Распорядительные документы. Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении любых форм собственности. Виды документов. Распорядительные документы: постановление, приказ, указание, решение, распоряжение К распорядительным документам относя
Постановление . Это правовой акт, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами.
Текст постановления может содержать констатирующую часть. В этом случае излагается вступление (указание причины издания документа), доказательство (перечисление основных фактов), заключение (формулировка цели издания постановления).
Обязательной является постановляющая часть, включающая действие, которое необходимо предпринять, срок исполнения, ответственных за исполнение (фамилия, инициалы должностного лица (лиц). Ключевым словом этой части является «ПОСТАНОВЛЯЕТ: …». Например: Общее собрание акционеров ПОСТАНОВЛЯЕТ: …
Решение . Это правовой акт, принимаемый коллегией министерств или ведомств, учеными советами и т.д. в целях разрешения наиболее важных вопросов их деятельности.
Решения оформляются по той же схеме, что и постановления, но ключевым словом текста является «РЕШИЛ». Например: «^ Ученый Совет… университета РЕШИЛ…», «Коллегия … РЕШИЛА …».
Распоряжение . Это акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках присвоенной должностному лицу, государственному органу компетенции в целях разрешения оперативных вопросов.
Распоряжения издают правительство, министерства, ведомства, администрации краев, областей, городов, районов, предприятий, организаций, учреждений. Для граждан и организаций, которым распоряжение адресовано, оно имеет обязательную силу.
Распоряжение может включать констатирующую часть, в которой, как и в постановлении, есть вступление, доказательство, заключение. Основная часть этого документа – распорядительная. В ней указывается действие, которое необходимо предпринять, конкретные поручения, срок исполнения, ответственные за исполнение. Ключевое слово, разделяющее констатирующую и распорядительную части, отсутствует.
Указание . Распорядительный документ, издаваемый министерствами, ведомствами, организациями, руководителями преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов.
В зависимости от содержания распорядительная часть указания начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ…» или «ОБЯЗЫВАЮ…». Далее следуют пронумерованные указания, пункт о контроле над исполнением. Указание должно иметь заголовок. Вступительная часть не обязательна.
Приказ. Это правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений, объединений, организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия.
Приказ издается для решения оперативных задач. Он является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. В деятельности организаций различаются приказы по организационным вопросам, основной деятельности и кадровому составу. Приказ обязателен для всех работников данной организации.
Приказ оформляется на специальном бланке организации с указанием вида документа – ПРИКАЗ. Обязательными реквизитами приказа являются: наименование вышестоящей организации (при ее наличии), название вида документа, дата и номер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы. Заголовок должен быть кратким и четко отражать основное содержание документа. Например: О внесении изменений в должностную инструкцию; О назначении на должность; О прохождении флюорографического обследования.
В первой части приказа указывается причина или основание создания документа. Обычно она начинается словами В связи с…. Если содержание документа в пояснении не нуждается, он содержит только распорядительную часть.
Распорядительная часть начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ…». Если требуются управленческие действия, то используются глаголы в неопределенной форме: внести изменения…, назначить…, перевести…, объявить…. Если действия или задания предполагают конкретного исполнителя, приказ начинается с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы ставятся в тексте после фамилии). Например:
ПРИКАЗЫВАЮ:
Главному бухгалтеру Новиковой Т.Н. открыть отдельный расчетный счет …
Срок исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр: 15.04.05.
В последнем пункте приказа указываются конкретные должностные лица, на которых возложен контроль за исполнением данного распорядительного документа. Используются формулировки: Контроль за исполнением приказа возложить на…, Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.
Информационно-справочные и справочно-аналитические документы
Большинство документов, создаваемых в организациях и поступающих извне, содержат информацию о фактическом положении дел в данной и других организациях, служащую основанием для изучения распорядительных документов.
К информационно-справочным и справочно-аналитическим документам относятся справки, акты, докладные записки, сводки, обзоры, письма и т.д. По отношению к организационно-распорядительным документам они носят вспомогательный характер и не являются обязательными к исполнению. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть принята к сведению.
Справка . Справки бывают двух видов: с информацией о фактах и событиях служебного характера и с информацией, удостоверяющей тот или иной юридический факт, необходимой частному лицу для представления в организацию или учреждение.
Реквизиты справки: 1) наименование жанра документа; 2) именование лица (фамилия, имя, отчество), которому она выдается; 3) текст, содержащий требуемую информацию; 4) наименование адреса (организации, для которой предназначается справка); 5) подпись должностного лица. Обозначение адресанта обычно содержится в угловом штампе организации или трафаретном оформлении бланка справки; там же чаще всего предусмотрено обозначение даты. Юридическая сила документа чаще всего подтверждается печатью организации.
Основные языковые модели справок:
Обозначение адресата: Дана для представления в …
Докладная записка . Это документ, адресованный руководству и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место факте, о выполненной работе, а также содержащий выводы и предложения составителя. Докладная записка готовится как по инициативе работника, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки – побудить руководителя принять определенное решение. Докладные записки по указанию руководства чаще всего носят отчетный характер.
Реквизиты докладной записки: 1) адресат (наименование должностного лица, его фамилия, инициалы); 2) наименование жанра документа; 3) текст (информация, предложение и его аргументация); 4) список документальных приложений (если они требуются); 5) наименование организации (или в штампе). Докладная записка может содержать заголовок.
Ключевое слово докладной записки – Прошу… Широко используются клишированные конструкции: В связи с…, В соответствии с…, Возникла необходимость (чего)…, Согласовать вопрос….
Объяснительная записка . Это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта) или объясняющий причины какого-либо события, факта, поступка. Объяснительные записки делятся на две группы. К первой относятся документы, сопровождающие основной документ и поясняющие содержание его отдельных положений. Они оформляются на общем бланке учреждения. Вторую группу составляют объяснительные записки по поводу каких-либо ситуаций, происшествий, поступков и поведения отдельных работников. Текст таких записок должен быть убедительным, мотивированным. Схема текста объяснительной записки в принципе не отличается от реквизитов докладной записки и их расположения.
Заявление . Внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица информации узкой направленности. Адресантом заявления может быть должностное лицо внутри этой же организации (служебное заявление), Частное лицо (личное заявление). В некоторых случаях заявление может быть коллективным: когда проблема, затрагиваемая в документе, касается нескольких человек или всего коллектива.
Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены обычно одному вопросу. Цель личного заявления – реализация или защита своих интересов.
Реквизиты личного заявления: 1) адресат; 2) именование заявителя: фамилия, имя, отчество (адрес, телефон – при адресации от частного лица в организацию); 3) наименование жанра документа; 4) текст, формулирующий интересы или права заявителя с необходимой аргументацией; 5) список документальных приложений (если они есть); 6) подпись заявителя; 7) дата.
Нередко вызывает затруднения второй реквизит документа: как оформить фамилию заявителя – в форме родительного падежа с предлогом (от) или без предлога? С точки зрения норм литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается адресующий характер документа и ставится вопрос от кого? (от Иванова И.И.), во втором случае подчеркивается принадлежность документа – чье заявление? (Иванова И.И.). В настоящее время более распространен второй вариант оформления именования адресанта – без предлога.
Наименование жанра также вызывает затруднения: писать ли слово заявление с прописной или строчной буквы и ставить ли после него точку? Традиция признает оба варианта: заявление – Заявление. Точку можно ставить потому, что после слова заявление заканчивается предложение. Точку можно не ставить, т.к. слово заявление вынесено в отдельную графу, т.е. является своеобразной рубрикой, а в рубрикациях знаки препинания не ставятся.
Дата может оформляться либо тремя парами арабских цифр (15.04.05), либо развернуто (15 апреля 2005 г.)
Служебное заявление организуется по той же схеме, что и личное.
Ключевое слово этого жанра – Прошу. Используются языковые формулы: Ставлю Вас в известность…, Довожу до Вашего сведения…, Ввиду того, что…, В связи с тем, что…, Прошу Вашего разрешения…, Прошу дать ответ…, Прошу оказать содействие…, Прошу принять меры…, В случае неполучения ответа…
Акт. Документ, подтверждающий установленный факт, событие. Чаще всего акты выставляются комиссиями, в отдельных случаях – одним или несколькими должностными лицами. Поводы для составления актов могут быть различными, отсюда и большое число разновидностей актов: акты ликвидации (учреждений, предприятий, организаций); приема-передачи (при смене руководства, передаче дел, материальных ценностей); уничтожения дел; инвентаризации и т.д. В акте отражаются только те факты, которые точно установлены лицами, подписывающими документ.
Текст акта делится на три части: введение, констатирующую часть и выводы. Текст введения во всех актах формализован. В нем указывается распорядительный документ, на основании которого составляется акт, событие или действие, послужившее причиной составления акта, его номер и дата. Далее следует слово Составлен и перечисляются фамилии (с инициалами) составителей акта.
В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, проделанной составителями акта, ее результаты. Заключительная часть акта содержит выводы и рекомендации. Эта часть не является обязательной – текст может заканчиваться и констатацией фактов. В конце ставятся подписи, при этом должности перед фамилиями не указываются.
Как и в ряде других документов, в акте текст предваряет заголовок, начинающийся с предлога о (об) и формулируемый с помощью отглагольного существительного: О проверке…, О списании…, О приеме-передаче…
Некоторые виды актов требуют утверждения руководством вышестоящего ведомства (министерства).
Узнайте, что представляют собой распорядительные документы, какие их виды может содержать система распорядительных документов организации в 2016 году, где искать общие стандарты оформления и требования к распорядительным документам в 2016 году, почему приказ - основной распорядительный документ, а также какие элементы включаются в состав распорядительных документов.
Из этой статьи вы узнаете:
- какую функцию выполняют распорядительные документы;
- какие существуют виды распорядительных документов;
- как происходит оформление распорядительных документов;
- какие требования к распорядительным документам предъявляются действующим законодательством.
Распорядительные документы закрепляют задачи, функции и цели всей организации или ее отдельных сотрудников (как руководящих, так и рядовых). Если в ходе операционной деятельности учреждения возникает потребность в выполнении конкретных действий, именно распорядительными документами утверждается порядок их реализации, а также права и обязанности работников, которые привлекаются к процессу.
Виды распорядительных документов
Согласно ГОСТ («Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», ГОСТ Р 6.30-2003 ), в 2016 году система распорядительных документов любой организации может быть представлена:
- постановлениями;
- распоряжениями;
- решениями;
- приказами;
- указаниями.
Все виды распорядительных документов должны использоваться по назначению. В каждом конкретном случае выбор типа документа осуществляется исходя из полномочий, статуса и компетенции должностного лица, которое его издает. Учитывается и порядок принятия управленческого решения (коллегиальный или единоличный). Как правило, приказы и распоряжения издает генеральный директор или его заместитель. Если документ издается в результате рассмотрения вопроса коллегиальным органом управления, оформляется постановление или решение.
Основной распорядительный документ
Приказ - основной распорядительный документ. Это самый распространенный вид управленческого документа в практике делопроизводства, обычно издаваемый по основным вопросам. Приказами утверждаются локальные акты, инструкции, перечни и номенклатуры, отчеты и планы развития производства, штатные расписания и типовые формы документов, решения о реорганизации предприятия или смене режима его работы. Изданием приказов сопровождаются прием, перемещение и увольнение работников, а также другие процедуры, касающиеся внутренней жизни организации.
В приказах отражаются решения конкретных задач, стоящих перед организацией, причем любой приказ позже можно отменить другим распорядительным документом. Издавая приказ об отмене предыдущего решения руководства, необходимо указывать дату, с которой действие распорядительного документа прекращается, а также его номер и точное наименование.
Все приказы обязательно проходят регистрацию, причем отсчет порядковых номеров ведется в пределах календарного года. Иногда в порядке, установленном номенклатурой дел организации, порядковый номер приказа дополняется буквенными или цифровыми обозначениями. Например, для группы приказов по личному составу может применяться обозначение «л/с», а для приказов по основной деятельности - «о/д».
Текст обычно состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной: в первой части освещается суть рассматриваемого вопроса или цитируются предыдущие решения, во второй формулируется поручение. И если констатирующая часть не считается обязательной (во многих распорядительных документах она попросту отсутствует), то распорядительная как раз несет основную смысловую нагрузку.
Требования к распорядительным документам
Подробные требования к распорядительным документам изложены в ГОСТ Р 6.30-2003. Проставляя реквизиты, необходимо указывать код организации (по ОКПО) и код формы документа (по ОКУД), а также следить, чтобы используемое при оформлении название организации совпадало с данными учредительных документов. В качестве автора указывается должностное лицо, представляющее организацию.
Не забывайте вносить справочные данные: почтовый адрес, номера телефонов и другие данные об организации, а также наименование документа и дату. Если речь идет о приказе или распоряжении, обязательно ставится дата его утверждения или подписания, а в постановлении или решении указывается дата заседания, на котором оно было принято.
Регистрационный номер документу присваивается в соответствии с принятой в организации номенклатурой дел, в случае необходимости на первом листе проставляется гриф ограничения доступа («Конфиденциально», «Строго секретно» и т. д.). Распорядительные документы организации в 2016 году подписываются исключительно должностными лицами, за которыми уставом закреплено соответствующее право.
Вложенные файлы
- Приказ об организации воинского учета (бланк).doc
- Приказ о реорганизации организации (бланк).doc
- Приказ об утверждении графика сменности (бланк).doc
Доступно только подписчикам
- Приказ об организации воинского учета (образец).doc
- Приказ о реорганизации организации (образец).doc
- Приказ об утверждении графика сменности (образец).doc
Распорядительные документы - это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации.
С помощью распорядительных документов осуществляется общая функция управления, в которой особо выделяется более частная функция регулирования, позволяющая органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, согласованность в работе всех звеньев производства.
Различаются несколько видов распорядительных документов, а именно:
Постановление
Решение
Распоряжение
Указание
Наиболее часто используемыми в управленческой практике являются два вида документа: приказ и распоряжение. Эти документы создаются в организациях, действующих на основе единоначалия, т.е. в них вся полнота исполнительной власти принадлежит одному лицу. Различия между приказом и распоряжением нередко оказываются стертыми, в организациях в одних и тех же случаях могут издаваться и приказы, и распоряжения.
Приказ - это правовой акт , издаваемый руководителем, действующим на основе единоличного принятия решений, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед организацией. Этот документ может оформляться на специальном бланке - бланке приказа или бланке с угловым или продольным расположением реквизитов.
Приказы по организационным вопросам;
Приказы по основной деятельности;
Административно-хозяйственным вопросам;
Личному составу.
Приказы по организационным вопросам издаются в случаях создания, реорганизации или ликвидации учреждения, при утверждении организационной структуры и штатного расписания организации, в целях утверждения и введения в действие различных организационно-методических, плановых и отчетных документов.
Приказы по основной деятельности издаются во исполнение нормативных правовых актов вышестоящих органов власти и управления, а также в целях осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из функций и задач, стоящих перед организацией.
Основные группы приказов по основной деятельности предприятия:
Установление режима работы и внесение изменений в него;
Финансирование деятельности;
Материально-техническое обеспечение;
Информационное и документационное обеспечение;
Другие приказы в зависимости от специфики деятельности организации.
Основные группы приказов по административно-хозяйственным вопросам:
Соблюдение правил внутреннего распорядка деятельности;
Эксплуатация зданий, помещений;
Транспортное обслуживание, внутренняя связь;
Приказы о кадровых перемещениях в организации являются приказами по личному составу. Основные группы приказов по личному составу:
Оформление приема на работу работника;
Перевода на другую работу работника;
Увольнение работника;
Оформление поощрений работников;
Наложение взысканий на работников;
Установление надбавок к окладам;
Предоставление отпусков без сохранения заработной платы;
Предоставление отпусков по уходу за ребенком;
Изменение фамилии, имени, отчества;
Проведение аттестации персонала;
Повышение классности (разряда) работника;
Расследование несчастных случаев с работниками;
Направление в загранкомандировки;
Направление в длительные командировки (свыше месяца) внутри страны;
Прохождение практики студентов (если в этот период студентам выплачивается заработная плата и ими уплачиваются страховые взносы в Пенсионный фонд Российской Федерации).
Такие приказы состоят из пунктов, каждый из которых касается отдельного работника. Приказ по личному составу доводится до сведения сотрудника под расписку с проставлением его подписи и даты ознакомления.
Процедура издания приказов включает:
Инициирование решения (обоснование необходимости принятия решения);
Сбор и анализ информации по вопросу;
Подготовка проекта распорядительного документа;
Согласование проекта документа;
Внесение проекта распорядительного документа на рассмотрение;
Подписание документа;
Доведение распорядительного документа до исполнителей.
Вначале создается проект документа. Он готовится по поручению руководителя организации, по инициативе руководителей структурных подразделений, а также отдельных специалистов (в последних двух случаях вопрос об издании приказа предварительно обсуждается с руководителем организации). Созданию проекта приказа предшествует большая подготовительная работа, заключающаяся в тщательном и всестороннем изучении вопросов, требующих разрешения.
Прежде всего необходимо изучить законодательные акты и решения правительства, ведомственные нормативные акты, предшествующие распорядительные документы по данному вопросу, чтобы содержащиеся в приказах поручения соответствовали действующему законодательству. Также предполагаемые действия по осуществлению решений приказа должны обеспечиваться достаточными материально-техническими и финансовыми средствами.
Если проект приказа должен быть согласован с ведущими специалистами, он оформляется на стандартном листе бумаги с проставлением в верхнем правом углу слова «Проект». Текст проекта документа должен составляется как окончательный документ и содержать следующие реквизиты: «наименование организации», «наименование вида документа», «дата», «регистрационный номер документа», «место издания», «заголовок к тексту», «текст», «подпись», «визы согласования».
Текст приказа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога «о» («об») и формулируется при помощи существительных, называющих основную тему документа (о назначении…, об утверждении…, об итогах…, о мерах…; например: о создании аттестационной комиссии).
Основной текст приказа состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть вводит в существо рассматриваемого вопроса, в ней объясняется необходимость создания приказа. Разновидности констатирующей части выделяются в зависимости от того, что служит обоснованием распорядительной части документа.
В качестве обоснования могут выступать:
Формулировка целей и задач, стоящих перед организацией, описание фактов или событий, послуживших причиной издания приказа, их оценка.
Наиболее употребительные слова и словосочетания в этой части документа: в соответствии с постановлением, решением и т.д.; во исполнение постановления, решения, приказа, распоряжения и т.д.; в связи с возможностью, необходимостью, началом, отказом и т.д.; в целях улучшения, экономии, ограничения, увеличения и т.д.
В случае, если поручаемые действия не требуют особого пояснения и являются очевидными, констатирующая часть в приказ не включается.
Распорядительная часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки от абзаца, в конце слова ставится двоеточие. Если в распорядительной части указываются различные по характеру действия и несколько исполнителей, она делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами, и каждый из них начинается с красной строки.
Пункты распорядительной части могут содержать конкретные поручения или положения организационного характера, включая следующую информацию:
Наименование должностей, фамилию, инициалы исполнителя(ей) в дательном падеже. Исполнителя можно указывать и обобщенно, например: директорам заводов, руководителям архивов.
Поручение, которое выражается глаголом в неопределенной форме (осуществить, обеспечить, подготовить, отгрузить и т.д.).
Срок выполнения поручения, приводящийся либо в каждом пункте, либо отдельным пунктом для всех предписываемых действий.
Таким образом, общая структурная схема пунктов распорядительно части выглядит следующим образом: кому? что сделать? к какому сроку? (например: Руководителю первого отдела А.А. Иванову разработать должностные инструкции к 25.05.2015).
При наличии промежуточных сроков выполнения поручения или при разбивке предписываемого действия на отдельные задания каждое из них формулируется отдельным подпунктом. Каждый пункт распорядительной части проекта приказа содержит только одно задание с одним сроком исполнения, например :
Срок исполнения не указывают, если поручения носят постоянных характер. Количество исполнителей по каждому пункту не ограничивается.
Если предписываемые действия носят организованный характер, они формулируются следующим образом:
Если проект приказа отменяет в какой-либо части ранее изданные документы по рассматриваемому вопросу, то в предпоследнем пункте документа они перечисляются, например:
В последнем пункте приказа - о контроле - указываются должностные лица, ответственного за исполнение документа, его инициалы и фамилия, например:
При большом объеме информации в проекте приказа излагаются лишь основные вопросы, дополнительная же информация (графики, схемы, таблицы, списки и т.д.) оформляется в приложениях. В этом случае в соответствующих пунктах распорядительной части даются ссылки:
На приложениях в правом верхнем углу печатается слово «Приложение» (если приложений несколько, они нумеруются) с указанием, к какому приказу или отдельному пункту документа относится приложение:
Приложения к приказу должны иметь соответствующие названия (список, перечень, план мероприятий, график и т.п.). Каждое приложение визируется на последнем листе руководителем подразделения, готовившим приложение к проекту документа, или его вышестоящим руководителем.
После подготовки проекта документа он должен быть согласован. Согласование может быть внутренним или внешним (внешнее согласование оформляется на отдельном листе - листе согласования).
Внутреннее согласование (или визирование) производится с ответственными лицами или заинтересованными работниками (так, соответствие приказа действующему законодательству согласовывается с юристом, финансовые вопросы - с бухгалтерией). Юридическая служба при визировании проекта документа должна определить целесообразность оформления данного вопроса приказом или распоряжением, соответствие проекта документа законодательству, проверить отсутствие противоречий ранее изданным приказам. Визы согласования включают наименование должности работника, его личную подпись, расшифровку подписи, дату.
В процессе согласования могут быть высказаны замечания и дополнения к проекту документа. Если замечания и дополнения незначительны, они вносятся непосредственно в проект приказа и помещаются на оборотной стороне последней страницы первого экземпляра документа (кроме виз на обороте последнего листа документа могут указываться сведения о его исполнителе, а также отметка о рассылке). Если замечания и дополнения носят серьезный и принципиальный характер, они оформляются на отдельном листе согласования, при этом при визировании делается отметка: замечания прилагаются.
Разработчики документа могут согласится с замечаниями и доработать проект, но имеет право и отказаться от них. В последнем случае разработчики проекта при представлении окончательного варианта документа на рассмотрение руководителю обязаны приложить к нему все замечания, полученные в ходе согласования документа. В случае согласия руководителя с высказанными замечаниями составить документа обязан изменить текст с учетом мнения руководителя. Руководитель организации при принятии окончательного решения имеет право выразить также и свою собственную точку зрения.
После выполнения процедуры согласования осуществляются окончательное оформление документа на бланке учреждения и подписание его руководством. Приказы подписываются руководителем организации или, в случае длительного отсутствия руководителя, лицом, исполняющим его обязанности. Соответственно подпись может быть оформлена одним из следующих способов:
После подписания приказы регистрируются работником службы делопроизводства отдельно от других документов (регистрационные индексы присваиваются приказам в пределах календарного года), при регистрации проставляется дата (таким образом, датой приказа считается дата его подписания). С этого момента приказ вступает в силу (рис. 5.1.).
Рис. 5.1. Образец оформления приказа.
После подписания документ должен быть доведен до сведения исполнителей и ответственных лиц, указанных в списке на рассылку. Рассылка документа должна проводится в возможно сжатые сроки, поскольку срок исполнения приказа отсчитывается от даты подписания документа.
Выписка из приказа составляется в том случае, если ответственному за исполнение одного из пунктов распорядительной части необходим соответствующий текст. Выписка оформляется на общем бланке, имеет те же реквизиты, что и приказ. Распорядительная часть основного текста приказа содержит лишь тот пункт, который необходим исполнителю для работы с документом (рис. 5.2.).
Рис. 5.2. Образец оформления выписки из приказа.
Другие распорядительные документы оформляются по той же схеме, что и приказ. Их специфика определяется тем, кто является автором документа, а также характером рассматриваемых вопросов.
Решение важнейших вопросов организации отражается в постановлениях.
Постановление - это документ, принимаемы высшими и некоторыми центральными органами коллегиального управления (комитетами, комиссиями), общественными организациями для решения важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами и организациями.
Постановления состоят из вступительной части, в которой констатируется состояние рассматриваемого вопроса. Распорядительная часть начинается со слова «ПОСТАНОВЛЯЕТ», перед ним указывается название коллективного органа. Эта часть содержит перечень мероприятий с указанием сроков выполнения и служебных лиц, ответственных за их своевременное исполнение, а также тех, кому поручен контроль за выполнением постановления (рис. 5.3).
Рис. 5.3. Образец оформления постановления.
Решение - распорядительный документ коллегиального или совещательного органа управления. Решения могут создаваться министерствами, ведомствами, учеными советами, советами директоров, правлениями кооперативов, общественными организациями и т.д. по важным вопросам, входящим в компетенцию этих органов.
Юридическую силу решение обретает после его подписания председателем и секретарем коллегиального органа, присвоения ему регистрационного номера и проставления даты. Датой решения считается дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято. Распорядительная часть документа начинается глаголом «РЕШАЕТ» («РЕШИЛ»), перед которым указывается название коллегиального органа (рис. 5.4.).
Рис. 5.4. Образец оформления решения.
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично руководителем главным образом коллегиального органа управления в целях разрешения оперативных вопросов. Распоряжения издают также руководители организаций, предприятий, действующих на основе единоначалия, их заместители, главные специалисты, руководители структурных подразделений.
Содержание распоряжений связано с оперативными вопросами хозяйственной, производственной, административной деятельности (это задания руководителя учреждения или его заместителя на отдельные работы, мероприятия, выполняемые структурными подразделениями или должностными лицами). Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и распространяется на узкий круг исполнителей или структурных подразделений. Как уже отмечалось, нередко распоряжение признается документом, равноценным приказу. Разница между этими документами в том, что приказы издаются по более общим, принципиальным вопросам, а распоряжения - по более частным.
Распоряжение не отличается от приказа и по составу реквизитов и их расположению, однако часто основной текст не содержит констатирующей части. В таком случае текст распоряжения начинается с распорядительного действия - «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ», далее идут пункты, в которых формулируются распорядительные действия.
Распоряжение оформляется на бланке предприятия и подписывается директором или его заместителем (рис. 5.5).
Рис. 5.5. Образец оформления распоряжения.
Указание - это правовой акт, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами по вопросам, связанным с организацией выполнения приказов, инструкций и других актов данной или вышестоящей организации. Таким образом, указание можно отнести к разряду распорядительно-инструктивных документов. Право издания указаний внутри организаций предоставляется руководителям и их заместителям.
В тексте указаний обычно используются глаголы «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ» в зависимости от содержания документа. Текст указания в большинстве случаев имеет вступительную часть, в которой раскрываются цели и причины его издания. Указания рассылаются в подведомственные организации с целью доведения до них общих для всех норм, положений или иных сведений (рис. 5.6.).
Рис. 5.6. Образец оформления указания.
Инструкция
Деятельность любого предприятия и организации прежде всего должна осуществляться в соответствии с законом и теми стандартами, которые действуют как в целом по стране или региону, так и в рамках отдельной компании. Регламентируется эта деятельность нормативно-правовой и управленческой документацией, виды которой устанавливает Общероссийский классификатор ОК 011-93. Согласно ему, организационно-распорядительная документация выделена в отдельный вид, в который входят документы, относящиеся к:
- созданию или банкротству и ликвидации предприятия;
- оперативно-информационному регулированию его деятельности;
- найму на работу, переводу или увольнению.
В состав организационно-распорядительных документов входят: организационные, распорядительные, информационно-справочные, коммерческие и документы, касающиеся заявлений и обращений граждан, а также документация по личному составу.
К распорядительной документации относятся приказы, решения и распоряжения, касающиеся основной деятельности организации. То есть, те деловые документы, в которых доводятся до сведения отдельных работников или всего трудового коллектива принимаемые руководством организации управленческие и административные решения. Благодаря распорядительной документации осуществляется взаимодействие между аппаратом управления предприятия, его подразделениями и отдельными должностными лицами.
Каждый из видов распорядительной документации является локальным нормативным актом, которым оформляются решения, носящие разовый или периодический характер. Юридической разницы между приказом и распоряжением нет, а вот решение отличается от этих видов документов, поскольку принимается не руководством организации, а ее коллегиальным органом для разрешения какой-либо производственной задачи или отдельного вопроса.
Приказы и распоряжения делятся на регулирующие производственную деятельность и на те, что относятся к кадровой политике и личному составу. По содержанию первые касаются организационных вопросов деятельности, планирования, финансирования, отчетности, снабжения и реализации продукции, товаров или услуг, а также к другим вопросам производственного характера. Вторые – отражают взаимодействие руководства и каждого отдельного работника. К ним относятся приказы и распоряжения не только по приему и увольнению, но и те, что касаются отпусков, трудового распорядка, поощрений или дисциплинарных наказаний.
Деятельность любого предприятия регламентируется нормативными актами, что позволяет осуществлять ее в соответствии с действующим законодательством. Но для решения организационных вопросов, касающихся основного производства и взаимоотношений работодателя и работников, на предприятии разрабатываются локальные распорядительные документы, к числу которых относится и распоряжение.
Инструкция
Обязанностью и правом руководства любого предприятия является осуществление исполнительно-распорядительной деятельности посредством издания организационно-распорядительных документов. Эти документы, строго соответствующие действующим законам, регламентируют основную деятельность каждой организации. К организационно-распорядительным документам, например, решение, постановление, распоряжение. Такой локальный нормативный документ, как распоряжение, обычно касается ограниченного круга работников и имеет конечный срок действия. Он издается от имени руководителя предприятия для решения оперативных вопросов, связанных с основной деятельностью данного юридического лица.
Решение, издаваемое единолично, это юридический документ, имеющий правовые последствия и силу. Поэтому оформляется он, так же, как и приказы, на бланке предприятия с указанием его реквизитов и заверяется подписью руководителя. При оформлении решения следует руководствоваться ГОСТом Р 6.30-2003 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты». К реквизитам, которые должны быть указаны в обязательном порядке, относятся: полное наименование предприятия, название документа – «Распоряжение», дата и регистрационный номер в соответствии с утвержденной на предприятии номенклатурой организационно-распорядительной документации.
В констатирующей части распоряжения должны быть указаны причины и события, являющиеся поводом для его издания. Если основанием для принятия решения является какой-либо нормативный документ, необходимо сослаться на него и привести его полные реквизиты. Эта часть текста, как правило, заканчивается не точкой, а словами «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», после которых следует распорядительная часть этого документа. Ее текст пишется в повелительном наклонении и содержит один или несколько пунктов с указанием подразделений и их руководителей или должностей и фамилий тех сотрудников, к которым непосредственно относится данное распоряжение.
В заключительной части документа указывается фамилия и должность того сотрудника, на которого возлагается контроль над исполнением данного распоряжения. Сам руководитель, от имени которого издано распоряжение, не может быть лицом, контролирующем его исполнение. Текст этого документа должен быть заверен не только подписью руководителя, но и печатью предприятия.
Распорядительные документы играют очень важную роль в управлении любых форм собственности.
Распорядительные документы принимаются для решения важнейших задач (производственных, оперативных, кадровых и др.), стоящих перед организацией. Все распорядительные документы носят административный характер.
Для руководящих работников они являются средством исполнения распорядительных функций по отношению к подчиненным учреждениям, предприятиям, организациям и отдельным лицам.
Отличительной особенностью распорядительных документов является то, что они исходят только от вышестоящих организаций и от вышестоящих должностных лиц и обращены к нижестоящим, подчиненным организациям, отдельным лицам или группам лиц.
Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою административно-управленческую деятельность в распорядительных документах.
Важной особенностью распорядительных документов является то, что они должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
К распорядительным документам относятся постановления, решения, указания, распоряжения, приказы, инструкции, циркуляры. Подготовка основных видов распорядительных документов осуществляется в основном аналогичным образом.
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительного документа:
Изучение существа вопроса;
Подготовка проекта документа;
Согласование проекта документа;
Подписание документа.
Для постановлений и решений к перечисленным выше стадиям добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким должностным лицам или структурным подразделениям. При разработке сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. При этом должно соблюдаться главное условие, обеспечивающее качество документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования к его составителям.
Подготовка проекта документа требует изучения различных законодательных актов, нормативных документов, справок, отчетов, т.е. требует сбора всей необходимой информации по существу поставленного вопроса.
Реквизиты распорядительных документов:
Герб РФ или субъекта РФ;
Наименование организации, издающей документ;
Наименование вида документа;
Дата документа;
Регистрационный номер документа;
Заголовок к тексту;
Текст документа;
Подпись;
Визы согласования документа.
Оформление реквизитов распорядительных документов и их месторасположение на листе бумаги формата А4 или на общем бланке производится в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
Текст распорядительных документов состоит из двух частей констатирующей и распорядительной (директивной).
Констатирующая часть является введением в существо рассматриваемого вопроса. Она призвана объяснить, какими причинами вызвано издание данного распорядительного документа, н-р дается ссылка на какой-либо нормативный документ или событие, послужившие основанием для издания этого документа. В этой же части отражаются цели и задачи предписываемых действий.
Констатирующая часть распорядительных документов может начинаться устойчивыми формулировками: «В целях...», «В связи...», «В соответствии...», «Во исполнение...»
Текст констатирующей части завершается словами: «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «РЕШИЛ», «РЕШАЕТ», «ОБЯЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «РЕКОМЕНДУЮ» - в зависимости от вида документа.
Эти слова обычно оформляют прописными буквами, посредине следующей строки, от левого поля или в конце предыдущей строки, после этого ставится двоеточие и далее следуют пункты распорядительной части документа.
Основную нагрузку в распорядительных документах несет распорядительная часть, текст которой излагается в повелительной форме. К формулировкам этой части документа предъявляются жесткие требования: они должны быть конкретными, четкими, ясными, не допускающими различных толкований.
Распорядительная часть содержит предписываемые действия, фамилии должностных лиц, ответственных за выполнение этих действий и сроки исполнения.
Распорядительная часть, как правило, делится на пункты, которые нумеруются арабскими цифрами с точкой. Каждый пункт распорядительной части начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Далее в пункте указываются исполнители (должностное лицо, структурное подразделение или конкретное учреждение) и срок исполнения, который должен быть реальным и соответствовать объему предполагаемых работ.
Распорядительный документ может иметь общий для всех пунктов срок исполнения . Однако чаще срок исполнения устанавливается для каждого задания в отдельности.
Последний пункт распорядительного документа может содержать указание о должностном лице, ответственном за исполнение всех распоряжений данного документа в целом.
Распорядительные документы вступают в силу с момента их подписания и регистрации или с момента доведения их содержания до сведения исполнителя. В ряде случаев срок вступления в силу и срок действия распорядительного документа указывается в самом документе.
Оформляются распорядительные документы на бланке организации. Руководителем организации или структурного подразделения, издающего данный документ, подписывается первый экземпляр документа.
В определенных случаях проект распорядительного документа может требовать визы согласования должностных лиц и специалистов, включая юрисконсульта, главного бухгалтера организации и самого исполнителя.
Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения (см. Приложение).
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий.
Очень часто постановления утверждают различного рода нормативные документы, которые оформляются как приложения к ним.
Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:
Герб РФ или субъекта;
Наименование организации, издавшей документ;
Наименование вида документа;
Место составления или издания документа;
Дата документа, регистрационный номер документа;
Заголовок к тексту;
Подписи;
Визы согласования документа.
Текст постановления состоит из констатирующей и распорядительной частей.
Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Постановление печатают на общем бланке формата А4., но может содержать визы согласования исполнителя, юридической и финансовой службы. Подписывается постановление руководителем органа, издавшего данный документ.
Приказ и распоряжение
Приказ - это правовой документ, издаваемый организациями, действующими на основе принципов единоначалия, руководителями министерств, ведомств, отделов, управлений, учреждений объединений, организаций и предприятий для решения оперативных задач, стоящих перед ними (см. Приложение).
Приказ - самый распространенный вид распорядительного документа, применяемый в практике управления. Это один из наиболее важных документов организации.
Приказ издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных подразделений (отделов), утверждения положений, инструкций, правил и других документов, требующих утверждения, а также по кадровым вопросам.
Посредством приказа руководитель ставит перед работниками основные задачи, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для исполнения всеми работниками данной организации или отрасли, которых он касается. В отдельных случаях приказ может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от их подчиненности.
По содержанию приказы делятся на два вида: приказы по основной деятельности (по организации работы предприятия, финансированию, планированию, отчетности, снабжению, реализации продукции и другим производственным вопросам) и приказы по личному составу (приказы по кадровым вопросам - увольнение, прием, перемещение работников с должности на должность и т.д.).
Приказами оформляются решения руководителя организации по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам деятельности организации. Распоряжения издают заместители руководителя организации, руководители структурных подразделений, а также главные специалисты организации (коммерческий директор, главный инженер, главный механик) по вопросам находящимся в их компетенции.
Проекты приказов (распоряжений) готовят и вносят подразделения на основании поручений руководителя организации, его я либо в инициативном порядке. Проекты приказов по личным вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений, а в случае, если ведение кадровой документации возложено на службу ДОУ, - сотрудник службы ДОУ.
Подготовка приказа включает следующие стадии:
Изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений,
Подготовка проекта приказа,
Согласование проекта,
Подписание руководителем.
Проекты приказов готовятся специалистами предприятия по поручению руководителя.
Приказы оформляются на бланке предприятия для внутренних документов или на общих бланках документов.
Приказ должен иметь название вида документа, дату и номер. Датой приказа является дата его подписания руководителем. Нумерация приказов производится в порядке с января по декабрь в пределах года.
Приказы по основной деятельности нумеруются и ведутся отдельно от приказов по личному составу.
Приказ должен иметь заголовок, отвечающий на вопрос «О чем?».
Н-р: «О реорганизации предприятия», «Об изменении оплаты отпусков» и т.д. Недопустимо использовать заголовки типа: «Приказ по предприятию» или «Приказ генерального директора».
Текст приказа может состоять из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
В констатирующей части указываются основания издания приказа (нормативные документы государственных органов - правительства, налоговой инспекции и др. - решения Совета директоров, общих собраний акционеров, производственная необходимость). Констатирующую часть приказа опускают, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.
В констатирующей час кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться слова «в целях», «во исполнение» и т.д. Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа в родительном падеже, его автор, дата, номер и заголовок.
Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю, которое печатается от границы левого поля вразрядку строчными буквами или без разрядки прописными буквами: ПРИКАЗЫВАЮ. После слова «приказываю» ставится двоеточие. В преамбуле распоряжений используются слова ПРЕДЛАГАЮ или ОБЯЗЫВАЮ.
В распорядительной части приказа, начинающейся со слова «ПРИКАЗЫВАЮ», пишут «кому» (исполнителю или структурному подразделению), «что сделать» (указывают конкретную работу), «до какого числа» (сроки ее окончания).
Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия оков исполнения. Распорядительная часть может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.
Если приказ изменяет или отменяет какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами «Признать утратившим силу...».
Если поручение исполнителю дается на постоянной основе, то срок исполнения в приказе может отсутствовать.
Если в тексте приказа содержится несколько поручений, то текст приказа делится на пункты. Каждый пункт должен начинаться с красной строки. В последнем пункте указывается лицо или структурное подразделение, которое осуществляет контроль за исполнением приказа в целом.
В случае необходимости в приказе перечисляются ранее изданные документы (приказы, решения), действие которых данным приказом отменяется (в целом или по отдельным пунктам).
Если приказ вводит в действие какие-либо документы (инструкции, правила, положения), то они оформляются как приложения к приказу. В правом верхнем углу таких документов ставится отсылка.
Н-р: «Приложение к приказу директора АО «Эра» от 01.03.2008 г.»
После составления проекта приказа необходимо провести его согласование и подписание с соответствующими заинтересованными службами организации, издающей приказ. Проекты приказов могут согласовываться с главным бухгалтером, юрисконсультом или другими должностными лицами предприятия. Такое согласование оформляется в виде визы.
Приказы подписываются руководителем или его заместителем, которым предоставлено такое право. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.
Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект. Контроль за правильностью оформления проектов приказов (распоряжений) осуществляет служба ДОУ организации и секретарь руководителя.
Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также юрисконсультом (он визирует проекты всех нормативных правовых актов). Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.
Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Проекты приказов (распоряжений), представляемые руководителю на подпись, визируются заместителями руководителя в соответствии с распределением обязанностей. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы и докладываются для подписи при необходимости со справкой, которая должна содержать краткое изложение сути приказа, обоснование его необходимости, а также сведения о том, на основании чего подготовлен проект и с кем согласован. Датой приказа является дата его подписания. «Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу и распоряжения нумеруются отдельно.
Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры направляют адресатам в соответствии с указателем, который составляется и подписывается исполнителем. Копия подписанного приказа направляется также исполнителю и в службу ДОУ.
Приказ оформляется на общем бланке организации или специальном бланке приказа и имеет следующие реквизиты:
Наименование вида документа (ПРИКАЗ);
Дата и номер приказа;
Заголовок к тексту;
Подпись.
Дата оформляется словесно-цифровым способом, номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа.
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается через один межстрочный интервал, н-р:
Об утверждении инструкции
По делопроизводству
Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
Распоряжение - это правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений (см. Приложение).
Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга подразделений, должностных лиц и граждан. Текст распоряжения имеет те же разделы, что и приказ (указание), только в констатирующей части используется одно слово - «Предлагаю». Структура распорядительной части распоряжения аналогична структуре приказа (указания).
Распоряжения, как правило, заголовка не имеют.
Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается через 1,5-2 интервала от левой границы текстового поля (при угловом расположении реквизитов) или по центру (при центрованном) и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.
Размер и тип шрифта для оформления документов выбирается в каждой организации произвольно (сделанный выбор фиксируется в инструкции по ДОУ в данной организации). Нормативными актами использование какого-либо определенного шрифта не регламентируется, однако предпочтительным является использование шрифта Times размером 13-14 пт, рекомендованного Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 г. № 536.
В приказ и распоряжение не следует включать пункт «Приказ (распоряжение) довести до сведения...». Подразделения (должностные лица), до сведения которых доводится приказ, перечислятся в указателе рассылки, который исполнитель готовит вместе с проектом приказа.
Визы включают должности визирующих, личные подписи, расшифровку подписей и дату. Подпись состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Наименование должности печатается от левой границы текстового поля, инициалы и фамилия - от правой границы текстового поля. Приказы подписывает руководитель организации, а в его отсутствие - лицо, его замещающее. Распоряжение подписывает заместитель руководителя организации, руководитель структурного подразделения или главный специалист (главный энергетик, директор по персоналу, главный механик).
Приложения к приказу (распоряжению) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений приложения нумеруются.
Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение), а также в согласованный проект документа не допускается. Образец приказа приведен в приложении.
Указание
Указание - правовой акт, издаваемый органом исполнительной власти или организацией, имеющей ряд нижестоящих организаций, по вопросам информационно-методического характера, связанным с организацией исполнения приказов, инструкции и других актов.
Указание - это распорядительный документ, издаваемый на предприятиях и в учреждениях преимущественно по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и Других актов органов управления (см. Приложение).
Указание оформляется на общем бланке организации или специальном бланке указания и содержит следующие реквизиты:
Наименование вида документа (УКАЗАНИЕ);
Дата и номер указания;
Заголовок к тексту;
Отметка о наличии приложений (если они имеются);
Подпись.
Если указание рассылается в подведомственные организации (если их не больше трех), то в реквизите «Адресат» указываются наименования организаций, в которые направляется данный документ.
Если подведомственных организаций больше трех, адресат определяется обобщенно, н-р:
Заведующим аптек
аптечной сети «Знахарь»
Право подписи указания имеют первый руководитель, главный инженер и их заместители. Текст указания, как и приказа, состоит из двух частей - констатирующей и распорядительной. Текст констатирующей части завершается словами «Обязываю», «Предлагаю». Слово «Предлагаю» включается в констатирующую часть в том случае, когда исполнителя нельзя обязать к выполнению действий, не входящих в круг его обязанностей по занимаемой должности. Распорядительная часть указания строится так же, как и в приказе.
Решение
Решение - правовой акт, принимаемый коллегиальным органами в целях разрешения наиболее важных вопросов их компетенции.
Решение - это нормативный документ, издаваемый коллегиальным органом по важнейшим вопросам или для введения норм, положений.
Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д. (см. Приложение).
Решениями оформляют также результаты деятельности и других коллегиальных органов - коллегий министерств и ведомств, научных советов и т.д.
Следует учесть, что такой вид документа, как решение, в практике работы организаций используется все реже.
Решение подписывается председателем и секретарем коллегиального органа или лицами, ответственными за его издание.
Решения принимают органы МСУ; а также другие коллегиальные органы - советы директоров акционерных обществ, коллегии федеральных органов исполнительной власти и т.д. Проект решения коллегиального органа визируется составителем, руководителем коллегиального органа, руководителем подразделения, вносящего проект решения, юрисконсультом, а также должностными лицами, ответственными за исполнение решения.
Текст решения состоит, как и текст приказа, из констатирующей и распорядительной частей. В первой части указывают причины и цели принятия данного решения. Во второй части указывают наименование коллегиального органа, принимающего решение, затем на отдельной строке прописными буквами слово РЕШИЛ: или вразрядку строчными буквами: р е ш и л:
Распорядительную часть допускается делить на пункты, в каждом из которых указывают действие, исполнителя (организацию, структурное подразделение или должностное лицо) и срок исполнения. В последнем пункте решения указывают наименование должности, инициалы и фамилию лица, на которое возложен контроль за исполнением решения.
Решения оформляются на общих бланках коллегиального органа или на специальных бланках решения и имеют следующие реквизиты:
Название вида документа (РЕШЕНИЕ);
Дата (датой решения является дата проведения заседания коллегиального органа, на котором оно было принято);
Место издания;
Дата и регистрационный номер документа;
Заголовок к тексту;
Подпись (решение подписывает председатель коллегиального органа)
Глава
Администрации
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
10.09.2008 № 519
г. Ростов-на-Дону
Об утверждении перечня объектов
коммунально-бытового назначения,
передаваемых из федеральной
собственности в муниципальную
собственность Цимлянского района
Ростовской области
С целью освобождения государственного учреждения «Управление водными ресурсами Цимлянского водохранилища» от несвойственных ему функций в порядке, установленном распоряжением Президента Российской Федерации от 18.03.92 №114-рп,
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить перечень объектов...
2. Поручить Комитету по управлению государственным имуществом области...
