвидируемой в результате банкротства. Статья 23 Федерального закона от 2210.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» |
Например, в Москве подобные архивы были созданы на основании постановления Правительства Москвы от 01.02.2000 № 81 «О создании архивов административных округов».
25 декабря 2007 г. Правительство Москвы приняло постановление № 1123-ПП, которым - в целях улучшения условий сохранности и активизации использования документов о трудовой деятельности работников организаций города - в структуре Главного архивного управления г. Москвы на базе архивов кадровой документации административных округов создан Центральный архив документов о трудовой деятельности граждан г. Москвы.
Однако следует отметить, что такие архивы или центры в нашей стране пока созданы далеко не везде. В случае отсутствия такого центра функции архивов документов по личному составу возложены на соответствующие государственные (муниципальные) архивы.
Мы провели процедуру увольнения почти всех работников. Сейчас в организации работают только руководитель, бухгалтер, юрист и я, кадровик. Куда нужно обратиться по поводу передачи архивных документов по личному составу?
В период ликвидации для решения вопроса о передаче архивных документов необходимо обратиться в соответствующий орган управления архивным делом, действующий на территории вашего субъекта РФ.
Итак, при ликвидации организации документы передаются в вышестоящую организацию. В случае ее отсутствия - на хранение в государственный или муниципальный архив. Перед передачей дел в обязательном порядке производится проверка наличия документов, а также их научно-техническая обработка. Об этом мы еще поговорим, а пока давайте определимся, какие документы подлежат передаче на архивное хранение, а какие - нет. В государственный (муниципальный) архив передаются:
1.
Документы постоянного хранения.
2.
Документы по личному составу со сроком хранения 75 лет.
3.
Документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли.
Обратите внимание!
Полную таблицу документов по личному составу со сроками хранения см. на сайте HR-Portal
При этом негосударственные организации должны передавать свои документы в архив по договору. Документы с неистекшими сроками временного хранения принимаются архивами при наличии свободных площадей и на платной основе.
НА № 12‘2010Сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утв. приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558 (далее - Перечень).
Например, коллективные договоры, личные дела руководителей организации, списки членов руководящих и исполнительных органов организации должны храниться постоянно.
Некоторые документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения (75 лет), представлены в таблице 1 .
Документы по личному составу временного хранения приведены в таблице 2.
Таблица 1
Документы по личному составу, имеющие долговременный срок хранения
Таблица 2
Документы по личному составу, имеющие временный срок хранения
ПОДГОТОВКА ДОКУМЕНТОВ К ПЕРЕДАЧЕ В АРХИВ
Как мы уже отмечали, прежде чем сдавать документы в архив, их следует подготовить к такой передаче, поскольку Основными правилами работы архивов организации, одобренными Росархивом 06.02.2002 (далее - Основные правила), определено (п. 9.3): документы «передаются... в государственный архив в упорядоченном состоянии».
Подготовка архивных документов, в т. ч. документов по личному составу, к передаче в архив осуществляется за счет средств ликвидируемой организации. Для этого в смету расходов включается статья, предусматривающая расходы на экспертизу ценности и обработку документов, если такие расходы запланированы.
Обратите внимание: упорядочение документов к передаче в архив может производиться собственными силами организации или с помощью специалистов архивных учреждений. В последнем случае председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий заключают с архивным учреждением договор на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.
Что подразумевается под фразой «подготовить документы по личному составу для передачи в государственный архив»? Какие конкретно действия необходимо выполнить?
В Основных правилах (подп. 3.7.23) описан порядок систематизации дел по личному составу. Подготовка к передаче на государственное или муниципальное хранение включает ряд процедур.
Процедура 1. Проведение экспертизы ценности документов.
Экспертиза ценности - это отбор документов для дальнейшего хранения. Она проводится путем полистного просмотра дел.
Обратите внимание!
Проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел не допускается
При проведении экспертизы из дела должны изыматься лишние экземпляры документов, проверяется правильность оформления документов дела.
Процедура 2. Оформление дел.
При оформлении производится систематизация документов в деле, подшивка или переплет дела, нумерация его листов, составление листа - заверителя дела и внутренней описи документов дела (при необходимости).
Рассмотрим некоторые особенности оформления дел по личному составу.
Приказы по личному составу необходимо формировать так, чтобы каждое дело ограничивалось только приказами, изданными в рамках одного года. Внутри дела (года) приказы должны быть систематизированы в хронологическом порядке.
При этом приказы по личному составу, имеющие разные сроки хранения, должны формироваться в отдельные дела.
Следует помнить, что на государственное (муниципальное) хранение отбираются те приказы, которые имеют срок хранения 75 лет. Приказы по личному составу, имеющие срок хранения 5 лет, будут включаться в акт о выделении к уничтожению дел, если срок их хранения истек.
Личное дело ведется несколько лет (и учитывается в архивном деле по дате увольнения сотрудника). Основанием для завершения личного дела является наличие в нем соответствующих документов об увольнении.
Документы, которые сотрудник заполняет до приема на работу (личный листок и автобиография), должны располагаться в начале дела; затем - копии документов об образовании, направления на работу, характеристики, рекомендательные письма и т. п. И только после них - по хронологии дат - должны располагаться документы, отражающие вопросы приема, внутреннего перемещения (перевода) и увольнения сотрудника (его личное заявление, копии или экземпляры приказов и т. п.).
Особое внимание необходимо обращать на соответствие внутренней описи документов личного дела, составленной работником кадровой службы, фактическому содержанию дела.
Обязательным условием приема документов на архивное хранение является наличие личных карточек работников. Ведь если в делопроизводстве кадровой службы предприятия личные дела не велись, личные карточки являются единственным видом документов, где фиксируются личные данные о сотрудниках. Кроме того, если личные карточки заполнялись правильно, они могут быть очень удобным справочным материалом для поиска необходимых данных при выполнении запросов граждан и организаций.
Личные карточки формируются по годам увольнений сотрудников (как и личные дела), систематизируются по алфавиту фамилий, имен и отчеств сотрудников; при необходимости - внутри конкретных годов делятся на тома.
При наличии нескольких личных карточек, заведенных на одного и того же работника, архивы обычно требуют формирования в дело всех имеющихся карточек.
Лицевые счета по заработной плате уникальны тем, что только в них содержатся сведения о размерах заработной платы и прочих выплатах. В случае отсутствия на предприятии лицевых счетов на архивное хранение вместо них могут быть приняты расчетно-платежные ведомости или налоговые карточки.
В кадровой службе предприятия могут храниться невостребованные трудовые книжки и другие личные документы : дипломы, аттестаты, удостоверения, свидетельства, которые в свое время по разным причинам не получили уволенные сотрудники. В соответствии со ст. 664 Перечня данные документы подлежат хранению в срок «до востребования», а невостребованные - 75 лет. На основании этой статьи Перечня все невостребованные трудовые книжки должны быть переданы на архивное хранение.
После проведения процедуры ликвидации компании в составе документов, которые необходимо передать в архив, остались невостребованные подлинники личных документов работников. Есть ли какие-либо особенности в их подготовке для передачи в архив?
Невостребованные подлинные личные документы не должны подвергаться традиционному переплету, т. е. нитками в четыре прокола. Они формируются в картонные папки с завязками. Обычно не рекомендуется использовать папки с покрытием из очень темного материала или материала, на который трудно поставить архивные штампы и оформить обложку. На каждое дело (том) необходимо составить внутреннюю опись.
Процедура 3. Составление описей и научно-справочного аппарата к ним.
По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются:
описи дел постоянного хранения;
описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения;
описи дел временного (до 10 лет) хранения.
В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, а также в целях облегчения поиска необходимых сведений, могут составляться отдельные описи на дела по личному составу.
Например, могут создаваться отдельные описи на дела по личному составу:
приказы;
личные дела уволенных работников;
личные карточки уволенных работников.
Совет При оформлении дел к передаче в архив обратитесь за консультацией к специалистам того архивного учреждения, в которое будете сдавать документы
Обратите внимание: необходимые рекомендации относительно особенностей составления заголовков дел, оформления описи и другие следует получить у специалистов архива, в который будут поступать документы, так как в Основных правилах учтено далеко не все.
Описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архива, а затем утверждаются конкурсным управляющим или председателем ликвидационной комиссии.
ПЕРЕДАЧА ДЕЛ В АРХИВ
Ликвидируемые негосударственные организации передают свои документы на государственное (муниципальное) хранение по договору. В таком договоре закрепляются обязательства сторон, состав передаваемых документов, порядок и сроки передачи документов на хранение и др.
Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе такой передачи проверяется наличие дел, указанных в описях.
Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, в котором фиксируется количество, техническое состояние передаваемых дел, отмечается отсутствие дел (приложение 1). Такой акт составляется в двух экземплярах и утверждается руководителем архивного учреждения и председателем ликвидационной комиссии (конкурсным управляющим).
Один экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются председателю ликвидационной комиссии или конкурсному управляющему.
УНИЧТОЖЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ ЛИКВИДИРУЕМОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Еще раз напомним, что, прежде чем приступить к уничтожению документов, сначала необходимо обработать дела, составить, утвердить и согласовать описи дел по личному составу. Только после этого можно переходить к уничтожению документов.
Документы ликвидируемой организации, срок хранения которых на момент ликвидации истек, уничтожаются в общем порядке, установленном в пп. 2.4.1-2.4.7 Основных правил. На эти документы составляется акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению приложение 2 ).
Обратите внимание!
По общему правилу нельзя уничтожать документы, срок хранения которых к моменту ликвидации организации еще не истек
Что касается документов с неистекшими сроками хранения, то, если они не представляют какой-либо ценности для налоговых, правоохранительных, судебных и других органов, их уничтожение в принципе возможно. При этом следует учитывать, что уничтожение документов с неистекшими сроками временного хранения проводится только по решению соответствующего органа исполнительной власти субъекта РФ или муниципального образования и оформляется актом с приложением описи уничтожаемых документов.
Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) в специальные пункты вторсырья с оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указаны дата и вес бумажной макулатуры.
Кстати сказать
| О договорах с архивными учреждениями
Архивные учреждения осуществляют работу, в т. ч. по комплектованию государственных архивов документами, экспертизе их ценности, контролю за организацией документов в делопроизводстве учреждений, организаций и предприятий, независимо от их организационно-правовой формы. Например, государственные и муниципальные архивы оказывают организациям методическую и практическую помощь в подготовке документов к передаче на государственное хранение, которая состоит в следующем: При проведении работ по приему дел, в т. ч. документов по личному составу, на государственное хранение, архивные учреждения выполняют следующую техническую работу: |
Также архивные учреждения проводят экспертизу ценности документов и оказывают помощь в составлении актов об уничтожении дел, не подлежащих хранению. Все эти работы архивные учреждения проводят на возмездной основе в соответствии с заключенными с организациями договорами. В настоящее время продолжают действовать: Формы этих договоров см. на сайте HR-Portal. Каждый государственный или муниципальный архив использует при этом свои формы для заключения соответствующих договоров. Например, это может быть договор на оказание услуг с архивным учреждением (приложение 3 ). Что касается цены на такие услуги, то она договорная и рассчитывается архивным учреждением в зависимости от объема работы. Порядок определения платы за оказание услуг (выполнение работ), относящихся к основным видам деятельности федерального бюджетного учреждения, подведомственного Росархиву, для граждан и юридических лиц утвержден приказом Росархива от 30.08.2010 № 65-А. |
Приложение 1
Пример оформления акта приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив
Приложение 2
Пример оформления акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
Приложение 2
Окончание
Приложение 3
Форма договора на оказание услуг архивным учреждением
Приложение 3
Продолжение
Приложение 3
Сдача документов на хранение в государственный архив при ликвидации негосударственных организаций, а так же в результате банкротства , является основной деятельностью нашей компании. Большой опыт работы архивистов нашей компании, в том числе благодаря налаженным контактам в ведомственных и муниципальных архивах, позволяет нам сдавать в архив документы оперативно и на выгодных для наших клиентов условиях!
Стоимость сдачи документов ликвидируемой организации в государственный архив при ликвидации организации, рассчитывается исходя из периода существования организации, количества работников, уровня "текучести" кадров на ликвидируемом предприятии, сферы деятельности ликвидируемой организации.
По договору с ЦГАТО г. Москвы, стоимость приёма на хранение документов по личному составу от ликвидированных негосударственных организаций составляет 310 рублей за 1 ед. хранения (1 дело). Плата за прием документов Советского периода не взымается.
Специалист по сдаче документов в архив: Иван Владимирович Пеньковой, тел., +7 926 604 22 08
Особые условия для конкурсных управляющих, звоните!
Как сдать документы в архив на государственное хранение
1. Позвонить нам для определения стоимости услуг по сдаче документов в архив.
2. Заключить с нами договор.
3. Определить дату и время начала работ.
Какие документы Вы получаете после сдачи документов в государственный архив?
1. Договор на оказание работ по архивной обработке и сдаче документов на государственное хранение в архив.
2. Договор с государственным архивом о приеме-передаче документов на государственное хранение.
3. Акт о приеме-передачи документов в архив на государственное хранение (акт выдается государственным архивом, осуществившим прием документов на хранение).
4. Документ, подтверждающий оплату государственной пошлины за прием документов на хранение.
5. Акт выполненных работ.
Перечень документов, подлежащих передаче в архив при ликвидации организации
1. Учредительные документы (свидетельство о регистрации или документы о создании, устав или положение, документ о ликвидации, приказы и / или распоряжения о создании, переименованиях, документы о ликвидации);
2. Подпись руководителей организации, либо председателя ликвидационной комиссии;
3. Свидетельство о ликвидации организации;
4. Решение организации о ликвидации;
5. Приказы и / или распоряжения о приеме, увольнении, переводе, установлении должностных окладов, отпусках (если на предприятии использовались профессии на вредном производстве).
6. Трудовые договоры, контракты, соглашения, договоры подряда.
7. Личные карточки формы Т-2 (в том числе временных работников).
8. Личные дела уволенных (заявления, автобиографии, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, характеристики, листки по учету кадров, анкеты и т.д.).
9. Лицевые счета работников или ведомости по начислению заработной платы. Примечание: при отсутствии лицевых счетов - ведомости на выдачу заработной платы, документы на выдачу пособий, гонораров, материальной помощи и других выплат.
10. Расшифровка кодов видов начислений заработной платы и удержаний (при начислении кодов в расчетных листках);
11. Невостребованные личные документы (трудовые книжки, дипломы, свидетельства об образовании и т.д.).
12. Акты о несчастных случаях.
13. Штатные расписания.
14. Журналы учета движения трудовых книжек, списки личного состава, алфавитные книги, другие документы, подтверждающие трудовой стаж, оплату труда, получение образования, имущественные и льготные права, изменение в должности и социально-правовом положении граждан.
15. Табели и наряды работников вредных профессий;
16. Список вредных профессий, определяющих право на льготное пенсионное обеспечение, по возможности с описанием технологических процессов. Примечание: при наличии таковых на предприятии
Вместе с документами в архив передаются:
1. Опись дел по личному составу (согласованная с государственным архивом) в 3 экземплярах + электронный экземпляр;
2. Историческая справка в 1 экземпляре.
Требования по упорядочению документов и порядок их передачи в государственные архивы изложены в Федеральном законе от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» , Законе города Москвы от 28 ноября 2001 г. № 67 «Об Архивном фонде Москвы и архивах» . Сроки хранения различных видов документов определены в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (утв. приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558).
На хранение в государственный архив сдаются кадровые документы и бухгалтерские документы отображающие начисление заработной платы (ведомости либо лицевые счета по заработной плате сотрудников).
Порядок передачи документов на государственное хранение при ликвидации организации
В соответствии со ст. 23 Федерального закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (в ред. от 13.05.2008) при ликвидации государственных органов, органов местного самоуправления, государственных и муниципальных организаций включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, в упорядоченном состоянии поступают на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив. При ликвидации негосударственных организаций, в т.ч. в результате банкротства, образовавшиеся в процессе их деятельности и включенные в состав Архивного фонда Российской Федерации архивные документы, документы по личному составу, а также архивные документы, сроки временного хранения которых не истекли, передаются ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим в упорядоченном состоянии на хранение в соответствующий государственный или муниципальный архив на основании договора между ликвидационной комиссией (ликвидатором) или конкурсным управляющим и государственным или муниципальным архивом. При этом ликвидационная комиссия (ликвидатор) или конкурсный управляющий организует упорядочение архивных документов ликвидируемой организации, в т.ч. организации, ликвидируемой в результате банкротства.
Функции ликвидационной комиссии
После принятия в установленном порядке решения о ликвидации юридического лица создается ликвидационная комиссия или назначается конкурсный управляющий, которые принимают меры по обеспечению сохранности архивных документов постоянного хранения и по личному составу. В состав ликвидационной комиссии рекомендуется включать сотрудника соответствующего государственного или муниципального архива, который будет контролировать проведение работ по подготовке и передаче документов на государственное или муниципальное хранение.
Ликвидационная комиссия или конкурсный управляющий отвечают за подготовку и передачу на дальнейшее хранение архивных документов ликвидируемой организации.
В целях проведения работ по упорядочению документов и передачи их на хранение в архивные учреждения в смету расходов на ликвидацию организации включается статья, предусматривающая расходы на проведение экспертизы ценности и обработки документов. Подготовка архивных документов к передаче в архивные учреждения и их транспортировка осуществляются за счет средств организации.
Упорядочение документов, передаваемых на государственное или муниципальное хранение, проводится собственными силами или с помощью привлечения организаций, имеющих лицензию на проведение данного вида работ, согласно Основным Правилам работы архивов организаций, одобренным решением Коллегии Росархива от 06.02.2002. Председатель ликвидационной комиссии или конкурсный управляющий может заключить договор с соответствующим государственным или муниципальным архивом на оказание услуг по экспертизе ценности и упорядочению документов.
Обращаем Ваше внимание! При ликвидации организации, являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на утверждение и согласование экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа, а затем утверждаются председателем ликвидационной комиссии или конкурсным управляющим.
При ликвидации организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, на согласование соответствующего архивного органа представляются описи дел по личному составу временного хранения (75 лет), описи дел временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
Кто должен хранить документы ликвидируемой организации
Документы ликвидируемой организации, имеющей правопреемника или вышестоящую организацию, передаются на хранение правопреемнику, а при его отсутствии – вышестоящей организации в упорядоченном состоянии.
В случае отсутствия правопреемника и вышестоящей организации документы постоянного хранения, документы по личному составу временного хранения (75 лет) и документы временного хранения (до 10 лет включительно), сроки хранения которых не истекли, передаются в соответствующий государственный (муниципальный) архив в упорядоченном состоянии. При этом негосударственные организации передают свои документы по договору.
Документы с неистекшими сроками временного хранения могут быть переданы в соответствующий государственный (муниципальный) архив при наличии в архиве свободных площадей и по согласованию с ним на платной основе.
Подготовка документов к передаче на государственное или муниципальное хранение включает в себя:
Проведение экспертизы ценности документов;
Оформление дел;
Составление описей и научно-справочного аппарата к нему.
Экспертиза ценности документов
При проведении экспертизы ценности документов сроки хранения документов определяются в соответствии с Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденным Росархивом 06.10.2000 (в ред. от 27.10.2003; далее – Типовой перечень).
К документам по личному составу, имеющим долговременный срок хранения, относятся:
Распорядительные документы (приказы; распоряжения; записки, заменяющие приказы по личному составу; постановления и др.);
Списки личного состава, в т.ч. списки работающих на производстве с вредными условиями труда;
Карточки по учету личного состава, в т.ч. временных работников (форма Т-2);
Личные дела;
Лицевые счета работников по заработной плате (расчетные ведомости по зарплате);
Акты о несчастных случаях, связанных с производством;
Тарификационные ведомости;
Табели и наряды работников вредных профессий;
Трудовые договоры (контракты), трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел;
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет;
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий;
Документы (представления, ходатайства, характеристики, автобиографии, выписки из решений, постановлений и др.) о представлении работников организации к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению званий, присуждению премий;
Списки работников, уходящих на льготную пенсию;
Штатные расстановки;
Книги (карточки) учета приема, перемещения (перевода), увольнения работников.
Срок хранения указанных документов в соответствии с Типовым перечнем – в основном, 75 лет. Исключения составляют:
Акты о несчастных случаях, связанных с производством – хранятся 45 лет;
Тарификационные ведомости – 25 лет;
Протоколы заседаний комиссий по установлению трудового стажа для выплаты надбавки за выслугу лет – 15 лет;
Протоколы заседаний, постановления аттестационных, квалификационных комиссий – 15 лет;
Списки работников, уходящих на льготную пенсию, – 50 лет.
Отбор документов для дальнейшего хранения проводится путем проведения полистного просмотра дел. Не допускается проведение экспертизы ценности документов только по заголовкам на обложках дел. При этом из дел изымаются лишние, копийные экземпляры документов или документы, не относящиеся к вопросам, по которым было сформировано дело; проверяется правильность оформления документов.
Обращаем Ваше внимание! В соответствии со ст. 66 Типового перечня приказы, распоряжения по личному составу имеют два срока хранения: 75 лет и 5 лет.
К приказам, распоряжениям по личному составу, имеющим 75-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о приеме, увольнении, перемещении, премировании, поощрении, длительных отпусках по уходу, длительных командировках.
К приказам, распоряжениям, имеющим 5-летний срок хранения, относятся приказы, распоряжения о предоставлении очередных и учебных отпусков, дежурствах, взыскания, краткосрочных командировках.
На государственное (муниципальное) хранение отбираются приказы, распоряжения, имеющие 75-летний срок хранения. Приказы, распоряжения с 5-летним сроком хранения включаются в акт на уничтожение при условии истечения сроков их хранения по перечню.
Оформление дел подлежащих передаче на хранение в государственный архив
Оформление дел предусматривает систематизацию документов в деле, подшивку или переплет дела, нумерацию листов дела, составление листа-заверителя дела, составление (в необходимых случаях) внутренней описи документов.
Приказы, распоряжения и другие распорядительные документы формируются в дела в пределах одного календарного года в хронологическом порядке и с относящимися к ним приложениями.
По хронологическому принципу проводится также систематизация документов в делах, содержащих акты несчастных случаев, протоколы заседаний комиссий, документы о представлении к награждению, трудовые договоры (соглашения), тарификационные ведомости, табели и наряды работников вредных профессий.
Лицевые счета по заработной плате сотрудников формируются в самостоятельные дела и располагаются в них по алфавиту фамилий.
Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.
Личные карточки работников также формируются в дела по алфавиту фамилий.
Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, листы-заверители в делах не оставлять.
Переплет, подшивка сформированных дел постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения проводится только после завершения экспертизы ценности документов. Документы, имеющие временный (до 10 лет включительно) срок хранения, допускается не переплетать, не подшивать, а хранить в скоросшивателе до истечения срока их хранения по перечню.
Документы дела подшиваются, переплетаются в четыре прокола суровыми нитками. Учитывая интенсивность использования документов по личному составу по исполнению запросов социально-правого характера, при выполнении переплетных работ, подшивке дел следует использовать картон высокого качества, имеющий повышенную плотность. Документы подшиваются, переплетаются так, чтобы было обеспечено свободное чтение текста.
При наличии в личном деле невостребованных личных документов (удостоверений, свидетельств, трудовых книжек, военных билетов и т.п.) они вкладываются в конверт, который вместе с другими документами подшивается в дело.
Составление описей дел подлежащих передаче в архив на государственное хранение
Внутренняя опись к документам дела составляется в исключительных случаях, как правило, к личным делам.
В начале каждого дела подкладывается чистый лист бумаги, в конце – лист-заверитель по установленной форме. В листе-заверителе цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов в деле, наличие пропущенных и литерных номеров, в необходимых случаях проставляется количество листов внутренней описи дела. Не допускается вынесение заверительной надписи на оборотную сторону последнего документа дела или на обложку дела.
По результатам экспертизы ценности и упорядочения документов составляются описи дел постоянного хранения, описи дел по личному составу временного (75 лет) хранения, описи дел временного (до 10 лет) хранения и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению.
В зависимости от объема, состава документов, сроков их хранения, формата дел по личному составу, а также в целях оперативного поиска необходимых сведений для подтверждения трудового стажа и размера заработной платы могут составляться отдельно описи дел по личному составу:
-
личные дела уволенных;
личные карточки уволенных;
лицевые счета по заработной плате;
расчетно-платежные ведомости по начислению заработной платы;
невостребованные личные документы (трудовые книжки, удостоверения и др.);
акты несчастных случаев, связанных с производством, и др.
Управленческие документы организаций, не являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов, используемые для исполнения запросов социально-правового характера, включаются либо в отдельную опись, либо (при незначительных объемах передаваемых документов) в опись дел по личному составу временного (75 лет) срока хранения.
Описи дел и акт о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению, представляются на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии соответствующего архивного органа для утверждения и согласования.
Дела, подлежащие уничтожению, после утверждения и согласования описей дел с архивным органом передаются на переработку (утилизацию) с соответствующим оформлением приемо-сдаточной накладной, в которой указываются дата, вес бумажной макулатуры.
Документы передаются в государственные (муниципальные) архивы в упорядоченном состоянии по описям, утвержденным или согласованным экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного органа.
Прием-передача документов на хранение проводится сотрудниками государственного (муниципального) архива и представителем ликвидируемой организации. В процессе приема-передачи проверяется наличие дел, указанных в описях. Физическое состояние дел определяется путем их визуального просмотра. Прием документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение в двух экземплярах, который утверждается конкурсным управляющим (председателем ликвидационной комиссии) и руководителем архивного учреждения. Вместе с документами на хранение в государственный (муниципальный) архив передаются три экземпляра каждой описи и научно-справочный аппарат к ним (историческая справка к архивному фонду, предисловие к описи, указатели, список сокращенных слов и др.). Четвертый экземпляр описей и один экземпляр акта приема-передачи документов на хранение в государственный (муниципальный) архив передается конкурсному управляющему (председателю ликвидационной комиссии).
