Сделать счет на оплату программа. Счёт на оплату. Бланк и образец заполнения

Счет - это документ, который служит основанием для оформления платежного поручения на оплату товара или услуг поставщику. Счет может быть выставлен в рублях или в валюте. Счет в иностранной валюте оплачивается по курсу ЦБ РФ, действующему на день оплаты, если иное не предусмотрено договором.

Любое предприятие в процессе своей хозяйственной деятельности сталкивается со счетами на оплату. Как оформлять счета, можно ли принимать от поставщиков счета с ошибками, какие программы для выставления счетов существуют — узнаете из статьи.

Многие специалисты ошибочно считают счет на оплату первичным документом. Если обратиться к Закону от 06.12.2011 № 402-ФЗ, станет понятно, что это не так. Первичный документ отражает факт хозяйственной жизни — поступление товара, списание денег, выдачу зарплаты и т. д (ст. 9 402-ФЗ). Сам по себе счет не свидетельствует о совершении хозяйственной операции.

Как оформить счет

Счет представляет собой документ, который служит основанием для оформления платежного поручения на оплату товара или услуг поставщику.

Счет может быть выставлен в рублях или в валюте. Счет в иностранной валюте оплачивается по курсу ЦБ РФ, действующему на день оплаты, если иное не предусмотрено договором.

Так как счет не относится к первичке, его форму компании разрабатывают самостоятельно. Обычно в него включают стандартные реквизиты, характерные для первичной документации: дату и номер счета, основание (реквизиты договора), наименование сторон, наименование товара (услуг), стоимость. Основной составляющей счета служат реквизиты банка.

Зачастую компании и вовсе обходятся без счетов. Оплатить товар можно на основании договора. А если перечисление денег происходит после получения товара, оплату можно произвести на основании накладной. Отсюда можно сделать вывод, что счет — это не обязательный документ.

Бывает и обратная ситуация, когда продавец и покупатель не заключают договор. В этом случае договором может служить счет на оплату. Перечисление денег поставщику будет служить согласием на осуществление сделки.

На практике можно встретить оригиналы счетов с подписями и печатью, счета в виде скана или распечатанные счета без подписей ответственных лиц. Оплату можно произвести по любому из описанных счетов. Если покупателю нужен оригинал счета, оформленный по всем канонам бухучета, целесообразно прописать порядок выставления счетов на оплату в договоре.

Как хранить счета

Законодательство не устанавливает правила хранения счетов. Однако многие компании хранят счета вместе с платежными поручениями. Порядок хранения счетов можно закрепить в учетной политике или в правилах документооборота организации.

Желательно хранить счета как минимум до завершения сделки. Это поможет избежать лишних споров с поставщиками.

Программы для выставления счета на оплату

Функция выставления счета, пожалуй, есть в любой бухгалтерской программе. Также многие интернет-банки дают возможность своим клиентам выписывать счета.

Другие статьи по теме «Основы бухучета»

Бухгалтерский учет в торговле

Бухгалтерский учет обязаны вести все организации. Вид деятельности тут роли не играет. Но от сферы деятельности компании зависят некоторые особенности бухгалтерского учета. В данной статье рассмотрим нюансы бухгалтерского учета в торговле.

Основы бухучета

Бухгалтерский учет

Любое предприятие обязано вести бухгалтерский учет. Ответственность за ведение учета возлагается на главного бухгалтера компании. Что такое бухгалтерский учет, зачем он нужен и кто имеет право не вести бухучет, расскажем в данной статье.

Счет на оплату - это не первичный документ, т.к. не отражает факта хозяйственной жизни. Он не входит в число обязательных бухгалтерских документов и в учете не отражается, но при этом играет существенную роль в расчетах между контрагентами.

Выставляет его продавец товаров или услуг, а оплачивает - покупатель или любое лицо по его поручению.

Основная цель этого документа - уведомить о необходимости платежа и зафиксировать его сумму.

Если нет заключенного договора, он может служить офертой, если будет содержать все существенные условия сделки. При этом оплата счета будет считаться акцептом оферты. Оплаченный документ будет служить подтверждением сделки между сторонами.

Утвержденной формы счета нет, как нет и законодательно закрепленных правил его оформления, но в практике его использования сложились определенные требования к содержанию.

Реквизиты:

Наличие номера и даты;

Реквизиты продавца;

Наименование покупателя;

Предмет расчетов (товар, услуга, их количество, цена, стоимость);

Ставка и размер налога на добавленную стоимость, которым облагается товар (услуга, работа);

Общая сумма;

При необходимости указывается срок, в течение которого нужно перечислить деньги.

Образец формы счета пользователи сервиса «Моё дело» могут найти в разделе «Бланки».

НДС в счете

Если продавец товаров или услуг - плательщик НДС, он должен отдельной строкой выделить сумму НДС.

Если продавец освобожден от уплаты НДС, например, в связи с применением специального налогового режима (УСН, ЕНВД, ПСН), сумму НДС в счете выделать не надо, но нужно сделать пометку «Без НДС» и указать причину. Например, «На основании пункта 2 статьи 346.11 НК РФ» (если документ выставляет организация на УСН) или «На основании пункта 3 статьи 346.11 НК РФ» (если выставляет ИП на УСН).

Что, если наоборот, вы работаете на спецрежиме, а поставщик товаров или услуг выставил вам счет с НДС? Смело оплачивайте всю сумму, указанную в нем, и в назначении платежа указывайте «Включая НДС 18%» (или другую ставку налога, указанную в счете). Это налог не ваш, а поставщика, и то, что вы оплатите НДС и укажете это платежке, для вас никаких последствий иметь не будет.

Чем отличаются счета индивидуальных предпринимателей и организаций

Отличия есть, но их немного.

Индивидуальный предприниматель указывает Ф.И.О, организация - наименование по уставу.

ИП ставит одну свою подпись, а счет организации подписывают руководитель и главный бухгалтер.

Счет ИП содержит только ИНН, а организации - ИНН и КПП.

Документ ИП может быть без печати, если предприниматель работает без нее.

Можно ли оплачивать без счета

Можно, без проблем.

Есть договор? При перечислении денег можно сделать ссылку на него. Есть накладная или акт? Ссылайтесь в платежке на них.

Более того, можно вообще платить без документа-основания. В назначении платежа вы можете просто указать товар или услугу, и этого будет достаточно.

Но если по каким-то причинам дело дойдет до суда, эффективнее будет показывать там реальные документы на оплату - тот же самый счет, накладную или договор. К тому же вам и самим так будет удобнее отслеживать оплаты, и в учете будет больше порядка.

Как передать счет контрагенту

Любым удобным способом: передать лично в руки, отправить обычной почтой, факсом или по электронной почте.

Самый удобный способ - сформировать счет в сервисе «Моё дело» и не распечатывая отправить ссылку на него контрагенту, сразу с кнопкой оплаты. Так вы сократите время расчетов.

Счет на оплату, счет-договор, счет-фактура - что в них общего

Счет-договор - это, по сути, тот же самый документ на оплату, но дополнительно включающий в себя реквизиты договора.

В нем прописываются условия доставки, сроки перечисления денег, порядок возврата, обмена, хранения и все то, что продавец считает нужным сообщить о товаре или услуге.

Этот документ обычно заменяет договор, если сумма сделки небольшая.

Факт оплаты счета-договора подтверждает согласие покупателя с указанными условиями.

У счета-фактуры совсем другая функция - подтвердить факт поставки товара (выполнения работ или услуг) и указать на наличие НДС в сделке.

Применяется индивидуальными предпринимателями и компаниями, работающими на ОСНО. Выдается вместе с накладной или актом выполненных работ.

Выставление счета на предоплату и постоплату: в чем разница?

Только в сроках платежа. Участники сделки могут зафиксировать в договоре внесение предоплаты сразу после его подписания.

Тогда продавец выставляет счет на аванс, а на остаток документ выставляется после подписания накладных покупателем.

Это уже постоплата, так как она производится после получения товара.

Можно вообще не заморачиваться и при желании выставить один общий документ на всю сумму договора, а контрагент будет его оплачивать частями.

Журнал счетов: нужная опция

Чтобы не запутаться во всех документах, выставленных контрагентам, полезно вести журнал их учета. Это делать не обязательно, но желательно, т.к. систематизация выставленных документов удобна прежде всего вам самим.

Имея под рукой информацию, когда, кому и на какую сумму были выписаны документы, продавец без труда отследит любой платеж, а еще вовремя напомнит о долге нерадивому покупателю.

Форма журнала определяется продавцом, главное, чтобы он содержал данные о платежах и плательщиках. Можно вести один реестр для всех счетов организации, а можно завести отдельный по каждому контрагенту.

Выставление счетов в сервисе «Моё дело»

В сервисе «Моё дело» вы сможете формировать документы в считанные секунды, причем реквизиты ваши и контрагента подтянутся автоматически. Вы можете загрузить в сервис сканы подписи, печати, логотипа - и они будут автоматически отображаться в выставляемых документах.

Система систематизирует информацию по выставленным и оплаченным счетам, свяжет поступившие средства со счетом, договором и накладной, и отразит сумму в учете. Вы всегда сможете отследить любую сумму и подтверждающие документы по ней.

Если вы из месяца в месяц выставляете одним и тем же клиентам счета и акты на одинаковую услугу, создать новый документ вы можете просто скопировав предыдущий. Также очень удобно выставлять акты сразу по группе счетов. Для этого в реестре документов вы просто ставите галочки напротив тех счетов, по которым нужно выставить закрывающие документы. Одним кликом по кнопке «Создать» сформируются акты или накладные. Любой документ, созданный в сервисе, можно скачать в формате Excel или PDF.

Бланк счета на оплату и любого другого документа вы можете найти в базе шаблонов нашего сервиса. Наши эксперты отслеживают все изменения в законодательстве, чтобы вы работали только с актуальными документами.

Иногда предпринимателю-продавцу приходится выставлять счета на оплату товаров или услуг. Форма и содержание этого документа не регулируются законодательством , но в течение долгой практики его применения сложились некоторые единые стандарты. Основываясь на них, можно оформить счет от ИП и от ООО, поскольку единственное различие между двумя бумагами состоит в том, что на первой расписывается только предприниматель, а на второй – руководитель и главный бухгалтер предприятия.

Назначение и содержание

Счет - это документ, который выставляется продавцом. Весь процесс сотрудничества контрагентов можно описать таким образом:

• Покупатель связывается с предпринимателем и сообщает о своем намерении приобрести товар/услугу.
• Продавец выставляет счет на оплату и направляет его покупателю обговоренным способом: онлайн, почтой или лично.
• Покупатель переводит выставленную денежную сумму на р/с продавца.
• Продавец дожидается поступления средств, а затем приступает к выполнению своих обязательств.

В счете указывается следующая информация:

• данные продавца;
• данные покупателя;
• перечень товаров или услуг;
• их количество;
• цена за единицу товара/услуги;
• итоговая сумма заказа;
• реквизиты р/с продавца.

Когда нужно выставлять

Иногда для сотрудничества двух сторон достаточно заключения договора, в данном документе прописываются объемы поставок, сроки и сумма к оплате. Если же клиент заказывает товар время от времени и в разных количествах, по каждой отдельной сделке осуществляется выставление счета, в котором обозначается стоимость разовой покупки. Заключить договор все равно придется, но в нем указываются только общие положения о сотрудничестве.

Счет выставляется и в таких ситуациях:

• Контрагенты не успели заключить договор, а поставку товара нужно осуществить в сжатые сроки. Поставщик может сформировать счет на оплату, а чуть позднее стороны скрепят свои отношения договором.
• Покупателю требуется единоразовая поставка, и оформлять долгосрочный договор просто не имеет смысла.

Если отразить в документе все условия сотрудничества, присущие договору, он будет выполнять роль оферты. То есть оплаченный счет станет подтверждением заключения сделки между двумя контрагентами, и его можно будет использовать в суде. Необходимости в заключении договора в таком случае нет.

Как правильно выписать

Счет - это не бухгалтерский документ. Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Их можно выписывать в произвольном виде.

Реквизиты

Главное и единственное требование, которому должен соответствовать счет - это наличие всех обязательных реквизитов. К таким относят:

Если вместо ИП расписывается его доверенное лицо или директор, рядом указываются реквизиты доверенности , которая подтверждает его полномочия. А также должность физического лица, ФИО и расшифровка.

Образец формулировки в счете на оплату, который должен выставить представитель ИП: «Директор Маятников О. Д., действующий в интересах ИП Скворцова И. П. по доверенности №12 от 31.03.2019».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке. Все так привыкли, поэтому усложнять восприятие информации, нарушая устоявшийся порядок, ни к чему.

Как правильно выставить счет на оплату от ИП в 2019 году:

• В шапке размещают личные данные поставщика и покупателя.
• Затем переходят к банковским реквизитам.
• После указывают порядковый номер документа и дату его составления.
• Перечень услуг или работ, количество, цена и стоимость.
• Если товар реализуется с НДС, нужно добавить для него отдельную графу. Если без - сделать уточнение возле цены: «Без НДС».
• Далее можно сделать сноску с крайними сроками и другими условиями поставки товара или оказания услуг.
• В завершение ставится подпись, печать индивидуальные предприниматели ставить не обязаны.

Сформировать счет можно в любой бесплатной офисной программе. Шаблон делается всего единожды, а затем заполняется правильными сведениями, актуальными для конкретной сделки.

Если возиться с программами лень, можно заполнить готовую форму онлайн в одном из бесплатных сервисов, как вариант, Service-Online или «Контур. Бухгалтерия ». Первый онлайн-сервис позволяет распечатать готовый файл, а с помощью второго можно осуществить его загрузку на компьютер в формате Word/PDF либо сразу отправить покупателю. Оба сервиса абсолютно бесплатные .

Поскольку электронные образцы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, проще выставить счет на оплату от ИП онлайн, отослав его на электронную почту.

Как правильно отразить НДС

Предприниматели оплачивают НДС только на общем режиме налогообложения, на УСН и ЕНВД все обязательные платежи заменяются единым налогом. Если ИП работает с НДС, он должен выделить его сумму в счете. Это можно сделать двумя способами:

1. Включить налог в итоговую стоимость. К примеру, если стоимость операции с учетом НДС равна 200000 рублей, можно обозначить это таким образом: «Сумма операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., итого к оплате = 200000 р. То есть налог уже включен в стоимость, но все равно выделен отдельно.
2. Указать стоимость без НДС и начислить его сверху. Пример формулировки: «Стоимость операции = 200000 р., в том числе НДС 18% = 36000 р., всего к выплате = 236000 р.

Сроки оплаты

Плату по счету должна поступить в срок, который указан в самом документе или в договоре. И лучше не тянуть с оплатой, поскольку до окончания срока договоренности продавец не вправе менять условия сделки и не может расторгнуть ее.

Если при безналичной оплате обнаружилось, что банковские реквизиты получателя указаны с ошибкой, необходимо как можно скорее уведомить об этом поставщика/подрядчика в письменной форме. Эта процедура продлит срок действия документа!

Заполните бланк без ошибок за 1 минуту!

Бесплатная программа для автоматического заполнения всех документов для торговли и склада.

Бизнес.Ру - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

Счет на оплату - это документ, выдаваемый поставщиком покупателю для подтверждения платежа и суммы платежа за определённые товары (работы, услуги), перечисленные в счете. Счета для предварительной оплаты могут оформляться по типовой форме № 868.

(Выписывайте документы без ошибок и в 2 раза быстрее за счет автоматического заполнения документов в программе Бизнес.Ру)

Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно

Посмотреть как работает Бизнес.Ру
Вход в демо-версию

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Вы можете выставить счет на оплату онлайн и заполнять другие бланки автоматически в онлайн-программе Класс365! Забудьте об ошибках и экономьте свое время!

Подключитесь к КЛАСС365 сегодня и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматическое заполнение актуальных типовых форм документов
• Печать документов с изображением подписи и печати
• Создание фирменных бланков с вашим логотипом и реквизитами
• Составление лучших коммерческих предложений (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгрузка документов в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылка документов по email прямо из системы

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически выписывать документы. Бесплатная программа управление торговлей позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету.

Вы сможете легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет. Для регистрации и освоения программы Вам понадобиться всего несколько минут! Начните работать быстрее и эффективнее уже сегодня!

Начните работу с Бизнес.Ру прямо сейчас! Используйте современный подход к управлению бизнесом и увеличивайте доход.

Подключиться бесплатно к Бизнес.Ру

В момент регистрации предприятия необходимо открыть счет в банке. Если предприниматель планирует проводить суммы от 60000 рублей за сделку, они должны проходить по безналичному расчету.

Нет разницы, платит индивидуальный предприниматель или ему переводят денежные средства на расчетный счет, существует такое понятие, как «лимит денежной наличности по одной сделке».

Налоговые органы пристально следят за движением всех денежных средств, которые проходят у организации или ИП. Поэтому, чтобы не возникало проблем, нужно проводить все операции с наличностью по правилам.

В законодательстве РФ существуют различные документы, с помощью которых оформляются расчеты между организациями.

Одним из таких документов, сопровождающим проведение расчетов за товары или услуги, является счет. Индивидуальные предприниматели сомневаются, есть ли необходимость в выставлении счета или нет.

Закрепленных законом обязательств по выставлению счета нет, но большинство организаций используют счета при взаиморасчетах.

Счет не может быть самостоятельным документом, он выписывается на основании заключенного договора о реализации товаров (работ, услуг).

Это документ, в котором отражена стоимость товаров, услуг продавца и, в случае согласия с данными счета, покупатель по нему производит оплату.

Счет на оплату, составленный с учетом действующего законодательства, – это документ, являющийся основанием для внесения оплаты на счет организации, которая его выставила.

В нем указывается юридическое лицо – продавец, покупатель, их адреса и реквизиты, а также реквизиты банковского счета. В соответствующей графе указываются товары или услуги, сумма (с НДС или без), дата и номер счета.

Иногда оплата происходит не по счету, а уже по факту выполненных работ или услуг, то есть по счету-фактуре.

В этом случае в платежном поручении, в качестве основания для оплаты, необходимо указывать «оплата по счету-фактуре №…».

Способы выписки счетов, как выставить счет на оплату от ИП образец

1. Счет в режиме оффлайн. Его можно передать по почте, по факсу, по электронной почте или вручить лично.

Для того чтобы начать работу с контрагентами, необходимо заключить договор, так как только в этом случае будет осуществляться правовое регулирование отношений между ними в случае спорных ситуаций.

Заключение договора является обязательным условием . В нем указываются сроки оплаты и отгрузки, суммы, ответственность сторон и прочие условия, на основании которых можно выполнять работы.

Если в договоре нет пункта о выписке счета, можно его не выставлять. Для удобства все же лучше выписывать счета, особенно если сумма, которую нужно оплачивать, не согласована.

После совершения сделки, выдаются остальные документы. В некоторых случаях оплата происходит по счету-фактуре.

Стандартной формы для выписки счетов нет, но в бухгалтерских программах, например в 1С, можно сформировать счет автоматически, на основании уже имеющихся реквизитов ИП и его контрагента, заполнив только наименование товаров (работ, услуг), количество, сумму с НДС или без. рассчитается автоматически.

Если специальной программы нет, счет выставляется вручную в стандартных программах Windows: Excel или Word.

В данных программах стоит завести специальный шаблон, в котором затем только менять некоторые данные.

Как выставить счет на оплату от ИП образец заполняем вручную

1. В шапке указать наименование индивидуального предпринимателя и его адрес.
2. Заполнить табличку «Образец заполнения платежного поручения». В ней плательщик будет смотреть реквизиты, по которым необходимо произвести платеж. В этой таблице указать ИНН, наименование получателя, расчетный счет, банк получателя, корсчет банка, БИК банка. В графе «КПП» не нужно ничего указывать, так как у ИП нет данного реквизита.
3. Далее заполнить номер счета по порядку и дату его выдачи.
4. Заполнить графу «плательщик» и «грузополучатель». Чаще всего, это одно и то же лицо.
5. Заполнить таблицу с данными о назначении платежа. В графе наименование товара перечислить все продаваемые товары, или это могут быть услуги или работы. В зависимости от этого вписать данные в графу. В графе единица измерения поставить штуки, литры, метры, рубли, то есть в чем измеряется товар или услуга. Затем заполняется строка: количество товаров, цена и сумма без НДС. В отдельную графу вписать НДС, если он есть, и общую сумму вместе с НДС.
6. Снизу таблицы указывается полная сумма цифрами и прописью.
7. Счет подписывается руководителем и главным бухгалтером, ставится печать.

Как выставить счет на оплату онлайн

Чтобы как можно быстрее доставить счет получателю, можно выставить его онлайн, воспользовавшись специальными приложениями. Выставить счет на оплату онлайн можно с помощью программы.

Программы позволяют выгружать документы в pdf или в виде ссылок. Сформировать счета можно со сканами подписей или печатей (для отправки по e-mail) или без них, чтобы распечатать оригинал.

Эта система удобна также для тех руководителей, которые используют бухгалтерию на аутсорсинге. Первичная документация оформляется в программе, и эти документы легко выгружаются и передаются тем, кто их будет обрабатывать дальше.

В системе онлайн можно заводить контрагентов и выбирать их после из списка, когда будет необходимо снова использовать эти реквизиты.