Нормативно правовое и методическое обеспечение делопроизводства. Нормативная база делопроизводства. Нормативные и методические документы

Нормативно-методические акты - это своего рода важнейшие справочники для всех работающих с документами, которые нужны для составляющих и оформляющих документы, обрабатывающих их, обеспечивающих их движение, хранение, поиск.

Обратим внимание на понятие «нормативно-методические документы». Нормативные, то есть устанавливающие признанный, обязательный порядок и методические - определяющие, как правильно выполнить, сделать конкретную работу. Следовательно, к нормативно-методическим документам обращаются тогда, когда хотят определенную работу выполнить правильно, наилучшим образом.

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утвержденные приказом Главархива № 33, а затем дополненные Главархивом. Государственная система документационного обеспечения управления является основным общегосударственным нормативно-методическим документом по организации делопроизводства. Она была разработана взамен Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), утвержденной Главным архивным управлением при Совете Министров.

Основные положения ГСДОУ представляют собой совокупность норм и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятель-ности и организации работы с документами. В Основных положениях ГСДОУ определяются задачи и функции служб документационного обеспечения в организациях, их примерная структура; порядок подготовки и оформления документов; все этапы работы с ними: доставка, первичная обработка, регистрация, контроль исполнения, информационно-справочная работа, оперативное хранение; подготовка документов для сдачи в архив; организация хранения документов. В отличие от ранее действовавшей Единой государственной системы делопроизводства, в Основных положениях ГСДОУ встречаются качественно новые термины. «Машино-читаемый документ» - это документ, пригодный для автоматического считывания содержащейся в нем информации, основными носителями которой являются перфокарты, перфоленты и магнитные ленты; «машинограмма» - документ на бумажном носителе, созданный средствами вычислительной техники в письменной форме и оформленный в установленном порядке.

Однако ГСДОУ ориентирована на традиционный бумажный документооборот, поэтому при внедрении электронного документооборота организациям следует обратить внимание на регламентацию его во внутриорганизационных документах.

2. Система стандартов.

ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Как видно из названия стандарта, из него можно взять определения основных понятий в области делопроизводства и архивного дела.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». В нем он найдет порядок оформления каждого реквизита – обязательного элемента оформления официального документа. В стандарте изложены требования к 30 реквизитам и бланкам организаций.

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «Управление документами. Общие требования». Входящие в его аббревиатуру буквы ИСО указывают, что он подготовлен на основе международного стандарта ISO 15489-1:2001 «Information and documentation - Records management - General». Стандарт нужен службам документационного обеспечения управления при создании системы документационного обслуживания, организации работы службы, и прежде всего при разработке важнейших организационных документов: положения о службе ДОУ и инструкции по делопроизводству.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утверждена приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ № 536.

Напомним еще раз, что в статье 11 Федерального закона РФ № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» сказано, что «Правила делопроизводства и документооборота, установленные иными государственными органами, органами местного самоуправления в пределах их компетенции, должны соответствовать требованиям, установленным Правительством Российской Федерации в части делопроизводства и документооборота для федеральных органов исполнительной власти» (статья 11, пункт 2).

Инструкция включает как правила составления и оформления документов, так и все этапы работы с документами, начиная с получения и первичной обработки и заканчивая подготовкой дел для сдачи в архив организации.

На базе этой инструкции с учетом специфики деятельности организации и степени внедрения компьютерных технологий составляется инструкция по делопроизводству конкретной организации.

4. «Основные правила работы архивов организаций», одобренные решением коллегии Росархива. В них условно можно выделить две части. В одной рассматриваются вопросы организации делопроизводства: номенклатура дел, порядок формирования дел в организации, требования к оформлению дел при подготовке к их сдаче в архив, составление и оформление описей дел, организация и проведение экспертизы ценности документов.

В другой части правил освещается методика работы с документами в архиве организации: их учет, ведение научно-справочного аппарата к документам архива, порядок подготовки и передачи документов на постоянное хранение.

Кроме того, в службе ДОУ организаций, сдающих документы в государственные архивы, полезно иметь Основные правила работы государственных архивов РФ, в которых есть разделы «Методическая помощь и контроль за организацией документов в делопроизводстве», «Экспертиза ценности документов» (6.1.5), «Формы приема документов» и т. п.

5. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. руководителем Федеральной архивной службы России). Устанавливает типовые сроки хранения основных видов управленческих документов. Дополняется ведомственными перечнями.

6. Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (утв. постановлением Минтруда РФ № 37). Сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации работ, выполняемых служащими разных специальностей, в том числе по делопроизводству. Справочник является основой разработки должностных инструкций всех категорий работников организации, в том числе работников службы ДОУ. Порядок применения единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих утвержден постановлением Минтруда России № 9.

7. Нормативы времени на различные виды управленческих работ, в том числе и по делопроизводству, разработаны Центральным бюро нормативов по труду Минтруда.

К нормативам времени на работу с документами относятся:

Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утв. постановлением Министерства труда Российской Федерации № 152).
- Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления (утв. постановлением Министерства труда РФ №72).
- управленческих структур федеральных органов исполнительной власти, утверждены постановлением Минтруда № 23.
- Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы (утв. постановлением Госкомтруда СССР и Президиума ВЦСПС № 189/11-64).

Знание норм времени на выполняемые виды работ позволяет правильно распределять работу и планировать рабочий день.

Нормы времени позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией работы. Например, они могут быть использованы при аттестации, для установления категории специалиста и при определении специализации работника делопроизводственной службы.

8. Общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации. Классификаторы являются обязательными при создании государственных информационных систем, информационных ресурсов и междуведомственном обменен информацией. Они используются прежде всего при заполнении унифицированных форм документов, предназначенных для машинной обработки. Для службы ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК-011-93), который представляет собой официальную номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Он содержит наименования видов документов и их коды, являющиеся идентификаторами форм документов и обязательно проставляемые на бланках и формах документов.

Кроме того, необходимо иметь и другие классификаторы, коды которых могут потребоваться при оформлении документов. Например, в кадровой документации используются коды по ОКИН (Общероссийский классификатор информации о населении), ОКАТО (Общероссийский классификатор объектов административно-территориального деления), ОКСО (Общероссийский классификатор специальностей по образованию), ОКПДТР (Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов). В финансовых документах часто используется Общероссийский классификатор валют (ОКВ) и т. д.

Корпоративное регулирование ДОУ (на уровне ведомства или отдельной организации) включает в себя следующие документы:

Инструкцию по делопроизводству.
- Положение о службе ДОУ.
- Должностные инструкции работников службы ДОУ.
- Табель унифицированных форм документов.
- Альбом унифицированных форм документов.

Требования к оформлению документов установлены государственным стандартом- ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Положения стандарта определяют:

состав реквизитов документов,

требования к оформлению реквизитов документов,

требования к бланкам документов.

ГОСТ Р 6.30-2003 принят постановлением Госстандарта России

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы, предусмотренные Унифицированной системой организационно-распорядительной документации (УСОРД) (далее - документы) - постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, акты, письма и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а так же вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирование деятельности:

федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, включая субъекты Российской Федерации, имеющие наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы и вида деятельности.

В решении задач по совершенствованию документирования и документального обеспечения большое значение имеет Единая Государственная система делопроизводства (ЕГСД).

Основные положения ЕГСД приобретают особое значение в период внедрения АСУ, здесь главным носителем информации является документ. С целью создания оптимальных условий для машинной обработки информации проведена стандартизация и унификация документов.

Стандартизация - это установление единых норм и требований, предъявляемых к документам.

Унификация - это единообразие, установление максимального набора реквизитов, формата бумаги.

В настоящее время разработаны унифицированные системы документации (УСД) - организационно- распорядительная, плановая, первично- учетная и т.д. Они используются в организациях для всех органов управления с целью получения необходимой информации для учета, планирования, управления и т.д.

Документы содержат определенные данные - реквизиты (название документа, индекс, дата, текст, подпись и т.д.). Реквизиты документов подразделяются на обязательные (текст, подпись) и необязательные (заголовок, печать). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Для того чтобы документ отвечал своему назначению, имел юридическую силу, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов.

Совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется формуляром.

Существует 2 варианта расположения реквизитов - угловой и продольный. Главным в любом документе является текст, его содержание. Текст документа должен быть ясным, точным и кратким, предложения должны быть простыми.

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) является составной частью Единой системы классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации и охватывает унифицированные системы документации и формы документов, разрешенных к применению в народном хозяйстве.

Общероссийский классификатор управленческой документации разработан взамен Общесоюзного классификатора управленческой документации (1 89 012) на территории Российской Федерации.

ОКУД предназначен для решения следующих задач:

регистрации форм документов;

упорядочения информационных потоков в народном хозяйстве;

сокращения количества применяемых форм;

исключения из обращения неунифицированных форм документов;

обеспечения учета и систематизации унифицированных форм документов на основе их регистрации;

контроля за составом форм документов и исключения дублирования информации, применяемой в сфере управления;

рациональной организации контроля за применением унифицированных форм документов.

Объектами классификации в ОКУД являются общероссийские (межотраслевые, межведомственные) унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) Российской Федерации - разработчиками унифицированных систем документации (УСД).

В ОКУД приведены наименования и кодовые обозначения унифицированных форм документов, входящих в унифицированные системы документации.

Код унифицированной формы документов (код) состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

В ОКУД принята иерархическая классификация с тремя ступенями.

Каждая позиция классификатора состоит из двух блоков:

блока идентификации;

блока наименований объекта классификации.

Идентификация унифицированной формы проводится через классификацию.

Структура кодового обозначения унифицированной формы документа по ОКУД:

делопроизводство документ архив оформление

В кодовом обозначении унифицированной формы документа отражены следующие признаки классификации: первый и второй знаки (класс форм) - принадлежность унифицированной формы документа к соответствующей унифицированной системе документации; третий и четвертый знаки (подкласс форм) - общность содержания множества форм документов и направленность их использования; пятый, шестой и седьмой знаки - регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса; восьмой знак - контрольное число.

Блок наименований объекта классификации представляет собой запись наименования конкретной унифицированной формы документа.

В унифицированной системе отчетно-статистической документации (06 класс) помимо кодового обозначения унифицированной формы документа, контрольного числа и наименования формы содержатся также "индекс" и "периодичность" представления в связи с необходимостью обеспечения преемственности обозначений, сложившихся в органах государственной статистики.

Коды ОКУД подлежат простановке в унифицированных формах документов.

Классы с 60 по 79 включены не приведенные в ОКУД, выделены для унифицированных систем документации Вооруженных Сил Российской Федерации. Регистрацию унифицированных форм документов этих систем осуществляет Генеральный штаб Вооруженных Сил Российской Федерации в установленном им порядке.

Вновь разработанные унифицированные формы документов, входящие в УСД, подлежат регистрации во ВНИИКИ Госстандарта России путем включения их в ОКУД.

Система ведения ОКУД предусматривает взаимодействие ВНИИКИ Госстандарта России с организациями (подразделениями) министерств и ведомств России, ответственных за разработку и утверждение УСД.

Любой документ, создаваемый в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

Отнесение документов к той или иной группе начинается с разделения всех документов на официальные и документы личного происхождения.

Официальные документы в зависимости от обслуживаемой ими сферы человеческой деятельности подразделяются на управленческие, научные, технические (конструкторские), технологические, производственные и др. Управленческие документы составляют ядро учрежденческой документации. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Управленческие документы и составляют собственно объект делопроизводства.

Государственный стандарт 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации по классу 020000. Детально, путем перечисления сфера распространения стандарта не установлена. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.

Эти документы представлены комплексом систем, основными из которых являются следующие системы документации:

• * организационно-правовая документация;
• * плановая документация;
• * распорядительная документация;
• * информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• * отчетная документация;
• * документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• * финансовая документация (бухгалтерский учет и отчетность);
• * документация по материально-техническому обеспечению;
• * договорная документация;
• * документация по документационному и информационному обеспечению деятельности учреждения и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения, организации или предприятия.

Документы, составляющие одну систему документации, связаны единством целевого назначения и в комплексе обеспечивают документирование той или иной управленческой функции или вида деятельности. Вся совокупность этих видов документов и составляет ОКУД.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий, фирм, -- это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

• * создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
• * установление ее структуры;
• * определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей -- руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
• * регламентацию деятельности структурных подразделений и работников;
• * формирование совещательных органов управления;
• * регламентацию деятельности аппарата управления;
• * лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
• * установление режима работы и системы охраны;
• * организацию труда работников и оценка труда работников;
• * реорганизацию;
• * ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом -- вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения -- в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов -- наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений и дополнений и их пересмотра зависит от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой -- по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения о структурных подразделениях и иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих собственные заголовки и разделенных на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

Практическое задание

• 1. Введение (краткое описание предприятия и его структуры).
• - ООО «Дружба», образована в 2002 г и является коммерческой организацией, уставный капитал который разделен на определенное число акций. В основном организационном документе Уставе определены основные цели и виды деятельности общества. ООО «Дружба» специализируется по дизайну помещений, составление архитектурных планов, смет и т.д.

2. Служба ДОУ (делопроизводства) как структурное подразделение предприятия: состав и функции. Документы, регламентирующие ее деятельность (положение, должностные инструкции).

Нормативно-методическая база делопроизводства включает в себя:

законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;

указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, регламентирующие вопросы документационного обеспечения на федеральном уровне;

правовые акты федеральных органов исполнительной власти: министерств, комитетов, служб, агентств и др.) как общеотраслевого, так и ведомственного характера;

правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;

правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по делопроизводству учреждений, организаций и предприятии.

государственные стандарты на документацию;

унифицированные системы документации;

общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;

Государственную систему документационного обеспечения управления.

Основные требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ);

Нормативные документы по организации управленческого тру да и охране труда;

Канцелярия. Основными функциями секретариата являются:

• - прием и первичная обработка документов, поступающих на имя руководства,
• - регистрация документов,
• - машинописные работы,
• - распределение телефонных звонков,
• - отправка документов,
• - информационно-справочная работа с документами;
• - снабжает канцелярскими принадлежностями;
• - обеспечивает мебелью, хозяйственным инвентарем;
• - ведет контроль за сохранностью материальных ценностей;
• - устраняет неполадки организационной техники, мебели и выполняет многие другие хозяйственные функции.
• 3. Документы, определяющие порядок работы с документами на предприятии (инструкция по делопроизводству, номенклатура дел, табель унифицированных форм документов). Их значение в рациональной и эффективной организации ДОУ на предприятии.

Основным нормативным документом по делопроизводству любого предприятия является инструкция по делопроизводству. Инструкция по делопроизводству является нормативным документом, регламентирующим организацию, правила, приемы и процессы создания документов, порядок работы с ними, осуществление контроля за их исполнением.

Инструкция должна разрабатываться в соответствии с основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления и Типовой инструкцией по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти РФ. Утверждается инструкция Генеральным директором по согласованию с начальником Общего отдела. В структуру инструкции по делопроизводству должны быть включены следующие пункты:

Общие положения.

Правила подготовки и оформления документов.

Требования к реквизитам документов.

Организация документооборота

Порядок приема, регистрации, направления и рассмотрения входящей корреспонденции

Порядок подготовки и регистрации исходящих и внутренних документов.

Организация контроля исполнения документов.

Поисковая система по документам.

Составление номенклатуры дел.

Формирование и оформление дел.

Экспертиза ценности документов.

Передача дел в архив

Круг обязанностей, прав; установление взаимоотношений; должностные обязанности работников Компании и квалификационные требования к ним закреплены и регламентированы должностными инструкциями. Это позволяет равномерно распределить обязанности и установить подчиненность работников.

4. Документооборот на предприятии. Основные принципы рациональной его организации.

Основным направлением деятельности архитектурно-планировочной мастерской является подготовка и техническое сопровождение проектов. Основными задачами службы научно-технической документации являются:

• - Получение проектно-сметной документации и проверка комплектности;
• - Входной контроль и регистрация технической документации;
• - Проверка и составление экспертизы проектно-сметной документации с выдачей замечаний Заказчику;
• - Подготовка документации для разработки проекта производства работ БК;
• - Разработка проекта производства работ на строительно-монтажные работы;
• - Документальная подготовка сдачи объекта;
• - Оформление и согласование проектов технической документации;
• - Сопровождение договоров с подрядными организациями на работы отдела;
• - Разработка технической части договоров на работы отдела; - Лицензирование и сертификация работ и видов деятельности;
• - Обеспечение производственных участков проектной документацией, журналами работ, проектами производства работ и другой технической документацией.

Ответственным за делопроизводство в службе научно-технической документации является секретарь.

5. Схема движения входящей документации (первичная обработка, регистрация, рассмотрение руководством предприятия, внесение резолюции в регистрационно-учетные формы, передача на исполнение, контроль за исполнением, списание документа в дело).

При первичной обработке корреспонденции проверяется по адресу ли она доставлена, целостность конвертов. Корреспонденцию, доставленную ошибочно секретарь-референт возвращает или пересылает по назначению.

Конверты с документами, в том числе и заказные, вскрываются, при этом проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Вскрываются конверты и уничтожаются вручную, что требует значительного времени.

Конверты от поступающих документов, в том числе писем граждан, не уничтожаются в случаях, когда только по конверту можно определить:

• - адрес отправителя;
• - время отправки и получения документа;
• - при поступлении личных или доплатных документов.

На полученном документе проставляется регистрационный штамп, он проставляется в правом нижнем углу лицевой стороны, он состоит из учетного номера и даты поступления. Документы с грифом «лично» секретарем не вскрываются и передаются адресату. Документация, поступающая на имя Генерального директора, передается секретарю Генерального директора. Заканчивается первичная обработка распределением на документы регистрируемые и нерегистрируемые. Иногда поступает такая корреспонденция, при рассмотрении которой секретарь-референт затрудняется определить к регистрируемой ли она относится или нет. Для уточнения он идет к руководителю. В организации должен быть список нерегистрируемой документации.

Схема движения входящих документов

1. Прием документов - канцелярия

2. Вскрытие - канцелярия

3. Сортировка - канцелярия

4. Регистрация - канцелярия

5. Передача на рассмотрение руководству - канцелярия

6. Рассмотрение руководством архитектурный отдел, директор

7. Получение от руководства рассмотренных документов - архитектурный отдел, директор

8. Фиксация резолюции - архитектурный отдел, директор

9. Постановка на контроль - архитектурный отдел, директор

10. Передача в подразделение - канцелярия

11. Получение документа подразделением - канцелярия

12. Регистрация документов - канцелярия

13. Рассмотрение руководством подразделения - соответствующее структурное подразделение

14. Фиксация результатов рассмотрения - канцелярия

15. Передача на исполнение - соответствующее структурное подразделение.

6. Схема прохождения исходящих документов (подготовка текста, согласование, доработка по замечанием, подписание, регистрация, отправка, списание копии в дело).

Отправляемые предприятием документы называются исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

• - составление проекта документа исполнителем;
• - проверка правильности оформления проекта документа секретарем;
• - согласование проекта документа;
• - подписание документа руководителем (в необходимых случаях - утверждение);
• - регистрация документа;
• - отправка документа адресату;
• - подшивка второго экземпляра (копии) в дело.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется сотрудником Общего отдела. Начальник Общего отдела Компании вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку исполнителю.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре.

После регистрации и присвоения исходящему документу номера, фиксируют его номер и дату рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. Затем исходящие документы в тот же день отправляются адресату. Второй экземпляр отправленного письма и единственный экземпляр факса подшиваются в дело с исходящей перепиской.

7. Работа с внутренними документами (составление проекта текста документа, согласование, доработка по замечаниям, регистрация, тиражирование, передача на исполнение, контроль исполнения, списание исполненного документа в дело).

Сотрудниками Общего отдела осуществляются следующие операции:

• - формирование базы контролируемых документов; направление контролируемого документа (пункта задания) в подразделение-исполнитель;
• - напоминание подразделению-исполнителю о сроке исполнения;
• - получение информации о ходе и результатах исполнения;
• - занесение в базу данных информацию о ходе и результатах исполнения контролируемого документа;
• - регулярное информирование руководителя о состоянии и результатах исполнения;
• - снятие документов с контроля по указанию руководителя.

Заключение

Отсутствие необходимых нормативно-методических документов, таких как инструкция, по делопроизводству, положение о службе документационного обеспечения управления создает необходимость в разработке целого ряда документов - инструкции по делопроизводству, внутреннему распорядку и некоторых других, так же необходимо установить точную номенклатуру дел и распределение обязанностей, так же нужно расширить канцелярию.

Список литературы

• 1. А.Ю.Чуковенков, В.Ф. Янковая Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».-Москва, «ПРОСПЕКТ», 2004.
• 2. В.В.Галахов, И.К.Корнеев и др. Делопроизводство. Образцы, документы организация и технология работы с учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003«Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» 2-е издание.-Москва, «ПРОСПЕКТ», 2005.
• 3. Делопроизводство: Справ. Пособие - 4-е изд., доп. - Омск: Фирма «ЛЕО», 1995..
• 4. Документы и делопроизводство: Справ. Пособие/ Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум; Сост.: М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 1991.

Как известно, делопроизводство - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Нормативно-методическая база делопроизводства - это совокупность требований, норм, правил и рекомендаций по составлению документов и работе с ними, установленных правовыми актами, стандартами, инструкциями и методическими пособиями.

Нормативно-методическая база делопроизводства регулирует :

Правила оформления документов;
- правила работы с документами;
- обеспечение сохранности документов;
- порядок передачи документов на архивное хранение;
- работу службы делопроизводства (функции, структура, штаты);
- внедрение новых информационных технологий в работе с документами;
- работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;
- юридические аспекты, связанные с документами, и другие вопросы.

Документ обладает юридической силой, если он оформлен в соответствии с общепринятыми нормами создания и оформления. Во всех организациях и учреждениях должны быть единые правила оформления однотипных документов, то есть должно быть четко определено, как создавать документ, какие должны быть реквизиты, кто имеет право подписи и какие печати должны удостоверять его подлинность. Именно нормативно-методическая база делопроизводства устанавливает данные правила.

Составляющими нормативной базы делопроизводства являются :

Законодательные и правовые акты Российской Федерации;
- государственные и отраслевые стандарты;
- нормативные документы;
- государственные и отраслевые классификаторы;
- Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ);
- инструкции по делопроизводству конкретного предприятия.

К законодательным и правовым актам в сфере информации и документации относятся :

Законы Российской Федерации;
- указы и распоряжения Президента;
- постановления и распоряжения Правительства;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и других) - как общественного, так и ведомственного характера;
- правовые акты органов правительственной и исполнительной власти субъектов РФ и их территориальных образований, регламентирующие вопросы делопроизводства;
- правовые акты нормативного и инструктивного характера.

Эти документы имеют высший приоритет и общефедеральную значимость. Рассмотрим примеры таких документов .

Федеральный закон от 27 июля 2006 года №149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
- Федеральный закон от 1 июня 2005 года № 53-ФЗ «О государствен-ном языке Российской Федерации».
- Федеральный закон от 22 октября 2004 года №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».
- Федеральный закон от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне».
- Федеральный закон от 10 января 2002 года №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».
- Постановление Правительства РФ от 17 июня 2004 года №290 «О Федеральном архивном агентстве».
- Постановление Правительства РФ от 13 августа 1997 года №1009 «Об утверждении Правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации».
- Письмо Росархива от 18 октября 2010 г. № 2/1911-А «Об Информационно-справочной системе архивной отрасли».
- Приказ Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 8 ноября 2005 года №536 «О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти».
- Письмо Росархива от 7 апреля 2003 года №6/464-к «О присвоении тематическому комплекту Информационно-справочная система архивной отрасли (ИССАО) статуса официальной базы данных Федеральной архивной службы России».

Оформление документов регламентируется стандартами для придания им юридической силы , а также для удобства работы с ними. Стандарт описывает типовой образец, которому должны соответствовать документы, системы и технологии. Область действия стандартов и их содержание определяются государственными органами управления.

В соответствии с законом «О стандартизации» государственные стандарты принимает Госстандарт. Основные стандарты в области делопроизводства :

ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Национальный стандарт Российской Федерации. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.
- ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
- ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой.
- ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
- ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

Нормативные документы по труду служат для определения численности работников, исчисления затрат времени на выполнение конкретных заданий и определения объемов выполняемых работ. В настоящее время действует несколько нормативных документов .

- Межотраслевые нормативы времени на работы по документационному обеспечению управления. Разработаны Центральным бюро нормативов труда (ЦБНТ) Минтруда РФ в 1995 году и рекомендованы для определения трудоемкости работ и численности работников в органах власти, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Нормативная часть этого документа содержит:

a) нормы затрат времени на работы по документационному обеспечению управления (обработку, регистрацию, учет количества и контроль исполнения документов, ведение карточек и т. д.);
b) нормы затрат времени на работы сотрудников архива (каталогизацию, создание справочного аппарата к архивам, учет документов, контроль за сохранностью и т. д.).

- Нормативы времени на работы по совершенствованию документационного обеспечения управления министерств, ведомств, предприятий и организаций . Разработаны ВНИИДАД в 1992 году и содержат нормативы времени для составления планов и договоров. По ним можно произвести расчет трудозатрат, проанализировать производительность труда работников и рассчитать их численность.

- Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Разработаны ЦБНТ Минтруда РФ в 1993 году. Предназначены для определения затрат времени на работы с управленческой документацией в обычных условиях и в условиях автоматизации управленческих процессов. Нормы времени распространяются на все виды работ с документами и разделены на два блока:

a) нормы времени на работы по документационному обеспечению управления (разработку должностных инструкций, номенклатуры дел организации, унифицированных форм и типовых текстов документов и т. д.);
b) нормы времени на работы, выполняемые в процессе автоматизированной архивной технологии работы (составление статистических отчетов, выполнение запросов по поиску документов и т. д.).

Классификаторы предназначены для автоматизации работ с документами. Они позволяют при поиске, сортировке и обработке использовать специальные коды, которые присваиваются документам. Классификаторы - это нормативные документы, которые содержат перечень наименований документов и их кодов в систематизированном виде. Классификация и кодирование применяются в статистике, экономике, банковском и таможенном деле. Классификаторы сокращают многообразие форм, упрощают обработку, контроль, учет и систематизацию документов. Все классификаторы, а также методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСКК ТЭИ). В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов.

По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. К сфере делопроизводства можно отнести следующие классификаторы :

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД);
- Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);
- Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) была принята в 1988 году как совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документационному обеспечению управленческой деятельности и к работе с документами. Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота, сокращение количества и повышение качества документов, создание условий для эффективного применения прогрессивных технических средств и технологий сбора, обработки и анализа информации, совершенствование работы аппарата управления. ГСДОУ состоит из четырех тематических разделов.

- Документирование управленческой деятельности - включает положения, определяющие:

a) состав управленческих документов;
b) порядок проведения унификации и стандартизации управленческих документов;
c) оформление реквизитов управленческих документов, в том числе и машиночитаемых;
d) общие требования к составлению текстов управленческих документов.

- Организация работы с документами (управление документацией) - устанавливает принципы и порядок:

a) документооборота организации;
b) построения информационно-поисковой системы (ИПС) по документам;
c) контроля исполнения документов;
d) подготовки документов к передаче в ведомственный архив на хранение.

- Механизация и автоматизация работы с документами .

- Организация службы документационного обеспечения управления .

Основные цели ГСДОУ состоят в упорядочении документооборота организации, в сокращении количества и повышении качества документов, а также в создании благоприятных условий для применения современных технических средств и технологий обработки информации. Тем самым должно достигаться совершенствование аппарата управления.

На практике положения ГСДОУ внедряются посредством стандартов, инструкций, положений, методик, рекомендаций по различным аспектам, а также путем унификации формы и состава документов управления. Инструкция по делопроизводству конкретного предприятия, содержит :

Общие положения;
- порядок составления и оформления служебных документов;
- порядок приема, регистрации и рассмотрения входящих документов;
- контроль исполнения документов;
- порядок работы с исходящими документами;
- порядок работы с внутренними документами;
- составление номенклатуры дел;
- правила формирования дел;
- порядок обеспечения сохранности документов;
- порядок подготовки и передачи документов на архивное хранение.

Таким образом, нормативно-методическая база делопроизводства регламентирует создание и обращение документов, описывает структуру и функции служб делопроизводства.

ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ) (1991);

Типовая инструкция по делопроизводству (утв. приказом Росархива 2000 г.);

Основные правила работы ведомственных архивов (1988);

Перечни документов с указанием сроков хранения (типовой и ведомственный) (1996);

Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. Постановлением Правительства РФ 16.04.2003 № 225.

Инструкция по заполнению трудовой книжки, утв. Постановлением министерства труда и соц. развития РФ (вводится с 01.01.2004).

1. СОСТАВ НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЙ БАЗЫ ДОУ .

В настоящее время документационное обеспечение управления на предприятиях, в организациях и учреждениях регулируется действующим законодательством, распорядительными документами вышестоящих органов, правилами и указаниями архивного управления.

Нормативно-методическая база ДОУ — это совокупность законов, нормативно-правовых актов, организационных и методических документов, регламентирующих технологию создания, обработки, хранения и использования документов в текущей деятельности организации или учреждения. Эта база также включает регламентацию деятельности службы ДОУ и других служб аппарата управления (штаты, функции, структуру, техническое обеспечение и другие аспекты).

НМБД регулирует:

1. Правила оформления документов;

2. Правила работы с документами;

3. Обеспечение сохранности документов;

4. Порядок передачи документов на архивное хранение;

5. Работу службы делопроизводства (функции, структуру, штатный состав);

6. Внедрение новых информационных технологий в работе с документами;

7. Работу с документами, имеющими гриф ограничения доступа;

8. Юридические аспекты, связанные с документами.

Нормативно-методическая база ДОУ включает:

• законодательные акты Российской Федерации в сфере информации и документации;
• постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, федеральных органов исполнительной власти (министерств, комитетов, служб, агентств и др.), регламентирующие вопросы документационного обеспечения управления на федеральном уровне;
• государственную систему документационного обеспечения управления (Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ — Приказ Главархива СССР от 25.05.88 № 33);
• правовые акты органов представительной и исполни-тельной власти субъектов Российской Федерации и их территориальных образований, регламентирующих вопросы ДОУ;
• правовые акты нормативного и инструктивного характера, методические документы по ДОУ различных организаций;
• государственные стандарты на документацию;
• унифицированные системы документации;
• общероссийские классификаторы технико-экономической и социальной информации;
• нормативные документы по организации и охране управленческого труда служащих службы ДОУ;
• нормативные документы по организации архивного хра-нения документов.

Основу гражданского законодательства составляет Гражданский кодекс Российской Федерации, 1-я часть которого принята 21 октября 1994г., 2-я часть - 22 декабря 1995г. Гражданский кодекс РФ устанавли-вает виды и разновидности документов, создаваемых в целях фиксации актов гражданских взаимоотношений, регистрации фактов их. возникновения или прекращения, подтверждения правоотношений и др. Например, ст. 51 и последующие статьи главы 4 Гражданского кодекса устанавливают виды документов, применяемых при создании, регистрации, реорганизации и ликвидации юридического лица.

Наряду с Гражданским кодексом РФ отдельные стороны работы с информацией и документацией регулируются специальными федеральными законами.

Закон Российской Федерации "О техническом регулировании " от 10 июля 1993 г. № 5154-1 устанавливает правовые основы стандартизации в Российской Федерации, обязательные для всех органов управления, и определяет меры государственной за-щиты интересов потребителей и государства посредством разработки и применения нормативных документов по стандартизации и в области документационного обеспечения управления.

Федеральный закон "Об информации, информационных технологиях и о защите информации " от 27.07.2006 № 149-ФЗ устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц, государства и защищаются законом, наряду с другими ресурсами. Законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов.

Закон Российской Федерации "О государственной тайне " от 21 июля 1993 г. № 5485-1 регулирует отношения, возникающие в связи с отнесением сведений к государственной тайне, их рассекречиванием и защитой в интересах обеспечения безопасности Российской Федерации. К государственной тайне закон относит защищаемые государством сведения в области его военной, внешнеполитической, экономической, разведывательной, контрразведывательной и оперативно-розыскной деятельности, распространение которых может нанести ущерб безопасности Российской Федерации.

В Федеральном законе от 21 ноября 1996 г. № 129-ФЗ «О бухгалтерском учете » отражены основные требования к ведению бухгалтерского учета, определены обязательные реквизиты первичных учетных документов, уточнен состав бухгалтерской отчетности коммерческих организаций и установлены сроки хранения учетных документов, бухгалтерской отчетности в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

Гражданский кодекс РФ, Основы законодательства и Федеральные законы нашли свое дальнейшее развитие в указах Президента РФ, постановлениях Правительства РФ, положениях и правилах.

Специалист должен знать положения :

• Указа Президента РФ от 30 ноября 1995 г. № 1203 «Об утверждении перечня сведений, отнесенных к государственной тайне» (в редакции Указа Президента РФ от 24.01.98 № 61);
• Постановления Правительства РФ от 5 декабря 1991 г № 35 «О перечне сведений, которые не могут составлять коммерческую тайну»;
• других нормативных правовых документов.

Все перечисленные нормативные документы имеют большое значение для организации делопроизводственного процесса на предприятиях.

2. СТАНДАРТИЗАЦИЯ И УНИФИКАЦИЯ СИСТЕМЫ ДОУ

Большая часть управленческой информации закрепляется в виде документов. Сам процесс управления характерен значительным разнообразием и повторяемостью рабочих ситуаций и предпринимательских действий по их разрешению. Основным направлением совершенствования документации являются унификация и стандартизация.

Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация документов производится в целях сокращения количества применяемых в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижению затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости баз данных, создаваемых в различных отраслях деятельности.

Рационально организованный комплекс взаимосвязанных документов, созданный по единым правилам и требованиям и применяемый в определенной области деятельности, называют унифицированной системой документации (УСД).

Суть стандартизации заключается в возведении в норму, обязательную для применения, оптимальных правил и требований по разработке и оформлению документов, принятых в установленном порядке для всеобщего и многократного их применения в делопроизводстве. Результаты разработки при этом оформляются в виде межгосударственных (ГОСТ), государственных (ГОСТР), отраслевых (ОСТ) стандартов и стандартов предприятий, учреждений и организаций (СТП).

Результатом работы по унификации и стандартизации могут быть как стандарты на отдельные виды документов (например ГОСТ 7.32-2001 "Отчет о научно-исследовательской работе. Структура и правила оформления"), так и на унифицированные системы документации. Например, ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации (УСОРД). Кроме того, в стране действуют унифицированная система банковской документации, документации по учету труда и его оплаты, внешнеторговой документации и т.д. полный перечень УСД дан в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93.

3. ТРЕБОВАНИЯ К РАЗРАБОТКЕ УНИФИЦИРОВАННЫХ ФОРМ ДОКУМЕНТОВ

Унифицированные формы документов разрабатываются при необходимости формирования новых показателей для решения задач управления. Не допускается дублировать показатели в различных формах документов.

Реквизиты форм документа размещают на основе формуляра-образца, построенного с учетом рационального использо-вания двух сторон листа для форм документов, бланки которых изготавливаются типографским способом. Вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляются в середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Наименования реквизитов унифицированных форм документов должны соответствовать наименованиям, принятым в общероссийских классификаторах технико-экономической информации (ОКТЭИ).

В наименованиях граф, в которых предусматривается простановка кодов, следует указать сокращенные наименования используемых классификаторов или принятую для них идентификацию.

Постоянные реквизиты форм документов должны, как правило, предшествовать переменным. Первые графы таблицы в зоне, содержащей реквизиты, подлежащие обработке средствами вычислительной техники, должны быть отведены для реквизитов, идентифицирующих при вводе в ЭВМ информа-цию, размещенную в строке.

При использовании метода контрольного суммирования рекомендуется для записи контрольных сумм, предназначенных для защиты информации от случайных ошибок, отводить последнюю строку таблицы и (или) ее графу с учетом требований вычислительных средств, применяемых при обработке данных.

Требования к текстам документов и порядок их изложения определяются по нормативным документам на организационно-распорядительную документацию.

Сокращения слов в формах документов должны соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации и сокращениям, принятым в ОКТЭИ.

Классификация унифицированных форм документов

В зависимости от уровня утверждения унифицированные формы документов разделяются на четыре категории:

— государственные (общероссийские);

— отраслевые (ведомственные);

— субъектов Российской Федерации;

— формы документов объединений, предприятий, организаций.

4. ОБЩЕРОССИЙСКИЕ КЛАССИФИКАТОРЫ ДОКУМЕНТАЦИИ.

Важными средствами информационного обеспечения яв-ляются классификаторы технико-экономической и социальной информации. Они обеспечивают интегрированную обработку данных в автоматизированных информационных системах.

Классификаторы технико-экономической и социальной информации — нормативные документы, содержащие систематизированный свод наименований объектов, представленных как классификационные группировки, и присвоенные им коды.

В настоящее время действуют 37 общероссийских и продолжающих действовать общесоюзных классификаторов. Совокупность классификаторов, а также научно-методических и нормативно-технических документов по их разработке, ведению и внедрению составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации.

В зависимости от области применения, классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Классификаторы информации об управленческих документах, задачах, решаемых в автоматизированных системах управления, видах деятельности, экономических и социальных показателях:

Общероссийский классификатор стандартов (ОКС)

Общероссийский классификатор продукции (ОКП)

Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД)

Общероссийский классификатор единиц измерения (ОКЕИ)

Классификаторы информации об организационных структурах:

Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО)

Общероссийский классификатор отраслей народного хозяйства (ДЕЙСТВОВАЛ до 2003 года)

Постановлением Государственного комитета РФ по стандартизации и метрологии от 6 ноября 2001 года № 454-ст принят и введен в действие с 1 января 2003 года Общероссийский классификатор видов экономической деятельности (ОКВЭД), разработанный Минэкономразвития.

Классификаторы информации о населении и кадрах

Общероссийский классификатор специальностей по образованию (ОКСО)

Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).

5. ГОСУДАРСТВЕННАЯ СИСТЕМА ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ.

Наиболее полным межотраслевым документом по организации документационного обеспечения управления является изданная в 1990 г. Государственная система документационного обеспечения управления (ГСДОУ). Нормы и правила ГСДОУ базируются на основных положениях Единой государственной системы делопроизводства (ЕГСД), созданной в СССР в 1973г. и сыгравшей важную роль в оптимизации документационных процессов в отечественной экономике.

ГСДОУ - совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления, на предприятиях и общественных организациях.

Основная цель ГСДОУ - упорядочение документооборота организаций, сокращение количества и повышение качества документов, создание наиболее благоприятных условий для применения технических средств и современных технологий сбора, обработки и анализа информации.

Основные положения ГСДОУ охватывают вопросы документирования управленческой деятельности, организации работы с документами, механизации и автоматизации работы с документами, организации службы документационного обеспечения управления.

Положения ГСДОУ получили развитие применительно к соответствующему уровню управления в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ. 6 июля 1992 г. Государственной архивной службой утверж-дена Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. Она введена с целью совершенствования на единой основе документационного обеспечения управления и повышения его эффективности путем унификации состава и форм управленческих документов и технологии работы с ними.

В соответствии с системой ДОУ и Типовой инструкцией по делопроизводству министерства и организации разрабатывают аналогичные документы с учетом специфики отрасли и конкретной организации.

В ближайшие годы планируется разработка новой редакции ГСДОУ как системы норм, требований, положений, регламентирующих основные правила работы с документами на предприятиях и в организациях. Принципиальное отличие будущей системы состоит в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизированного документирования и документооборота на базе новых информационных технологий (современные текстовые редакторы, электронная почта, автоматизированная номенклатура дел)

Действующие сегодня общегосударственные нормативно-методические документы по организации делопроизводства должны быть в каждой организации. К ним относятся:

1. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к доку­ментам и службам документационного обеспечения.

В настоящее время в соответствии с федеральной целевой программой разрабатывается новая редакция ГСДОУ - системы положений, определяющих основные правила работы с документами в организациях. Система ориентирована и на коммерческие структуры. Она будет состоять из двух частей: нормативной и методической. В нормативной части, как и в существующем сегодня документе, определяются основные задачи и функции, правовое регулирование деятельности службы документационного обеспечения в организации, ее примерная структура; порядок подготовки и оформления до­кументов; все этапы работы с ними: доставка, прохождение, обработка, учет, регистрация, контроль исполнения, инфор­мационно-справочная работа, оперативное хранение документов, поиск документов и информации; защита информацион­но-поисковых систем; подготовка документов в архив; поря­док проведения экспертизы ценности документов; организация хранения документов.

Главное отличие новой системы заключается в том, что она будет представлять собой единый комплекс автоматизирован­ного документирования на базе современных текстовых редак­торов, автоматизированного документооборота (включая электронную почту), баз данных и автоматизированного хранения и использования документов (в том числе автоматизированные Номенклатуры дел, описи дел и т.д.). 1

2. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации.

Инструкция зарегистрирована в Министерстве юстиции РФ. Она включает как общий порядок подготовки и оформления документов, так и особенности подготовки отдельных видов документов: приказа, указания, инструкции, протокола. В ней расписаны процедура регистрации документов, построение поисковых систем для справочной работы, организация контроля исполнения документов, порядок составления и работы с номенклатурой дел, формирование дел, проведение экспертизы ценности документов, оформление дел, составление описей, оперативное хранение дел и передача их на архивное хранение. В приложении к Инструкции даны формы номенклатуры дел, акта о выделении документов к уничтожению, описей и др. Как видно из краткого перечисления содержания Инструкции, она отражает практически все вопросы организации делопроизводства. Хотя она предназначена первую очередь для министерств и ведомств, ею могут воспользоваться и найдут много полезного для себя службы делопроизводства организаций любых форм собственности. Она может быть положена в основу при разработке инструкции по делопроизводству конкретной организации.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 УСД Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

Стандарт распространяется на «организационно-распорядительные документы, относящиеся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (УСОРД), постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы акты, письма и др., используемые в деятельности:

Федеральных органов гос. власти, органов гос. власти субъектов РФ, включая субъектов РФ, имеющие на-1 ряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, органов местного самоуправления;

Предприятий, организаций и их объединений независимо от организационно-правовой формы».

4. Основные правила работы ведомственных архивов : Правила условно можно разделить на две части. В первой

(разд. 2-4) детально освещены делопроизводственные вопросы:

требования к номенклатурам дел, их виды, порядок их со­ставления, заполнения, ведения;

порядок формирования дел в делопроизводстве;

Организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;

порядок выделения документов к уничтожению;

подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, дооформление обложки и т.д.), составление описей, передача в архив.

В другой части правил (разд. 5-14) подробно раскрывается работа с документами в архиве.

Для коммерческих организаций, не передающих документы на гос. хранение, а хранящих их у себя, правила являются незаменимыми в организации их архива.

5. Перечни документов с указанием сроков хранения (Типовой или ведомственный).

6. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Здесь описаны принципиальные положения по организации работы с этой категорией документов: особенности регистрации, сроки исполнения, ведение справочной картотеки, формирование дел, сроки хранения дел, ведение аналитической справки по обращениям. Методика, изложенная в Положении, может быть использована для организации работы с любыми документами частных лиц.

Кроме того, надо знать, что работа с определенной категорией документов регламентируется специальными актами. Так, например, правила работы с бухгалтерскими документами отра­жает не только Федеральный закон о бухгалтерском учете, но и Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ.

При работе с кадровой документацией необходима Инструкция о порядке ведения трудовых книжек на предприятиях, в учреждениях и организациях.

Пакет этих документов надо постоянно обновлять по мере замены нормативно-методических актов новыми.

Но помимо того, что надо знать как выполнять ту или иную работу, надо еще иметь представление о нормах времени или выработки, существующих на эти виды работ.

Центральным бюро нормативов по труду разработано достаточно большое количество нормативных документов, содержащих нормы времени на работы, выполняемые работниками управленческого аппарата. Работу с документами отражают:

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по документационному обеспечению управления;

Нормы времени на работы по автоматизированной архив­ной технологии и документационному обеспечению органов управления;

Единые нормы времени (выработки) на машинописные работы;

Межотраслевые укрупненные нормативы времени на ра­боты по комплектованию и учету кадров.

Пакет общегосударственных нормативно-методических документов необходимо иметь каждой делопроизводственной служи как справочный материал. Он используется при разработке таких индивидуальных организационных документов, как Положение службе ДОУ, должностные инструкции ее работников и инструкция по делопроизводству конкретной организации.