На бланке универсальный передаточный документ упд. Универсальный передаточный документ вместо счета-фактуры и накладной

Универсальный передаточный документ (УПД) заменяет счет-фактуру и товарную накладную. Выписывая УПД, вы можете не составлять счет-фаткру и накладные. Образец УПД и бланк скачайте у нас.

Из этой статьи вы узнаете:

1. Заполнение УПД образец
2. Когда надо применять форму универсального передаточного документа
3. Какие реквизиты для УПД являются обязательными
4. Как отражать универсальный передаточный документ в учете

Что такое универсальный передаточный документ - УПД

Универсальный передаточный документ, а сокращенно - УПД объединяет в себе как накладную на реализацию товара (акт выполненных работ или оказанных услуг), так и счет-фактуру. Пользоваться УПД могут все плательщики, а можно даже УПД дорабатывать под нужды фирмы - главное предусмотреть в универсальном передаточном документе все обязательные реквизиты, перечисленные в пункте 2 статьи 9 закона о бухучете.

Итак, универсальный передаточный документ создан на базе счета-фактуры. Причем счет-фактура перенесен в новый документ полностью и отделен жирной чертой. После чего идет информация о дате отгрузки и приемки груза, ответственных лицах - то есть те реквизиты, которые обычно содержатся в таких первичных документах, как № ТОРГ-12, М-15, ОС-1 и т. п.

Благодаря тому, что в новой форме присутствуют как реквизиты налогового документа - счета-фактуры, так и первичного бухгалтерского документа, ее можно использовать в двух разных качествах. Либо просто как документ, подтверждающий переход права собственности. Либо как документ на переход права собственности и для исчисления НДС. В зависимости от выбора в выписанном УПД нужно указать статус документа в специальном поле в верхнем левом углу. Для этого используется код 2 (передаточный документ (акт)) или 1 (счет-фактура и передаточный документ (акт)). При этом не запрещено выписывать УПД со статусом только передаточного документа и отдельно при необходимости оформлять счет-фактуру.

Бланк и образец формы

Ниже приводим бланк и образец заполнения УПД.

Как заполнить УПД

Итак, универсальный передаточный документ может совмещать функции как документа на отгрузку, так и счета-фактуры. И чтобы это действительно произошло, важно правильно заполнить УПД. Ведь счет-фактура содержит свои обязательные реквизиты, а бухгалтерская «первичка» - свои, и эти реквизиты различны. Рассмотрим каждый из случаев.

Ситуация № 1 . УПД выполняет роль одновременно и счета-фактуры, и первичного учетного документа (статус 1). Убедитесь, что верно заполнены все реквизиты счета-фактуры, входящего в УПД. Это строки 1 - 7, а также графы 1 - 11 формы. Правила заполнения, напомним, указаны в пункте 5 статьи 169 НК РФ и постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 .

Кроме того, в наличии должны быть подписи руководителя организации и главбуха либо их уполномоченных лиц. Предприниматель, помимо своей подписи, указывает реквизиты свидетельства о государственной регистрации в качестве индивидуального предпринимателя. Далее УПД заполняют так, как описано в ситуации № 2.

Ситуация № 2. УПД является бухгалтерским первичным документом (статус 2). Здесь в УПД нужно вписать показатели, которые являются обязательными для любой «первички». Они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона № 402-ФЗ. Информацию о том, какие поля УПД соответствуют обязательным реквизитам первичных учетных документов, мы представили в таблице ниже. Обратите внимание: можно заполнить и другие строки формы. Это не будет ошибкой - наоборот, так полнее раскрывается содержание проведенной операции. Только будьте аккуратны с графами 7 и 8 УПД, в которых указывается налоговая ставка по НДС и сумма налога. Если, выставляя УПД, вы заполните их, вас посчитают плательщиком НДС. То есть это будет означать, что вы выставили счет-фактуру с налогом. А поскольку в большинстве случаев такой обязанности у вас нет, эти графы оставляйте пустыми. Если же вы выписываете счет-фактуру добровольно по просьбе контрагента или в качестве посредника, то данные графы, конечно, вам придется заполнить.

Таблица. Какие показатели УПД соответствуют обязательным реквизитам первичного учетного документа

Реквизит	Где найти показатель в УПД
Наименование документа	Название документа указано в левом верхнем углу и конкретизируется статусом 1 или 2. Поле «Статус» носит информативный характер, и само по себе его заполнение без указания других реквизитов не придает документу статус счета-фактуры или «первички»
Дата составления документа
Наименование экономического субъекта, составившего документ	Строки 14 и 19 или печати (реквизит «М.П.»)
	Строки 2, 2а, 2б и 6, 6а, 6б (информация о сторонах сделки); графа 1, а также на усмотрение графа Б (предмет сделки); строка 8 (основание возникновения правоотношений); строки 9, 12 и 17 (дополнительная существенная информация об условиях и обстоятельствах операции - при ее наличии); строки 11 и 16 (уточняющие данные о датах исполнения операции - при их наличии)
Натуральное и (или) денежное измерение хозоперации	Графы 2 - 6, 9, в случае предоплаты - строка 5
Наименование должностей лиц, совершивших операцию или ответственных за ее оформление	Строки 10 и 15 или строки 13 и 18
Подписи вышеуказанных лиц с указанием их ФИО или иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц	Строки 13 и 18. А при отсутствии в них подписей - строки 10 и 15. При этом если подписи нет и по строке 10 - строка «Руководитель организации или иное уполномоченное лицо»

На что нужно обратить внимание продавцу, выписывающему УПД

Бланк УПД, помимо привычных реквизитов, не вызывающих вопросов, содержит и те, с которыми бухгалтер столкнется впервые.

Строка 3 «Грузоотправитель и его адрес» и строка 4 «Грузополучатель и его адрес». В данных строках приводится наименование и адрес отправителя и получателя груза. Так вот данные показатели допустимо дополнить информацией об ИНН и КПП указанных лиц.

Графа Б «Код товара/ работ, услуг». Данный реквизит не является обязательным, и его можно не заполнять. Главное, чтобы предмет сделки был ясен из графы 1.

Если же графу Б вы решили заполнить, то в ней можно указать артикул в отношении товаров. А если речь идет о работах и услугах - код вида деятельности, в рамках которого они выполняются, согласно ОКВЭД и ОКУН соответственно. Проставленные коды видов деятельности в УПД могут облегчить вам подсчет доходов, если вы совмещаете несколько специальных налоговых режимов. Либо пользуетесь пониженными тарифами страховых взносов. Поскольку пронумерованная таким образом «первичка» позволит однозначно относить операции к конкретному виду деятельности.

Строка 10 «Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал». По этой строке укажите должность лица, ответственного за отгрузку или сдачу работ (услуг). Также приведите его подпись, фамилию и инициалы. Заметьте: если вы оформляете УПД со статусом 1, то после заполнения табличной части формы вы обязательно ставите подписи руководителя, главного бухгалтера или их уполномоченных лиц. Так вот, если товары (работы, услуги) сдает одно из этих лиц, то по строке 10 достаточно указать только его должность и ФИО. А подпись повторно можно не ставить. То есть ответственному лицу достаточно расписаться один раз.

Строка 11 «Дата отгрузки, передачи (сдачи)». По общему правилу дата отгрузки должна совпадать с датой оформления отгрузочного документа. Ведь «первичку» нужно составлять в день совершения хозяйственной операции. Однако могут быть случаи, когда документ оформлен в один день, а отгрузка по ряду причин состоялась только на следующий. Тогда даты будут разными. Поэтому в УПД предусмотрена строка 11 - в ней указывается реальная дата операции. И даже если даты совпадают, то все равно рекомендуется указывать информацию по строке 11. Это позволит избежать несогласованного внесения изменений в документ. А также поможет в решении спора.

Строка 12 «Иные сведения об отгрузке, передаче». Здесь могут быть приведены ссылки на сопутствующую передаче информацию. Например, данные о паспортах, сертификатах, а также о количестве и виде любых других документов, являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД. Например, если по УПД передаются работы или услуги, отдельно может быть приложен подробный отчет с их описанием, поскольку налоговики, как правило, в таких случаях требуют детальной информации.

Строка 13 «». В этой строке указывается должность лица, ответственного за правильное оформление сделки со стороны продавца. А также его подпись, фамилия и инициалы. Правда, подпись может не понадобиться, если это лицо уже было указано выше как ответственное за отгрузку или за подписание счета-фактуры. Тогда достаточно только должности и ФИО.

Строка 14 «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в т. ч. комиссионера (агента))» . Здесь нужно указать наименование организации, составившей документ, это может быть фирма, которая ведет бухучет у продавца на основании договора.

Строку разрешается не заполнять, если в поле «М.П.» поставить печать, на которой будет наименование организации, составившей документ. При этом если строку все же заполнить, то ставить печать не обязательно. Документ будет действителен и без нее.

Какие сложности могут возникнуть у покупателя, заполняющего УПД

Теперь несколько слов о том, какие строки УПД могут вызвать вопросы у покупателя.

Строка 15 «Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял». По этой строке укажите должность лица, получившего груз или принимающего результаты работ (услуг). А также подпись лица, его фамилию и инициалы.

Строка 16 «Дата получения (приемки)». Речь идет о реальной дате, когда покупатель получил товар, принял результаты работ (услуг).

Данный реквизит не является обязательным. Но ФНС России рекомендует его указывать всегда. При этом обратите внимание: дата в этой строке не может быть раньше даты составления самого УПД (строка 1). А также раньше даты передачи, зафиксированной продавцом в строке 11 .

Строка 17 «Иные сведения о получении, приемке» . Здесь можно указать, что приемка про изошла без претензий. А если таковые были, сослаться на документы, которыми претензия оформлена.

Строка 18 «Ответственный за правильное оформление сделки, операции». В этой строке записывают должность лица, ответственного со стороны покупателя за правильное оформление сделки. Лицо ставит свою подпись с расшифровкой. Правда, подпись может не понадобиться, если это же лицо указано в строке 15 как ответственное за приемку. Тогда достаточно вписать только должность и ФИО, а подпись повторять не требуется.

Строка 19 «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Здесь нужно привести наименование фирмы, которая заполнила документ от имени покупателя. Это может быть в том числе и компания, которая ведет у него бухучет на основании договора. Строку не заполняют, если в поле «М.П.» поставить печать, на которой будет наименование организации, составившей документ. При этом, если строку заполнить, ставить печать не обязательно. Документ действителен и без нее.

N, N Строки, графы	Реквизит УПД
		Выбирается налогоплательщиком в зависимости от цели использования универсального передаточного документа (УПД)
строки (1) - (7) графы 1 - 11		Для УПД со статусом "1" заполняются в соответствии с Приложением N 1 к постановлению Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137 . Допустимо дополнение показателей строк (3) и (4) информацией об ИНН, КПП грузоотправителя и ИНН, КПП грузополучателя.
		Для УПД со статусом "2" возможно заполнение строк (1), (1а), (2), (6), (7), граф 1, 2 или 2а, 3 и 9 в целях исполнения требований п. 1 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ о наличии в документе подробной информации о содержании факта хозяйственной жизни и величины натурального и (или) денежного измерения. Показатели, уточняющие условия совершения факта хозяйственной жизни, могут также быть отражены в строках (2а), (2б), (3), (4), (5), (6), (6а), (6б), графах (4), (5), (6) и др.
	Код товара/работ, услуг	Артикул (иное) - в отношении товаров; код видов деятельности, в рамках которых выполняются работы, услуги (ОКВЭД, ОКУН).
		Может заполняться с использованием ОКВЭД (ОКУН) для однозначной идентификации работ/услуг в целях обозначения применения специальных налоговых режимов, налоговых льгот (освобождений от уплаты налогов), пониженных тарифов страховых взносов и пр.
	Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)	Информация, идентифицирующая возникающие отношения сторон (виды отношений, реквизиты договоров, соглашений, поручений и т.д.)
		Показатель, который позволяет определить содержание факта хозяйственной жизни и специфические условия сделки непосредственно в первичном документе.
	Данные о транспортировке и грузе	Реквизиты транспортных документов (транспортной накладной, путевого листа), поручений экспедиторам, складских расписок и пр. уточняющая информация о перевозке. Например, в качестве информации, более полно характеризующей операцию, может быть указан базис поставки, с учетом которого сформирована договорная цена товара (выборка, отгрузка, доставка и пр. с возможным использованием ИНКОТЕРМС 2000) или наименование организации, несущей транспортные расходы, или др. Также строка может содержать сведения о грузе: масса нетто/брутто и т.д.
	Товар (груз) передал/услуги, результаты работ, права сдал	Может быть указана должность лица, совершившего отгрузку, и (или) лица, уполномоченного действовать по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени экономического субъекта; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.
		Если этим лицом является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи.
	Дата отгрузки, передачи (сдачи)	Дата совершения факта хозяйственной жизни (дата отгрузки товара, оказания услуги, передачи результатов выполненных работ, передачи имущественных прав).
		Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако показатель определяет такое существенное обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальную дату отгрузки товара (груза), имущественных прав/реальную дату предъявления заказчику выполненных работ, предъявления документа о выполненных услугах. Например: документ может быть оформлен 11 июня 2013 года (строка 1), но фактически по ряду причин отгрузка может состояться только на следующий день. В таком случае в строке указывается дата "12.06.2013". Показатель рекомендуется заполнять и при совпадении даты составления документа (строка 1) и даты совершения (оформления) факта хозяйственной жизни. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) любой заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений. В общем случае <*> значение показателя будет равно или позднее даты составления УПД (строка 1).
		<*> Кроме предусмотренных п. 3 ст. 9 Закона N 402-ФЗ случаев, когда составить документ при совершении факта хозяйственной жизни не было возможности и документ был составлен непосредственно после его окончания.
	Иные сведения об отгрузке, передаче	Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Может заполняться в случае наличия существенной дополнительной информации об исполнении сделки продавцом (исполнителем), не вошедшей в форму УПД.
	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны продавца, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
		Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, совершившее отгрузку, и (или) лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то при наличии подписи в строке в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное на подписание счетов-фактур и подписавшее документ от имени руководителя или главного бухгалтера (до строки ), то в данной строке также могут заполняться только сведения о его должности и Ф.И.О. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
	Наименование экономического субъекта - составителя документа (в т.ч. комиссионера (агента))	Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны продавца.
		Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны продавца. В данной строке могут указываться сведения об экономическом субъекте, ведущем бухгалтерский учет продавца на основании договора. Также это могут сведения о комиссионере (агенте), если он передает комитенту (принципалу) товар, результаты работ, услуги, приобретенные у продавца от своего имени. В строке в этом случае указываются реквизиты договора между комитентом (принципалом) и посредником. Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, составившего документ.
	Товар (груз) получил/услуги, результаты работ, права принял	Может быть указана должность лица, получившего груз и (или) уполномоченного на принятие услуг, результатов работ, прав по сделке передачи результатов работ (услуг, имущественных прав) от имени покупателя; его подпись с указанием фамилии и инициалов. Лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта, определяется нормами соответствующих глав ГК РФ.
	Дата получения (приемки)	Дата получения товара (груза), принятия результатов выполненных работ, получения имущественных прав покупателем или иным лицом, уполномоченным покупателем.
		Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Однако показатель определяет такое обстоятельство факта хозяйственной жизни, как реальная дата получения покупателем (представителем покупателя) товара (груза), имущественных прав/реальная дата принятия услуг, результатов работ. Например: документ составлен 11 июня 2013 года (строка (1)), но фактически по ряду причин отгрузка состоялась только на следующий день (в строке - дата "12.06.2013"). При этом покупатель получил товар 18.06.2013 (в строке - дата "18.06.2013") Рекомендуется к заполнению в любом случае. Это не допустит несогласованного внесения изменений в документ (произвольного проставления даты) заинтересованной стороной и позволит исключить споры о дате возникновения соответствующих правоотношений. Не может быть ранее даты составления УПД (строка 1) и даты передачи, зафиксированной продавцом в строке . Например: документ составлен 11 июня 2013 года (строка 1), отгрузка для транспортировки состоялась в этот же день (в строке - дата "11.06.2013"). При этом и покупатель получил от перевозчика товар в этот же день (в строке - дата "11.06.2013")
	Иные сведения о получении, приемке	Сведения о наличии/отсутствии претензий; данные о документах, оформленных покупателем (заказчиком) при получении товаров (работ, услуг, имущественных прав), являющихся неотъемлемыми приложениями к УПД.
		Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Может заполняться в случае наличия у покупателя существенной дополнительной информации об исполнении сделки. В частности, может заполняться покупателем (заказчиком) для подтверждения факта приемки без претензии. При наличии претензий могут указываться сведения о дополнительных документах, оформленных при получении/приемке товаров (работ, услуг, имущественных прав).
	Ответственный за правильное оформление сделки, операции	Должность лица, ответственного за правильное оформление сделки, операции со стороны покупателя, его подпись с указанием фамилии и инициалов.
		Показатель, позволяющий определить лицо, ответственное за оформление операции. Если лицом, ответственным за оформление сделки, является лицо, уполномоченное действовать по сделке от имени экономического субъекта (строка ), то в данной строке могут заполняться только сведения о должности и ф.и.о. без повторения подписи. Если в силу установленного в экономическом субъекте документооборота за правильность оформления операции отвечают одновременно несколько лиц, то в документ необходимо будет ввести дополнительную строку, например, для указания должности, Ф.И.О. и подписи второго ответственного лица.
	Наименование экономического субъекта - составителя документа	Может быть указано наименование и иные реквизиты, определяющие экономический субъект, составивший документ со стороны покупателя (участника сделки, операции).
		Показатель, позволяющий включить в документ информацию о хозяйствующем субъекте, принимающем участие в составлении двустороннего документа со стороны покупателя. В данной строке могут указываться сведения о лице, ведущем бухгалтерский учет экономического субъекта на основании договора. Может не заполняться при наличии печати, имеющей в своем составе полное наименование экономического субъекта, принимающего участие в составлении конкретного двустороннего документа.
		Печати экономических субъектов - составителей документа. Законодательно реквизит в качестве обязательного не установлен. Отсутствие печати при наличии всех обязательных реквизитов, предусмотренных статьей 9 Закона N 402-ФЗ, не может являться основанием для отказа в принятии документа к налоговому учету.

Когда УПД может быть удобен для «упрощенцев»

Организации и предприниматели, применяющие упрощенную систему налогообложения, не являются плательщиками НДС (п. 2 и 3 ст. 346.11 НК РФ). Поэтому при продаже товаров (работ, услуг) выписывают только один основной документ - накладную или акт, подтверждающие реализацию и переход права собственности покупателю. На наш взгляд, при таких продажах удобнее продолжать использовать накладные или акты, потому что их форма привычнее и не такая объемная, как у универсального передаточного документа. Однако, если вы хотите, можно начать применять и УПД, указав его статус 2 (в верхнем левом углу), поскольку начисление НДС при продаже не происходит.

Если же вы начисляете НДС при реализации, например пошли навстречу ценному покупателю, который хочет получить товар с «входным» налогом, то здесь уже универсальный передаточный документ может быть удобен, поскольку он заменяет сразу два документа - накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру. Такому УПД присваивается статус 1.

Кроме того, использовать УПД может быть удобно посредникам на УСН, реализующим от своего имени товары (работы, услуги) с НДС, так как у данных лиц есть обязанность выставлять накладные (акты) и счета-фактуры для покупателей.

Как отражать УПД в учете

Как вы, наверное, уже убедились, в универсальном передаточном документе может фигурировать несколько разных дат (дата составления самого УПД, дата отгрузки, дата приемки). В такой ситуации главное - не запутаться и отразить документ в учете на нужное число.

Ситуация № 1. Вы сами выставляете УПД. Являясь продавцом, на основании универсального передаточного акта вы отразите в учете бухгалтерскую выручку. По общему правилу сделать это нужно на дату отгрузки, которая указывается в строке 11. А если данная строка не заполнена, доход признайте на дату составления УПД (строка 1).

Однако право собственности на передаваемый груз может переходить в момент, когда вещь вручена покупателю. Тогда доход отражают на дату, на которую оформлено получение груза (строка 16). Аналогичный порядок действует, когда продавец передает результаты работ (услуг).

В налоговом учете при УСН, напомним, факт продажи значения не имеет. Доход продавец признает по дате оплаты (п. 1 ст. 346.17 НК РФ).

И это еще не все. Если УПД имеет статус 1 (счет-фактура и передаточный документ), нужно определиться еще с одной датой - на которую счет-фактура считается выставленным. Ведь если вы выписываете счет-фактуру по просьбе контрагента, то именно по итогам квартала, в котором документ выставлен, нужно подать декларацию по НДС (п. 5 ст. 174 НК РФ). А если вы работаете посредником, на дату выставления счета-фактуры должны зарегистрировать УПД в журнале учета счетов-фактур.

Так вот, датой выставления счета-фактуры будет дата отгрузки (строка 11). А если она не указана - дата составления УПД (строка 1). Исключение - случаи, когда в разные дни передаются и принимаются результаты работ. Тогда актуальной будет дата приемки работ из строки 16, а не дата их сдачи.

Ситуация № 2. Вы получили универсальный передаточный документ. На основании полученного передаточного акта покупатель отражает у себя расходы. В бухгалтерском учете делать это нужно на дату покупки, указанную по строке 16. Эта же дата является и датой получения счета-фактуры, если, конечно, УПД выписан со статусом 1 и в документе приведены все необходимые в таком случае реквизиты.

Отражая расходы в налоговом учете, помните, что при УСН важен факт не только оформления покупки, но и ее оплаты. Также к расходам могут предъявляться дополнительные требования. Например, чтобы учесть расходы по купленному основному средству, оно должно быть введено в эксплуатацию (подп. 1 п. 3 ст. 346.16 НК РФ).

Пример. Отражение универсального передаточного акта в учете покупателя на УСН

ООО «Омега», работающее на общей системе налогообложения, продает деревянную мебель ООО «Стар», которое применяет УСН с объектом налогообложения доходы минус расходы. Передачу товара оформили универсальным передаточным документом (см. форму на с. 56-57). Оплата товара произведена 7 ноября.

На основании универсального отгрузочного документа 6 ноября бухгалтер ООО «Стар» оприходовал в бухучете товар на сумму 11 092 руб., включая НДС - 1692 руб. В налоговом учете затраты были отражены 7 ноября.

При отгрузке товаров или передаче работ, услуг, имущественных прав вовсе не обязательно оформлять отдельно и счет-фактуру, и передаточный документ (товарную накладную, акт и т. д.). В настоящее время без каких-либо налоговых рисков их можно объединять в один универсальный передаточный документ (УПД).

После отгрузки стоимость товаров (работ, услуг, имущественных прав) может измениться. Такое изменение может быть вызвано увеличением или снижением либо цены, либо количества (объема) поставленных ресурсов. В этих случаях продавцы вместо корректировочного счета-фактуры могут составлять универсальный корректировочный документ (УКД).

Рекомендуемые формы универсального передаточного документа (УПД) и универсального корректировочного документа (УКД) отвечают требованиям бухгалтерского и налогового законодательства. Разъяснения по составлению и использованию УПД приведены в письме ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96. Аналогичные разъяснения в отношении УКД содержатся в письме ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86. Оба письма размещены на официальном сайте налоговой службы в разделе «Разъяснения, обязательные для применения налоговыми органами».

Поскольку форма УПД носит рекомендательный, а не обязательный характер, в нее можно вносить дополнительную информацию. Например, в форму можно включать показатели, необходимые для отражения специальных условий сделок. Для этого бланк, предложенный налоговой службой, разрешается дополнять новыми графами или строками. Но вписывать новые реквизиты можно только за пределами черной рамки, которой ограничена включенная в УПД типовая форма счета-фактуры. Менять саму форму счета-фактуры нельзя. Любые дополнения внутри черной рамки приведут к тому, что УПД утратит статус счета-фактуры и покупатель не сможет принять к вычету предъявленный ему НДС.

Это следует из писем ФНС России от 23 декабря 2015 г. № ЕД-4-15/22619 и от 24 января 2014 г. № ЕД-4-15/1121.

Аналогичные выводы можно сделать и в отношении УКД.

УПД можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Электронный формат УПД утвержден приказом ФНС России от 24 марта 2016 г. № ММВ-7-15/155. Этот формат можно использовать и при отправке УПД контрагентам, и при передаче таких документов в налоговые инспекции (абз. 3 п. 2 ст. 93, абз. 3 п. 5 ст. 93.1 НК РФ, Приказ ФНС России от 24.03.2016 N ММВ-7-15/155@).

Электронный формат УКД пока не утвержден. Поэтому в отношениях с контрагентами используйте согласованный с ними формат, который вы разработали самостоятельно. Для передачи УКД в налоговую инспекцию такой формат не подойдет. Поэтому, если требуется представить в инспекцию УКД, составленный в электронном виде, его надо распечатать на бумаге и заверить отметкой о подписании квалифицированной электронной подписью. Разъяснения об этом есть в письмах Минфина России от 26 августа 2011 г. № 03-03-06/1/521 и от 14 июня 2011 г. № 03-02-07/1-190.

Что заменяют собой универсальные документы

УПД представляет собой счет-фактуру, в который включены несколько дополнительных реквизитов. Наряду с реквизитами счета-фактуры УПД содержит в себе элементы:

• товарного раздела товарно-транспортной накладной ;

• накладной на отпуск материалов на сторону ;

• акта о приеме-передаче объекта основных средств .

Поэтому, используя УПД, любая организация при реализации товаров (работ, услуг, имущественных прав) может объединить в этом документе сведения, для отражения которых предназначены формы № ТОРГ-12 , № М-15 , № ОС-1 и № 1-Т , и одновременно предъявить покупателю (заказчику) сумму НДС.

УКД представляет собой корректировочный счет-фактуру, форма которого дополнена реквизитами кредит-ноты или другого документа, подтверждающего согласие сторон на изменение стоимости поставленных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

Отказ от составления счетов-фактур и переход на применение универсальных документов тоже целесообразно отразить в учетной политике. Если организация переходит на оформление универсальных документов в середине года, дополнения к учетной политике следует внести до начала очередного налогового периода по НДС.

Следует отметить, что использование универсальных документов не исключает возможность применять обычные счета-фактуры или товарные накладные. Даже если разные документы оформляются в рамках одного договора. Например, если один договор поставки предусматривает несколько отгрузок, то по одной партии продавец может составить накладную по форме № ТОРГ-12 и счет-фактуру, а по другой партии - УПД со статусом 1. В этом случае покупатель вправе учесть понесенные расходы при расчете налога на прибыль, а сумму предъявленного НДС принять к вычету. Такие разъяснения содержатся в письме ФНС России от 27 мая 2015 г. № ГД-4-3/8963.

Ситуация: нужно ли уведомлять покупателей о том, что вместо счетов-фактур организация использует УПД ?

Законодательно такая обязанность не предусмотрена.

Однако по согласованию между собой поставщик и покупатель могут включить это условие в текст договора. В таком случае в договоре можно указать, как именно будет использоваться УПД: только в качестве первичного документа (например, как накладная на отгрузку товаров) или одновременно и в качестве первичного документа, и в качестве счета-фактуры.

Условие о применении УПД можно оформить и в виде дополнительного соглашения к договору поставки.

Назначение универсальных документов

Назначение универсальных документов зависит от присвоенных им статусов: 1 или 2. Документы составляет продавец (исполнитель), следовательно, он же указывает и соответствующий статус.

Статус 1 означает, что УПД (УКД) можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как основание для изменения налоговой базы или вычета по НДС, то есть как счет-фактуру (корректировочный счет-фактуру).

Статус 2 означает, что УПД (УКД) применяется только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Например, как накладная или как соглашение об изменении стоимости отгруженных товаров. В этих случаях продавцу придется составить отдельный счет-фактуру или корректировочный счет-фактуру.

Впрочем, сам по себе статус 1 или 2 носит сугубо информационный характер. На самом же деле нужно смотреть, какие реквизиты в универсальных документах заполнены. Если, к примеру, в них пустует графа «Налоговая ставка» (графа 7), то покупатель не сможет предъявить к вычету НДС по такому УПД (УКД). Даже если в документе будет значиться статус 1. Дело в том, что налоговая ставка является обязательным реквизитом и первичного, и корректировочного счета-фактуры (п. 5, 5.2 ст. 169 НК РФ). Без него счета-фактуры считаются заполненными неправильно, и возмещать НДС на основании таких универсальных документов нельзя.

Если же все обязательные реквизиты счета-фактуры (корректировочного счета-фактуры) в универсальном документе заполнены правильно, сумму НДС, предъявленную продавцом, покупатель вправе принять к вычету. То, что формы универсальных документов не упоминаются ни в Налоговом кодексе РФ, ни в постановлении Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137, для вычета значения не имеет (письмо Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664).

Кто может использовать универсальные документы

Формы УПД и УКД могут использовать любые организации и предприниматели. В том числе и те, которые не платят НДС. Например, организации, перешедшие на спецрежимы или использующие освобождение по статье 145 Налогового кодекса РФ, могут применять УПД в качестве первичного учетного документа для подтверждения расходов (письмо ФНС России от 5 марта 2014 г. № ГД-4-3/3987). При этом им не нужно заполнять:

• графу 7 «Налоговая ставка»;

• графу 8 «Сумма налога, предъявляемая покупателю».

Для каких операций можно применять УПД

С помощью УПД можно оформлять отгрузку товаров, выполнение работ, оказание услуг, а также передачу имущественных прав.

Кроме того, организации могут использовать УПД и для посреднических операций. Например, когда заказчик (комитент, принципал, доверитель) отгружает товары посреднику (комиссионеру, агенту, поверенному) для продажи. В этом случае УПД будет считаться первичным документом на передачу ценностей без перехода права собственности. В строке 8 «Основание передачи (сдачи)/получения (приемки)» нужно указать реквизиты договора на оказание посреднических услуг. При этом не заполняйте:

• строку 2 «Продавец»;

• строку 2а «Адрес»;

• строку 2б «ИНН/КПП продавца»;

• строку 6 «Покупатель»;

• строку 6а «ИНН/КПП покупателя»;

• строку 6б «ИНН/КПП покупателя».

Ситуация: можно ли применять универсальный передаточный документ при отгрузке товаров на экспорт

Да, можно.

Сфера применения универсального передаточного документа законодательно не ограничена. Поэтому его можно использовать и для оформления экспортной операции.

Ведь отгрузка товаров на экспорт, как и любой факт хозяйственной жизни, должна быть оформлена первичным учетным документом (п. 1 ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ). В том числе это может быть и УПД. Главное, чтобы в нем были все обязательные для первички реквизиты, они перечислены в пункте 2 статьи 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ.

Несмотря на то что товары поставляются за границу, экспортеры обязаны выставлять по таким операциям счета-фактуры. Учитывая, что УПД со статусом 1 является полноценной заменой счета-фактуры, при поставке товаров на экспорт в течение пяти календарных дней со дня отгрузки продавец должен составить этот документ и зарегистрировать его в части 1 журнала учета счетов-фактур (п. 3 ст. 168 НК РФ, п. 3 приложения 3 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137). На дату составления УПД в нем нужно указать стоимость товаров без НДС и нулевую налоговую ставку. Это следует из положений пункта 1 статьи 164 Налогового кодекса РФ. О регистрации УПД в книге продаж см. Нужно ли выставлять счета-фактуры при реализации товаров на экспорт.

Учитывайте, что УПД не является документом, подтверждающим вывоз товаров за пределы России. То есть его нельзя использовать в качестве транспортного и товаросопроводительного документа. А вот сведения, содержащиеся в Заявлении о ввозе товаров, УПД со статусом 1 подтверждает. Такие разъяснения есть в письме ФНС России от 4 апреля 2016 г. № ЕД-4-15/5702.

Важно! Иногда налоговые органы государств - членов ЕАЭС, куда поставляются товары из России, не принимают от импортеров УПД, выставленные российскими экспортерами. Причина - формальное толкование положений подпункта 4 пункта 20 приложения 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе, в котором упоминаются только счета-фактуры. В таких случаях иностранным контрагентам следует пояснить, что УПД - это тот же самый счет-фактура, только с некоторыми дополнительными реквизитами.

Дополнение счетов-фактур какой-либо информацией не противоречит статье 169 Налогового кодекса РФ. Более того, это прямо предусмотрено пунктом 9 приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137. Таким образом, форма УПД, рекомендованная к применению письмом ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96, полностью соответствует нормам национального налогового законодательства, а следовательно, и требованиям подпункта 4 пункта 20 приложения 18 к Договору о Евразийском экономическом союзе. Правильность такого вывода подтверждается письмами Минфина России от 16 июня 2014 г. № 03-07-09/28664 и ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96.

Когда можно применять УКД

УКД можно оформить в двух случаях:

• если после отгрузки продавец меняет цену или количество отгруженных товаров (работ, услуг, имущественных прав);

• если продавец согласен с претензией покупателя, который при приемке (до оприходования) обнаружил расхождения по количеству и качеству переданных товаров (работ, услуг, имущественных прав).

УКД не применяется:

• для исправления ошибок, которые продавец допустил при составлении первичного счета-фактуры, УПД или других первичных документов на отгрузку. В этом случае ошибку нужно исправить в первоначальном комплекте документов. Порядок исправления ошибок в УПД приведен в приложении 7 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86;

• при возврате продавцу товаров, принятых на учет покупателем («обратная реализация»).

Об этом сказано в приложении 2 к письму ФНС России от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86.

Заполнение универсальных документов

УПД

Если организация решила заменить формой УПД и счет-фактуру, и первичный документ, то ему нужно присвоить статус 1. В этом случае в УПД необходимо заполнить все реквизиты. Ведь в УПД собраны обязательные реквизиты для всех первичных документов (ст. 9 Закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ) и для счета-фактуры (п. 5 ст. 169 НК РФ).

Если же используете форму УПД только как первичный документ, то есть помечаете в нем статус 2, заполнять все реквизиты не обязательно. Можно оставить пустыми строки, которые обязательны исключительно для счета-фактуры:

• строку 7 «К платежно-расчетному документу»;

• графу 6 «В том числе сумма акциза»;

• графу 7 «Налоговая ставка»;

• графу 10 «Цифровой код страны происхождения товара»;

• графу 10а «Краткое наименование страны происхождения товара»;

• графу 11 «Номер таможенной декларации».

Ту часть УПД, которая полностью дублирует счет-фактуру, заполняйте по правилам, установленным для оформления счетов-фактур . То есть в соответствии с требованиями пунктов 5 и 6 статьи 169 Налогового кодекса РФ и приложения 1 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 г. № 1137.

Реквизиты УПД, которые дублируют реквизиты товарной накладной и товарного раздела товарно-транспортной накладной, заполняйте по правилам, установленным для оформления этих документов .

Следует отметить, что форма УПД в отличие от счета-фактуры имеет реквизит «М.П.». Однако он не является обязательным. Поэтому, если на документе не будет печати, покупатель (заказчик) все равно сможет принять УПД в качестве основания для вычета НДС и подтверждения расходов по налогу на прибыль. В то же время, проставив печать, продавец (исполнитель) сможет не заполнять строку 14 «Наименование экономического субъекта - составителя документа (в т. ч. комиссионера/агента)», а покупатель (заказчик) - строку 19 «Наименование экономического субъекта - составителя документа». Это при том условии, что в оттиске есть информация о полном наименовании организации, составившей документ.

УПД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УПД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Если УПД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УПД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Кроме того, в УПД ставят свои подписи:

• сотрудники, ответственные за передачу (приемку) товаров (результатов выполненных работ, оказанных услуг), имущественных прав;

УПД обособленных подразделений

Если товары (работы, услуги) реализует или приобретает обособленное подразделение организации, УПД заполняйте по общим правилам. Никаких специальных требований для таких ситуаций письма ФНС России от 21 октября 2013 г. № ММВ-20-3/96 и от 17 октября 2014 г. № ММВ-20-15/86 не содержат.

Единственное, что нужно учитывать, - это особенности заполнения:

• сведений о продавце , если обособленное подразделение составляет УПД;

• сведений о покупателе , если обособленное подразделение получает УПД.

Пример оформления УПД при реализации товара обособленным подразделением

ООО «Торговая фирма "Гермес"» находится в г. Москве и имеет обособленное подразделение, зарегистрированное по адресу: 650023, г. Кемерово, пр-т Ленина, д. 120.

У обособленного подразделения:

• КПП - 420201001;
• цифровой индекс - П1.

В учетной политике «Гермеса» закреплено, что при оформлении операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг), организация использует универсальный передаточный документ (УПД).

Между обособленным подразделением «Гермеса» и ООО «Альфа» заключен договор от 15 февраля 2016 г. № 72 на поставку партии печенья (800 упаковок) стоимостью 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС - 180 000 руб.).

23 февраля товар был отгружен и вывезен покупателем со склада обособленного подразделения. В этот же день бухгалтер обособленного подразделения «Гермеса» выставил в адрес «Альфы» УПД № 15 .

Пример оформления УПД при реализации товара обособленному подразделению

По договору от 15 февраля 2016 г. № 72 ООО «Альфа» реализует обособленному подразделению ООО «Торговая фирма "Гермес"» печенье (800 упаковок) стоимостью 1 180 000 руб. (в т. ч. НДС - 180 000 руб.).

Обособленное подразделение зарегистрировано по адресу: 650023, г. Кемерово, пр-т Ленина, д. 120. КПП - 420201001.

В учетной политике «Альфы» закреплено, что при оформлении операций, связанных с реализацией товаров (работ, услуг), организация использует универсальный передаточный документ (УПД).

23 февраля товар был отгружен и вывезен покупателем со склада обособленного подразделения. В этот же день бухгалтер «Альфы» выставил в адрес обособленного подразделения «Гермеса» УПД № 15 .

УКД

В зависимости от цели использования УКД . Если организация собирается заменить универсальным корректировочным документом и корректировочный счет-фактуру, и первичный учетный документ, то УКД нужно присвоить статус 1 и заполнить все реквизиты, обязательные для корректировочного счета-фактуры .

Помимо этого должны быть заполнены строки 8 «Предлагаю изменить стоимость» или 9 «Уведомляю об изменении стоимости», а также строка 12 «С изменением стоимости согласен».

В УКД со статусом 2 тоже должны быть заполнены строки 8 (или 9) и строка 12. При этом в той части, которая дублирует корректировочный счет-фактуру, достаточно заполнить только те реквизиты, где отражаются изменения стоимостных или количественных показателей.

Какую строку заполнять - 8 или 9 - зависит от того, как составлен договор. Если с самого начала в нем не было условия об изменении стоимости, продавец заполняет строку 8 «Предлагаю изменить стоимость». Если же в договоре уже было условие о возможности изменить стоимость поставки, то продавец заполняет строку 9 «Уведомляю об изменении стоимости».

В первом случае (продавец заполнил строку 8) свое согласие на изменение стоимости покупатель отражает в строке 12 «С изменением стоимости согласен». Кроме того, покупатель обязательно должен заполнить строки 14 и 15.

Во втором случае (продавец заполнил строку 9) строки 14 и 15 заполнять не обязательно. Но если покупатель их заполнит, то он сможет рассматривать поступивший УКД в качестве своего внутреннего учетного документа (аналога справки бухгалтера), который подтвердит изменение стоимости полученных ранее товаров (работ, услуг).

Строку 13 «Дата» тоже стоит заполнить - это позволит исключить споры о моменте изменения стоимости, если в своем экземпляре продавец укажет произвольную дату.

УКД должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером организации-продавца (исполнителя). Вместо них УКД могут подписать другие лица, уполномоченные на это распоряжением руководителя или доверенностью от имени организации.

Если УКД составляет предприниматель, то подписать документ может либо он сам, либо человек, которому предприниматель выдал соответствующую доверенность. Например, бухгалтер, ведущий учет деятельности предпринимателя. В обоих случаях в УКД должны быть указаны реквизиты свидетельства о госрегистрации предпринимателя.

Кроме того, в УКД ставят свои подписи:

• сотрудники, ответственные за принятие решения об уменьшении стоимости товаров (работ, услуг), имущественных прав (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя);

• сотрудники, ответственные за правильность оформления сделки (как со стороны продавца, так и со стороны покупателя).

Образец заполнения УПД

В практике хозяйственной деятельности все большее распространение получает универсальный передаточный документ (УПД). Образец заполнения этого документа, правила его применения и составления мы приведем в этой статье.

Официальная форма УПД

Форма этого документа разработана налоговиками. ФНС довела ее Письмом от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96 . Как разъяснили налоговики, официальная форма УПД является одной из возможных форм документов, фиксирующих передачу товаров, услуг, имущественных прав, результатов работ. Ее особенность состоит в том, что в ней содержатся все необходимые сведения, которые обязательны для счетов-фактур и первичных документов. Это позволяет применять УПД в качестве полноценной замены и тех, и других, оформляя вместо двух документов только передаточный акт.

Передаточный документ может быть двух видов:

со статусом один;

со статусом два.

В статусе один передаточный документ заменяет и счет-фактуру, и первичный документ. В зависимости от вида сделки или операции его могут оформить вместо накладной, акта оказанных услуг, акта приемки результатов работ и т.д. Все необходимые реквизиты для отражения сведений об этих операциях в нем содержатся. Кроме того, в официальной форме передаточного документа предусмотрена часть для заполнения счета-фактуры. Таким образом, правильно оформленный передаточный документ со статусом один может приниматься для получения вычетов по НДС и в качестве оправдательного документа для совершения расходов.

В статусе два передаточный документ выполняет только функцию первичного документа. Счет-фактуру в этом случае он не заменяет и ее нужно выставлять отдельно.

Скачать образец заполнения УПД в Excel

Как заполнить УПД?

Рекомендации по заполнению УПД приведены в приложении к указанному письму ФНС России. Здесь следует обратить внимание на то, что правила заполнения УПД различны в зависимости от того, каким образом этот документ будет использоваться.

Если компания будет применять УПД со статусом один, то должны заполняться все обязательные поля и для счета-фактуры, и для первичного документа. При заполнении такого УПД нужно учесть правила заполнения счетов-фактур, приведенные в Постановлении Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137.

Если же передаточный документ будет использоваться только как первичный документ, то заполнить нужно только сведения, обязательные для таких документов. Обратите внимание, что некоторые из этих сведений содержатся в разделе УПД для счета-фактуры и должны быть там заполнены (в том числе сведения о покупателе (строка 6), продавце (строка 2), валюте (строка 7), наименовании (столбец 1), количестве товара, объеме работ, услуг (столбец 3), валюте, единице измерения (столбец 2, 2а), стоимости (столбец 9)). При этом все поля формы счета-фактуры заполнять не нужно (например, налоговую ставку).

Изменение официальной формы УПД

Официальная форма может быть изменена. Компания вправе дополнить ее новыми строками или столбцами, для того чтобы отразить более детализированную информацию. При этом следует учесть, что при доработке официальной формы должны быть:

1. Сохранены все обязательные реквизиты. Для первичных документов набор таких реквизитов приведен в ст. 9 Закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ. Для счетов-фактур перечень обязательных сведений указан в ст. 169 НК РФ.
2. Сохранена форма счета-фактуры. Это требование вытекает из п. 9 Приложения № 1 Постановления Правительства РФ N 1137.

При условии выполнения указанных требований изменение формы передаточного документа допустимо. Независимо от того, какую форму (официальную или самостоятельную) компания решит использовать для оформления своих операций, такое решение должно быть отражено в учетной политике, а сама форма утверждена руководителем.

Как заполнить универсальный передаточный документ

УПД - это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность назрела давно, но получила правовую поддержку только после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

Необходимость применения передаточного документа

В статье собраны образцы операций, наиболее часто встречающихся в организации и образцы документов, которыми они оформляются. Рассмотрим на примере заполнение, оформленние выполненных работ и поставку товара универсальным передаточным документом (далее УПД). Применяется УПД вместо следующих документов: товарной накладной, счет-фактуры и акта приемки-сдачи работ (услуг).

УПД — это универсальная форма бланка, которая объединяет в себе сразу несколько документов, что существенно упрощает деловой документооборот и снижает издержки. Такая потребность давно назрела, но получила правовую поддержку только, после вступления в силу Федерального закона № 402-ФЗ « О бухгалтерском учете ». Закон упростил формы первичных учетных документов, но определил перечень обязательных реквизитов для них (ст.9 402-ФЗ), ведь каждый факт хозяйственной жизни подлежит обязательному оформлению.

Реквизитами первичного учетного документа являются:

наименование;

дата составления;

наименование экономического субъекта составителя;

содержание факта операции;

величина измерения операции в натуральном и (или) денежном измерении (с указанием единиц измерения);

наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) сделку, операцию и ответственного (ответственных) за правильность ее оформления;

подписи лиц, с указанием фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации лиц.

УПД был разработан ФНС на основе требований закона о бухгалтерском учете № 402-ФЗ и Постановления Правительства № 1137 и предложен к применению Письмом ФНС России от 21.10.2013 N ММВ-20-3/ .

Важно! С 1 июля 2017 г. внесены изменения в Постановление Правительства № 1137, следовательно, с июля 2017 г. форма УПД отличается от счет-фактуры, строкой, которую включили в форму счет-фактуры. Строка 8 счет-фактуры «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» является отличительным показателем между формой счет-фактуры и УПД. Использование УПД рекомендовано, и руководители организаций самостоятельно принимают решение о том, какие формы документов использовать. Несмотря на то, что УПД содержит реквизиты счет-фактуры, применять его можно организациям на любых формах налогообложения.

Организации и ИП, не являющиеся плательщиками НДС, не обязаны уплачивать этот налог при применении формы УПД. Для организаций, которые находятся на общей системе налогообложения УПД, также как и счет-фактура, дает право на зачет входящего НДС при уплате в бюджет.

Образец заполнения УПД универсального передаточного акта

Итак, УПД - универсальный передаточный документ; когда можно применять УПД? Правила заполнения актуальны для поставки товаров и выполнения работ (услуг):

вместо Акта и Счет-фактуры;

вместо Накладной и Счет-фактуры;

Для заполнения УПД вместо товарной накладной (ТОРГ12) необходимо изменить статус с «1» на «2», а также строки Грузоотправитель и его адрес (3) и Грузополучатель и его адрес (4) оставить не заполненными.

Полный текст Требования по заполнению граф УПД содержится в Рекомендациях по заполнению отдельных реквизитов формы УПД (Письмо № ММВ-20-3/ ). В таблице приведены важные моменты, на которые стоит обратить внимание:

Операции по отгрузке товаров или выполнению работ и услуг должны быть оформлены соответствующей первичной документацией. Затем компания выставляет счет-фактуру, необходимую для оплаты реализации. Однако законодатели предусмотрели упрощенный порядок документооборота с применением универсальных передаточных документов.

О чем пойдет речь

УПД - это универсальный передаточный документ, который объединяет в себе сразу несколько бланков первичной документации, что позволяет существенно сократить издержки предприятия, а также упростить процесс документооборота между поставщиками и покупателями. Далее приведем актуальный на 2018 год образец заполнения УПД (универсальный передаточный документ).

Как это работает

Ранее действовал более сложный алгоритм.

Например, НКО «Доброволь» реализовала товары, работы, услуги сторонней компании. Документацией, подтверждающей факт реализации, в данном случае является товарная накладная, которая подписывается обеими сторонами при передаче готовой продукции, товаров и прочих ТМЦ, либо акт выполненных услуг, который также подписывает заказчик и исполнитель по окончанию работ или услуг. Только после подписания накладной или акта исполнитель выставлял счет-фактуру на оплату.

Что происходит теперь? Сокращенный документооборот между компаниями выглядит так. Например, при отгрузке товара исполнитель выставляет универсальный передаточный документ вместо товарной накладной и счета-фактуры. В бланке ПД оба документа объединены. Следовательно, заказчик, получив товары, может сразу приступить к оплате. Аналогичный вариант действует и при реализации работ и услуг.

Действующий бланк универсального ПД утвержден отдельным Письмом ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@ в соответствии с Постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 № 1137 и законом № 402-ФЗ «О бухучете».

Бланк универсального ПД

Правила и образец заполнения УПД

Для УПД правила заполнения утверждены во втором приложении Письма ФНС от 21.10.2013 № ММВ-20-3/96@. Рассмотрим основные правила:

Образец УПД с 1 октября 2017

Форма универсального передаточного документа менялась в 2017 году дважды: с 1 июля появился новый обязательный реквизит «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)», а с 1 октября 2017 образец УПД поменялся снова: появилась графа «Код вида товара», поле для дополнительной подписи, изменились названия строки 8 и графы 11.

Бланк, правила и пример заполнения УПД - на этой странице. Также мы разберем, что писать в каждом поле документа.

Бесплатно скачать бланк УПД (в Excel):

Получите бланк бесплатно!

Зарегистрируйтесь в онлайн-сервисе печати документов МойСклад, где вы совершенно бесплатно сможете:

Скачать интересующий вас бланк в формате Excel или Word

Заполнить и распечатать документ онлайн (это очень удобно)

Не знаете, как заполняется форма. Нужен пример заполнения и пояснения, что в каком поле указывать? Все это есть ниже.

Скачайте образец заполнения УПД:

Изменения в УПД с 1 июля 2017 года

Образец УПД с 1 июля 2017 изменился вслед за счетом-фактурой. Теперь в этих документах должна быть строка для указания сведений о госконтракте - ее номер 8. Если вы не знаете, что в ней писать, то скорее всего вам заполнять ее и не придется. Но сама строка «Идентификатор государственного контракта, договора (соглашения)» в УПД должна быть в любом случае.

Подробнее о заполнении строки 8 здесь >>

Изменения в УПД вступили в силу 1 июля 2017 года. То есть все документы, датированные этим или более поздним числом, должны содержать новый реквизит.

Изменения в форме УПД с 1 октября 2017 года

С 1 октября 2017 действуют формы счета-фактуры и УПД, утвержденные постановлением Правительства от 19.08.17 №981. Вот список изменений, которые нужно внести в форму:

• графа 1а «Код вида товара». Здесь указывается код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС. Обязательна для товаров, экспортируемых из России в государства ЕАЭС: Белоруссию, Казахстан, Армению, Киргизию. Код нужно выбирать из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54). Если у вас нет данных для этой графы, ставится прочерк. Распространяется на счета-фактуры, корректировочные счета-фактуры и УПД.
• поле для дополнительной подписи. Здесь ставится подпись уполномоченного лица, которое подписывает счет-фактуру вместо предпринимателя. Раньше в форме были только поля для подписи руководителя, главного бухгалтера и индивидуального предпринимателя или их представителей.
  
• название строки 8. Здесь c 1 октября 2017 года указывается, что строка заполняется только при наличии данных.
• название графы 11. С 1 октября она называется «Регистрационный номер таможенной декларации». Заполняется для товаров не российского производства. Его заполняем, если товар не российского производства.

Скачать новый образец УПД с 01.10.2017 здесь >>

Всем ли нужно в УПД указывать идентификатор государственного контракта?

Идентификатор государственного контракта в счетах-фактурах и УПД нужен, чтобы налоговой было проще контролировать отгрузку товаров (работ, услуг) в счет полученных из федерального бюджета авансовых средств.

Если вы не знаете, что писать в новой строке, то, скорее всего, вам и не понадобится ее заполнять. Строка 8 заполняется только в том случае, если вы работаете с госконтрактом, которому присвоен уникальный идентификатор.

Если у вашего контракта нет такого реквизита, то и в УПД идентификатор госконтракта указывать не нужно: в поле ставится прочерк.

Правила заполнения УПД по новому образцу

Документ по-прежнему может заменять одновременно и накладную, и счет-фактуру, или быть выписан только в качестве накладной или акта. Поэтому важно правильно указать статус УПД:

• 1 - если УПД выписывается в качестве и накладной, и счет-фактуры (для операций, облагаемых НДС);
• 2 - если УПД выписывается в качестве только накладной или только акта (для операций без НДС).

Упростить заполнение УПД поможет простая инструкция ниже.

УПД со статусом 1

Строка 1
Номер документа (по порядку по хронологии) и дата его составления. Максимальный срок выставления счета-фактуры - пять календарных дней с момента отгрузки товаров, оказания услуг, выполнения работ, передачи имущественных прав.

Строки 2, 2а и 2б
Сведения о продавце: название, адрес, ИНН и КПП.

Строки 3 и 4
Сведения о грузоотправителе и грузополучателе. Строки заполняются только при продаже товаров. Если счет-фактура выставляется на услуги или работы, ставится прочерк. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же». Если же грузополучатель и покупатель одно и тоже лицо, то укажите наименование и адрес грузополучателя (писать «он же» нельзя).

Строка 5
Сведения о номере платежного поручения. Заполняется, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или она была перечислена в день отгрузки, ставится прочерк.

Строки 6, 6а и 6б
Сведения о продавце. Заполняются так же, как и сведения о покупателе.

Строка 7
Наименование и код валюты. Счет-фактура выставляется в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ).

Строка 8
Идентификатор государственного контракта. 8 строка в УПД заполняется только в том случае, если у вас есть данные. Если нет (то есть если вы не работаете с контрактом, или у вашего контракта нет идентификатора) - в строке ставится прочерк.

Табличная часть



А
Номер строки таблицы. Можно не заполнять.

Б
Код товара, работ, услуг. Для товаров - артикул, для работ - код по ОКВЭД, для услуг - код по ОКУН. Код товара, работ, услуг в УПД приводится, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Графы 1, 1a и 2
Наименование товаров или описание и единицы измерения выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав. Графа 1а содержит код вида товара по единой ТН ВЭД ЕАЭС, с 1 октября 2017 года ее заполнение обязательно в отношении товаров, экспортированных из России в государства ЕАЭС - в Белоруссию, Казахстан, Армению или Киргизию (в ином случае ставится прочерк). Код товара берется из справочника кодов ТН ВЭД (утв. решением Совета Евразийской экономической комиссии от 16.07.12 № 54).

Графа 3
Количественные параметры товаров, работ, услуг. Если невозможно их определить - ставится прочерк.

Графа 4
Цена за единицу измерения (при возможности ее указания) без НДС.

Графа 5
Стоимость всего количества товаров, работу, услуг, переданных прав без НДС.

Графа 6
Сумма акциза. Заполняется только при реализации подакцизных товаров. В ином случае пишется «Без акциза».

Графа 7
Ставка НДС. Если компания освобождения по ст.145 НК РФ или в случае выставления счета-фактуры компаниями, не работающими с НДС, пишется «Без НДС».

Графа 8
Сумма НДС в рублях и копейках без округления. В случаях, указанных выше, пишется «Без НДС».

Графа 9
Стоимость всего количества товара (работ, услуг, переданных прав) с учетом НДС.

Графы 10, 10а, 11
Наименование страны происхождения и ее код по ОКСН, номер таможенной декларации. Заполняется для импортных товаров. Внимание! С 1 октября 2017 года изменилось название графы 11. Она теперь называется «Регистрационный номер таможенной декларации».

УПД со статусом 2



Не заполняются табличные графы 7 и 8 (ставка и сумма НДС), 10, 10а и 11 (страна и ГТД - они заполняются только для операций, облагаемых НДС).

Можно не заполнять табличные графы 4, 5 и 6, в подразделе со счетом-фактурой строки 2а и 2б, 3, 4, 5, 6а и 6б.

Остальные поля заполняются как описано выше.

Часто задаваемые вопросы

При оформлении УПД чем отличаются статус 1 и 2?

Статусы УПД 1 и 2 определяют назначение документа. УПД со статусом 1 можно использовать и как первичный документ для оформления хозяйственных операций, и как счет-фактуру. УПД со статусом 2 можно использовать только как первичный документ для оформления хозяйственных операций. Тогда счет-фактура составляется отдельно.

Статус при заполнении УПД имеет информационный характер. Фактический статус документа будут определять реквизиты, которые вы укажете: так, если вы присвоили документу статус 2, но при этом указали в нем НДС, то такой документ можно использовать как счет-фактуру для обоснования налогового вычета, несмотря на статус.

Где взять код товара в УПД?

Используйте артикул товара или код по ОКВЭД/ОКУН для работ/услуг, если нужно указать на налоговые льготы или другие особые условия.

Кто подписывает УПД?

Универсальный передаточный документ обязательно должны подписать ответственные лица со стороны продавца и покупателя. Для каждого представителя обеих сторон нужно указывать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны продавца:

• В подразделе со счетом-фактурой: подписи руководителя организации (или иного уполномоченного лица), главного бухгалтера (или иного уполномоченного лица). Если документ заполняется индивидуальным предпринимателем, то подпись ИП и указание реквизитов свидетельства о государственной регистрации ИП. Подпись уполномоченного лица, которое подписывает документ вместо предпринимателя, с 1 октября 2017 ставиться в поле для дополнительной подписи.
• В поле таблицы 10: подпись лица, передавшего товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 13: подпись лица, ответственного за правильное оформление документа. Называется это поле в УПД «Ответственный за правильность оформления факта хозяйственной жизни». Если этот сотрудник уже ставил свою подпись в документе, то он может не подписываться в поле 13 повторно: достаточно указать должность и ФИО.

Подписи в УПД со стороны покупателя:

• В поле таблицы 15: лицо, получившее товар, работы, услуги.
• В поле таблицы 18: лицо, ответственное за правильное оформление документа. Если этот сотрудник подписался в поле 15, то здесь достаточно указать должность и ФИО.

Какие документы заменяет УПД?

УПД можно использовать вместо счета-фактуры, первичного документа или вместо обоих этих документов сразу. Бланк универсален: вы сами решаете, что заменяет УПД в конкретном случае, и исходя из этого заполняете поля.

Заменяет УПД акт выполненных работ или нет?

Заменяет. Любые организации и предприниматели, в том числе и неплательщики НДС, могут использовать вместо акта выполненных работ универсальный передаточный документ.

Обязательно ли использовать универсальный передаточный документ вместо товарной накладной?

Можно, но не обязательно. Вы вправе самостоятельно решить, что для вас будет удобнее: УПД или ТОРГ-12. Последняя с появлением УПД не вышла из употребления и оформляется так же, как и раньше. Но использование универсального передаточного документа вместо товарной накладной или другого первичного документа поможет вам упростить документооборот и уменьшить его объем.

Можно ли выписывать УПД на услуги?

Можно. Вы можете использовать УПД для оформления не только отгрузки товаров, но также и оказания услуг, выполнения работ и передачи имущественных прав. УПД на услуги заполняется по той же инструкции, что и на товары.

УПД на услуги: нужен ли акт?

Если вы оформляете оказание услуг с помощью УПД, отдельный акт составлять не нужно.

Можно ли в УПД указывать услуги и товары одновременно?

Можно. Налоговое законодательство РФ не требует выставлять отдельный счет-фактуру на каждый вид продукции (услуг). В одном счете-фактуре (или, соответственно, в одном УПД) можно отразить одновременно всю отгрузку (товары, работы, услуги) в адрес одного покупателя. В этом случае вы оформляете один УПД - вместо акта выполненных работ и товарной накладной одновременно. При этом важно соблюдать сроки выставления счетов-фактур - 5 календарных дней с момента отгрузки).

Строка 8 в УПД: обязательно заполнять или нет?

Строка 8, обязательная для включения в форму универсального передаточного документа с 1 июля 2017 года, заполняется только в том случае, если у вас есть соответствующие данные. Если их нет, в ней ставится прочерк, но сама строка обязательно должна присутствовать в форме. С 1 октября 2017 в названии строки появилось указание «При наличии»: это и означает, что она обязательна к заполнению только в случае, если у вас есть нужные данные. В противном случае ставится прочерк.

С какого года ввели УПД? С какого числа действует УПД?

Универсальный передаточный документ ввели в 2013 году. Но с 1 октября 2017 действует новый образец УПД, поэтому документы, датированные более ранним числом, недействительны.

Кстати, изменения в УПД с 1 октября 2017 не вызвали затруднений у пользователей МоегоСклада, потому что в нашем сервисе документы формируются автоматически. Мы вовремя обновляем формы документов, так что нашим пользователям не нужно искать в интернете бланки или добавлять поля на свой страх и риск вручную.

УПД (универсальный передаточный документ): образец заполнения

УПД (универсальный передаточный документ) образец заполнения

ФНС ввела в оборот универсальный передаточный документ (УПД), чтобы сократить количество документов, используемых компаниями. Однако недавно налоговики запретили использовать его как счет-фактуру. Узнайте подробности и скачайте образец.

Так что такое УПД со статусом 1, когда его можно использовать и можно ли счет-фактуру заменить на универсальный передаточный документ. На эти вопросы ответим в статье

Что такое УПД

При продаже (отгрузке) товаров, работ, услуг или имущественных прав компания имеет право не предъявлять покупателю пакет документов, включающих в себя счет-фактуру, товарную накладную, передаточный документ и пр., а собрать их все в одном универсальном передаточном документе. Это и будет - УПД.

По сути, это унифицированный документ, который включает в себя счет-фактуру, дополненный реквизитами первичного документа об отгрузке и приемке товара. Универсальный передаточный документ можно отправлять и контрагентам, и в налоговую инспекцию.

Внимание! Если организация переходит на оформление универсальных передаточных документов вместо обычных счетов-фактур, внесите изменения в учетную политику. Изменения в учетную политику следует вносить до начала очередного налогового периода по НДС.

Счет-фактура или универсальный передаточный документ

С появлением УПД у российских компаний, возник вопрос, что удобнее: счет-фактура или этот документ?

Сразу оговоримся, что в отличие от счета-фактуры УПД – это не обязательная, а рекомендованная форма. При этом она позволяет компаниям:

1. Использовать в бухгалтерском учете;
2. Принимать к вычету НДС, так включает в себя полностью все реквизиты счета-фактуры, являясь, в какой-то степени, его копией;
3. Использовать в качестве доказательства о понесенных затратах при определении налоговой базы.

Обратите внимание! Универсальный передаточный документ нельзя использовать только как счет-фактуру. Такой вывод ФНС сделала в письме № АС-4-15/16298@.

• он заменяет счет-фактуру и первичку (в поле «Статус» значение 1)
• он заменяет только передаточный документ (в поле «Статус» значение 2).

Заявить вычет можно по УПД со статусом 1. Но использовать универсальный передаточный документ только в качестве счет-фактуры нельзя. Налоговики напомнили, что для этого не предусмотрено отдельного статуса. Поэтому ФНС рекомендует всегда составлять счет-фактуру по форме, утвержденной Постановлением Правительства от 26.12.2011 № 1137.

Основная часть универсального передаточного документа – это счет-фактура, который можно дополнить реквизитами. Если решите дополнить форму, размещайте новые реквизиты за пределами черной рамки. В ней находится счет-фактурная часть, ее изменять нельзя. Показатели за рамкой относятся к «первичке», и компании вправе дополнить их данными в любой последовательности (ст. 9 Федерального закона от 06.12.11 № 402‑ФЗ). К примеру, можно добавить столбец «В» с дополнительной информацией о товаре.

При каких обстоятельствах можно использовать универсальный передаточный документ (УПД)

Универсальный передаточный документ позволяет использовать его сразу в качестве нескольких документов:

• счет-фактура,
• накладная или иной передаточный документ,
• либо все вместе.

Его можно применять:

• при сдаче сделанной работы или услуги заказчику;
• при различных видах отгрузки товаров;
• при проведении сделок посредством комиссионеров, принципалов;
• при передаче своих имущественных прав другому лицу.

Как оформить универсальный передаточный документ

Так как универсальный передаточный документ – это унифицированная форма единого бланка, включающего в себя счет-фактуру и первичные передаточные документы. То и оформление будет зависеть от того, как вы собираетесь его использовать.

УПД состоит из двух условных частей

Часть 1. Одна часть, расположенная в верхней части – это реквизиты, находящиеся в пределах толстой черной рамки (смотрите образец ниже). Все они относятся к счету-фактуре и соответствуют форме, утверждена постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137. Их нельзя изменять, а оформлять следует как обычный счет-фактуру.

Часть 2. Другая часть – это реквизиты, находящиеся за пределами черной рамки. В эту часть уже можно вносить свои изменения, при этом, не забывая, указывать обязательные для передаточного документа данные.

Обязательные реквизиты документа

• название и дата составления первичного документа;
• выходные данные компании или ИП;
• наименование хозяйственной операции, которую вы подтверждаете данным документом;
• денежный или натуральный эквивалент, совершенной операции;
• данные лица, ответственного за совершение операции;
• подпись руководителя и ответственного лица с расшифровкой.

Стоит отметить, что особое внимание нужно уделить реквизиту «Статус», расположенному в верхней правой части УПД. Именно от него зависит, как вы будете использовать УПД.

Как оформить реквизит «Статус» в универсальном передаточном документе

Реквизиту «Статус» нужно уделить самое пристальное внимание, так как именно он определяет, какой документ вы составляете.

Статус 1 в УПД

Когда вы ставите Статус 1 – это означает, что вы выписываете счет-фактуру и одновременно накладную (или иной передаточный документ).

Статус 2 в УПД

Когда вы ставите Статус 2 – это значит, что вы оформляете просто первичный (передаточный) документ.

Важно! УПД со статусом 1 можно использовать для обозначения НДС и, соответственно, принимать к налог к вычету. УПД со статусом 2 для вычета НДС принимать нельзя.

Как заполнить универсальный передаточный документ

Заполнение УПД зависит от его статуса. Если вы заполняете документ со статусом 1, то вы должны заполнить все поля в пределах черной толстой рамки, так они относятся к утвержденной форме счета-фактуры.

Если вы заполняете УПД со статусом 2, то строки, относящиеся строго к счету-фактуре можно опустить. К таким строкам относятся:

• номер счета-фактуры;
• сумма акциза;
• налоговая ставка;
• наименование и цифровой код страны происхождения товара;
• номер таможенной декларации.

Как заполнить верхнюю часть (строки) универсального передаточного документа

Какая строка	Что указываем
	Укажем номер и дату составления документа: если статус 1, то дата должна совпадать с датой счета-фактуры; если статус 2, то дата составления передаточного документа. Порядок нумерации счетов-фактур пропишите в учетной политике. Помните, что нумерация должна быть сквозной и возрастающей
Строки 2, 2а, 2б	Название, адрес, ИНН и КПП
	Сведения о грузоотправителе*
	Сведения о грузополучателе
	Необходимо заполнить сведения о номере платежного поручения. Данный пункт заполняйте, если была предоплата, т.е. в счете-фактуре на аванс. Если предоплаты не было или ее перечислили в день отгрузки, то поставьте прочерк.
Строки 6, 6а, 6б	Название, адрес, ИНН и КПП покупателя
	Укажем наименование валюты и код валюты. Выставляйте счет-фактуру в иностранной валюте, только если цены и расчеты по договору выражены в ней (п. 7 ст.169 НК РФ). Коды валют: 643 – российский рубль; 840 – доллар США;
	Укажем реквизит - идентификатор государственного контракта (заполняется только теми, кто заключил подобный контракт). В новых реквизитах впишите идентификатор: Госконтракта на поставку товаров, выполнение работ или оказание услуг; Договора или соглашения о предоставлении компании из федерального бюджета субсидий, бюджетных инвестиций, взносов в уставный капитал. Когда у контракта нет идентификатора, то в этой строке ставьте прочерк

* Данную строку заполняйте только при продаже товаров. Если организация одновременно и продавец, и грузоотправитель, то в строке 3 напишите «он же».

Как заполнить нижнюю, табличную часть (графы) универсального передаточного документа

Номер графы табличной части УПД	Что указываем
Графы 1 и 2	Укажем наименование товаров или описание выполненных работ, оказанных услуг и переданных имущественных прав, единицы их измерения
	Пишем количественные показатели товаров, работ, услуг. Ставить их необходимо, когда можно определить, в ином случае ставьте прочерк.
Графы 4 и 5	Ставим цену за единицу измерения, при возможности ее указания, без учета налога и стоимость товаров, выполненных работ, оказанных услуг, переданных имущественных прав без налога
	Укажем сумму акциза Эту графу заполняйте только при реализации подакцизных товаров. При отсутствии показателя в графе указывайте слова «Без акциза»
Графы 7 и 8	Ставим налоговую ставку и сумму налога в рублях и копейках без округления
	Указываем стоимость всего товара количества (выполненных работ, оказанных услуг), переданных имущественных прав с учетом суммы налога
Графы 10, 10а и 11	Заполняются по импортным товарам: страна происхождения и номер таможенной декларации

Как заполнить строки, находящиеся за черной толстой рамкой в универсальном передаточном документе

Строки, не вошедшие в рамку, ограниченную толстой линией, относятся к передаточному документу. Здесь вы ставите дополнительные даты и прописываете информацию об ответственных за операцию лицах.

Строка 8 Основание передачи (сдачи) или получения (приемки) товара - предназначена для расшифровки сделки, ее условий, а также частично об ее участниках и их отношениях. Эта строка не обязательна для заполнения.

Строка 9 Данные о транспортировке и грузе – по сути, заменяет данные из транспортной накладной или путевого листа, с указанием номеров указанных документов, информации о грузе и экспедиторе. Эта строка также не обязательна к заполнению.

Строка 10, 13, 15, 18 – предназначены для указания информации об ответственных лицах, участвующих в сделке, как со стороны покупателя, так и со стороны продавца.

При этом обращаем ваше внимание, что если один и тот же человек и отгружает товары, и отвечает за правильность оформления сделки, то достаточно только одной его подписи, а в остальных строках пишите просто должность.

Это относится и к покупателю.

Строка 11, 16 – здесь нужно поставить даты. Если все операции: составление документа, отгрузка и получение товара произошли в один день, то дата во всех строках будет совпадать. Если нет, то ставьте даты, соответствующие проведению операции.

Важно! Если УПД служит одновременно и счетом-фактурой, и передаточным документом, то датой принятия НДС к вычету будет дата счета-фактуры, записанная в верхней, рамочной части документа.

Строка 12 Иные сведения об отгрузке, передаче – укажите номера дополнительных документов, участвующих в сделке, если таковые имеются.

Строка не обязательна для заполнения.

Строка 17 Иные сведения о получении, приемке – сведения о взаимных претензиях, ссылки на неотъемлемые приложения, и другие документы и т.п. – к заполнению не обязательна.

Каждая компания или предприниматель стремится минимизировать количество составляемых документов и упростить документооборот с контрагентами. В соответствии с официальным уведомлением органов фискального контроля №ММВ-20-3/96 от 21.10.13 г. в российскую практику был введен новый документальная форма – универсальный передаточный документ (УПД).

Цели внедрения универсального передаточного документа

Главным преимуществом применения УПД является возможность объединить в одном бланке счет-фактуру и документ, определяющий фактическую передачу материальных ценностей контрагенту (товарная накладная, акт выполненных работ).

Использование универсального передаточного документа является рекомендацией налоговых органов. Соответственно, решение о том, применять в деятельности данный документ или нет, должно быть закреплено в учетной политике компании.

Счет-фактура или УПД: кто вправе использовать

Применять в своей деятельности данный бланк разрешено хозяйственным образованиям с любым правовым статусом (юридические лица, индивидуальные предприниматели) вне зависимости от применяемого режима налогообложения.

Таким образом, даже компании и ИП, которые ведут свою деятельность на одном из спецрежимов, в качестве первичного учетного документа вправе использовать универсальный передаточный документ.

Основными видами хозяйственных операций, при которых уместно составление УПД, являются:

1. выполнение работ, оказание услуг;
2. передача товаров, активов и имущественных прав;
3. посреднические операции.

Виды универсального передаточного документа и его статус

Как было рассмотрено выше, составление универсального передаточного документа допускается вне зависимости от режима налогообложения. Ориентируясь на цели составления УПД, потребуется внести информацию в поле «код» данного документа.

Для плательщиков налога на добавленную стоимость УПД совмещает в себе счет-фактуру и непосредственно передаточный акт, то есть УПД и счет-фактура одновременно представлены в одном документе. В этом случае статус универсального передаточного документа должен быть равным 1.

Если же организация или предприниматель освобождена от уплаты данного налога, то есть работает на одном из специальных режимов, универсальный передаточный документ будет являться документом, подтверждающим отгрузку товара, оказание услуг, выполнение работ, то есть выступать в качестве альтернативы ТОРГ-12 или актов выполненных работ. При этом в поле «Статус» необходимо указать код 2.

Что касается особенностей заполнения данного документа, его основное поле представлено в виде табличной части счета-фактуры. Соответственно, в том случае, если статус УПД равен 1, и счет-фактура = универсальному передаточному документу, УПД должен содержать в себе всю информацию, являющуюся обязательной для раскрытия в счете-фактуры.

Применение универсального передаточного документа на сегодняшний день широко распространено в российской практике. УПД вместо счет-фактуры и документа, подтверждающего отгрузку, позволяет оптимизировать документооборот фирмы, сократить количество вероятных ошибок и упростить архивацию документов. Образец заполнения УПД вы можете найти .