Дефектная ведомость образец в строительстве бланк. Что такое дефектная ведомость? Дефектная ведомость: образец

Образец дефектной ведомости и бланк дефектной ведомости, а также, по какой форме составляется дефектная ведомость, что нужно отразить в дефектной ведомости, вы найдете в этой статье.

Одновременно дефектная ведомость будет документом, который обоснует экономическую целесообразность произведенных расходов на ремонт. Что поможет избежать недоразумений с налоговыми органами.

Форма дефектной ведомости

Форма дефектной ведомости для тех случаев, когда нужно провести обычные ремонтные работы, официально не утверждена. Поэтому компания может сама разработать ее форму и утвердить в учетной Как вариант, документ может назваться акт о выявленных неисправностях (дефектах) объекта основных средств или дефектная ведомость.

Унифицированные формы этого документы предусмотрены только для некоторых отраслей. К примеру, Например, дефекты подъемно-транспортного оборудования морских торговых портов оформляются дефектной ведомостью, которая утверждена постановлением Минтранса от 09.01.04 № 2.

Обратите внимание и на эти материалы электронного журнала, они очень важные:

Проверка на ошибки: налоговые отличия ремонта от реконструкции основного средства

Проверь себя: ремонт офиса, оборудования и автомобиля компании

Покупка аварийной недвижимости: как не потерять на налогах и правильно отразить расходы в бухучете

Дефектная ведомость бланк

Унифицированная форма не поэтому мы привели бланк ведомости, который может использоваться на предприятии. Компания может добавить в бланк дополнительные реквизиты, если это необходимо.

Скачайте бланк дефектной ведомости здесь>>>

Дефектная ведомость образец заполнения

Специально для вас мы сделали образец дефектной ведомости. Пример заполнения ведомости можно сказать здесь .

Зачем нужна дефектная ведомость

Ее основное предназначение - зафиксировать поломку и обосновать необходимость ремонта. После того, как ремонтные работы будут выполнены, дефектная ведомость подтвердит расходы в налоговом учете.

Что нужно отразить в дефектной ведомости

В первую очередь фиксируется, на каком объекте основных средств выявлены дефекты. Для этого нужно указать наименование основного средства, место, где оно находится, и инвентарный номер.

Далее комиссия описывает детали поломки (или дефекта). Отметим, что дефектная ведомость составляется не только тогда, когда основное средство уже сломалось. В компании может быть установлен специальный график проверки технического состояния ОС. В результате проверки может обнаружиться необходимость провести ремонт для того, чтобы это ОС как раз не вышло из строя.

После осмотра комиссия указывает, какие ремонтные работы требуется провести, кто назначается исполнителем работ и срок сдачи ремонтных работ.

Сколько нужно экземпляров дефектной ведомости

Это зависит от того, кто будет делать ремонт. Если компания отремонтирует ОС своими силами, то можно составить только один экземпляр. Так как его не нужно будет никому передавать.

А если ремонт будет подрядным способом, то каждому участнику потребуется свой экземпляр.

Есть вопрос? Наши эксперты помогут за 24 часа! Получить Новое

Дефектная ведомость: образец скачать бесплатно вы можете из этой статьи. Унифицированные формы ведомости только отраслевые, поэтому ваш бланк может отличаться. Однако есть обязательные реквизиты дефектной ведомости, которые гарантированно подтверждают расходы для налогового учета.

Читайте в статье:

Дефектная ведомость – это неунифицированный внутренний первичный документ, применяемый при необходимости ремонта зданий, сооружений, оборудования и прочих объектов, в том числе относящихся к основным средствам.

Как составить дефектную ведомость

Дефектная ведомость составляется отдельно на каждый инвентарный объект. Под инвентарным объектом понимают укомплектованное основное средство, пригодное к использованию по назначению. Это может быть:

• оборудование со всеми принадлежностями – например, станок;
• единая конструкция из нескольких предметов – например, теплица;
• несколько разных предметов, которые можно эксплуатировать по назначению только вместе – например, речное или морское судно.

Пример
Под инвентарным объектом «автомобиль» понимается сама машина, а также комплект инструментов для ее ремонта и запасное колесо, включая все части колеса (камера, покрышка и т.д.).

Форма дефектной ведомости содержит список неисправностей или повреждений объекта, а также их детальное описание и выводы о необходимости текущего или капитального ремонта. Унифицированные формы такого документа существуют только для некоторых отраслей экономики. Так, для портового оборудования форма дефектной ведомости утверждена постановлением Минтранса России от 09.01.2004 № 2. Она выглядит так:

А пример дефектной ведомости для трубопроводов ТЭЦ такой:

Дефектная ведомость: бланк

Фирмам и предпринимателям из тех сфер экономики, для которых унифицированные дефектные ведомости не установлены, приходится разрабатывать эти бланки самостоятельно и утверждать их приказом руководителя в качестве приложения к учетной политике. Такие бланки должны содержать обязательные данные «первички», а также специальные реквизиты для описания неисправностей и подтверждения необходимости ремонта. Перечень реквизитов дефектной ведомости смотрите в таблице.

Составляет и подписывает дефектную ведомость специальная комиссия. В ее составе должны быть сотрудники фирмы или предпринимателя:

• сотрудник, работающий на неисправном оборудовании;
• материально-ответственный сотрудник;
• бухгалтер.

Кроме сотрудников, в состав комиссии желательно включить специалистов, которые будут устранять неисправности объекта. Это поможет детальнее обследовать неисправный объект и отразить в дефектной ведомости более полную информацию о неполадках и способах их исправления. Подписи членов комиссии должны сопровождаться расшифровками.

Дефектная ведомость подтверждает расходы

Чтобы подтвердить расходы на ремонт основного средства, особенно для целей налогообложения, нужно:

• обосновать, что это не модернизация, реконструкция или иное действие, изменяющее первоначальную стоимость основного средства;
• подтвердить обоснованность расходов на ремонт.

Судебная практика свидетельствует: дефектная ведомость, содержащая все реквизиты «первички», позволяет подтвердить расходы на ремонт, а при ее отсутствии налоговики считают такие затраты необоснованными. Однако подтвердить расходы можно и иным аналогичным документом. Например, актом о выявленных дефектах оборудования по унифицированной форме ОС-16 или актом о выявленных неисправностях основного средства. Это допускается в тех отраслях экономики, для которых унифицированной формы дефектной ведомости не разработаны.

На строительных предприятиях, в тяжёлом машиностроении и ряде других компаний установлен порядок документирования износа механического оборудования, каркасных сооружений, вычислительной и оргтехники. При поломке составляется дефектная ведомость, содержащая техническую информацию о найденных недочётах, способы ремонта и примерную стоимость восстановления первоначальных характеристик объекта.

Структура ведомости не регламентирована на государственном уровне. Образцы её заполнения (как и ) находятся в открытом доступе и ежегодно обновляются с учётом потребностей конкретной отрасли.

Когда составляется дефектная ведомость?

Данный документ является разновидностью заключения о состоянии оборудования и оформляется экспертом-оценщиком. Составитель дефектной ведомости несёт материальную и уголовную ответственность за ущерб, понесённый в результате поломки, и несчастные случаи при эксплуатации объекта, если причиной стало несоответствие характеристик, описанных в ведомости, реальным особенностям ремонтируемого объекта. Для списания оборудования по причине износа не требуется нотариального заверения и печати организации, проводившей экспертизу, но обязательна подпись ответственного лица.

Основания для составления дефектной ведомости делятся на три категории:

1. Хозяйственные . Альтернатива инвентаризации, позволяющая как зафиксировать действительные поломки, так и отразить степень износа работоспособных объектов. Используется для массового списания оборудования на ремонт и профилактические мероприятия (замена критически важных элементов конструкции для предотвращения поломки). К этой же категории относится списание морально устаревшего имущества при модернизации.
2. Налоговые . Применяется при обращении в антикризисные агентства для оценки рентабельности производства по уровню амортизационных расходов. При упрощённой системе налогообложения со ставкой 15% по разнице доходов и расходов необходима подача налоговой декларации с документами, обосновывающими все траты за отчётный период. Дефектная ведомость подтверждает факт списания имущества компании на замену или ремонт и фиксирует сумму расходов.
3. Уточняющие . Помимо описи дефектов, в состав документа часто включают описание методов ремонта, перечень необходимых запчастей и комментарий эксперта в свободной форме. Если при устранении дефектов данных ведомости окажется недостаточно, ремонтная организация вправе запросить документ повторно с указанием спорных моментов. Бланки дефектных ведомостей уточняющего типа популярны в строительстве, когда способ ремонта не определяется видом поломки однозначно.

В отличие от описи имущества при инвентаризации, перечень объектов дефектовочной ведомости не содержит исправной техники (за исключением морально устаревшей и оборудования, требующего регулярных профилактических работ).

Важно: для дефектной ведомости обязательно наличие хотя бы одного ремонтируемого объекта. Если все элементы перечня подлежат полной замене и утилизации, оформляется акт списания.

Особенности составления ведомости дефектов

Структура документа списания на ремонт зависит от вида поломки и сферы деятельности компании. Стандартный бланк включает:

• Шапка. Запись начинается со слова «Утверждаю» и содержит кратное юридическое наименование организации, ФИО и должность руководителя или ответственного лица, а при утверждении сотрудником – номер доверенности.
• Заголовок. Включает наименование документа и внутренний код. Пример: «Дефектная ведомость №12/3 по ремонту транспортного средства».
• Место составления документа (с точностью до населённого пункта) и дату экспертизы.
• Табличную часть. Если дефектная ведомость составляется для одного объекта, в заголовке таблицы указываются наименование, инвентарный номер и владелец (при ремонте автомобиля), а перечь включает неисправные элементы с комментариями. Последняя колонка таблицы отводится под срок устранения неисправности. Для ведомости на группу объектов каждому из них соответствует одна запись таблицы, а колонки обязательно включают количество и единицу измерения. Методы ремонта, рекомендуемые запчасти и комментарии эксперта-оценщика могут указываться в таблице напротив соответствующей неисправности/детали или в нижней части документа перед блоком подписей.

Важно: в дефектовочной ведомости указывается не предполагаемая дата ремонта, а крайний срок возврата объекта в эксплуатацию.

• Подвал. Содержит информацию об ответственных лицах, таких как члены экспертной комиссии. Указываются ФИО полностью, должность и ставится подпись с расшифровкой. Для отделения от блока комментариев подвал начинают словами «Составили» или «С дефектной ведомостью ознакомились».

При ремонте транспортной техники указываются имя владельца, тип (легковой автомобиль, автобус, строительный погрузчик и т.д.), модель, сроки эксплуатации и госномер (при наличии). Дефектовочная ведомость по объекту недвижимости должна содержать либо точный адрес, либо кадастровый номер.

Бланк дефектной ведомости

Дефектовочная ведомость - образцы

Подводим итоги

Оформление дефектных ведомостей упрощает бухгалтерский учёт на технических предприятиях и структурирует расходы на ремонт. Сочетание финансовой и технической информации в одном документе удобно при анализе амортизационной стоимости оборудования и инженерных сооружений.

Комплексная оценка дефектовочных ведомостей позволяет выявить неэффективное оборудование для замены и повышения рентабельности производства. Этот вид списания популярен для строительных сооружений и автомобильных запчастей. Кроме физических дефектов, документ может применяться при ремонте офисной техники. Дефектная ведомость не имеет официального стандарта и может заполняться в свободной форме.

В.А.Барковец

Что предпринять? Если первоначальная стоимость компьютера была 40 тыс. руб. либо меньше, значит, в налоговом учете его учли в составе материалов. Тогда и стоимость ремонта нужно отразить как ремонт материалов в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Если же компьютер стоил более 40 тыс. руб., тогда в налоговом учете он является основным средством (ст. 257 НК РФ). Соответственно, расходы на ремонт основных средств при "упрощенке" можно учесть на основании пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ. Главное и в том, и в другом случае - это правильно оформить документы, подтверждающие неисправность техники и, соответственно, обоснованность расходов.

Если у вас "упрощенка" с объектом "доходы". Расходы при налогообложении вы не учитываете, в том числе и на ремонт оргтехники. Поэтому наши разъяснения могут вам пригодиться, если вы решите сменить объект налогообложения.

Для того чтобы инициировать ремонт компьютера, системный администратор или другой технический специалист вашей компании должен оформить акт осмотра компьютера и зафиксировать в нем выявленные недостатки и необходимые действия для их устранения. Например, такие как замена комплектующих, удаление вирусов, установка программного обеспечения, диагностика жесткого диска. На основании этого акта нужно составить дефектную ведомость, указав в ней, какие следует элементы заменить, чтобы компьютер исправно работал.

Унифицированной формы дефектной ведомости нет. Поэтому вам нужно разработать ее самостоятельно и образец бланка утвердить приказом в качестве приложения к учетной политике. За основу можно взять форму N ОС-16 "Акт о выявленных дефектах оборудования". Она утверждена Постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7. В дефектной ведомости нужно описать неисправности и повреждения компьютера и указать, какие работы необходимы для его восстановления (см. рисунок). После того как ведомость оформлена, руководитель должен издать приказ о проведении ремонта. В приказе нужно указать, каким способом будет отремонтирован компьютер: собственными силами или с привлечением подрядной организации. Как правило, несложный ремонт делают свои же специалисты. Далее надо составить смету расходов на ремонт, а в ней указать все материалы, которые необходимы для ремонта, их количество и стоимость. Также понадобятся документы, подтверждающие покупку материалов (накладные, товарные чеки) и оплату (кассовые чеки). Если ремонт будет проводить сторонняя фирма, то с ней нужно заключить договор подряда.

Обратите внимание! Дефектная ведомость подтвердит наличие неисправности в компьютере и обоснованность ремонта.

И только после того, как все документы будут оформлены и ремонт оплачен, можно списать затраты при УСН (п. 2 ст. 346.17, п. 2 ст. 346.16 и п. 1 ст. 252 НК РФ). Решение вопроса о том, по какому основанию списывать расходы, зависит от первоначальной стоимости компьютера.

Вариант N 1. Компьютер был учтен в составе материалов

В большинстве случаев компьютер стоит не более 40 тыс. руб. Соответственно, его можно рассматривать как материалы и в момент ввода в эксплуатацию полностью списать на расходы при УСН (пп. 5 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Затраты на ремонт такого компьютера прямо не указаны в закрытом перечне расходов. Однако стоимость самих заменяемых деталей можно учесть в составе материальных расходов (пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и пп. 2 п. 1 ст. 254 НК РФ). Причем списать подобные расходы по замене деталей можно сразу после подписания акта выполненных работ и оплаты (пп. 1 п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

Памятка. В зависимости от первоначальной стоимости компьютера он может быть как материалом, так и основным средством.

Что касается оплаты работ по починке компьютера, то их также можно включить в налоговую базу при УСН. Причем если вы заключили договор со сторонней компанией или физическим лицом, не состоящим в штате, то оплата этих услуг будет признаваться материальными тратами (пп. 5 п. 1, п. 2 ст. 346.16 и пп. 6 п. 1 ст. 254 НК РФ). Если же ремонтом занимаются работники вашей компании, то выплаченные им суммы являются расходами на оплату труда. А такие затраты списывают в полном объеме согласно пп. 6 п. 1 ст. 346.16 НК РФ.

Вариант N 2. Компьютер является основным средством

Если компьютер стоит дороже 40 тыс. руб., значит, он является амортизируемым имуществом (ст. 257 НК РФ). И к налоговому учету при УСН его нужно было принять в качестве основного средства. Тогда стоимость ремонта списывается как затраты на ремонт основных средств (пп. 3 п. 1 ст. 346.16 НК РФ). Соответствующую запись в Книге учета доходов и расходов можно делать сразу после того, как запчасти куплены, работы выполнены и оплачены (п. 2 ст. 346.17 НК РФ).

И тут нужно обратить ваше внимание на такой момент. Как правило, когда из строя выходит какая-либо деталь компьютера, для ремонта покупают элементы уже следующего поколения. И налоговики могут посчитать, что такая замена уже не ремонт, а модернизация, которую нужно включать в первоначальную стоимость объекта.

Понятно, что такой способ учета невыгоден и неудобен. И те налогоплательщики, которые спорили с инспекторами, в судах подобные дела выигрывали.

Однако, даже если вам такую претензию предъявят, доводить дело до спора или судебного разбирательства совсем необязательно. Ведь при "упрощенке" действует особый порядок списания стоимости основных средств, приобретенных во время применения спецрежима, - они полностью включаются в затраты в первый год использования (п. 3 ст. 346.16 НК РФ). Поэтому, даже если компьютер серьезно модернизирован, с точки зрения налогового учета этот факт не сильно будет отличаться от ремонта, поскольку все расходы и там и там можно будет списать в течение года. С той лишь разницей, что ремонтные траты записываются в Книгу учета доходов и расходов единовременно. А цена модернизации, включенная в первоначальную стоимость основного средства, будет перенесена на расходы равными долями поквартально. То есть решение о том, что вы провели - ремонт или модернизацию, может отразиться лишь на размере авансовых платежей по УСН. А вот на размер налога, начисленного по итогам года, - не повлияет.

Однако лучше, конечно, слово "модернизация" нигде не использовать и все замены элементов компьютера проводить как ремонт, оформив для этого те документы, о которых мы рассказали выше. Тем более что в сфере компьютерных технологий все настолько быстро меняется, что вы при всем своем желании не сможете заменить вышедшую из строя деталь на точно такую же по характеристикам. В подавляющем большинстве случаев она уже будет в чем-то более функциональна.

На заметку. В каком порядке оформлять документы на ремонт компьютера

1. Чтобы обосновать расходы на ремонт, системный администратор или другой специалист, отвечающий за техническое состояние компьютеров в вашей компании, должен оформить акт осмотра компьютера или его комплектующих и зафиксировать в нем выявленные недостатки.

2. На основании этого акта технический специалист оформляет дефектную ведомость, где указывает, какие элементы нужно заменить, чтобы привести компьютер в рабочее состояние. Исходя из дефектной ведомости составляется смета расходов на ремонт.

3. Руководитель издает приказ о проведении ремонта и утверждает смету расходов.

"Упрощенка", 2013, N 3