Отчет о командировке образец написания. Инструкция: составляем отчет о командировке. Оформление результатов проделанной работы

Сотрудники большинства компаний периодически отправляются в командировки. Руководители ставят каждому специалисту собственную задачу для выполнения.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Когда работник возвращается, он обязан сообщить о том, какие задачи сумел выполнить во время поездки. Для этого оформляется отчет о командировке. Документ должен быть составлен правильно.

Чтобы заранее знать все особенности его заполнения, стоит ознакомиться с актуальной информацией по теме.

Общие сведения

Цели, для которых гражданин отправляется в поездку, могут существенно различаться. Компания может послать сотрудника для:

• заключения договоров;
• участия в различных тренингах и семинарах;
• проведения переговоров;
• приобретения или реализации товарно-материальных ценностей;
• участия в обучающих мероприятиях;
• обслуживания удаленного структурного подразделения.

Вне зависимости от цели, которые преследовал специалист, после окончания поездки он обязан составить и передать отчет о выполнении поставленных задач. Документ важен для обеих сторон трудовых правоотношений.

На основании отчета руководство компании решает, насколько хорошо специалист справился с поставленными задачами в процессе командировке.

Работник же сможет избавить себя от необоснованных претензий и утверждений, что результаты поездки неудовлетворительные.

На основании документа руководство компании может наградить сотрудника или применить к нему дисциплинарное взыскание.

Формированием отчета занимается сам гражданин, приехавший из командировки.

На бланки документа в обязательном порядке проставляется подпись лица, которое приняло отчёт. Ее наличие будет свидетельствовать о том, что документ принят к рассмотрению.

Законодательная база

Чтоб разобраться с формой документа и выяснить основные нюансы его заполнения, стоит обратиться к действующему законодательству. Оно предусматривает только один вид отчета о командировке — авансовый.

Эта норма определена пунктом 26 в служебные командировки.

Все остальные виды отчетов о командировке в 2019 году заполняются на основании организации.

Отчет о командировке

Сегодня существует несколько разновидностей командировочных отчетов. Чтобы разобраться в их особенностях, стоит ознакомиться с каждой из них.

Служебной

Согласно правилам, составить отчет о служебной командировке необходимо в течение 3 дней с момента возвращения.

Авансовый

Если необходимо заполнить авансовый отчет, нужно использовать бланк, соответствующий требованиям действующего законодательства. Документ заполняется по форме № АО-1.

Вносить данные в авансовый отчет должен сам работник, вернувшийся из командировки.

Если гражданин затрудняется самостоятельно заполнить бумагу, можно использовать готовый образец.

Документ заполняется в одном экземпляре и сдается в бухгалтерию. При этом сотрудник обязан вносить данные только с лицевой и оборотной стороны. Остальную часть бумаги должна дополнять бухгалтерия.

Финансовый

Отправляясь в поездку, работник получает от организации денежные средства. Вернувшись, он обязан отчитаться о том, какие траты были совершены. Для этого составляется авансовый отчет.

Его необходимо дополнить финансовой документацией.

В качестве доказательств осуществленных затрат можно привести:

• чеки;
• квитанции;
• оригиналы оплаченных счетов с печатью;
• билеты.

Рукописные документы бухгалтер не примет.

За границу

Если работник был за границей, после возвращения он обязан составить отчет о выполнении поставленных задач, а также предоставить подтверждающую документацию о совершенных тратах.

Обязателен ли?

До 2019 года составление командировочного удостоверения было обязательным действием. Потребность в его закреплялась в действующих нормативно-правовых актах. Однако позднее подобная норма была упразднена.

Сегодня необходимость в оформлении командировочного удостоверения и служебного задания зависит от решения руководителя.

Если в компании многие сотрудники периодически направляются в командировку, эксперты советуют не пренебрегать возможностью и обязывать их заполнять необходимую документацию. Это поможет избежать путаницы при начислении зарплаты и налогов.

Если компания обязывает своих сотрудников составлять командировочный отчет, этот факт необходимо отразить в локальных актах.

В небольших организациях эксперты советуют не обязывать сотрудников заполнять командировочные документацию. Это позволит уменьшить количество бумаг, с которыми необходимо работать.

Информацию о командировке сотрудника в этой ситуации можно получить из приказа, а не из отчета.

Как оформить?

Процедура оформления может существенно отличаться в зависимости от того, какую разновидность документа необходимо заполнить.

Чтобы заранее выяснить все нюансы процедуры, стоит ознакомиться с решением типичных вопросов, возникающих в процессе заполнения документации.

В свободной форме или нет?

Сегодня для составления отчёта обычно используется типовая форма т-10а.

Этот бланк считается стандартным. Он состоит из одного листа. В нём содержатся графы и колонки, обязательные к заполнению:

1. В начальной части формы необходимо указать место отбытия.
2. Затем фиксируются реквизиты уполномоченного лица, которое будет принимать документы ознакомлению.
3. Далее работник обязан указать наименование работ, выполненных в период отсутствия. Список совершенных действий расписывается по дням. Это делается для того, чтобы работодатель мог проследить и сопоставить выполненные работы с расходами, которые были понесены на командировку.

Документ может быть составлен и по собственной форме организации.

Если компания решила самостоятельно разработать банк документа или просит сотрудников заполнять его в свободной форме, должен быть предусмотрен порядок оформления бумаги.

• период, в течение которого специалист обязан представить готовый отчет;
• лицо, которому необходимо сдавать готовые документы;
• сведения, которые в обязательном порядке должны быть отображены в бланке.

Сотрудников необходимо ознакомить с требованиями, закрепленными в нормативных документах организации. Работники предприятия должны оставить подписи, подтверждающие факт изучения требований.

Разрабатывая документ, работодатель должен учитывать, что существуют категории работников, которых нельзя отправлять в командировки.

В этот перечень ходят беременные женщины и лица, не достигшие 18 лет. Кроме того, некоторые сотрудники имеют право отказаться от командировки.

К ним относятся:

• родители, занимающихся воспитания детей-инвалидов;
• лица, у которых имеются дети возрастом до 5 лет;
• родители детей в возрасте до 3 лет;
• лица, которые осуществляют уход за больными родственниками в соответствии с медицинскими показаниями.

Если работник попадает в одну из категорий, он должен быть письменно проинформирован о своём праве. Направлять таких специалистов в командировку можно только их согласия. Оно должно быть зафиксировано на бумаге.

Пример написания

Правила заполнения документа не отличаются сложностью. Перед отправкой руководитель указывает работнику конкретную цель поездки. По итогу путешествия человек должен отчитаться о проделанной работе.

Нюансы заполнения документации зависят от индивидуальных требований организации.

Обычно бланк должен включать следующую информацию:

• расход денежных средств по дням;
• место командировочной работы;
• использование авансовых платежей.

Эксперты советуют составлять отчет таким образом, чтобы при проверке документации налоговой инспекцией у ее сотрудников не возникли вопросы касательно необходимости поездки.

Если поставленную цель выполнить не удалось, необходимо указать причины произошедшего.

Если они уважительные, компания может решить не выполнять взыскание затрат, понесенных на командировку.

В основной части отчета должна быть указана точная дата прибытия и сдачи готового документа. Отчитаться необходимо в первый формальный день, после выхода на работу. Возможность продления сроков решается непосредственно с начальством.

Если места в бланке не хватает, разрешается продолжить изложение информации на обычном листе А4. Это не будет считаться нарушением действующего законодательства. По согласованию с работодателем может быть использована свободная форма. Для оформления документа можно использовать готовый пример.

Кто подписывает и согласовывает?

Согласно правилам, на документе должны присутствовать минимум 3 подписи. Их оставляют:

• работник, оформлявший командировку;
• руководитель структурного подразделения – проверяет правильность внесения данных в документ;
• руководитель организации – утверждает готовый отчет и ставит резолюцию.

Сроки предоставления

Согласно Постановлению №749, вернувшись из командировки, сотрудник обязан отчитаться перед начальством в трехдневный срок.

В учет принимаются только рабочие дни. В документе нужно отразить, что было сделано во время командировки.

Сопроводительные документы

Если сотрудника направляют в командировку, потребуется составить целый пакет сопроводительных документов.

Подписывая очередной приказ об отправке в командировку сотрудника, руководство компании ждет от него четкого и последовательного выполнения поставленных задач. Командированный сотрудник должен выполнить задание в срок, а по возвращении отчитаться о выполнении. Рассмотрим подробнее, как написать отчет о командировке.

Авансовый отчет

После подписания приказа сотруднику, отправляющемуся по заданию, выдаются денежные средства на поездку – командировочные. При выдаче командировочных бухгалтерия учитывает:

• проезд к месту выполнения задания и страховку для пассажиров на транспорте;
• количество дней, которые работник проведет в командировке;
• оплату за питание за дни командировки;
• оплату за проживание в гостинице и передвижение по городу.

Законом предусмотрен только один вид командировочной отчетности – образец отчета о командировке (письменный). Это бланк авансового отчета. Все расходы командированный подтверждает документально (чеками, билетами, квитанциями). По возвращении из командировки сотрудник представляет авансовый отчет о потраченных на поездку средствах. Это обязательный к составлению документ. Он позволяет определить целенаправленность потраченных средств компании, и положена ли командированному доплата или, наоборот, ему нужно вернуть часть средств в кассу предприятия. Авансовый отчет прилагается к отчету по поездке в командировку.

Для упрощения составления отчетности, можно скачать образец отчета по командировке сотрудника.

Формы отчетности

Составляя краткий отчет о выполнении задания, о том, как прошла командировка, можно, например, указать по каждому пункту задания – выполненное действие командированного и результат его действий:

• 1. По п. 1 служебного задания 21.12.2016 была проведена встреча с главным инженером и технологом фабрики «Модный дом». Результат встречи в прилагаемом к отчету «Протоколе о намерениях».
• 2. По п. 2 служебного задания 22.12.2016 посещение завода «Ростехмаш». Результат – согласованный заказ на отгрузку станков для предприятия. Отгрузка оборудования в наш адрес состоится 15.01.2017. Счета к оплате сданы в бухгалтерию.

Краткий отчет о выполнении задания, длительная командировка (пример) может содержать в себе пункты по заданиям или по дням (если в один день выполнялись несколько заданий).

Оформить правильно

Отчет о командировке может быть написан на обычном листе бумаги (без использования бланка). Отчет может быть выполнен в произвольной форме и приложен к пакету сдаваемых командировочных документов.

Отчет о командировке, пример написания: документ должен содержать в себе название отчета, из которого будет понятно, какое задание и в каком городе выполнял сотрудник. Далее можно перечислить действия командированного и результат, полученный в итоге. Удобнее всего действовать в командировке по выданному заданию, тогда работнику не придется оправдывать забывчивостью невыполненные пункты задания.

Отчет о выполнении служебного задания составляют, опираясь на перечисленные пункты и отчитываясь непосредственно по каждому. Если отчет в произвольной форме по какой-либо причине неудобен, можно отчитаться с помощью бланка отчета по командировке, образец которого есть выше.

По возвращении из командировки в бухгалтерию сдается командировочное удостоверение (если оно было оформлено) и авансовый отчет.

На форме Т-10 (командировочное удостоверение) с обратной стороны бланка должны находиться:

• штамп родного предприятия о дате убытия в командировку;
• штамп той организации, куда прибыл командировочный, и дата прибытия.

Составляя отчет по заграничной командировке, можно взять образец обычного авансового отчета. Командированный просто должен указать дополнительные затраты:

• открытие визы;
• расходы на оформление въездных и выездных документов;
• оплата за работу переводчика или сопровождающего.

Чеки и билеты не на русском языке вполне могут быть приняты в качестве подтверждающих документов.

Заграничная командировка, как и внутри страны, может быть групповой или индивидуальной. Отчет можно составлять как от лица конкретного сотрудника, так и от всей группы. Отчет по заграничной командировке заполняется так же, как и по командировке в пределах нашей страны, – вам поможет обычный образец, представленный ваше.

Заполняем форму

Отчет о проделанной работе в командировке кратко составляется по форме Т-10а. Для верного заполнения нужно проследить, чтобы в графе 11 была указана вся требующаяся информация. Оформление считается правильным только после заполнения всех граф формы.

Рассмотрим подробнее, как составить отчет о командировке по общей унифицированной форме:

• Документ регистрируется, ему присваивается порядковый номер, этот номер и дата подписания приказа указываются в начале документа.
• Заполняются все реквизиты организации (ОКПО, полное название).
• Фамилия, имя, отчество командированного, табельный номер.
• В графу «должность» вписывается должность командированного, согласно штатному расписанию компании.
• Вписывается пункт командирования и сроки командировки.
• Цель командирования работника.
• Указывается, на какие средства командируется сотрудник.

Внимание! Если сотрудник предприятия находится в статусе ученика (согласно трудовому договору), он может быть откомандирован только по причине, связанной с его ученичеством! Отчет об ученической командировке составляется точно так же, как и другие отчеты.

В результатах командировки указываются новые освоенные навыки и полученные знания. Перед оформлением приказа о командировке начальник отдела, где трудится командируемый, составляет «Служебное задание». Это задание является основанием для издания приказа о командировке и может быть указано в приказе, а также включаться в текст отчета о командировке. Работник должен ознакомиться с приказом на командировку и расписаться.

Оформление и состав расходов по командировке

В связи с изменениями в 2017 году отправить в командировку сотрудника стало еще проще. Достаточно одного письменного приказа руководителя, на основании которого работник получает в кассе компании денежные средства для служебной командировки.

В состав командировочных расходов входит:

• Командировочные, начисленные по среднедневной оплате труда на весь период командировки;
• Оплата проездных билетов к месту командировки и за обратный путь (билеты на автобус, ж/д транспорт, авиабилеты, кроме такси);
• Оплата за использование транспорта сотрудника, которого отправляют в командировку;
• Оплата за проживание или аренду жилья;
• Дополнительные расходы, документально подтвержденные.

Это нужно знать: размер суточных с 01 января 2017 года составляет 700 рублей на территории РФ, 2500 рублей – для поездок за границу. На эти суммы страховые взносы не начисляются.

Пошаговая инструкция по оформлению авансового отчета

• В бланке авансового отчета (АО-1) вписываем наименование компании;
• Указываем в поле «подотчетное лицо» ФИО сотрудника;
• «Назначение аванса» указываем причину – служебная командировка;
• В левой части бланка ставим сумму полученного аванса и использованных расходов;
• В правой части расходную часть проводками оформляет бухгалтер;
• Второй лист (отрывная часть) является распиской о принятии отчета на проверку;
• Третий лист АО-1 (обратная сторона) заполняется по документам, подтверждающим расходы;
• Заполнив документ, работник относит в бухгалтерию АО-1 и документы для дальнейшего оформления;
• Бухгалтер проверяет, фиксирует проводками суммы по документам;
• Руководитель проверяет и подписывает.

Все ответственные лица утверждают своими подписями согласованный АО-1.

Как видим, ничего сложного в этом нет, но если сотрудник затрудняется, то можно отнести в бухгалтерию расходные документы и бухгалтер сам в бухгалтерской программе заполнит отчет. Останется только проверить и подписать работнику, бухгалтеру и руководителю.

Срок сдачи авансового отчета по командировке определяется 3-мя рабочими днями после выхода сотрудника на рабочее место или после окончания срока выдачи подотчетнику денежных средств.

Образец-пример заполнения авансового отчета по командировке

Условия примера: ООО «Петушок» оправило своего сотрудника технолога Таранова В.А. в служебную командировку для переподготовки кадров на 3 дня. Получены командировочные в сумме 10 000 руб., суточные – 2100 руб. После завершения командировки Таранов В.А. предоставил документы по расходам в бухгалтерию:

• Билеты к месту назначения и на обратный путь – 2300 руб.;
• Чек на проживание в гостинице за 3 дня – 4 500 руб.;
• Дополнительные затраты (билеты на проезд в автобусе, трамвае) – 250 руб.

Оформляем авансовый отчет по командировке:

Бухгалтеру нужно знать, что на суммы суточных подтверждать документально не нужно, их относят сразу на производственные расходы проводкой Дт20,26,44 Кт71.

Бухгалтерские записи операции «командировка»

Расходная статья «командировочные» требует проведения затрат такими проводками:

• Дт71 Кт50 – выплачены командировочные;
• Дт20,26,44 Кт71 – списаны суточные издержки;
• Дт20,26,44 Кт71 – расход денежных средств списан на производство (после окончания командировки);
• Дт50 Кт71 – возвращена неиспользованная наличность;
• Дт71 Кт50 – выплачено перерасходование наличности сотруднику.

Каждый бухгалтер хоть раз в своей практике сталкивался с оформлением АО-1 по командировке и знает, что самое главное заключается в проверке всех расходных документов.

Что же такое Задание на командировку и Отчет о выполненной в поездке работе?" - поинтересуетесь вы. Действующее законодательство относительно служебных командировок работников хозрасчетных2 предприятий на необходимость их оформления даже не намекает. Но наш совет: чтобы избежать вопроса: "Почему часть поручений, данных перед поездкой, осталась без внимания?", а также облегчить работу коллегам (особенно если им предстоит посетить несколько организаций, решить различные проблемы) и т. п., лучше заранее составить для сотрудника Задание на командировку. Тогда, как говорят, и волки будут сыты, и овцы целы.

НА ЗАМЕТКУ О том, что руководитель определяет задание, которое надлежит выполнить работнику во время командировки, и вправе требовать от него предоставления соответствующего отчета о выполненной в командировке работе, в свое время упоминал Минфин Украины в письме от 05.05.11 г. № 3107230-16-21/11582 (его текст вместе с редакционным комментарием читайте в газете "Все о бухгалтерском учете" №71 за 2011 год на стр. 49).

Задание на поездку

В нем следует оговорить, кого и куда командируют (пункт назначения, название предприятия и т. п.). Далее, полагаем, указывают цель поездки, ее срок и другие задания, которые надо выполнить. Не лишним будет вписать маршрут перемещения и правила отчетности.

Другой важный вопрос - кому поручить составление задания? Как нам кажется, инициатору поездки (непосредственному руководителю командированного лица). То есть если в поездку направляют менеджера по сбыту, то задание напишет начальник отдела сбыта. Когда же фирма небольшая и начальники отдела не существуют в природе, то этим займется тот, на кого укажет руководитель (например, экономист или бухгалтер на основании приказа директора).

Пора перейти к наглядному примеру, который, безусловно, вы можете перекроить под себя (см. образец 1).

Отчет о служебной командировке

По завершении поездки "турист" напишет Отчет о выполненной работе (далее - Отчет). Его форма еще произвольнее, нежели у вышеупомянутого Задания.

Так, задача-максимум - отразить степень выполнения поставленной задачи, ход проведенных переговоров, результат деловых встреч (какие соглашения заключены, какие еще можно подписать, сделанные предложения и т. п.), а также экономическую, ценовую (прайсы) и другую (образцы) информацию, которая может быть полезной для родной фирмы.

Срок предоставления Отчета, как правило, устанавливают на одном уровне с авансовым3 . Однако, в отличие от последнего, за просрочку предприятие не накажут. Сам же Отчет, заверенный автографом начальника подразделения, подкалывают к авансовому отчету.

Если командировка запланирована заранее и входит в план командировок, сотрудник может написать заявление на получение аванса на служебные расходы. В их число входит проживание, проезд к месту командировки и обратно, питание. Именно об этих тратах, он должен отчитаться при прибытии обратно на рабочее место.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Составив отчет о командировке, в заключение указывается итоговая сумма израсходованных средств. Если сумма больше выданного аванса, бухгалтерия должна перечислить разницу. При меньших затратах сотрудник должен внести денежные средства в кассу.

Авансовый отчет - один из документов, составление которого четко регламентируется законом. Он составляется командированным сотрудником в качестве подтверждения всех понесенных расходов в служебной поездке.

Вместе с ним в бухгалтерию должны быть предоставлены оригиналы документов на расходы. В общих чертах авансовый отчет представляет собой документ, в котором перечислен список командировочных расходов.

Обязателен ли?

Назначение авансового документа: подтверждение траты выданного перед командировкой аванса или получение после командировки израсходованных средств. Из этого следует, что составление отчета обязательно.

Правовые акты:

• Ст.252, п.1 ст.264 НК РФ: командировочные расходы – это расходы по производству и реализации, относящиеся к прочим расходам.
• Ст.313, ст.314 НК РФ: информация должна подтверждаться первичной документацией. К ним относится и отчет о командировке. Без него невозможно подтвердить произведенные расходы, в том числе выданный аванс сотруднику. Расходы принимаются к учету, согласно дате оформления отчета.

Авансовый отчет является основанием для бухгалтерии:

• перечислить денежные средства для покрытия служебных расходов;
• подтверждение финансовых расходов, при выдаче денежных средств авансом перед командировкой.

Как заполнить авансовый отчет о командировке 2019?

Отчет о командировке - это завершающий этап всей процедуры: от составления до возвращения сотрудника.

Правильно составленный отчет должен подтвердить финансовые расходы, которые, в свою очередь, влияют на налоги.

Авансовый отчет должен составлять сотрудник, направленный в командировку. После заполнения он передается в бухгалтерию для проверки.

На завершающем этапе документ подписывается руководителем. Перечисляются израсходованные средства (при отсутствии аванса) или разница при большем расходе, чем аванс.

Требования к документу

Как сделать авансовый отчет правильно, чтобы при налоговой проверке он был принят?

Отчет относится к документам строгой отчетности. Он заполняется по форме бланка №АО-1, применяется для учета денежных средств, которые были выданы командировочному лицу.

Документ составляется в одном экземпляре на бумаге или заполняется электронно.

Отметим, что в новой форме бланка, появилась только строк: расписка бухгалтера в том, что он получил от сотрудника отчет. В остальном документ не претерпел изменений.

Форма и разделы

Как правильно заполнить:

• Лицевая сторона: заполняются личные данные сотрудника, документ, подтверждающий выдачу денег, информация по предыдущему авансу.
• Оборотная сторона: указываются даты расходов, номер документа, наименование, суммы, документы, подтверждающие операции (графы 1-6).

Все расходы должны быть подтверждены документально. Список документов приведен далее. Их необходимо хранить и по прибытии приклеить на отдельный листок А4.

Сумма к уплате будет напрямую зависеть от предоставленных квитанций и чеков.

Образец заполнения (пример)

Пример оформления авансового отчета по командировке 2019:

Пример заполнения авансового отчета

Кто подписывает и согласовывает?

Каждый документ должен быть подписан лицом, его заполнившим. Только после этого возможна передача отчета в бухгалтерию. Она проверяет правильность заполнения.

Свою подпись на проведенном документе должен поставить руководитель предприятия и главный бухгалтер. Только после этого могут быть перечислены денежные средства, которые сотрудник платил самостоятельно.

Сроки сдачи

После прибытия из командировки в течение 3 суток сотрудник должен составить и подать авансовый отчет.

Сопроводительные документы

Постановление №749 от 13.10.2008г установило определенный пакет командировочных документов:

• Командировочное удостоверение установленного образца. Оформляется в каждую командировку на территории РФ. На бланке проставляется дата, печать и подпись при выбытии из организации. Принимающая сторона проставляет печать, подпись и дата въезда, аналогично при выбытии. При возвращении сотрудника бухгалтерия проставляет дату приезда.
• Чеки, квитанции, подтверждающие .
• Чеки, билеты – все расходы, связанные с проездом к месту проведения командировки и обратно (билеты на поезд, страхование жизни при проезде, чеки на платной автодороге и т.д.)
• , утвержденный руководителем.
• Другие расходы, связанные с командировкой.

Все документы должны быть заполнены соответствующим образом. При подкреплении их к авансовому отчету каждый документ приклеивается с помощью клея на лист А4.

При нарушении требований или отсутствии оригиналов документов, указанных в отчете, бухгалтерия имеет право не оплачивать произведенные сотрудником расходы. В случаях внесения при налоговой проверке будет выявлено нарушение и наложение штрафа.

Бухгалтерии следует внимательно ознакомиться с документами, которые предоставляет сотрудник для подтверждения своих расходов.

Наиболее часто встречающийся – кассовый чек.

Если в нем не указано, какой товар был приобретен, обязательно предоставление его с товарным чеком или квитанцией.

Виды документов, подтверждающие совершенные расходы:

• Кассовый чек — обязателен при налоговой проверке, подтверждает факт оплаты. При хранении чека, нужно соблюдать определенные правила. При намокании или длительном нахождении на солнце информация может исчезнуть. Такой чек невозможно будет приложить к возмещению расходов. Некоторые организации работают без кассового аппарата или на кассовом чеке пробивают только итоговую сумму. В этих случаях необходимо запросить товарный чек.
• Товарный чек – в нем указывается подробное описание хозяйственной операции, количество, цена, итоговая сумма, наименование организации, дата, подпись и должность заполнившего. В авансовый отчет прикладывается вместе с кассовым чеком. При отсутствии последнего на ТЧ должна стоять печать организации-продавца. Отметим, сумма и дата в товарном чеке должна совпадать с кассовым чеком.
• Бланки строгой отчетности . На документе обязательно должны быть указано наименование, реквизиты юр.лица, хозяйственная операция, цена, сумма, дата, должность и подпись заполнившего.

Проводки

• 71 – «расчеты с подотчетными лицами» (относиться к Активно-Пассивным счетам);
• 70 – «расчеты с персоналом по оплате труда»;
• 51 – «расчетный счет»;
• 50 – «касса»;
• 94 – «недостачи и потери предприятия».

Когда утвержден отчет, проводки выглядят следующим образом:

• При выдаче аванса: бухгалтером оформляется РКО и выдаются денежные средства. При получении сотрудник подписывает расходник. Дт71-Кт50
• При перечислении денежных средств с расчетного счета на расчетный счет сотрудника: составляется проводка Дт71-Кт51. В этом случае оформляется платежное поручение в банк. Подтверждением получения денежных средств выступает банковская выписка.
• Денежные средства выданы, необходимо закрыть сумму. Это возможно после приезда сотрудника из командировки и подтверждение расходов соответствующими документами. Проводки: Дт10-Кт71 – покупка материалов, Дт41-Кт71 – покупка товаров, Дт20-Кт71, Дт26-Кт71, Дт44-Кт71 – торговая или производственная деятельность предприятия.
• Когда сумма израсходованных средств больше выданных, составляется обратная исходной проводке и деньги возвращаются в кассу. Оформляется ПКО: Дт50-Кт71 или Дт51-Кт71 (на расчетный счет).
• При недостаточности аванса на командировку, деньги перечисляются сотруднику из кассы. Оформляется РКО: Дт71-Кт50 или Дт71-Кт51 (с расчетного счета).
• В случае, когда сотрудник потерял чеки или израсходовал деньги на личные цели, которые не связаны с командировкой, составляется следующая проводка: Дт94-Кт71 – денежные средства с подотчётного лица списываются в недостачи предприятия. Дт70-Кт94 – сумма из недостач должна быть вычтена из заработной платы сотрудника, который не смог отчитаться о выданном авансе.

Нюансы составления при командировке за границу

Оформление сотрудника в процедура несколько сложнее, чем по России.

Основные расходы при командировке за границу:

• . Размер устанавливается организацией самостоятельно и фиксируется на локальных актах. Сумма до 2500 руб./день не облагается налогом на доходы физ.лиц. поэтому организации обычно останавливаются на этой сумме. До пересечении границы с зарубежной страной и по возвращении обратно, их размер равен максимально возможной на территории РФ. Рекомендации: при определении расходов ориентируйтесь на прожиточный минимум принимающей страны.
• Расходы на проезд – оплата к месту назначения оплачивается отдельно. Проезд по городу на такси, автобусе – иногда учитываются в командировочных расходах.
• Расходы на проживание – гостиница, отель. Любые расходы должны быть подкреплены квитанциями, счетами, чеками.
• Оформление загранпаспорта и визы — расходы на гос.пошлину, консультации специалистов можно списать на командировочные расходы.
• Прочие расходы: сборы и пошлины, транзит транспортного средства.

Зарубежная командировка оформляется аналогично служебной поездке по России. Издается приказ о направлении сотрудника в командировку. В нем указывается номер и дата приказа, фамилия имя отчество сотрудника, должность, место назначения (со страной), цель командировки.

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Таким образом, мы рассмотрели, как оформить авансовый отчет. Он оформляется после каждой командировки, сопровождаемой расходами.

Сотрудник должен составить его в течение 3 дней после возвращения. Бухгалтерия проверяет правильность оформления и передает на согласование руководителю. После подписи директора сотруднику перечисляют денежные средства, если расход превысил аванс.

Если аванс был больше расхода, сотрудник должен вернуть их в кассу предприятия. При его нежелании, бухгалтерия в принудительном порядке списывает ее из заработной платы.