Главная › Возврат билетов › Утрата, уничтожение, восстановление документов. Сам погибай, а отчетность выручай. Чем грозит потеря первичных документов

Утрата, уничтожение, восстановление документов. Сам погибай, а отчетность выручай. Чем грозит потеря первичных документов

В.Ю. Никитина,
руководитель экспертного совета
Ассоциации развития бизнеса России

Все хозяйственные операции, проводимые любой организацией, должны оформляться оправдательными документами. Они являются первичными учетными документами и служат основанием для ведения бухгалтерского учета. Кроме того, они используются для исчисления и уплаты налогов и сборов. Как должны храниться и уничтожаться документы, что делать при их утрате, мы рассмотрим в данной статье.

Электронные документы и ЭЦП

Сегодня электронные документы с электронной цифровой подписью (ЭЦП) достаточно широко применяются при сдаче отчетности через интернет в налоговые органы, индивидуальных сведений в ПФР и при работе с банками по операциям с расчетными счетами. Допустимо ли хранить первичные документы, бухгалтерские и налоговые регистры только в электронном виде и не иметь должным образом оформленной "бумажной" версии?

Минфин России не имеет ничего против ведения учета, а также хранения первичных документов, документов бухгалтерского и налогового учета только в электронном виде (письмо от 24.07.2008 N 03-02-07/1-314). Однако он указывает, что при этом надо соблюдать порядок, установленный ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее - Закон N 129-ФЗ) и Федеральным законом от 10.01.2002 N 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи". В соответствии с ним первичные документы должны существовать на бумажном носителе либо в виде электронного документа, но обязательно заверенного электронными цифровыми подписями (ЭЦП). При хранении документов и регистров налогового учета также должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений (ст. 314 Налогового кодекса РФ).

Обеспечить ЭЦП всех работников, создающих документы, невозможно, поскольку первичный документ характеризуют прежде всего личные подписи лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления. Полный переход на электронный документооборот возможен в будущем. Например, в следующем году планируется переход на электронные счета-фактуры. В остальных случаях без бумажных носителей не обойтись. Специалисты рекомендуют распечатывать первичные документы и регистры бухгалтерского и налогового учета хотя бы раз в конце года перед проведением инвентаризации, а также по мере смены ответственных лиц за их ведение. При этом следует контролировать полноту внесенной в них исполнителем информации, с тем чтобы из-за отсутствия персональной ответственности не было хищений материальных ценностей.

Хранение и уничтожение документов

Первичные документы, регистры бухгалтерского и налогового учета, бухгалтерская и налоговая отчетность подлежат обязательному хранению в соответствии с установленными порядком и сроками. Ответственность за организацию хранения первичных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Хранение документов регулируется Федеральными законами от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", N 129-ФЗ, от 14.11.2002 N 161-ФЗ "О государственных и муниципальных унитарных предприятиях", от 08.02.1998 N 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (ст. 50), от 26.12.1995 N 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (ст. 89) и др. Кроме того, общий порядок хранения документов установлен разд. 6 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утв. приказом Минфина России от 29.07.1983 N 105. Организация обязана хранить бухгалтерские документы в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет (ст. 17 Закона N 129-ФЗ).

Согласно подп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ налогоплательщики обязаны обеспечивать сохранность таких документов, обеспечивающих расчет налогов, в течение четырех лет. Это объясняется тем, что в рамках выездной налоговой проверки может быть проверен период, не превышающий трех календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки (п. 4 ст. 89 НК РФ).

Минимальный срок хранения книг покупок и продаж также составляет пять лет с последней записи (пп. 15 и 27 Правил ведения журналов учета полученных и выставленных счетов-фактур, книг покупок и книг продаж при расчетах по налогу на добавленную стоимость, утвержденных постановлением Правительства РФ от 02.12.2000 N 914). В некоторых случаях налоговое законодательство устанавливает более длительные сроки хранения документов. Например, если налогоплательщик убытки, полученные в текущем году, переносит на будущее по правилам п. 4 ст. 283, п. 7 ст. 346.18 НК РФ, то он обязан в течение всего срока переноса убытков (10 лет) хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка.

Сроки хранения кадровых, бухгалтерских и налоговых документов детально прописаны в Перечне типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций с указанием сроков их хранения, который утвержден Росархивом 06.10.2000. В документе установлены сроки хранения документов для тех организаций, которые сдают их в государственные архивы и хранят на местах. Срок хранения зависит от важности документов. Например, годовая бухгалтерская отчетность, годовые налоговые декларации, а также квартальные при отсутствии годовых деклараций (например, по НДС) хранятся не менее 10 лет. Для документов, связанных с расчетами по оплате труда работников, предусмотрен срок хранения 75 лет (лицевые счета работников, расчетно-платежные ведомости и т.п.). Это объясняется тем, что информация, содержащаяся в таких документах, используется при начислении пенсии. Отсчет срока хранения начинается после года, в котором они использовались для составления отчетности в последний раз.

Если организация является акционерным обществом, то ряд документов ей следует хранить по месту нахождения исполнительного органа в течение сроков, которые установлены ФСФР в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утвержденном постановлением ФКЦБ России от 16.07.2003 N 03-33/пс. К таким документам относятся годовая бухгалтерская отчетность, протоколы и решения руководящих органов, уставные документы, списки аффилированных лиц и др. Место хранения документов каждая организация определяет самостоятельно. Как правило, большинство документов размещается в офисе компании или в специально оборудованном под архив помещении.

Часть документов временного хранения (сроком до 10 лет) по истечении срока может быть уничтожена, если:

1) в организации есть экспертная комиссия для проведения работы по отбору документов для дальнейшего хранения и уничтожения;

2) комиссия составляет акт о выделении документов с истекшим сроком хранения для уничтожения;

3) перечень документов к уничтожению согласован с местным архивом (в ситуации, когда документы данной организации подлежат сдаче в архив в обязательном порядке в силу закона);

4) проведена соответствующая внешняя ревизия или налоговая проверка;

5) документы передаются в соответствующие организации на утилизацию с составлением приемо-сдаточной накладной. При необходимости документы могут быть уничтожены в присутствии представителя организации с составлением акта об уничтожении документов.

Ответственность за утрату документов

Согласно ст. 27 Федерального закона от 22.10.2004 N 125-ФЗ юридические лица, а также должностные лица и граждане, виновные в нарушении законодательства об архивном деле в РФ, несут гражданско-правовую, административную и уголовную ответственность, установленную законодательством РФ. Кроме того, в НК РФ установлена налоговая ответственность налогоплательщиков.

Налоговая. Отсутствие первичных документов является грубым нарушением правил учета доходов и расходов и объектов налогообложения. За него предусмотрен штраф в размере (ст. 120 НК РФ):

5000 руб. - если эти деяния совершены в течение одного налогового периода;

15 000 руб. - если они совершены в течение более одного налогового периода;

10% от суммы неуплаченного налога, но не менее 15 000 руб. - если они повлекли занижение налоговой базы.

Кроме того, за каждый не представленный по требованию налогового органа документ может быть применен штраф 50 руб. за каждый документ (ст. 126 НК РФ).

Административная. Для должностных лиц нарушение сроков и порядка хранения документов влечет наложение административного штрафа в размере от 2000 до 3000 руб. (ст. 15.11 КоАП РФ). За любые нарушения в области архивного дела на должностных лиц организаций, а также на юридических лиц может быть наложен штраф, предусмотренный ст. 13.20, 13.25, 19.4 и 19.5 КоАП РФ.

Уголовная. Похищение, уничтожение, повреждение или сокрытие официальных документов, совершенные из корыстной или иной личной заинтересованности, наказываются штрафом до 200 000 руб. или в размере заработной платы либо иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо исправительными работами на срок до двух лет, либо арестом на срок до четырех месяцев, либо лишением свободы на срок до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Восстановление документов

К сожалению, организации не застрахованы от возможной утраты первичных документов. Причины могут быть разными - пожар, затопление в результате повреждения коммунальных сетей, утрата и кража. Нужно ли восстанавливать документацию и как правильно это сделать?

Законодательство о бухгалтерском учете не содержит четких правил по восстановлению первичных документов в случае их утраты. В письме УМНС России по г. Москве от 13.09.2002 N 26-12/43411 руководителю организации рекомендовано в случае пропажи или гибели первичных документов:

Назначить приказом комиссию по расследованию причин пропажи, гибели первичных документов (п. 6.8 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденного Минфином СССР от 29.07.1983 N 105);

Предпринять меры по восстановлению тех первичных документов, которые подлежат восстановлению и хранению в течение установленного законодательством срока.

В случае нанесения вреда имуществу при чрезвычайных ситуациях обязательно проводится инвентаризация (п. 2 ст. 12 Закона N 129-ФЗ). Комиссия должна документально оформить причину утраты путем составления соответствующего акта с приложением справок официальных органов. Факт кражи первичных документов подтверждается справкой из милиции (постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 и определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07). При утрате документов во время пожара прилагают справку из отдела государственного пожарного надзора либо из МЧС (постановления ФАС Московского округа от 05.06.2008 N КА-А40/3721-08 и ФАС Поволжского округа от 02.10.2007 N А55-18216/2006-37). Затопление помещения подтверждается соответствующими коммунальными службами.

Комиссия также предпринимает меры для восстановления первичных документов. Если утрачены только сами первичные документы, а регистры бухгалтерского учета сохранились (например, в электронном виде), то можно запросить у контрагентов их копии. Например, копии выписок о движении денежных средств по счетам можно запросить у банков, а договоры, акты, накладные, счета-фактуры - у контрагентов, и т.д. Если адрес контрагента не известен (сделка с ним была единичной и сведения не сохранились), целесообразно обратиться в налоговые органы с письменным запросом о получении выписки из ЕГРЮЛ по данному юридическому лицу. Порядок предоставления сведений утвержден постановлением Правительства РФ от 19.06.2002 N 438 "О Едином государственном реестре юридических лиц". При отсутствии информации о контрагенте или невозможности его определить организации будет выдана справка об отсутствии запрашиваемых сведений.

При утрате налоговых деклараций или бухгалтерских отчетов за прошедшие периоды можно порекомендовать обратиться в налоговый орган по месту регистрации с просьбой предоставить их копии либо в органы статистики. Запрос лучше подавать одновременно с заявлением об утрате и справками, подтверждающими чрезвычайный характер утраты документов. При утрате учредительных документов юридическому лицу выдается их копия. Для этого организация должна обратиться с запросом в налоговый орган по месту регистрации.

Собственные исходящие первичные документы и внутренние документы компания оформляет самостоятельно. Но даже здесь можно столкнуться со сложностями. Например, при восстановлении расходных кассовых ордеров или платежных ведомостей взамен утраченных гражданин, в свое время получивший денежные средства, может отказаться от повторной подписи либо будет невозможно найти гражданина.

Что делать, если по объективным причинам организация не сможет восстановить все утраченные первичные документы? Следует ли ставить налоговый орган в известность? По мнению ряда специалистов, ставить налоговую инспекцию в известность необязательно, тем более что это не поможет избежать возможной ответственности, а отсутствие первичных документов грозит штрафом в соответствии со ст. 120 НК РФ. В данном случае налогоплательщик может выбрать три варианта действий:

По возможности восстановить утраченные документы (хотя бы частично);

Произвести исправительные записи по не подтвержденным документально расходам и отразить исправления в уточненной декларации по налогу на прибыль за отчетный год, ведь не подтвержденные документально затраты в налоговом учете расходами не признаются;

Дать возможность представителям налогового органа в ходе проверки определить суммы, подлежащие уплате в бюджет, расчетным путем на основании имеющихся у налогоплательщика данных, а также данных об аналогичных налогоплательщиках (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ).

Буквальное толкование подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ позволяет сделать вывод, что для применения расчетного пути не имеют значения причины непредставления документов. Поэтому любые обстоятельства будут основанием для обращения налогового органа к расчетному пути.

Судебно-арбитражная практика на этот счет противоречивая. Например, в постановлении ФАС Московского округа от 07.02.2006 N КА-А40/421-06 судьи пришли к выводу, что расчетный способ можно применить в ситуации, когда налогоплательщик не в состоянии представить запрошенные документы в связи с пожаром или хищением. При этом в постановлении ФАС Западно-Сибирского округа от 23.10.2006 N Ф04-5614/2006(27729-А27-35) арбитры указали, что расчетный способ применить нельзя, если налогоплательщик не может представить документы по не зависящим от него обстоятельствам (пожар). Подпункт 7 п. 1 ст. 31 НК РФ имеет общий характер и распространяется на все налогии всех налогоплательщиков. Рассмотрим арбитражную практику по данному вопросу детальнее.

Налог на прибыль

У налоговых органов часто возникает соблазн определить сумму налога на прибыль без учета расходов. Между тем расчетный путь предполагает, что налоговый орган обязан учитывать данные не только о доходах налогоплательщика, но и о расходах, т.к. объект налогообложения (прибыль) формируется при уменьшении доходов на сумму расходов (ст. 247 НК РФ).

Арбитры тоже считают, что доходов без расходов не бывает. Например, в постановлении ФАС Дальневосточного округа от 21.11.2007 N Ф03-А73/07-2/4385 и определении ВАС РФ от 19.03.2008 N 3362/08 указано, что налог на прибыль нельзя исчислить только с сумм дохода от реализации, указанных налогоплательщиком в налоговых декларациях.

В постановлении ФАС Северо-Кавказского округа от 03.12.2008 N Ф08-7243/2008 (определение ВАС РФ от 06.04.2009 N 2624/07) арбитры указали, что налогоплательщик не может вести деятельность без соответствующих затрат. Аналогичное мнение выражено в постановлениях ФАС Волго-Вятского округа от 18.11.2008 N А82-2825/2008-27 (определение ВАС РФ от 13.03.2009 N ВАС-2710/09), Уральского округа от 12.03.2008 N Ф09-1403/08-С2 (определение ВАС РФ от 07.06.2008 N 8569/08).

НДС

В части определения НДС с выручки налоговые органы могут использовать банковские выписки о движении денежных средств по расчетному счету и данные о представленных налоговых декларациях, и их поддерживают арбитражные судьи (см. постановление ФАС Северо-Западного округа от 01.12.2008 N А56-43925/2007).

Однако есть судебные решения, в которых указано, что из содержания банковских выписок невозможно сделать достоверный вывод о том, какие из поступивших на банковский счет сумм являются объектом обложения НДС. Поэтому неправильно рассчитывать сумму налога только на основании банковских выписок без документов, подтверждающих совершение хозяйственных операций (постановления ФАС Московского округа от 31.10.2008 N КА-А41/10190-08, Северо-Западного округа от 15.12.2008 N А56-1979/2008, от 30.10.2008 N А56-2606/2008, Западно-Сибирского округа от 07.04.2009 N Ф04- 888/2009(5125-А45-46) и от 08.04.2009 N Ф04-2126/2009(4288-А45-34)).

Перейдем к вычетам. В соответствии с п. 1 ст. 172 НК РФ к вычету принимается сумма налога, предъявленная налогоплательщику, т.е. сумма налога, указанная в счете-фактуре. Можно ли при отсутствии накладных и счетов-фактур применять для определения суммы вычетов расчетный метод, который предусмотрен п. 7 ст. 166 НК РФ?

Ряд федеральных судов во главе с ВАС РФ занимают позицию, согласно которой для определения суммы вычетов нельзя использовать расчетный метод, а следует иметь в наличии счета-фактуры. Данный подход использован в постановлении Президиума ВАС РФ от 30.10.2007 N 8686/07, а также в постановлениях ФАС Поволжского округа от 12.12.2008 N А57-1126/2007 (определение ВАС РФ от 13.01.2009 N ВАС-17190/08), от 13.05.2008 N А72-9671/06-14/346 (определение ВАС РФ от 21.08.2008 N 10014/08), от 07.11.2008 N А55-6951/08, Уральского округа от 04.09.2008 N Ф09-1397/08-С2 (определение ВАС РФ от 30.10.2008 N 14002/08), от 28.07.2008 N Ф09-1296/08- СЗ (определение ВАС РФ от 30.10.2008 N 13998/08), Западно-Сибирского округа от 02.03.2009 N Ф04-1250/2009(1614-А03-41), Волго-Вятского округа от 23.11.2007 N А43-35394/2006-14-244 (определение ВАС РФ от 18.03.2008 N 3106/08).

Однако существует и противоположная позиция. Некоторые суды считают, что право на уменьшение налоговой базы по НДС на сумму вычетов предусмотрено НК РФ, а база по НДС при отсутствии первичных документов определяется на основании данных об иных налогоплательщиках. Поэтому, по мнению судов, и вычеты могут исчисляться по аналогичным данным расчетным путем (постановления ФАС Поволжского округа от 23.01.2007 N А72- 4828/06-7/241, Восточно-Сибирского округа от 09.07.2008 N А33-3374/07-Ф02-3124/08, Дальневосточного округа от 25.08.2008 N Ф03-А73/08-2/3440, Уральского округа от 12.03.2008 N Ф09-1401/08-С2 (определение ВАС РФ от 01.08.2008 N 6814/08).

Обратите внимание, что налогоплательщик в арбитражном суде вправе представлять документы, которые являются основанием для получения налогового вычета, независимо от того, были ли они истребованы и исследованы ранее налоговым органом. Указанная позиция нашла отражение в постановлениях ФАС Восточно-Сибирского округа от 19.02.2009 N А19-475/07-51- 04АП-1146/07(5)-Ф02-446/09, Московского округа от 26.03.2009 N КА-А40/2127-09, Поволжского округа от 17.03.2009 N А57- 22510/2007, Уральского округа от 25.02.2009 N Ф09-10209/08-С2 и Центрального округа от 06.03.2009 N А35-4080/07-С8.

ЕСН и НДФЛ

В постановлении ФАС Поволжского округа от 22.05.2008 по делу N А65-5658/2006- СА1-29 судьи рассматривали спор индивидуального предпринимателя и налоговой инспекции. Речь шла о доначислении ЕСН и НДФЛ в связи с отсутствием документов, подтверждающих произведенные расходы, по причине их уничтожения в результате затопления помещения. Сославшись на постановление Президиума ВАС РФ от 25.05.2004 N 668/04, ФАС пришел к выводу: налоговый орган вправе применить расчетный метод при определении ЕСН (подп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ). В части НДФЛ может быть применен расчетный метод либо предоставлен профессиональный вычет по установленному нормативу (п. 1 ст. 221 НК РФ).

Вчера отменили запрос по поводу льготу многодетным родителям. Но я еще спрашивала о последствиях утери первичных документов раньше истечения срока их хранения (5 лет).

Если компания потеряла документы, то она не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Отсутствие первичных документов, счетов-фактур признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за это предусмотрена ст. 120 НК РФ. Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода штраф составит - 10000 руб., если нарушение обнаружат в разных налоговых периодов - 30000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20% от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000руб.

Кроме того, по заявлению налоговой суд может применить к должностным лицам (например, руководителю) административную ответственность в виде штрафа:

От 300 до 500руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля;

От 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов.

Как организовать документооборот в бухгалтерии

Ответственность за отсутствие первичных документов

Внимание: отсутствие (непредставление) первичных документов является правонарушением ( , ), за которое предусмотрена налоговая и административная ответственность.

Отсутствие первичных документов, счетов-фактур, а также регистров бухгалтерского и налогового учета признается грубым нарушением правил ведения учета доходов и расходов. Ответственность за него предусмотрена Налогового кодекса РФ.

Если такое нарушение было допущено в течение одного налогового периода, инспекция вправе оштрафовать организацию на сумму 10 000 руб. Если нарушение обнаружено в разных налоговых периодах, размер штрафа увеличится до 30 000 руб.

Нарушение, которое привело к занижению налоговой базы, повлечет за собой штраф в размере 20 процентов от суммы каждого неуплаченного налога, но не менее 40 000 руб.

Кроме того, по заявлению налоговой инспекции суд может применить к должностным лицам организации (например, к ее руководителю) административную ответственность в виде штрафа на сумму:

от 300 до 500 руб. за непредставление первичных документов, необходимых для налогового контроля ( , ч. 1 ст. 15.6 КоАП РФ);
от 2000 до 3000 руб. за несоблюдение порядка и сроков хранения первичных документов ( , КоАП РФ).

В каждом конкретном случае виновный в правонарушении устанавливается индивидуально. При этом суды исходят из того, что руководитель отвечает за организацию бухучета, а главный бухгалтер – за его правильное ведение и своевременное составление отчетности (). Поэтому субъектом такого правонарушения обычно признается главный бухгалтер (бухгалтер с правами главного). Руководитель организации может быть признан виновным:

если в организации вообще не было главного бухгалтера (постановление Верховного суда РФ от 9 июня 2005 г. № 77-ад06-2);
если ведение учета и расчет налогов были переданы специализированной организации (п. 26 постановления Пленума Верховного суда РФ от 24 октября 2006 г. № 18);

если причиной нарушения стало письменное распоряжение руководителя, с которым главный бухгалтер был не согласен (

Как поступить, если первичные документы утеряны

Если документы, подтверждающие отраженные в учете операции, были утеряны, организация должна предпринять действия по расследованию причин и восстановлению пропажи. Для этого сотрудник, обнаруживший пропажу, должен написать служебную записку , на основании которой издается приказ руководителя о назначении комиссии по расследованию пропажи. Результаты работы комиссии оформите актом .

Если в период работы комиссии налоговая инспекция потребует документы, которые были утеряны, организация сможет попросить увеличить срок представления документов (п. 3 ст. 93 НК РФ). В этом случае распоряжение о создании комиссии будет документальным обоснованием такой просьбы.

Если же по результатам работы комиссии документы не будут обнаружены (восстановлены), организация не сможет подтвердить данные бухгалтерского и налогового учета. Кроме того, за отсутствие документов организации может грозить

При утрате первичных документов, бухгалтеру нужно немедленно заняться их восстановлением. Если это произошло по причине форс-мажорных обстоятельств, можно получить отсрочку при истребовании их налоговой. В остальных случаях руководителю придется нести ответственность: заплатить штраф.

Утрата документов

В случае утраты первичных учетных бумаг руководитель организации, в соответствии с пунктом 6.8 Положения о документообороте в бухгалтерском учете, обязан создать комиссию по расследованию. По результатам работы составляется акт с обязательным перечнем всех утраченных документов и указанием причин пропажи.

Если же назначенные для расследования сотрудники приходят к выводу, что бумаги были потеряны в результате форс-мажорных обстоятельств, например в результате пожара, аварии и других серьезных происшествий, то необходимо запастись доказательством того, что данное событие имело место быть. Например, справкой, выданной органами внутренних дел или Федеральным государственным пожарным надзором.

Наличие сведений, подтверждающих возникновение форс-мажорных обстоятельств, позволит фирме получить отсрочку представления утраченных материалов при их истребовании контролирующими органами (пп. 1 п. 1 ст. 31 и п. 3 ст. 93 НК РФ, а также п. 1 ч. 1 ст. 29 и ч. 6 ст. 37 Федерального закона от 24.07.2009 г. № 212-ФЗ).

Стоит также напомнить, что в случае обстоятельств непреодолимой силы (пожар, потоп и т.п.) фирма обязана провести инвентаризацию.

Имейте в виду: если документация исчезла в результате форс-мажора, то плательщика нельзя привлечь к ответственности за непредставление бумаг по требованию ревизора. Однако фирма обязана подтвердить факт происшествия не зависящих от нее причин.

Тем не менее в подобной ситуации принимать меры по восстановлению пропажи все-таки нужно. Более того, факты, свидетельствующие о конкретных действиях по восстановлению утраченных бумаг, могут стать веским аргументом в спорных ситуациях с контролирующими органами.

Стоит обратить особое внимание на то, что чиновники в своих письменных разъяснениях настаивают на необходимости восстанавливать утраченные документы. Такая позиция нашла свое отражение, например, в Письме Минфина от 11.08.2011 года № 03-02-07/1-288.

Восстановление бухгалтерских документов

Правила восстановления утраченных бумаг законодательством не установлены. В связи с этим ошибки и неточности в оформлении таких сведений будут трактоваться в пользу налогоплательщика. Постановление ФАС Московского округа по делу от 9 февраля 2009 года № КА-А40/80-09 содержит аналогичные выводы.

Отмечу, что в случае утраты первичных учетных документов без уважительных причин, восстановить их просто необходимо. Иначе, при проведении ревизий у инспектора не будет ни оснований, ни возможностей для того, чтобы убедиться в правильности расчетов по налогам и освободить компанию от ответственности за непредставление утраченных документов.

Если же организация не сможет подтвердить обоснованность расходов в целях налогообложения прибыли, правомерность применения вычетов по НДС, а также доказать правильность расчетов иных платежей, то у контролеров, на основании подпункта 7 пункта 1 статьи 31 НК РФ, будет полное право исчислить суммы налогов расчетным путем.

Оспорить действия инспектора в такой ситуации будет сложно, так как суды при рассмотрении подобных дел часто встают на сторону налоговиков. Позиция арбитров заключается в том, что если компания утратила первичные учетные документы, то подтвердить достоверность расходов и заявленных вычетов не представляется возможным, поэтому контролеры вправе определить сумму ее налоговых обязательств самостоятельно.

Ответственность за непредставление

В случае непредоставления при проверке первичных документов, утраченных без уважительной причины, организацию могут привлечь к ответственности по статье 126 НК РФ, и наложить штраф в размере 200 рублей за каждую бумагу.

За отсутствие «первички» фирма может быть оштрафована на 10 000 рублей по статье 120 НК РФ. Если аналогичные действия совершались не в одном налоговом периоде, то сумма возрастет до 30 000 рублей.

Необходимо отметить, что за утрату документов должностные лица организации могут быть привлечены и к уголовной ответственности по статье 199 УК РФ. Это происходит в том случае, когда непредставление документов привело к неуплате налога в крупном или особо крупном размере.

Замечу, что уголовная ответственность наступает, только если в суде будет доказано, что уничтожение финансовой информации совершено умышленно с целью уклонения от уплаты взносов. Таким образом, чтобы минимизировать налоговые риски при утрате учетных сведений до истечения срока их хранения, организация должна документы восстановить.

Изучая судебную практику в сфере архивного дела, нам попался ряд необычных в своих решениях дел. Основной объем судебных дел приходится на ст. 13.25 КоАП РФ. Наше внимание привлекло несколько дел, связанных с уничтожением или утратой документов, в результате чего был, в той или иной форме, нанесен ущерб общественным или частным интересам.

Так, первое дело было рассмотрено судом по заявлению гражданина Ереско С.П. с просьбой о привлечении к ответственности по факту уничтожения авторской рукописи монографии "Буровой режущий инструмент". Определением старшего государственного инспектора Управления Министерства культуры России по Сибирскому федеральному округу от 30 июля 2014 года в возбуждении дела об административном правонарушении по ст. 13.20 КоАП РФ в отношении ФГАОУ ВПО "Сибирский Федеральный университет" отказано ввиду отсутствия состава административного правонарушения.

Однако гражданин Ереско С.П. не согласился с принятым определением и обратился в суд, но суд отказал в удовлетворении жалобы. В связи с этим гражданин был вынужден обратиться в вышестоящую инстанцию - в Красноярский краевой суд. Он просил суд решение суда отменить, указав, что суду следовало проверить законность каждого определения в отдельном производстве, так как определения выносились без учета положений действующего законодательства, регламентирующего правила хранения рукописей, без проверки факта ее хранения либо уничтожения. Нарушение сроков хранения рукописей носит систематический (длящийся) характер, вынесение определений об отказе в возбуждении дела об административном правонарушении без составления протокола об административном правонарушении неправомерно, решение не содержит всех необходимых сведений.

Очень странным кажется принятое судом решение. В своих доводах суд ссылается на следующие основания, которые легли в основу принятого решения.
1. Суд посчитал, что срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, предусмотренное ст. 13.20 КоАП РФ, составляет согласно ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ три месяца, поэтому на момент обращения истца он истек.
2. Суд посчитал, что ФГАОУ ВПО "Сибирский Федеральный университет" не является субъектом ответственности по ст. 13.20 КоАП РФ, которая предусматривает наказание для граждан и должностных лиц, а также по ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, поскольку согласно уставу не относится к обществам с ограниченной ответственностью либо унитарным предприятиям.

Давайте разберемся, мог ли суд привлечь к ответственности университет либо ректора университета как должностное лицо.
Действительно, в статье 13.25 КоАП РФ не имеется указаний на образовательную организацию в качестве субъекта, несущего ответственность. А как же быть с ректором университета? Ведь статья 2.4 КоАП "Административная ответственность должностных лиц" прямо дает определение должностного лица <1>. Кроме того, Федеральный закон от 29.12.2012 N 273-ФЗ "Об образовании в Российской Федерации" в ст. 51 "Правовой статус руководителя образовательной организации" прямо указывает на то, что руководитель ВУЗа осуществляет руководство и несет ответственность за руководство образовательной, научной, воспитательной работой и организационно-хозяйственной деятельностью образовательной организации. Только на этом основании ректора университета можно было привлечь к административной ответственности по статье 13.20 КоАП с назначением штрафа в 300 - 500 рублей.
——————————–
<1> Под должностным лицом следует понимать лицо, постоянно, временно или в соответствии со специальными полномочиями осуществляющее функции представителя власти, то есть наделенное в установленном законом порядке распорядительными полномочиями в отношении лиц, не находящихся в служебной зависимости от него, а равно лицо, выполняющее организационно-распорядительные или административно-хозяйственные функции в государственных органах, органах местного самоуправления, государственных и муниципальных организациях, а также в Вооруженных Силах Российской Федерации, других войсках и воинских формированиях Российской Федерации. Совершившие административные правонарушения в связи с выполнением организационно-распорядительных или административно-хозяйственных функций руководители и другие работники иных организаций, арбитражные управляющие, а также совершившие административные правонарушения члены советов директоров (наблюдательных советов), коллегиальных исполнительных органов (правлений, дирекций), счетных комиссий, ревизионных комиссий (ревизоры), ликвидационных комиссий юридических лиц и руководители организаций, осуществляющих полномочия единоличных исполнительных органов других организаций, физические лица, являющиеся учредителями (участниками) юридических лиц, руководители организаций, осуществляющих полномочия единоличных исполнительных органов организаций, являющихся учредителями юридических лиц, несут административную ответственность как должностные лица.

Нельзя не отметить правовую коллизию, связанную со статьей 4.5 КоАП, на которую сослался суд, исключив производство по делу в связи с истечением срока давности по данному правонарушению. Срок давности по статье 13.20 КоАП начинает исчисляться с момента фактического совершения правонарушения, а именно с даты уничтожения документов. В материалах дела нет совершенно никакой информации о проведении проверки в ВУЗе по факту обращения гражданина. Объективно гражданин не мог знать о совершенном правонарушении, чтобы обратиться в установленный срок, поэтому можно было применить норму части 2 статьи 4.5 и начинать срок исчисления с даты обнаружения административного правонарушения <2>.
——————————–
<2> Постановление Пленума Верховного Суда Российской Федерации от 24 марта 2005 г. N 5 "О некоторых вопросах, возникающих у судов при применении Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях".

Также суд совершенно не рассмотрел нормы о сроках хранения рукописей. Так, согласно статье 709 Перечня документов со сроками хранения Министерства просвещения СССР, органов, учреждений и организаций его системы срок хранения рукописи неопубликованной работы в ВУЗе 15 лет, а для опубликованных работ - 5 лет (ст. 708). Этот перечень не отменен и действует.
Второе дело, которое мы рассмотрим, касается уничтожения 737 инвентарных дел на объекты недвижимости.
Суть этого дела в том, что ответчик неверно применил нормы о хранении документов и ссылался в своих доводах на Приказ Минземстроя РФ от 04.08.1998 N 37 "Об утверждении Инструкции о проведении учета жилищного фонда в РФ". В соответствии с п. 8.9 указанной Инструкции материалы инвентаризации на здание (инвентарное дело, статистическая карточка на здание), алфавитная карточка на собственника, погашенные по причине прекращения права собственности на земельный участок при его выкупе (изъятии) для государственных и муниципальных нужд, сноса, пожара или другого стихийного бедствия, хранятся в архиве 3 года. По истечении этого срока, исчисляемого с момента возмещения стоимости домовладения (здания), основные показатели инвентарного дела записываются в книгу учета дел, переданных на хранение в государственные архивы. Пункт 8.11 Инструкции дает понятие инвентарного дела.
Однако суд пришел к иному выводу. С принятием Федерального закона от 24.07.2007 N 221-ФЗ "О государственном кадастре недвижимости" все нормативно-правовые акты в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства применяются до 01.01.2013. Согласно части 8 статьи 47 указанного Закона впредь до приведения законов и иных нормативных правовых актов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствие с названным Федеральным законом указанные Законы и иные нормативные правовые акты применяются постольку, поскольку они не противоречат данному Федеральному закону или издаваемым в соответствии с ним иным нормативным правовым актам Российской Федерации. При этом нормативные правовые акты в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства применяются до 1 января 2013 г. Как следует из преамбулы к поименованной выше Инструкции, Инструкция о проведении учета жилищного фонда в Российской Федерации разработана во исполнение Постановления Правительства Российской Федерации от 13 октября 1997 г. N 1301 Минземстроем России, Московским областным бюро технической инвентаризации, Московским городским бюро технической инвентаризации, Республиканским управлением технической инвентаризации и определяет основные требования к организации и порядку проведения технической инвентаризации и учета жилищного фонда в городах и других поселениях Российской Федерации. Таким образом, Инструкция относится к нормативным правовым актам в сфере осуществления государственного технического учета и технической инвентаризации объектов капитального строительства и ее предписания в названной сфере в силу части 8 статьи 47 Федерального закона "О государственном кадастре недвижимости" могли применяться лишь до 1 января 2013 г.
Так, по мнению истца, нужно было применить нормы Перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (утв. Приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций РФ от 31 июля 2007 г. N 1182). Статьи 930, 931 указанного Перечня устанавливают постоянный срок хранения в организациях-разработчиках (авторах документов) инвентарных межевых и землеустроительных дел на объекты недвижимой собственности и погашенных инвентарных, межевых и землеустроительных дел на объекты недвижимой собственности.
Доводы ответчика о том, что уничтожена лишь техническая документация, а не инвентарные дела в целом, не влияют на квалификацию деяния, поскольку указанными выше нормативно-правовыми актами не установлены иные сроки хранения отдельных документов, входящих в состав инвентарного дела, и не предусмотрена возможность уничтожения части инвентарных дел, подлежащих постоянному хранению, какой-либо технической документации из них.
Как следует из протокола заседания экспертной комиссии от 26.05.2013, экспертной комиссией проведена экспертиза ценности технической документации - инвентарных дел на объекты недвижимости, хранящихся в архиве, и принято решение об уничтожении документации с истекшим сроком хранения согласно представленным спискам в количестве 737 дел. Факт уничтожения технической документации 737 инвентарных дел не отрицается ответчиком и подтвержден его защитником в судебном заседании.
Директор КГУП "Хабарвосккрайинвентаризация" Тюркина А.В. признана виновной в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 13.25 Кодекса РФ об административных правонарушениях, ей назначено наказание в виде административного штрафа в размере 2 500 рублей (см. таблицу 1).

Таблица 1. Дело об уничтожении
737 инвентарных дел на объекты недвижимости

Судебная инстанция		Ответчик	Суть обращения
Дело N 12-487/15, Решение по делу об административном правонарушении, г. Хабаровск, 23 июня 2015 г. Судья Железнодорожного районного суда г. Хабаровска Таранущенко Н.А. рассмотрел жалобу директора КГУП "Хабарвосккрайинвентаризация" Тюркиной А.В. на постановление по делу об административном правонарушении, вынесенное мировым судьей судебного района "Железнодорожный район г. Хабаровска" судебного участка N 7	Комитет по делам записи актов гражданского состояния и архивов Правительства Хабаровского края по обращению гражданина от 13.01.2015 провел проверку соблюдения КГУП "Хабкрайинвентаризация" обязанности по хранению документов	Директор КГУП "Хабарвосккрайинвентаризация" Тюркина А.В.	Должностным лицом не исполнена обязанность постоянного хранения 737 инвентарных дел снесенных объектов недвижимости, поименованных в акте к уничтожению инвентарных дел	ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ

Следующее дело касается утраты бланка строгой отчетности страховщиком, вследствие чего суд признал договор страхования незаключенным.
Обстоятельства рассмотренного дела таковы. Гражданин Ф. обратился в суд с иском к ООО "СК "Оранта" о взыскании страхового возмещения в размере 950 000 рублей. Предметом страхования является автомашина. По условиям договора страховыми рисками являются "Угон/Хищение" и "Ущерб".
В период действия договора страхования произошел страховой случай - хищение автомашины. Постановлениями следователей СУУ МВД России по г. Самаре по факту кражи застрахованного транспортного средства было возбуждено уголовное дело в отношении неустановленного лица, по которому он был признан потерпевшим, и о приостановлении предварительного следствия в связи с неустановлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого.
Гражданин обратился в ООО "СК "Оранта" с заявлением о наступлении страхового случая, приложив к нему все необходимые для выплаты страхового возмещения документы, однако ответа на него не получил. Бездействие страховой компании расценивает как отказ от исполнения обязательств, что недопустимо в силу закона.
Казалось бы, обычное гражданское дело по возмещению в связи с наступлением страхового случая. Страховая компания отказала заявителю, в связи с чем гражданин обратился в суд. И суд не нашел оснований для выплаты страховки.
Из пояснений страховой компании следует, что договор страхования автомобиля с Ф. не заключался. Бланк договора страхования АТ N 0239139 и квитанция на получение страховой премии N 1529263 были признаны недействительными в связи с их утерей страховым агентом Тольяттинского филиала ООО "СК "Оранта" Р. Информация об этом в соответствии с требованиями пункта 18 Перечня документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, утвержденного Приказом Минфина РФ от 29.12.2010 N 193н, страховой компанией размещена в сети Интернет на своем сайте <3>.
——————————–
<3> Согласно пункту 18 Перечня сведения об утраченных и (или) похищенных бланках строгой отчетности размещаются в сети Интернет на сайте страховщика и (или) на сайте профессионального объединения страховщиков, устанавливающего в соответствии с законодательством Российской Федерации требования к порядку учета, хранения, уничтожения и передачи бланков строгой отчетности, не позднее чем по истечении трех рабочих дней после обнаружения утраты (хищения) бланков строгой отчетности.

Разрешая заявленные требования, суд первой инстанции обоснованно исходил из того, что договор добровольного страхования средств наземного транспорта и гражданской ответственности владельцев транспортных средств АТ N 0239139, предметом которого является автомашина, между сторонами не заключался, в связи с чем пришел к правильному выводу об отказе в удовлетворении заявленных истцом требований.
Страховая компания сама не обеспечила сохранность документов, т.к. согласно пункту 2.1 ст. 6 Закона РФ "Об организации страхового дела в Российской Федерации" от 27 ноября 1992 года N 4015-1 страховщики должны создать условия для обеспечения сохранности документов, перечень которых и требования к обеспечению сохранности которых устанавливаются органом страхового надзора. Приказом Минфина РФ от 29.12.2010 N 193н утверждены Перечень документов, сохранность которых обязаны обеспечить страховщики, и требования к обеспечению сохранности таких документов. Указанный Перечень разработан в соответствии с пунктом 2.1 статьи 6 Закона Российской Федерации от 27 ноября 1992 г. N 4015-1 "Об организации страхового дела в Российской Федерации". Требования к обеспечению сохранности документов, указанные в Перечне, обязательны для выполнения страховщиками.
Представляется неоднозначным видение этого дела. Тех документов о заключении договора страхования КАСКО, что представлены истцом, суду показалось недостаточно, чтобы признать сделку состоявшейся. В итоге еще и гражданин Ф. должен был ознакомиться с информацией об утере бланка строгой отчетности на сайте компании. Встает вопрос о том, как он должен был узнать о том, что бланк потерян? Пункт 18 Перечня не обязывает клиента раз в месяц проверять номер полиса на предмет его утраты компанией.
В иных двусторонних правоотношениях, где требуется заключать сделку письменно, утрата документа одной стороной не отменяет факт наступления этого правоотношения.
Удобный инструмент для страховых компаний - потерять документы с целью отказа в возмещении ущерба по страховому случаю.

Таблица 2. Дело о бланке строгой отчетности

Еще одно дело, связанное с уничтожением документов. Казалось бы, дело простое, с признанием вины. Но тут вновь ответчик, не верно истолковав нормы о хранении документов, может быть, и умышленно, получил небольшой штраф - 2 500 рублей.
В организации ООО "Объединенная Городская Компания Новый Коммунальный Стандарт" после 16.10.2015 уничтожены документы, относящиеся к собранию собственников помещений многоквартирного дома, а именно бланки голосования от 18.03.2015, тем самым создано препятствие собственникам помещений дома для обжалования принятых решений по указанному собранию. Директор компании вину признал, дал письменное пояснение. Согласно акту о выделении документов для уничтожения от 16.10.2015 в организации ООО "ОГК НКС" было принято решение об уничтожении документов, относящихся к собранию собственников помещений многоквартирного дома от 18.03.2015, - документов, содержащих персональные данные лиц, принимающих участие в голосовании (бланки голосования). Бюллетени для голосования (ввиду защиты персональных данных) были уничтожены.
Заслушав материалы дела, суд приходит к убеждению о виновности должностного лица - генерального директора ООО "ОГК НКС" в совершении административного правонарушения, предусмотренного ч. 2 ст. 13.25 КоАП РФ, т.е. в неисполнении обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также в нарушении установленных порядка и сроков хранения таких документов.

Дело в том, что четкие сроки хранения бюллетеней для голосования в нормативно-правовых актах отсутствуют, т.е. законодательно не определены. Однако, исходя из нормы части 6 статьи 46 Жилищного кодекса РФ <4>, можно предположить, что срок хранения не менее 6 месяцев со дня, когда собственник узнал или должен был узнать о принятом решении.
——————————–
<4> Собственник помещения в многоквартирном доме вправе обжаловать в суд решение, принятое общим собранием собственников помещений в данном доме с нарушением требований настоящего Кодекса, в случае, если он не принимал участия в этом собрании или голосовал против принятия такого решения и если таким решением нарушены его права и законные интересы. Заявление о таком обжаловании может быть подано в суд в течение шести месяцев со дня, когда указанный собственник узнал или должен был узнать о принятом решении. Суд с учетом всех обстоятельств дела вправе оставить в силе обжалуемое решение, если голосование указанного собственника не могло повлиять на результаты голосования, допущенные нарушения не являются существенными и принятое решение не повлекло за собой причинение убытков указанному собственнику.

Этот вопрос в судах возникал неоднократно. Очевиден пробел в этой сфере.

Дело о постановке на учет лица в качестве безработного

Архивная справка решает все.
В очередной раз подтверждается значимость сохранности документов по личному составу ликвидированных предприятий, т.к. получение архивной справки о заработной плате - это единственная возможность подтвердить официальный доход.
Истец обратился в КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" с заявлением о регистрации его в качестве безработного, но получил отказ, поскольку не представил справку о средней заработной плате установленного образца. Вместе с тем в центр занятости представлена справка из архива о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы. Предоставление архивной справки обусловлено ликвидацией СПК "Паутовский".
На основе данного отказа прокурор обратился в суд в интересах гражданина с исковым заявлением к КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района". Просил суд обязать КУ Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" зарегистрировать гражданина в качестве безработного и назначить ему пособие по безработице.
Из возражений ответчика:
истец не представил справку о среднем заработке с последнего места работы, вместо которой была представлена архивная справка. Согласно разъяснениям, изложенным в письме Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации от 05.08.2011, перечень документов, необходимых для принятия решения о признании гражданина безработным, является исчерпывающим и не подлежит расширительному толкованию в части замены справки о среднем заработке за последние три месяца по последнему месту работы ее копией.
Однако суд, исходя из здравого смысла и недопущения в данном случае формального толкования норм ведомственных актов, посчитал, что нельзя допускать ущемление конституционно гарантированного права гражданина на социальные выплаты, получение помощи в трудоустройстве. Гражданин представил официальный документ, надлежащим образом удостоверенный и содержащий истребуемые сведения.
Суд указал, что среднемесячный заработок работника может подтверждаться справкой, выданной в случае ликвидации работодателя архивной организацией, располагающей необходимыми сведениями, переданными работодателем, поскольку в ином порядке получение требуемых документов не представляется возможным. В итоге решение Нижнеомского районного суда Омской области от 30 января 2013 года оставлено без изменения, апелляционная жалоба Казенного учреждения Омской области "Центр занятости населения Нижнеомского района" - без удовлетворения.

Таблица 4. Дело об архивной справке

М.М. Сичкарева
Главный специалист
Аппарат Правительства Пермского края

Л.А. Елина, экономист-бухгалтер

Восстанавливаем утраченные документы

Изучаем процедуру восстановления первички

Упомянутые в статье Положения, утв. Минфином СССР, можно найти: раздел «Законодательство» системы КонсультантПлюс

Факт утраты документов надо зафиксировать. Для подтверждения причин, приведших к утрате документов, лучше привлечь специалистов соответствующих служб (МЧС, полиции, управляющей компании). Правильное и своевременное восстановление документов поможет:

подтвердить то, что ранее налоги были рассчитаны верно;
избежать штрафа за непредставление документов по запросу ИФНС.

Фиксируем отсутствие документов

Если вследствие чрезвычайного происшествия ваши документы утрачены или безнадежно испорчены, прежде всего надо задокументировать все обстоятельства, которые к этому привели.

Если масштабы бедствия по утрате документов значительны, имеет смысл приказом директора создать специальную комисси ю ; Постановления АС МО от 25.09.2014 № Ф05-10578/14 ; АС ПО от 09.12.2014 № Ф06-18026/2013 .

Он может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»

Приказ № 16
О назначении комиссии для восстановления утраченных документов

г. Санкт-Петербург

В связи с прорывом трубы 07.09.2016 в подвальном помещении офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. С целью выявления полного перечня утраченных документов, а также для их восстановления назначить комиссию в составе:
- председателя - главный бухгалтер Л.Ю. Селезова;
- членов комиссии: бухгалтер М.Н. Щапова, кассир В.Л. Мишина.

2. Комиссии в период с 08.09.2016 по 30.12.2016:
- составить акт осмотра затопленного помещения с целью выявления утраченных документов;
- провести инвентаризацию документации и составить перечень утраченных документов;
- обратиться в обслуживающие организации для подтверждения факта прорыва трубы, приведшего к утрате документов;
- организовать работу по восстановлению документов.

3. Ответственным за исполнение приказа назначить главного бухгалтера Л.Ю. Селезову.

Председателю или члену комиссии нужно организовать обращение в сторонние организации, которые могут помочь зафиксировать причины, приведшие к утрате или уничтожению документов.

Внимание

В случае чрезвычайных ситуаций (пожар, затопление и т. п.) организация обязана провести инвентаризацию документов, другого имущества и обязательст вч. 3 ст. 11 , ч. 1 ст. 30 Закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ ; п. 27 Положения, утв. Приказом Минфина от 29.07.98 № 34н .

Это могут быть:

МЧС - при пожаре или стихийном бедствии;
управляющая компания или другая организация, ответственная за водообеспечение, - если речь идет о затоплении, не связанном со стихийным бедствием;
органы внутренних дел - при краже или умышленном повреждении документов и/или имущества.

Обязательно возьмите у них справку о случившемся.

После проведения инвентаризации документов, выявления утраченных и испорченных составьте акт в произвольной форме. Его должен утвердить руководител ьп. 6.8 Положения, утв. Минфином СССР 29.07.83 № 105 . Этот акт может выглядеть так.

УТВЕРЖДАЮ
Генеральный директор ООО «ВДВ - Все для вас»

А.А. Первый

Акт о выявлении причин утраты документов и мерах, необходимых для их восстановления

г. Санкт-Петербург

На основании Приказа от 08.09.2016 № 16 комиссия составила настоящий акт о следующем.

1. Была проведена проверка сохранности кадровой, бухгалтерской и налоговой документации в связи с затоплением 07.09.2016 подвального помещения офиса, расположенного по адресу: г. Санкт-Петербург, ул. Невская, д. 18/5.

2. Комиссией установлена утрата счетов-фактур, выписанных и полученных ООО «ВДВ - Все для вас» в течение 2014- 2015 гг. Конкретный перечень утраченных документов приведен в приложении 1 к настоящему акту.

3. Причина утраты: прорыв трубы в подвальном помещении офиса, что подтверждено справками:
- от 08.09.2016 № 125 от управляющей компании ООО «ЖКС»;
- от 08.09.2016 б/н от ООО «Водоканал».

4. Для восстановления утраченных документов требуется:
- распечатать выставленные счета-фактуры из бухгалтерской программы;
- сделать запросы поставщикам и иным контрагентам о получении дубликатов счетов-фактур, выставленных в 2014- 2015 гг. в адрес ООО «ВДВ - Все для вас». Запросы посылать письмами с уведомлением о вручении либо передавать лично работникам компаний-контрагентов под роспись.

5. Обязанность по восстановлению документов, указанная в п. 4 данного акта, возлагается на бухгалтера М.Н. Щапову и кассира В.Л. Мишину. Срок для направления запросов контрагентам - не позднее 30.09.2016.

Председатель комиссии

Члены комиссии:

кассир

В.Л. Мишина

Восстанавливаем документы

В идеале надо восстановить все утраченные документ ыПисьма Минфина от 22.07.2013 № 03-02-07/2/28610 , от 07.06.2013 № 03-02-07/1/21191 , от 11.08.2011 № 03-02-07/1-288 . Если это нереально, постарайтесь восстановить хотя бы документы за текущий год и 3 предшествующих года. Ведь они могут быть охвачены налоговой проверко йст. 89 НК РФ .

Внутренние документы вы без проблем восстановите, если они создавались в бухгалтерской или иной программе.

Если уволились работники, которые подписывали оригиналы таких документов, восстановленные документы должны подписать действующие работники, ответственные за оформление аналогичных операций. А значит, придется оформлять полноценные дубликаты этих документов (как это сделать, расскажем дальше).

Если утрачена сдававшаяся на бумаге отчетность в налоговую, ПФР и/или ФСС, направьте запросы в эти органы на получение копий.

За получением копий утраченных банковских документов (если их нет у вас в электронном виде) надо обратиться в свой обслуживающий банк.

Сложнее дело обстоит с документами, которые вы получили от сторонних организаций либо на которых должны стоять подписи или иные отметки их представителей. Придется направлять им запросы на получение копий или дубликатов утраченных документов.

Что просить у контрагента: копию или дубликат

Правила бухучета и налоговое законодательство не устанавливают четкого механизма восстановления утраченных документов. Есть два подход аПисьма Минфина от 05.02.2010 № 03-03-05/18 ; УМНС по г. Москве от 13.09.2002 № 26-12/43411 (п.1) :

<или> заверяется копия документа. Для этого оригинал документа копируется и на копии (к примеру, ниже реквизита «Подпись») проставляетс яподп. 23, 25 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 ; абз. 4 разд. 1 , п. 3.26 разд. 3 ГОСТ Р 6.30-2003 ; Письма Минфина от 29.10.2015 № 03-02-РЗ/62336 , от 07.08.2014 № 03-02-РЗ/39142 , от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122 :

заверительная надпись (к примеру, «Верно» или «Копия верн а»)абз. 4 разд. 1 ГОСТ Р 6.30-2003 ;
подпись лица, заверившего копию, его фамилия, инициалы и должность;
дата заверения.

Дубликат - повторный экземпляр подлинника документ аподп. 22 п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013 . Он приравнивается к оригиналу.

Можно заверить такую копию печатью - не обязательно круглой. Это может быть печать «Для документов» или аналогичный штамп с наименованием организации;

<или> создается дубликат документа. Как его делать, существующие ГОСТы нам не поясняют. А значит, возможны разные варианты - вплоть до выписки дубликата от рукиПостановление 9 ААС от 25.06.2013 № 09АП-18970/2013 .

Внимание

Контрагент вправе сам решить, оформлять ему заверенные копии либо выписывать дубликаты в ответ на ваш запрос по восстановлению документов.

Как правило, распечатывается точно такой же документ, как и первоначальный (с той же датой, номером и другими данными), ставится штамп «Дубликат» или такая же надпись в верхнем углу. Его подписывают те же уполномоченные лица, которые подписывали оригинал документа, или лица, их заменяющие. Часто от руки проставляется дата составления дубликата.

Учтите, что некоторые компании выдают заверенные копии или дубликаты счетов-фактур за деньги. К примеру, берут по 50 руб. за каждый документ. Причем требуют предоплату, а сами дубликаты выдают при условии подписания акта оказанных услуг.

Плательщики налога на прибыль смогут учесть затраты на восстановление документов в качестве прочих расходо вподп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ .

Составляем запрос к контрагенту

Запрос к контрагенту может выглядеть так.

ООО «ВДВ - Все для вас»
Исх. № 10 от 12.09.2016

Запрос на получение дубликатов документов

В помещении ООО «ВДВ - Все для вас» в связи с прорывом трубы, произошедшим 07.09.2016, были утрачены документы за 2014- 2015 гг.

Для их восстановления просим предоставить дубликаты счетов-фактур, выставленные в адрес нашей организации в течение указанного периода времени.

В таком запросе можно указать конкретные номера и даты документов, дубликаты/заверенные копии которых вы запрашиваете.

Если получить дубликаты или копии утраченных документов невозможно, причины этого надо зафиксировать:

<или> в докладной записке работника, ответственного за восстановление документов;
<или> в акте комиссии.

Сохраняйте доказательства ваших действий по восстановлению документов: переписку с контрагентами, квитанции о направлении им писем и прочее. Они пригодятся, если налоговики решат, что имеющиеся у вас дубликаты - это подделки, или просто не захотят признавать их для налоговых целе й .

Если организация-контрагент уже ликвидировалась и невозможно восстановить документы, подтверждающие расходы или вычеты НДС, придется смириться с тем, что при налоговой проверке инспекция может доначислить сам налог, начислить пени по нему, а также оштрафовать.

Решаем, сообщать ли инспекции об утрате документов

Некоторые бухгалтеры считают, что о массовой утрате документов в связи с чрезвычайным происшествием надо сообщить в налоговую инспекцию. Однако это не так. Законодательство не обязывает сообщать о таких ЧП ни в инспекцию, ни во внебюджетные фонды, а тем более передавать им копии актов, составленных комиссией.

ПРЕДУПРЕЖДАЕМ РУКОВОДИТЕЛЯ

Налоговое законодательство не содержит штрафов за невосстановление утраченных документов. Однако лучше их восстановить, поскольку расходы и вычеты НДС без счетов-фактур и первички будут неподтвержденными. Кроме того, невосстановление документов - повод для выездной налоговой проверки.

Более того, необеспечение сохранности счетов-фактур и первичных документов - это один из поводов для включения организации в план выездных проверок. Как, впрочем, и их невосстановление в случае утраты в результате форс-мажорных обстоятельств (пожар, затопление, наводнение, порча и проче е)п. 9 приложения № 2 к Приказу ФНС от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@ .

Если инспекция в ходе проверки затребует у вас пропавшие документы, надо как можно скорее сообщить ей о том, что документы утрачены в результате чрезвычайного происшествия. Подтвердить его факт можно, представив копии акта комиссии и справки из управляющей компании, МЧС или другого ведомства. Это поможет избежать штрафов за непредставление (несвоевременное представление) запрошенных документо вПостановления АС ПО от 03.09.2014 № А72-9031/2013 ; ФАС МО от 12.08.2013 № А40-82680/12-20-446 , от 14.06.2013 № А40-111468/12-20-575 . В противном случае за каждый непредставленный документ налоговики могут оштрафовать организацию на 200 руб.п. 1 ст. 126 НК РФ

Те, кто сам перешел на электронный документооборот и при этом работает с такими же контрагентами, находятся в преимущественном положении. Ведь они могут делать неограниченное количество копий электронных документов - как своих, так и полученных от поставщиков и других контрагентов. Более того, электронные документы вообще можно не распечатывать.