Виза начальника отдела на заявлении на отпуск. Как выглядит образец заявления на прием на работу и является ли оно обязательным документом? Как написать его правильно? Нужна ли виза
Заявление на отпуск
Класс365 - быстрое и удобное заполнение всех первичных документов
Подключиться к Класс365. 0 руб/мес!
Заявление на отпуск пишется в свободной форме. Отпуск сотрудникам организации предоставляется за каждый рабочий год. Началом рабочего года считается день принятия сотрудника на работу.
Как упростить работу с документами и вести учет легко и непринужденно подробнее>>
Как правильно заполнить заявление на отпуск
Заявление на отпуск оформляется в свободной форме. Работник может писать его от руки или на типовом бланке организации.
Обязательна ли виза руководителя на заявлениях сотрудников?
Причина ваших сомнений вполне понятна, ведь если внимательно изучить нормы действующего Трудового кодекса РФ (далее - ТК РФ), то в них никакого упоминания о визе руководителя на заявлениях сотрудников не найти. Нет в этом нормативном акте и положений, касающихся работы с заявлениями работников по различным кадровым вопросам. И это неудивительно. Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей. Цели определяют задачи трудового законодательства, среди которых создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений. То есть получается, что трудовое законодательство на данный момент практически не регулирует вопросы, касающиеся кадрового делопроизводства.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
При применении государственных стандартов следует учитывать, что национальные стандарты применяются на добровольной основе, т. е. не носят нормативного характера (п. 2 ст. 15 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ О техническом регулировании)
Поэтому, чтобы развеять ваши сомнения, необходимо обратиться к государственным стандартам, регулирующим отношения в области ведения делопроизводства.
Так, для всех документов, требующих исполнения, обязательна регистрация - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения, утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса по существу.
А теперь давайте все-таки определимся, что же понимается под визой руководителя и корректно ли вообще применять в приведенной ситуации термин виза?
Руководитель организации не визирует документы - он их утверждает или подписывает. А на заявлениях работников руководитель делает запись, в которой отражается суть принятого им решения. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее - ГОСТ Р 6.30-2003) такого рода указание, или виза - как вы ее называете, именуется резолюцией.
В отличие от резолюции виза согласования может проставляться руководителями структурных подразделений, их заместителями, главными специалистами, юристами и другими работниками до момента принятия окончательного решения руководителем организации. Такая виза выражает согласие или несогласие перечисленных выше лиц с содержанием документа.
Итак, термин виза к рассматриваемой ситуации отношения не имеет, поэтому ниже рассмотрим правила относительно оформления резолюции руководителя организации, о которой и идет речь в вашей ситуации.
Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003 резолюция, проставленная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату (пример ).
Требования к резолюции руководителя были изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 далее - Инструкция).
Наша справка
Резолюция - надпись на документе, сделанная руководителем организации или другим уполномоченным лицом, содержащая фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Так, в случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным (п. 2.6.15 Инструкции).
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Приказ Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 О Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти утратил силу. В настоящее время действует постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти
И несмотря на то что Инструкция утратила силу (в настоящее время действует постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти) да и распространялась она только на федеральные органы исполнительной власти, некоторые ее требования можно применять в своей работе, например, прописав их в локальном акте работодателя.
Резолюция руководителя также может быть адресована другому работнику, которому таким образом делегируется право по принятию решения и который уже сам вправе будет определять исполнителя (исполнителей) документа. Например, если вопросами трудовых отношений согласно должностной инструкции (трудовому договору) занимается заместитель руководителя по персоналу, а заявление написано на имя руководителя организации, то последний вправе адресовать заявление своему заместителю по персоналу.
Резолюция должна быть написана разборчиво, желательно без сокращений.
Возвращаясь к заявлениям работников по различным кадровым вопросам, следует отметить, что трудовое законодательство выделяет ситуации, в которых работодатель обязан удовлетворить просьбу работника, выраженную в его заявлении, и ситуации, в которых тот или иной вопрос должен решаться по соглашению сторон трудового договора.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
Если на заявлении нет (или очень мало) свободного места, можно оформить резолюцию на отдельном листе бумаги, но с обязательным указанием регистрационного номера и даты документа, к которому резолюция относится
По данному критерию можно выделить две группы письменных заявлений работников.
Группа 1. Заявления работников, требующие соглашения сторон трудового договора (случаи, когда работодатель может, но не обязан удовлетворить просьбу работника).
Если для работодателя просьба работника - повод для принятия управленческого решения, то резолюция на заявлении - это решение вопроса по существу. Фактическое согласие работодателя удовлетворить просьбу работника (например подписание приказа о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы в связи с семейными обстоятельствами) делает на первый взгляд резолюцию ненужной. Однако возникают вопросы: на основании чего был подготовлен такой приказ? Кто принял данное управленческое решение? А если руководитель принял положительное решение по заявлению работника, но исполнено оно не было в силу каких-то обстоятельств, кто тогда будет нести ответственность за неисполнение распоряжения? Исполнителя-то, получается, вообще нет. Чтобы не было такого рода вопросов, рекомендуем все-таки не пренебрегать требованиями ГОСТ Р 6.30-2003 о наличии резолюции на заявлении работника.
Пропишите в локальном нормативном акте требования и порядок работы с заявлениями сотрудников, в т. ч. в отношении резолюции руководителя организации
Группа 2. Заявления работников, когда по закону они имеют соответствующее право требования, фактически не зависящее от воли и решения работодателя (его представителя).
В подобных ситуациях на первый взгляд резолюция работодателя вообще ни на что не влияет, т. к. он обязан удовлетворить просьбу работника в силу закона.
Наша справка
Случаи обращения работника к работодателю с письменным заявлением, требующим соглашения сторон трудового договора, предусмотренные ТК РФ:
Но давайте посмотрим на данную ситуацию с другой стороны. Допустим, руководитель дал вам устное указание о подготовке, скажем, копий документов по заявлению работника. Вы про это указание забыли, и в итоге работник свои документы в установленный срок не получил. А если руководитель попросил вас передать документ другому исполнителю, а исполнитель его вообще потерял? Как потом искать виновных что самое главное, в нарушении прав работника? А если представить, что руководитель принял неправомерное решение об отказе работнику в удовлетворении его просьбы? Где это будет зафиксировано? Получается, что нигде. Точно так же, как нигде не будет указано лицо, ответственное за выполнение решения руководителя. И при наличии спора с работником или при проверке кадровой работы в вашей организации крайним окажется не кто иной, как кадровик. Значит, и здесь резолюция просто необходима не только в ваших интересах, но и в интересах работников. заявления которых могут остаться без ответа.
Наша справка
Случаи обращения работника к работодателю с письменным заявлением, когда у работника имеется соответствующее право требования, фактически не зависящее от воли и решения работодателя, предусмотренные ТК РФ:
Документы-основания к приказам по личному составу
Санкина Л.В. . к.и.н. доцент кафедры документоведения Историко-архивного института Российского государственного гуманитарного университета
Особенностью издания приказов по личному составу является наличие в них ссылки на документы-основания. В силу сложившейся традиции любой приказ руководителя организации по личному составу издается на основе так называемого инициативного документа, который и является основанием для издания самого приказа. В приказе обязательным реквизитом является ссылка на соответствующий документ-основание, при этом указывается наименование документа (докладная записка, заявление, уведомление и др.), дата и номер, а также нередко должность, инициалы и фамилия автора документа.
В ходе проверок документации по личному составу в любой организации проверяющие органы могут, помимо самих приказов, инспектировать и документы-основания.
Заявление
Наиболее массовым документом-основанием является заявление. Во всех случаях, когда инициатива изменения или прекращения трудовых отношений принадлежит работнику, оформление заявления является обязательным. Этим же документом оформляется и согласие работника на изменения условий трудового договора, когда инициатором является работодатель.
В соответствии с Трудовым кодексом работник пишет заявление в случаях:
Заявлением оформляется и письменное согласие работника на:
Этот перечень с внесением изменений и дополнений в Трудовой кодекс РФ 1 расширился. Теперь обязательным является оформление заявлений при получении согласия работника на:
Кроме того, заявление работника необходимо для оформления новой трудовой книжки в случае ее утраты или повреждения (ст. 65).
В каждом конкретном случае заявление работника с резолюцией руководителя организации является основанием для издания соответствующего приказа.
Для придания заявлению юридической силы этот документ должен быть адресован руководителю организации (должностному лицу - представителю работодателя) с указанием его должности, инициалов, фамилии. Заявление обязательно должно содержать сведения о его авторес указанием должности, инициалов и фамилии. Необходимо указание вида документа - слово «заявление». Текст документа должен содержатьпредмет или причину составления заявления. Кроме того, важнейшими реквизитами заявления являются дата составления и собственноручнаяподпись работника.
Порядок визирования заявлений устанавливается самой организацией. Так, на заявлении о переводе работника на другую работу должна быть виза руководителя структурного подразделения. Если же перевод предполагает работу в другом подразделении, то необходимы визы обоих руководителей.
В заявлениях на отпуск в тексте обязательно указание:
Форма заявления на отпуск унифицирована в УСОРД 2. она содержит следующие реквизиты:
В тексте указывается вид отпуска, дата ухода в отпуск, его продолжительность (количество дней), основание для получения отпуска. Многие организации разрабатывают для заявления о предоставлении отпуска трафаретный бланк, в котором работник заполняет только переменные данные. Заявление пишется в одном экземпляре. На заявлении проставляется виза руководителя структурного подразделения.
Пример оформления заявления на отпуск:
Среди заявлений работников особенного внимания требует заявление об увольнении. Такой документ является письменной формой предупреждения работодателя о расторжении трудового договора по инициативе работника. Заявление адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе). В верхней части заявления должны быть указаны сведения о работнике: должность (профессия) работника, инициалы и фамилия.
В тексте излагается:
В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления, т.к. исчисление срока, отведенного законодательством для увольнения, например, по собственному желанию, начинается со следующего дня, после получения заявления работодателем. Именно две недели отведены законодательством на предупреждение работодателя о предстоящем увольнении.
Под заявлением обязательно проставляется собственноручная личная подпись работника.
Часто обсуждается вопрос о способе написания заявления. Многие юристы утверждают, что документ должен быть рукописным. В то же время распространенной практикой работы является использование трафарета заявления об увольнении, в котором работник только указывает свою должность, инициалы и фамилию, проставляет дату увольнения и дату написания заявления, а также свою подпись.
Следует отметить, что нормативная база кадрового делопроизводства не содержит требований об обязательном рукописном способе оформления заявления. В то же время применение трафаретных текстов заявлений позволяет избежать принципиальных ошибок в оформлении.
К таким ошибкам относится прежде всего произвольная формулировка причины увольнения, которая зачастую отражает эмоциональное настроение работника (например: «В связи с принципиальными разногласиями с руководством организации…» или «В связи с некомпетентностью начальника участка….» и т.д.).
Вторая распространенная ошибка связана с указанием даты увольнения с предлогом «с». Например: «Уволить с 22 января 2007 г.». В этом случае возникают трудности с определением последнего дня работы - 22 января работник уже уволен, или 22 января он еще должен находиться на работе?
В заявление об увольнении может быть включена просьба о выдаче документов, связанных с работой в данной организации (копии приказов о приеме, переводах, увольнении выписки из трудовой книжки справки о заработной плате, о начисленных и фактически уплаченных страховых взносах на обязательное пенсионное страхование, о периоде работы у данного работодателя и др.). Ответственный за кадровое делопроизводство обязан надлежащим образом заверить копии документов и подготовить требуемые оригиналы, предоставив их работнику безвозмездно (ст. 62 Трудового кодекса РФ).
Основания прекращения трудового договора по инициативе работника включены в статью 77 ТК РФ «Общие основания прекращения трудового договора». В соответствии с используемыми законодателем формулировками и составляется заявление, эти же формулировки должны использоваться в тексте приказа об увольнении, а также в трудовой книжке работника.
Заявление, как правило, визирует руководитель структурного подразделения, после этого заявление передается руководителю организации для составления резолюции, которая является основанием для оформления приказа о расторжении трудового договора.
Пример оформления заявления об увольнении:
Если в организации ведутся личные дела, то заявление помещается в личное дело работника и должно сохраняться в архиве 75 лет. Если личные дела не ведутся, то необходимо завести дело «Документы (докладные записки, уведомления, заявления и др.) - основания к приказам по личному составу». Такие дела хранятся 5 лет 3 .
Уведомление
Другим распространенным в практике работы кадровых служб видом документов-оснований к приказам по личному составу является уведомление. Это документ, которым работодатель сообщает работнику официальную информацию о каких-либо изменениях в трудовых отношениях.
Уведомление относится к документам, которые не имеют официального статуса - этот документ не включен в Общероссийский классификатор управленческой документации, ни один нормативный документ межотраслевого действия не содержат правил составления и оформления уведомления. В то же время Трудовой кодекс предусматривает обязательное направление работнику письменного уведомления работодателя в целом ряде случаев, например при:
С введением изменений к Трудовому кодексу к этому перечню добавлены обязательные уведомления о:
Наиболее существенная проблема в оформлении уведомлений состоит в том, что этот документ часто связан с прекращением трудового договора или с серьезными для работника изменениями в его трудовой деятельности. При этом возможны обиды, обращения в Гострудинспекцию, в суд. Наша задача состоит в том, чтобы подготовить документ, безупречный с точки зрения его официальности и соблюдения требований трудового законодательства.
Для того, чтобы уведомление обладало юридической силой, необходимо соблюдать следующие требования:
На многих предприятиях уведомления оформляют внутренним документом, который содержит указание должности, фамилии, имени, отчест ва работника, текст с информацией о предстоящих изменениях, но не проходит регистрацию и не имеет номера. Нередко встречаются случаи, когда подписывают уведомления должностные лица, которые не являются уполномоченными представителями работодателя. Оформленные таким образом уведомления могут вызвать замечания проверяющих, например, Гострудинспекции. Однако самым серьезным аргументом следует считать то обстоятельство, что при возникновении трудового спора и судебных разбирательствах такие документы не выполнят роль доказательства.
Для оформления уведомлений представляется наиболее рациональным использовать бланк письма организации, т.к. он предусматривает все необходимые реквизиты, придает уведомлению официальный характер. Текст уведомлений также целесообразно составлять в соответствии с рекомендациями по составлению информационных писем: в первой части изложить условия или причины, а во второй - предложения или решения. Образец оформления уведомления о предстоящем сокращении штата в виде письма см. в Примере 4.
Существенно важно адресавание документа.
Уведомление может быть направлено по почте на тот адрес, который работник сообщил работодателю (образец оформления адреса в таком уведомлении см. в Примере 3). В этом случае документ отправляется заказным письмом с уведомлением о вручении. Копию письма и почтовую квитанцию следует сохранять.
Уведомление может быть вручено работнику лично. В этом случае документ адресуется должностному лицу (как это показано в Примере 4). При таком способе ознакомления работника с уведомлением на нем должна быть оформлена виза ознакомления и согласия (или несогласия) работника с содержанием документа. Наличие подписи работника и его ответа на уведомлении делает этот вариант оформления более предпочтительным, чем отправка документа по почте.
1 Последний раз поправки в Трудовой кодекс РФ вносились Федеральным законом от 30.06.2006 г. № 90-ФЗ, который вступил в силу 06.10.2006 г. Подробно об этом мы рассказывали в № 12` 2006 в статье Е.А. Устьянцева «Изменения Трудового кодекса: что нового они привнесли в нашу работу?»
2 Унифицированная система организационно-распорядительной докумен тации. Унифицированные формы, инструкции и методические материалы по их применению. - М. 1982. - 150 с.
3 Статьи 337 и 343 по Перечню типовых документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, 2000.
Заявления (их регистрация, визирование)
Атлантида | 20.10.2011 09:49
Всем доброго времени суток!
Помогите, пожалуйста, разобраться с простыми, на первый взгляд, но не мало важными вопросами. В кадровых вопросах я новичок, так что строго не судим за мои вопросы)))
1) Все ли заявления регистуруются в журнале входящей/исходящей документации? Интересует конкретно заявления на отпуск (учебный без сохранения з/п) и заявления о проеме/увольнении.
Если да, то все эти заявления регистрируются в общем журнале или на заявления заводится отдельный журнал?
2) ТУРВ делается раз в месяц или два? Ведь з/п по трудовому выдается 2 раза в месяц и так прописано в наших организационных документах. Следовательно, ТУРВ должно делаться 2 раза в месяц?
3) При увольнении сотрудника вместе с трудовой книжкой ему выдается справка 2 НДФЛ. Подскажите, за какой период должна быть эта справка?
директор учреждения Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела, кандидат исторических наук
Среди документов, создаваемых при предоставлении работникам отпусков различных видов, значительное место занимают заявления. Трудовое законодательство не во всех случаях предусматривает обязательность оформления заявлений о предоставлении отпусков.
Очередность предоставления трудовых отпусков согласно ст. 168 Трудового кодекса Республики Беларусь устанавливается для коллектива работников графиком трудовых отпусков, утверждаемым нанимателем по согласованию с профсоюзом, либо нанимателем по согласованию с работником в случае отсутствия профсоюза.
Утвержденный в установленном порядке график трудовых отпусков является достаточным основанием для издания распорядительного документа о предоставлении отпуска (записки об отпуске). Заявление работника в этом случае не требуется, хотя и может быть написано в зависимости от установленной в организации процедуры оформления отпусков. Например, до утверждения графика трудовых отпусков заявление работника о предоставлении отпуска с последующей резолюцией руководителя на нем может рассматриваться как одна из форм согласования очередности предоставления отпусков между нанимателем и работником (при отсутствии профсоюза).
Вместе с тем в ряде случаев согласно законодательству заявление работника является необходимым. Например, при продлении или переносе трудового отпуска, когда в соответствии со ст. 171 ТК работник обязан уведомить нанимателя о причинах, препятствующих использованию трудового отпуска в запланированный срок, и времени продления отпуска. Аналогичным образом ст. 185 ТК установлено, что отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет предоставляется по письменному заявлению матери ребенка. Без написания заявлений трудно обойтись при оформлении различных видов социальных отпусков, продолжительность и сроки которых в графике трудовых отпусков, естественно, не отражаются.
Рассмотрим требования, предъявляемые нормативными правовыми актами и методическими документами к подготовке и оформлению заявлений.
Официальное определение такого вида документа, как заявление, содержится в Законе Республики Беларусь от 6 июня 1996 г. Об обращениях граждан (в редакции Закона от 1 ноября 2004 г.): заявление - ходатайство о реализации прав, свобод и (или) законных интересов гражданина (граждан), не связанных с их нарушением.
В справочном издании Делопроизводство и документоведение: Краткий словарь современной терминологии (Мн. БелНИИДАД, 2001) кроме приведенного выше дается еще два определения заявления: 1) документ, содержащий просьбу о чемлибо 2) официальное сообщение по особо важному вопросу. Заявление о предоставлении отпуска, таким образом, связано с реализацией прав работника на отпуск и содержит соответствующую просьбу.
Нормативными правовыми актами Республики Беларусь законодательно не закреплена форма заявления о предоставлении отпуска. Вместе с тем заявление о предоставлении отпуска является официальным документом. Как вид документа оно входит в систему организационно-распорядительной документации. Поэтому при составлении и оформлении заявлений, в том числе о предоставлении отпуска, необходимо руководствоваться требованиями:
Государственного стандарта Республики Беларусь (СТБ) 6.38-2004 Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов (далее - СТБ 6.38-2004)
Методических указаний по практическому применению СТБ 6.38-2004, утвержденных приказом Председателя Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 16 сентября 2005 г. № 41
Примерной инструкции по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь, утвержденной приказом Комитета по архивам и делопроизводству Республики Беларусь от 23 мая 1995 г. № 13 (далее - Примерная инструкция по делопроизводству).
Указанными документами установлен состав реквизитов, применяемых при подготовке соответствующих документов, а также определены требования к их оформлению и месторасположению на документе.
При подготовке заявления оформляются следующие реквизиты:
Наименование структурного подразделения в заявлении оформляется в левом верхнем углу. Ниже прописными буквами указываются название вида документа (ЗАЯВЛЕНИЕ) и дата (проставляется работником собственноручно при подписании заявления).
Особенностью заявления является отсутствие в нем заголовка, отражающего краткое содержание документа. Это обусловлено положениями СТБ 6.38-2004 и Примерной инструкции по делопроизводству, которые допускают не указывать заголовок на документах формата А5, т.е. тех документах, объем текста которых не превышает 5-7 строк. Не указывается в заявлении также место составления документа - реквизит, обязательный для всех остальных организационно-распорядительных документов.
Когда трудоустроенное лицо приходит к решению уволиться по собственному желанию или иному основанию, он составляет и подает работодателю заявление.
Руководитель ставит свою подпись на этом документе.
В текущем материале рассмотрим, как правильно поставить такую резолюцию. Обязательна ли она нужна, или можно уволить работника и без постановки визы директором?
Нужно ли визировать?
Резолюция – это результат рассмотрения документа руководством . Но не всегда он важен для проведения расчета работника, так как по закону по прошествии двух недель с момента подачи отдел кадров обязан .
Препятствовать процедуре в установленные законом сроки ни один директор не вправе.
Виза руководителя на заявлении сотрудника об увольнении считается обязательным реквизитом .
Однако, если директор не поставит ее, работника все равно должны уволить . То есть отсутствие желания директора увольнять человека, не может препятствовать его расчету.
Работник несет обязательство за 2 недели уведомить работодателя об увольнении. Поэтому после получения организацией такого уведомления можно смело отсчитать четырнадцати дней, после чего требовать расчет.
Резолюция бывает двух видов: согласования и ознакомления.
Виза согласования (ставится слово «Согласовано» или «Не возражаю»)
считается согласием работодателя на расторжение трудового договора без отработки.
Виза согласования нужна для отдела кадров. Ведь если руководитель не дает согласие на увольнение работника без отработки, рассчитать его нужно только через 2 недели.
Однако, есть предусмотренные законом случаи, когда сотрудник вправе не уведомлять компанию о предстоящем увольнении за две недели.
Что касается визы ознакомления (ставится слово «Ознакомлен») , она проставляется на всех других видах заявлений об увольнении. И именно она считается необязательным для расчета сотрудника. Специальных требований к визе законом не предусмотрено.
После проставления визы документ направляется на исполнение в отдел кадров.
Кто может поставить визу?
Обычно, резолюцию на подобных заявлениях ставит директор компании.
Однако, в его отсутствие визу может поставить другое уполномоченное лицо, утвержденное приказом по предприятию .
Что пишет руководитель?
Существует специальный ГОСТ № 65. Согласно данному нормативному документу любая резолюция должна содержать обязательную информацию :
- слово «Согласовано» или «Ознакомлен»;
- фамилия и инициалы руководителя;
- отображается поручение;
- срок исполнения поручения;
- подпись директора;
- дата.
Отметка руководителя полностью пишется от руки. И также могут использоваться штампы, но сама подпись всегда проставляется ручкой.
Образец подписи директора, если работник увольняется по собственному желанию
При отметке резолюции директор прописывает такую информацию:
- Обязательно прописывается сотрудник, которому дается поручение об увольнении работника написавшего заявление.
- Прописываются действия, которые ответственный специалист должен совершить.
- Ставится подпись, ее расшифровка и должность руководителя.
- В заявлении об увольнении с отработкой ставится слово «Согласовано».
К примеру, резолюция директора может быть такой:
Не возражаю
Начальнику отдела кадров
Карповой А.А.
Уволить сотрудника
25.01.2018 г.
Подпись, расшифровка
дата
Пример заявления с резолюцией:
Из примера видно, что слово «согласовано» может и не проставляться в документе. Само распоряжение об увольнении считается согласованием заявления.
Такая отметка больше нужна для отдела кадров, чем для сотрудника . Работнику в любом случае обязаны рассчитать через 2 недели после подачи заявления.
Чтобы избежать спорных ситуаций, работнику рекомендуется составлять документ в 2 экземплярах. На втором ответственный работник работодателя ставит отметку о принятии документа. Именно с этого момента начинается отсчет 2 недель.
Разрешается отправка документа почтой. Лучше делать это письмом с уведомлением. Тогда на руках останется документ, подтверждающий факт вручения письма.
Выводы
По обозначенной теме выделим несколько основных моментов:
- На каждом заявлении об увольнении должна присутствовать виза руководителя.
- Отсутствие визы не может препятствовать расторжению трудового договора с сотрудником. По истечении срока уведомления (14 дней) работника в любом случае должны рассчитать.
- Есть определенные категории лиц, которые по закону не обязаны уведомлять работодателя о предстоящем увольнении за 2 недели.
- Реквизиты резолюции предусмотрены ГОСТ № 65. Они содержат распоряжение руководителя, подпись, расшифровку, дату.
- Виза руководителя дает разрешение отделу кадров уволить сотрудника досрочно.
На заявлениях работников (на отпуск, прием на работу, увольнение и т.п.) обязательна ли виза руководителя, если он подписывает приказ на основании заявления?
Нет, не обязательна. Виза - это реквизит, указывающий на согласие или несогласие должностного лица организации с содержанием документа. Проставление визы на заявлениях работника (на отпуск, прием на работу, увольнение и т.п.) не является обязательным. Законодательством такой обязанности не установлено.
Однако на заявлении удобно делать служебные пометки: проставлять резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Порядок визирования документов описан в ГОСТ Р 6.30-2003, утв. постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст.
Как поступить, если сотрудник написал заявление об увольнении по собственному желанию, а руководитель организации отказывается ставить визу на заявлении
Отсутствие визы руководителя на заявлении об увольнении никак не влияет на право сотрудника быть уволенным по истечении срока предупреждения об увольнении. По прошествии двух недель сотрудник должен быть уволен безусловно (ч. 1 ст. 80 ТК РФ). В противном случае это может быть рассмотрено как ограничение его прав на труд, а сотрудник имеет полное право обратиться в трудовую инспекцию или суд с жалобой на несвоевременный расчет и выдачу трудовой книжки, за которые предусмотрена административная и материальная ответственность ( , ).
Нины Ковязиной , заместителя директора департамента медицинского образования и кадровой политики в здравоохранении Минздрава России
Обязательно ли требовать у сотрудника заявление о приеме на работу
Нет, не обязательно.
Основанием для издания приказа о приеме на работу является не заявление, а трудовой договор (ч. 1 ст. 68 ТК РФ). Именно он документально закрепляет соглашение между конкретным сотрудником и организацией. Об этом сказано в Трудового кодекса РФ. Однако на заявлении очень удобно делать служебные пометки: проставлять резолюцию руководителя организации, визу непосредственного начальника, отметку об исполнении. Если для данных целей вы попросите сотрудника написать заявление, в этом нет ничего противозаконного. Составить заявление можно в произвольной форме . После оформления приема на работу заявление подшивается в личное дело сотрудника.
- Скачайте формы
Недавно сменила работу и на новом месте столкнулась с такой ситуацией: написанные работниками заявления вообще не визируются руководителем организации. Он просто вызывает меня к себе и говорит, что нужно сделать: например, при положительном решении вопроса - составить приказ на основании заявления, трудовой договор, дополнительное соглашение, ну и т. д. Если же руководитель не хочет удовлетворять просьбу сотрудника, то он просто сообщает мне свое решение и поручает довести его до сотрудника. Вот я и стала сомневаться, обязательна ли виза руководителя на заявлениях сотрудников?
Причина ваших сомнений вполне понятна, ведь если внимательно изучить нормы действующего Трудового кодекса РФ (далее – ТК РФ), то в них никакого упоминания о визе руководителя на заявлениях сотрудников не найти. Нет в этом нормативном акте и положений, касающихся работы с заявлениями работников по различным кадровым вопросам. И это неудивительно. Целями трудового законодательства являются установление государственных гарантий трудовых прав и свобод граждан, создание благоприятных условий труда, защита прав и интересов работников и работодателей. Цели определяют задачи трудового законодательства, среди которых создание необходимых правовых условий для достижения оптимального согласования интересов сторон трудовых отношений, интересов государства, а также правовое регулирование трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений. То есть получается, что трудовое законодательство на данный момент практически не регулирует вопросы, касающиеся кадрового делопроизводства.
ВЫ ДОЛЖНЫ ЭТО ЗНАТЬ
При применении государственных стандартов следует учитывать, что национальные стандарты применяются на добровольной основе, т. е. не носят нормативного характера (п. 2 ст. 15 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании»).
Поэтому, чтобы развеять ваши сомнения, необходимо обратиться к государственным стандартам, регулирующим отношения в области ведения делопроизводства.
Так, для всех документов, требующих исполнения, обязательна регистрация – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения (ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утв. постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 № 28). После регистрации заявление передается руководителю организации или иному уполномоченному представителю работодателя для решения вопроса по существу.
А теперь давайте все-таки определимся, что же понимается под визой руководителя и корректно ли вообще применять в приведенной ситуации термин «виза»?
Руководитель организации не визирует документы – он их утверждает или подписывает. А на заявлениях работников руководитель делает запись, в которой отражается суть принятого им решения. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 «Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (далее – ГОСТ Р 6.30-2003) такого рода указание, или «виза» – как вы ее называете, именуется резолюцией.
В отличие от резолюции виза согласования может проставляться руководителями структурных подразделений, их заместителями, главными специалистами, юристами и другими работниками до момента принятия окончательного решения руководителем организации. Такая виза выражает согласие или несогласие перечисленных выше лиц с содержанием документа.
Итак, термин «виза» к рассматриваемой ситуации отношения не имеет, поэтому ниже рассмотрим правила относительно оформления резолюции руководителя организации, о которой и идет речь в вашей ситуации.
Согласно п. 3.17 ГОСТ Р 6.30-2003 резолюция, проставленная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Заявление работника о предоставлении отпуска без сохранения заработной платы с резолюцией руководителя (фрагмент )
Требования к резолюции руководителя были изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утв. приказом Минкультуры России от 08.11.2005 № 536 ; далее – Инструкция).
Наша справка
Резолюция – надпись на документе, сделанная руководителем организации или другим уполномоченным лицом, содержащая фамилию, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дату.
Так, в случаях, когда поручение дается двум или нескольким лицам, равным по должности, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы. Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным (п. 2.6.15 Инструкции).
Но давайте посмотрим на данную ситуацию с другой стороны. Допустим, руководитель дал вам устное указание о подготовке, скажем, копий документов по заявлению работника. Вы про это указание забыли, и в итоге работник свои документы в установленный срок не получил. А если руководитель попросил вас передать документ другому исполнителю, а исполнитель его вообще потерял? Как потом искать виновных что самое главное, в нарушении прав работника? А если представить, что руководитель принял неправомерное решение об отказе работнику в удовлетворении его просьбы? Где это будет зафиксировано? Получается, что нигде. Точно так же, как нигде не будет указано лицо, ответственное за выполнение решения руководителя. И при наличии спора с работником или при проверке кадровой работы в вашей организации «крайним» окажется не кто иной, как кадровик. Значит, и здесь резолюция просто необходима не только в ваших интересах, но и в интересах работников , заявления которых могут остаться без ответа.
Наша справка
Случаи обращения работника к работодателю с письменным заявлением, когда у работника имеется соответствующее право требования, фактически не зависящее от воли и решения работодателя, предусмотренные ТК РФ:
| Cлучай обращения | Статья ТК РФ |
|---|---|
| Получение копий документов, связанных с работой | Статья 62 |
| Предупреждение работодателя об увольнении по собственному желанию | Части 1 и 3 ст. 80 |
| Получение документов, связанных с работой, в последний день работы при увольнении по собственному желанию | Часть 5 ст. 80 |
| Перенесение ежегодного оплачиваемого отпуска на другой срок, согласованный с работником, в случаях, если работнику своевременно не была произведена оплата за время ежегодного оплачиваемого отпуска либо работник был предупреждён о времени начала этого отпуска позднее чем за 2 недели до его начала | Часть 2 ст. 124 |
| Использование отпуска без сохранения заработной платы определённой продолжительности: - участниками Великой Отечественной войны; - работающими пенсионерами по старости (по возрасту); - родителями и супругами военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы; - работающими инвалидами; - работниками в случаях рождения ребёнка, регистрации брака, смерти близких родственников; - в других случаях, предусмотренных ТК РФ, иными федеральными законами либо коллективным договором |
Часть 2 ст. 128 |
| Продление срока действия срочного трудового договора до окончания беременности | Часть 2 ст. 261 |
| Использование четырёх дополнительных оплачиваемых выходных дней в месяц лицами, осуществляющими уход за детьми-инвалидами | Часть 1 ст. 262 |
| Использование дополнительного выходного дня без сохранения заработной платы одним из родителей, работающим в районах Крайнего Севера или приравненных к ним местностях, имеющим ребёнка в возрасте до 16 лет | Статья 319 |
| Бесплатное перечисление работодателем на счёт профсоюзной организации членских профсоюзных взносов из заработной платы работников, являющихся членами профсоюзной организации | Часть 5 ст. 377 |
Итак, трудовое законодательство не регулирует вопросы кадрового делопроизводства и вопросы оформления заявлений работников в том числе. Следовать требованиям государственных стандартов в связи с их рекомендательным характером вы не обязаны. Но для того, чтобы не допускать нарушений трудового законодательства, и в частности прав работников, вопросы кадрового делопроизводства должны быть урегулированы. Урегулировать их следует на локальном уровне, например в инструкции по кадровому делопроизводству, где нужно четко прописать все вопросы прохождения документов, в т. ч. и порядок работы с заявлениями работников, в полном соответствии с требованиями именно вашей организации.
Резюме
Указание руководителя организации на заявлении работника, содержащее суть принятого им решения, именуется резолюцией. Порядок работы с заявлениями работников следует закрепить в локальном нормативном акте (инструкции по кадровому делопроизводству).
Прежде чем подавать на подпись директору организационно-распорядительный документ, будь то приказ, правила внутреннего трудового распорядка или должностная инструкция, его нужно согласовать с заинтересованными лицами, то есть завизировать. Для оформления виз существуют особые правила. Давайте посмотрим какие.
Визирование необходимо в любой организации, ведь это своеобразный контроль качества документов. Визы на документе подтверждают, что его содержание соответствует действительности, не противоречит закону, локальным актам, коллективному договору.
Законодательство ничего не говорит о том, какие должностные лица внутри организации визируют тот или иной документ и сколько виз может быть на одном документе. Поэтому рекомендуем вам подробно описать порядок визирования в инструкции по делопроизводству вашей компании. За основу возьмите ГОСТ Р 6.30-2003, утвержденный постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 г. N 65-ст, в котором содержатся общие правила оформления виз. На стр. 42 вы увидите образец раздела о визировании, который должен быть в инструкции по кадровому делопроизводству.
Согласование и ознакомление — не одно и то же
Существует два вида виз — виза согласования и виза ознакомления. Виза согласования упоминается в ГОСТ Р 6.30-2003 и имеет стандартную форму. Виза ознакомления в ГОСТе не упомянута и поэтому составляется в свободной форме. Посмотрим, чем же отличаются эти два вида виз.
Виза согласования ставится на документе до того, как он будет подписан или утвержден руководителем организации (то есть визируется еще не документ, а его проект). Визируют документ только заинтересованные лица, то есть те, кого затрагивает содержание документа. Разные документы предъявляются на согласование разным лицам.
Для примера давайте возьмем приказ о переводе сотрудника на другую работу. Во-первых, на нем должна стоять виза начальника или инспектора отдела кадров, удостоверяющая, что приказ составлен в правильной форме и в него включены достоверные данные. Затем его нужно завизировать у руководителя того подразделения, куда переводится работник. Проставляя свою визу, начальник отдела свидетельствует, что он извещен о прибытии нового сотрудника и согласен с таким положением дел. Если у работника при переводе меняется зарплата, то приказ следует согласовать с главным бухгалтером организации. И наконец, документ визирует начальник юридического отдела (или юрист, если нет отдела), подтверждая, что при переводе не были нарушены нормы трудового законодательства.
Визу ознакомления ставит работник, интересы которого затрагивает документ. Этим он подтверждает, что документ доведен до его сведения. Виза ознакомления в отличие от визы согласования всегда проставляется на уже готовом, подписанном и утвержденном документе.
Как выглядит виза
Виза согласования включает в себя должность визирующего, его подпись, инициалы, фамилию и дату. Если своей визой сотрудник желает выразить несогласие с содержанием документа, то фраза «замечания прилагаются» пишется в первую очередь, а все остальные данные располагаются ниже. Вот образцы оформления виз согласования.
Начальник отдела снабжения Волкова А.А. Волкова
———— ————————
12.01.2006
————
Замечания прилагаются
Юрисконсульт Ковров Н.И. Ковров
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————
Документы, которые остаются в организации, визируются на подлиннике. Визы лучше располагать на оборотной стороне (на многостраничных документах это оборот последнего листа). Если же документ отправляется в другую организацию, то визы ставят на копии, которая остается в компании. При этом располагаются они на лицевой стороне, в левой нижней части документа, чуть ниже подписи. На многостраничных документах особой важности допускается визирование каждого листа. Обычно так визируют договоры, протоколы.
Виза ознакомления включает в себя фразу, подтверждающую, что работник ознакомлен с документом. Например, «с приказом ознакомлен». Ниже или на той же строке располагается подпись работника, ее расшифровка (фамилия и инициалы) и дата. Если с документом знакомятся несколько работников, то в визу советуем включить и наименование должности каждого из них. Виза ознакомления проставляется всегда на лицевой стороне подлинника документа, ниже подписи. Представляем вам образцы виз ознакомления.
С актом ознакомлен: Манохин Д.А. Манохин
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————
С приказом ознакомлены:
Начальник отдела сбыта Крапивин Н.И. Крапивин
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————
Заведующий АХО Маслов Л.И. Маслов
———— ————————
(подпись) (расшифровка подписи)
12.01.2006
————
В зависимости от вида документа в визу ознакомления могут включаться различные дополнения. Например, в должностной инструкции фразу «с инструкцией ознакомлен» рекомендуется дополнить таким образом: «один экземпляр получил на руки и обязуюсь хранить на рабочем месте». Это продиктовано тем, что работники в суде нередко утверждают, что им не выдали должностную инструкцию, а работодатель не может доказать обратное.
Кто и какие документы визирует
По сложившемуся обычаю документы визируют следующие должностные лица:
— руководитель подразделения, подготовившего документ;
— исполнитель, подготовивший документ;
— руководители заинтересованных подразделений;
— руководитель финансовой или бухгалтерской службы (если в документе затрагиваются финансовые вопросы);
— заместитель руководителя организации, курирующий данное направление деятельности;
— руководитель организации, если документ подписывает его заместитель;
— руководитель юридической службы или юрист.
Этот список можно корректировать в соответствии со структурой и потребностями организации. Например, если у генерального директора нет заместителей, визы заместителя на документе не будет. Во многих организациях не предусмотрена виза непосредственного исполнителя — ее заменяет виза начальника того подразделения, которое будет исполнять документ.
Как визировать приказы по унифицированным формам?
В унифицированных формах приказов по личному составу отсутствует такой реквизит, как виза согласования (виза ознакомления работника в них предусмотрена). Но это не значит, что вы не можете визировать эти приказы. Согласовывать такие документы с должностными лицами организации необходимо, ведь они затрагивают интересы работников. В соответствии с постановлением Госкомстата России от 24 марта 1999 г. N 20*(1) в унифицированные формы можно вносить дополнительные реквизиты. Располагайте визы согласования на оборотной стороне приказов, в нижней части документа.
Итак, резюмируем. Внутреннее согласование (визирование) документа означает, что все заинтересованные лица проверили содержание документа. Порядок визирования документов закрепляется в инструкции по делопроизводству организации. На документах, затрагивающих интересы работника, следует оформлять визу ознакомления сотрудника с документом.
«Виза несогласия»
Если сотрудник, визирующий документ, не согласен полностью или частично с содержанием документа, в своей визе он может сделать пометку «замечания прилагаются». Возражения необходимо оформить на отдельном листе, подписать их и приложить к документу. Последствия несогласия кого-либо из визирующих с содержанием документа нужно оговорить в инструкции по делопроизводству. Судьбу проекта в любом случае решает руководитель организации. Он может, например, вернуть его разработчику со своими замечаниями или подписать документ, невзирая на возражения.
Общество с ограниченной ответственностью «Роза»
ООО «Роза»
Инструкция Утверждаю
по делопроизводству директор Ракитин А.А. Ракитин
12.01.2006 N 2-и ———— ——— —————
———— (должность (подпись) (расшифровка
(дата) руководителя) подписи)
17.01.2006
г. Пенза ————
(дата)
12. Согласование кадровых документов общества
12.1. Для оценки проекта кадрового документа, проверки его соответствия действующему законодательству и локальным нормативным актам Общества проводится внутреннее согласование документа (визирование).
12.2. Проект кадрового документа обязательно визируется начальником отдела кадров и юристом, а при необходимости — должностными лицами других структурных подразделений. Перечень документов, подлежащих визированию, со списком лиц, визирующих данные документы, приведен в приложении N 5 к настоящей инструкции.
12.3. При несогласии визирующего с содержанием проекта он вправе сделать в своей визе отметку «замечания прилагаются». При этом он должен изложить свои замечания на отдельном листе, заверить их подписью, поставить дату и приложить к проекту документа.
12.4. Директор организации рассматривает все замечания и дает разработчику письменное заключение о дальнейшей работе с проектом. Если директор установит, что проект нуждается в доработке, он определяет разработчику срок для устранения всех недостатков.
12.5. Если после доработки проекта его содержание претерпело существенные изменения, проводится повторное визирование проекта документа.
А как у вас?
Мы обратились с вопросом к работодателям:
кто в вашей организации наделен правом визирования документов?
Юлия Ермакова, инспектор отдела кадров (г. Хабаровск)
У нас таким правом наделяются все начальники отделов. Соответствующий пункт мы включили в их должностные инструкции. Они визируют приказы о приеме работников в свои подразделения, переводах, отпусках, премировании.
А вот штатного юриста у нас пока нет, хотя его виза на кадровых документах необходима.
Алла Любавина, менеджер по персоналу (г. Новороссийск)
Все договоры, как хозяйственные, так и трудовые, у нас визирует главный бухгалтер. На приказах по основной деятельности (например, об утверждении штатного расписания) предусмотрена виза директора по правовым вопросам.
Совет
Составьте перечень документов, подлежащих визированию в вашей организации, а к каждому документу — список должностных лиц, которые должны его визировать. Такой перечень можно оформить в виде приложения к инструкции по делопроизводству. На стр. 46 представлен фрагмент перечня, в который вошли приказы по личному составу. Ориентируясь на этот образец, вы можете составить перечень всех визируемых документов вашей организации.
Приложение N 5
к инструкции по делопроизводству ООО «Роза» от 12.01.2006 N 2-и
Перечень документов, подлежащих визированию
должностными лицами ООО «Роза»
Приказы по личному составу
—————————————T————————————————————¬
¦ Документ ¦ Визирующие должностные лица ¦
¦Приказ о приеме на работу (Т-1, Т-1а)¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, в которое¦
¦ ¦принимается работник, главный бухгалтер, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о предоставлении отпуска (Т-6,¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦Т-6а), приказ об увольнении (Т-8,¦тает (работал) работник, юрист ¦
¦Т-8а) ¦ ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о переводе (Т-5, Т-5а), пере-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, куда пере-¦
¦перемещении ¦водится работник, главный бухгалтер (если у работника меня-¦
¦ ¦ется оклад), юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о поощрении (Т-11, Т-11а), ус-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦тановлекнии надбавки к зарплате, из-¦тает работник, главный бухгалтер (если поощрение материаль-¦
¦менении должностного оклада ¦ное), юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о направлении в командировку¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦(Т-9, Т-9а) ¦тает работник, главный бухгалтер, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о наложении дисциплинарного¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦взыскания ¦тает работник, юрист ¦
+————————————-+————————————————————+
¦Приказ о работе в выходной, празднич-¦Начальник отдела кадров, начальник подразделения, где рабо-¦
¦ный день, в ночное время, сверхурочно¦тает работник, главный бухгалтер (если работа компенсируется¦
¦ ¦повышенной оплатой), юрист ¦
L————————————-+————————————————————-
Е. Ширимова,
юрист, ведущий эксперт журнала «Кадровое дело»
————————————————————————-
*(1) «Об утверждении порядка применения унифицированных форм первичной учетной документации».
