Требования к оформлению реквизитов документов. Требование к их оформлению

Н овый ГОСТ Р 7.0.97-2016 вступил в силу 1 июля 2018 года. Поясним, что в нем изменилось по сравнению с первоначальной редакцией, утвержденной еще в декабре 2016 года. Воспользуйтесь готовым анализом изменений в оформлении организационно-распорядительных документов: какие реквизиты появились, какие упразднили, что поменялось в правилах оформления оставшихся (там достаточно много корректировок). Так вам будет легче оценить, какие нововведения следует внести в работе.

Сфера применения

1 июля 2018 г. был введен в действие новый национальный стандарт на оформление организационно-распорядительных документов – ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Новый стандарт принят взамен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 был утвержден приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст и первоначально датой введения стандарта в действие было 1 июля 2017 г.

Приказом Росстандарта от 25.05.2017 № 435-ст дата введения в действие национального стандарта ГОСТ Р 7.0.97-2016 была перенесена на год – на 1 июля 2018 года. Причиной переноса послужило упоминание в п. 3.3 стандарта проприетарных шрифтов, применение которых возможно только при условии приобретения соответствующей лицензии, иначе говоря, относимых к несвободному программному обеспечению. Авторское право на шрифты, первоначально названные в стандарте (Times New Roman № 13, 14; Arial № 12, 13; Verdana № 12, 13; Calibri № 14), принадлежит иностранным владельцам.

Федеральным законом «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» предусмотрено создание и ведение Единого реестра российских программ для электронных вычислительных машин и баз данных . Одновременно Правительством РФ был введен запрет на допуск программ для электронных вычислительных машин и баз данных, происходящих из иностранных государств, на использование органами государственной власти и органами местного самоуправления, а также утвержден план перехода в 2016–2018 годах федеральных органов исполнительной власти и государственных внебюджетных фондов на использование отечественного офисного программного обеспечения.

В связи с этим Росстандартом утверждено изменение № 1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016, предусматривающее изложение п. 3.3 стандарта в новой редакции:

«3.3. Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров».

ГОСТ Р 7.0.97-2016 , как и любой другой национальный стандарт, введенный в действие после 2002 года, применяется добровольно . Добровольность применения национальных стандартов – один из важнейших принципов стандартизации. На практике он означает, что:

• организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет. Если она принимает решение применять национальный стандарт, он приобретает для нее характер нормативного документа;
• никакой административной ответственности за неприменение стандарта не может быть в принципе.

Конечно, при этом следует учитывать, что применение стандарта дает определенные преимущества:

• применение стандарта оправдано экономически;
• позволяет исключить возможные проблемы при взаимодействии посредством документов различных организаций между собой;
• применение стандарта повышает культуру работы с документами.

Любой стандарт всегда основывается на лучшей практике, в стандарте всегда закрепляются наиболее оптимальные для определенного периода времени решения (правила, нормы, требования) в отношении объекта стандартизации. Кроме того, оформление документов в соответствии с ГОСТ гарантирует юридическую значимость документа как судебного доказательства. Суды при рассмотрении документа в процессе оценивают его с точки зрения оформления, опираясь на положения стандарта.

Стандарт предназначен всем, кто в той или иной степени участвует в подготовке организационно-распорядительных документов, при этом:

• исполнитель получает простые и понятные правила оформления документов;
• руководитель получает инструмент для оценки правильности оформления документов исполнителями;
• служба делопроизводства получает инструмент для оценки качества подготовки документа.

По сложившейся практике применение стандарта на оформление документов осуществляется в организациях через включение его положений в локальные нормативные акты (далее – ЛНА), устанавливающие требования к документам, прежде всего в Инструкцию по делопроизводству. В связи с введением стандарта в действие основной задачей, стоящей перед организацией (работниками, ответственными за организацию работы с документами), становится приведение ЛНА, содержащих правила оформления документов, в соответствие с положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

По сравнению с ГОСТ Р 6.30-2003, взамен которого принят ГОСТ Р 7.0.97-2016, у нового стандарта несколько изменились название и номер.

Изменения в названии стандарта обусловлены тем, что новый стандарт не имеет жесткой привязки к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД). В новом стандарте эта система не упоминается ни в названии, ни в разделе 1 «Область применения». В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 требования стандарта распространялись только на документы, включенные в раздел 02 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации» Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД). В связи с тем, что УСОРД с 1993 г. не ведется и раздел 02 ОКУД включает лишь очень незначительную часть унифицированных форм организационно-распорядительных документов, ГОСТ Р 7.0.97-2016 не связан с УСОРД и распространяется на все организационно-распорядительные документы, в т.ч. включенные в ОКУД. Перечень организационно-распорядительных документов, которые приведены в разделе 1 «Область применения» и на которые распространяется действие стандарта, не является закрытым и имеет, скорее, иллюстративный характер.

Изменение номера стандарта вызвано тем, что Технический комитет (ТК) Госстандарта, через который в свое время проходил ГОСТ Р 6.30-2003, был ликвидирован. Поэтому было принято решение вести пересмотр стандарта в ТК 191 Росстандарта, который ответственен за систему стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД). По этой причине новый ГОСТ имеет иной номер и входит в иной класс стандартов.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 включает разделы:

1. Область применения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Реквизиты документа;

5. Оформление реквизитов документов;

6. Бланки документов;

• Приложения (справочные):
• А «Расположение реквизитов на титульном листе документа»;
• Б «Схемы расположения реквизитов документов»;
• В «Образцы бланков документов».

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 появилось два новых раздела: 2 «Нормативные ссылки» и 3 «Общие требования к созданию документов» и одно новое приложение – с формой титульного листа документа.

• ГОСТ Р 7.0.8 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;
• ГОСТ Р ИСО 15489-1 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования».

Совершенно новым разделом стандарта является раздел 3 «Общие требования к созданию документов», в котором изложены положения, относящиеся к изготовлению документов (шрифты, интервалы, элементы форматирования, нумерация страниц и др.). Основными положениями этого раздела являются следующие:

• документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов;
• вторую и последующие страницы документа нумеруют (номер страницы проставляется посредине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа);
• допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа;
• абзацный отступ текста документа составляет 1,25 см;
• текст документа печатается через 1–1,5 межстрочных интервала, многострочные реквизиты печатаются через 1 межстрочный интервал;
• текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа);
• допускается выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

Новое приложение к стандарту (приложение А) определяет состав реквизитов титульного листа документа и порядок их расположения. Титульный лист, как правило, используется при оформлении многостраничных документов, относящихся к системе организационно-правовой документации (правила, положения, инструкции, регламенты, стандарты и др.), а также при подготовке таких документов, как программы, планы, отчеты и т.п.

Состав реквизитов документов и правила их оформления

По количеству реквизитов старый и новый ГОСТ не различаются, но изменения в их составе есть: отдельные реквизиты не включены в новый стандарт, есть новые и есть такие, которые претерпели редакционные изменения.

Реквизиты, не включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016

К таковым относятся:

• код организации (реквизит 04 по старому ГОСТ Р 6.30-2003);
• основной государственный регистрационный номер (ОГРН ) юридического лица (реквизит 05 по ГОСТ Р 6.30-2003);
• идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН / КПП ) (реквизит 06 по ГОСТ Р 6.30-2003);
• идентификатор электронной копии документа (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003).

Первые три из перечисленных здесь реквизитов, в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003, указывались в бланках писем. В новом стандарте они утратили статус самостоятельных реквизитов, но фактически остались в бланках писем, хотя уже в составе реквизита 08 «Справочные данные об организации». Поэтому с точки зрения бланка письма (состава его реквизитов и их расположения) ничего не изменилось. Смотрите:

• ближайший (на следующей странице) фрагмент нового ГОСТ с образцом бланка письма с угловым расположением реквизитов, а также
• Пример 1 с бланком письма коммерческой организации, который не потребуется корректировать в связи с выходом нового ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Здесь мы пометили те самые реквизиты с их номерами из старого стандарта.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пример 1

Свернуть Показать

Причина исключения реквизита «Идентификатор электронной копии документа» (реквизит 30 по ГОСТ Р 6.30-2003) – утрата практического значения. В современных условиях, когда применяются системы электронного документооборота (далее – СЭД), документ включается в СЭД (например, в виде скан-копии бумажного оригинала) и его ключевые реквизиты описываются в электронной карточке этого документа. По ним-то потом и можно его найти, т.е. в условиях применения СЭД не требуется использование дополнительного идентификатора документа.

Реквизиты, включенные в ГОСТ Р 7.0.97-2016 (новые реквизиты)

Среди них:

• наименование структурного подразделения – автора документа (реквизит 06 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• наименование должности лица – автора документа (реквизит 07 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• гриф ограничения доступа к документу (реквизит 14 по ГОСТ Р 7.0.97-2016);
• отметка об электронной подписи (реквизит 23 по ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Включение наименования структурного подразделения и должности лица, издавшего документ, как отдельных реквизитов в новый ГОСТ обусловлено тем, что эти сведения на практике используются в бланках документов структурных подразделений и бланках должностных лиц. Старый ГОСТ предусматривал возможность изготовления таких бланков, но соответствующие реквизиты не выделял. Фактически новый ГОСТ восстановил справедливость в отношении них. Сравните примеры бланков, приводимых в приложениях к стандартам далее.

В ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен реквизит 14 «гриф ограничения доступа к документу», который проставляется в правом верхнем углу первого листа документа (проекта документа, сопроводительного письма к документу) на границе верхнего поля при наличии в документе информации, доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством. Применение такой ограничительной отметки на документах, содержащих информацию конфиденциального характера, – практика не новая. Такие отметки (пометки, грифы) конфиденциальности применяются не одно десятилетие, и в ранее действовавших стандартах (ГОСТ 6.30-90, ГОСТ Р 6.30-97) данный реквизит был. Например, в ГОСТ 6.30-97 о нем говорилось следующее:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ 6.30-97 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (в ред. постановления Госстандарта РФ от 21.01.2000 № 9-ст)

3.13. Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне и конфиденциальной информации.

ГОСТ Р 7.0.97-2016 восстановил данный реквизит с тем же названием – «гриф ограничения доступа к документу». В его состав входит ограничительная надпись («Для служебного пользования», «Конфиденциально», «Коммерческая тайна» или др.), которая, как сказано в стандарте, может дополняться номером экземпляра документа и другими сведениями в соответствии с законодательством Российской Федерации. См. Примеры 2 и 17.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Пример 2

Свернуть Показать

Виды используемых в организации грифов ограничения доступа должны соответствовать законодательным и иным нормативным правовым актам РФ и должны быть закреплены в локальных нормативных актах организации.

Следует отметить, что в законодательстве нет единого мнения относительно названия данного реквизита. Если в законах этот реквизит назван «гриф», то в постановлении Правительства РФ – «пометка». Соответственно, в ГОСТ Р 7.0.97-2016 использован термин, применяемый в законодательных актах.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»Статья 8 Закона Российской Федерации от 21.07.1993 № 5485-1 «О государственной тайне»

Устанавливаются три степени секретности сведений, составляющих государственную тайну, и соответствующие этим степеням грифы секретности для носителей указанных сведений: «особой важности», «совершенно секретно» и «секретно»...

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Статья 6 Федерального закона от 29.07.2004 № 98-ФЗ «О коммерческой тайне»

4. На документах, предоставляемых указанным в частях 1 и 3 настоящей статьи органам и содержащих информацию, составляющую коммерческую тайну, должен быть нанесен гриф «Коммерческая тайна» с указанием ее обладателя (для юридических лиц – полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей – фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Постановление Правительства РФ от 03.11.1994 № 1233 «Об утверждении положения о порядке обращения со служебной информацией ограниченного распространения в федеральных органах исполнительной власти, уполномоченном органе управления использованием атомной энергии и уполномоченном органе по космической деятельности»

2.1. Необходимость проставления пометки «Для служебного пользования» на документах и изданиях, содержащих служебную информацию ограниченного распространения, определяется исполнителем и должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ. Указанная пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу первой страницы документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к таким документам.

При использовании данного реквизита следует учитывать, что законодательством могут быть установлены дополнительные требования к его оформлению. Например, Закон о коммерческой тайне предусматривает, что при представлении документов в органы государственной власти и органы местного самоуправления наряду с грифом «Коммерческая тайна» указывается полное наименование и место нахождения юридического лица или фамилия, имя, отчество индивидуального предпринимателя и его место жительства.

Еще один новый реквизит – «отметка об электронной подписи» (номер 23 в ГОСТ Р 7.0.97-2016) – используется для визуализации электронной подписи в электронном документе. Такая отметка была предусмотрена еще приказом Минкомсвязи России и ФСО России от 27.05.2015 № 186/258 «Об утверждении Требований к организационно-техническому взаимодействию государственных органов и государственных организаций посредством обмена документами в электронном виде».

При визуализации электронного документа на экране монитора или на бумажном носителе программными средствами воспроизводится данная отметка в том месте, где проставлялась бы собственноручная подпись должностного лица, если бы документ оформлялся на бумаге.

Фрагмент документа

Свернуть Показать

Следует иметь в виду, что данная отметка формируется программными средствами, не заменяет электронной подписи, а лишь выступает способом ее визуализации.

Объединение нескольких реквизитов в один и разделение одного реквизита на два

Что перетасовали, покажем в Таблице:

ГОСТ Р 6.30-2003 включал только два реквизита: «Государственный герб РФ» и «герб субъекта РФ» , однако органы местного самоуправления тоже вправе иметь свои официальные символы (гербы, геральдические знаки) .

Кроме того, объединение изображений гербов в один реквизит оправдано тем, что в одном документе может воспроизводиться изображение только одного из названных гербов. Оно помещается посередине над указанием организации – автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

Обобщенный реквизит «эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)» из старого ГОСТ Р 6.30-2003 в новом стандарте разбили на два реквизитами: «эмблема» и «товарный знак (знак обслуживания)». Использование эмблем и товарных знаков преследует различные цели и регулируется различным законодательством.

Изображение эмблемы, как и герба, помещается посередине верхнего поля бланка документа над организацией – автором документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. Изображение товарного знака (знака обслуживания) может воспроизводиться аналогичным образом или слева на уровне наименования организации – автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Изменения в оформлении реквизитов документов

Правила оформления реквизитов документов изложены в разделе 5 нового стандарта. Здесь изменения минимальны, поскольку основная задача при разработке каждой новой редакции стандарта – сохранить преемственность с предыдущим стандартом, ввести в новый стандарт только те изменения, которые действительно актуальны для практики документирования. К наиболее значимым отнесем следующие:

1. Приведено к единообразию проставление инициалов лица в реквизите «адресат». Напомним, что по ГОСТ Р 6.30-2003 при адресовании документа должностному лицу инициалы следовало ставить перед фамилией, а при адресовании физическому лицу – после фамилии. В ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлено единое правило: независимо от того, кому адресован документ (должностному лицу или физическому), инициалы ставятся после фамилии. См. Примеры 3 и 4.

В тексте документа при упоминании человека его инициалы также всегда указываются после фамилии, об этом сказано в п. 5.18 нового стандарта, где установлены требования к текстам документов.

Пример 3

Свернуть Показать

Пример 4

Свернуть Показать

2. Правила оформления реквизита «адресат» дополнены положением о том, что перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина.

Пример 5

Свернуть Показать

Пример 6

Свернуть Показать

3. Новым элементом оформления реквизита «адресат» является указание адреса электронной почты или номера телефона / факса, если письмо отправляется только по электронной почте или по факсимильной связи (без досылки по почте).

Пример 7

Свернуть Показать

Пример 8

Свернуть Показать

4. В пункте 5.18 нового стандарта (где говорится об основных правилах составления текста) появилось несколько новых положений.

Во-первых, о языках, на которых могут составляться документы в органах власти и организациях. Это:

• государственный язык РФ или
• государственный язык (языки) республик в составе РФ в соответствии с законодательством этих республик.

Во-вторых, если составляемый вами документ издается на основании другого, то его реквизиты необходимо привести – сослаться на соответствующий законодательный или иной нормативный правовой акт, ранее изданный распорядительный документ. Данная практика существует давно, просто сейчас это положение добавили в новый ГОСТ на оформление ОРД.

В-третьих, ГОСТ Р 7.0.97-2016 предусматривает возможность использования в текстах этикетных фраз. Это положение касается, главным образом, деловых писем, внутренней переписки организации (докладные, служебные записки и др.).

В стандарте, в частности, установлено, что в деловых (служебных) письмах могут использоваться:

• вступительное обращение:
• Уважаемый господин Председатель!
• Уважаемый господин Губернатор!
• Уважаемый господин Прохоров!
• Уважаемая госпожа Захарова!
• Уважаемый Николай Петрович!
• Уважаемая Ольга Николаевна!
• Уважаемые господа!

Заметьте, что в обращении по должности наименование должности пишется с прописной буквы, а в обращении по фамилии инициалы лица не указываются.

• заключительная этикетная фраза:
• С уважением, …

Свернуть Показать

Наталия Сараева, эксперт издательства «Бизнес-Арсенал»

ГОСТ Р 7.0.97-2016 закрепил использование этикетной рамки, когда «уважение» в документе проявляется дважды – это довольно распространенная практика.

Но скрупулезное прочтение п. 5.18 нового стандарта выявляет, что и вступительное обращение в начале текста со словом «Уважаемый», и заключительная фраза рядом с подписью с таким же словом «могут использоваться». То есть там нет требования задействовать их одновременно. Поэтому, если вы считаете достаточным единожды назвать человека уважаемым (в начале или конце письма), то этого будет вполне достаточно.

Конкретные правила применения этикетных фраз устанавливаются Инструкцией по делопроизводству организации.

5. Правила оформления реквизита «отметка о приложении» дополнены возможностью указывать здесь электронный носитель (компакт-диск, usb-флеш-накопитель и др.), если он и является приложением.

Пример 9

Свернуть Показать

А состав документов и имена файлов, записанных на этот носитель, должны указываться на вкладыше (конверте), в который он помещается.

6. Оформление реквизита «подпись» (реквизит 22 по ГОСТ Р 7.0.97-2016) в целом основывается на правилах ГОСТ Р 6.30-2003. Вместе с тем имеется нововведение: «при подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом (распоряжением)». Может использоваться как сокращенное написание, так и полное:

Пример 10

Свернуть Показать

Пример 11

Свернуть Показать

При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись «за» перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.

7. Уточнены правила оформления отметки о приложении на приложениях к распорядительным документам (постановлениям, решениям, приказам, распоряжениям), если приложением является нормативный правовой акт или иной документ, утверждаемый данным распорядительным документом. Согласно новому ГОСТ на первом листе приложения проставляются:

• отметка о приложении (без ссылки на распорядительный документ);
• гриф утверждения, в котором указываются данные распорядительного документа, которым утвержден документ-приложение (таким образом, задвоения его реквизитов не происходит).

Пример 12

Свернуть Показать

8. Дополнен новыми элементами реквизит «отметка об исполнителе». Как и раньше, здесь указываются фамилия, имя, отчество исполнителя, номер его телефона, но теперь сюда можно добавить наименование должности, структурного подразделения и электронного адреса исполнителя. Конкретный вариант оформления отметки об исполнителе определяется локальными нормативными актами организации по делопроизводству (для большинства организаций это Инструкция по делопроизводству).

Пример 13

Свернуть Показать

Отметка об исполнителе может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера, чем основной текст документа.

9. Правила оформления отметки о заверении копии дополнены новым положением: если копия выдается для представления в другую организацию, данная отметка дополняется записью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия, и заверяется печатью организации.

Пример 14

Свернуть Показать

Эти правила были установлены еще Указом Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.1983 № 9779-Х «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан», но нашли отражение только в тексте ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Бланки документов

В связи с введением ряда новых реквизитов и исключением некоторых других были внесены изменения и в состав реквизитов бланков документов, что получило свое отражение в приложении Б нового стандарта (схемы расположения реквизитов) и приложении В, в котором представлены образцы бланков документов. Состав видов бланков (общий, письма и конкретного вида документ), а также правила их проектирования остались без изменений.

«Языковая» тема, начатая в п. 5.18 о тексте документа, повторилась и в п. 6.8 о бланках:

Фрагмент документа

Свернуть Показать

ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»

6.8. В органах власти и организациях субъектов Российской Федерации, использующих наряду с русским языком как государственным языком Российской Федерации государственный язык (государственные языки) республик в составе Российской Федерации, используются бланки документов на русском языке и государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации:

угловые (реквизиты бланка располагаются на одном уровне: на русском языке – слева, на государственном языке (языках) республик в составе Российской Федерации – справа) или

Обратите внимание на второй абзац п. 6.8 нового ГОСТ, где появилось положение, которого не было в стандарте 2003 года, но которое было в стандартах 1990 и 1997 годов. Оно о том, что для переписки с иностранными корреспондентами используется бланк, где «к левой колонке на русском языке» добавляется «правая колонка» на любом иностранном. Т.е. это будет опять же двуязычный бланк.

Пример 16

Свернуть Показать

Итак, мы дали общую характеристику новому стандарту – ГОСТ Р 7.0.97-2016, устанавливающему требования к оформлению документов и принятому взамен ГОСТ Р 6.30-2003, а также рассмотрели основные изменения в оформлении документов, вводимые новым стандартом. Пройдясь по этому выявленному списку изменений, вы сможете решить, что из новинок станете внедрять у себя. Тогда это еще надо будет отразить в своей Инструкции по делопроизводству (или ином ЛНА) и настройках шаблонов документов в СЭД.

Анализ содержания ГОСТ Р 7.0.97-2016 свидетельствует о том, что, несмотря на изменения в составе реквизитов и правилах их оформления, в целом сохраняется преемственность нового стандарта со старым ГОСТ Р 6.30-2003, действующим до 1 июля 2018 г. Новшества стандарта обусловлены, прежде всего, изменением законодательства в сфере информации и документации, а также применяемыми в практике работы с документами информационными технологиями.

А в заключение приведем образец полностью оформленного документа «в стилистике» нового стандарта – письмо на бланке структурного подразделения с грифом ограничения доступа.

Пример 17

Свернуть Показать

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их: юридическую силу; оперативное и качественное составление и исполнение; организацию быстрого поиска; компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами. Реквизиты - обязательные элементы оформления служебного документа. Реквизиты влияют на юридическую силу документа, в связи, с чем требуют правильного оформления в соответствии с действующими нормативными актами.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т.д.) имеет определенный набор реквизитов, располагаемых и оформляемых на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России, отражающий особенности и назначение в управленческом процессе Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. - М.: Омега-Л, 2010..

Набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности, называется формуляром документа.

Государственный стандарт РФ «ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65 ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД). ГОСТ определяет состав реквизитов документов и требования к их оформлению, требования к бланкам документов, языку и стилю деловой документации и является обязательным для любой организации при ведении делопроизводства.

Помимо указанного стандарта, правовая регламентация вопросов оформления служебных документов в настоящее время осуществляется на основе:

1. иных государственных стандартов;

2. отраслевых стандартов РФ;

3. международных стандартов, действие которых распространяется на территорию РФ в соответствии с заключенными международными соглашениями в области стандартизации.

Тем не менее, особый интерес вызывают особенности оформления управленческих документов предприятия в свете требований ГОСТ Рб.30-2003 Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006..

Некоторые реквизиты являются обязательными для каждого документа независимо от его вида и разновидности. Отсутствие таких реквизитов в документе лишает его юридической силы. К обязательным для всех ОРД реквизитам относятся: наименование организации, дата документа, регистрационный номер, текст, подпись. Другие реквизиты обязательны для отдельных видов документов. Например, для писем необходимы справочные данные об организации, адресат, отметка об исполнителе, а для приказов - наименование вида документа и место его издания.

Среди обязательных реквизитов есть постоянные, которые не меняются вообще (например, наименование вида документа) или длительное время (например, наименование организации, справочные данные об организации). Однако многие реквизиты не могут быть постоянными, являются переменными и меняются полностью или частично (например, дата документа, заголовок к тексту, текст, отметки об исполнителе и др.) Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое по¬собие / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС. 2008. -256 с..

Перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов, представлен в таблице 1.

Таблица 1

Перечень реквизитов документов

Наименование реквизита	Код реквизита
Герб Российской Федерации
Герб субъекта Российской Федерации
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
Код организации по ОКПО
Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
Код формы документа го ОКУД
Наименование организации
Справочные данные об организации
Наименование вида документа
Дата документа
Регистрационный номер документа
Ссыпка на регистрационный номер и дату документа
Место составления или издания документа
Гриф утверждения документа
Резолюция
Заголовок к тексту
Отметка о контроле
Текст документа
Отметка о наличии приложения
Гриф согласования документа
Визы согласования документа
Оттиск печати
Отметка о заверении копии
Отметка об исполнителе
Отметка об исполнении документа и направлении его вдело
Отметка о поступлении документа в организацию
Отметка для автоматического поиска документа

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания Смирнова Е.П. Делопроизводство для секретаря. - М.: Омега-Л, 2010.-152с..

Документы изготавливают на бланках. ГОСТ устанавливает два стандартных формата бланков документов - А4 (210Ч297 мм) и А5 (148Ч210 мм). Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля, не менее: 20 мм - левое; 10 мм - правое; 20 мм - верхнее; 20 мм- нижнее. Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма. Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает в себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации государственный язык субъекта Российской Федерации, целесообразно использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

Реквизит от реквизита отделяется друг от друга 2-4 межстрочными интервалами. Строки межстрочного реквизита отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом. Составные части многострочного реквизита отделяются друг от друга 1,5 межстрочными интервалами Непогода А.В. Семченко П.А. Делопроизводство организации подготовка, оформление и ведение документации. - М.: Омега-Л, 2008.- 506с..

В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков - угловой и продольный.

На рис. 1. представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка.

Рис. 1. Схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка ГОСТР 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», принятый и введенный в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. №65

организационный распорядительный документ реквизит

При оформлении документов реквизиты группируются в пределах трех основных частей документа: заголовочной, содержательной и оформляющей.

Заголовочная часть (реквизиты с 01 по 17 и 19 - расположенные до текста) - это начало документа, где содержатся сведения об организации (авторе документа) и первичные данные о самом документе

Оформляющая часть (реквизиты с 22 по 30) - совокупность реквизитов, подтверждающих подлинность документа и достоверность содержащихся в нем сведений. В оформляющей части располагаются также вспомогательные делопроизводственные отметки на документах, облегчающие работу с ними.

Главной частью документа, безусловно, является содержательная часть (текст, таблица, анкета), отражающая цель и задачи документа, ради которых он был составлен. Однако нельзя пренебрегать заголовочной и особенно оформляющей частями, благодаря которым документ приобретает юридическую силу. Подготовка любого документа, таким образом, всегда складывается из двух взаимосвязанных процессов: составление текста (работа над содержательной частью) и оформление документа -- придание документу юридической силы Андреева В.И. Делопроизводство: организация и ведение: учебно-практическое пособие / В.И. Андреева. - 2-е изд., перераб. и доп. - М.: КНОРУС. 2008..

К составлению текста (реквизит 20), который выражает основное смысловое содержание управленческого действия, решения, предъявляются следующие требования. Текст документа составляют на русском или национальном языке субъекта Российской Федерации (далее - национальном языке) в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации о государственных языках. Тексты документов, направляемых в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; организации, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации, составляются на русском языке. Документы, направляемые зарубежным партнерам, могут составляться на языке страны адресата, на русском или английском языке.

При составлении текста используется официально-деловой стиль, в котором присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. -- 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Издательско- торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006. - 520 с..

Текст документа по структуре, принятым формулировкам, устойчивым синтаксическим конструкциям непосредственно связан с видом (письмо, приказ, протокол, акт и т.д.) и разновидностью документа (приказ по основной деятельности или приказ по личному составу, письмо-предложение или гарантийное письмо, акт ревизии кассы или акт приемки-передачи товара и т.д.). Вместе с тем можно выделить общие требования к текстам служебных документов:

1. краткость и точность изложения информации, исключение двоякого толкования;

2. объективность и достоверность информации;

3. составление, по возможности, простых, то есть содержащих один вопрос, документов для облегчения и ускорения работы с ними;

4. структурирование текста документа, деление его на такие смысловые части, как: введение, доказательство, заключение;

5. широкое использование трафаретных и типовых текстов при описании повторяющихся управленческих ситуаций Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: учеб. пособие.- СПб.: Издательский дом «Бизнес-пресса», 2005.- 240с..

Текст документа может быть представлен в форме связного текста, анкеты, таблицы или сочетания этих форм.

Наиболее распространен в документах сплошной связный текст: он содержит грамматически и логически согласованную информацию об управленческих действиях и применяется при подготовке уставов, положений, инструкций, правил, приказов, распоряжений, указаний, протоколов, актов, договоров, контрактов, соглашений, писем, справок и т.д. Если связный текст содержит несколько смысловых частей, он подразделяется на разделы, подразделы, пункты и подпункты. Разделы и подразделы могут иметь заголовки (подзаголовки). Заголовки разделов пишутся с прописной буквы (допускается их написание прописными буквами). Подзаголовки печатаются с прописной буквы. Точка в конце заголовка и подзаголовка не проставляется. Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами, разделенными точками. Текст пунктов и подпунктов пишется с прописной буквы и заканчивается точкой.

Связный текст в документе, как правило, состоит из двух частей. В первой, констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа. Во второй части документа излагаются решения, распоряжения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Если содержание документа не нуждается в пояснении или обосновании, то текст может содержать только заключительную часть, например: приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма - просьбу без пояснения.

Тексты документов, регулирующих деятельность организации (положение, устав, должностная инструкция и т. д.), состоят из разделов, пунктов и подпунктов. Каждый раздел должен иметь соответствующий номер и заголовок.

Так, структура текста положения об организации или ее подразделении состоит из разделов: 1. Общие положения. 2. Задачи. 3. Функции. 4. Права. 5. Ответственность.6. Взаимоотношения.

Структура должностной инструкции включает разделы: 1. Общие положения. 2. Должностные обязанности. 3. Права. 4. Ответственность.5. Взаимоотношения Ларин М.В., Сокова А.Н. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003.- 2-е изд.- М.: МЦФЭР, 2006.- 112с..

Для формирования документооборота отдела кадров
* перечень необходимых кадровых документов , виды и разновидности кадровой документации
* номенклатура дел
* группировка документов в дела
требования к оформлению кадровой документации, придание документам юридической силы
- Продолжение 1 варианты оформления
* инструкция по кадровому делопроизводству
* подготовка дел службы кадров к передаче в архив организации, сроки хранения
* ответственность работодателя за нарушение требований к ведению кадровой документации

Чем определены требования к ведению кадрового делопроизводства

Квалифицированное ведение кадрового делопроизводства предполагает документирование всех кадровых вопросов с соблюдением установленных правил оформления документов.
Требование документирования информации по определенным правилам установлено Федеральным законом от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Из статьи 11 Федерального закона № 149-ФЗ:

1. -Законодательством Российской Федерации или соглашением сторон могут быть установлены требования к документированию информации.
2. -В федеральных органах исполнительной власти документирование информации осуществляется в порядке, устанавливаемом Правительством Российской Федерации. Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти.

Руководителям и работникам кадровой службы следует помнить, что правильно оформить документ означает придать ему юридическую силу . Необходимо уделять достаточное внимание не только содержанию, но и форме документа. Юридическая сила документа - свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).
Для управленческой деятельности юридическая сила документов очень важна, она подтверждает, что документы могут служить подлинным доказательством заключенной в них информации. Судебная практика знает множество примеров, когда организация проигрывала дело из-за ненадлежащим образом оформленных кадровых документов, составленных с нарушением требований соответствующего ГОСТа, поскольку они не принимаются в суде в качестве письменных доказательств и не имеют юридической силы. Это еще одно подтверждение тому, что в трудовых правоотношениях (особенно в ситуации увольнения) необходимо соблюдать все формальные тонкости кадрового делопроизводства.

Правила оформления документов

Чтобы правильно оформить документ, прежде всего нужно определить, к какой группе документов или системе документации он относится.
Системой документации согласно п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98 признается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».
В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации ОК 011-93, утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 30 декабря 1993 г. № 299, кадровое делопроизводство должно включать две системы документов:
- унифицированную систему организационно-распорядительной документации;
- унифицированную систему первичной учетной документации (группа документации по учету труда и его оплаты).
Правила оформления документов , входящих в систему организационно-распорядительной документации, определены ГОСТ Р 6.30-2003 , утвержденным постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.
Настоящий стандарт устанавливает требования к оформлению реквизитов документов и к бланкам документов .
Указания по применению и заполнению унифицированных форм (19 форм по учету личного состава и 11 форм по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда) первичной учетной документации по учету труда и его оплате содержатся в постановлении Госкомстата РФ от 5 января 2004 г. № 1.
Однако в ГОСТ Р 6.30-2003 приведен перечень реквизитов, который содержит 30 надписей, к сожалению, не указано, какие именно надписи придают документу юридическую силу. При этом не все надписи влияют на юридическую силу документа.
Так, стандарт «Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники ГОСТ 6.10.4.-84», утвержденный постановлением Госстандарта РФ от 9 октября 1984 г. № 3549, устанавливает требования к составу реквизитов, придающих юридическую силу документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. В их число входят: наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; наименование документа; дата изготовления документа; код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ. Но кроме этих реквизитов документ может содержать дополнительные реквизиты, которые для отдельных видов документов могут быть обязательными в силу требований закона или иных нормативных актов.

Электронное документирование

Помимо традиционных документов, составленных на бумажном носителе, в системе современной кадровой службы используются и электронные документы. В ст. 11 Федерального закона № 149-ФЗ установлены специальные требования к таким документам:
«Электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе» .
При этом юридическая сила электронного документа в силу указанного закона подтверждается электронной цифровой подписью. Юридическая сила электронной цифровой подписи признается при наличии в автоматизированной информационной системе программно-технических средств, обеспечивающих идентификацию подписи, и соблюдении установленного режима их использования. Более того, положения указанного Федерального закона не запрещают использование в электронных документах в качестве реквизитов, идентифицирующих информацию, иных аналогов собственноручной подписи.
В целом состав реквизитов электронного документа должен соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Кроме того, ГОСТ Р 6.30-2003, перечисляя состав реквизитов, используемых при оформлении документов, не определяет данного понятия. Определение содержит ГОСТ Р 51141-98, в соответствии с которым реквизит документа - это обязательный элемент оформления официального документа (п. 2.1 ГОСТ Р 51141-98).

Придание документам юридической силы

Юридическая сила документа обеспечивается установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов и оформлением на бланке, соответствующем стандарту.
Необходимо помнить, что различные документы состоят из разного набора реквизитов и при составлении одного документа не нужно использовать все описанные в ГОСТе реквизиты. Некоторые реквизиты взаимоисключающие, например реквизит «Справочные данные об организации» указывается только в письмах, при этом на бланке письма не пишут «Наименование вида документа». В процессе подготовки и оформления документов состав обязательных реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требует назначение документа, его обработка. Можно внести дополнительные реквизиты в унифицированные формы документов. Например, в бланк приказов о приеме и увольнении работников добавить реквизит «подпись начальника отдела кадров», «подпись непосредственного руководителя». Однако удаление отдельных реквизитов из унифицированных форм не допускается.
Состав реквизитов , характеризующих конкретный документ, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.
Основным документом, устанавливающим состав реквизитов и требования к их оформлению, является ГОСТ Р 6.30-2003.
Этот документ устанавливает следующие реквизиты, которые используются при подготовке и оформлении организационно-распорядительных документов – постановления, приказы, распоряжения, письма, протоколы, акты и другие документы, включенные в ОК 011-93 (ОКУД):
Код формы документ а проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД). ОКУД является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организации в соответствии с Уставом (положением об организации).
Код организации (ОКПО) проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций.
ОГРН - основной государственный регистрационный номер юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
ИНН/КПП - идентификационный номер налогоплатильщика/код причины постановки на учет проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
Наименование организации , являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках.
Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.
Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты).
Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000). Например, «Правила внутреннего трудового распорядка», «должностная инструкция».
Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта – дата события.
Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.
Допускается два способа оформления даты документа : цифровой или словесно-цифровой.
При цифровом способе дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности:
день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.
Например, дату 5 февраля 2011 года следует оформлять в виде следующей записи: 05.02.2011.
Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например, 2011.02.05.
Этот способ оформления дат находит широкое применение в архивах – даты на стеллажах, папках и иных документах пишут в «обратной» последовательности.
При словесно-цифровом способе дату следует оформлять: 05 февраля 2011 г.
Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях.
Регистрационный номер документа, изданного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
Регистрационный номер документа присваивается на основе записи, внесенной в соответствующую регистрационную форму. Выделяют следующие виды регистрационных форм: регистрационно-контрольные карточки (РКК); регистрационные журналы (книги); экранные формы (при использовании компьютерных технологий). Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. № 69 «Об утверждении инструкции по заполнению трудовых книжек».
Но большинство форм разрабатываются по своему усмотрению работодателем. Формы документов можно посмотреть на странице Формы документов
Незарегистрированный документ юридической силы не имеет!!!
Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Этот реквизит обязателен для писем.
Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднительно его определить по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, использовать можно только общепринятые сокращения.
Адресатом могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией.
Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже,
Например:
Генеральному директору
ОАО «Парус»
В.А. Лаптеву
или

ООО «Маяк»
Бухгалтерия
Главному экономисту
В.М. Кочетовой

ПРОДОЛЖЕНИЕ 1 на СТР

ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ. ГОСТ Р 6.30-2003 «УНИФИЦИРОВАННЫЕ СИСТЕМЫ ДОКУМЕНТАЦИИ. УНИФИЦИРОВАННАЯ СИСТЕМА ОРГАНИЗАЦИОННО – РАСПОРЯДИТЕЛЬНОЙ ДОКУМЕНТАЦИИ. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ»

Глава 1. Состав реквизитов документов

В делопроизводстве существует ряд единых требований и правил оформления документов, которые установлены государственными нормативными актами-стандартами. Выполнение правил оформления документов обеспечивает их:

Юридическую силу;

Оперативное и качественное составление и исполнение;

Организацию быстрого поиска;

Компьютерную обработку с целью сокращения затрат труда и времени;

Стандарт – документ, устанавливающий характеристики продукции, правила осуществления и характеристики процессов производства, эксплуатации, хранения, перевозки, реализации и утилизации, выполнения работ или оказания услуг в целях многократного использования. Формуляр документа – набор реквизитов официального письменного документа, расположенных в определенной последовательности.

Бланк документа – набор реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

Любой документ содержит ряд элементов оформления (дату, подпись, печать и т. д.), которые называются реквизитами.

Глава 2. Правила оформления реквизитов

Реквизиты – обязательные элементы оформления служебного документа.

Каждый вид документа (приказ, письмо, акт и т. д.) имеет определенный набор реквизитов, которые располагаются и оформляются на документе в соответствии с требованиями установленными Госстандартом России.

При подготовке и оформлении документов используют следующие реквизиты:

Государственный герб Российской Федерации;

Герб субъекта Российской Федерации;

Эмблема организации или товарный знак;

Код организации;

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

Идентификационный номер налогоплательщика\код причины постановки на учет (ИНН\КПП);

Код формы документа;

Наименование организации;

Справочные данные об организации;

Наименование вида документа;

Дата документа;

Регистрационный номер документа;

Место составления или издания документа;

Адресат;

Гриф утверждения документа;

Резолюция;

Заголовок к тексту;

Отметка о контроле;

Текст документа;

Отметка о наличии приложения;

Подпись;

Гриф согласования документа;

Визы согласования документа;

Оттиск печати;

Отметка о заверении копии;

Отметка об исполнителе;

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

Отметка о поступлении документа в организацию;

Идентификатор электронной копии документа.

Некоторые реквизиты не изменяются при оформлении различных документов одного предприятия, как например: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации. Поэтому эти реквизиты принято называть постоянными. Остальные реквизиты, фиксируемые при составлении конкретного документа, (наименование вида документа, дата документа и т. д.) на разных документах будут отличаться – поэтому их называют переменными.

Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов, как дата, подпись, печать, регистрационный номер, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.

Каждый документ можно разделить на три основные части:

1) заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);

2) основную часть (реквизиты «текст» и «приложения»);

3) оформляющую часть (реквизиты, расположенные ниже теста и приложения).

В документе реквизиты отделяются друг от друга 2–3 междустрочными интервалами.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый процессор Word for Windows версии от 6.0 и выше с использованием шрифтов Times New Roman Cyr размером № 12 (для оформления табличных материалов), 6-16. Для оформления реквизита «Наименование организации» допускается применять шрифты 6-24.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и все последующие страницы нумеруются. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница и знаков препинания.

Рассмотрим более подробное оформление некоторых реквизитов.

Реквизиты «Государственный герб РФ» и «Герб субъекта РФ» на документах, создаваемых в негосударственных структурах, не проставляются.

«Эмблему организации или товарный знак» (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Нельзя заменять название предприятия или учреждения эмблемой.

Эмблема должна быть зарегистрирована официально.

Товарный знак запрещается использовать другим лицам.

Если на бланке указан герб, то эмблема не воспроизводится.

Товарный знак (эмблема) размещается на верхнем поле документа центровано относительно наименования организации.

«Код организации» проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

«Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)» и «Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)» проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

Код формы документа.

Код формы проставляется в случае, если соответствующая разновидность документа включена в классификатор согласно Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД), класс 0200000. Этот реквизит печатается при составлении конкретного вида документа и включается в состав справочных сведений об организации в бланках писем, в остальных случаях проставляется рядом с наименованием вида документа.

Пример оформления и расположения кода формы документа

«Наименование организации» , являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах.

Над наименованием организации указывается сокращенное, а при его отсутствии – полное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

Наименование организации располагается под реквизитом «эмблема организации».

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации (русским) государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках.

Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

«Справочные данные об организации» включают в себя: почтовый адрес предприятия, номер телефона и другие данные по усмотрению организации (номер факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).

Данный реквизит располагается в левом верхнем углу под реквизитом «наименование организации».

Порядок написания адреса адресата:

1) наименование адресата (для физических лиц – фамилия, имя, отчество);

2) название улицы, номер дома, номер квартиры;

3) название населенного пункта (города, поселка);

4) название области, края, автономного округа, республики;

5) страна (для международных почтовых отправлений);

6) почтовый индекс;

7) номер телефона, факса, электронной почты и сайта;

8) банковские реквизиты (письма по вопросам расчетно-денежных операций).

«Наименование вида документа» , располагают в центре страницы заголовочной части документа на продольных бланках и от границы левого поля – на угловых бланках. Печатают прописными буквами, например; АКТ, СПРАВКА.

«Дата» – один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу.

Датой документа является:

1) дата его подписания или утверждения;

2) дата события, которое в нем зафиксировано (для протоколов, актов).

Все даты в документе оформляются арабскими цифрами в одну строку в следующей последовательности: число, месяц, год. Например: дату 17 марта 2005 г. следует оформить 17.03.2005. В текстах документов, содержащих сведения финансового характера, нормативных документах допускается применять словесно-цифровой способ оформления дат: 17 марта 2005 г.

Если число или месяц состоит из одной цифры, перед ней необходимо проставлять 0, например 01.02.2006.

«Регистрационный номер документа» состоит из его порядкового номера. Номер документа проставляется на исходящих, входящих и внутренних документах фирмы рядом с реквизитом «дата документа».

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

Порядковые номера присваиваются отдельно входящим и исходящим письмам.

В зависимости от видов документов, типа действующей в организации системы делопроизводства, наличия классификаторов и т. д. к порядковому номеру могут добавляться другие составные части, например при регистрации служебных писем к порядковому номеру добавляется индекс дела по номенклатуре дел, а при необходимости – код документа по тематическому классификатору, код корреспондента и др.

На документах, составленных совместно несколькими организациями, регистрационные номера авторов проставляют через косую черту в порядке указания авторов в документе. Наличие на документе регистрационного номера свидетельствует о том, что он включен в информационный массив организации и находится под ее контролем и ответственностью.

Реквизит состоит из трафаретной части «_________№_______», которая заполняется от руки датой и регистрационным номером.

«Ссылка на регистрационный номер и дату документа» включает регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ. Размещается этот реквизит от границы левого поля под реквизитами «дата» и «номер документа».

Место составления или издания документа.

Реквизит используется только в общих бланках и бланках конкретных видов документа (кроме письма). При оформлении этого реквизита учитывается административно-территориальное деление страны с использованием общепринятых сокращений. Например:

С. – Петербург г. Аткарск Саратовской обл.

г. Георгиевск Ставропольского края с. Ивановка Мытищинского района Московской области.

Место составления или издания документа может не указываться, если название территории входит в наименование организации:

Самарская академия культуры и искусств

Необходимо учитывать административно – территориальное деление, так как возможны повторения наименований некоторых населенных пунктов в различных регионах.

Сокращение «г.» не ставится при названии «Москва» и при названиях городов, оканчивающихся на «град» и «бург».

Реквизит «адресат» оформляется на письмах, факсах и содержит указание почтового адреса получателя. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному или физическому лицу инициалы указываются перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже. Например:

Минюст России

Департамент информатизации и научно-технического обеспечения

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

АО «Электроцентромонтаж»

Главному бухгалтеру

В. М. Кочергину

Документ не должен содержать более четырех адресатов. При большем числе адресатов составляют список рассылки документа.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес, например:

Государственное учреждение

Всероссийский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела

Профсоюзная ул., д. 82, Москва, 117393

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Коваленко О. М.

ул. Мира, д. 7, кв. 16,

г. Липки, Советский р-н,

Тульская обл., 301264

Почтовый адрес не указывается, если документ направляется в высшие органы государственной власти и управления, вышестоящую организацию, подведомственные организации или постоянным корреспондентам.

Реквизит проставляется на бланке документа справа.

Старайтесь направлять документ конкретному лицу.

На документе может быть указано не более четырех адресов.

Реквизит «Гриф утверждения документа» должен состоять из слова

УТВЕРЖДАЮ (без кавычек)

1) наименования должности лица, утверждающего документ;

2) его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДЕНО

Генеральный директор

ООО «Гранд»

Подпись Н. К. Климов

Гриф утверждения документа располагается в правом левом углу документа.

Если на документе несколько грифов утверждения, то они располагаются параллельно (слева и справа) на одном уровне.

Гриф утверждения должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ без кавычек.

При утверждении документа наименование утверждающего документа приводится в творительном падеже.

При утверждении документа несколькими лицами их подписи приводятся на одном уровне.

Резолюция.

Резолюция – это надпись на документе, которую проставляет должностное лицо и содержит принятое им решение.

Указания по исполнению документа должны содержать: фамилию и инициалы исполнителя, содержание поручения и срок исполнения.

Резолюция пишется от руки в заголовочной части документа на любом свободном от текста месте. Допускается оформление резолюции на отдельных листах бумаги с указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится.

И.С. Боткину

Подготовить проект контракта к 26.12.2005

Подпись 12.12.2005

Если в документе указано несколько исполнителей, то первый назначается ответственный, но ни каких дополнительных пометок не делается.

Реквизит «Заголовок к тексту» включает в себя краткое изложение основного смысла текста документа. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием вида документа, отвечая на вопросы «о чем? (о ком?)», например: Приказ о создании аттестационной комиссии; « чего? (кого?)», например: Должностная инструкция ведущего программиста.

Заголовок располагается после реквизитов «дата» и «регистрационный номер документа» от границы левого поля. Допускается не указывать заголовок на документах формата А5.

Заголовок располагается слева над текстом документа.

Заголовок к тексту на документах формата А5 не указывается.

Заголовок печатается под реквизитами бланка без кавычек и не подчеркивается.

В конце заголовка точка не ставится.

Объем не должен превышать 5 строк, в каждой не более 28–30 знаков.

Отметка о постановке документа на контроль.

Отметка о контроле обозначает, что документ поставлен на контроль в процессе его исполнения с целью обеспечения установленных сроков, указанных в резолюции, или типовых сроков исполнения.

Существует два вида срока исполнения документа:

1) типовой срок исполнения документа – срок исполнения документа, для группы типовых документов (например, для обращений граждан) срок исполнения типовых запросов и т. д.;

2) индивидуальный срок исполнения документа – срок исполнения документа, установленный поступившим документом, поручением или указанный в резолюции. Контролю подлежат все документы, требующие исполнения.

В соответствии с ГОСТ отметка о контроле за исполнением проставляется на наиболее важных документах и обозначается буквой «К», словом или штампом «Контроль». Для наглядности этот реквизит может быть выделен цветом.

«Текст» – основной и важнейший реквизит документа. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже.

Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах указывают только номера граф.

Связанный текст документа, как правило, состоит из двух частей:

1) вводной, указывающей основания, цели составления документа;

2) основной, излагающей решения, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну основную часть (например, приказы, письма, заявления).

Если текст содержит несколько решений, выводов и т. д., то его следует делить на разделы, подразделы, пункты и подпункты, которые нумеруют арабскими цифрами: Раздел, Подраздел, Пункт, Подпункт.

В письмах используются следующие формы изложения текста:

От первого лица единственного числа (считаю, прошу, решил);

От первого лица множественного числа (просим, направляем);

От третьего лица единственного числа (министерство не возражает, НИИ считает возможным).

Текст в форме анкеты содержит постоянную информацию об одном объекте по ряду показателей. Анкетные тексты чаще всего используются в кадровых и маркетинговых документах.

Текст в форме таблицы содержит информацию о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы широко используются в отчетных, плановых, финансовых и других документах.

Если таблица размещается на нескольких страницах, графы нумеруются, и на следующих страницах печатаются только номера граф. Если документ содержит несколько таблиц, то над таблицей справа пишется слово «Таблица» и указывается ее порядковый номер без знака.

Связный текст может составляться произвольно либо на основе трафаретов, содержащих постоянную информацию и пробелы для внесения переменной информации:

Применение трафаретных текстов позволяет значительно повысить быстроту составления документов, при этом исключаются стадии редактирования текста и перепечатки. Особенно эффективно использование трафаретов при составления документов на компьютера.

Тексты документа пишутся на русском языке при направлении их:

1) федеральные органы государственной власти;

2) в органы государственной власти субъектов РФ;

3) в организации и на предприятия, не находящиеся в ведении данного субъекта;

4) в организации и на предприятия, расположенные на территории других субъектов РФ.

Реквизит «отметка о наличии приложений» располагается после текста перед подписью от границы левого поля, оформляется в сокращенной форме:

Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и число экземпляров. При наличии нескольких приложений они нумеруются, например:

Приложение:

1. Контракт от 10.02.2004 № 21/3 на 4л. в 2 экз.

2. Акт приема работ от 15. 10. 2004 № 17 на 2л. в 3 экз.

Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложения, отметку о наличии приложения оформляют таким образом:

Приложение: письмо Росархива от 10.02.2004 № 01-3/78 и приложения к нему, всего на 5л.

Если приложение к документу в единственном экземпляре, то количество экземпляров не указывают.

Сами документы-приложения должны иметь: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись, например:

Приложение № 2

к приказу Минздрава России

03.05.2003 № 98.

В состав реквизита «подпись» входят:

1) наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное – на документе, оформленном на бланке);

2) личная подпись;

3) расшифровка подписи (инициалы, фамилия);

Например:

Исполнительный директор Личная подпись В. М. Семенов

ЗАО «Партнер»

или на бланке:

Исполнительный директор Личная подпись В.М. Семенов

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ составляется комиссией, указывают не должности лиц, подписавших документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Все экземпляры документов, остающиеся в делах предприятия, должны содержать подлинные подписи должностных лиц и визы согласования. Исключение составляют лишь копии исходящих писем, в которых вместо подписи ставится отметка о заверении копии. Если должностное лицо, подпись которого на проекте документа была предусмотрена, отсутствует, то документ может быть подписан его заместителем или лицом, исполняющим его обязанности. При этом обязательно следует указать фактическую должность и фамилию лица, подписавшего документ. Исправления «Зам.» или «И.О.» вносятся от руки или машинописным способом, не допускается ставить косую чету или предлог «за» перед наименованием должности.

Документы коллегиального органа (Общего собрания участников АО, Совета директоров и т. п.) подписываются председателем этого органа и секретарем.

B документах, подготовленных комиссией, указывают не фактические должности лиц, составивших документ, а распределение обязанностей в составе комиссии (Председатель, Члены комиссии).

Реквизит «подпись» проставляется после реквизитов «текст» и «приложение».

Реквизит «Гриф согласования» документа состоит из слов СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Генеральный директор

ЗАО «Партнер»

Личная подпись А.П. Рысков

24.03.2005

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа:

При согласовании документа с коллегиальным органом в грифе согласования указывают название документа (в именительном падеже) его дату и номер.

СОГЛАСОВАНО

Протокол собрания акционеров

26.12.2005 № 6

Если согласование документа осуществляется путем издания другого документа, то в грифе согласования указывается вид документа, его автор (наименование организации), дата и индекс документа.

Оформляется реквизит в нижней левой части страницы от границы левого поля под реквизитами текст, отметка о наличии приложения, подпись.

Визы согласования документа – реквизит документа, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации – автора документа с его содержанием.

Документ - визируется в зависимости от характера и содержания документа исполнителем, заинтересованными должностными лицами, ответственными лицами юридической, финансовой и экономической служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, руководителем службы делопроизводства.

Виза включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату; при необходимости – должность визирующего:

Подпись А.С. Антоненко

29.12.2005

Если есть замечания к документу, то делается пометка об их наличии:

Замечания прилагаются

Директор завода «Красная заря»

Подпись А.С. Аноненко

29.12.2005

Визы проставляют на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа, на копии отправляемого документа (письма).

Если в процессе визирования в проект документа вносятся существенные изменения, он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути.

«Оттиск печати» заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами и материальными ценностями, а также специально предусмотренных правовыми актами.

Оттиск печати проставляют так, чтобы он захватывал часть личной подписи реквизита «Подпись» лица, подписавшего документ.

Печати бывают гербовыми и простыми.

Гербовая печать круглая, в центре расположено изображения герба, а по окружности указывается полное название учреждения.

Простые печати по форме могут быть: круглые, квадратные, треугольные и прямоугольные. На таких печатях нет изображения герба, а только название учреждения или его структурного подразделения.

Оттиск печати следует проставлять таким образом, чтобы оттиск проставляемой печати и личная подпись были хорошо читаемы.

Письма, выполняемые на бланках не требуют удостоверения печатью.

Перечень документов, на которых ставится гербовая печать:

1) гражданско-правовые договоры или контракты (о поставках, подрядах, совместной деятельности, аренде помещений, о производстве работ и т. д.);

2) трудовые договоры, договоры о материальной ответственности;

3) доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т. д.);

4) акты приема объектов, оборудования, выполненных работ, списания, экспертизы и т. д.;

5) гарантийные и коммерческие письма (на выполнение работ, услуг и т. д.);

6) справки, подтверждающие юридический факт;

7) официально-личные документы (диплом об образовании, трудовые книжки, свидетельство о браке и т. д.);

8) бухгалтерские документы (наряды и др.);

9) заявление на аккредитив, об отказе от акцепта и т. д.;

10) поручения бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные в баю на получение и перевод валюты, на импорт и т. д.);

11) реестры чеков, бюджетных поручений, представляемые в банках

12) справки о выплате страховых сумм, отчисленной и причитающейся зарплат и т. д.;

13) смета расходов (на производство новых изделий на капстроительство, калькуляцию к договору и т. д.);

14) заявки на оборудование и т. д.;

15) командировочные удостоверения;

16) образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций;

17) спецификации (изделий, продукции и т. д.);

18) штатные расписания и изменения к ним.

Отметка о заверении копии документа.

Данный реквизит проставляется для придания копии юридической силы. Отметка о заверении копии документа состоит из слова «верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, личной подписи, ее расшифровки и даты заверения.

Верно

Начальник отдела по связям с общественностью

ЗАО «Бизнесконсалт» Подпись С.Б. Маркин

29.12.2005

Если копия документа пересылается в другое учреждение или выдается на руки, то заверительную отметку удостоверяют печатью.

Документ, посланный по факсу не имеет юридической силы, поэтому заверенные копии высылаются по почте.

«Отметка об исполнении» документа и направлении его в дело включает:

Ю.П. Кондратьева

248 75 39 или

Юлия Павловна Кондратьева 248 75 39

Если документ подлежит размножению, то отметка об исполнителе ставится на лицевой стороне.

Отметка об исполнении документа и направления его в дело.

Реквизит проставляется только на исполненных документах, которые подшиваются в дело для последующего хранения и использования в справочных целях.

Оформляют реквизит на первой странице документа на нижнем поле.

Помните!

Реквизит включает в себя:

Слово «В дело»;

Номер дела, в котором будет храниться документ (можно с указанием года);

Подпись исполнителя документа;

Дату проставления отметки.

Отметку об исполнении проставляет и датирует или сам исполнитель, или руководитель структурного подразделения.

В дело 13–45 за 2005 г.

Подпись 24.01.2005

Направлено письмо

23.12.2005 № 01–11/201

В дело 7–1 Подпись 24.12.2005

Сообщено по телефону О.А.Антоновой 23.12.2005

В дело 02-7

Подпись 24.12.2005

Реквизит 29.Отметка о поступлении документа в организацию.

Отметка о поступлении документа в организацию проставляется на входящих документах от руки или с помощью специального регистрационного штампа.

Реквизит включает порядковый номер, дату поступления документа, по необходимости часы и минуты.

Отметка располагается в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа.

«Идентификатором электронной копии» документа является отметка (колонтитул), проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Приведем схему расположения основных реквизитов на угловом бланке.

Глава 3. Юридическое значение документа и особенности языка служебных документов

Чрезвычайно важно для управленческой деятельности организации юридическое значение документа, так как они служат способом доказательства заключенной в них информации и представляют одну из форм выражения права.

Одни документы, например правовые акты, судебные, нотариальные и арбитражные акты, договорная документация, изначально обладают юридической функцией, устанавливая, закрепляя и изменяя правовые нормы и правоотношения или прекращая их действия. Другие документы, к ним можно отнести практически любой документ, наделяются юридической функцией в случаях использования их как документа в суде, прокуратуре, нотариате, арбитраже и др.

Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований.

Документ имеет юридическую силу при наличии: даты, подписи, печати и грифа утверждения (в необходимых случаях), нотариального удостоверения (для документов, определенных нормативными правовыми актами).

Язык деловой документации требует логичности, краткости, точности изложения аргументов, предложений, просьб, ссылок в случае необходимости на действующие законы и другие правовые акты. Следует пользоваться общеупотребительным словарным составом литературного языка, простым порядком слов в предложениях, употреблять набор устойчивых синтаксических конструкций, принятых для выражения таких часто возникающих ситуаций, как предупреждение («Предупреждаем, что в случае невыполнения…», «Невыполнение условий договора ведет к…» и т. д.), мотивация действий и др. Выражением гарантийных обязательств служит стандартная фраза: «Оплату гарантируем», выражением предупреждения – «… В противном случае дело будет передано в арбитраж».

Официально-деловой стиль – это особенности языка служебных, в первую очередь организационно-распорядительных (акт, отчет, служебное письмо, постановление, приказ и т. д.), а также дипломатических документов.

Официально-деловому стилю присуще использование слов только в тех значениях, которые признаются нормой общелитературного словоупотребления, а также в значениях, традиционных именно для деловых документов, которые не нарушают их стилистического единообразия и соответствуют общей тенденции стандартизации делового языка.

Нейтральный тон изложения является нормой делового этикета. Личный, субъективный момент должен быть сведен к минимуму. Поэтому за пределами деловой речи оказываются, например, формы, обладающие эмоционально-экспрессивной окрашенностью (существительные и прилагательные с суффиксами субъективной оценки, междометия). Использование разговорных, просторечных, диалектных и т. п. слов и фразеологических оборотов в деловой речи недопустимо.

Если по тексту документа требуется привести специальные термины , то они должны быть понятны, т. е. соответствовать принятому в данной отрасли или виде деятельности производственному языку, применяться однозначно, либо объяснены. Иностранные термины нежелательно употреблять, за исключением общеизвестных типа: маркетинг, дивиденды и т. п.

В текстах документов не принято делать сокращений, кроме общеупотребительных: руб., коп., кг, м, стр., изд., и т. д.

Слово – ключевая единица языка. Словами обозначают предметы, признаки, действия. Из слов состоят предложения – основное средство выражения мысли.

Большую роль в речи играют местоимения. Особую роль играют местоимения. Они не обладают лексическим значением, однако в речи приобретают вполне конкретный смысл, поскольку заменяют полнозначные слова или указывают на них. Частицы, предлоги, союзы выполняют служебные функции – участвуют в образовании сложных форм слов, придают словам или предложениям дополнительные смысловые оттенки, служат средствами связи между словами или частями текста и т. д. Междометия – это речевые жесты, сигнализирующие об эмоциональном восприятии говорящим той или иной жизненной или речевой ситуации.

Использование в деловой речи междометий не допустимо.

Речевые ошибки, связанные с незнанием значения слова.

Смысловая точность речи – одно из главных условий, обеспечивающих практическую, а нередко и правовую ценность делового текста. Неправильно выбранное слово сожжет исказить смысл сообщения, создать возможность двояко толковать ту или иную фразу и придать тексту нежелательную тональность, поэтому важно правильно употреблять отдельные слова и словосочетания.

Паронимы – это близкие по звучанию однокоренные слова, различающиеся значением: гарантированный – гарантийный, поместить – разместить, вдохнуть – вздохнуть. Смешение паронимов является одним из наиболее грубых нарушений норм литературной речи.

Синонимы – это слова с одинаковым или очень близким значением: будущий – грядущий, спешить – торопиться, построить – соорудить. Невнимание к оттенкам значений синонимов, незнание традиционных норм лексической сочетаемости может привести к смысловой ошибке.

Плеоназм (от греч. – переизбыток) – это частичное совпадение значений слов, образующих словосочетание: памятный сувенир (сувенир – подарок на память), совместное сотрудничество (сотрудничество – совместное решение проблем, совместная работа). Наличие плеоназмов в тексте принято рассматривать как речевой недостаток, неумение выразить мысль точно и лаконично.

Нарушением норм литературной правильности и культуры речи является также тавтология – смысловые повторы, которые возникают в тех случаях, когда в предложении соседствуют однокоренные слова: Польза от использования навесных агрегатов…; Следует учитывать следующие факты…; Данное явление полностью проявляется в условиях. Тавтологические повторы делают фразу неблагозвучной. Кроме того, они затрудняют ее восприятие, поскольку привлекают к себе особое внимание.

Омонимы – это слова, совпадающие по звучанию, но различающиеся по смыслу: лук – «оружие» и лук – «растение»; брак – «супружество» и брак «изъян, дефект, недостаток».

Употребление лексики устной речи.

Лексика устной речи охватывает различные группы слов, неравноценные как по объему, так и по своему месту в языке. Различают слова разговорные и просторечные.

К разговорным относят слова типа говорун, зазнайка, умелец, буянить, пугнуть, позабавить, добренький, покрепче. Их употребление ограничено сферой непринужденного, неофициального общения. Эти слова часто используют в разговоре, в дружеской переписке, однако они оказываются неуместными в официальных текстах.

В общесоюзных классификаторах технико-экономической информации и других нормативно-технических документах используется нормированная терминология.

Если употребление разговорных слов возможно в любых условиях, кроме официальных текстов, то использование просторечных слов, жаргонизмов и диалектизмов допустимо только в качестве особых стилистических средств (например, в художественных и публицистических произведениях, когда требуется воспроизвести языковые особенности среды, дать речевую характеристику героев).

В иных условиях использование лексики устной речи, с точки зрения норм современного литературного языка, недопустимо .

К специальной лексике относятся также профессионализмы . Профессионализмы возникают в основном в двух случаях:

1) когда специальность или род деятельности не имеет своей развитой терминологии (например, охота, рыболовство, игры и т. д.);

2) как разговорные, неофициальные заменители терминов; например, в живой речи очень часто упрощаются официально принятые терминологические сочетания: карданное устройство – кардан, передаточный механизм – передача и др.; нередко появляются русские варианты заимствованных терминов: офтальмолог – глазник, трансплантация – пересадка и др.

Профессионализмы обычно общепонятны и в пределах той или иной специальности общеупотребительны. Однако их использование в официальных текстах нежелательно.

Для того, чтобы не допускать ошибок при составлении деловой документации и подготовке выступлений и докладов, секретарю необходимо уметь ориентироваться в словарях и справочных изданиях по русскому языку и практической стилистике.

Толковые словари. В толковом словаре русского языка дается истолкование слов, т. е. объясняется, в каком значении употребляется слово, какие оттенки смысла оно способно выразить.

В толковом словаре указывается также правописание слова, отмечаются особенности образования грамматических форм, приводятся фразеологические обороты с данным словом и т. д. Очень важно то, что во многих толковых словарях отмечается стилистическая окраска слов, указывается, когда по преимуществу используется слово и какими выразительными возможностями обладает.

«Толковый словарь русского языка» под редакцией Д. Н. Ушакова. Этот толковый словарь является нормативным: в нем отражено современное литературное словоупотребление. Нормативный характер словаря проявляется и в строгом отборе слов, и главным образом в системе стилистических помет, показывающих, как и когда может быть употреблено то или иное слово. «Толковый словарь» под редакцией Ушакова сохраняет свое значение и в наши дни. Нужно только помнить, что со времени выхода словаря изменились написания и значения некоторых слов; по-иному оценивается и стилистическая принадлежность многих слов.

В «Словаре русского языка» С.И. Ожегова отмечаются по преимуществу основные значения слов. Толкования формулируются очень кратко. Предельно сокращен иллюстративный материал.

В. Даль «Толковый словарь живого великорусского языка» (в 4 томах). Наряду с лексикой литературного языка первой пол. 19 в. здесь представлены областные слова, терминология разных профессий и ремесел, около 30 тысяч пословиц и поговорок.

К толковым словарям русского языка примыкают словари иностранных слов . Основное их назначение – дать объяснение словам и терминам иноязычного происхождения, встречающимся в литературе (научной, технической, общественно-политической и др.).

Словарь иностранных слов содержит иностранные слова и терминологические сочетания, вошедшие в разное время в русский язык. Это общеупотребительная лексика и термины по различным отраслям знаний. В своей основе это толковый словарь. Однако отличие от толковых словарей русского языка в нем подробных примеров употребления того или иного слова. При истолковании значений нередко даются сведения энциклопедического характера. Обязательно указывается происхождение слова.

Словари-справочники правильности современного словоупотребления. Орфоэпические и орфографические словари.

В словарях-справочниках правильного словоупотребления рассматриваются различные трудности, связанные с выбором слов. Основная цель таких справочников – помочь пишущему выбрать из существующих в языке различных способов выражения наиболее правильные, наиболее уместные в той или иной конкретной речевой ситуации.

Словарь-справочник «Правильность русской речи» Л. П. Крысина и Л.И. Скворцова . Основным материалом для этой книги явились наблюдения над словоупотреблением в периодической печати, художественной литературе, в научно-популярных изданиях и в разговорной речи последних десятилетий.

«Трудности русского языка. Словарь-справочник журналиста» под ред. Л.И. Рахмановой. Этот словарь содержит слова, при употреблении которых возникают различные трудности. Он составлен на основе материалов газет, общественно-политических и научно-популярных журналов, радио– и телепередач.

Словарь-справочник «Трудные случаи употребления однокоренных слов русского языка» Ю.А. Бельчикова и М.С. Панюшевой. Это справочник нормативного употребления тех однокоренных слов, которое в письменной и устной речи вызывает трудности в силу сходства этих слов: воинственный – воинствующий, выплата – оплата – плата и др. В словаре представлены по преимуществу распространенные слова; слова специальные, а также диалектные, просторечные и устарелые, как правило, не рассматриваются. В каждой словарном статье приводятся примеры правильного и разъясняются случаи неправильного употребления слова.

«Словарь грамматических трудностей русского языка» Т.Ф. Ефремовой и В.Г. Костомарова состоит из двух частей. В первой систематизированы грамматические категории существительного, прилагательного и глагола. Вторая часть содержит статьи, посвященные словам, в употреблении которых есть трудности.

В орфоэпических словарях указываются нормы литературного произношения слов. Так, в них отмечается место постановки ударения в слове, особенности произношения некоторых сочетаний звуков, особенности образования и произношения отдельных форм слов и т. д.

Правила цитирования.

Часто при подготовке выступления руководителя используются цитаты, при оформлении которых необходимо соблюдать следующие требования:

1) цитирование должно быть полным. Недопустимо сокращать цитаты, оставляя в них лишь какую-то часть рассуждений, доводов, нужных автору;

2) цитируемый текст должен приводиться в кавычках без изменений. Недопустим пропуск слов, предложений или абзацев без указания на то, что такой пропуск делается (такие пропуски обычно обозначаются отточием). Недопустима замена слов. Должны сохраняться все особенности авторских написаний;

3) нельзя объединять в одной цитате несколько выдержек, взятых из разных мест цитируемого источника (хотя эти выдержки могут быть и логически связанными, и однородными по материалу;

4) все цитаты должны сопровождаться указаниями на источник.

Употребление местоимений.

Местоимения пишутся с прописной буквы как форма вежливого обращения к одному лицу в официальных отношениях, личных письмах: Прошу Вас… Сообщаем Вам…

При обращении к нескольким лицам эти местоимения пишутся со строчной буквы: Уважаемые господа, ваше письмо…

С прописной буквы указанные местоимения пишутся также в анкетах: Где Вы проживали раньше? Состав Вашей семьи.

Личные имена.

В именах, отчествах, фамилиях, псевдонимах, с прописной буквы пишутся все входящие в них слова: Александр Дюма, Максим Горький (Алексей Пешков), Всеволод Большое Гнездо.

Но: Дюма-отец, Федоров-старший и т. п., где отец, старший и т. п. не перешли в разряд прозвищ и являются нарицательными.

С прописной буквы пишутся:

– индивидуальные имена, употребляемые в качестве нарицательных, но не утратившие индивидуального значения: будущие Суворовы и Нахимовы;

– индивидуальные мифологические и религиозные имена: Сизиф, Каин, Афродита;

– имена действующих лиц в художественных произведениях: Золушка, Буратино, Снегурочка.

Со строчной буквы пишутся:

– имена, утратившие значение собственных и употребляемые в смысле нарицательных: обломовы, маниловы.

Числительные.

Для написания числительных используют три формы:

1. буквенную (три фотоаппарата);

2. цифровую (10 печатных листов);

3. буквенно-цифровую (100-тысячный).

Буквенная форма чисел используется:

При написании однозначных целых чисел, стоящих в косвенных падежах;

В названиях мероприятий.

Цифровая форма чисел используется:

В большинстве случаев цифровая форма является предпочтительней для написания многозначных чисел;

Если однозначные целые числа образуют сочетание с единицами физических величин, денежными единицами;

Если однозначные целые числа, даже в косвенных падежах, стоят в ряду с дву– и многозначными, поскольку при восприятии ряда чисел не требуется мысленно переводить их в буквенную форму в нужном падеже.

Буквенно-цифровая форма чисел используется для обозначения крупных круглых чисел (тысяч, миллионов, миллиардов) в виде сочетания цифр с сокращением тыс., млн, млрд.

Порядковые числительные в основном пишутся арабскими цифрами.

Номера съездов, конференций, конгрессов спортивных состязаний, королей, императоров, кварталов обозначаются римскими цифрами.

При употреблении количественных числительных в деловых письмах, а также в телефонном разговоре, деловой беседе, при чтении деловых текстов в официальной обстановке следует помнить, что все количественные имена числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и составных числительных: до восьмисот рублей, с шестьюстами шестьюдесятью шестью рублями и т. д.

Следует учитывать, что документы являются составной частью имиджа предприятия, его своеобразной визитной карточкой. Современный дизайн оформления бланка, качественная бумага, необходимые сведения о предприятии, правильное их расположение на листе важны для благоприятного воздействия на партнера. Все документы изготавливаются на бланках.

Глава 4. Бланки документов

Бланком документа называется стандартный лист с воспроизведенными на нем постоянными реквизитами и местом для переменных реквизитов.

Устанавливаются два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297) и А5 (148х210мм). Бланки документов должны изготавливаться преимущественно типографским способом. Для документов временного срока хранения допускается использовать бланки, полученные с помощью средств оперативной полиграфии (ксерокопии), а также воспроизводить все необходимые реквизиты бланка непосредственно при создании конкретного документа на персональном компьютере.

Исключительно типографским способом изготавливаются бланки, имеющие в качестве реквизита Государственный герб РФ или герб субъекта Федерации и являющиеся объектом строгой отчетности. Этим же правилом следует руководствоваться при изготовлении бланков организаций и изображении зарегистрированного логотипа организации.

Бланки документов должны иметь поля не менее, мм:

1) 20 мм – левое;

2) 10 мм – правое;

3) 15 мм – верхнее;

4) 20 мм – нижнее.

Бланки документов изготавливают на белой бумаге или на бумаге светлых тонов.

В зависимости от расположения реквизитов существует два варианта бланков – угловой и продольный.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

Общий бланк;

Бланк письма;

Бланк конкретного вида документа;

Общий бланк используют для любых видов документов, кроме письма;

Общий бланк может включать реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

На бланках писем размещают все постоянные реквизиты. Бланк конкретного вида документа, кроме письма включает реквизиты 01(02 или 03), 08, 10, 14 и при необходимости 11, 12, 13, 18, 19.

При оформлении документов на двух или более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слов «страница» и знаков препинания.

В случаях, когда реквизиты, печатаемые на национальном и русском языках, размещаются в пределах площади, отводимой для углового варианта, целесообразно изготовлять бланки с угловым расположением реквизитов. При этом каждый реквизит указывается сверху на национальном языке, а ниже – на русском.

В результате изучения данной темы студент должен:

• – знать состав реквизитов управленческих документов и требования государственных стандартов к их оформлению: виды бланков управленческих документов и состав обязательных реквизитов бланков;
• – уметь проектировать бланки организаций; оформлять реквизиты управленческих документов;
• – владеть навыками построения формуляра-образца организационно-распорядительных документов, оформления реквизитов документов федеральных органов исполнительной власти, а также иных учреждений, организаций, предприятий; навыками работы с государственными стандартами и методическими указаниями по их внедрению.

Требования к оформлению реквизитов управленческих документов

В настоящее время оформление и составление документов регламентируется ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст.) (далее – ГОСТ Р 6.30–2003), а также Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (утв. Постановлением Правительства РФ от 15 июня 2009 г. № 477, в ред. Постановления Правительства РФ от 7 сентября 2011 г. № 751) (далее – Правила). Следует подчеркнуть, что в отличие от Правил требования ГОСТ Р 6.30–2003 носят рекомендательный характер.

Унифицированные системы документации (УСД) определяют минимальный и максимальный состав реквизитов для каждого типа документов.

Реквизит документа – элемент оформления документа . Правильное оформление реквизитов, соблюдение установленных правил и норм фиксирования информации придают деловому документу юридическую силу или юридическую значимость.

В каждом документе, относящемся к унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), можно выделить три составные части: заголовочную, содержательную и оформляющую.

Заголовочная часть документа включает сведения об организации – авторе документа и первичные данные о самом документе (например, дата, регистрационный номер).

В оформляющей части документа содержатся сведения, подтверждающие подлинность документа и достоверность имеющейся в нем информации. Здесь располагаются также технологические отметки, проставляемые на различных этапах обработки документа.

Документ состоит из набора реквизитов, оформленных по определенным правилам и расположенных в строго определенном месте.

Практические решения

Инспекторы Федеральной налоговой службы РФ по Металлургическому району г. Челябинска установили, что организация N при оказании услуг населению выдавала бланки строгой отчетности формы БО-2, в которых отсутствовали необходимые реквизиты. Предприятие было привлечено к административной ответственности по ст. 14.5 Кодекса РФ об административных правонарушениях, и ему был предъявлен штраф в сумме 30 000 рублей.

Перечень реквизитов, включающий индивидуальный набор реквизитов, присущих конкретному индивидуальному документу, носит название индивидуального формуляра документа .

Реквизиты документов классифицируются на постоянные и переменные. Постоянными называют совокупность реквизитов, характеризующую типовой формуляр документа и присутствующую во всех видах документа одного типа. Переменными считают совокупность реквизитов, дополняющих типовой формуляр и отражающих особенности конкретной коммерческой сделки или ситуации.

При подготовке и оформлении документов УСОРД используют следующие реквизиты (ГОСТ Р 6.30–2003):

• 01 – Государственный герб Российской Федерации;
• 02 – герб субъекта Российской Федерации;
• 03 – эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
• 04 – код организации;
• 05 – основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;
• 06 – идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП);
• 07 – код формы документа;
• 08 – наименование организации;
• 09 – справочные данные об организации;
• 10 – наименование вида документа;
• 11 – дата документа;
• 12 – регистрационный номер документа;
• 13 – ссылка на регистрационный номер и дату документа;
• 14 – место составления или издания документа;
• 15 – адресат;
• 16 – гриф утверждения документа;
• 17 – резолюция;
• 18 – заголовок к тексту;
• 19 – отметка о контроле;
• 20 – текст документа;
• 21 – отметка о наличии приложения;
• 22 – подпись;
• 23 – гриф согласования документа;
• 24 – визы согласования документа;
• 25 – оттиск печати;
• 26 – отметка о заверении копии;
• 27 – отметка об исполнителе;
• 28 – отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
• 29 – отметка о поступлении документа в организацию;
• 30 – идентификатор электронной копии документа.

Расположение реквизитов на документе образуют формуляр документа.

На рисунке 4.1 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 углового бланка. На рисунке 4.2 представлена схема расположения реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка. Границы, которые на этих схемах отмечены пунктиром, допускается двигать и вверх, и вниз.

Правила 2009 г. содержат реквизиты документов, создаваемых в процессе деятельности федерального органа исполнительной власти:

• а) Государственный герб Российской Федерации;
• б) наименование федерального органа исполнительной власти;
• в) должность лица, подписавшего документ;
• г) подпись должностного лица;
• д) вид документа;
• е) место составления (издания) документа;
• ж) справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;
• з) адресат;
• и) дата документа;
• к) регистрационный номер документа;
• л) наименование документа;
• м) текст документа;
• н) ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;
• о) отметка о наличии приложений;
• п) гриф согласования;
• р) гриф утверждения;
• с) виза;
• т) оттиск печати;
• у) отметка о заверении копии;
• ф) отметка об исполнителе;
• х) указания по исполнению документа; и) отметка о контроле документа; ч) отметка об исполнении документа; ш) отметка о конфиденциальности.

Рис. 4.1.

Рис. 4.2.

Большая часть реквизитов, представленных в ГОСТ Р 6.30–2003 и в Правилах, имеют одинаковые названия или названия, различающиеся незначительно. Такие реквизиты, как "Герб субъекта Российской Федерации", "Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)", "Код формы документа", "Код организации", "Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица", "Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН /

КПП), в Правилах отсутствует, поскольку не используются при работе с документами в федеральных органах исполнительной власти.

Реквизит "Резолюция" заменен на реквизит "Указания по исполнению документа", так как в федеральных органах исполнительной власти указания по исполнению документа оформляются не только в виде резолюции, но и в виде поручений.

Реквизит "Заголовок к тексту" получил в Правилах название "Наименование документа". Это объясняется тем, что в федеральных органах исполнительной власти значительная часть издаваемых документов представляет собой нормативные акты (правила, положения, порядки, инструкции, регламенты и т.д.), а эти документы имеют название, состоящее из вида документа и краткого содержания документа, тесно слившихся в одном названии. Например: "Правила ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти".

Правилами введен такой реквизит как "Должность лица, подписавшего документ". Он указывается под наименованием федерального органа исполнительной власти в бланках писем должностных лиц.

Реквизит "Отметка о конфиденциальности" проставляется на документах, содержащих информацию, относимую к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации.

Рассмотрим реквизиты ГОСТ Р 6.30–2003 подробнее.

1. Государственный герб Российской Федерации. В соответствии с положением "О Государственном гербе Российской Федерации" воспроизведение Государственного герба РФ является обязательным: на бланках Президента РФ, палат Федерального Собрания, Правительства РФ, Верховного суда РФ, Высшего арбитражного суда РФ; на бланках центральных органов федеральной исполнительной власти, а также дипломатических представительств, консульских учреждений или иных официальных представительств Российской Федерации за границей; на бланках органов государственной власти.

Исторический экскурс

Изображение двуглавого орла впервые было зафиксировано в качестве государственной эмблемы на печати царя Иоанна III Васильевича на меновой грамоте 1497 г. За время своего существования изображение двуглавого орла претерпевало многие изменения. В 1917 г. орел перестал быть гербом России, так как большевики воспринимали его как символ самодержавия. Однако орел был символом не самодержавия, но русской государственности. Сейчас двуглавый орел, как и прежде, символизирует могущество и единство Российского государства.

2. Герб субъекта Российской Федерации размещается па бланках документов органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ. Использование герба регламентируется соответствующими нормативными актами (законами, уставами, конституциями и т.д.) самих субъектов.

Герб может быть представлен в черно-белом или цветном изображении. Его изображение на бланках с угловым расположением реквизитов помещают на верхнем поле бланка над серединой строк реквизита "Наименование организации", а на бланках с продольным расположением реквизитов – в центре верхнего поля. Допускается также размещение герба на части площади, занимаемой реквизитом "Наименование организации", т.е. ниже границ верхнего поля документа.

Это интересно!

Герб города Москвы представляет собой четырехугольный, с закругленными нижними углами, и заостренный в оконечности темно-красный геральдический щит с изображением развернутого вправо от зрителя всадника – святого Георгия Победоносца в серебряных доспехах и голубой мантии (плаще), на серебряном коне с серебряной сбруей, поражающего золотым копьем черного Змия. Эталоны герба города Москвы (цветной и черно-белый рисунки), а также его описание хранятся в Музее истории города Москвы и доступны для ознакомления всем заинтересованным лицам (Закон города Москвы от 11 июня 2003 г. № 39 "О гербе города Москвы").

3. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) несет основную функцию по идентификации фирмы. Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб РФ или герб субъекта РФ.

Эмблема – символическое графическое изображение какого-либо понятия, образа, идеи. Эмблема может отображать и направление деятельности организации.

Товарный знак (знак обслуживания) – это обозначение, помогающее отличать товары и услуги одних юридических или физических лиц, от однородных товаров и услуг других юридических или физических лиц . Знак обслуживания по своему назначению и своим функциям аналогичен товарному знаку, но регистрируется организациями, не производящими товары, но оказывающими определенные услуги. В зависимости от числа субъектов, имеющих право на пользование товарным знаком, различают коллективные и индивидуальные товарные знаки. Индивидуальный товарный знак – это обозначение, зарегистрированное на имя отдельного юридического или физического лица, занимающегося предпринимательской деятельностью. Коллективным товарным знаком является товарный знак союза, хозяйственной ассоциации или иного добровольного объединения предприятий.

Отношения, связанные с изображением товарного знака и знака обслуживания, регулируются Гражданским кодексом Российской Федерации (ч. 4, парагр. 2). Обозначение товарным знаком или знаком обслуживания конкретного товара признается только с момента его государственной регистрации. В качестве товарных знаков могут быть зарегистрированы словесные, изобразительные, объемные и другие обозначения или их комбинации. Товарный знак может быть зарегистрирован в любом цвете или цветовом сочетании.

Не допускается регистрация товарных знаков, состоящих только из обозначений, представляющих собой государственные гербы, флаги, официальные названия государств, эмблемы, сокращенные или полные наименования международных межправительственных организаций, официальные контрольные, гарантийные и пробирные клейма, печати, награды и другие знаки отличия, или сходные с ними до степени смешения. Такие обозначения могут быть включены как неохраняемые элементы в товарный знак, если па это имеется согласие соответствующего компетентного органа или их владельца.

Эмблему или товарный знак (знак обслуживания) помещают на левом поле документа, на уровне наименования организации или на верхнем поле документа над наименованием организации. Размеры эмблемы и знаков не должны превышать ширину площади, занимаемой на бланке реквизитом "Наименование организации".

В случае нарушения прав на товарный знак к нарушителю владельцем знака могут быть применены по суду гражданские, административные и уголовные санкции.

Практические решения

Открытое акционерное общество обратилось в арбитражный суд с иском к издательству о защите прав на товарный знак путем удаления его с печатной продукции. В качестве товарного знака зарегистрировано обозначение из двух слов, одно из которых является охраняемым элементом.

Арбитражный суд отказал в удовлетворении исковых требований, поскольку в качестве товарного знака зарегистрировано обозначение из двух слов, одно из которых является охраняемым элементом. Ответчик использует только охраняемую часть товарного знака.

Отменяя решение, апелляционная инстанция указала, что нарушением прав на товарный знак является как использование товарного знака в целом, так и только одного охраняемого элемента.

• 4. Код организации. Код организации – автора документа (физического или юридического лица) служит для ускорения передачи документированной информации по каналам электронной связи с сокращением количества возможных ошибок, возникающих при передаче длинных и сложно воспринимаемых названий организаций. Код организации проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), его имеют все зарегистрированные предприятия. Он может быть проставлен типографским способом в бланк документа. Этот код является своеобразным подтверждением правомочности организации – автора документа.
• 5. Основной государственный регистрационный номер юридического лица (ОГРН) – это номер записи о создании юридического лица либо записи о первом представлении сведений о юридическом лице, зарегистрированном до 1 июля 2002 г. ОГРН используется в качестве номера регистрационного дела юридического лица.

Основной ОГРН указывается в бланке для писем после реквизита ОКПО.

6. Идентификационный номер налогоплательщика / код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляются в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

ИНН – это цифровой код, свидетельствующий о постановке на налоговый учет налогоплательщика – юридического лица, индивидуального предпринимателя, физического лица. КПП присваивается вместе с ИНН только организациям или ИП.

ИНН и КПП по месту нахождения организации указываются согласно Свидетельству о постановке на учет юридического лица в налоговом органе по месту нахождения на территории Российской Федерации по форме № 09-1-2 (утв. Приказом Министерства по налогам и сборам РФ от 3 марта 2004 г. № БГ-3-09/178; зарегистрирован в Минюсте РФ 24 марта 2004 г. № 5685) или, для крупнейших налогоплательщиков, согласно Свидетельству о постановке на учет в налоговом органе в качестве крупнейшего налогоплательщика – юридического лица, образованного в соответствии с законодательством РФ, по форме № 9-КНС (утв. Приказом Министерства РФ но налогам и сборам от 31 августа 2001 г. № БГ-3-09/319) . Налоговый орган выдает налогоплательщику по его заявлению свидетельство о постановке на налоговый учет.

ИНН – десятизначный цифровой код, содержащий следующие сведения:

• – код государственной налоговой инспекции, которая присвоила налогоплательщику ИНН (NNNN);
• – порядковый номер налогоплательщика (ХХХХХ);
• – контрольное число, рассчитанное по специальному алгоритму, установленному налоговой службой РФ (С).

Каждый налогоплательщик должен указывать свой ИНН в подаваемых в налоговый орган декларации, отчете, заявлении или ином документе, а также в иных случаях, предусмотренных законодательством. Данный код проставляется на бланках писем организаций, кроме федеральных органов исполнительной власти.

• 7. Код формы документа проставляется по ОКУД и должен соответствовать коду унифицированной формы документа, содержащемуся в классификаторах управленческой документации. В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в следующие УСД:
  • – организационно-распорядительной документации;
  • – банковской документации;
  • – финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
  • – отчетно-статистической документации;
  • – учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
  • – документации по труду;
  • – документации Пенсионного фонда РФ;
  • – внешнеторговой документации.

Код формы документа служит для ускорения передачи документированной информации но каналам электронной связи и сокращения возможных ошибок и является элементом идентификации документа. Коды ОКУД могут использоваться в документах, если форма документа в них присутствует (приказ, протокол, акт и т.д.), а в остальных случаях код не проставляется.

8. Наименование организации – реквизит, являющийся собирательным обозначением автора документа. Автором может быть организация, ее структурное подразделением, должностное лицо. Наименование организации должно соответствовать названию, указанному в учредительных документах (если в уставе указано, что организация будет именоваться ООО "Сатурн", а не Общество с ограниченной ответственностью "Сатурн", то указывают на бланке первый вариант). Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, если оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещают ниже полного или рядом с полным наименованием в скобках. Реквизит "Наименование организации" (структурного подразделения) должен присутствовать в любом документе. Если организация имеет ведомственное подчинение, то над наименованием организации указывают сокращенное или полное наименование вышестоящей организации. Можно наименование вышестоящей организации печатать более мелким шрифтом по сравнению с наименованием организации – автора документа.

Наименование организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного и национальный язык, печатают на двух языках на одном уровне. Наименование на русском языке рекомендуется размещать слева, а на национальном справа, если в нормативных актах субъектов РФ не установлен иной порядок.

Пример из практики

Федеральная антимонопольная служба Западно-Сибирского округа в Постановлении от 8 сентября 2010 г. по делу № А46-3232/2010 рассмотрела дело по иску налогового органа к организации ЗЛО "Русказаххлебопродукт" о понуждении к изменению фирменного наименования. По результатам рассмотрения суд указал, что инспекцией не представлено бесспорных доказательств, подтверждающих, что в фирменном наименовании ЗАО "Русказаххлебопродукт" содержится сокращение, производное от официального наименования иностранного государства, в том числе Республики Казахстан. При таких обстоятельствах суд первой инстанции правомерно принял решение об отказе в удовлетворении заявленных инспекцией требований. В обоснование своих доводов налоговая инспекция ссылалась на Общероссийский классификатор стран мира, утвержденный Постановлением Госстандарта России № 529-ст., где указано, что официальным наименованием страны Казахстан является Республика Казахстан. Следовательно, в фирменном наименовании ЗАО "Русказаххлебопродукт" содержится слово "казах", производное от официального наименования иностранного государства Республика Казахстан. По мнению инспекции, иные слова с содержанием корня "казах", не являющиеся производными от указанного наименования Республики Казахстан, отсутствуют.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Наименование на иностранном языке в отличие от национального располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если оно является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Следует помнить, что если документ подготавливается совместно двумя и более организациями, то он составляется не на бланках, а на чистом листе

бумаги. При этом наименование организаций следует располагать в соответствии с рангом. Наименование нижестоящей организации располагают ниже наименования вышестоящей организации. В случае оформления документов организаций одного райка, их наименования располагают на одном уровне. Учитывая современный уровень развития средств вычислительной техники, можно подготовить совместный бланк двух и более организаций.

Законодательство

Из п. 4 ст. 54 ГК РФ следует, что законодатель различает понятие "фирменное наименование организации" и "наименование организации" и вводит обязательное требование к тому, чтобы оба эти названия были включены в устав организации.

• 9. Справочные данные об организации – реквизит, который содержит важные для организации сведения при информационных контактах и проставляется только на бланках для писем. Справочные данные об организации включают: почтовый адрес, номера телефонов, код по ОКПО или по ОКУД и другие сведения по усмотрению организации (номера телефаксов, телексов, счетов в банке, ИНН, адрес электронной почты и др.). Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной "Правилами оказания услуг почтовой связи" (утв. Постановление Правительства РФ от 15 апреля 2005 г. № 221). В соответствии с Правилами устанавливается следующий порядок написания почтового адреса: наименование улицы, номер дома, наименование населенного пункта, наименование области, края, автономного округа республики, страна, почтовый индекс (например, Б. Черкасский пер., д. 5/2/6, Центр, Москва, 103012) . В качестве почтового адреса допускается указывать номер абонентского ящика. В конце строк адреса знаки препинания не ставятся, в середине строк знаки сохраняются.
• 10. Наименование вида документа проставляется на всех бланках, кроме бланка для писем (т.е. наименование вида документа "Письмо" не указывается). Данный реквизит является одним из важнейших, поскольку позволяет судить о назначении данного документа, определяет состав реквизитов и структуру текста. Наименование видов документов, издаваемых руководителем организации, регламентируется уставом (Положением об организации). Полный перечень видов документов, которыми пользуется организация для реализации своих функций, устанавливается в специально разрабатываемом Табеле документов организации. В него включаются как формы, имеющиеся в УСД, так и иные виды документов, соответствующие организационно-правовой форме организации, ее задачам, видам деятельности. На общем бланке организации для данного реквизита оставляют свободное место под наименованием организации, в бланке конкретного вида документа, этот реквизит впечатывается типографским способом прописными буквами.
• 11. Дата документа. В любом бланке документа должны присутствовать специальные ограничительные отметки для проставления даты подписания документа. Если автором документа являются две и более организации, то его датой является наиболее поздняя дата подписания.

Дату в бланк проставляет должностное лицо, подписывающее документ, непосредственно при подписании, либо сотрудник службы делопроизводства, регистрирующий документ. Для документов, фиксирующих решения, принимаемые коллегиально (протокол, акт и др.) датой является дата принятия решения, а не подписания. В этом случае дата печатается на документе при его подготовке.

ГОСТ установлено, что способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, а также в финансовых документах, предлагается использовать словесно-цифровой способ датирования (14 декабря 2014 г. или 4 октября 2014 г.), а в остальных случаях цифровой способ (04.10.2014, 14.10.2014).

12. Регистрационный номер документа (индекс) – условное обозначение, указывающее на место составления, хранения или содержание документа, придающее ему юридическую силу и предназначенное для учета, контроля за своевременным исполнением и поиском поступающих или создаваемых в организации документов. Индексация – проставление порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место их исполнения или составления и хранения . В российском делопроизводстве для всех видов обозначений, связанных с регистрацией документов применяется один вид знаков – арабские цифры. Индекс исходящего и внутреннего документа проставляется в заголовочной части документа.

При индексации документов используются:

• – список структурных подразделений с их условными обозначениями;
• – перечень документов, не регистрируемых службой ДОУ;
• – классификаторы постоянных корреспондентов;
• – номенклатура дел.

Список (классификатор) структурных подразделений разрабатывается на основе утвержденной структуры, штатного расписания организаций, предприятий и учреждений. В отрасли (холдинге) может создаваться типовой классификатор структурных подразделений, для какой-либо группы однородных организаций (промышленные предприятия, научно-исследовательские институты и т.д.). Формулировки объектов в классификаторе структурных подразделений даются в соответствии с действующими нормативными документами организаций. При разработке в холдинге типового классификатора структурных подразделений учитывается наличие различных наименований аналогичных структурных подразделений. Для их формулировок используются наиболее распространенные названия с указанием возможных вариантов их толкования. Систематизация объектов в классификаторе структурных подразделений сохраняет последовательность наименований структурных подразделений, закрепленную в действующих нормативных документах (типовая структура, структура и штатная численность, штатное расписание). Классификатор структурных подразделений включает также общественные организации, общества, союзы.

При индексации документов также может использоваться классификатор исполнителей или только ответственных исполнителей, который представляет собой перечень фамилий руководителей структурных подразделений, отвечающих за исполнение документов, поручений. Фамилии в классификаторе перечисляются в последовательности, соответствующей перечислению наименований структурных подразделений в действующих нормативах (типовая или примерная структура, структура и штатная численность, штатное расписание).

Индексации подлежат все регистрируемые документы, а также документация, которая нс регистрируется, но группируется в дела по номенклатуре .

Специфика исполнения, хранения и поиска внутренней документации требует проставления идентичного индекса на основном документе и на приложении к нему, особенно при регистрации распорядительных документов. Каждый массив документов должен имеет свой уникальный индекс. Ведь индекс документа выполняет не только учетную функцию, но и поисковую. Индексы проставляются на документах и в регистрационных формах. На приложениях к поступившим или отправляемым документам индексы не ставятся.

Индекс документа включает в себя несколько элементов. Основным элементом является порядковый номер документа. В дополнение к порядковому номеру с целью облегчения поиска указывают код места исполнения и хранения документа, принадлежности его к определенному вопросу, корреспонденту, автору, территории, периоду и т.д.

Наиболее удобным считается индекс, состоящий из:

• – условного обозначения структурного подразделения, получившего на исполнение или составившего индексируемый документ;
• – номера дела по номенклатуре, в которое этот документ должен быть помещен после исполнения;
• – порядкового номера документа при регистрации.

Например, индекс отправляемого документа 05-01/41, где 05 – индекс структурного подразделения, 01 – номер дела по номенклатуре, 41 – порядковый номер. Отправляемая документация индексируется на подлиннике и копии, остающейся в организации, и проставляется сотрудником службы документационного обеспечения управления.

Индекс письма может состоять из порядкового номера, который при необходимости может быть дополнен буквенными обозначениями.

Расположение составных частей индекса, принятое в конкретной организации, должно быть постоянным, а система индексов оставаться неизменной в течение длительного промежутка времени.

Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями (договоров, решений и т.п.) состоит из регистрационного номера документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе. При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер можно дополнить буквой П, например, 56-П, и т.д.

• 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только на бланках для писем и располагается строкой ниже даты и индекса (На №__________от____________). Сведения в реквизит переносятся исполнителем или сотрудником службы ДОУ с поступившего документа, т.е. в письмо-ответ с письма-запроса. Наличие этого реквизита в бланках для писем исключает необходимость упоминания индекса и даты поступившего документа в тексте письма, что освобождает от чисто вспомогательной, справочной информации. Таким образом, отметка для этого реквизита должна быть проставлена при подготовке бланка для писем, а заполнение ее будет происходить только при наличии ответа на запрос.
• 14. Место составления или издания документа указывают только в общем бланке (бланке организации), так как в бланке для писем этот реквизит указан в почтовом адресе организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, и оно включает только общепринятые географические сокращения. Место издания не указывается, если оно включено в состав наименования организации, например: Лыткаринский оптико-механический колледж, но указывается, если документ был составлен в другом месте. Для юридического лица местом издания документа будет место нахождения организации, которое определяется местом его государственной регистрации. В документе, автором которого является филиал организации, указывается место нахождения последнего.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 и правилами русского языка сокращение "г" в этом реквизите не ставится при обозначении "Москва", а также при написании названий городов, оканчивающихся на "-град" и "-бург" .

15. Адресат является одним из основных реквизитов документа. Существует несколько способов адресования документов в зависимости от конкретной управленческой ситуации. На документе реквизит "Адресат" располагают с правой стороны листа на уровне наименования организации, если документ оформляется на угловом бланке.

Документ может быть адресован руководителю организации. В этом случае в наименование должности руководителя будет включено наименование организации, например:

– Генеральному директору ООО "Вымпел";

Председателю Совета акционеров страховой компании "Русский стандарт";

• – Ректору государственного университета управления;
• – Главному редактору газеты "Известия".

Адресат оформляется с правой стороны на уровне реквизита "дата" на продольном бланке.

Государственный стандарт Р 6.30–2003 разрешает центрировать "адресат" относительно самой длинной строки в пределах отведенного ГОСТ места.

Указанный порядок адресования распространяется также на внутреннюю переписку предприятия при подготовке докладных, служебных и объяснительных записок.

Если документ адресуется на имя руководителя структурного подразделения или должностного лица, то в отличие от первого случая, необходимо сначала указать наименование организации, куда адресуется документ, затем указать должность, инициалы и фамилию, например:

Начальнику отдела кадров

А.В. Петровой

Такой порядок адресования установлен в связи с тем, что при получении корреспонденции этапы обработки осуществляются в следующей последовательности:

• – определение правильности адресования (в какую организацию адресован документ);
• – раскладка корреспонденции по сортировочному устройству в соответствии с индексом структурного подразделения.

Обратите внимание!

Официального обращения в нашей стране не существует, поэтому приставка "г-ну" (господину) перед фамилией не совсем уместна. В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 инициалы в адресате ставятся перед фамилией.

Если указать сначала наименование структурного подразделения, а затем организацию, то это может затруднить обработку корреспонденции, так как нарушается последовательность обработки входящих документов и увеличивается время на проведение данной процедуры.

Документ одного содержания может быть адресован нескольким корреспондентам одновременно (но не более четырем). В этом случае первый экземпляр копируется, первому адресату направляется подлинник, остальным – копия. Ставить отметку "копия" возле второго и последующих адресатов не следует.

Центральный банк РФ

Начальнику финансового отдела

А.В. Петрову

ОАО "Сбербанк России"

Дополнительный офис № 01106

Главному бухгалтеру

К.В. Ульяновой

Если необходимо отправить документ более, чем по четырем адресам, то составляется список рассылки.

Известно, что письма составляются в двух экземплярах (подлинник отправляется адресату, а копия остается в организации). В данном случае на копии, остающейся в организации, на месте реквизита "Адресат" ставится отметка "По списку рассылки", а список рассылки прикладывается к копии. Каждому адресату направляется подлинник с соответствующим адресом на документе, а копия письма с рассылкой остается в организации.

Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то в реквизите "Адресат" их указывают обобщенно, например:

Администрации

Рязанской области

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Последний обязательно проставляется па документах, направляемых частному лицу, например:

Колесникову М.В.

Нежинская ул., д. 3, кв. 4,

Москва, 123489

Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам. В остальных случаях адрес указывается после названия организации или должности, например:

Председателю Банка "Открытие;

А.С. Давыдову

Мира пр-т, д. 10, стр. 4,

Москва, 129839

Государственный комитет РФ

по строительству и

жилищно-коммунальному

хозяйству

Строителей ул., д. 8, Москва, 121345

Последовательность написания адреса на почтовых отправлениях оформляется в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи. Адрес корреспондента пишется в следующей последовательности:

• – наименование адресата (фамилия, имя, отчество для физических лиц);
• – название улицы, номер дома, номер квартиры;
• – название населенного пункта (города, поселка и т.п.);
• – название области, края, автономного округа (области), республики;
• – страна (для международных почтовых отправлений);
• – почтовый индекс.

На конвертах, бандеролях, посылках адрес корреспондента пишется в правой части почтового отправления, а адрес отправителя – в левом верхнем углу.

16. Гриф утверждения документа – это способ придания документу юридического статуса . В соответствии с подп. 2.3, 2.4. ГСДОУ утверждение документа является особым способом введения его в действие в отношении определенного круга организаций, должностных лиц и граждан.

В ГСДОУ указывается, что утверждение документа может производиться посредством:

• – грифа утверждения;
• – издания соответствующего распорядительного документа (подп. 2.3, 2.4).

В ГОСТ Р 6.30–2003 указано, что: документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом (п. 3.16). ГОСТ не ограничивает виды документов, на основании которых может утверждаться соответствующий документ. Это может быть приказ, постановление, решение, реже протокол. Такой способ утверждения документа наиболее распространенный, хотя и не всегда оправданный. Его следует использовать: при утверждении единовременно большого количества документов (например, учебных программ по различным дисциплинам); в случае, если за процедуру ознакомления с документом назначается лицо, в должностные обязанности которого это ранее не входило; при необходимости регламентировать работу, касающуюся не самого утверждаемого документа, а наиболее эффективной возможности ввести его в действие. Данный способ часто используется в организациях с обширной филиальной сетью .

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты, номера. Например:

УТВЕРЖДЕН

решением общего

собрания

акционеров от 05.04.2013

УТВЕРЖДЕНО

приказом ВНИИДАД

от 05.04.2003 № 82

В связи с, тем, что утверждаемый документ будет являться приложением к распорядительному документу необходимо это оформить специальным образом.

Если приложением к документу (например, к приказу) является утверждаемый документ (положение, правила, инструкция, регламент и др.), в верхнем правом углу проставляется отметка о приложении, ниже – гриф утверждения документа , например:

Приложение № 2

УТВЕРЖДЕНО

приказом Росархива

от 12.11.2009 №125

Обратите внимание, что в соответствии с Методическими рекомендациями но внедрению ГОСТ Р 6.30–2003, если приложение одно, то оно не нумеруется. В рекомендациях также дан пример оформления текста постановления, где ссылка на утверждаемый документ указывается не в скобках, а в его тексте.

Внести изменения в организационный документ, утвержденный распорядительным документом, можно только изданием такого нового.

Другой способ утверждения документа – должностным лицом, имеющим на это право. Как правило, право подписывать и утверждать все документы организации имеет единоличный исполнительный орган – руководитель организации. В некоторых случаях в учредительных документах могут быть указаны должности руководителей, которые также могут подписывать и утверждать документы.

Практический опыт

Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Но на практике часто встречаются такие формы документов, которые требуют утверждения руководителями сразу двух организаций, например: унифицированная форма № ОС-1 ("Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений)"), утвержденная Постановлением Госкомстата РФ от 21 января 2003 г. № 7 "Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств". При утверждении таких первичных учетных документов не единоличным исполнительным органом, а другими должностными лицами, последние должны быть включены в перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, который утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером, а также должна быть подготовлена доверенность.

Способ утверждения документа должностным лицом используется при утверждении тех документов, которые не требуют дополнительных пояснений.

В соответствии с Методическими рекомендациями по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 приложения должны быть подписаны исполнителем или руководителем подразделения, подготовившего документ, и датированы. Таким образом, утверждаемый документ должен быть обязательно подписан, так как является приложением.

Для регламентации процедуры утверждения документов в каждой организации должен быть разработан их перечень. Его можно включить в Табель унифицированных форм документов или Инструкцию по делопроизводству организации. При этом можно руководствоваться примерным перечнем документов, подлежащих утверждению, который приведен в Методических рекомендациях по внедрению ГОСТ Р 6.30–2003 и в ГСДОУ.

Важно знать!

Примерный перечень документов, подлежащих утверждению:

• – акты (проверок и ревизий; приема законченных строительством объектов, оборудования; экспертизы; передачи дел; ликвидации организаций, учреждений, предприятий и т.д.);
• – задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; на проведение научно-исследовательских, проектно-конструкторских и технологических работ, технические и т.д.);
• – инструкции (правила) (должностные, по делопроизводству, технике безопасности, внутреннего трудового распорядка и т.д.);
• – нормативы (расходов сырья, материалов, электроэнергии, технологического проектирования, численности работников и т.д.);
• – отчеты (о производственной деятельности, командировках, научно-исследовательских работах и т.д.);
• – перечни (должностей работников с ненормированным рабочим днем, предприятий, на которые распространяются определенные льготы; типовых документальных материалов, образующихся в деятельности министерств и других организаций, с указанием сроков хранения материалов и т.д.);
• – планы (производственных, строительно-монтажных, проектно-изыскательских, научно-исследовательских работ, внедрения новой техники; кооперированных поставок продукции; распределения продукции по установленной номенклатуре; доходов но жилищно-коммунальному ремонту; работы коллегии, научно-технического совета, ученого совета и т.д.);
• – положения (об организации, о структурном подразделении, о премировании и т.д.);
• – программы (проведения работ и мероприятий; командировок и т.д.);
• – расценки на производство работ;
• – сметы (расходов на содержание аппарата управления, зданий, помещений, сооружений, использования средств фонда предприятия, на подготовку и освоение производства новых изделий; на капитальное строительство и т.д.);
• – стандарты (государственные, национальные, организации, отраслевые);
• – структура и штатная численность;
• – тарифные ставки;
• – уставы организаций;
• – формы унифицированных документов;
• – штатные расписания и изменения к ним.

Желательно так же указывать, каким именно способом будет утверждаться документ: должностным лицом или документом. Основанием для составления перечня документов, требующих утверждения, являются законодательные и ведомственные нормативные акты, устанавливающие обязательную процедуру утверждения тех или иных документов. При составлении перечня документов, требующих утверждения, необходимо учитывать и организационно-правовую форму юридического лица, так как законы, регулирующие конкретную организационно-правовую форму юридического лица, содержат требования по поводу способа утверждения тех или иных документов.

17. Резолюция – это способ административного воздействия, организующее деятельность исполнителей .

Наиболее общая структура практически любой резолюции предполагает наличие следующих элементов (частей):

• – указание лица (ответственного исполнителя), которому адресована резолюция;
• – характеристика сути резолюции ("что должно быть сделано");
• – указание сроков ожидаемого исполнения.

Иногда руководитель может дать необходимые пояснения (например, как могло бы выглядеть окончательное решение или как следовало бы организовать проработку документа).

Обязательное требование к резолюции – ее адресность. Для повышения исполнительской дисциплины необходимо установить ответственного за решение, контролирующего ход исполнения поручения и работу других соисполнителей, либо четко определить степень ответственности каждого исполнителя. Указывать в адресате должность исполнителя не обязательно. Адресат в соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 содержит только фамилию исполнителя и инициалы, причем инициалы указываются после фамилии:

Петрову А.В.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственным за исполнение данного решения является гот сотрудник, который в резолюции назван первым (без пометки "ответственный"). Проставлять отметку "отв." или подчеркивать ответственного исполнителя не разрешается.

Петрову А.В.

Иванову В.В.

Резолюция является в своем роде распорядительным документом, составленным на полученном документе. Поэтому в тексте резолюции будут присутствовать так называемые управленческие операторы, позволяющие активно влиять на процесс принятия решения в желаемом направлении. Приведем в качестве примеров некоторые из возможных управленческих операторов:

• – "информировать по истечении срока исполнения о принятом решении";
• – "дополнительно переговорить";
• – "подтвердить получение";
• – "сообщить о выполнении" и др.

При составлении резолюции необходимо учитывать, в какой мере анализируемая ситуация носит типовой для данной организации характер. В случае типовой ситуации решение соответствующих вопросов должно основываться на некоторой типовой схеме. Анализируя управленческую ситуацию, зафиксированную в документе, руководитель, прежде всего, решает задачу ее идентификации. При этом производится оценка ситуации со следующих позиций:

• 1. Ситуация является стандартной.
• 2. Ситуация не является стандартной.
• 3. Ситуация не является стандартной и не имеет аналогов.

В процессе дальнейшей оценки документа руководитель принимает следующие альтернативы:

1. Руководитель считает целесообразным принять окончательное решение самостоятельно.

В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: "Прошу направить в командировку в Санкт-Петербург с 12 апреля 2014 г. по 14 апреля 2014 г. для участия в семинаре по делопроизводству начальника канцелярии Коржакова Π. М.".

2. Руководитель считает, что окончательное решение должно быть принято другими сотрудниками.

В этом случае текст резолюции будет выглядеть следующим образом: "Прошу командировать в Санкт-Петербург с 12 апреля 2014 г. по 14 апреля 2014 г. двух сотрудников для участия в семинаре по делопроизводству".

Общие указания выражаются следующим образом:

• – "к руководству";
• – "к исполнению";
• – "к сведению".

Кукушкину П.А.

К исполнению

личная подпись руководителя

На документах, содержащих стандартные ситуации, не требующих дополнительных разъяснений и имеющих типовые сроки исполнения, резолюции оформляются по упрощенной схеме: указываются исполнитель, подпись автора резолюции, дата.

Фомину И.В.

Подпись руководителя

Резолюции должны быть составлены таким образом, чтобы исполнителю не требовались дополнительные разъяснения руководителя. Текст резолюции должен быть построен кратко, четко и корректно.

Если резолюция является сложной, состоит из нескольких задач, предписываемых различным исполнителям, то руководитель перед написанием такой резолюции должен осуществить декомпозицию процесса принятия решения на отдельные относительно самостоятельные этапы. Их состав и число зависят, с одной стороны, от содержания документа, с другой – от информированности, методов и стиля работы самого руководителя.

Ведковой А.И.

Прошу подготовить

заявку на необходимые строительные материалы до 15.03.2014

Соломанину Г.Н.

Подготовить проект сводного плана работы организации

на 2014 год до 01.01.2014 Зориной Л.А.

Подготовить финансовые расчеты

к заявке на строительные материалы до 14.01.2014

Как видно из примеров, помимо адресата и предписываемого действия резолюция должна содержать порядок ее выполнения и форму контроля. Желательно в конце текста резолюции указать предполагаемую дату, к которой вопрос должен быть решен. Это послужит стимулом к действию у исполнителя и формой контроля за исполнением документа. Подпись руководителя (без расшифровки) и дата написания резолюции также являются ее неотъемлемой частью и определяют начало действия. Отсутствие этих реквизитов указывает на неверное оформление резолюции.

Пример из практики

В целях экономии времени руководителя секретарь или помощник может заранее подготовить проект резолюции и представить руководителю, который, в случае согласия с ее содержанием, лишь подписывает резолюцию и ставит дату. Такая резолюция готовится на специальном бланке "Поручение", "Указание", "Резолюция". Этот способ придает документу более эстетичный вид, но, с другой стороны, в этом случае плохо обеспечивается сохранность резолюции, так как лист в резолюцией может открепиться от документа, а при сдаче дел в архив скрепка или скоба изымается, и лист с резолюцией подшивается как отдельный документ.

Резолюция пишется от руки и проставляется в верхнем правом углу над текстом. Если нет свободного места, то резолюция может быть оформлена на любом свободном месте лицевой стороны документа.

Таким образом, резолюция должна включать в себя: фамилию, инициалы исполнителя, содержание исполнения (текст резолюции), срок исполнения, подпись руководителя, дату резолюции.

Хорошилову А. К.

Прошу подготовить

проект приказа о переводе

В.В. Моржова на должность

ведущего специалиста отдела

кадров с 13.01.2015.

• 18. Заголовок к тексту. Заголовок к тексту оформляется под реквизитом "Место составления или издания документа" на общем бланке и под реквизитом "Ссылка на регистрационный номер и дату документа".
• 19. Отметка о контроле. Наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы подлежат контролю за исполнением. Отметка о контроле проставляется справа на верхнем поле первого листа документа с помощью штемпеля "Контроль" или буквы "К".

Документы могут иметь типовые и индивидуальные сроки исполнения. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например, о предоставлении статистической и финансовой отчетности, о сроках предъявления претензий по качеству продукции, по подаче апелляций на решения финансовых и судебных инстанций и другие. Некоторые сроки исполнения зафиксированы в ГСДОУ и также выступают в качестве типовых. Например, исправления и рассмотрения протоколов разногласий к договорам, исполнения служебных писем и телеграмм, требующих срочного решения, и других.

Вопросы практики

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения для документов, не нашедших отражения в законах и подзаконных нормативных актах. После их утверждения и включения в качестве приложения в "Табель форм документов" или "Инструкцию по делопроизводству" в виде Перечня, они также становятся типовыми для всех сотрудников организации.

Индивидуальные сроки исполнения указываются в резолюции руководителя или в тексте документа только в том случае, если этот срок отличается от установленного руководством организации или автором документа или отсутствует в перечне.

Срок исполнения входящих документов общепринято исчислять с момента фиксации факта их поступления в организацию, а создаваемых – с момента их доведения до исполнителей, если в документе, конечно, не оговорен другой срок.

Согласно ГСДОУ снять документы с контроля может лишь должностное лицо, установившее контроль, либо ответственный исполнитель после фактического выполнения заданий, запросов путем сообщения результатов заинтересованным лицам и организациям или другого документированного подтверждения исполнения.

Срок исполнения может продлить только организация или должностное лицо, его установившие, или вышестоящее руководство. В практике работы в том случае, когда срок исполнения документа к моменту его регистрации или в ходе рассмотрения установлен быть не может, устанавливается условный срок исполнения, который может быть откорректирован по ходу исполнения документа, например, при контроле исполнения исходящих документов.

20. Текст документа. ГОСТ Р 6.30–2003 не оговаривает виды шрифтов, которыми следует пользоваться при подготовке текста документа с использованием средств вычислительной техники. Основное требование к шрифтам сводится к тому, чтобы они были хорошо читаемыми. Некоторым образом конкретизируется требование к шрифтам в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти . При подготовке документов рекомендуется использование шрифтов размером № 12–15 при печати через 1–2 интервала.

Тексты документов излагаются от:

• – 1-го лица единственного числа: "приказываю... подготовить и представить на рассмотрение"; "прошу рассмотреть вопрос об установлении льготных тарифов...";
• – 3-го лица единственного числа: "...Совет Федерации постановляет..."; "...коллегия постановила..."; "министерство не считает возможным...";
• – 1-го лица множественного числа: "просим представить данные о..."; "представляем на рассмотрение и утверждение...";
• – в совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа: "приказываем..."; "решили...".

В случае содержания в тексте нескольких поручений, решений, выводов и т.д., в нем выделяют разделы, подразделы, пункты, подпункты. В текст документа иногда включают фрагменты, оформленные в виде таблицы или анкеты. При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующие должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены в середине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" (стр.) и знаков препинания.

21. Отметка о наличии приложения. Приложения являются самостоятельными документами, которые дополняют, разъясняют или детализируют отдельные вопросы, затронутые в тексте основного документа. Документы-приложения могут быть трех видов: утверждаемые или вводимые в действие соответствующим документом (приложения к правовым актам), поясняющие содержание другого документа, направляемые с сопроводительным документом адресату.

В случае, когда к документу имеются приложения, об этом должна быть сделана соответствующая отметка. Информация о приложении указывается в тексте или после текста документа перед подписью.

В нормативных актах и документах, содержание которых дополняется или поясняется приложениями, сведения о наличии приложений указывают в тексте, например: "Утвердить прилагаемую инструкцию по учету и хранению документов".

На самом документе-приложении должна быть сделана отметка, соединяющая его с основным документом и придающая ему юридическую силу, которая включает наименование нормативного акта, его дату и номер.

Допускается выражение "ПРИЛОЖЕНИЕ №" печатать прописными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:

Существует несколько вариантов оформления приложений под текстом документа:

1. Документ-приложение направляется адресату с сопроводительным письмом, в тексте которого перечислены документы-приложения; их названия второй раз не указываются:

Приложение: на 1 л. в 1 экз.

2. Письмо имеет приложение, не названное в тексте; указывают наименование приложения, число листов и количество экземпляров:

Приложение: прайс-лист на 1 л. в 1 экз.

3. Письмо имеет несколько приложений, которые должны быть пронумерованы в валовом порядке с указанием количества листов и количества направляемых экземпляров:

Приложение: 1. Перечень документов на 1 л. в 1 экз.

• 2. Справка о доходах на 1 л. в 1 экз.
• 4. В сброшюрованном приложении число листов не указывается:

Приложение: в 5 экз.

5. К сопроводительному документу прилагается документ, имеющий приложение; количество листов приложения суммируется:

Приложение: письмо Минюст России от 02.02.2014 № 123/05-02 и приложение к нему, всего на 5 л.

6. Документы-приложения направляются не во все указанные в документе адреса; в отметке о наличии приложения делают ссылку "только в первый (второй, третий) адрес":

Приложение: на 1 л. в 1 экз. в первый адрес.

22. Подпись представляет собой собственноручную роспись должностного или физического лица . При подготовке документа составитель должен заранее знать, кто будет подписывать документ. Служебные документы подписывают должностные лица в пределах своих полномочий.

Для придания юридической силы реквизиту "подпись" она должна включать в себя три элемента:

• – должность полномочного лица;
• – собственноручную роспись должностного лица;
• – расшифровку подписи.

Располагаются данные элементы в одну строку, начиная от левого поля без абзаца:

Подписывается, как правило, первый экземпляр документа.

Наименование должности полномочного лица оформляется в соответствии с наименованием, указанным в штатном расписании. Наименование организации включается в элемент "должность полномочного лица" в том случае, если документ оформляется не на бланке организации, например :

Допускается в реквизите "подпись" центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки, например:

Наименование должности, расположенное в несколько строк, печатается через 1 межстрочный интервал.

В случае, когда документ оформлен на бланке должностного лица, наименование должности полномочного лица будет отсутствовать. Такой бланк оформляется следующим образом:

При передаче права подписи другому должностному лицу на период временного отсутствия полномочного лица должность исполняющего обязанности может записываться как сокращенно, так и полностью, например:

В Приложении к Методическим рекомендациям по разработке инструкций но делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти допускается возможность исправлений от руки наименования должности на документе, если документ уже оформлен, а должностное лицо отсутствует. Следует помнить, что понятие "отсутствует" подразумевает – командировку, отпуск или болезнь, а нс отсутствие должностного лица на один день и менее. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности. В целях исключения злоупотреблений при подписании документов в организациях обязательно должны быть разработаны правила их подписания. Правила подписи могут устанавливаться в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях.

Элемент реквизита "расшифровка подписи" включает в себя инициалы и фамилию должностного лица. Инициалы имени и фамилии печатаются без пробела, а между инициалами и фамилией ставится один пробел. Следует обратить особое внимание на то, что расшифровка подписи не указывается в скобках, а инициалы ставятся перед фамилией, которая печатается строчными буквами (кроме заглавной).

В соответствии с Правилами подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации (утв. Постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009) и Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлены требования к подписанию конкретных видов документов. Например, постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, созданные на бумажном носителе, подписываются (утверждаются) собственноручно руководителем федерального органа исполнительной власти или лицом, исполняющим его обязанности, а созданные в форме электронных документов – с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

Количество лиц, подписывающих документ, а также наименование их должностей зависят от степени ответственности за содержание документа. Например: в документах, составленных комиссией (акт, протокол заседания государственной экзаменационной комиссии и др.) указываются не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением:

Протокол, документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов на собраниях, совещаниях, заседания, подписывает председатель и секретарь данного вида заседания:

В ст. 9 Федерального закона от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" указано, что достоверность данных, указанных в первичных учетных документах, обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. Перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов, утверждает руководитель организации. Например, гарантийные письма, а также другие документы финансового характера подписываются руководителем организации и главным бухгалтером, их подписи располагаются в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Если документ подписывается несколькими лицами равной должности, их подписи рекомендуется располагать на одном уровне, например:

При подписании совместного документа, подготовленного двумя и более организациями, первый лист оформляют не на бланке конкретной организации, а на чистом листе бумаги с указанием реквизитов бланков организаций.

В трудовых договорах (контрактах) подписи сторон также указываются на одном уровне с указанием полных сведений о сторонах договора или же только их условных обозначений ("работодатель", "работник").

Докладные записки, справки, служебные записки, заявления и другие документы информационного характера могут подписываться исполнителем, если разрешаемые при этом вопросы не выходят за пределы его компетенции.

Это интересно!

На пост министра финансов США Джек Лью был назначен в феврале 2013 г. Вскоре репортеры обратили внимание, что его подпись представляет собой несколько овалов, соединенных в цепь. В частности, подпись Лью обсуждалась в сатирических телепрограммах "Colbert Report" и "The Daily Show". Следует заметить, что подпись главы американского Министерства финансов является частью оформления долларовых купюр. Традиционно министр финансов расписывается десять раз, после чего отбирается наиболее подходящая подпись для печати на банкнотах. Министру финансов США пришлось переделать свою подпись. К этому его вынудили насмешки, утверждающие, что подпись Лью слишком неразборчивая. На сайте Министерства финансов уже опубликована новая подпись Лью. Также она появится на американских купюрах в новых тиражах.

Разновидностью подписи является электронная подпись – информация в электронной форме, присоединенная к электронному документу или иным образом, связанная с ним и позволяющая идентифицировать лицо, подписавшее электронный документ . Традиционный бумажный и электронный документы имеют разную физическую природу. Это в свою очередь определяет выбор средств, которые придают документу юридическую силу: собственноручная подпись используется для бумажных документов, подпись электронная – для легитимизации электронных документов.

Собственноручная подпись, будучи следом чернил или шариковой пасты, образует вместе с документом единый физический объект, и ее сравнительно тяжело убрать из документа, не оставив следов воздействия.

Электронная подпись гарантирует авторство и подлинность документа при условии, что она включена в документ или находится с документом в едином контейнере. Как только документ покидает контейнер или же электронная подпись извлекается из документа, все гарантии подлинности и неизменности документа исчезают. Возможность признания документа в электронном виде равноценным документу на бумажном носителе устанавливает ч. 3 ст. 11 Федерального закона от 27 июля 2006 г. № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации". Согласно указанной норме электронное сообщение, подписанное электронной цифровой подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признается электронным документом, равнозначным документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается или не подразумевается требование о составлении такого документа на бумажном носителе.

Гражданский кодекс РФ устанавливает два условия, при наличии хотя бы одного из которых электронная подпись и, соответственно, электронный документ могут быть использованы для заключения и реализации гражданско-правовых сделок: в случае, когда такая возможность прямо предусмотрена действующим законодательством РФ в широком смысле и/или когда такая возможность согласована сторонами. Например, договором может быть предусмотрено удостоверение прав распоряжения денежными суммами, находящимися на счете, электронными средствами платежа и другими документами с исползованием в них аналогов собственноручной подписи (п. 2 ст. 160 ГК РФ), кодов, паролей и иных средств, подтверждающих, что распоряжение дано уполномоченным на это лицом (п. 3 ст. 847 ГК РФ).

Федеральный закон РФ от 27 июля 2006 г. № 152-ФЗ "О персональных данных" предусматривает, что электронная подпись может использоваться в следующих случаях:

• – если биометрические персональные данные хранятся вне информационных систем;
• – если на материальном носителе содержится дополнительная информация, относящаяся к биометрическим данным.

Использование электронной подписи в электронных документах регламентирует также Федеральный закон РФ от 6 апреля 2011 г. № 63-ΦЗ "Об электронной подписи".

Для того чтобы обеспечить возможность подписания электронных документов, были разработаны специальные технологии, названные по аналогии электронной подписью. В соответствии с законодательством существует несколько видов электронной подписи:

• – простая электронная подпись (ПЭП);
• – усиленная электронная подпись (УЭП).

Усиленная электронная подпись в свою очередь подразделяется на:

• – неквалифицированную электронную подпись (НЭП);
• – квалифицированную электронную подпись (КЭП).

Применяемое программное обеспечение управленческих процессов в организации должно поддерживать использование электронной подписи.

23. Гриф согласования проставляется на служебном документе при необходимости его согласования (визирования) для оценки обоснованности документа и соответствия действующему законодательству и другим правовым актам. Грифом согласования оформляется внешнее согласование. При внешнем согласовании экспертизу (оценку) содержания документа проводят компетентные внешние организации, чьи интересы затрагивает документ, в том числе различные "разрешительные" инстанции и органы, не входящие в структуру организации.

Вопросы практики

Процедура согласования проекта документа с заинтересованными должностными лицами по общему правилу не является обязательной. Но в тех случаях, когда действующие у работодателя локальные нормативные акты по делопроизводству предусматривают согласование тех или иных документов, оно становится обязательной процедурой в процессе создания документа.

Гриф согласования документа оформляется ниже реквизита "подпись" с левой стороны внизу листа. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО (без кавычек), должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Пример:

В случае, если согласование осуществляют письмом, протоколом, гриф согласования оформляет исполнитель или служба ДОУ следующим образом:

Гриф согласования может располагаться на отдельном листе согласования, тогда в документе после реквизита "подпись" делается отметка: "Лист согласования прилагается". Лист согласования (визирования документа) – часть официального документа с отметками (визами) о согласовании . Несколько грифов согласования оформляются на одном уровне друг против друга вертикальными рядами.

Заполненный лист согласования подписывается и датируется руководителем службы ДОУ или исполнителем и прилагается к проекту документа. При наличии возражений по тексту документа гриф согласования не подписывается.

24. Виза согласования документа – реквизит, фиксирующий согласие или несогласие должностного лица с содержанием документа (далее – виза) .

Виза включает в себя должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. Пример:

Оформленная таким образом виза означает согласие должностного лица с содержанием документа.

При наличии замечаний по документу или несогласия с документом визу оформляют следующим образом:

Документ визируется исполнителем и заинтересованными в документе должностными лицами финансовых, экономических и иных служб, заместителем руководителя организации, курирующим данный вопрос, юристом и руководителем службы ДОУ (при необходимости). Лица, визирующие служебный документ, несут ответственность за его содержание наряду с исполнителем, по вопросам, относящимся к сфере их деятельности. Количество согласующих лиц в каждой организации определяется самостоятельно.

Помимо визы согласования, в делопроизводственной практике часто применяется и виза ознакомления, которая служит письменным подтверждением факта доведения содержания документа до сведения работника. Однако правила оформления визы ознакомления нормативно не закреплены и в ГОСТ Р 6.30–2003 не указаны.

Важно помнить!

В случае, когда предусмотрено обязательное согласование документа с заинтересованными должностными лицами, отсутствие виз согласования на документе будет означать нарушение процедуры его подготовки.

Внесение изменений в подписанный приказ, распоряжение, а также в согласованный проект документа не допускается.

Замечания могут быть представлены на отдельном листе, который подписывают, датируют и прилагают к документу.

На документе, подлинник которого остается в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. На документе, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в нижней части лицевой стороны второго экземпляра отправляемого документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе по образцу листа согласования.

Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование нормативных правовых актов, приложений для защиты от возможной замены листов.

Повторному визированию подвергается документ, если в процессе визирования в его проект вносятся существенные изменения. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект документа внесены уточнения, не меняющие его сути .

25. Оттиск печати. Печать – устройство, содержащее клише печати для нанесения оттисков на бумагу. Клише – элемент печати, содержащий зеркальное отображение оттиска печати. Печать имеет круглую форму .

Наряду с термином печать часто используются такие понятия, как штамп, апостиль, факсимиле и штемпель. Штамп (итал. stampa – печать) – особая разновидность печатной формы, служащей для производства оттиска на документах, содержащих текстуальную информацию о полном наименовании юридического лица, его адресе, дате отправления документа и др. Иногда содержание штампа дополняется изображением национального герба. Виды штампов (по классификации организаций- изготовителей):

• – сложные (повторяющие угловой бланк организации); как правило, содержат значительное количество информации: адрес, банковские реквизиты фирмы и др.;
• – несложные штампы используют для доверенностей, копий документов, товарных чеков, входящей документации, приходно-расходных ордеров, счетов-фактур и т.п.;
• – штампы со стандартными словами: "для пропусков", "оплачено", "для рецептов", "для служебного пользования" и др. Форма штампов – произвольная.

Штемпель (нем. stempel ) – то же, что печать в одном значении.

Апостиль – специальный штамп, который в соответствии с Гаагской конвенцией 1961 г. ставится на официальных документах государств – участников конвенции с целью освободить эти документы от необходимости дипломатической или консульской легализации. Апостиль удостоверяет "подлинность подписи, качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ, и, в надлежащем случае, подлинность печати или штампа, которыми скреплен этот документ" (Гаагская конвенция, ст. 5).

Факсимиле (лат. fac simile – сделай подобное) – это печать, воспроизводящая подпись официального лица.

Предприятия, учреждения, организации пользуются печатями и штампами на основании учредительных документов, зарегистрированных управлением государственной регистрации и его территориальными отделами.

Законодательство

Необходимость наличия печати в организациях закреплена в соответствующих федеральных законах. Так, в п. 7 ст. 2 Федерального закона от 26 декабря 1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" установлено, что акционерное общество "должно иметь круглую печать, содержащую его полное фирменное наименование на русском языке и указание на место его нахождения". Аналогичные нормы закреплены и в п. 5 ст. 2 Федерального закона от 8 декабря 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью".

Филиалам предприятий, учреждений, организаций разрешено изготовление печатей, если это предусмотрено положением об этих филиалах. В этом случае в текст печати вписывается слово "Филиал".

Вопросы практики

В инструкциях по делопроизводству принято прописывать, что штамп "Входящий документ" ставится именно в нижнем правом углу документа, а штамп "На контроль" – на верхнем поле справа.

Организации, имеющие право на изготовление гербовой печати указаны в Федеральном Конституционном законе от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации" (с изм. и доп.).

В соответствии с ГОСТ Р 6.30–2003 оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами, а также на иных документах, предусматривающих заверение подлинной подписи. Печать ставится на свободном от текста месте, не захватывая личной подписи должностного лица, но может захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ. В документах, подготовленных на основе унифицированных форм, печать ставится в месте, обозначенном отметкой "МП" или иным образом .

Перечень документов, на которых будет проставляться та или иная печать организации, необходимо утвердить приказом руководителя организации. Примерный перечень документов, на которых проставляется гербовая печать, представлен в ГСДОУ, но может быть дополнен по усмотрению организации.

Примерный перечень документов, на которых ставится печать организации:

• 1. Акты (приема законченных строительством объектов, оборудования, выполненных работ, списания; экспертизы и т.д.).
• 2. Доверенности (на получение товарно-материальных ценностей, ведение дел в арбитраже и т.д.).
• 3. Договоры (о материальной ответственности, поставках, подрядах, научно-техническом сотрудничестве, аренде помещений, о производстве работ и т.д.).
• 4. Задания (на проектирование объектов, технических сооружений, капитальное строительство; технические и т.д.).
• 5. Заявки (на оборудование, изобретения и т.д.).
• 6. Заявления (на аккредитив, об отказе от акцепта и т.д.).
• 7. Заключения и отзывы организаций на диссертации и авторефераты, направляемые в высшую аттестационную комиссию.
• 8. Исполнительные листы.
• 9. Командировочные удостоверения.
• 10. Нормы расхода на драгоценные металлы.
• 11. Образцы оттисков печатей и подписей работников, имеющих право совершения финансово-хозяйственных операций.
• 12. Представления и ходатайства (о награждении орденами и медалями, премиями и т.д.).
• 13. Письма гарантийные (на выполнение работ, услуг и т.д.).
• 14. Поручения (бюджетные, банковские, пенсионные, платежные (сводные, в банк), на импорт и т.д.).
• 15. Положения о министерствах (ведомствах).
• 16. Протоколы (согласования планов поставок и т.д.).
• 17. Реестры (чеков, бюджетных поручений и т.п.).
• 18. Смета расходов (на содержание аппарата управления, на подготовку и освоение производства новых изделий, на калькуляцию к договору, на капитальное строительство и т.д.).
• 19. Справки (лимитные, о выплате страховых сумм, об использовании бюджетных ассигнований на зарплату, о начисленной и причитающейся зарплате и т.д.).
• 20. Спецификации (изделий, продукции и т.д.).
• 21. Титульные списки.
• 22. Уставы государственных предприятий (объединений и т.п.).
• 23. Штатные расписания и изменения к ним.

История вопроса

В 2003 г. Корпорацией профессиональных изготовителей печатей и штампов совместно с Всероссийским научно-исследовательским институтом полиграфии разработан Национальный стандарт Российской Федерации "Печати мастичные удостоверительные: форма, размеры и технические требования".

Печать хранится до минования надобности и уничтожается в случае:

• – смены организационно-правовой формы;
• – изменения наименования организации;
• – ликвидация предприятия и пр.

Поскольку смена организационно-правовой формы, полного фирменного наименования организации и адрес места нахождения (субъект РФ) указываются в оттиске печати, то их изменение влечет необходимость изготовления новой печати.

Пакет представляемых документов об уничтожении печати будет зависеть от организации (мастерской), которая будет уничтожать печать.

Примерный состав документов, необходимых для уничтожения печатей:

• 1. Заявление (установленного образца) об уничтожении печати, которое подписывает только руководитель.
• 2. Ксерокопия паспорта руководителя.
• 3. Доверенность от руководителя организации "на уничтожение печати" лицу, ответственному за ее уничтожение.
• 4. Выписка из ЕГРЮЛ (нотариально заверенная копия). Для государственных организаций – приказ о назначении руководителя (копия, заверенная вышестоящей организацией).
• 5. Паспорт (ксерокопия) лица, ответственного за уничтожение печати.
• 6. Документ, подтверждающий факт оплаты (оригинал квитанции).
• 7. Печать, подлежащая уничтожению.

В случае утери старой печати перед изготовлением новой необходимо получить справку в органах внутренних дел об утере печати. С этой справкой и вышеуказанным пакетом документов можно обращаться за изготовлением новой печати. Необходимо также опубликовать объявление об утрате печати в Регистрационном вестнике или местной печати. Печати и штампы, изготовленные взамен утерянных, должны иметь в тексте букву "Д" (дубликат).

Ответственность за использование и хранение печатей и штампов, после выдачи их структурным подразделением организации для работы, возлагается приказом руководителя организации на работников, получивших печати и штампы и расписавшихся в учетном журнале.

Ценный опыт

Чтобы максимально снизить риск подделки и фальсификации печатей необходимо:

• – размещать заказ на создание печатей и штампов только у сертифицированных изготовителей (система сертификации "ПечатьСерт"), На территории Российской Федерации сертификат на изготовление мастичных удостоверительных печатей, в том числе с гербовой символикой, выдает единственная организация ВНИИ полиграфии;
• – изготавливать печати с учетом требований ГОСТ Р 51511–2001;
• – использовать водостойкую штемпельную краску, это поможет легко идентифицировать фальсификацию на струйном принтере (его чернила размываются водой);
• – не использовать печать организации (простую или гербовую) на все случаи жизни;
• – вести учет печатей и штампов организации;
• – возложить контроль по хранению и использованием печатей и штампов на подразделение организации, ответственное за делопроизводство;
• – хранить печати в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
• 26. Отметка о заверении копии подписью руководителя организации или уполномоченного на это должностного лица ставится на копии документа. Заверительная подпись выглядит следующим образом:

Не следует писать "копия верна", поскольку очевидно, что это – копия, а не оригинал. При выдаче копии за пределы организации на ней проставляется печать.

27. Отметка об исполнителе предназначена для получения справочной информации о документе непосредственно у сотрудника, подготовившего проект документа, и проставляется практически на всех документах. Отметка об исполнителе включает в себя инициалы, фамилию исполнителя и номер его телефона. Реквизит печатают от начала строки (без абзаца) через один межстрочный интервал. Фамилия исполнителя, инициалы и номер его служебного телефона располагается от границы левого поля в левом нижнем углу лицевой или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа:

В практике работы российских организаций сложился следующий порядок написания отметки об исполнителе:

В данном случае, при обращении к исполнителю по вопросам, затронутым в документе, нет необходимости уточнять его имя и отчество.

Слова "Исполнитель", "Исп.", "Телефон", "Тел." не указываются.

28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело проставляется на входящем или внутреннем документе с целью определить его исполнение и свидетельствует о том, что работа над документом полностью закончена.

Отметка включает в себя следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. Пример:

Обратите внимание!

Иногда в организациях секретари расписываются в данной отметке вместо исполнителя, что может быть расценено, как превышение полномочий, так как решить исполнен документ или нет, может только исполнитель или руководитель в силу своей компетенции. Однако при внедрении автоматизированных систем управления данный реквизит допустимо проставлять на документе и сотруднику службы документационного обеспечения управления, который фиксирует реквизит на документе на основании данных об исполнении документа, полученных из автоматизированной системы.

29. Отметка о поступлении документа в организацию представляет собой регистрационный штамп в правом нижнем углу. Данный реквизит проставляется службой ДОУ при регистрации входящих документов. Регистрационный штамп включает: порядковый входящий номер документа и дату поступления документа в организацию.

Допускается проставлять отметку о поступлении документа в организацию с помощью резинового штампа или ручного нумератора.

Вопросы практики

При регистрации предложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например, И-167 (Иванов), К-21 (Котов), А-213 (Абрамов) и т.д. Справочная картотека по предложениям, заявлениям и жалобам граждан строится по алфавиту фамилий. Такая индексация позволяет быстро отыскать нужный документ. Гражданин может направить одно и то же предложение, заявление или жалобу одновременно нескольким адресатам, и они в конечном итоге могут быть переадресованы в одно учреждение, организацию или предприятие, которое может решить поставленный вопрос по существу. Все эти обращения, поступившие в результате в одно место, должны учитываться под одним регистрационным индексом первого полученного документа с добавлением порядкового номера. Например, Н-184/1, Н-184/2, Н-184/3 и т.д. Обращения граждан бывают первичные и повторные. Повторным считается обращение, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого предложения, заявления или жалобы истек установленный законодательством срок их рассмотрения или заявитель не был удовлетворен данным по первому обращению ответом. Повторное обращение при первичной обработке получает очередной регистрационный индекс, так как ведется валовый учет всех поступающих документов.

30. Идентификатор электронной копии документа – отметка (колонтитул) о переносе данных на машинный носитель. Такая отметка проставляется в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержит наименование файла на машинном носителе, дату создания, местонахождение на сетевом диске, доступном для чтения сотруднику или структурному подразделению, которому адресован документ:

Е:ОСлужебные письма 12.04.2014.

При распечатке итогового документа, выходящего за пределы организации, идентификатор удаляется.

Обратите внимание!

Государственный стандарт содержит 30 реквизитов, в числе которых отсутствует такой реквизит как "гриф ограничения доступа к документу", однако в "Правилах делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти" такой реквизит имеется.

Гриф ограничения доступа к документу проставляется без кавычек, на первом листе документа, и его можно дополнять данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к конфиденциальной информации. Например:

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. № 2-ФКЗ "О Государственном гербе Российской Федерации". См.: ГОСТ Р 7.0.8–2013 Делопроизводство и архивное дело...